Ero sivun ”Asetukset” versioiden välillä
(→Sähköpostiasetukset) |
(→Sähköpostiasetukset) |
||
| Rivi 295: | Rivi 295: | ||
<br> | <br> | ||
[[Tiedosto:sahkopostiasetukset2.jpg|none]] | [[Tiedosto:sahkopostiasetukset2.jpg|none]] | ||
| + | <br> | ||
| + | *Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää testiviestin.<br> | ||
| + | *Klikkaa "Testaa sähköpostin lähetystä".<br> | ||
| + | *Jos kaikki asetukset ovat oikein, testiviesti lähetetään onnistuneesti ja näet ilmoituksen: "Testiviesti lähetetty osoitteeseen ".....". Tarkista myös kyseinen sähköpostilaatikko. Jos asetukset ovat väärin, näet virheilmoituksia. Tarkista käytetyt asetukset.<br> | ||
Versio 8. kesäkuuta 2018 kello 13.12
Sisällysluettelo
Ulkoasun asetukset
- Ulkoasun asetukset -välilehdeltä voi valita asiakasnäkymän teeman. Asiakasnäkymään on lisäksi valittavissa joko päivä- tai viikkonäkymä. Nämä valinnat löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
- Asiakasnäkymän teemaa voi muokata omalla tyylitiedostolla, mikä lähetetään ohjelmaan klikkaamalla "Lähetä tiedostoja" -painiketta. Oma teema lähetetään CSS -tiedostomuodossa.
- Asiakasnäkymän voi liittää omille kotisivuille joko upotettuna Iframe-elementtinä tai suorana linkkinä, joka avautuu erillisellä sivulla. Oman tilin upotuskoodi tai suora linkki löytyvät kohdasta : Liitä asiakasnäkymä kotisivuillesi.
- Ulkoasun asetukset vaikuttavat yleisesti koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.
Asiakasnäkymän teeman valinta
- Nettiajanvarauksen asiakasnäkymään on valittavissa erilaisia valmiita ulkoasuteemoja.
- Asiakasnäkymässä voidaan käyttää viikko- tai päivänäkymää.
- Asiakasnäkymää voidaan muokata käyttämällä omaa CSS-tyylitiedostoa tai tilaamalla räätälöinnin.
Ajanvarauksen asetukset
- Ajanvarauksen asetukset -välilehdellä voi asettaa erilaisia ajanvaraukseen liittyviä sääntöjä toimipistekohtaisesti.
- Valittu toimipiste erottuu punaisella värillä.
- Alla on lista nykyisin käytössä olevista asetuksista.
| Varausasetukset | |
|---|---|
| Asiakasnäkymästä varattavissa (kuukausia) | Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X kuukautta eteenpäin nykyhetkestä. Lukumäärä tarkoittaa kokonaisia kalenterikuukausia. Valitkaa vaihtoehtoisesti 30 vuorokautta, jos varattavissa oleva aika halutaan aina olevan kuukauden verran eteenpäin. |
| Asiakasnäkymästä varattavissa (vuorokausia) | Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X vuorokautta eteenpäin nykyhetkestä. |
| Estä varaukset lähellä nykyhetkeä | Estä varaukset, jotka ovat lähempänä nykyhetkeä, kuin asetuksella säädetty aika. (minuutteina). |
| Paluuosoite varauksen jälkeen | Osoite, johon asiakas ohjataan onnistuneen varauksen jälkeen. Osoitteen on oltava täydellinen eli sen pitää sisältää osoitteen alkuosa http:// tai https://. Esimerkiksi http://onnistunutvaraus.fi |
| Työvuorot ohittavat aukiolot | Työvuorot ohittavat toimipisteen aukiolojen määritykset. Vuoroja voidaan avata myös silloin, kun toimipiste on kiinni. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallitanäkymään. (Osittain tuettu) |
| Varauksen peruutuksen esto (h) | Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina. |
| Varauksen peruutuksen esto (min) | Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo minuutteina. |
| Varaukset työvuoroihin kuulumattomille | Salli varaukset asiakaspalvelijoille, jotka eivät käytä työvuoroja, toimipisteen aukiolojen mukaisesti. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallintanäkymään. |
| Varausyksikkö | Varattavissa olevat ajat asettuvat X minuutin välein alkaen toimipisteen aukiolon alkamishetkestä. Suositus: 10 min tai 15 min. Huomioi lisäksi asiakasnäkymän Optimaalisen täytön asetus kohdassa Käyttäytyminen. |
| Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot | |
|---|---|
| Pakolliset kentät | Kentät, jotka asiakkaan tulee täyttää tehdessään varauksen. |
| Tulevat varaukset (kpl) | Asiakkaalla voi olla enintään asetuksen salliman määrän verran tulevia varauksia. |
| Hyväksynnät | |
|---|---|
| Automaattinen vahvistus (h) | Vahvistamaton varaus hyväksytään automaattisesti, jos siihen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina. Jos Varausten vahvistaminen ei ole käytössä, tätä asetusta ei tarvitse muuttaa. |
| Varausehtojen hyväksyminen | Vaadi varausehtojen hyväksyminen ennen onnistunutta asiakasvarauksesta. |
| Varausehtojen osoite | URL-osoite, jossa asiakkaalle näytettävät varausehdot sijaitsevat. |
| Varausten vahvistaminen | Asiakkaan netissä tekemä varaus on vahvistettu vasta, kun asiakaspalvelija vahvistaa sen erikseen. |
| Käyttäytyminen | |
|---|---|
| Asiakaspalvelijoiden järjestys | Asiakaspalvelijat järjestetään tämän asetuksen mukaiseen järjestykseen asiakkaiden varausnäkymässä. |
| Asiakaspalvelijoiden nimen muoto | Muoto jossa asiakaspalveljoiden nimet näytetään asiakkaiden varausnäkymässä. |
| Estä hallinnasta varattujen aikojen peruutus | Estä hallinnasta luotujen varausten peruutus asiakkaan varausnäkymästä. |
| Estä varausten peruutus | Estä kokonaan varausten peruutukset asiakkaan varausnäkymästä. |
| Optimaalinen varausnäkymän täyttö | Varausnäkymä pyritään täyttämään siten että tyhjiä välejä ei jäisi varausten väliin. |
| Pakollinen lisätietokenttä | Lisätietokenttä on pakollinen kenttä asiakkaiden varausnäkymässä. |
| Ulkoasu | |
|---|---|
| Ohjeteksti asiakkaille | Asiakkaiden varausnäkymän yläosassa näytettävä ohjeteksti. |
| Oletusnäkymä | Asiakkaan varausnäkymän oletustyyppi. |
| Viikkonäkymä alkaa maanantaista | Jos tämä asetus on päällä, viikkonäkymä näytetään aina väliltä ma-su. Jos tämä asetus on pois päältä, viikkonäkymä alkaa nykyisestä päivästä. |
| Hallintanäkymä | |
|---|---|
| Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle | Vuoroja on mahdollista avata aukioloaikojen ulkopuolelle. Varauksia on mahdollista tehdä vuorojen ja aukioloaikojen ulkopuolelle. |
| Ilmoitukset ja muistutukset | |
|---|---|
| Automaattiset muistutukset | Muistutusviestit lähetetään automaattisesti. |
| Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde | Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta. |
| Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi | Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta. |
| Muistutusten lähetys | Muistutukset lähetetään kun varaukseen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina. |
| Oletusmuistutus, tyyppi | Asiakasnäkymän varauslomakkeella tämä muistutustapa on valmiiksi valittu. Asiakas voi muuttaa valinnan. (Osittain tuettu) |
| Sähköpostimuistutusten aloitus (klo) | Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana. |
| Sähköpostimuistutusten lopetus (klo) | Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana. |
| Sähköpostimuistutusten lähettäjän nimi | Sähköpostilla lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi. |
| Tekstiviestimuistutusten aloitus (klo) | Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana. |
| Tekstiviestimuistutusten lopetus (klo) | Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana. |
| Tekstiviestimuistutusten lähettäjän nimi | Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa. |
| Tekstiviestimuistutusten lähettäjän valinta | Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimen tyyppi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa. |
| Yhteiset asetukset | |
|---|---|
| Automaattinen tauko | Asiakkaan tekemän varauksen jälkeen lisätään työntekijälle automaattisesti tauko, jonka pituus on tämän asetuksen mukainen (minuuteissa). |
| Järjestelmät, joissa automaattinen tauko varauksen jälkeen | Järjestelmät, joissa lisätään automaattinen tauko varauksen jälkeen. Lisättävän tauon pituus on määritelty asetuksessa 'Automaattinen tauko'. |
Varausehtojen hyväksyminen
- Varausehtojen hyväksyminen voidaan asettaa pakolliseksi nettivarauksen yhteydessä.
- Varausehdot lisätään tavallisesti omille verkkosivuille, ja uuden tietosuoja-asetuksen johdosta varausehdoissa kannattaa näyttää myös omaa yritystä koskeva rekisteriseloste.
Varausehtojen hyväksyminen - Ajas Touchin ajanvarauksen asetukset
- Avaa Ajanvarauksen asetukset -välilehti ja hae Hyväksynnät-laatikko
1) "Varausehtojen hyväksyminen" asetetaan olemaan "Kyllä"
2) "Varausehtojen osoite" -kenttään kirjoitetaan se URL-osoite, missä varausehdot sijaitsevat omilla verkkosivuilla
Varausehtojen hyväksyminen - Asiakasnäkymä
1) Asiakasnäkymässä varausehtojen hyväksyminen tulee pakolliseksi kentäksi. Asiakkaan on rastitettava Hyväksyn varausehdot -ruutu ennen kuin varausta voi tehdä.
2) Varausehdot-linkki avaa edellisessä kohdassa määrittämäsi "Varausehtojen osoite" -sivun
Laskutusasetukset
- Laskutusasetukset -välilehdeltä voit määrittää laskutuksessa käytettävät yritystiedot.
- Laskutusasetukset tehdään jokaiselle toimipisteelle erikseen, vaikka ne olisivat samat tiedot. Ne voi myös olla eri tiedot.
Viestipohjien muokkaus
- Asiakkaalle lähteviin vahvistus- ja muistutusviesteihin liittyvät asetukset löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
- Viestipohjia voi itse muokata. Jos muokattu versio halutaan ottaa käyttöön, Käytä viestipohjaa -kytkin on oltava Kyllä -asennossa.
- Viestipohjiin voi kirjoittaa tekstiä tai käyttää järjestelmästä tulostuvia {} -koodikenttiä. Lisätietoja koodeista saa avaamalla "Lyhennysten selitteet" -listan. Tämä lista pitää sisällään kaikki sähköpostiviesteissä käytössä olevat koodit. Tekstiviesteissä on toistaiseksi käytössä vain esimerkkikoodit.
- Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.
- Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelija on vahvistanut varauksen.
- Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.
- Asiakkaan sähköpostiosoitteeseen lähtevä muistutusviesti.
- Asiakkaan puhelinnumeroon tekstiviestillä lähtevä muistutusviesti.
- Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.
- Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelija on vahvistanut varauksen.
- Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.
Yhteiset asetukset
- Yhteiset asetukset -välilehdellä on asetuksia, jotka vaikuttavat koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.
- Asiakasnäkymän asetukset:
- Asiakkaan kirjautuminen -kohdasta voidaan asettaa asiakkaan kirjautuminen vaadituksi käyttäjänimen ja salasanan perusteella, henkilötunnuksen ja sukunimen perusteella tai jättää kirjautuminen vaatimatta.
- Yrityksen nimi -kenttään voi kirjoittaa sen nimen, mikä halutaan näkyvän nettivarauksen asiakasnäkymän yrityksen nimenä. (Osittain tuettu, tulossa)
- Vahvistukset ja muistutukset:
- iCalendar-tiedoston liittäminen sähköposteihin helpottaa asiakkaita, jotka käyttävät jotain kalenterisovellusta.
- Varauksen oletusmuistutukset ja -ilmoitukset -asetus viittaa varausnäkymässä varauslomakkeella tehtävään uuteen varaukseen. Kun työntekijä tekee itse varauksen käyttäen varauslomaketta, varauslomakkeella olevat painikkeet kohdassa "Muistutukset" ja "Vahvistukset" on automaattisesti asennossa "Kyllä" eli asiakas saa työntekijän itse tekemästä varauksesta myös vahvistus- ja muistutusviestin.
- Ajas Touch:
- "Estä sellaisten varausten poisto, joille on luotu käynti" -asetuksen ollessa päällä, varauksia ei voi poistaa ennen kuin niitä vastaava käynti on poistettu.
- "Varaukseen on pakko valita asiakas ja palvelu" -kohdasta voidaan valita voiko varauksen tehdä ilman asiakas- ja palvelutietoja.
- "Aseta aina varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -asetuksen ollessa päällä, varauksien pituutta ei voi muuttaa käsin, vaan varaus on aina palvelulle asetetun pituuden mukainen.
Sähköpostiasetukset
Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä asiakkaalle suoraan Ajas Touchista, tulee tähän kohtaan täyttää sähköpostipalvelimen asetukset. Sähköpostiasetukset saat sahköpostipalveluntarjoajaltasi pyytämällä SMTP-tunnuksia. Tunnukset löytyvät yleensä kirjoittamalla esim. googlen hakukoneeseen sähköpostipalveluntarjoajan nimen ja SMTP. Palvelimen tulee tukea salattua yhteyttä (TLS).
Tarkista myös onko palveluntarjoajallasi sähköpostitiliin liitettyjen sovellutusten sisäänkirjautumiseen liittyviä rajoituksia.
Google esimerkiksi on tiukentanut tietoturvaa sisäänkirjautumisen osalta. Jos käytät gmail-sähköpostia, tee myös seuraavat asetukset omassa gmail-tilissäsi:
- Avaa "Oma tili".
- "Kirjautuminen ja tietosuoja" -otsikon alta löytyy kohta "Sovellukset, joilla on tilin käyttöoikeus".
- Aseta "Salli vähemmän turvalliset sovellukset" -> KÄYTÖSSÄ.
1) Sähköpostipalvelimen osoite. Esimerkiksi gmailin sähköpostipalvelin on smtp.gmail.com.
2) Palvelimen portin numero. Esimerkiksi gmailissa se on 465.
3) Sähköpostiosoitteesi.
4) Sähköpostitilisi käyttäjätunnus.
5) Sähköpostitilisi salasana.
6) Sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi.
7) Punainen huutomerkki tarkoittaa puuttuvaa tietoa.
8) Kun olet täyttänyt kaikki kentät, voit kokeilla toimiiko asetukset oikein ja onko sähköpostien lähettäminen mahdollista.
- Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää testiviestin.
- Klikkaa "Testaa sähköpostin lähetystä".
- Jos kaikki asetukset ovat oikein, testiviesti lähetetään onnistuneesti ja näet ilmoituksen: "Testiviesti lähetetty osoitteeseen ".....". Tarkista myös kyseinen sähköpostilaatikko. Jos asetukset ovat väärin, näet virheilmoituksia. Tarkista käytetyt asetukset.