Esitietolomake

HUOM. Tämän sivun luominen on kesken.

Esitietolomake-ominaisuuden avulla pystyt lähettämään asiakkaillesi lomakkeita täytettäväksi helposti. Linkki lomakkeeseen, joka tulee täyttää ennen käyntiä, löytyy automaattisesti asiakkaan varausvahvistuksesta. Käynnin jälkeisen lomakkeen voit lähettää asiakkaalle täytettäväksi manuaalisesti asiakaskortilta. Lähetettäessä lomaketta käynnin jälkeen, kyseessä voi olla esimerkiksi palautekysely.

• Esitietolomake-ominaisuus on maksullinen lisäpalvelu. Lisätietoja osoitteesta: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
• Toimii ainoastaan Nettivaraus 6 -käyttäjillä.

Lomakkeen luominen

• Voit luoda ja tarkastella lomakkeita paikassa Muut -> Viestintä: Dynaamiset lomakkeet

1. Luo uusi lomake.
2. Avaa aikaisemmin luotu lomake katsellaksesi.

1. Lomakkeen nimi. Näkyy lomakkeella.

2. Koska lomake lähetetään asiaakkalle.

• Ei koskaan = Lomaketta ei lähetetä automaattisesti varauksen yhteydessä vaan manuaalisesti asiakaskortilta.
• Aina = Lomake lähetetään aina varauksen yhteydessä.
• Ensimmäisen varauksen yhteydessä = Lomake lähetetään ainoastaan asiakkaan ensimmäisen varauksen yhteydessä.
  
  

3. Teksti, joka tulostuu lomakkeen alkuun.

4. Millä nimellä tieto tallentuu järjestelmääsi.

5. Lomakkeelta pystyy tulostamaan suoraan tietoja asiakkaan asiakaskortille. Mahdolliset lisätiedokentät ovat ammatti, harrastukset, sairaudet / vammat, lääkitys.

• Kentät, joilta haluat suoraan tietoa Asiakaskortille asiakkaan lisätietoihin, tulee olla tekstimuodossa (Lyhyt tekstikenttä, Pitkä tekstikenttä).
• Muista luoda lisätietokentät ensin järjestelmääsi. Ohjeet lisätietokenttien luomiseen ja muokkaamiseen: Lisätietokentät.
  
  

6. Teksti, joka lukee lomakkeella kentän yläpuolella.

7. Minkä tyyppistä tietoa lomakkeen kohdalle täytetään. Vaihtoehdot ovat:

• Lyhyt tekstikenttä = Lomakkeella näkyvä kenttä on vain yhden rivin mittainen.
• Pitkä tekstikenttä = Täytettävään kenttään pystyy kirjoittamaan useamman rivin helposti.
• Numero = Kirjoitettua numeroa pystyy muuttamaan kentän oikeasta reunasta löytyvillä nuolilla.
• Valuutta = Syötetty tieto tallentuu valuuttamuodossa.
• Päivä = Kenttään pystyy kirjoittamaan päivämäärän tai etsimään haluamansa päivämäärän painamalla kentän reunassa olevaa kalenteria ja painamalla kalenterissa haluamaansa päivämäärää.
• Valintaruutu = Lomakkeen täyttäjä pystyy valitsemaan annetuista vaihtoehdoista useamman.
• Valintanappi = Lomakkeen täyttäjä pystyy valitsemaan annetuista vaihtoehdoista vain yhden.
• Kyllä-Ei valinnat = Lomakkeen täyttäjä pystyy vastaamaan annettuun kysymykseen vain kyllä tai ei.
• Pudotusvalikko = Lomakkeen täyttäjä pystyy valitsemaan vastauksensa annetuista vaihtoehdoista pudotusvalikosta.
• Allekirjoitus = Lomakkeelle pystyy kirjoittamaan allekirjoituksensa esimerkiksi hiirellä tai sormella, riippuu käytettävästä laitteesta.
  
  

8. Voit valita, onko annettuun kenttään pakko vastata.

9. Jo lisättyjen kenttien järjestystä lomakkeella voi muuttaa.

10. Jos valitun kentän tyyppi on Valintaruutu, Valintanappi, Kyllä-Ei valinnat tai Pudostusvalikko, sinun tulee lisätä kohdalle vaihtoehdot. Paina kansion kuvaa ja lisää valinnat.

11. Lisää uusia kenttiä lomakkeelle.

Muista lopuksi tallentaa tekemäsi lomake.

HUOM. Lähetettyäsi lomakkeen, et pysty tekemään lomakkeen sisältöön enää muutoksia.

• Jos sinun tarvitsee tehdä muutoksia jo lähetettyyn lomakkeeseen, sinun tulee poistaa aikaisempi versio ja luoda uusi lomake tilalle.
• Lomakkeen nimen muuttaminen, lähetyksen ajoittamisen ja selitteen muuttaminen on mahdollista lomakkeen lähettämisen jälkeenkin.
  • Lomakkeen muutettu nimi päivittyy asiakaskortille.

Lomakkeen lähettäminen

HUOM. Muista testata lomakkeen toimivuutta lähettämällä sen itsellesi ennen kuin lähetät sen asiakkaillesi. Tarkista tällöin, että lomake näyttää täytettäessä halutunlaiselta ja että syötetyt tiedot näkyvät oikein Ajas Touchissa.

• Testatessasi lomaketta valitse kohtaan "Lähetä asiakkaalle varausvahvistuksen yhteydessä" Ei koskaan.
• Tällöin voit lähettää lomakkeen itsellesi manuaalisesti.
• Näin estät keskeneräisen lomakkeen lähtemisen asiakkaillesi.

HUOM. Jos asiakas vastaa samaan lomakkeeseen enemmän kuin kerran, ainoastaan ensimmäisellä kerralla täytetyt tiedot jäävät voimaan.

Lomakkeen lähettäminen automaattisesti

• Jos olet valinnut, että lomake lähetetään asiakkaalle varausvahvistuksen yhteydessä joko "Aina" tai "Ensimmäisen varauken yhteydessä", sinun ei tarvitse erikseen lähettää lomaketta asiakkaalle.
  • Asiakkaan saama viesti:

• Kohtaan "Tilisi nimi" tulee se yrityksesi nimi, jonka olet antanut meille tilatessasi järjestelmäsi.
• Lisäksi kohtiin "Lomakkeen nimi" ja "Nimi" tulostuu lomakkeelle antamasi nimi
• Klikkaamalla linkkiä asiakas ohjataan lomakkeelle.

Lomakkeen lähettäminen manuaalisesti

• Jos olet valinnut lomaketta täyttäessäsi kohtaan "Lähetä asiakkaalle varausvahvistuksen yhteydessä" "Ei koskaan", sinun tulee lähettää lomake asiakkaalle manuaalisesti asiakkaan asiakaskortilta.

• Asiakaskortilla on kohta "Lähetettävät lomakkeet". Valitse lomake, jonka haluat lähettää asiakkaalle ja paina "Lähetä asiakkaalle".

• Järjestelmä pyytää sinua vielä varmistamaan lomakkeen lähettämisen.

HUOM. Muista, että lähetettyäsi lomakkeen, et pysty tekemään lomakkeen sisältöön enää muutoksia.

Lähetettyjen lomakkeiden tarkastelu

• Voit tarkastella lähettämiäsi lomakkeita asiakkaan asiakaskortila.
• Näet asiakaskortila lähettämiesi lomakkeiden nimet, tunnisteet, lomakkeen lähettämisen päivämäärän sekä tiedon siitä, onko asiakas vastannut lomakkeeseen.
• Painamalla tunnistetta, pystyt tarkastamaan miltä lähetetty lomake on näyttänyt.
  • Pystyt tarkastamaan lähetetyn lomakkeen ulkonäön vaikka olisit poistanut kyseisen lomakkeen järjestelmästäsi.
• Jos asiakas on täyttänyt ja lähettänyt vastaanottamansa lomakkeen, Täytetty-sarakkeessa lukee "Kyllä".
  • Pystyt tarkastelemaan asiakkaan vastauksia painamalla kansio-kuvaketta.