Ero sivun ”Muut” versioiden välillä

Versio 15. huhtikuuta 2021 kello 11.11

Lahjakortin lisäys

Asiakkaiden lahjakortit lisätään järjestelmään "Muut" -> "Lahjakortit" -välilehdeltä.

• Kun lahjakortti lisätään, valitaan ensin Kortin tyyppi, Vaihtoehtoina ovat euromääräiseen arvoon perustuva lahjakortti (Arvo) tai valitun palvelun palvelukertojen lukumäärään perustuva lahjakortti (Määrä).
• Lahjakortti voidaan tehdä valitulle asiakkaalle. Tällöin lahjakortti löytyy asiakkaan asiakaskortilta automaattisesti.
• Lahjakortti voidaan tehdä myös ilman asiakasliitäntää. Samaa lahjakorttia voi silloin käyttää useampi henkilö esimerkiksi useampi asiakas samasta yrityksestä. Asiakkaan on silloin tiedettävä Lahjakortin Lyhyt tunniste, jolla kortin voi hakea järjestelmästä maksuvälineeksi.
  
• Alla olevassa kuvassa on lisätty Arvo-tyyppinen kortti. Korttia voi käyttää palvelujen maksamiseen kunnes sen arvo 100 € on käytetty.

Arvo-tyyppinen lahjakortti

1) Valitse kortin tyyppi Arvo
2) Valitse kortin voimassaoloaika
3) Valitse kortin arvo, esim. 100€
4) Kortin lyhyt tunniste numero täyttyy automaattisesti, kun lahjakortti lisätään (kohdassa 10). Kortille voi myös antaa oman lyhyt tunnisteen kirjoittamalla sen tähän kenttään.
5) Jos kortti halutaan liittää suoraan asiakkaalle, valitse asiakas.
6) Paina "Liitä asiakas tähän lahjakorttiin" jotta asiakas tulee valituksi ja lahjakortti näkyy asiakkaan asiakaskortilla.
7) Selite-kenttään voi tehdä omia merkintöjä lahjakortista. Selite näkyy lahjakorttilistan sarakkeessa.
8) Valitse myyjän tietoihin Toimipiste ja Asiakaspalvelija. Esimerkiksi Raportit - Taulukot - Lahjakortit -raporttia voi suodattaa toimipisteen ja asiakaspalvelijan tiedoilla. Oletuksena järjestelmä käyttää kirjautuneen käyttäjän ensimmäistä liitettyä toimipistettä.
9) Kortin käyttöhistoria -linkin alle kertyy tietoja lahjakortin käytöstä.
10) Luo lahjakortti painamalla "Lisää uusi lahjakortti".

Kun lahjakortti on lisätty ja asiakas liitetty, lahjakortissa näkyy pitkä lahjakortin numero ja lyhyt tunniste sekä liitetty asiakas. Liitetyn asiakkaan voi poistaa roskakorin kuvasta.

Lahjakortit asiakaskortilla

Asiakkaalle liitetyt lahjakortit löytyvät Asiakaskortilta, Asiakkaan lahjakortit -linkin alta.

1) Arvo-tyyppinen lahjakortti asiakaskortilla. Sen arvosta on jäljellä eli käyttämättä vielä 100 €.
2) Määrä-tyyppinen lahjakortti asiakaskortilla. Sen määrästä eli käyttökerroista on jäljellä vielä 5 kertaa.

Määrä-tyyppinen lahjakortti

1) Valitse kortin tyyppi Määrä
2) Valitse kortin voimassaoloaika
3) Määrä -tyyppisen lahjakortin tai sarjakortin käytön arvo määräytyy seuraavasti:

• Kokonaissumma: Summa millä lahjakortti myydään.
  
• Käytön arvo: Kokonaissumma jaettuna käyttökertojen määrällä.
  
• Määrä:: Käyttökertojen lukumäärä.
  
  

4) Kortin lyhyt tunniste numero täyttyy automaattisesti, kun lahjakortti lisätään (kohdassa 10). Kortille voi myös antaa oman lyhyt tunnisteen kirjoittamalla sen tähän kenttään.
5) Jos kortti halutaan liittää suoraan asiakkaalle, valitse asiakas.
6) Palvelu, johon lahjakorttia voi käyttää ja sen perushinta. Lahjakortti voidaan sitoa myös tuotteeseen.
7) Paina "Liitä asiakas tähän lahjakorttiin" jotta asiakas tulee valituksi ja lahjakortti näkyy asiakkaan asiakaskortilla.
8) Selite-kenttään voi tehdä omia merkintöjä lahjakortista. Selite näkyy lahjakorttilistan sarakkeessa.
9) "Lahjakortti kattaa vain määrätyn osan palvelun hinnasta". Liukukytkimen valinnat tarkoittavat seuraavaa:

• Ei -vaihtoehto: Lahjakortilla voi maksaa X kappaletta palveluja, vaikka palvelun perushinta olisi muu kuin lahjakortilla oleva Käytön arvo. Esim: Käytön arvo arvo on 10 euroa, mutta kortti kattaa kokonaan palvelun, minkä perushinta on 25 euroa.
  
• Kyllä -vaihtoehto: Lahjakortti kattaa vain Käytön arvon suuruisen määrän hinnasta. Esim: Käytön arvo on 10 euroa, ja kortti kattaa vain 10 euroa palvelun perushinnasta, mikä on 25 euroa. Muilla tavoilla maksettavaksi jää 15 euroa.

10) Valitse myyjän tietoihin Toimipiste ja Asiakaspalvelija. Esimerkiksi Raportit - Taulukot - Lahjakortit -raporttia voi suodattaa toimipisteen ja asiakaspalvelijan tiedoilla. Oletuksena järjestelmä käyttää kirjautuneen käyttäjän ensimmäistä liitettyä toimipistettä.
11) Kortin käyttöhistoria -linkin alle kertyy tietoja lahjakortin käytöstä.
12) Luo lahjakortti painamalla "Lisää uusi lahjakortti".

Kun lahjakortti on lisätty ja asiakas liitetty, lahjakortissa näkyy pitkä lahjakortin numero ja lyhyt tunniste sekä liitetty asiakas. Liitetyn asiakkaan voi poistaa roskakorin kuvasta.

Lahjakorttituotteen myynti

Lahjakortit myydään tavallisesti tuotteena. Myydystä lahjakorttituotteesta on luotava järjestelmään Lahjakortti, jotta sitä voi käyttää maksuvälineenä.

• Myynti voidaan suorittaa joko erillisenä, itsenäisenä prosessina, jolloin lahjakortti lisätään järjestelmään perinteisellä tavalla, kuten se on ohjeistettu kohdassa: Lahjakortin lisäys.
• Alla on ohjeet vaihtoehtoiseen tapaan, jossa myynnin ja lahjakortin luomisen välille on muodostettu yhteys. Se tarkoittaa sitä, että kun alla olevissa esimerkeissä oleva lahjakorttituote myydään joko käynnin yhteydessä tai kassalla, myynti luo lahjakortin järjestelmään automaattisesti.
  
  

Lahjakorttituotteen lisääminen

Määräkortti

1) Lahjakortin nimi. Valitse kuvaava nimi, koska eri hintaisia lahjakorttituotteita saattaa olla useampia.
2) Lahjakortin tuoteyyppi on tavallisesti Aineeton tuote. Tuotetta voi siten myydä ilman varastosaldoa.
3) Lahjakorttituotteen veroton kappalehinta.
4) ALV % (lahjakorttituotteissa tavallisesti 0).
5) Lahjakorttituotteen verollinen kappalehinta.
6) Aseta: "Tuotteen myyminen luo lahjakortin" olemaan "Kyllä".
7) Määrätyyppisen lahjakortin käyttökertojen kappalemäärä.
8) Lahjakortin arvo (tavallisesti sama kuin sen myyntihinta).
Huom: Tuote-lomakkeella kyse on lahjakortin kokonaishinnasta. Kun lahjakortti luodaan järjestelmään, Lahjakortti-lomake laskee kortin käyttökertakohtaisen hinnan.

Paina lopuksi: "Lisää tuote", jos olet tekemässä uutta tuotetta tai "Tallenna", jos muokkaat olemassa olevaa tuotetta.

Arvokortti

1) Lahjakortin nimi. Valitse kuvaava nimi, koska eri hintaisia lahjakorttituotteita saattaa olla useampia.
2) Lahjakortin tuoteyyppi on tavallisesti Aineeton tuote. Tuotetta voi siten myydä ilman varastosaldoa.
3) Lahjakorttituotteen veroton kappalehinta.
4) ALV % (lahjakorttituotteissa tavallisesti 0).
5) Lahjakorttituotteen verollinen kappalehinta.
6) Aseta: "Tuotteen myyminen luo lahjakortin" olemaan "Kyllä".
7) Arvotyyppisen lahjakorttituotteen käyttökertojen kappalemäärän on oltava 0. Jos tässä on jokin muu numero, järjestelmä tekee kortista määrätyyppisen kortin.
8) Lahjakortin arvo (tavallisesti sama kun sen myyntihinta).

Paina lopuksi: "Lisää tuote", jos olet tekemässä uutta tuotetta tai "Tallenna", jos muokkaat olemassa olevaa tuotetta.

Lahjakorttituotteen myynti

Lahjakorttituote voidaan myydä joko Käynnissä tai Kassalla.

1) Valitse haluttu lahjakorttituote ja paina + lisää. Lahjakorttituotteita voi nyt myös myydä useamman kappaleen kerralla.
2) Myyty tuote näkyy tässä.
3) Valitse maksutapa.

1) Tässä esimerkissä käynti on maksettu lisäämällä se jälkilaskutukseen.
2) Lahjakortin lyhyttunnisteet näkyvät nyt käynnissä ja lahjakortin voi avata näistä linkeistä.

1) Lahjakortti voidaan liittää asiakkaalle automaattisesti käyttämällä asetusta "Aseta myytyjen lahjakorttien asiakas automaattisesti" olemaan "Kyllä". Asetus löytyy järjestelmän yhteisitä astuksista kohdasta: Ylläpito -> Asetukset -> Yhteiset asetukset -> Ajas Touch-laatikko. Muussa tapauksessa asiakkaan voi valita tai olla valitsematta tässä.
2) Jos määräkortti halutaan liittää kattamaan vain tietty palvelu, palvelu johon lahjakorttia voi käyttää valitaan tässä.

Lahjakortin lisätoiminnot:
1) Lahjakortin Lisätietoja -osassa näkyy kuka lahjakortin on myynyt.
2) Kortin käyttöhistoria -osassa näkyy kuka ja milloin korttia on käytetty. Näytä -painikkeesta avautuu Käynti, jossa lahjakorttia on käytetty.

Lahjakorttien myynti ja käyttö raporteissa

Kun asiakas ostaa lahjakortin, hän maksaa tulevista palveluista etukäteen. Jos olet epävarma, kuinka tämä pitäisi merkitä kirjanpitoon, kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään.

Ohjeessa on mainittu joitakin järjestelmän tarjoamia ratkaisuja lahjakorttien myynnin ja käytön eriyttämiseksi. Varsinainen kirjanpidollinen asiantuntijan konsultaatio sekä neuvonta on maksullinen lisäpalvelu, jonka voi tilata asiakaspalvelumme kautta. Hinnat löytyvät hinnastostamme, kohdasta Muu tuki. https://www.ajas.fi/hinnasto/

Raporttien luominen

Ajas-ohjelman Raportit -osiossa voi tulostaa useita erilaisia taulukoita. Katso lisäohjeita täältä: Taulukot

Lahjakortti -tuotemyynti raportissa

Jos et myy mitään muita tuotteita kuin lahjakortteja, silloin kaikki tuotemyynti yhteensä kertoo myytyjen lahjakorttien summan valitulla aikajaksolla.

Jos sinulla on muutakin tuotemyyntiä kuin lahjakortit tai haluat tarkastella lahjakorttituotteita erikseen, voit suodattaa Myynti -raportissa halutun tuotteen myynnin erikseen.

Jos haluat kirjata kaiken myynnin eli myös lahjakorttien myynnin suoraan liikevaihtoon, silloin myynnistä tulee kirjanpidossa vähentää se osuus, joka on maksettu lahjakortilla. Tämä on siis yksinkertaisin ratkaisu ilman kirjanpidollista neuvontaa.

Alla kuva, josta täysikokoisena näkyy paljonko myynnistä on maksettu lahjakortilla ja miten tähän tilanteeseen pääsee.

Lahjakortilla maksetut palvelut

Voit muokata omaa taulukkonäkymääsi "Valitse näytettävät sarakkeet" -painikkeesta. "Näkyvät sarakkeet" -lomake avautuu.

Lisää Myynti-taulukkoon sarake "Lahjakorttimaksut", jos se aikaisemmin ei ollut näkyvissä.

"Lahjakorttimaksut" -sarake kertoo sen osuuden paljonko kyseisestä myynnistä maksettiin lahjakortilla.
Muista rullata näkymää oikealle sivusuunnassa. Näkymässä on paljon sarakkeita.

Raportti mahdollistaa myös sen, että lahjakorttien myynti voidaan eritellä ja kirjata ensin taseeseen ennakkomaksut-tilille kirjanpidossa. Silloin kun lahjakortti käytetään, syntyy liikevaihto, mikä merkitäänkin rahan sijasta maksetuksi ennakkomaksulla.

Lahjakorttien osuus kaikesta tuotemyynnistä

Järjestelmässä on jo rajallinen tuki erotella lahjakortti -tuotemyynti omaan sarakkeeseen kaikesta tuotemyynnistä. Tuki on Arvo-tyyppisille lahjakorteille. Määrä -tyyppisten lahjakorttituotteiden tuki on kehityslistalla ja tulossa myöhemmin.

Sarakkeet saa näkymään Myynti-taulukossa painamalla "Valitse näytettävät sarakkeet" ja valitsemalla "Lahjakorttimyynti tuotteista" ja "Lahjakorttimyynti tuotteista ALV 0%".

Käyttämättömät lahjakortit

Jos haluat tietää, paljonko lahjakorteista on käyttämättä vaikkapa vuoden vaihteen jälkeen, katso seuraava ohje:
Mistä raportista näen käyttämättömät lahjakortit ?

Potilaskertomuspohjan lisäys

Avaa päävalikosta "Terveydenhuolto" -> "Potilaskertomuspohjat"

• Jos järjestelmään on jo tehty potilaskertomuspohjia, ne näkyvät tässä listassa. Aloita uuden pohjan tekeminen klikkaamalla "Lisää uusi" -painiketta.
  
  

1) Tähän voit kirjoittaa potilaskertomuspohjaa kuvaavan nimen.
2) Valitse seuraavaksi näkymä, minkä alle palvelutapahtuman merkinnät kirjataan.



3) Valitse hoidon vaihe



4) Valitse hoidon otsikko
5) Voit poistaa tarpeettomia hoitovaiheita "Poista" -napista.
6) Voit lisätä hoitovaiheita "Lisää kenttä" -painikkeesta.
7) Tallenna valmis lomake

Potilaskertomuspohjan aputekstit

Joissakin terveydenhoitoalan yrityksissä saattaa olla sovittu, että esimerkiksi kaikki fysioterapeutit käyttävät yhteistä tutkimusrunkoa. Näin voidaan pitää huoli siitä, että kaikki työntekijät tutkivat ja kirjaavat asiat samalla tavalla.

Potilaskertomuspohjaan on nyt mahdollista luoda aputekstejä, jotka muistuttavat vaikkapa potilaan ensikäynnillä tehtävistä kysymyksistä ja tutkimuksista.

Aputekstien lisääminen

Aloita potilaskertomuspohjan tekeminen normaalilla tavalla. Ohje: Potilaskertomuspohjan lisäys
1) Paina aputekstikenttä auki nuolesta, kirjoita halutut aputekstit ja tallenna lomake.

Aputekstien käyttö

Kun äsken luotu potilaskertomuspohja valitaan asiakaskortilla, aputekstit tulostuvat määriteltyjen otsikoiden alle automaattisesti. Katso myös ohje Potilaskertomus

Aputekstit ovat normaalitekstiä. Ne voi halutessaan poistaa tai muokata potilaskertomusta kirjoitettaessa.

Tuotteen lisäys

• Ajas Asiakashallintaan voi lisätä tuotteita, joita voi myydä käyntien yhteydessä tai kassalla. Tuotteet on luotava järjestelmään ennen myyntiä.
• Lisätäksesi järjestelmään tuotteen, valitse "Ylläpito"-välilehti ja sen alta "Tuotteet". Keltainen "Lisää tuote"-painike löytyy oikeasta yläkulmasta.

• Tuote-lomake avautuu.

1. Nimi: Tuotteen nimi.
2. Tuotetyyppi: Valitse tuotetyyppi. Järjestelmässä voi olla kolmenlaisia tuotteita:
   1. Normaali tuote. Normaali tuotteella on oltava varastoa siinä toimipisteessä, missä sitä myydään.
   2. Normaali tuote (salli negatiivinen varasto). Kun negatiivinen varasto sallitaan, järjestelmä antaa myydä tuotetta, vaikka sillä ei ole varastoa.
   3. Aineeton tuote. Aineettomalla tuotteella ei tarvitse olla varastoa. Esimerkki aineettomasta tuotteesta on Lahjakortti.
3. Tuotekoodi: Jos tuotteella on tuotekoodi, sen voi asettaa tässä. Tuotetta myydessä, tuote voidaan hakea tuotevalitsimesta koodin avulla.
4. Viivakoodi: Jos käytössäsi on viivakoodinlukija, tuotteen viivakoodin voi lukea tähän. Katso myös ohje: Viivakoodinlukijan käyttö
5. A-hinta: Tuotteen veroton kappalehinta.
6. Alv %: Veroprosentti.
7. A-hinta Sis.Alv: Tuotteen verollinen kappalehinta.
8. Selite: Lisätietoa tuotteesta. Vain sisäiseen käyttöön.
9. Tuotteen myyminen luo lahjakortin: Jos kyse on lahjakorttitotteesta, aseta "Kyllä". Lisäkenttiä avautuu. Lahjakorttituotteen myynnin voi näillä asetuksilla asettaa luomaan lahjakortin järjestelmään. Katso myös ohje: Lahjakorttituotteen lisääminen
10. Lisää tuote: Paina lopuksi "Lisää tuote". Jos tuote on jo lisätty, "Tallenna" painike on näkyvissä tässä.

Tuotteiden varastot

• Normaalia tuotetta pitää olla varastossa positiivinen määrä. Varastoa voidaan lisätä avaamalla kyseessä oleva tuote ja painamalla "Muutos-painiketta tuotekortin "Varasto"-osiossa.

• Tuotekortilla voidaan tarkastella varaston muutoksia. Hakutoiminnon lisäksi varaston muutoksia voidaan tarkastella vähennyksittäin tai lisäyksittäin.

Viivakoodinlukijan käyttö

Viivakoodinlukijaa voi käyttää laitteen "näppäimistönä" kentissä, joihin muuten kirjoitettaisiin tietoja manuaalisesti.
Ajas Touchissa tällaisia kenttiä ovat esimerkiksi:

• Tuote-lomakkeella oleva Viivakoodi-kenttä.
• Tuotteen hakukenttä Käynti- ja Kassa -lomakkeella.
• Henkilötunnus -kenttä asiakaskortilla, jos viivakoodi voidaan lukea Kela-kortista.
  

Katso myös ohjeet: Tuotteen lisäys ja Tuotteiden varastot

Lisää tuotteen viivakoodi

Klikkaa Viivakoodi -kenttää niin, että (hiiren) kursori on kentässä aktiivinen.

Lue viivakoodi tuotteesta. Lisää tai tallenna tuote normaalilla tavalla.

Hae tuote viivakoodilla

Valitse Käynti- tai Kassa -lomakkeella myynnin tyypiksi Tuote.
Avaa tuotevalikko ja klikkaa tyhjään hakukenttään niin, että (hiiren) kursori on kentässä aktiivinen.

Lue viivakoodi tuotteesta ja valitse haun löytämä tuote.

Viestipohjan lisäys

Viestipohjia käytetään massapostituksen, kuten markkinointiviestien lähettämisen yhteydessä. Viestin lähettämistä varten tarvitaan sähköpostipalvelu.

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

Katso lisätietoja ohjeista:

• Asetukset:Massapostituspalvelu sähköpostilla
• Tee massapostitus sähköpostilla
  

Alla olevassa ohjeessa kuvataan, miten massapostituksessa käytettävä viestipohja luodaan järjestelmään.
Avaa päävalikosta: "Muut" -> "Viestintä".

1) Aloita uuden viestipohjan tekeminen painamalla "Lisää viestipohja".
2) Tehdyt viestipohjat näkyvät tässä listassa. Niitä voi edelleen muokata tai ne voi poistaa.

1) Id - on viestipohjan sisäinen tunnus, vaikkapa numero. Tunnuksen voi itse valita. Ei näy asiakkaalle.
2) Nimi - on viestipohjan sisäinen nimi. Ei näy asiakkaalle.
3) Aihe - on sähköpostiviestissä asiakkaalle näkyvä otsikko.
4) Tämä on viestin sisällön alue. Kuvassa on esimerkkejä viestin tekstin muotoiluvaihtoehdoista.

• Jos käytät Nettivaraus 5 -asiakasnäkymää, annettu markkinointilupa sähköpostilla on "rasti ruudussa". Jos se jätetään seuraavalla varauskerralla rastittamatta, järjestelmä poistaa luvan asiakkaan tiedoista.
• Jos käytät Nettivaraus 6 -asiakasnäkymää, markkinointilupa valitaan "Kyllä" tai "Ei" vaihtoehdoilla.
• Kuvassa näkyvä lopputeksti on malli, mitä voit muokata haluamallasi tavalla.