Ero sivun ”Palvelun aikataulutus” versioiden välillä

Versio 26. elokuuta 2022 kello 10.57

Ajas Touchiin on mahdollista kytkeä päälle "Palvelun aikataulutus" -toiminnot.

• Palvelun aikataulutus -toiminnot on edistyneen käytön lisäpalvelu. Se on lisämaksuton vain itse asennettuna, ohjeiden mukaan. Opastus ja tukipalvelu ei toistaiseksi sisälly kuukausimaksuun muuta kuin Ajas Premium -paketissa. Toimintoja kehitetään edelleen.
  

• Palvelun aikataulutus -toiminnot edellyttää Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän käytön.

• Palvelun aikataulutus -toiminnot voi saada käyttöön omalla tilillä ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi

Palvelun aikataulutus -toimintoja voi käyttää 3 tilanteeseen:

• 1. Aikataulu saatavuuden mukaan
  • Esim. "Ryhmävaraus liikuntatunnille" -palvelu, jota tarjotaan vain Pe klo 10-11, määrätyllä aikajaksolla.
  • Ryhmävarauksen tekeminen edellyttää myös toisen lisäpalvelun käyttöä. Katso ohje Ryhmävarauksen tekeminen
• 2. Aikataulu hinnan mukaan
  • Esim. "Peruspalvelu 30 min". Normaalihinta 35 €. Alennettu hinta Ma-Pe klo 7-10, 30 €. Korkeampi hinta Ma-Ti, klo 18-20, 40 €.
• 3. Aikataulu molempien mukaan
  • Esim. "Peruspalvelu 30 min". Normaalihinta 35 €. Alennettu hinta Ma klo 10-11, 30 €. Saatavilla vain Ma klo 10-11.

Aikataulu saatavuuden mukaan

Esimerkki: "Ryhmävaraus liikuntatunnille" -palvelu, jota tarjotaan vain Pe klo 10-11, määrätyllä aikajaksolla.

• Ryhmävarauksen tekeminen edellyttää myös toisen lisäpalvelun käyttöä. Katso ohje Ryhmävarauksen tekeminen

Palvelun aikataulutus toiminnot näkyy ja pitää tehdä aina sillä tasolla, mihin palvelu on liitetty.

• Palvelu pitää olla liitettynä joko toimipiste- tai työntekijätasolla.
• Jos valintana on "Kaikki toimipisteet" ei palvelun aikataulutus ole mahdollista.

1) Klikkaa aktiivisen resurssiliitoksen päällä. "Muokkaa aikataulua" -painike ilmestyy näkyviin.

• Jos teet muutoksia siihen kenelle palvelu on liitetty tai olet vasta tekemässä uutta liitosta, sinun tulee a) tallentaa palvelun liitosmuutokset sekä b) tallentaa myös koko Palvelu-lomake, jotta "Muokkaa aikataulua" -painike tulee näkyviin.

2) Klikkaa "Muokkaa aikataulua".

1) Klikkaa "Lisää aikataulu".
2) Valitse tyypiksi "Saatavuus".
3) Valitse Kesto eli alkamis- ja päättymispäivä. Kestolla määritellään kuinka monen viikon ajan nämä asetukset ovat voimassa. Tässä esimerkissä palvelu on saatavana 5 viikon ajan, joka perjantai klo 10.
4) Valitse alkamis- ja päättymisajankohta oikean viikonpäivän kohdalta.

• • Miksi esimerkissä valittiin 10.00 - 10.15 vaikka palvelu on 60 minuutin mittainen?
  • Palvelun aikataulutus ei toimi samalla tavalla kuin esimerkiksi vuorot, jossa 60 minuutin palvelulle on avattava vähintäin 60 minuutin mittainen vuoro.
  • Järjestelmän muut asetukset vaikuttavat tähän. Tässä esimerkissä toimipisteen Turku Ajanvarauksen asetuksissa varausyksikön pituudeksi on merkitty 15 minuuttia.
  • Jos palvelu olisi aikataulutettu välille 10.00 - 11.00, asiakasnäkymässä olisi näkynyt 4 aikaa: 10.00, 10.15, 10.30 ja 10.45.
    

5) Klikkaa "Tallenna".

• Aika on nyt varattavissa perjantaisin, ja viimeinen perjantai, jolloin sen voi varata on 3.4.
• Aikojen näkyvyyteen netissä vaikuttaa myös kaikki muut normaalit nettivarauksen asetukset. Kooste asetuksista löytyy ohjeessa: Varattavien aikojen näkyminen asiakkaalle.
• Aikataulutetun palvelun aikojen näkyvyyteen netissä vaikuttaa lisäksi ajanvarauksen varausyksikkö
• Ryhmävarauksen käyttö edellyttää Nettivaraus 6 -version käyttöä asiakasnäkymästä. Katso myös ohje: Asiakasnäkymä Nettivaraus 6.
• Ryhmävarauksen tekeminen edellyttää myös toisen lisäpalvelun käyttöä. Katso ohje Ryhmävarauksen tekeminen
  
  

Aikataulu hinnan mukaan

Esimerkki: "Peruspalvelu 30 min". Normaalihinta 35 €. Alennettu hinta Ma-Pe klo 7-10, 30 €. Korkeampi hinta Ma-Ti, klo 18-20, 40 €.

• Palvelu pitää olla liitettynä joko toimipiste- tai työntekijätasolla.
• Jos valintana on "Kaikki toimipisteet" ei palvelun aikataulutus ole mahdollista.

1) Klikkaa aktiivisen resurssiliitoksen päällä. "Muokkaa aikataulua" -painike ilmestyy näkyviin.

• Jos teet muutoksia siihen kenelle palvelu on liitetty tai olet vasta tekemässä uutta liitosta, sinun tulee a) tallentaa palvelun liitosmuutokset sekä b) tallentaa myös koko Palvelu-lomake, jotta "Muokkaa aikataulua" -painike tulee näkyviin.

2) Klikkaa "Muokkaa aikataulua".

1) Klikkaa "Lisää aikataulu".
2) Valitse tyypiksi "Hinta".
3) Valitse Kesto eli aikataulun alkamis- ja päättymispäivä.
4) Valitse alkamis- ja päättymisajankohta oikean viikonpäivän kohdalta.
5) Kirjoita aikatauluun liittyvä poikkeava palvelun hinta.
6) Klikkaa "Tallenna".

Huomaathan, että saatat joutua tekemään useita aikatauluja samaan palveluun, jotta kaikki haluamasi variaatiot viikonpäivistä, kellonajoista ja hinnoista toteutuvat.

Muista seurata asettamaasi aikataulun päättymispäivää.

• Jos haluat jatkaa aikataulun käyttöä, muuta päättymispäivä pidemmälle.
• Jos haluat käyttää samaa aikataulua vaikkapa seuraavana vuonna samaan aikaan, voit aktivoida vanhan aikataulun Kestoa muokkaamalla..

• Tässä esimerkissä Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän "Tyyppi" on valittu olemaan "Taulukko".
• Taulukko näyttää varausyksikön mukaisessa solussa hinnan, jos asetus: Ylläpito - Asetukset - Ulkoasun asetukset - Nettivaraus 6 - "Näytä hinta" on asetettu olemaan "Näytetään aina" tai "Näytetään, jos ei ole nolla".
• Jos asetus on "Ei näytetä" , solussa näkyy soluun liittyvä kellonaika eli varauksen alkamisaika.
  
  

Aikataulu molempien mukaan

Esimerkki: "Peruspalvelu 60 min". Normaalihinta 60 €. Alennettu hinta Ma klo 10-11, 50 €. Saatavilla vain Ma klo 10-11.

• Palvelu pitää olla liitettynä joko toimipiste- tai työntekijätasolla.
• Jos valintana on "Kaikki toimipisteet" ei palvelun aikataulutus ole mahdollista.

1) Klikkaa aktiivisen resurssiliitoksen päällä. "Muokkaa aikataulua" -painike ilmestyy näkyviin.

• Jos teet muutoksia siihen kenelle palvelu on liitetty tai olet vasta tekemässä uutta liitosta, sinun tulee a) tallentaa palvelun liitosmuutokset sekä b) tallentaa myös koko Palvelu-lomake, jotta "Muokkaa aikataulua" -painike tulee näkyviin.

2) Klikkaa "Muokkaa aikataulua".

1) Klikkaa "Lisää aikataulu".
2) Valitse tyypiksi "Molemmat".
3) Valitse Kesto eli aikataulun alkamis- ja päättymispäivä.
4) Valitse alkamis- ja päättymisajankohta oikean viikonpäivän kohdalta.
5) Kirjoita aikatauluun liittyvä poikkeava palvelun hinta.
6) Klikkaa "Tallenna".

Huomaathan, että saatat joutua tekemään useita aikatauluja samaan palveluun, jotta kaikki haluamasi variaatiot viikonpäivistä, kellonajoista ja hinnoista toteutuvat.

Muista seurata asettamaasi aikataulun päättymispäivää.

• Jos haluat jatkaa aikataulun käyttöä, muuta päättymispäivä pidemmälle.
• Jos haluat käyttää samaa aikataulua vaikkapa seuraavana vuonna samaan aikaan, voit aktivoida vanhan aikataulun Kestoa muokkaamalla..

Palvelu "Peruspalvelu 60 min" on nyt varattavissa vain maanantaina, alkaen klo 10.00. Sen hinta on 50€.

Miksi esimerkissä valittiin aikatauluksi 10.00 - 10.30 vaikka palvelu on 60 minuutin mittainen?

• Palvelun aikataulutus ei toimi samalla tavalla kuin esimerkiksi vuorot, jossa 60 minuutin palvelulle on avattava vähintäin 60 minuutin mittainen vuoro.
• Järjestelmän muut asetukset vaikuttavat tähän. Tässä esimerkissä toimipisteen Helsinki Ajanvarauksen asetuksissa varausyksikön pituudeksi on merkitty 30 minuuttia.
• Jos palvelu olisi aikatulutettu välille 10.00 - 11.00, asiakasnäkymässä olisi näkynyt 2 aikaa: 10.00 ja 10.30.
• Vastaavasti, jos työntekijällä on tarjolla myös muita palveluita, ja asiakas varaa ajan alkaen 10.30 johonkin muuhun palveluun, palvelu "Peruspalvelu 60 min" ei ole enää varattavissa klo 10.00.

Palvelun aikataulutus -toiminnon uusi käyttöliittymä

Ajas Touchiin on saatavana myös uusi, kehitysvaiheessa oleva visuaalisesti helpompi "Palvelun aikataulutus" -käyttöliittymä.

• Palvelun aikataulutus -toimintojen uusi käyttöliittymä on edistyneen käytön lisäpalvelu. Se on lisämaksuton vain itse asennettuna, ohjeiden mukaan. Opastus ja tukipalvelu ei toistaiseksi sisälly kuukausimaksuun muuta kuin Ajas Premium -paketissa. Toimintoja kehitetään edelleen.
  

• Palvelun aikataulutus -toiminnot edellyttää Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän käytön.

• Palvelun aikataulutus -toiminnot voi saada käyttöön omalla tilillä ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi

Palvelun aikataulutus -toimintojen uutta käyttöliittymää voi käyttää 3 tilanteeseen:

• 1. Aikataulu saatavuuden mukaan
  • Palvelua tarjotaan vain määrättynä, aikataulutettuna ajankohtana.
• 2. Aikataulu hinnan mukaan
  • Palvelua tarjotaan normaaliasetusten mukaisesti, mutta sen hinta on pienempi tai suurempi kuin palvelun perushinta määrättynä, aikataulutettuna ajankohtana.
• 3. Aikataulu molempien mukaan
  • Palvelua tarjotaan vain määrättynä, aikataulutettuna ajankohtana, ja myös sen hinta on silloin erilainen kuin palvelun perushinta.

Uuden käyttöliittymän rajoitteet

Seuraavat toiminnallisuudet ovat uuden käyttöliittymän rajoitteita. Jos haluat käyttää palvelun aikataulutusta, on mietittävä tarkkaan kumpi tapa, vanha vai uusi, on tilanteessasi ja yrityksessäsi parempi. Ohjeet vanhan tavan käyttöön alkavat tämän sivun alusta. Vanhan ja uuden tavan rinnakkaiskäyttö on mahdollista, mutta kaikilta osin ei suositeltavaa.

1. Koskeeko aikataulu yhtä työntekijää, kaikkia toimipisteen työntekijöitä vai kaikkia työntekijöitä kaikissa toimipisteissä

Vanha: Tason valinta näkyy selvästi Palvelu-lomakkeella, mistä aikataulua lähdetään tekemään. Aikataulun voi tehdä joko toimipisteeseen tai yhdelle työntekijälle. Aikataulua ei voi tehdä valinnalla Kaikki toimipisteet. Katso esimerkki: Aikataulu saatavuuden mukaan

Uusi: Tason valinta jää piiloon, koska aikataulua tehdessä Palvelu-lomaketta ei tarvitse avata. Aikataulun voi tehdä joko kaikille toimipisteille, toimipisteelle tai työntekijälle. Se määräytyy sen mukaan, että millä tavalla palvelu on liitetty työntekijöille.

• Jos esimerkiksi palvelu on liitetty koko toimipisteelle, niin silloin palvelun aikataulutuksen muuttaminen, vaikka se näyttäisi tapahtuvan vain omassa kalenterissa, koskee koko toimipisteen kaikkia työntekijöitä automaattisesti.
• Jos palvelu on liitetty tasolla Kaikki toimipisteet, silloin palvelun aikataulutuksen muuttaminen, vaikka se näyttäisi tapahtuvan vain omassa kalenterissa, koskee kaikkien toimipisteiden kaikkia työntekijöitä automaattisesti.
• Jos palvelu on liitetty työntekijätasolla, eli liitos on rastitettu jokaiselle työntekijälle erikseen, silloin aikataulutus koskee aina vain valittua työntekijää.

Käyttöliittymä ei tällä hetkellä kerro liitoksen tyyppiä eikä siis kerro, että kuinka isoa joukkoa työntekijöitä aikatulutus tulee koskemaan. Käyttäjän on itse tämä tarkistettava ja testattava, että tehty aikataulu varmasti näkyy niin kuin oli tarkoitettu.

Esimerkki

Palvelu "Peruspalvelu" on liitetty työntekijöille seuraavalla tavalla.

Jos Palvelun aikataulu tehdään valinnalla Toimipiste: Espoo, Työntekijä: Leevi Lääkäri, tämä muutos koskee vain Leevi Lääkäriä, Espoon toimipisteessä. Ei ketään muuta.

Jos Palvelun aikataulu tehdään valinnalla Toimipiste: Helsinki, Työntekijä: Leevi Lääkäri, tämä muutos koskee kaikkia työntekijöitä toimipisteessä Helsinki.

2. Aikataulut on tehtävä päivä kerrallaan

Vanha: Aikataululle voi tehdä keston, missä on sen voimassaolon alkamis- ja päättymispäivä.
Uusi: Ei voi tehdä kestoa eikä ole monistettavuutta päivästä ja/tai viikosta toiseen.

3. Muuta huomioitavaa

Kun palvelun aikataulutus -toiminnot on kytketty päälle tilillä, ne ovat kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Pääkäyttäjän on hyvä huomioida tämä, koska kaikkien käyttäjien on oltava tietoisia näistä toiminnon rajoitteista. Kyse on edistyneen käytön toiminnosta. Sama tilanne on ollut jo vanhassa käyttöliittymässäkin, mutta siinä toiminnot ovat paljon enemmän piilossa ja ei niin helposti löydettävissä tai vahingossa käytettävissä.

Tilille on mahdollista asettaa toiminnot päälle Beta-statuksella. Se tarkoittaa sitä, että toiminnot näkyvät vain niille käyttäjille, jotka ovat ottaneet Beta-version käyttöön.

Palvelun aikataulutus hinnan mukaan

1) Toimipiste, jota aikataulu koskee
2) Työntekijä, jota aikataulu koskee.
Tärkeää, että luet seuraavan ohjeen ennen aikataulun tekemistä. Uuden käyttöliittymän rajoitteet.

3) Palvelu, jota aikataulu koskee.
4) Palvelun normaalihinta on 50 €. Tässä esimerkissä aikatauluttamme tämän palvelun hinnan mukaan.
5) Maalaa aikataulu hiirellä kohtaan To 28.4. klo 8.00 - 10.00.

1a) Aikataulua voi muokata myös valitsimista.
1b) Maalattu alue näkyy tämän ikkunan alla.
2) Valitse: Aikataulun tyyppi - Muuttaa hintaa.
3) Muuta hinta olemaan 40 €.
4) Paina: "Luo aikataulu".

Tehty aikataulu näkyy nyt kalenterissa. Jos haluat poistaa aikataulun, tuplaklikkaa aikataulun päällä ja paina "Poista aikataulutus".

Palvelu on nyt varattavissa hintaan 40 € tehdyllä aikataululla.

Palvelun aikataulutus saatavuuden mukaan

1) Tässä esimerkissä aikataulutamme palvelun saatavuuden mukaan. Valitse palvelu.
2) Maalaa aikataulu hiirellä kohtaan Pe 29.4. klo 8.00 - 10.00.
Tärkeää, että luet seuraavan ohjeen ennen aikataulun tekemistä. Uuden käyttöliittymän rajoitteet.
Aikataulutetun palvelun aikojen näkyvyyteen netissä vaikuttaa lisäksi ajanvarauksen varausyksikkö

1) Valitse Aikataulun tyyppi olemaan "Muuttaa saatavuutta".
2) Aikataulun tyyppi "Muuttaa molempia" muuttaa sekä hintaa että saatavuutta.

Tehty aikataulu näkyy nyt kalenterissa. Jos haluat poistaa aikataulun, tuplaklikkaa aikataulun päällä ja paina "Poista aikataulutus".

Palvelu on nyt varattavissa vain aikataulun mukaisena ajankohtana. Sen hinta on palvelun perushinta.

1) Voit tehdä erilaisia aikatauluja. Tämä aikataulu on tehty vaihtoehdolla "Muuttaa molempia". Hinta on muutettu olemaan 40 €.
2) Tässä on käytetty vaihtoehtoa "Muuttaa saatavuutta". Hinta on perushinta 50 €.
Tärkeää, että luet seuraavan ohjeen ennen aikataulun tekemistä. Uuden käyttöliittymän rajoitteet.

Aikataulu näkyy seuraavasti:
1) Ei aikoja varattavissa. Syy: Leevi Lääkärin Espoon toimipisteen kalenterissa on jo jokin muu varaus tähän ajankohtaan. Kuva alla.
2) Aikataulu vauhtoehdolla "Muuttaa molempia".
3) Aikataulu vaihtoehdolla "Muuttaa saatavuutta".

Varausyksikkö-rajoitus aikataulussa

Palvelun aikataulua käytettäessä on huomioitava ajanvarauksen varausyksikkö. Se määrittelee millä aikaväleillä asiakkaan varausnäkymässä aikoja näytetään. Seuraavassa esimerkissä:

• Ajanvarauksen varausyksikkö on 20 min
• Aikataulu on asetettu kohtaan 8:00 - 8:20.
• Tähän ajankohtaan tulee sijoittua aikataulutetun palvelun alkamisaika, ja oletetaan että tavoite on klo 8:00. Erityisesti jos kyse on ohjatusta ryhmästä, sillä on merkitystä.

Tässä asiakkaalle näkyvä varattava aika sijoittuu tavoitteen mukaisesti. Muut työntekijän kalenterissa olevat varaukset, tauot tai vuorot eivät muuta varausyksikön mukaista linjaa.

Jos työntekijä asettaa kalenteriinsa 15 min tauon, se muuttaa linjan. Aikataulutettu palvelu alkaa 8:10.

Tilanteen korjaaminen: Muuta aikataulutettua palvelua edeltävät tauot ym. siten, että ne noudattaa ajanvarauksen varausyksikön linjaa. Asian helpottamiseksi suositeltavaa on käyttää myös hallinnan eli Ajas Touchin varausnäkymässä samaa varausyksikköä kuin mitä ajanvarauksen asetuksissa käytetään.

Ajanvarauksen varausyksikkö: Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - valitse toimipiste - Varausyksikkö.
Ajas Touchin varausyksikkö: Oma käyttäjäprofiili - Varausnäkymä-laatikko - Varausyksikön pituus.

Aikataulutettujen hintojen tuki Ajas Touchissa

Palvelun aikataulutettu hinta on tuettu Ajas Touchin varauksessa, ja sen myötä myös käynnissä, maksuissa, laskuissa ja raporteissa.

• Varausnäkymässä aikatauluun perustuvasta hinnasta kertoo pieni hintalappu-ikoni.

Huom:

• Palvelun aikataulutus on kuitenkin nettivarauksen ominaisuus. Jos palvelu on aikataulutettu hinnan tai hinnan ja saatavuuden mukaan, ja muokkaat itse varausta Ajas Touchissa esimerkiksi siirtäen sen eri ajankohtaan, hinta ei muutu vain säilyy sellaisena, kun se varausta tehdessä asiakasnäkymässä on ilmoitettu.

Aikataulutettujen hintojen tuki viestipohjissa

Tuki on seuraaville sähköpostiviesteille.

• Varauksenne on vastaanotettu ja vahvistettu -sähköpostiviesti
• Varauksenne on vastaanotettu ja odottaa vahvistamista -sähköpostiviesti
• Muistutus varauksesta -sähköpostiviesti

Tukea ei toistaiseksi ole seuraaville sähköpostiviesteille.

• Varauksenne on vahvistettu -sähköpostiviesti
• Ajanvaraus peruutettu -sähköpostiviesti

Tukea ei toistaiseksi ole tekstiviesteissä.

Tarkista, että niissä sähköposti-viestipohjissa, joita ei ole tuettu ja/tai tekstiviestien (kaikki viestipohjat) viestipohjassa ei käytetä {pl_hinta} eli Palvelun hinta -tägiä. Ohje: Viestipohjien muokkaus