Ero sivun ”Varausten maksaminen ennakkoon” versioiden välillä

Nykyinen versio 5. elokuuta 2024 kello 10.40

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 7/2024.

Ajas -järjestelmän asiakasnäkymään eli nettivaraukseen on mahdollista lisätä Ennakkomaksu -ominaisuus, jolla varauksen voi maksaa tai se on maksettava ennakkoon. Varauksen maksaminen ennakkoon voi olla siis valinnainen, jolloin asiakkaalle jää myös vaihtoehto "Maksa paikan päällä" tai se voi olla vaadittu, jolloin varausta ei vahvisteta ellei maksua ole suoritettu. Ennakkomaksu -ominaisuus asetetaan palvelukohtaisesti.

Ennakkomaksu-ominaisuudella on tuki seuraaville maksutavoille:

• Paytrail (entinen Checkout Finland) - Nettivaraus 6 ja Nettivaraus 5
• Visma Pay - Nettivaraus 6
• Ajas lahjakortti - Nettivaraus 6
  
  

Paytrail ja Checkout Finland ovat yrityskaupan myötä yhdistyneet samaksi yritykseksi. Palvelun nimi on nykyisin Paytrail ja se käyttää Checkoutin teknologiaa / rajapintaa. Ohjeessa näkyvät mahdolliset viittaukset Checkoutiin tarkoittaa Paytrailiä (ent. Checkout).

• Jos olet vanha käyttäjä, ja aloittanut Checkoutin palvelulla, sinun ei järjestelmän puolesta tarvitse tehdä mitään.
• Jos olet uusi tilaaja, voit tehdä palvelusopimuksen Paytrailin kanssa.
• Jos olet Paytrailin vanha asiakas ja saat Paytraililtä uuden kauppiastunnuksen ja -varmenteen, syötä ne alla oleviin asetuksiin (kuvan kohdat 3 ja 4).
  
  

Ennakkomaksu -ominaisuus on maksullinen lisäpalvelu. Lisätietoja osoitteesta: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

• Varausta, joka on maksettu ennakkomaksulla ei voi peruuttaa Nettivaraus 6 tai 5 -version "Omat varaukset" kohdasta.
• (Esijulkaisu alkaen 7/2024) Paytrail -maksujen palautus on nyt mahdollista Ajas-järjestelmän Käynti-lomakkeen kautta.
• Visma pay -maksuja ei toistaiseksi voi palauttaa asiakkaalle Ajas-järjestelmän kautta.

Ennakkomaksun yhteiset asetukset

Ennakkomaksu -toimintojen käyttö edellyttää, että olet tehnyt sopimuksen Paytrailin tai Visma Payn kanssa. Maksutapojen osalta, voit olla yhteydessä Paytrailin tai Visma Payn myyntiin ja asiakaspalveluun.

Ajas Touchissa toimintojen käyttöönottoa varten tarvitaan myös seuraavat asetukset:
Huom: Asetukset näkyvät pääkäyttäjälle vasta, kun lisäpalvelun tilaus on tehty ja toiminnot on aktivoitu.

Ennakkomaksun yhteiset asetukset - Paytrail

Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Yhteiset asetukset" -> "Varausten maksaminen ennakkoon".

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksuvälittäjäksi valitaan Paytrail.
3 - 4) Kohtaan Paytrail kauppiastunnus ja Paytrail kauppiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Paytraililtä. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat vanhat Checkoutin testitunnukset (joiden pitäisi toimia myös Paytrailin kanssa).
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

Ennakkomaksun yhteiset asetukset - Visma Pay

Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Yhteiset asetukset" -> "Varausten maksaminen ennakkoon".

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksuvälittäjäksi valitaan Visma Pay.
3 - 4) Kohtaan Visma Pay yksityinen rajapinta-avain ja Visma Pay yksityinen salausavain lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Visma Payltä.
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

Ennakkomaksun palvelukohtaiset asetukset

• Avaa palvelu, jonka maksamiseen haluat tarjota ennakkomaksua.
• Klikkaa auki Edistynyt käyttö -osio - Ennakkomaksu. Sen alla on seuraavat valinnat:
  • Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen. Asiakas voi halutessaan maksaa varauksen ennakkoon, mutta hänelle näkyy myös "Maksa paikan päällä" -vaihtoehto.
  • Ennakkomaksu vaaditaan. Varaus on maksettava ennakkoon. Muuten varausta ei vahvisteta.
  • Ei voi maksaa ennakkoon. Palvelua ei voi maksaa ennakkoon, vaikka joissakin muissa palveluissa tämä mahdollisuus tai vaatimus on.
    

Huom: Jokaisen palvelun kohdalla oletuksena on "Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen". Käyttäjän tulee siis muuttaa jokainen palvelu erikseen niiden kohdalta, joissa haluaa, että ennakkomaksua vaaditaan.
Huom: Palvelukohtaisilla asetuksilla on merkitystä vain silloin, kun ennakkomaksu -ominaisuus on otettu käyttöön edellä kuvatulla tavalla, Ajas Touchin Yhteiset asetukset -kohdassa.

Tiedot maksutavoista ja toimitusehdot

Maksutapapalvelun tarjoajilla voi olla omia edellytyksiä tai suosituksia, mutta alla olevat pätevät verkkomyyntiin yleensä ja on hyvä muistaa tarkistaa.

• Tarkista että omilta verkkosivuiltasi löytyy tietoja maksutavoista. Näihin saa tavallisesti suoran linkin palvelun tarjoajalta.
• Tarkista, että omilta verkkosivuiltasi löytyy toimitusehdot. Tähän (ja edelliseenkin) voi hyödyntää Ajas Touchin perutoimintoa Varausehtojen hyväksyminen .
• Tarkista että omilta verkkosivuiltasi löytyy yrityksen tiedot, kuten nimi, osoite ja Y-tunnus.

Ennakkomaksu -toimintojen poistaminen

Jos haluat tilapäisesti tai kokonaan lopettaa ennakkomaksu-ominaisuuden käytön, voit tehdä sen seuraavasti:

• Aseta Yhteiset asetukset -sivulla "Salli varausten maksaminen ennakkoon" olemaan "Ei".
  

Ennakkomaksun yhteiset asetukset

• Aseta jokaisen palvelun "Ennakkomaksu" -valinta olemaan "Ei voi maksaa ennakkoon".
  

Ennakkomaksun palvelukohtaiset asetukset

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

Esimerkkejä ennakkomaksamisesta Nettivaraus 6 -versiossa.

• Asiakasnäkymän Nettivaraus 6 -versiossa ennakkomaksun voi suorittaa verkossa tai Ajas lahjakortilla.
  
  

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varaus on onnistunut ja se on vahvistettu toimipisteen ajanvarauksen asetuksien mukaisesti. Asiakkaan ei ole pakko tehdä tämän jälkeen mitään muuta.
• Asiakas voi halutessaan edetä maksamaan joko verkossa (Näytä maksutavat -painike) tai lahjakortilla (Maksa lahjakortilla -painike).

1) Näytä maksutavat -painike näkyy, koska toiminnot on otettu käyttöön, asetukset on määritelty ja Yhteiset asetukset - Salli varausten maksaminen ennakkoon on Kyllä.
2) Maksa lahjakortilla -painike näkyy, koska Yhteiset asetukset - Salli varausten maksaminen ennakkoon lahjakorteilla on Kyllä.
3) Maksa paikanpäällä -painike näkyy, koska ennakkomaksu on asetettu valitun palvelun tiedoissa vapaaehtoiseksi.

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varauslomake ilmoittaa, että "Varaus odottaa maksua. Sinulla on 30 minuuttia aikaa maksaa varaus tai se peruutetaan".
• Asiakkaan on edettävä maksamaan joko verkossa (Näytä maksutavat -painike) tai lahjakortilla (Maksa lahjakortilla -painike) jotta varaus vahvistetaan.

Esimerkki 3 - Maksutavat

• Asiakas on valinnut, että haluaa maksaa verkossa.
• Maksupainikkeet tulevat näkyviin. Asiakas jatkaa maksamista maksutapapalvelun prosessin mukaisesti.

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Asiakas on valinnut maksutavaksi Lahjakortin.
• Syötä lahjakortin koodi -kenttä tulee näkyviin. Asiakas syöttää tähän hallussaan olevan Ajas lahjakortin Lyhyt tunniste -numeron. Katso myös ohje Lahjakortin lisäys.

Ennakkomaksettu varaus hallintanäkymän varauslistassa

Kun varaus on maksettu ennakkoon, sen ikoneina varauslistassa on Kirjekuori (Nettivaraus) ja Maksukortin kuva (Ennakkomaksettu varaus).

Onnistunut maksusuoritus asettaa varauksen aina myös vahvistetuksi.

Vahvistettu ja maksettu varaus

Vahvistamaton varaus, jota ei ole maksettu

Jos varauksen maksusuoritus jää kesken, eli asiakas ei viimeistele maksua asiakasnäkymässä, varaus näkyy Ajas Touchissa vahvistamattomana varauksena.

• Oletuksena järjestelmä toimii niin, että vahvistamattomat varaukset jäävät kalenteriin, ja työntekijä itse poistaa tällaisen maksamattoman varauksen.
• Järjestelmään on saatavilla myös automatisoitu ratkaisu, jolloin varaus poistuu automaattisesti noin 30 minuutin kuluttua ellei sitä ole maksettu. Vain sellainen varaus voidaan poistaa automaattisesti, minkä palvelu on määritelty olemaan "Ennakkomaksu vaaditaan". Jos haluat järjestelmän toimivan näin, ota yhteyttä asiakaspalveluun: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Erikoistilanne: Asiakas maksaa varauksen, joka on jo poistettu

Tällainen erikoistilanne voi syntyä, jos asiakas vie varauksen ja maksun tekemisen loppuun selaimessa vasta sen jälkeen, kun varaus on jo poistettu (ylläpitäjän toimesta) tai poistunut automaattisesti (erikoisasetuksella).

Tilanteessa on myös mahdollista, että poistetun varauksen ajankohtaan on ehditty tekemään jo toinen varaus. Tässä tapauksessa järjestelmä antaa luoda päällekkäisen varauksen.

Tällainen tilanne on huomioitu siten, että siitä lähetetään yritykselle ilmoitus, jossa kerrotaan, että poistettuun varaukseen on tullut maksusuoritus. Varauksen ja rahojen käsittely jää yrityksen tehtäväksi manuaalisesti, koska tilannetta ei voi automatiikan avulla ratkaista.

Järjestelmän kautta asiakkaalle ei voi palauttaa hänen Maksutapapalvelun (Paytrail vai Visma Pay) kautta tehtyä maksua.

Vahvistettu ja vahvistamaton varaus varausnäkymässä

1) Esimerkkejä varauksista, joita ei ole maksettu. Varausnäkymän ikoni on punainen vahvistamattoman varauksen kuva.
2) Esimerkki varauksesta, joka on maksettu. Varausnäkymän ikoni on vihreä maksukortin kuva.

Ennakkomaksettu poistettu varaus

Ennakkomaksetun varauksen poistaminen:

• Jos varaus on tehty Nettivaraus 6:n kautta, asiakkaalla ei ole mahdollisuutta itse poistaa ennakkomaksettua varausta.
• Nettivaraus 5 -versiossa tämä on vielä ollut mahdollista.
• Hallinnan kautta käyttäjät voivat poistaa ennakkomaksettuja varauksia.

Ennakkomaksetut poistetut varaukset (kuten kaikki muut poistetut varaukset) löytyvät Varauslistasta suodatuksella "Vain poistetut". Ennakkomaksetun varauksen tunnistaa maksukortin ikonista.

Ennakkomaksetun poistetun varauksen hyvittäminen:

• Varauksen poistaminen ei palauta asiakkaalle ennakkoon maksettua summaa.
• Visma Payn osalta hyvitykset on tehtävä Visman oman hallintapaneelin kautta tai jollakin muulla tavalla.
• Paytrail -maksujen palauttamiselle on nyt tuki Ajas-järjestelmässä. Toiminnot edellyttävät Ajas Pro -paketin käyttöä, koska hyvitys tehdään Käynti-lomakkeella. Katso ohje: Paytrail -ennakkomaksun hyvitys

Käynnit ennakkomaksetusta varauksesta

Varauksesta, joka on maksettu ennakkoon, voi tehdä käynnin normaalilla tavalla.
Asiakkaalle maksettavaa jää 0 € ja maksettu tila sekä maksutapa näkyvät käynnissä.

Huom: Maksua tai jo tallennettua käyntiä ei tule poistaa. Ennakkomaksettuja maksuja ei voi manuaalisesti lisätä takaisin niin, että niissä näkyisi alkuperäinen maksutapa.

Paytrail -ennakkomaksun hyvitys

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 7/2024.

Ajas-ohjelmassa on nyt tuki Paytrail -ennakkomaksun hyvittämiselle.

Toiminto edellyttää Ajas Pro -paketin käyttöä, koska hyvitys tapahtuu Käynnissä.

Visma Pay -maksujen hyvitykset on edelleen tehtävä Visma Payn oman hallintapaneelin kautta tai jollakin muulla tavalla.

Hyvityksen tekeminen etenee seuraavasti:

• Varauslistassa näkyy Ennakkomaksettu varaus.
• Avaa varaus ja lisää varauksesta Käynti.
  
  

Kun Käynti on tallennettu, ennakkomaksun maksutapahtuma näkyy käynnissä
1) Jos haluat hyvittää maksun, paina maksurivillä "Poista".
2) Paina avautuvalla hyvityslomakkeella "Hyvitä".

• Kun maksu on hyvitetty, se näkyy käynnin maksuissa hyvitettynä.
  
  

• Varauslistassa ollut ennakkomaksun ikoni poistuu. Tilalle on tullut Käynti-ikoni.
  

• Varausnäkymän ikonit muuttuvat vastaavalla tavalla.
  
  

• Jos haluat tarkastella hyvityksen tilaa, avaa "Kassa ja maksut" -> "Rahaliikenne" -> "Maksut kassalla".
• Hyvitetyt maksut tulevat näkyviin, kun rastitetaan valinta "Näytä hyvitetyt ja poistetut".
  
  

Avaa poistettu maksu.

• Hyvitetyssä maksussa lukee vihreällä "Palautettu asiakkaalle Paytrailin kautta"
• Se tarkoittaa Paytrailin kuittausta siitä, että he ovat vastaanottaneet palautuspyynnön onnistuneesti.
  • Se ei ole kuittaus siitä, että Paytrail olisi jo palauttanut rahat asiakkaalle. Siihen emme voi vaikuttaa, se on Paytrailin oma prosessi.
    

Jos hyvityksesi syy on se, että asiakas on peruuttanut varauksen, ja haluat palauttaa ennakkoon maksetun summan:

• Hyvityksen tekemisen jälkeen järjestelmässä on edelleen Varaus ja Käynti (joka nyt näkyy maksamattomassa tilassa)
• Kun olet tarkistanut, että "Palautettu asiakkaalle Paytrailin kautta" -ilmoitus on tullut näkyviin, voit nyt poistaa sekä varauksen että käynnin.
• Kun käynti on poistettu, edelliseen ilmoitukseen tulee lisätieto: "Tämä myynti on poistettu".

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkkejä ennakkomaksamisesta Nettivaraus 5 -versiossa.

• Asiakasnäkymän Nettivaraus 5 -versiossa ennakkomaksun voi suorittaa verkossa. Maksu Ajas lahjakortilla ei enää ole tuettu.
  
  

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varaus on onnistunut ja se on tallennettu.
• Asiakkaan on seuraavaksi valittava joko 1) Maksa paikan päällä tai 2) Maksa varaus heti. Tässä maksaminen jatkuu Checkoutin prosessin mukaisesti.

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varauslomake ilmoittaa, että "Valitsemanne palvelu on maksettava etukäteen 30 minuutin kuluessa. Mikäli maksua ei suoriteta, aika vapautuu takaisin varattavaksi". Myös maksettava summa näkyy tässä.
• Asiakas valitsee maksupainikkeen ja jatkaa Checkoutin prosessin mukaisesti.