Ero sivun ”Etusivu” versioiden välillä

Versio 14. elokuuta 2017 kello 09.30

Tämä on Ajas-järjestelmän käyttöohjesivu

• Ajas-tuotteiden myynti on osoitteessa Ajas

Lyhyt johdanto Ajas-tuotteisiin

• Ajas-tuotteita voidaan käyttää seuraavilla tavoilla
  • Ajas Desktop -työpöytäsovellus
  • Ajas Touch -selainsovellus
  • Ajas Nettivaraus -asiakasvarausjärjestelmä

Tämä sivusto sisältää ohjeet Ajas Touch -selainjärjestelmään

Ohjeet

Työvuorot

• Ajas -ohjelma tukee työvuorojen asettamista työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä, aikojen varaus ei onnistu työvuorojen määräämän ajan ulkopuolelle.
• Työntekijä liitetään työvuorojärjestelmään siten, että hänelle tehdään varausnäkymässä vuorot. Työntekijä -lomakkeella "Käytä työvuoroja" -valinta on nyt muuttunut olemaan "Kyllä".
• Kun vuorot on luotu ensimmäisen kerran, työntekijä voidaan poistaa tai liittää työvuorojärjestelmään Työntekijä -lomakkeen "Käytä työvuoroja" -valinnoilla.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Varausasetukset - Työryhmät ohittavat aukiolot (tulossa)

Pikavarauksen tekeminen

• Ajas -ohjelma mahdollistaa pikavarausten tekemisen. Tämä on nopein tapa lisätä uusi varaus järjestelmään.
• Klikkaa varausnäkymässä alkamisajan solua. Järjestelmä ehdottaa Asiakkaan ja Palvelun nimeä, kun aloitat kirjoittamaan ensimmäistä kirjainta.
• "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -valinta "Kyllä" varaa kalenterista yhtä pitkän ajan kun palvelun pituus on. Valinta "Ei" valitsee pituudeksi hiirellä maalatun pituuden.

Toistuvan varauksen tekeminen

• Ajas-ohjelmassa on mahdollisuus asettaa säännöllisesti toistuvia varauksia. Varaus voidaan asettaa toistuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain.
• Toistuvia varauksia luotaessa asetetaan päivämäärä mihin asti varaukset luodaan. Tämän jälkeen ohjelma luo seuraavin lisäehdoin kaikki varaukset kyseiseen päivään asti:
  
  • Luo ongelmattomat varaukset - Järjestelmä luo varaukset vain niihin kalenterin kohtiin, jotka ovat vapaana ja jota ei ole vuoroilla tai aukioloilla suljettu.
  • Luo kaikki varaukset - Järjestelmä luo kaikki varaukset. Kahdesta päällekkäisestä varauksesta molemmat näkyvät varausnäkymässä.
• Kun toistuvaa varausta muokataan, muutokset voidaan asettaa koskemaan vain yhtä varausta, kaikkia sarjaan kuuluvia tulevia varauksia tai kaikkia sarjaan kuuluvia varauksia, tulevia ja menneitä.

Asiakkaan tekemän varauksen vahvistaminen

• Ajas -ohjelmassa voit valita miten nettivarauksesta tehdyt asiakasvaraukset vahvistetaan.
  • Automaattinen vahvistus - Asiakkaan tekemä varaus on automaattisesti vahvistettu.
  • Varausten vahvistaminen erikseen - Varaus on vahvistettu vasta sen jälkeen, kun asiakaspalvelija on sen erikseen vahvistanut.
• Varausten vahvistaminen käy helposti Varauslista -näkymässä käyttämällä Lisätiedot -suodatinta ja Valittu -valintapainiketta. Vahvistamattomat varaukset voi vahvistaa joko yksitellen, valikoidusti tai kaikki kerralla.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Hyväksynnät - Varausten vahvistaminen

Hyväksynnät - Automaattinen vahvistus

Tähän liittyvät viestipohjat

Varauksenne on vastaanotettu ja odottaa vahvistamista -viesti

Varauksenne on vahvistettu -viesti

Varauksenne on vastaanotettu ja vahvistettu -viesti

Työntekijän lisääminen

• Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa Lisää työntekijä -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
• Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
• Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin. Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Palvelun lisääminen

• Ajas-ohjelmassa käytettävät palvelut (eli hinnaston tarjoamat palvelut) on lisättävä ennakkoon, sillä uusia palveluita ei voi tehdä ajanvarauksen luonnin yhteydessä.
• Sama palvelu voidaan asettaa käytettäväksi joko kaikille tai valituille työntekijöille. Palvelun kesto ja hinta on oletuksena kaikille käyttäjille sama.

Palvelun työntekijäkohtaiset asetukset

• Palvelua voidaan muokata työntekijäkohtaisesti. Samalla palvelulla voi olla eri kesto ja hinta riippuen työntekijästä.
• Palvelun voi asettaa näkyviin tai piilottaa näkyvistä nettiajanvarauksessa työntekijäkohtaisesti.

Palvelujen järjestys ja luokitus

• Palveluun voidaan liittää luokitus, mikä selkeyttää nettiajanvarauksen asiakasnäkymää varsinkin silloin, kun tarjolla on hyvin monta erilaista palvelua.
• Palvelut voi asettaa näkyviin itse valitun järjestyksen mukaisesti. Pienin järjestysnumero on listan alimpana ja suurin ylimpänä.

Uusi toimipiste - näkyy myös nettivarauksessa

• Internet-ajanvarauksen asiakasnäkymässä näytetään ne toimipisteet, työntekijät ja palvelut, jotka käyttäjä on valinnut näytettäväksi.
• Jotta varattavat ajat näkyisivät asiakkaille netissä, tarkista seuraavat valinnat ja asetukset :
  • Toimipisteellä on aukioloajat. (Toimipiste -lomake).
  • Toimipisteeseen on liitetty työntekijä. Kun toimipisteen nimen päällä klikkataan, avautuu uusia valintoja. Näytä nettivarauksessa -liukuvalinta on asettu olemaan "Kyllä". (Työntekijä -lomake).
  • Ainakin yksi palvelu on liitetty työntekijään. (Palvelu -lomake).
  • Ajanvarauksen asetukset on asetettu toimipistekohtaisesti. (Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - Toimipiste).
    • Varattava aika (kuukausia) tai Varattava aika (vuorokausia) - asetukselle on annettu arvo. Nämä ovat vaihtoehtoisia tapoja avata kalenteria eteenpäin. Jos haluat, että varattavia aikoja näkyy minä hetkenä hyvänsä n. 2 kuukautta eteenpäin, valitse Varattava aika (vuorokausia) = 60.
    • Varaukset työryhmään kuulumattomille -asetus = Kyllä.

Jos työntekijä on liitetty työvuorojärjestelmään, tarkistetaan myös, että työvuorot on avattu kaikissa halutuissa toimipisteissä.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Varausasetukset - Varattava aika (kuukausia) tai Varattava aika (vuorokausia).

Varausasetukset - Varaukset työryhmään kuulumattomille.