Työntekijät

Työntekijän lisääminen

• Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa "Lisää työntekijä" -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
• Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
• Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.
• Huom: Videon käyttöliittymäkuvat ovat vanhemmasta Ajas Touch -versiosta, mutta perustoiminto on edelleen sama.

Lisäresurssien tilaaminen

Jos Ajas-tilauksessasi on esimerkiksi 5 käyttäjäresurssia, ja olet jo lisännyt järjestelmään 5 työntekijää, Työntekijät -listassa näkyy painike "Tilaa lisää resursseja".
Huom: Lisätilauksen voi tehdä vain järjestelmän pääkäyttäjä.

Tilauslomake avautuu:

1) Valitse tilattavien lisäresurssien määrä.
2) Sähköpostiosoitteen kenttään tulostuu automaattisesti kirjautuneen käyttäjän (pääkäyttäjän) sähköpostiosoite. Sen voi muuttaa myös muuksi.
3) Klikkaa lopulta "Lähetä tilaus".
Järjestelmä lähettää vahvistusviestin tilauksen tekemisestä ja kun tilaus on käsitelty, saatte toisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan että voitte nyt lisätä uudet työntekijät järjestelmään.

Uuden työntekijän lisääminen

1) Työntekijän etunimi ja sukunimi.
2) Työntekijän puhelinnumero ja sähköposti. Sähköpostiosoite voi toimia myös työntekijän kirjautumistunnuksena, joten näin ollen sen on oltava henkilökohtainen/yksilöllinen osoite.
3) Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia. Katso lisää alla olevasta seuraavasta kuvasta "Liitä toimipisteisiin".
4) Pääkäyttäjä voi asettaa uudelle työntekijälle hänen ensimmäisen kirjautumiseen tarvittavan salasanan. Työntekijä voi itse muuttaa tätä myöhemmin.
5) Klikkaa lopuksi "Lisää työntekijä", jotta uusi työntekijä tallentuu järjestelmään.

Työntekijän liittäminen toimipisteeseen

"Liitä toimipisteisiin" -painiketta klikatessa avautuu uusi lomake, jossa on lisävalintoja.

1) Rastita kaikki ne toimipisteet, joihin työntekijä halutaan liittää.
2) "Näytä nettivarauksessa" -liukukytkin pitää olla asennossa "Kyllä", jos tässä toimipisteessä "Turku" työntekijä halutaan näyttää nettivarauksessa. "Ei" -asento ei näytä työntekijää nettivarauksessa.
3) "Piilota hallintanäkymässä" -asetus näyttää tai piilottaa työntekijän Ajas Touchin hallinnasta. Tämä on joskus parempi ratkaisu kuin työntekijän poistaminen kokonaan.
4) "Piilota kaikille yhteiset palvelut" - Jos yrityksessä tai yhdessä toimipisteessä on palveluja, jotka on liitetty kaikille työntekijöille, työntekijä voi tässä piilottaa ne näkymästä itseensä liitettynä nettivarauksessa.
5) Jos työntekijä maksaa työnantajalle tai omistajalle provisiota tai vuokraa, mikä lasketaan prosentteina myydyistä palveluista, %-määrän voi kirjoittaa tähän.
6) Jos työntekijä saa provision tai palkkion myymistään tuotteista, sovitun % määrän voi kirjoittaa tähän.

• • Provisio-raportti löytyy Ajas Touchissa kohdasta "Raportit" -> "Taulukot" -> Valitse raportiksi "Provisio" ja luo raportti muilla valituilla määreillä.
    

7) Tallenna lomake aina muutosten jälkeen.

Työntekijän muokkaaminen

Kun työntekijä on luotu järjestelmään, hänen tietoja, asetuksia ja profiilia voi muokata uudelleen avaamalla työntekijälomakkeen "Työntekijät" -listasta.

Tallennetun työntekijän työntekijälomake näyttää tältä:

1) Kaikki toimipisteet, joihin työntekijä on liitetty näkyy tässä.
2) Käytä työvuoroja : "Ei" tarkoittaa sitä, että työntekijän varattavissa olevat ajat määräytyy toimipisteen aukiolojen mukaan. Jos työntekijä halutaan kyseisessä toimipisteessä liittää työvuorojärjestelmään, liukukytkin muutetaan asentoon "Kyllä". Katso myös ohje: Vuorot -näkymä
3) "Muokkaa käyttäjäprofiilia" -painikkeesta avataan työntekijäkohtainen käyttäjäprofiili, jonka esimerkkikuva näkyy alla. Pääkäyttäjä voi täällä asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset, jos niitä ei oltu aikaisemmin tehty.
4) "Google-kalenteriin synkronointi" -pikanäppäimellä työntekijä voi asettaa synkronoinnin aktiiviseksi. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.

Käyttäjäprofiilit

• Oletuksena ohjelmaan luoduilla uusilla työntekijöillä ei ole omia kirjautumistunnuksia, vaan järjestelmän hallinta tapahtuu yhden pääkäyttäjäkirjautumisen kautta.
• Vanhat työntekijät, jotka on luotu Ajas Asiakashallinta -ohjelman työpöytäversiossa ja joilla on siihen luodut omat kirjautumistunnukset, voivat käyttää samoja tunnuksia Ajas Touchiin kirjautumisessa.
• Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset joko uutta työntekijää luotaessa tai avaamalla jo tallennetun työntekijän tiedot ja klikkaamalla "Muokkaa profiilia" -painiketta.
• Pääkäyttäjä voi myös luoda järjestelmään eri tasoisia käyttöoikeusia ja liittää ne roolien avulla työntekijöiden profiileihin.

1. "Henkilötiedot"-osiossa käyttäjälle voidaan asettaa käyttäjänimi, jota voidaan käyttää kirjautumisessa sisään järjestelmään. Käyttäjän perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot löytyvät myös tästä osiosta. Käyttäjälle voidaan valita rooli oletus- ja itsetehtyjen roolien väliltä. Lisää ohjeita rooleista löytyy täältä.




2. Näillä painikkeilla voidaan luoda järjestelmään oletusroolit ja muokata rooleja. Roolin asettaminen ja roolien muokkaus on mahdollista vain järjestelmän pääkäyttäjälle. Lisää ohjeita rooleista löytyy täältä.




3. "Salasana"-osiossa käyttäjälle voidaan asettaa tai vaihtaa salasana.




4. Käyttäjäprofiilin "Käyttäytyminen"-osiosta voidaan asettaa työntekijälle oletustoimipiste sekä järjestelmän kieli suomen ja englannin välillä.




5. Varausnäkymä-osiosta voidaan esimerkiksi säätää varausyksikön pituutta, varausnäkymän oletusnäkymää päivittäiseksi, viikottaiseksi tai huoneisiin perustuvaksi, asettaa varausnäkymässä näkyviin tai pois näkyvistä tapahtumiin ja asiakkaisiin liittyviä tietoja, varausnäkymässä tapahtuvien klikkauksien funktioita ja otsikon näkyvyyttä.




6. Tässä osiossa voidaa synkronoida ja hallinnoida eri kalenterisovelluksia toimimaan yhteen Ajas Touchin kanssa. Lisää ohjeita synkronoinnista löytyy täältä.




7. "Edistyneen käytön asetukset" -osiossa voidaan ottaa käyttöön Ajas Touch järjestelmän ominaisuuksia, joita ei ole vielä julkaistu virallisesti ja jotka ovat vielä ns beta-testausvaiheessa. Oletuksena käyttäjällä on käytössä Vakaa-tila, jossa vain täysin toimiviksi lueteltavat ominaisuudet ovat käytössä.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin. Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Roolit

• Oletuksena käyttäjäprofiileihin liitettäviä rooleja on kolme erilaista: ylläpitäjä, normaali käyttäjä ja rajoitettu käyttäjä.

Normaali käyttäjä

• Normaali käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan hyvin tavanomaisille työntekijöille tai asiakaspalvelijoille.
• Normaaleilla käyttäjillä on lähes täydet oikeudet järjestelmän toimintoihin poissuljettuna järjestelmän yleisten asetusten muuttaminen.

Rajoitettu käyttäjä

• Rajoitettu käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan työntekijöille tai asiakaspalvelijoille, joille halutaan antaa vain tilapäinen käyttöoikeus Ajas-asiakashallintajärjestelmään, tai työntekijöille jotka ovat esimerkiksi koeajalla.

Ylläpitäjä

• Ylläpitäjä-tason käyttäjälle on sallittu kaikki Ajas-asiakashallinnan toiminnot.
• Uudet työntekijät ovat oletuksena ylläpitäjä-tason käyttäjiä.

Pääkäyttäjä

• Pääkäyttäjäjällä on samat oikeudet kuin ylläpitäjillä.
• Pääkäyttäjätilejä on vain yksi ja se on merkitty avainsymbolilla.

Roolien muokkaus

• Rooleja voidaan myös muokata paremmin yrityksen tai toimipaikan tarpeita vastaaviksi tai luoda kokonaan uusia rooleja.
• Roolien muokkaukseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet.

• Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet:

Ajanvarauksen tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä nähdä kaikki, vain omansa tai ei ollenkaan varauksia tai työvuoroja ja näiden ominaisuuksia varausnäkymässä ja varauslistassa.
Ajanvarauksen muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia varauksia tai työvuoroja ja voiko käyttäjä tehdä muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei mihinkään varauksiin tai työvuoroihin ja näiden ominaisuuksiin varausnäkymässä ja varauslistassa.
Asiakaskortiston tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tarkastella koko asiakaskortistoa, vain omaa asiakaskortistoaan tai ei mitään.
Asiakaskortiston muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tehdä muuoksia koko asiakaskortistoon, vain omaan asiakaskortistoonsa tai ei mitään muutoksia.
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen luku	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tarkastella kaikkien, vain omiensa tai ei yhdenkään asiakkaan henkilökohtaisia tietoja.
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tehdä muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei yhdenkään asiakkaan henkilökohtaisiin tietoihin.
Työvuorot (pikatoiminnot)	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia työvuoroja itselleen tai tehdä muutoksia omiinsa tai kaikkien työvuoroihin pikatoiminnon kautta.
Työvuorot (hallintalomake)	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia työvuoroja itselleen tai tehdä muutoksia omiinsa tai kaikkien työvuoroihin hallintalomakkeen kautta.
Näytä asetukset	Määrittää, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkia, vain omiaan tai ei mitään Ajas-Asiakashallinnan asetuksia.
Asetusten muokkaus	Määrittää, pystyykö käyttäjä tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei mihinkään Ajas-Asiakashallinnan asetuksiin.
Näytä toimipisteet	Määrittää, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen tietoja.
Näytä aukiolot	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen aukiolotietoja.
Toimipisteiden muokkaus	Määrittää, pystyykö käyttäjä luomaan uusia toimipisteitä tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omaansa tai ei minkään toimipisteen aukioloaikoihin tai tietoihin.
Näytä työntekijät	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen työntekijöiden tietoja.
Työntekijöiden muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia työntekijöitä tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen työntekijöiden tietoihin.
Näytä palvelut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain tietyn tai ei minkään toimipisteen palveluita.
Palvelujen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia palveluita tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omiensa tai ei minkään palvelun tietoihin.
Tilastojen tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään ajanvaraukseen liittyviä tilastoja.
Näytä laskut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään laskutietoja.
Laskutuksen muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia laskuja tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omiinsa tai ei kenenkään laskuihin.
Näytä maksut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään maksutietoja.
Maksujen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia maksuja tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei kenenkään maksuihin.
Näytä tiedostot	Määrittää, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään tiedostoja.
Muokkaa tiedostoja	Määrittää, pystyykö käyttäjä luomaan uusia tiedostoja tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei kenenkään tiedostoihin.
Näytä varastot	Määrittää, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omiensa tai ei minkään tuotteen varastotilanteita.
Varastojen muokkaus	Määrittää, pystyykö käyttäjä tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei minkään tuotteen varastotilanteisiin.

Massatoiminnot

Työntekijät -listassa on mahdollista tehdä joitakin massatoimintoja.

Lisää poissaolo

1) Valitse vähintäin yksi työntekijä listasta.
2) Kaikki työntekijät voidaan valita tai kaikkien työntekijöiden valinnat voi poistaa näistä painikkeista. Nämä painikkeet toimivat vain sivukohtaisesti.
3) Kun vähintäin yksi valinta on tehty, "Toiminnot valituille työntekijöille" -painike ilmestyy näkyviin.
4) Klikkaa "Lisää poissaolo" -vaihtoehtoa. Uusi ikkuna avautuu, missä valitaan ensin poissaolon päivämäärä kalenterista ja sen jälkeen vahvistetaan poissaolon asettaminen.