Ero sivun ”Testisivu” versioiden välillä

Versio 21. maaliskuuta 2022 kello 11.20

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Sininen ja Punainen Keltainen Vihreä

Päivämäärän ja kalenterivuoden määräytyminen SV 132 -lomakkeella

Päivämäärän ja kalenterivuoden määräytyminen SV 132 -lomakkeella

Kalenterivuosi

Kelan ohjeistuksen mukaan SV 132 -lomakkeelle voi lisätä tapahtumia kalenterivuosittain. Jos odottamassa on tapahtumia eri kalenterivuosilta, näet Ajas Touchissa ilmoituksen : "X odottavaa riviä kuuluu toiseen kalenterivuoteen eikä niitä ole lisätty, luo niille oma hakemus".

SV 132 -lomakkeelle tulostuvien päivämäärien määräytymisperusteet

• Jos käynti on maksettu käteisellä, käteismaksun päivämäärä
• Jos käynti on laskutettu asiakkaalta, tilisiirron (eli laskun) eräpäivä
• Jos asiakkaan omavastuun on maksanut toinen maksaja, maksajan tilisiirron (eli laskun) eräpäivä
• Jos käynnissä on tehty maksun jakaminen siten, että asiakas maksaa itse osan käteisellä ja osa on siirretty toiselle maksajalle, Ajas Touchiin tulostetaan sekä maksun päivämäärä että maksajan laskun eräpäivä. PDF-lomakkeelle SV 132 tulostetaan vain myöhäisempi päivämäärä.
• Jos käynnissä on tehty maksun jakaminen siten, että asiakas maksaa itse osan laskulla ja osa on siirretty toiselle maksajalle, Ajas Touchiin ja PDF-lomakkeelle tulostetaan se laskun eräpäivä, mikä on myöhäisempi.
  
  

Kalenterivuoden määräytymisperusteet

Kelan ohjeen mukaan yhteen tilitykseen voi sisältyä vain saman kalenterivuoden maksuja (maksu/laskutuspäiviä)

• Jos käynti on maksettu käteisellä, käteismaksun päivämäärä
• Jos käynti on laskutettu asiakkaalta, tilisiirron (eli laskun) tekopäivämäärä
• Jos asiakkaan omavastuun on maksanut toinen maksaja, maksajan tilisiirron (eli laskun) tekopäivämäärä
• Jos käynnissä on tehty maksun jakaminen siten, että asiakas maksaa itse osan käteisellä ja osa on siirretty toiselle maksajalle, käteismaksun päivämäärästä ja maksajan tilisiirron (eli laskun) tekopäivämäärästä aikaisempi
• Jos käynnissä on tehty maksun jakaminen siten, että asiakas maksaa itse osan laskulla ja osa on siirretty toiselle maksajalle, tilisiirron (eli laskun) tekopäivämäärästä ja maksajan tilisiirron (eli laskun) tekopäivämäärästä aikaisempi
  
  

Päivämäärät erikoistilanteissa

• Jos asiakkaan käynti ajoittuu vuodenvaihteeseen, ja asiakas maksaa oman osuutensa käteisellä 31.12.2022 ja toiselle maksajalle tehdään lasku 31.12.2022 minkä eräpäivä on 15.1.2023 niin tämä tapahtuma kuuluu kalenterivuoteen 2022.

• • Syy: valitaan aikaisempi "käteismaksun päivämäärä 31.12.2022" ja "tehdään lasku päivämäärä 31.12.2022"
  • Ajas Touchissa näkyy maksupäivä 31.12.2022 ja eräpäivä 15.1.2023
  • SV 132 PDF-lomakkeella näkyy vain myöhäisempi päivämäärä eli tilisiirron eräpäivä 15.1.2023

• Jos asiakkaan käynti ajoittuu vuodenvaihteeseen, ja asiakas maksaa oman osuutensa käteisellä 31.12.2022 ja toiselle maksajalle tehdään lasku 1.1.2023, minkä eräpäivä on 15.1.2023 niin tämä tapahtuma kuuluu kalenterivuoteen 2022.

• • Syy: valitaan aikaisempi "käteismaksun päivämäärä 31.12.2022" ja "tehdään lasku päivämäärä 1.1.2023"
  • Ajas Touchissa näkyy maksupäivä 31.12.2022 ja eräpäivä 15.1.2023
  • SV 132 PDF-lomakkeella näkyy vain myöhäisempi päivämäärä eli tilisiirron eräpäivä 15.1.2023
    
    

Maksamattomat ja laskuttamattomat käynnit

SV 132 -lomakkeella tilitettävissä tapahtumissa tulee olla joko maksu- tai laskun eräpäivä.
Olemme jättäneet järjestelmään option hakea myös maksamattomia tapahtumia tarkasteltavaksi, käsiteltäväksi ja mahdollisesti korjattavaksi.

• Jos haku tehdään vanhaan hakemukseen, jossa on jo rivejä, siihen lisätään kaikki samaan kalenterivuoteen kuuluvat rivit ja kaikki maksamattomat rivit.
• Jos haku tehdään uuteen tyhjään hakemukseen, jossa ei vielä rivejä, siihen lisätään kaikki maksamattomat rivit ja ensimmäisen lisätyn maksetun rivin kalenterivuoden mukaan määräytyvät muut maksetut rivit.
  
  

Viestiasetusten yhteenveto

Nettivaraus - Asiakkaan saamat viestit

• Kun asiakas tekee varauksen nettivarauksen kautta järjestelmä lähettää automaattisesti:
  • Varauksen vahvistusviestin asiakkaalle
  • Varauksen muistutusviestin asiakkaalle (ajanvarauksen asetukset ja asiakkaan valinta huomioon ottaen)
  • Varauksen peruutusvahvistuksen

xx

Sähköpostiasetukset

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Massaviestien lähettämistä tukee nyt myös uusi Eneroc Supermailer -palvelu.

• Eneroc Supermailer -palvelun käyttö massapostitukseen on luvallista, jos sitoutuu noudattamaan sääntöjä, joiden mukaan massapostitusta saa tehdä vain niille asiakkaille, jotka ovat antaneet siihen markkinointiluvan.
• Suurin sallittu viestikoko on 10 MB, mukaanlukien liitteet.
• Jos viesti lähetetään useammalle kuin yhdelle käyttäjälle, ja yhden vastaanottajan sähköpostiosoite ei ole validissa muodossa, eli: käyttäjänimi@domain. (esimerkiksi example@example.com) koko viesti hylätään vaikka kaikki muut sähköpostiosoitteet olisivat valideja.
• Viestissä voi olla korkeintaan 50 vastaanottajaa, mukaanlukien Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio -rivit. Jos viesti on lähetettävä useammalle kuin 50 vastaanottajalle, vastaanottajat on pilkottava pienempiin ryhmiin, Max 50, ja viesti on lähetettävä erikseen jokaiselle ryhmälle.
• Jos markkinointiviestejä lähetetään ilman asiakkaan lupaa tai muuten sääntöjen vastaisesti, palvelun käyttö voidaan katkaista.

Katso myös ohje: Markkinointiluvan käyttö viestinnässä

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Recall-varaus

• Asiakkaalle voi tehdä varauksen, jolla hänet kutsutaan uusintakäynnille vaikkapa 12 kk kuluttua.
• Varauksen vahvistuviestin lähettäminen tapahtuu joko automatisoidusti, heti varauksen teon jälkeen tai manuaalisesti, tarkastellen vaikkapa viikottain tai kuukausittain seuraavan kuun kalenterissa olevia recall-varauksia.
• Varausmuistutukset lähtevät samalla tavalla kuin normaalivarauksissa, eli varausasetusten määrittelemällä tavalla.
• Recall-varaus poikkeaa normaalivarauksista jonkin verran. Sen käytön päävaiheet ovat:

1. Asiakaspalvelija tekee varauksen Ajas Touchissa ja merkitsee varauksen olevan Vahvistamaton recall-varaus.
2. Varauksesta lähtee asiakkaalle varausvahvistus asiakaspalvelijan valitsemalla tavalla.
3. Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi itse vahvistaa asiakaspalvelijan tekemän recall-varauksen.
4. Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen.

Recall-varauksen tekeminen varausnäkymässä
1) Oikea-klikkaus varauksen päällä avaa toimintoja. Rastita kohta: "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Tähtimerkki ilmestyy varauksen päälle. Tähtimerkkiä käytetään myös näkymän kahdessa muussa lisätoiminnossa. Hiiren vieminen merkin päälle näyttää mitkä vaihtoehdot on rastitettu päälle.

Recall-varauksen tekeminen varauslomakkeella
1) Klikkaa kynän kuvaa varauslomakkeen yläosassa ja rastita kohta "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Kun rasti on asetettu paikalleen, sama teksti näkyy nyt varauslomakkeen yläosassa.
3) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksen tekemisestä/muutoksesta vahvistusviesti asiakkaalle. Huom: Jos haluat, että asiakas vahvistaa varauksen itse asiakasnäkymässä, hän tarvitsee vahvistusviestin ja siinä olevan varausnumeron.
4) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksesta muistutusviesti asiakkaalle toimipisteen ajanvarauksen asetusten mukaisesti.

Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi vahvistaa recall-varauksen asiakasnäkymässä, kohdassa Omat varaukset. Varaus haetaan varauskoodilla, jonka hän on saanut varausvahvistuksessa. Jos kirjautuminen on käytössä, varausta voi hakea myös nimellä.
Huom: NV5 Asiakasnäkymä on päivitettävä uusimpaan versioon. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä asiakaspalveluun.

1) Varaus vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista recall-varaus".
2) Asiakas voi myös peruuttaa varauksen.
3) Varauksen peruutusta varten asiakkaan on syötettävä oma sukunumi tähän kenttään.

Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen ottamalla rastin pois.

Recall-varauksen viestit

1. Vahvistus varauksen teon yhteydessä.
2. Vahvistus myöhemmin valittuna ajankohtana.
3. Muistutusviestit

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ennakkomaksut

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

• Jos asiakas suorittaa maksun onnistuneesti ilman keskeytyksiä, avautuu hänelle seuraava näkymä hänen palatessaan Nettivaraus.-sivulle:

• Jos maksussa on ilmennyt ongelmia tai asiakas on keskeyttänyt maksun näyttää sivu seuraavaa: (vaadittu vai ei?)

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Jos asiakas syöttää väärän lahjakortin koodin, ilmestyy sivulle täyttökohdan viereen teksti "Lahjakorttia ei löytynyt".
• Asiakkaalle näytetään seuraava näkymä, jos maksu lahjakortilla onnistuu:

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• • Huom. Jos asiakas valitsee "Maksa paikan päällä", ei hänen ole enää mahdollista painikkeen painalluksen jälkeen palata suorittamaan ennakkomaksua.

• Jos asiakas painaa Maksa paikan päällä -painiketta, eikä ainoastaa sulje ikkunaa, näkyvät varatun ajan tiedot seuraavan näkymän yläreunassa.
  

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Jos maksu onnistuu, tulee näytölle teksti "Varaus maksettu onnistuneesti, kiitos maksusta. Varauksen tiedot:"
  
  • Asiakkaan on mahdollista nähdä kuitti tapahtumasta painamalla "Avaa tulostettava kuitti". Kuitti avautuu uuteen ikkunaan PDF muodossa.

• Jos maksu epäonnistuu esimerkiksi siksi, että asiakas keskeyttää maksun, tulee näytölle tieto siitä.
  
  • Asiakkaan ei ole mahdollista palata maksamaan varausta vaan varaus tulee suorittaa uudelleen. Varaus poistuu myös Ajas Touchista.
    

Lisäyksiä

XXXXXXXXXX

Esijulkaisun käyttöönotto

• Esijulkaisun saa käyttöönsä tällä hetkellä Beta-versiossa
  
  

1. Saat Beta-version käyttöösi painamalla oikeasta yläkulmasta löytyvää nimeäsi. Valitse ilmestyvästä pudostusvalikosta "Käyttäjäprofiili".
   
   
2. Mene sivun loppuun saakka kohtaan "Edistyneen käytön asetukset" ja paina Muokkaa-painiketta.
   
   
3. Valitse tämän jälkeen järjestelmäversioksi alasvetovalikosta Beta ja paina valinnan jälkeen Tallenna-painiketta. Käyttäjäprofiiliisi tehdyt muutokset tallentuvat.
   
   
4. Tämän jälkeen sivun vasempaan yläreunaan on ilmestynyt linkki "Esijulkaisu saatavilla". Paina "Kokeile tästä".
   
   
5. Paina Kokeile esijulkaisuversiota -painiketta.
   
   
6. Sinulla on nyt käytössäsi esijulkaisuversio. Jotkin toiminnot saattavat olla puutteellisia. Jos haluat antaa palautetta, ota yhteyttä asiakaspalvelu@eneroc.com.
   
   
7. Jos haluat palata takaisin aikaisempaan versioosi, paina yläreunasta kohtaa "Klikkaa tästä palataksesi vakaaseen versioon" ja paina Vaihda takaisin vakaaseen versioon -painiketta.
   
   
8. Esijulkaisuversion käyttämiseen palaaminen on edelleen mahdollista.
   
   

Päällekkäisten varausten salliminen

• Aloittaessasi esijulkaisuversion käytön oletuksena on, että et pysty tekemään Varausnäkymässä päällekkäisiä varauksia samalle työntekijälle. Jos haluat muuttaa tätä valintaa, mene päävalikostaa kohtaan "Asetukset" -> "Ajanvarauksen asetukset".
• Mene kohtaan "Hallintanäkymä".
• Muuta "Salli päällekkäiset varaukset"-liukukytkin asentoon "Kyllä", jos haluat tehdä päällekkäisiä varauksia ja asentoon "Ei", jos et halua, että varausnäkymässä on mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia.
• Tämä valinta vaikuttaa ainoastaan Ajas Touch Varausnäkymään. Asiakkaiden ei ole mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia asiakasnäkymässä.

Asetukset: Sähköpostiasetukset

Mozilla Thunderbirdin käyttö

Olet tarkistanut että sähköpostiasetukset pitäisi olla oikein ja olet suorittanut muut mahdolliset palvelun vaatimat toimenpiteet sähköpostin käyttämiseen kolmannen osapuolen sovelluksiin, mutta asetusten testaus ei näytä onnistuvan. Testaa seuraavaksi tukeeko oma palvelu ja/tai tunnukset sähköpostin lähettämistä jonkin yleisen kolmannen osapuolen järjestelmästä.

Esimerkiksi Mozillan Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, jonka avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja. Se on sopiva järjestelmä sähköpostin toimivuuden tarkistamiseen.

Ohjelman voi ladata täältä: Lataa Thunderbird.

Sen käyttöönotto on helppoa. Voit tarkistaa ohjeet sähköpostitilin asetusten määrittämiseen täältä: Käyttöönotto.

Kun olet ottanut Mozilla Thunderbirdin käyttöösi, voit testata sen toimivuutta lähettämällä sähköpostin ohjelman kautta (Write-painike yläreunassa). Jos lähetetty viesti saapuu perille, ei ongelman pitäisi olla sähköpostissasi.

Vapaiden aikojen pikahaku

OHJE EI OLE VALMIS

• Pikahaku-toiminnon avulla pystyt hakemaan seuraavia vapaita aikoja.
• Toiminto löytyy kalenteri-ikonin takaa järjestelmän yläpalkista. Yläpalkki näkyy samanlaisena jokaisessa näkymässä, joten toiminto ei ole rajoittunut pelkkään varausnäkymään.

1. Ensin sinun tulee valita toimipiste.
2. Tämän jälkeen voit valita haluamasi työntekijän. Myös kaikkien työntekijöiden vapaiden aikojen tarkastelu on mahdollista.
3. Voit myös valita tarkasteluajankohdan alkupäivän. Järjestelmä asettaa alkupäiväksi sen hetkisen päivämäärän automaattisesti. Järjestelmä näyttää automaattisesti valitusta päivämäärästä viikon eteenpäin.

• Rullaamalla tarjottujen aikojen loppuun voit pidentää aikarajaa viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

• Pikahaku näyttää päivän aukioloajat tai vuoron, jos työntekijällä ovat työvuorot käytössä.

• Jos valitsemallesi työntekijälle ei löydy vapaita aikoja valitulle viikolle, etsii järjestelmä kahden kuukauden ajalta vapaita aikoja.
• Pystyt tämän jälkeen itse etenemään aina viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

Kaikki työntekijät

• Painamalla Näytä kalenterissa -sarakkeen kalenteri-ikonia siirryt Varausnäkymän päivänäkymään tarkastelemaan valitsemasi päivän vapaita aikoja.
• Voit tehdä varauksen samalla tapaa kuin normaalistikin Varausnäkymässä
  • Ohjeet varauksen tekemiseen: Asiakasvaraus -näkymä

Valittu työntekijä

• Jos olet valinnut tietyn työntekijän voit 1. siirtyä suoraan tekemään varausta varauslomakkeella valitulle päivälle painamalla +-painiketta tai 2. siirtyä tarkastelemaan valittua päivää Varausnäkymään.

1. Jos siirryt suoraan varauslomakkeelle, valitse vähintään haluttu palvelu ja asiakas.

• Järjestelmä asettaa palvelun alkamisajankohdaksi valitun päivän ensimmäisen vapaan ajan.
  • Jos siis vapaita aikoja on ollut esimerkiksi aikavälillä 8-16, asettaa järjestelmä valitun palvelun alkamaan klo 8.
  • Jos haluat asettaa varauksen alkamisajankohdaksi jonkun muun kellonajan, valitse se alasvetovalikosta, jonka saat näkyviin painamalla Alkaen -kohdan 8:00 (tässä tapauksessa).
  • Järjestelmä muuttaa varauksen päättymisajan automaattisesti palvelun mukaan.

2. Jos siirryt Varausnäkymään, valitse haluamasi ajankohta klikkaamalla sitä kalenterin päivänäkymässä. Voit suorittaa varauksen loppuun pikatoiminnolla tai varauslomakkeella.

Poikkeavat palvelujen pituudet

Yli päivän tai varausyksiköstä poikkeavat varaukset

• Onnistuu NV5 ja NV6.
• Voidaksesi tehdä yli päivän (eli varaus alkaa esimerkiksi perjantaina ja loppuu lauantaina) kestäviä varauksia, tulee toimipisteen aukioloaikojen olla kyseisille päiville 00:00-24:00.
  • Jos kyseisen palvelun kesto on aina esim. perjantai 18:00 - lauantai 12:00, voidaan toimipisteen aukioloaikojen asettaa olevan pe 18:00-24:00 ja to 00:00-12:00.
  • Jos palvelu kestää to 18:00 - su 18:00, pitää toimipisteen aukioloajoiksi asettaa vähintään to 18:00-24:00, pe 00:00-24:00, la 00:00-24:00 ja su 00:00-18:00.
  • Jos toimipisteen aukioloaikojen pituutta ei haluta esittää nettiajanvarauksessa, voi määritellä palvelun aikataulutuksella asiakkaille näkyvät aukioloajat erikseen.

Yli päivän kestävät palvelut ja varaukset