Asetukset

Avainsanoja: viestipohjat

Sisällysluettelo

1 Nettivarauksen käyttäytyminen
2 Ajanvarauksen asetukset
3 Laskutusasetukset
- 3.1 Toimipistekohtaisten asetusten huomiomerkki
- 3.2 Logo ja tulostusasetukset
4 Viestipohjat
5 Yhteiset asetukset
6 Sähköpostiasetukset

Nettivarauksen käyttäytyminen

Nettivarauksen käyttäytyminen -välilehdellä (entinen nimi Ulkoasun asetukset) voi omilla asetuksilla vaikuttaa sekä asiakasnäkymän ulkoasuun että sen toimintoihin. Sivulta löytyy myös omaa tiliäsi koskevat, omille verkkosivuillesi asetettava asiakasnäkymän upotuskoodi ja suora linkki.

Ohjesivu: Nettivarauksen käyttäytyminen (ent.nimi Ulkoasun asetukset)

Ajanvarauksen asetukset

Ajanvarauksen asetukset -välilehdellä voi asettaa erilaisia ajanvaraukseen liittyviä sääntöjä toimipistekohtaisesti.
Valittu toimipiste erottuu punaisella värillä.

Alla on lista nykyisin käytössä olevista asetuksista.
Jos asiaksnäkymän versioksi on valittu Nettivaraus 6, seuraavat asetukset eivät ole toistaiseksi tuettu:
- Tulevat varaukset (kpl)
- Oletusnäkymä (valittu asiakasnäkymän tyyppi määrittelee näkymän).

Varausasetukset

Varausasetukset vaikuttavat siihen, mitä aikoja nettiajanvarauksen ajanvarausnäkymässä on asiakkaan varattavissa.

Polku: Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - Valitse toimipiste - Varausasetukset

1) Näillä asetuksilla säädetään, mihin saakka aikoja aikoja voi varata.

Voit valita ajan kuukausina, tunteina tai vuorokausina.
- Asiakasnäkymästä varattavissa (kuukausia): Sallii varaukset X-kuukautta eteenpäin nykyhetkestä, kuitenkin niin, että luku 1 tarkoittaa kuluvan kuukauden loppua. Esim. jos tänään on 15.1, ja asetettuna on luku 1; varaukset sallitaan tammikuun loppuun saakka. Jos asetettuna on luku 7 sallitaan varaukset nykyisen kuun loppuun ja siitä vielä 6 kuukautta eteenpäin, eli esimerkkitapauksessa varaukset sallitaan heinäkuun loppuun saakka.
- Asiakasnäkymästä varattavissa (tunteina): Sallii varaukset X-tuntia eteenpäin nykyhetkestä.
- Asiakasnäkymästä varattavissa (vuorokausia): Sallii varaukset X-vuorokautta eteenpäin, kuitenkin niin, ettei kuluvaa päivää huomioida. Esim. jos tänään on 1.1 ja valittuna on luku 7, sallitaan varaukset 8.1 päivän loppuun saakka.
Selkeintä on valita vain yksi vaihtoehto näistä kolmesta ja asettaa 2 muuta arvoon 0. Mikäli useampi valinta on asetettuna yhtä aikaa, lasketaan valinnat yhteen. Tässä tapauksessa suosittelemme tarkistamaan nettiajanvarausnäkymästä, että valinnat toimivat halutulla tavalla.

2) Estä varaukset lähellä nykyhetkeä: Estää varaukset, jotka ovat lähempänä nykyhetkeä, kuin asetuksella säädetty aika (minuutteina).
3) Paluuosoite varauksen jälkeen: Osoite, johon asiakas ohjataan onnistuneen varauksen jälkeen varausvahvistus-sivulta, kun varausvahvistus on ollut esillä 15 sekuntia. Tämä voi olla esimerkiksi yrityksen omien internet -sivujen etusivu. Osoite tulee kirjata riville kokonaisuudessaan esim. https://www.ajas.fi. Mikäli kenttä on tyhjä, ei asiakasta ohjata pois varausvahvistussivulta, vaan asiakas voi poistua sivulta itse haluamallaan tavalla.
4) Työvuorot ohittavat aukiolot: Mikäli tähän on valittuna 'Kyllä', työvuorot ohittavat toimipisteen aukiolojen määritykset. Vuoroja voidaan avata ja varata myös silloin, kun toimipiste on kiinni (osittain tuettu). Huom! Tämä valinta vaikuttaa sekä asiakas- että hallitanäkymään.
5) Varauksen peruutuksen esto: Estää varauksen peruutuksen asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina (h) tai minuutteina (min). Jos sekä tunteihin, että minuutteihin on asetettu arvo, lasketaan nämä yhteen esim. 1 tunti + 30 min.
6) Varaukset työvuoroihin kuulumattomille: Mikäli tähän vaihtoehtoon on valittu 'Kyllä', sallitaan varaukset niille työntekijöille, jotka eivät käytä työvuoroja, toimipisteen aukioloaikojen mukaisesti. Mikäli valittuna on 'Ei', ei työvuoroihin kuulumattomille työntekijöille voi varata aikoja valittuun toimipisteeseen. Huom! Tämä valinta vaikuttaa sekä asiakas- että hallitanäkymään.
7) Varausyksikkö: Varattavissa olevat palvelujen alkamisajat näytetään valittuna olevan minuuttimäärän mukaisesti ajanvarauksen asiakasnäkymässä. Ajat lasketaan toimipisteen aukiolon alkamishetkestä lukien. Lähtökohtaisesti suositus on valita tähän esimerkiksi 10 tai 15 minuuttia. Huomioi, että asiakasnäkymän Optimaalisen täytön asetus kohdassa Käyttäytyminen vaikuttaa tämän asetuksen toimintaa. Tähdellä (*) merkityt varausyksiköt eivät toimi kaikissa näkymissä, testaathan Nettivarauksen toiminnan ennen käyttöä.

Varausasetukset - Asiakasnäkymä

Yllämainitut varausasetukset vaikuttavat nettiajanvarauksen ajanvarausnäkymään:

Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot

Henkilötunnuksen pakollinen täyttö nettivarauksessa

Nettivaraus 6 -asiakasnäkymä tukee pakollista henkilötunnuksen täyttöä asiakkaan varauslomakkeella. Muut pakolliset täytettävät tiedot voi valita myös tässä laatikossa.

Polku: Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - Valitse toimipiste - Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot

1) Näytä henkilötunnus varauslomakkeella. "Kyllä" -valinta näyttää Henkilötunnus -kentän varauslomakkeella ja se on pakollinen täytettävä kenttä. "Ei" -valinta ei näytä kenttää ollenkaan asiakkaan varauslomakkeella.
2) Pakolliset kentät -valintoja ovat: "Ei mitään", "Nimi ja puhelin", "Nimi, puhelin, osoite ja sähköposti", "Nimi, puhelin ja sähköposti", "Nimi, puhelin ja osoite", "Sähköposti"

Tulevat varaukset (kpl) on tuettu vain vanhassa, Nettivaraus 5 -versiossa ja ei ole tuettu Nettivaraus 6 -versiossa.

Nettivaraus 6: Asiakkaan varauslomake

1a - 1c) Esimerkki: Pakollisiksi kentiksi on valittu: "Nimi ja puhelin",
2) Esimerkki: "Näytä henkilötunnus varauslomakkeella" on valittu olemaan "Kyllä"

Ajas Touch: Asiakaskortti

Asiakasnäkymään kirjatut pakolliset tiedot tallentuvat asiakaskortille. Muut tiedot tallentuvat myös, jos ne on vapaaehtoisina annettu. Sähköpostiosoitteen pyytämistä pakollisena tietona kannattaa harkita, koska varausvahvistukset ja muistutukset lähetetään siihen. Jos tilaukseesi kuuluu jokin tekstiviestipaketeista, viestit lähetetään myös tekstiviestinä puhelinnumeroon.

Kirjautumattomat käyttäjät

Asiakasnäkymässä kannattaa harkita aina pakollisen kirjautumisen käyttöä. Sen avulla voi välttyä useamman asiakaskortin syntymisestä samalle asiakkaalle. Asiakkaan kirjautumistapa asetetaan Yhteiset asetukset -sivulla. Jos kirjautumisvaihtoehtoa ei syystä tai toisesta haluta käyttää, järjestelmä tunnistaa kirjautumattoman asiakkaan samaksi asiakkaaksi:

Henkilötunnuksen perusteella
Yhdistelmällä: Etunimi, Sukunimi ja Puhelinnumero.

Hyväksynnät

Varausehtojen hyväksyminen

Varausehtojen hyväksyminen voidaan asettaa pakolliseksi nettivarauksen yhteydessä.
Varausehdot lisätään tavallisesti omille verkkosivuille, ja uuden tietosuoja-asetuksen johdosta varausehdoissa kannattaa näyttää myös omaa yritystä koskeva rekisteriseloste.

Polku: Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - Valitse toimipiste - Hyväksynnät

1) "Varausehtojen hyväksyminen" asetetaan olemaan "Kyllä"
2) "Varausehtojen osoite" -kenttään kirjoitetaan se URL-osoite, missä varausehdot sijaitsevat omilla verkkosivuilla

Nettivaraus 6: Asiakkaan varauslomake

1) Asiakasnäkymässä varausehtojen hyväksyminen tulee pakolliseksi kentäksi. Asiakkaan on rastitettava Hyväksyn varausehdot -ruutu ennen kuin varausta voi tehdä.
2) Varausehdot-linkki avaa edellisessä kohdassa määrittämäsi "Varausehtojen osoite" -sivun

Varausten vahvistaminen

Varausten vahvistaminen tarkoittaa sitä, että kun asiakas tekee nettivarauksen, hän saa viestin "Varauksenne on vastaanotettu ja odottaa vahvistamista". Asiakaspalvelijan on näin ollen erikseen vahvistettava tällainen varaus, minkä jälkeen vasta asiakas saa "Varauksenne on hyväksytty" -viestin.

Usein käytetään kuitenkin automaattista vahvistusta, jolloin asiakas saa "Varauksenne on hyväksytty" -viestin heti varauksen tekemisen jälkeen, ja asiakaspalvelijan ei tarvitse erikseen vahvistaa varauksia kalenterissaan.

1) Kun "Varausten vahvistaminen" on "Ei", käytössä on automaattinen vahvistus. Jos tämä muutetaan olemaan "Kyllä", järjestelmä noudattaa kaksivaiheista vahvistusta.
2) "Automaattinen vahvistus (h)" on tarpeellinen/hyödyllinen asetus vain silloin, jos olet valinnut "Varausten vahvistaminen" - "Kyllä". Muussa tapauksessa se ei tee mitään. Se tarkoittaa sitä, että vahvistamaton varaus hyväksytään automaattisesti, jos siihen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.

Varausnäkymässä vahvistamattoman varauksen tunnistaa kalenteri-ikonista, minkä keskellä on "x".

Varauslomakkeella vahvistamaton varaus ehdottaa oletuksena sen vahvistamista. "Vahvista varaus" on asennossa "Kyllä". Voit vahvistaa sen tallentamalla varauksen uudelleen.

Vahvistamattomia varauksia voi vahvistaa massatoimintona Varauslistasta.

1) Suodata varauslista lisätiedolla "Vahvistamattomat".
2) Valitse varaukset, jotka haluat vahvistaa.
3) Paina "Vahvista valitut".

Käyttäytyminen
Asiakaspalvelijoiden järjestys	Asiakaspalvelijat järjestetään tämän asetuksen mukaiseen järjestykseen asiakkaiden varausnäkymässä.
Asiakaspalvelijoiden nimen muoto	Muoto jossa asiakaspalveljoiden nimet näytetään asiakkaiden varausnäkymässä.
Estä hallinnasta varattujen aikojen peruutus	Estä hallinnasta luotujen varausten peruutus asiakkaan varausnäkymästä.
Estä varausten peruutus	Estä kokonaan varausten peruutukset asiakkaan varausnäkymästä.
Optimaalinen varausnäkymän täyttö	Varausnäkymä pyritään täyttämään siten että tyhjiä välejä ei jäisi varausten väliin.
Pakollinen lisätietokenttä	Lisätietokenttä on pakollinen kenttä asiakkaiden varausnäkymässä.

Ulkoasu
Ohjeteksti asiakkaille	Asiakkaiden varausnäkymän yläosassa näytettävä ohjeteksti.
Oletusnäkymä	Asiakkaan varausnäkymän oletustyyppi.
Viikkonäkymä alkaa maanantaista	Jos tämä asetus on päällä, viikkonäkymä näytetään aina väliltä ma-su. Jos tämä asetus on pois päältä, viikkonäkymä alkaa nykyisestä päivästä.

Hallintanäkymä
Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle	Vuoroja on mahdollista avata aukioloaikojen ulkopuolelle. Varauksia on mahdollista tehdä vuorojen ja aukioloaikojen ulkopuolelle.

Ilmoitukset ja muistutukset
Automaattiset muistutukset	Muistutusviestit lähetetään automaattisesti.
Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Muistutusten lähetys	Muistutukset lähetetään kun varaukseen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.
Muistutus työntekijöille	Muistutukset työntekijöille ennen varauksen alkua.
Oletusmuistutus, tyyppi	Asiakasnäkymän varauslomakkeella tämä muistutustapa on valmiiksi valittu. Asiakas voi muuttaa valinnan. (Osittain tuettu)
Sähköpostimuistutusten aloitus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lopetus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lähettäjän nimi	Sähköpostilla lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi.
Tekstiviestimuistutusten aloitus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lopetus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän nimi	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa. Nimen pituus voi SMS-standardin rajoituksista johtuen olla enintään 11 merkkiä.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän valinta	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimen tyyppi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa.

Yhteiset asetukset
Automaattinen tauko	Asiakkaan tekemän varauksen jälkeen lisätään työntekijälle automaattisesti tauko, jonka pituus on tämän asetuksen mukainen (minuuteissa).
Järjestelmät, joissa automaattinen tauko varauksen jälkeen	Järjestelmät, joissa lisätään automaattinen tauko varauksen jälkeen. Lisättävän tauon pituus on määritelty asetuksessa 'Automaattinen tauko'.

Laskutusasetukset

Laskutusasetukset -välilehdeltä voit määrittää laskutuksessa käytettävät yritystiedot.
Jokaiselle toimipisteelle voi tehdä eri laskutusasetukset.

1) Voit käyttää "Kaikki toimipisteet" -vaihtoehtoa, jos sinulla on vain yksi toimipiste tai jos kaikissa toimipisteissä pätee samat laskutusasetukset.
2) Voit myös käyttää toimipistekohtaisia asetuksia. Valitse toimipiste, jonka asetuksia haluat muokata. Tässä valittuna: Espoo.
Asetusten hierarkia on se, että toimipistekohtainen asetus ohittaa "Kaikki toimipisteet" -asetuksen. Uutena toimintona järjestelmä näyttää sinisiä huutomerkkejä, jotka auttavat havaitsemaan, missä näitä ohituksia on ja peruutusnapeilla niitä voi poistaa. Katso ohje huutomerkeistä
3) Jos olet ottamassa käyttöön laskutuspalvelua, kuten Netvisor tai Ropo Capital, ja olet syöttänyt kaikki tarvittavat asetukset, tällä painikkeella voit testata, ovatko asetukset oikein.
4) Laskun eräpäivä asetetaan automaattiseti valitun asetuksen mukaan. Vaihtoehtoja ovat: "Eräpäivä laskun luontipäivästä" ja "Eräpäivä kiinteänä päivämääränä".
5) Laskun eräpäivän päivämäärä on kiinteä tuleva päivämäärä. Esimerkki 1: Laskun luontipäivä on 2.12.2020. Asetuksen arvo on 1. Eräpäivä on 1.1.2021. Esimerkki 2: Laskun luontipäivä on 2.12.2020. Asetuksen arvo on 8. Eräpäivä on 8.12.2020.
6) Laskun eräpäivä asetataan automaattisesti tämän verran päiviä nykyhetkestä eteenpäin. Arvo on päivien lukumäärä.
7) Finvoice -laskutusaihe, esim. "Hierontapalvelut".
8) Finvoice-tiedostojen versio. Valitse Finvoice-standardin versio jota oma pankkisi tukee.
9) Käytössä oleva laskutuspalvelu. Tällä hetkellä tuettuna on ja pudotusvalikosta löytyy Netvisor, Ropo Capital, Maventa ja Talenom.
10) Laskutuspalvelun tunnistautumistietojen ensimmäinen osa. Kentän käyttötarkoitus riippuu käytetystä laskutuspalvelusta. Netvisoria käytettäessä tähän syötetään käyttäjätunniste, Ropo Capitalin tapauksessa asiakasnumero, Maventalla API-avain ja Talenomilla asiakasnumero. Ajas Touch näyttää dynaamisesti oikean termin, kun olet ensin valinnut laskutuspalvelun.
11) Laskutuspalvelun tunnistautumistietojen toinen osa. Kentän käyttötarkoitus riippuu käytetystä laskutuspalvelusta. Netvisoria käytettäessä tähän syötetään avain, Ropo Capitalin tapauksessa salasana, Maventalla UUID ja Talenomilla käyttäjätunnus.
12) Laskulla näytettävä yrityksen osoite.
13) Laskulla näytettävä yrityksen postinumero.
14) Laskulla näytettävä yrityksen postitoimipaikka.
15) Laskulla näytettävä yrityksen puhelinnumero.
16) Laskulla näytettävä sähköpostiosoite.
17) Valitse käynnin tiedot, jotka haluat tulostuvan laskulle palvelun lisäksi: "Ei mitään", "Asiakkaiden nimet" tai "Asiakkaiden, Asiakaspalvelijoiden ja Toimipisteiden nimet". Oletusasetus on "Asiakkaiden nimet".
18) Laskulle tuleva viivästyskorko (%).
19) Laskulla näytettävä yrityksen Y-tunnus.
20) Pankin tunniste eli BIC/SWIFT.
21) Yrityksen laskulla näytettävä nimi.
22) Yrityksen tilinumero IBAN-muodossa.

Toimipistekohtaisten asetusten huomiomerkki

Siniset huutomerkit havainnollistavat tehtyjä asetuksia.
Toimipiste -näkymä:
Jos huutomerkki näkyy toimipisteen asetuksissa, se tarkoittaa että toimipisteelle on asetettu arvo, joka ohittaa yleisen Kaikki toimipisteet -asetuksen.
Kaikki toimipisteet -näkymä:
Jos huutomerkki näkyy Kaikki toimipisteet -asetuksissa, se tarkoittaa että jollekin toimipisteelle on asetettu tämän asetuksen ohittava arvo, ja näyttää myös missä toimipisteessä näin on tehty (klikkaa hiirellä huutomerkin päällä).

Huutomerkin vieressä on peruutuspainike, jolla voit peruuttaa toimipistekohtaisesti asetettuja arvoja, ja muuttaa arvon olemaan yhteinen kaikille.

Logo ja tulostusasetukset

Laskuun ja kuittiin on nyt mahdollista lisätä oman yrityksen logo.

Logo-asetukset löytyvät laskutusasetuksista kohdasta Ylläpito - Asetukset - Laskutusasetukset .
Normaalihintaiseen Ajas-pakettiin sisältyy yksi yrityksen logo. Logo lisätään kohtaan Kaikki toimipisteet, ja se näkyy kaikissa toimipisteissä.
Toimipisteille on saatavana myös yksilölliset logot. Tämä on maksullinen lisäpalvelu, jonka voimme konfiguroida käyttöönne. Tilauksen voi tehdä sähköpostilla: asiakaspalvelu(at)ajas.fi.

1) Laskujen tulostusasetukset

Nämä asetukset vaikuttavat vain laskuun. Ne eivät vaikuta kuitteihin.
Voit muuttaa sekä lähettäjän että vastaanottajan osoitetietojen fontti- eli kirjasinkokoa. Oletusarvo on 12 pikseliä (px).
Voit asetella sekä lähettäjän että vastaanottajan osoitetietojen kohdistusta pystysuunnassa ja vaakasuunnassa. Oletusarvo on 0 mm. Kohdistuksien arvot voivat olla positiivisia tai negatiivisia. Esimerkiksi pystykohdistuksessa positiivinen arvo siirtää osoitetietoja alas ja negatiivinen ylös.
Voit muuttaa osoiterivien riviväliä. Oletusarvo on 0 mm.

Palaa oletusarvoihin, kuten kuvassa ja ohjeessa on mainittu, jos kokeilemasi muutokset eivät näytä hyviltä.

2) Laskujen ja kuittien logo

Voit valita missä tulostuksissa yrityksesi logo näkyy.
Valitse "Kyllä" , jos haluat logon näkyvän laskulla, kuitilla (A4) ja/tai kuitilla (80mm).

3) Hae logo tietokoneelta ja lähetä se tästä.
4) Voit poistaa lähetetyn logon tästä painikkeesta.

Ohjeen esimerkissä on käytetty "suorakaiteen muotoista" logoa, mikä on 600px leveä ja 200px korkea.
Lasku- ja kuittipohjissa on niille varattu kiinteän kokoinen alue. Lähetettävän logokuvan tarkkuus ei siis vaikuta siihen minkä kokoisena se näkyy. Esimerkiksi 3000 x 1000px kokoinen logo näkyy samalla tavalla kuin esimerkissä.
Jos oman logosi mittasuhteet ovat hyvin erilaisia (pitkä ja kapea tai neliön/ympyrän muotoinen logo), kannattaa tarvittaessa kysyä neuvoa esimerkiksi omalta IT-tukihenkilöltä tai verkkosivuston ylläpitäjältä.

Asiakaspalvelusta voi tilata logotiedostoon liittyvää kuvankäsittelyä tai muuta tukea hinnaston mukaisena tuntityönä. Minimiveloitus: 1 tunti.

Esimerkki: 600 x 200 px logo laskussa

Esimerkki: Laskun tulostusasetukset

Esimerkki: 600 x 200 px logo A4 kuitissa

Esimerkki: 600 x 200 px logo 80mm kuitissa

Viestipohjat

Avainsanoja: viestipohjat, muistutusviesti

Viestipohjat-kohdassa voidaan muokata asiakkaalle ja/tai asiakaspalvelijalle lähteviä viestejä ja ilmoituksia (Ylläpito-> Asetukset-> Viestipohjat).
Ilmoitusten ja muistutusten lähettämisasetuksia voi muokata ajanvarauksen asetuksissa kohdassa Ilmoitukset ja muistutukset ja yhteisissä asetuksissa Vahvistukset ja muistutukset kohdassa.
"Viestipohjat" välilehdeltä pääset katsomaan/muokkaamaan, millaisia viestejä lähetetään:

Valitse kohdan Toimipisteet alta se toimipiste, jonka viestejä haluat katsoa/muokata. Kulloinkin valittu toimipiste näkyy punaisella värillä. Viestipohjat ovat toimipistekohtaisia-> Avautuu tällainen näkymä:

1) Kuvassa valittuna toimipiste: Turku
2) Lyhennysten selitteet -linkki. Nämä ovat järjestelmästä tulostuvia {} -koodikenttiä, jotka saat esiin klikkaamalla linkkiä. Koodikenttiä tarvitaan, kun muokataan viestipohjia. Listassa on selitetty, mitä mikäkin viestipohjassa käytettävä { }-sisällä oleva teksti merkitsee. Esim. viestipohjassa oleva merkintä : {alkaa}, poimii viestiin varauksen alkamisajan ja merkintä {paattyy}, poimii viestiin varauksen päättymisajankohdan. Jos asiakkaan aika olisi klo 13.00-13.30, ja viestipohjassa on merkintä "Ajanvarauksenne on klo {alkaa} - {paattyy}.", lähtisi asiakkaalle viesti: "Ajanvarauksenne on klo 13.00- 13.30."
3) Viestipohjan kielen valinta. Tästä voit valita, minkä kielisiä viestipohjia haluat katsella/muokata. Katso myös ohje: Kieliversiot - Ajas Touch ja Asiakasnäkymä
4) Tästä painamalla avautuu sähköpostitse lähetettävien viestien viestipohjat.
5) Tästä painamalla avautuu tekstiviestitse lähetettävien viestien viestipohjat (Tekstiviestien lähettäminen edellyttää voimassa olevaa SMS-palvelun tilausta.

Sähköpostiviestit

Sähköpostiviestejä voi katsella/muokata, kun klikkaa "Sähköpostit"-linkkiä (1)-> avautuu lisää valintoja. Voit valita, haluatko katsella/tarkastella varauksesta asiakkaalle lähteviä viestejä (2) vai palveluntarjoajalle varauksesta lähteviä viestejä (3). Osassa versioita on mahdollista lähettää myös laskusta asiakkaalle lähteviä viestejä (4)):

Esimerkiksi varauksesta asiakkaalle viestejä pääsee katsomaan klikkaamalla "Varauksesta asiakkaalle"-linkkiä-> oletusviestipohjat avautuvat. Jokaisen viestipohjan alussa kerrotaan, missä tilanteessa kyseinen viesti lähetetään asiakkaalle.

Viestit lähetetään oletuspohjien mukaisesti, mikäli "Käytä omaa viestipohjaa" -valinta on "Ei" asennossa" (kuten yllä olevassa kuvassa). Oletuspohjan sisältö näkyy himmeän harmaalla tekstillä viestipohjassa ja sitä ei voi muokata. Jokaisesta viestipohjasta valitaan erikseen, käytetäänkö omaa viestipohjaa vai ei.
Kun "Käytä omaa viestipohjaa" -valinta on "Kyllä" -asennossa, voidaan viestipohjaa muokata itse. Valintaa saa muutettua klikkaamalla kyseistä kuvaketta. Muista lopuksi tallentaa tekemäsi muutokset. "Kyllä"-asennon ollessa valittuna, lähetetään sähköpostiviesti oman viestipohjan mukaisena. Voit siis valita haluatko käyttää oletusviestipohjaa vai omaa viestipohjaa valintakytkintä klikkaamalla.

Sähköpostiviestit lähetetään oletuksena HTML-viesteinä

Tässä esimerkkikuvapari siitä, millaisena viesti näkyy vastaanottajalle ( ylempi kuva) ja miltä viesti näyttää viestipohjassa (alempi kuva):

Uudet viestien oletuspohjat ovat HTML-muodossa. Viesteissä on valkoinen tausta, otsikoissa on käytetty lihavoitua fonttia ja Varauksen tarkastelulinkki on painike.

Yksinkertaisia muutoksia voi tehdä kirjoittamalla suoraan omaan viestipohjaan halutut muutokset. Viestipohjiin voi kirjoittaa tekstiä tai käyttää järjestelmästä tulostuvia {} -koodikenttiä. Lisätietoja koodeista saa avaamalla "Lyhennysten selitteet" -listan.

Viestipohjiin voi kirjoittaa tekstiä tai käyttää järjestelmästä tulostuvia {} -koodikenttiä. Lisätietoja koodeista saa avaamalla "Lyhennysten selitteet" -listan. Esim. viestipohjassa oleva merkintä : {alkaa}, poimii viestiin varauksen alkamisajan ja merkintä {paattyy}, poimii viestiin varauksen päättymisajankohdan. Jos asiakkaan aika olisi klo 13.00-13.30, ja viestipohjassa on merkintä "Ajanvarauksenne on klo {alkaa} - {paattyy}.", lähtisi asiakkaalle viesti: "Ajanvarauksenne on klo 13.00- 13.30."
Katso myös ohje Avaa-varaus-painikkeen (sähköposti) ja peruutuslinkin (tekstiviesti) käytöstä viestipohjissa.
HTML-viestipohjaan voi tehdä muotoiluja avaamalla "Koodi (Source)" -painikkeesta koodinäkymän. HTML-koodilla voi tehdä tyylimuutoksia, mutta kaikki sähköpostipalvelut eivät tue mitä tahansa HTML-koodia. Esimerkiksi <style>-elementtiä ei kannata käyttää, vaan inline-tyylejä. Missään sähköpostissa ei voi myöskään käyttää <script>-elementtejä. Kuvien liittäminen URL-osoitteen avulla pitäisi myös toimia. Jos viestiin tehdään muokkauksia, niin on suositeltavaa kopioida oletuspohjista valmiita kohtia, ja muokata omat tekstit niihin. Näin myös tyylit kopioituvat oikein.

HTML-koodin tyylien muokkaaminen on edistyneen käytön ominaisuus, jossa omien verkkosivujen ylläpitäjä voi auttaa tai voimme tehdä muokkauksia tilaustyönä.

Vanhat omat viestipohjat lähetetään oletuksena tekstimuodossa

Jos olet tehnyt omia viestipohjia aikaisemmin, ennen Ajas Touchin päivitystä 1/2023, oma viestipohjasi saattaa näyttää tältä:

Voit muokata viestiä suoraan editorissa, esimerkiksi lisäämällä rivitystä tai muotoilemalla tekstiä.
Jos haluat hyödyntää HTML-viestipohjan tyylejä, voit:
- Ensin kopioida oletuspohjasta "Koodi (Source)" painikkeen alla olevan koodin ja liittää sen omaan viestipohjaan avaamalla "Koodi (Source)" -näkymän. Tallenna ja paina "Koodi" -painiketta uudelleen palataksesi tekstieditoriin.
- Tämän jälkeen voit muokata oman viestipohjan sisältöjä halutulla tavalla myös tekstieditorissa.

Tekstiviestit

Tekstiviestipohjia voi katsella/muokata, kun klikkaa "Tekstiviestit"-linkkiä (1)-> avautuu lisää valintoja. Voit valita, haluatko katsella/tarkastella varauksesta asiakkaalle lähteviä viestejä (2) vai palveluntarjoajalle varauksesta lähteviä viestejä (3).:

Tekstiviestipohjia muokataan samalla tavalla kuin sähköpostiviestejä.

Huom! Yhdeksi viestiksi lasketaan 160 normaalia merkkiä. Pidemmistä viesteistä veloitetaan useamman viestin verran. Esimerkiksi 200 merkkiä sisältävä viesti laskutetaan kahtena viestinä. Jos viestiin lisätään erikoismerkkejä tai hymiöitä, viestin koko merkistö (enkoodaus) muutetaan toisenlaiseksi ja yhteen SMS-viestiin mahtuu vain noin 70 merkkiä. Viestejä menee siis yli 2 -kertainen määrä. Ole tarkka että lähettämäsi merkit eivät sisällä hymiöitä tai muita erikoismerkkejä. Yhtenä merkkinä käsiteltävät merkit löytyvät GSM7-merkistön listasta esimerkiksi täältä.

Ilmoitusten ja muistutusten lähettämisasetuksia voi muokata ajanvarauksen asetuksissa kohdassa Ilmoitukset ja muistutukset ja yhteisissä asetuksissa Vahvistukset ja muistutukset kohdassa.

Alla olevassa kuvassa oleva viesti lähtisi asiakkaalle seuraavanlaisena, jos hän olisi varannut ajan "Hieronta 30 min" -palveluun, joka on 3.2 klo 10.30 ja toimipaikan osoite on Esimerkkitie 1, 00100 Turku. Varauskoodi 12345: Teille on varattu aika 3.2 klo 10.30 palveluun Hieronta 30 min osoitteessa Esimerkkitie 1, 00100 Turku. Varauskoodi: 12345

Nettivaraus 5 -version viestipohjat

Viestipohjat avautuvat muokattavaksi oletuksena Nettivaraus 6 -version viestipohjina.

Jos asiakasnäkymäsi versio on edelleen vanhempi Nettivaraus 5, voit muokata vanhan mallisia pohjia painamalla linkkiä: "Muokkaa tästä Nettivaraus 5 -viestipohjia".

Sähköpostiviestit

Varauksesta asiakkaalle

Esimerkki 1: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Ei.

Esimerkki 2: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 3: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 4

Esimerkki 5

Esimerkki 6

Esimerkki 7: Edellyttää varauksen ennakkomaksu -toimintojen tilausta ja käyttöä.

Esimerkki 8: Edellyttää varauksen ennakkomaksu -toimintojen tilausta ja käyttöä.

Varauksesta palveluntarjoajalle

Esimerkki 1: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Ei.

Esimerkki 2: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 3: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 4

Esimerkki 5

Esimerkki 6

Esimerkki 7: Edellyttää varauksen ennakkomaksu -toimintojen tilausta ja käyttöä.

Laskusta asiakkaalle

Esimerkki 1

Esimerkki 2

Esimerkki 3

Esimerkki 4

Esimerkki 5

Tekstiviestit

Varauksesta asiakkaalle

Esimerkki 1: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Ei.

Esimerkki 2

Esimerkki 3

Esimerkki 4: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 5: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Varauksesta palveluntarjoajalle

Esimerkki 1: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Ei.

Esimerkki 2: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 3: Ajanvarauksen asetus: Varausten vahvistaminen: Kyllä.

Esimerkki 4

Esimerkki 5

Yhteiset asetukset

Pääset muokkaamaan yhteisiä asetuksia menemällä päävalikosta kohtaan Ylläpito -> Asetukset -> Yhteiset asetukset -välilehti
Yhteiset asetukset -välilehdellä on asetuksia, jotka vaikuttavat koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.

Yhteiset varausasetukset

Asiakasnäkymän asetukset

Asiakkaan kirjautuminen -kohdassa voi valita, vaaditaanko asiakasta kirjautumaan nettivarauksen asiakasnäkymässä. Kirjautuminen voidaan asettaa vaadituksi henkilötunnuksen ja sukunimen perusteella, käyttäjänimen ja salasanan perusteella tai jättää kirjautuminen vaatimatta. Asiakasta voidaan myös vaatia kirjautumaan vasta silloin, kun hän on tekemässä varausta.
Nyt on myös mahdollista valita kirjautumisvaihtoehdoksi vahva tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Katso myös ohje: Vahva tunnistautuminen.

Yrityksen nimi -kenttään voi kirjoittaa sen nimen, mikä halutaan näkyvän nettivarauksen asiakasnäkymän yrityksen nimenä.
Asiakasnäkymän markkinointiluvan valintaruudut -kohdassa voi valita näytetäänkö vai piilotetaanko tekstiviesti- ja sähköpostimarkkinoinnin lupavalinta nettivarauksessa. Tila on oletuksena Käytössä. Lisätietoja markkinointiluvan käytöstä löydät täältä: Markkinointiluvan käyttö viestinnässä.
Salli asiakaskortin jo syötettyjen tietojen muuttaminen asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä -toiminnolla voi sallia (Kyllä) sen, että jos asiakas muuttaa varausta tehdessä henkilötietojaan, ne päivittyvät myös Ajas Touchin asiakaskortille.

Kirjautumaton käyttäjä:

Järjestelmä tunnistaa yhdistelmällä: etunimi, sukunimi ja puhelinnumero, että kyse on samasta asiakkaasta.
Uutta asiakaskorttia ei synny, ja asiakkaan tekemät muokkaukset henkilötiedoissa päivittyvät Ajas Touchiin.
Asiakasnäkymässä hän ei muutosta itse näe, koska järjestelmä ei muutenkaan esitäytä varauslomakkeen tietoja ilman kirjautumista. (selain saattaa sen tehdä, joten näiden tietojen hallinta tapahtuu selaimessa).

Kirjautunut käyttäjä:
Nettivaraus 6

Kun asiakas vaihtaa henkilötiedon varauslomakkeella, se päivittyy Touchiin ja näkyy asiakkaalle asiakasnäkymässä myös seuraavalla kirjautumiskerralla.
Jos asiakas vaihtaa sähköpostiosoitettaan, se muuttaa myös hänen kirjautumisosoitettaan. Salasana säilyy ennallaan.
Jos työntekijä vaihtaa henkilötiedon Touchissa, se ei näy asiakkaalle asiakasnäkymän varauslomakkeella vaan siinä näkyy hänen itse viimeksi käyttämä tieto.

Nettivaraus 5

Jos asiakas vaihtaa henkilötiedon varauslomakkeella, se päivittyy Touchiin, mutta ei päivity asiakkaalle asiakasnäkymässä.
Asiakkaan omien tietojen hallinta on uusi ominaisuus, joka on tulossa käyttöön vasta Nettivaraus 6 -versiossa.

Vahvistukset ja muistutukset

iCalendar-tiedoston liittäminen sähköposteihin helpottaa asiakkaita, jotka käyttävät jotain kalenterisovellusta. Valinta ei siis rajoitu ainoastaan iCalendar -kalenterin käyttäjiin.
Varauksen oletusmuistutukset ja -vahvistukset -asetuksen kohdalla voit valita lähetetäänkö asiakkalle muistutus- ja vahvistusviestit myös Ajas Touch varausnäkymässä tehdyistä varauksista. Voit valita miten viestit oletetusti lähetetään tai lähetetäänkö niitä ollenkaan.
- Jos valitset jonkin muun kuin "Ei mitään" vaihtoehdon, pikavaraukseen tulee liukukytkin "Lähetä muistutukset ja vahvistukset yhteisten asetusten mukaisesti", joka on "Kyllä"-asennossa. Jos valintaan kuuluu sähköposti, liikkuvat myös varauslomakkeen liukukytkimet Muistutukset ja Vahvistukset myös Kyllä-asentoon automaattisesti uutta varausta tehtäessä.

Varausten maksaminen ennakkoon

Ennakkomaksu -ominaisuus on maksullinen lisäpalvelu. Lisätietoja osoitteesta: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
Ennakkomaksun asetukset tulevat näkyviin vain lisäpalvelun tilaajille.
Pankkien maksupainikkeita tarjoavista palveluntarjoajista toistaiseksi vain Checkout on tuettu.
Checkout maksutapaa voi käyttää sekä Nettivaraus 5- että Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän versioissa.
Ajas lahjakortilla voi maksaa vain Nettivaraus 6 -versiossa.
Katso ohjeet ennakkomaksun käytöstä ja asetuksista sivulla: Varausten maksaminen ennakkoon.

Ajas Touch

Helppo kirjautuminen pikakoodilla

Kun Ajas Touchiin kirjaudutaan, järjestelmän on tunnistettava sekä yritys, jonka tiliä käytetään että käyttäjä. Oletuksena tilin yritystunnus on 20 merkkiä alkuperäisen, tilausvahvistuksessa olevan kirjautumisosoitteen lopussa. Katso myös ohje: Kirjautumistiedot.

Voit nyt luoda yrityksesi tilille myös helpon pikakoodin, jota voi käyttää yrityksen tunnisteena pitkän numero- ja kirjainkoodin sijaan.

1) Syötä valitsemasi uusi pikakoodi ja
2) Paina "Ota pikakoodi käyttöön".

1) Syötetty pikakoodi näkyy tässä.
2) Sen voi poistaa painamalla "Poista pikakoodi käytöstä".

Jos kirjautuminen ei tapahdu alkuperäisen kirjautumisosoitteen kautta, järjestelmä pyytää sinua syöttämään kirjautumisen pikakoodin (äsken luotu "omayritys") tai yritystunnisteen (20 merkkiä alkuperäisen kirjautumislinkin lopussa).
1) Syötä pikakoodi ja
2) Paina "Jatka kirjautumista".

Kirjautuminen jatkuu syöttämällä normaaliin tapaan:
1) Oman käyttäjätunnuksen tai sähköpostiosoitteen ja
2) Oman salasanan.
3) Käytetty pikakoodi näkyy tässä yrityksen tunnisteena.
4) Paina lopuksi "Kirjaudu sisään".

Yleiset asetukset

Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", varauksia ei voi poistaa ennen kuin niitä vastaava käynti on poistettu. Liukukytkimen ollessa asennossa "Kyllä" sinun tulee siis käydä ensin Käynnit-näkymässä poistamassa käynti ennen kuin voit poistaa varauksen.
Voidaan valita voiko varauksen tehdä ilman asiakas- ja palvelutietoja. Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", varausta tehdessä sinulla on pakko olla tiedossasi varauksen asiakkaan nimi ja haluttu palvelu.
Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", varauksen pituudeksi asetetaan aina valitun palvelun pituus automaattisesti. Kun asetus on päällä, et pysty muuttamaan "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -liukukytkintä pikavarauksessa tai varauslomakkeella Ei-asentoon.
Voit valita mitkä kentät ovat pakollisia täyttää, kun uusi asiakas lisätään hallinnan kautta. Tämä asetus vaikuttaa vain hallintanäkymään. Asetus näkyy vain pääkäyttäjälle. Ohjeet asiakasnäkymän pakollisiin kenttiin vaikuttamisesta löydät täältä Ajanvarauksen asetukset kohdasta Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot -> Pakolliset kentät.
Voit valita mihin näkymään Ajas Touch avautuu, kun käyttäjät kirjautuu sisään.
Jos tämä asetus on päällä, kassalta tai käyntien yhteydessä myytyihin lahjakortteihin asetetaan automaattisesti käyntiin tai kassalomakkeelta valittu asiakas.
Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", pystyt muokkaamaan lahjakortin lyhyt tunnistetta.
Voit valita missä Varausnäkymän kalenterinäkymässä pystyt tarkastelemaan kaikkien saman toimipisteen työntekijöiden varauksia samaan aikaan.
Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", yrityksen Y-tunnus näkyy Asiakkaat-listassa Yritys-sarakkeessa yrityksen nimen vieressä.
Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", myyntitapahtumaan liittyvät mahdolliset hyvitetyt ja poistetut maksut tulostetaan myyntikuiteille.
Tämä asetus tuo näkyviin Ale% lisäämisen mahdollisuuden Käynti- ja Kassa -lomakkeilla.
Näyttää kuiteilla omien maksutapojen todelliset nimet "Oma maksutapa" tekstin sijasta.

Omat taukotyypit

Voit luoda järjestelmään maksimissaan 3 omaa taukotyyppiä.

Taukotyypit ovat käytettävissä varauslomakkeella, kun luot taukoja kalenteriisi. Taukoja, kuten varauksia tehdessä, voi käyttää erilaisia taustavärejä.

Maksupääteasetukset

Nämä Ajas Touchin asetukset koskevat kaikkia toimipisteitä ja työntekijöitä ja sekä Netsin että Verifonen maksupääteintegraatioita. Ajas Touchin lataaminen uudelleen on suositeltavaa näiden asetusten muuttamisen jälkeen. Katso myös ohje: Integroidun maksupäätteen käyttö.

Avaa: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset ja siirry kohtaan Maksupääteasetukset.

Maksupäätteen valinta
Monilla asiakkaillamme on vain yksi Ajas-integroitu maksupääte. Jos päätteitä on useampi, niiden sitominen tiettyyn toimipisteeseen on suositeltavaa, mutta ei pakollista. Katso lisää kohdassa 10) Maksupäätteiden nimet ja toimipisteliitokset

1) (oletus) Ei estoja, valitse viimeksi toimipisteessä käytetty maksupääte oletuksena

Jos käytössäsi on vain yksi Ajas-integroitu maksupääte, tämä oletusasetus on sinulle sopiva.
Jos käytössäsi on useita Ajas-integroituja maksupäätteitä, ja haluat valita vapaasti maksupäätteen toimipisteestä riippumatta tai käyttää välillä summan syöttämistä käsin, niin valitse tämä. Tätä valintaa tulee myös käyttää, mikäli maksupäätteitäsi ei ole sidottu toimipisteeseen.
Jos yrityksesi eri toimipisteisiin on sidottu omat Ajas-integroidut maksupäätteet, voit käyttää vaihtoehtoja 2),3) tai 4). Voit myös käyttää vaihtoehtoa 1) mutta 2), 3) ja 4) antavat todennäköisemmin halutun lopputuloksen.

2) Estä muihin toimipisteisiin sidotut. Valitse toimipisteeseen sidottu pääte oletuksena.

Maksupäätteiden listalla näytetään valittuun toimipisteeseen yhdistetyt päätteet ja päätteet, joita ei ole yhdistetty mihinkään toimipisteesen.
Manuaalinen maksupääte näkyy "Summan syöttäminen käsin maksupäätteelle estetty" asetuksen arvosta riippuen.
Listalla ei näytetä maksupäätteitä, jotka on sidottu muuhun kuin valittuna olevaan toimipisteeseen.
Kassalle tultaessa oletuksena valitaan maksupääte, joka on yhdistetty valittuna olevaan toimipisteeseen.
Päätettä voi vaihtaa.

3) Estä muihin toimipisteisiin sidotut. Pakota toimipisteeseen sidottu pääte valituksi. Anna valita toimipisteetön pääte.

Maksupäätteiden listalla näytetään samat asia kuin 2) -kohdassa
Jos valitulle toimipisteelle löytyy yhdistetty maksupääte, sitä on pakko käyttää. Tässä tilanteessa päätettä ei voi vaihtaa.
Päätettä voi vaihtaa, jos valitulle toimipisteelle ei ole yhdistettyä maksupäätettä.

4) Estä muihin toimipisteisiin sidotut. Pakota toimipisteeseen sidottu pääte valituksi.

Maksupäätelistalla näytetään vain valittuun toimipisteeseen yhdistetty pääte ja sitä on pakko käyttää. Päätettä ei voi valita käsin.
"Syötä summa käsin" ei ole käytettävissä tässä tilassa, vaikka "Summan syöttäminen käsin maksupäätteelle estetty" asetuksessa olisi mikä arvo tahansa. Todennäköisesti jatkossa tämä asetusvaihtoehto piilotetaan kokonaan tässä tapauksessa.

5) Ei integroitua maksupäätettä käytössä, summan syöttö käsin.

Jos et käytä Ajas-integroitua maksupäätettä, voit valita joko tämän asetuksen tai myös oletus-vaihtoehdon 1). Maksupäätteiden listalla ei kuitenkaan ole kuin yksi vaihtoehto tässä tilanteessa.

Summan syöttäminen käsin maksupäätteelle estetty

6) Jos toimipisteessä on integroitu maksupääte
7) Jos mikä tahansa integroitu pääte on käytettävissä
8) Ei koskaan
9) Aina

Vaihtoehtojen 6) ja 7) ero on se, että 6):ta voi käyttää silloin, jos päätteen sidonta toimipisteeseen on meidän toimesta on tehty. Jos ei, voi käyttää vaihtoehtoa 7).

Maksupäätteiden nimet ja toimipisteliitokset

10) "Hallitse maksupäätteitä" -painikkeesta pääset liittämään maksupäätteen toimipisteeseen. Toimipisteen valitseminen päätteelle on suositeltavaa, mutta ei pakollista. Yleisesti ottaen toimipisteen valitseminen tekee käytöstä selkeämmän, vaikka toimipisteitä olisikin vain yksi.

Jos Ajas-tililläne ei näy Hallitse maksupäätteitä -painiketta, ottakaa yhteyttä asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Kun olet painanut "Hallitse maksupäätteitä", seuraava sivu avautuu:

Samalle sivulle pääset myös päävalikosta valitsemalla: Ylläpito - Maksupäätteet.

1) Maksupäätteen ID on meidän asettama kiinteä tunniste maksupäätteelle.
2) Nimi on oletuksena sama kuin ID. Suositeltavaa on vaihtaa nimi itselle helpommin tunnistettavaksi, mutta pakko ei ole muuttaa.
3) Ikonien selitykset:

Sähköjohto - Kertoo onko maksupääte yhdistetty verkkoon.
Kortti - Kertoo onko korttimaksupääte käytettävissä.
Tulostin - Kertoo onko kuittitulostin käytettävissä.

Vihreä - on käytössä.
Keltainen - on varattuna maksua varten. Maksupäätettä ei siis voi käyttää toisen maksun suorittamiseen, koska tapahtuma, joka ollaan aloitettu, on kesken.
Punainen - ei ole käytössä.

4) Toimipiste, johon maksupääte on liitetty.
5) Toimipisteen valinnan muokkaus.

WooCommerce Ajas Lahjakortit -lisäosa

Jos olet tilannut lisäpalvelun Ajas Lahjakortit -lisäosa, tarvitset WooCommerce -verkkokauppasi asetuksia varten tunnukset, jotka avaavat rajapinnan Ajas Touchiin.
Voit luoda tunnukset vasta sitten, kun olet tehnyt tilauksen. Jos olet kiinnostunut lahjakorttien myynnistä verkkokaupassa, ota yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
Lisätietoja Ajas Lahjakortit -lisäosasta löytyy täältä: WooCommerce Ajas lahjakortit -lisäosa.

Tietoturva

Kaksivaiheinen tunnistautuminen on uusi turvallisuutta lisäävä toiminto työntekijän profiilissa. Se lisää tilin tietoturvaa merkittävästi, koska pelkän salasanan tietäminen ei mahdollista pääsyä järjestelmään.

Toiminto otetaan käyttöön Käyttäjäprofiilissa. Sekä pääkäyttäjä että työntekijä itse voi sen ottaa käyttöön. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä: Työntekijän kaksivaiheinen tunnistautuminen

Tällä asetuksella pääkäyttäjä voi määritellä sen, missä yhteydessä kaksivaiheista tunnistautumista vaaditaan (kun se on otettu käyttöön).

Vahva tunnistautuminen

Vahva tunnistautuminen tarjoaa helpon ratkaisun henkilöllisyyden todentamiseen sähköisesti. Sen avulla asiakkaasi voivat turvallisesti vahvistaa henkilöllisyytensä kirjautuessaan yrityksesi Nettivaraus 6 -asiakasnäkymään verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Vahva tunnistautuminen on tuettu Nettivaraus 6 -asiakasnäkymässä. Palvelu on lisämaksullinen, sisältäen sekä kuukausimaksun että tunnistautumiskertoihin perustuvan käyttömaksun. Jos olet kiinnostunut palvelusta, ota yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi

Ajas Touchin asetukset

Vahva tunnistautuminen otetaan käyttöön Ajas Touchin asetuksissa. Asetukset näkyvät / kytketään päälle erikseen palvelun tilaajille.

Yhteiset asetukset

Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Asiakasnäkymän asetukset

1) "Vahva tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla" -vaihtoehdossa tunnistautuminen tapahtuu ennen kuin asiakas pääsee varauskalenteriin selaamaan vapaita aikoja.
2) "Ennen varausta, vahva tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla" -vaihtoehdossa asiakas pääsee varauskalenteriin selaamaan vapaita aikoja ja tunnistautuminen tapahtuu vasta varauksen teon yhteydessä.

Vahva tunnistautuminen asiakasnäkymässä

Esimerkki Nettivaraus 6 -asiakasnäkymästä, kun käytössä on asetus 1) "Vahva tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla".

Paina "Siirry tunnistuspalveluun".

Esimerkki Nettivaraus 6 -asiakasnäkymästä, kun käytössä on asetus 2) "Ennen varausta, vahva tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla".

Paina "Siirry tunnistuspalveluun".

Asiakas valitsee oman verkkopankin ja suorittaa tunnistautumisen.

Kun tunnistautuminen on suoritettu, asiakas pääsee jatkamaan joko varausnäkymään tai tarkastelemaan omia varauksiaan.
Ensimmäisen tunnistautumiskerran yhteydessä kirjautuneen asiakkaan tiedoissa näkyy Sukunimi.

Varauslomakkeella ensimmäisen tunnistautumiskerran yhteydessä esitäyttyy: Sukunimi ja henkilötunnus.

Henkilötunnuksesta
Henkilötunnus näkyy varauslomakkeella silloin, jos se on asetettu näkymään Ajanvarauksen asetuksissa:

Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - Valitse toimipiste - Näytä henkilötunnus varauslomakkeella

Kun henkilötunnus näytetään asiakasnäkymässä, siitä tulee automaattisesti pakollinen kenttä.
Vahva tunnistauminen ei edellytä henkilötunnuksen näyttämistä varauslomakkeella.
Henkilötunnuksen voi siis näyttää tai olla näyttämättä. Molemmissa tapauksissa henkilötunnus tallentuu asiakaskortille kohtaan "Henkilötunnus tai syntymäaika".

Kun asiakas on jo yhden kerran tunnistautunut ja täyttänyt varauslomakkeella myös etunimitiedon, kirjautuneen asiakkaan nimen kohdalla näkyy koko nimi.

Muut asiakkaan tiedot, mitä annettu jo aikaisemmin näkyy nyt valmiina uuden kirjautumisen yhteydessä.

Vahva tunnistautuminen verkkosivulle upotetussa asiakasnäkymässä

Kaikki pankit eivät salli tunnistautumista suoraan upotetussa näkymässä. Silloin siirtyminen tunnistuspalveluun avataan selaimen uudessa välilehdessä.

Kun asiakas on painanut "Siirry tunnistuspalveluun", hänelle avautuu uusi välivaihe "Jatka vahvaan tunnistautumiseen". Kun asiakas painaa tästä, tunnistuspalvelun pankkipainikkeet avautuu uudessa välilehdessä. Välivaihe tarvitaan siksi, että uusi välilehti saadaan avattua ja tunnistetaan milloin tunnistautuminen on mennyt onnistuneesti läpi.

Tunnistautumisen jälkeen, asiakas siirretään automaattisesti takaisin ajanvarauksen upotusnäkymään. Hän näkee tunnistautumisen onnistumisesta kertovan ilmoituksen ja voi voi jatkaa varauksen tekemistä kohdasta "Jatka varausnäkymään".

Jos käytät vahvaa tunnistautumista verkkosivulle upotetussa asiakasnäkymässä, kannattaa samalla sivulla tarjota myös asiakasnäkymän suora linkki toiseksi vaihtoehdoksi.

Sähköpostiasetukset

Jos haluat lähettää laskuja asiakkaalle suoraan Ajas Touchista, järjestelmään täytyy täyttää sähköpostipalvelimen asetukset. Myöhemmin Eneroc Supermaileria voi käyttää myös muihin järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin. Nämä toiminnot ovat vielä kehitys- ja testausvaiheessa.

Eneroc Supermailer on nopea ja helppo tapa alkaa lähettää laskuja, kuitteja ja muita sähköpostiviestejä Ajas Touchista.

Eneroc Supermailer on toistaiseksi täysin ilmainen, mutta hinnoittelu saattaa muuttua tulevaisuudessa. Suunniteltu hinnoittelu on 0,90€/1000 viestiä. Voit tarkistaa ajantasaiset hintatiedot Ajas Hinnastosta: https://www.ajas.fi/hinnasto/.
Nämä asetukset eivät vaikuta varausvahvistuksiin ja -muistutuksiin, ne lähtevät jatkossakin noreply@nettivaraus.ajas.fi -osoitteesta.

Voit myös käyttää muita lähetystapoja, mutta niiden käyttöönottoon tai käyttämiseen ei tarjota tukea.

Sähköpostiasetukset saat sahköpostipalveluntarjoajaltasi pyytämällä SMTP-tunnuksia. Tunnukset löytyvät yleensä kirjoittamalla esim. googlen hakukoneeseen sähköpostipalveluntarjoajan nimen ja SMTP. Palvelimen tulee tukea salattua yhteyttä (TLS/SSL).
Tarkista myös onko palveluntarjoajallasi sähköpostitiliin liitettyjen sovellutusten sisäänkirjautumiseen liittyviä rajoituksia.
Jotkin sähköpostipalvelut, kuten Gmail ja iCloud, vaativat muutoksia asetuksiinsa.

Eneroc Supermailer

1) Valitse palveluksi Eneroc Supermailer ja Tallenna.
Jos olet aikaisemmin jo käyttänyt omaa postilaatikkoasi, kuten Google, iCloud tai Office365, ja olet määritellyt niiden asetukset, niitä ei tarvitse poistaa. Palvelun valinta määrittää, mitä asetuksia järjestelmä tulee käyttämään.
Valinnan jälkeen on tärkeää painaa Tallenna. Lähettäjän vahvistus ei onnistu, ellei asetuksia ole ensin tallennettu.
2) Kirjoita haluamasi sähköpostissa näkyvä lähettäjän nimi.
3) Kirjoita lähettäjän sähköpostiosoite. Tämä on se hallussasi oleva sähköposti, jota haluat käyttää esim. laskujen lähettämiseen. Tallenna asetukset.
4) Paina "Vahvista lähettäjän osoite".

1) "Vahvistusviesti on lähetetty" -ilmoitus tulee näkyviin. Siirry/kirjaudu nyt siihen sähköpostiin, joka yllä oli määritelty sähköpostin lähettäjäksi.
2) Tästä painikkeesta voit suorittaa vahvistuksen uudelleen, jos haluat vaihtaa käytetyn sähköpostiosoitteen.

Hae omasta, asetuksissa määritellystä, sähköpostista viesti otsikolla: "Sähköpostiosoitteen vahvistus". Jos viestiä ei näy, tarkista myös roskapostilaatikko ja/tai muut kuin ensisijaiset postilaatikot.

Klikkaa viestissä olevaa vahvistuslinkkiä.

Selain ilmoittaa, että sähköpostiosoitteen vahvistus on onnistunut. Siirry takaisin Ajas Touchiin.

Ilmoitus "Lähettäjän sähköpostiosoite on vahvistettu" kertoo, että voit alkaa käyttämään sähköpostipalvelua esimerkiksi laskujen ja kuittien lähettämiseen asiakkaan sähköpostiin.

Voit painaa lopuksi "Kokeile asetuksia" ja lähettää itsellesi testiviestin. Kun viesti läheteään onnistuneesti, kaikki on kunnossa.

Jos sähköpostit näyttää menevän vastaanottajan roskapostiin?

Jos sähköposti näyttää menevän vastaanottajan roskapostiin niin asia todennäköisesti johtuu verkkotunnuksen liian tiukasta DMARC-käytännöstä.

Tähän ratkaisut ovat joko keventää DMARC-käytäntöä tai lisätä SPF-tietueeseen include:amazonses.com.

Annamme lisäohjeita tarvittaessa kirjallisesti, jos lähetätte tiedon siitä mitä sähköpostiosoitetta olette käyttäneet Eneroc Supermailerin asetuksissa kohdassa: Lähettäjän sähköpostiosoite.

Esimerkkiasetukset Google

Google on lisännyt vaatimuksiaan liittyen kolmannen osapuolen sovelluksiin. Tämän takia kehotamme asiakkaitamme siirtymään käyttämään sovellussalasanaa Ajas Touchin sähköpostiasetuksissa.

Saadaksesi sovellussalasanan käyttöösi sinun tulee ensin asettaa 2-vaiheinen vahvistus päälle.

2-vaiheisen vahvistuksen päälle laittaminen: Kirjaudu tilillesi. Mene Google-sovellukset -> Tili -> valitse luettelosta Tietoturva -> Googleen kirjautuminen: 2-vaiheinen vahvistus - Aloita ja seuraa ohjeita.
- Kun 2-vaiheisen vahvistuksen päälle laittaminen on onnistunut, saat sähköpostiisi ilmoituksen siitä.
- Kun kaksivaiheinen vahvistus on käytössä, tilille kirjautuminen tapahtuu kahdessa vaiheessa ja edellyttää
  - tietämääsi asiaa (salasanaa)
  - sinulla olevaa asiaa (kuten puhelinta tai erillistä suojausavainta).
- "Asiaa" on Googlen käyttämä termi.

Sovelluksen salasanan asettaminen: Oma tili -> Tietoturva -> Googleen kirjautuminen: Sovellussalasanat
- Kohtaan “Valitse sovellus” valitse “Muu”. Kirjoita nimeksi esim. Ajas.
- Saat sovellussalasanasi. Huom. Muista ottaa tämä salasana talteen, et pysty näkemään sitä enää, kun olen sulkenut ikkunan, jolla se näkyy.
  - Jos unohdat sovellussalasanan, sinun tulee luoda uusi. Voit poistaa unohtamasi sovellussalasanan.
  - Esimerkki sovellussalasanasta. Huom: Salasana kirjoitetaan Ajas Touchin sähköpostiasetuksiin ilman välilyöntejä. Kuvan esimerkkisalasana kirjoitetaan siis muodossa: vpfcwxgpcafmtrfd

Kun olet saanut 2-vaiheisen vahvistuksen päälle ja sovellussalasanan käyttöön ja talteen, voit aloittaa täyttämään Ajas Touchin sähköpostiasetuksia.

Avaa: Ylläpito - Asetukset - Sähköpostiasetukset.

Valitse palveluksi Oma postilaatikko (SMTP).

1) Sähköpostipalvelimen osoite. Esimerkiksi gmailin sähköpostipalvelin on smtp.gmail.com.
2) Palvelimen portin numero. Esimerkiksi gmailissa se on 587. (Jos portti 587 ei toimi, kokeile porttia 465).
3) Salaustapa. Esimerkiksi gmailissa: TLS ja portti 587 tai SSL ja portti 465. https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=fi
4) Tunnistautumistapa.
5) Sähköpostiosoitteesi.
6) Sähköpostitilisi käyttäjätunnus.
7) Sähköpostitilisi salasana tai sovellussalasana, jos olet sellaisen asettanut.
8) Sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi.
9) Punainen huutomerkki tarkoittaa puuttuvaa tietoa.
10) Kun olet täyttänyt kaikki kentät, voit kokeilla toimiiko asetukset oikein ja onko sähköpostien lähettäminen mahdollista.

Klikkaa "Kokeile asetuksia" -painiketta. Alla oleva lomake avautuu.

11) OAuth on vaihtoehtoinen, automaattinnen tunnistutuminen Gmail-tileillä. Jos käytät OAuth tunnistautumista, sinun ei tarvitse laittaa päälle 2-vaiheista vahvistusta tai luoda sovellussalasanaa. Yllä olevan mallin mukaisista ohjeista ei tarvitse muuttaa mitään, koska jos kokeilet tätä, "Tunnistautumistapa" pitäisi muuttua automaattisesti olemaan OAuth 2.0. Jos tunnistautuminen ei jostain syystä onnistu OAuth -tavan avulla, muista vaihtaa "Tunnistautumistapa" olemaan takaisin "Käyttäjänimi ja salasana".

Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää testiviestin.
Klikkaa "Testaa sähköpostin lähetystä".
Jos kaikki asetukset ovat oikein, testiviesti lähetetään onnistuneesti ja näet ilmoituksen: "Testiviesti lähetetty osoitteeseen ".....". Tarkista myös kyseisestä sähköpostilaatikosta, että olet saanut testiviestin. Jos asetukset ovat väärin, näet virheilmoituksia. Tarkista käytetyt asetukset.

Usein kysyttyä tai huomioitavaa

Vähemmän turvallisten sovellusten käyttöoikeus. Jos käytät Gmail-sähköpostin normaalitunnuksia, käyttäjätunnus ja salasana, ja et käytä sovellussalasanaa, kuten ohjeessa on aikaisemmin kuvattu, Google-tilillä on sallittava "vähemmän turvallisten sovellusten käyttöoikeus". Asetus löytyy oman Google-tilin asetuksista. Asetus myös vanhenee muutaman kuukauden väliajoin, eli Google palauttaa sen olemaan pois käytöstä. Jos sähköpostiasetukset ei toimi, käy ensin tarkistamassa, että käyttöoikeus on sallittu.
Lähetetyt-kansio. Kun lähetät viestejä, vaikkapa laskuja, Gmail-sähköpostin kautta, lähetetyt laskut löytyvät sähköpostisi Lähetetyt-kansiosta. Tämä on normaalitilanne. Jos olet testaamassa sähköpostiasetuksia painamalla "Kokeile asetuksia", ja olet valinnut saman sähköpostiosoitteen testin vastaanottajaksi kuin lähettävä sähköposti, eli asetuksissa määritelty osoite, onnistunut testiviesti löytyy sekä Saapuneista ja Lähetetyistä. Jos viesti poistetaan Saapuneet-kansiosta, se poistuu myös Lähetetyt-kansiosta.

Esimerkkiasetukset iCloud

iCloud sähköpostiohjelma edellyttää, että Ajas-ohjelmaa varten on tehtävä appikohtainen salasana. Viestien lähetys onnistuu, jos seuraavia ohjeita noudatetaan tarkasti:

iCloud-sähköpostiohjelmissa käytettävät sähköpostipalvelinasetukset: https://support.apple.com/fi-fi/HT202304

Huomaa, että appikohtaisen salasanan luonti edellyttää, että Apple ID on suojattu kaksiosaisella todennuksella.

Kun olet tehnyt appikohtaisen salasanan ja saanut sen talteen, voit aloittaa täyttämään Ajas Touchin sähköpostiasetuksia.

Avaa: Ylläpito - Asetukset - Sähköpostiasetukset.

Valitse palveluksi Oma postilaatikko (SMTP).

1) Sähköpostipalvelimen osoite. Esimerkiksi iCloudin sähköpostipalvelin on smtp.mail.me.com.
2) Palvelimen portin numero. Esimerkiksi iCloudissa se on 587.
3) Salaustapa: SSL. Jos saat virheilmoituksen käyttäessäsi SSL:ää, kokeile sen sijaan TLS:ää. https://support.apple.com/fi-fi/HT202304
4) Tunnistautumistapa.
5) Sähköpostiosoitteesi.
6) Sähköpostitilisi käyttäjätunnus.
7) Sähköpostitilisi appikohtainen salasana.
8) Sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi.
9) Kun olet täyttänyt kaikki kentät, voit kokeilla toimiiko asetukset oikein ja onko sähköpostien lähettäminen mahdollista.

Esimerkkiasetukset Office 365

Avaa: Ylläpito - Asetukset - Sähköpostiasetukset.

Valitse palveluksi Oma postilaatikko (SMTP).

1) Sähköpostipalvelin SMTP: smtp.office365.com
2) Portti: 587
3) Salaustapa: TLS
4)Tunnistautumistapa: Käyttäjänimi ja salasana
Loput 4 kohtaa oman sähköpostitilin tietojen perusteella.

Huom: Jos tilillä käytetään suojauksen lisätodennusta (2FA), omalla sähköpostitilillä on luotava sovellussalasana.
Lisätietoja Microsoft-tilin kaksivaiheisesta tarkistuksesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/help/4028586/microsoft-account-turning-two-step-verification-on-or-off

Sovellussalasana asetetaan kohdassa: Oma tili -> Suojaus ja tietosuoja -> Suojauksen lisätodennus -> Sovellusten salasanojen luonti ja hallinta.

Luotu sovellussalasana asetetaan salasanaksi "Sähköpostin salasana" -kohdassa. Toisin sanoen, oman sähköpostitilin salasanan sijaan käytetään luotua sovellussalasanaa.

Jos käytät suojauksen lisätodennusta (2FA), Sähköpostin salasana Ajas Touchissa tulee olla sovellussalasana.
Jos et käytä suojauksen lisätodennusta (2FA), Sähköpostin salasana Ajas Touchissa on normaali sähköpostin salasana.

Mailjet, Mailgun tai SendGrid

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

Viestipohjien tekeminen on kuvattu ohjeessa: Viestipohjan lisäys.
Viestin lähettäminen on kuvattu ohjeessa: Tee massapostitus sähköpostilla

Alla on ohje järjestelmän tarvitsemista sähköpostiasetuksista.
Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Sähköpostiasetukset".

1) Valitse käytössäsi oleva palvelu.
2) Syötä oma käyttäjänimi / julkinen avain valittuun palveluun.
3) Syötä oma salasana / yksityinen avain valittuun palveluun.
4) Syötä haluamasi lähettäjän nimi, joka näkyy sähköpostin lähettäjäkentässä.
5) Syötä sähköpostiosoite, joka on liitetty valittuun palveluun.

Huom: Nämä asetukset ja ohjeet koskevat Ajas-järjestelmää. Sähköpostipalveluilla saattaa olla omia asetuksia ja/tai rajoituksia. Esimerkiksi:

Mailjet -palvelun suurin sallittu vastaanottajamäärä per lähetys on 50 vastaanottajaa.