Ero sivun ”Laskutus” versioiden välillä

Versio 23. marraskuuta 2022 kello 10.14

Laskun lisäys

• Uuden laskun lisäys tapahtuu Laskutus-näkymästä klikkaamalla "Lisää lasku" -painiketta
• Tavallisesti lasku lisätään suoraan Käynti-lomakkeelta valitsemalla maksutavaksi "Maksa laskulla".

Työpöytäversion ja Selainversion rinnakkaiskäyttö

Jos teette Käyntejä ja Laskuja Ajas -ohjelman työpöytäversiossa, emme toistaiseksi suosittele, että samaa laskua tai käyntiä, josta lasku on muodostettu muokataan Ajas Touch -käyttöliittymässä. Sama ohje pätee myös päinvastoin.

Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot

1) Tarkasteltavan aikavälin alkamis- ja päättymispäivä.
2) Työntekijän valinta.
3) Toimipisteen valinta.
4) Uuden laskun lisäämispainike.
5) Laskun hakeminen laskun numeron tai viitenumeron perusteella.
6) Laskun hakeminen asiakkaan nimen perusteella.
7) Laskun hakeminen maksun tilan perusteella: Kaikki, Maksettu, Maksamattomat.
8) Laskun hakeminen perinnän tilan perusteella: Kaikki, Ei perinnässä, Perinnässä.
9) Laskun hakeminen lähetyksen tilan perusteella: Kaikki, Lähetetyt, Lähettämättömät.
10) Näytettävien laskujen valinta. Toimintoa käyttämällä voi mm. tarkastella myös poistettuja laskuja.
11) Valistee kaikki laskut tällä sivulla tai poistaa kaikki tällä sivulla olevat valinnat.
12) Valitsee kyseisen laskun. Klikkaa liukukytkin asentoon "Kyllä".
13) Esimerkki laskusta, joka on lähetetty sähköpostilla ja merkitty maksetuksi.
14) Esimerkki laskusta, josta on lähetetty maksuhuomautus.
15) Esimerkki lähettämättömästä laskusta.
16) Esimerkki laskusta, joka on merkitty lähetettäväksi perintään.

Toiminnot valituille laskuille

Valittuihin laskuihin (katso yllä kohdat 11 ja 12) voi kohdistaa massatoimintoja. Toiminnot löytyvät myös itse laskulomakkeelta, mutta näin käytettynä saman toiminnon voi kohdistaa useammalle laskulle kerrallaan. Klikkaa ensin Toiminnot valituille laskuille -painiketta sivun alareunassa.

1) Merkitsee kaikki valitut laskut maksetuksi.
2) Merkitsee kaikki valitut laskut lähetetyksi.
3) Merkitsee kaikki valitut laskut lähetettäväksi perintään.
4) Lähettää kaikki valitut laskut sähköpostilla asiakkaalle.
5) Lähettää valitut laskut laskutuspalveluun (esimerkiksi Netvisor, Ropo Capital, Maventa, Talenom).
6) Luo Finvoice tiedoston valituista laskuista.
7) Luo CSV-tiedoston valituista laskuista.
8) Avaa uuden laskun ja täyttää asiakkaan ja saajan tiedot valitun laskun tietojen mukaan.

Laskulomakkeen käyttö

1. Järjestelmä tulostaa Laskun numeron ja Viitenumeron.
   Laskun Päivä on oletuksena laskun luonnin päivä ja Eräpäivä 2 viikon kuluttua. Päiviä voi muokata kalenterista.




2. Asiakas eli laskun saaja on esitäytetty, jos lasku tehdään Käyntilomakkeelta. Asiakaskortilla olevat osoitetiedot tulostuvat laskuun. Jos lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, asiakas haetaan aloittamalla kirjoittamaan asiakkaan nimeä ja valitsemalla asiakas listasta.




3. Laskun Saaja, Saajan tilinumero ja BIC-pankkitunniste tiedot tulostuvat toimipisteen laskutusasetuksista. Katso Laskutusasetukset). Kun lasku tehdään suoraan käynnin tiedoista, nämä kentät ovat valmiiksi täytettyinä. Kun lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, tiedot täyttyvät sen jälkeen, kun laskun toimipiste on valittu.
   
   Toimipiste ja Asiakaspalvelija ovat pakollisia tietoja laskussa, jotta järjestelmä pystyy kohdistamaan laskut oikeiden työntekijöiden ja toimipisteiden raportteihin. Itse laskulle ne eivät tulostu. Kun lasku tehdään suoraan käynnin tiedoista, nämä kentät ovat valmiiksi täytettyinä. Kun lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, tiedot on haettava pudotusvalikosta.




4. Laskulle voidaan valita Lähetystapa. Valinta tulostuu Laskutus -listaan, mutta se ei vielä lähetä laskua. Oikea lähetystapa on automaattisesti valittu, jos se on määritelty asiakaskortilla, asiakkaan lisätiedoissa. Katso myös kohta: Lähetystavan automaattinen täyttö.
   Laskun lähettäminen sähköpostilla on kuvattu täällä: Laskun lähettäminen sähköpostilla
   Laskun tila muuttuu, kun sen tilaa on muilla toiminnoilla muutettu. Painikkeita voi muuttaa myös manuaalisesti.




5. Käynnistä tehdyssä laskussa laskutettavat rivit tulostuvat valmiiksi. Palveluita tai tuotteita voi lisätä laskulle tästä kentästä. Valittavana on ne Palvelut, jotka kyseiselle työntekijälle on liitetty ja ne Tuotteet, jotka on luotu järjestelmään etukäteen. Jos tuotteelle on asetettu varastoseuranta, tuotteella on myös oltava varastosaldoa laskulla olevassa toimipisteessä, jotta tuote näkyy valittavana. Kolmas vaihtoehto on tyyppi Muu. Siihen voi itse kirjoittaa halutun laskutettavan asian nimen ja muut tiedot.
   "Lisää lasku" -toiminnolla tehdyssä laskussa tapahtumarivi on aina lisättävä manuaalisesti.




6. Tähän kenttään tulostuu kaikki laskurivit eli joko käynnistä tulostuneet tai itse laskulomakkeella lisätyt. Palvelun tai tuotteen tiedot tulostuvat sen mukaan, miten ne on Palvelut- tai Tuotteet -lomakkeilla määritelty. "Muu" -tapahtumaa voi käyttää sellaiseen myyntiin, mihin ei järjestelmässä ole luotu palvelua tai tuotetta. Tapahtuman nimi kirjoitetaan Nimi-kenttään itse.




7. Hallinnoi maksusuorituksia -linkki avaa toiminnot, joissa asiakkaan maksusuoritukset voidaan merkitä järjestelmään silloin, jos laskusta on maksettu vasta osa. Kun lasku on maksettu kokonaan, voidaan käyttää pikapainiketta: Maksusuoritus koko jäljellä olevasta summasta.
   
   Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat -painike lisää laskuun kaikki ne asiakkaan tapahtumat, joita ei ole vielä laskutettu ja jotka on käyntilomakkeella lisätty jälkilaskutukseen.
   
   Maksuhuomautukset -osiossa laskusta voi tehdä maksuhuomautuksen:
   
   • Maksuhuomautus lisätään järjestelmään. Maksuhuomautuksen teksti tulostuu laskulle. Huomautuksen lisääminen ei vielä lähetä huomautusta.
   • Maksuhuomautuksen toiminnot ovat: Muokkaa (muokkaa maksuhuomautuksen laskulle tulostuvaa tekstiä), Tulosta (maksuhuomautus tulostuu PDF-dokumenttina), Lähetä sähköpostilla (maksuhuomautus lähetetään asiakkaan sähköpostiosoitteeseen edellyttäen, että sähköpostiasetukset on käytössä, kuten kuten kohdassa 4. mainitussa ohjeessa on opastettu), Poista (maksuhuomautuksen voi poistaa järjestelmästä.




8. Laskulomakkeen Lisätietoja-kohdassa voit lisätä tietoja laskurivien ylä- tai alapuolelle. Tieto tulostuu laskulle, jos valitset Tulosta laskulle.






9. Laskulomakkeen alapalkista löytyy perustoiminnot, kuten Poista, Toiminnot, Tulosta, Tallenna ja Sulje.
   
   Poista -painike:
   Kun lasku poistetaan, seuraavaksi valitaan 2 eri vaihtoehdosta:
   Poista lasku ja vapauta laskurivit - Hyödyllinen esim. jos haluat käyttää samat tapahtumarivit yksittäisen laskun sijaan koontilaskuun. Jos lasku on tehty ilman käyntiä, tätä toimintoa ei kannata käyttää.
   Poista lasku ja laskurivit - Hyödyllinen esim. jos haluat muokata laskurivejä korjaamalla väärän palvelun tai väärän hinnan. Katso myös ohje: Laskun muokkaaminen tai tapahtumien uudelleenkäyttö
   
   Toiminnot -painike:
   Lähetä sähköpostilla -toiminto löytyy Toiminnot-painikkeen alta.
   Lähetä lasku laskutuspalveluun -toiminto löytyy Toiminnot-painikkeen alta.
   
   Tulosta -painike:
   Laskun tulostus PDF-dokumentiksi tapahtuu klikkaamalla Tulosta-painiketta.
   Huom: PDF-lomakkeen tulostuminen edellyttää, että selaimen ponnahdusikkunat on sallittu.
   Huom: Lasku tulostetaan paperille PDF-lomakkeen ja/tai selaimen omien tulostustoimintojen avulla.
   
   

Lähetystavan automaattinen täyttö

Laskun lähetystapa -tiedon voi lisätä asiakaskortille. Ennen sitä, järjestelmään on luotava tarkoitusta varten uusi lisätieto, jonka lisätietotyyppi on Laskun lähetystapa. Katso ohje: Lisätietokentät.

1) Avaa asiakaskortilla Asiakkaan lisätiedot -linkki. Kohdassa "Lisätietokentät" klikkaa "Lisää uusi".
2) Valitse oikea otsikko.
3) Kun lisätietotyyppi on tehty oikein järjestelmään, sisältökenttään ilmestyy lähetystapojen valikko. Valitse haluttu lähetystapa.
4) Paina lopuksi "Tallenna".

Laskun lähettäminen sähköpostilla

Laskun voi lähettää suoraan asiakkaan sähköpostiin. Jotta tämä onnistuisi:

• Asiakkaan sähköpostiosoite on löydyttävä asiakaskortilta.
  
• Oman sähköpostinpalveluntarjoajan sähköpostiasetukset on lisättävä järjestelmään. Katso myös ohje: Sähköpostiasetukset.

Lähettäminen laskutuslistasta massatoimintona

1) "Lähetyksen tila" -sarakkeessa laskuja voi suodattaa. Valittavana on näyttää: Kaikki laskut, Lähetetyt tai Lähettämättömät laskut.
2) "Lähetystapa" -sarakkeen tieto kertoo millä tavalla asiakas haluaa laskun toimitettavan. Lähetystapa valitaan manuaalisesti laskulomakkeella tai täyttyy asiakkaan lisätiedoista automaattisesti laskulomakkeelle. Katso ohjeet: Laskulomakkeen käyttö , Asiakkaan lisätiedot ja Lisätietokentät.
3) Kirjekuori-ikoni osoittaa sitä, että lasku on lähettämätön.
4) Voit valita kaikki listassa olevat laskut lähetettäviksi kerralla klikkaamalla vihreällä pohjalla olevaa rastia "Valitse kaikki". Toiminnon voi purkaa valkoisella pohjalla olevasta "Poista valinnat" -napista tai yksitellen laskurivien Ei/Kyllä -liukukytkimestä. Kaikki ne laskut lähetetään, joiden liukukytkin on asennossa "Kyllä".
5) Lähetettäviä laskuja voi valita myös yksitellen klikkaamalla rivillä olevan Valinta-liukukytkimen asentoon "Kyllä".
6) Klikkaa tämän jälkeen "Toiminnot valituille laskuille".
7) Ja paina lopuksi "Lähetä sähköpostilla".

• Järjestelmä pyytää seuraavaksi vahvistuksen. Klikkaa "Kyllä", jos haluat jatkaa lähetystä.

• Järjestelmän ilmoitus onnistuneesta lähetyksestä.

Lähettäminen laskulomakkeelta

1) Klikkaa "Toiminnot" -painiketta laskun alareunassa.
2) Klikkaa "Lähetä sähköpostilla".

Järjestelmä pyytää tämän jälkeen vahvistuksen lähettämisestä.

Jälkilaskutus

Kun käynti lisätään jälkilaskutukseen, siinä olevat palvelut ja myynti jää odottamaan laskutusta. Näin ollen asiakkaalle voi tehdä myöhemmin koontilaskun, johon sisältyy useamman käynnin tapahtumat. Odottamassa olevat tapahtumat laskutetaan laskulomakkeella, käyttämällä "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -toimintoa.

1) Palvelun saanut asiakas, jolle käynti tehdään.
2) Koko käynnin summa (30 €) on lisätty jälkilaskutukseen klikkaamalla painikkeesta "Lisää jälkilaskutukseen".
3) Käynnin näkökulmasta maksutapahtumat on käsitelty. Käynnille ei jää enää maksettavaa.
4) Jälkilaskutukseen siirretty maksu odottaa laskutusta.

• Kun odottamaan jätetyt tapahtumat halutaan liittää laskuun, klikaa "Lisää lasku" -painiketta.
  
  

1) Laskun tekeminen aloitetaan valitsemalla palvelun saaneen asiakkaan nimi laskulle.
2) Valitse myös oikea toimipiste ja asiakaspalvelija, koska laskulle tulostuu kyseisen toimipisteen tiedot Laskutusasetuksista. Katso myös ohje Laskutusasetukset
3) Klikkaa "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -painiketta.
4) Laskutusta odottamassa olleet tapahtumat listautuvat tähän.
5) Käynnin tietoja voi tarkastella avaamalla käynnin kansiokuva-painikkeesta.

Asiakkaat joilla on laskuttamattomia tapahtumia

Asiakkaat, joilla on laskuttamattomia tapahtumia voi löytää ja laskuttaa massatoimintona seuraavasti.

1) Avaa "Asiakkaat" -> "Toiminnot" -> "Edistyneet toiminnot".
2) Valitse "Näytä vain asiakkaat, joilla on laskuttamattomia tapahtumia" -> Kyllä.
3) Tee valinta, joko valitsemalla kaikki (vihreästä ruudusta) tai valitsemalla asiakkaat yksitellen rivillä olevasta liukukytkimestä.
4) Paina "Toiminnot valituille asiakkaille" ja valitse "Luo laskut". Luotu lasku / luodut laskut löytyvät Laskutus-listasta (Laskut ja Ostot -> Laskutus).
5) Jos valitset kaikki asiakkaat, ja laskuttamattomia asiakkaita on niin paljon, että lista jatkuu eri sivuilla, valinta "kaikki" valitsee vain näkyvissä olevan sivun asiakkaat. Toista sama muilla sivuilla.

Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle

Asiakkaan käyntiin liittyvän palvelujen ja myynnin loppusumman voi siirtää kokonaan tai osittain toiselle maksajalle. Esimerkkejä tällaisita tilanteista on:

• Yritys maksaa kokonaan (100%) omien työntekijöiden käyttämät palvelut.
• Vakuutusyhtiö tai muu vastaava toimija maksaa osan palvelun hinnasta (30%, 50%,70% jne).

Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle on mahdollista joko valitsemalla Käynti-lomakkeella toisen maksajan tai käyttämällä Asiakasryhmiä. Molemmat prosessit on kuvattu ohjeessa: Asiakasryhmät.

Esimerkit:

Käynti, jossa maksajaksi valitaan Asiakasryhmän maksaja

• Asiakasryhmän nimi: Hieronta Testi
• Asiakasryhmän maksajan yritys: Hieronta Testi
• Asiaksryhmän maksajan yhteyshenkilö: Testi Hieroja
• Asiakasryhmän maksaja maksaa 70 % käynnin loppusummasta

Käynti, jossa maksajaksi valitaan asiakas, joka löytyy asiakaskortistosta

• Maksajan nimi: Aino Asiakas
• "Muu" maksaja kuin asiakasryhmä maksaa aina 100%

Koontilaskut

Koontilaskulla tarkoitetaan laskua, johon tulostuu useampi kuin yksi käynti.
Koontilasku voi syntyä kahdella tavalla:

1. Jälkilaskutuksen kautta - Asiakas maksaa itse.
2. Maksun siirron kautta - Asiakas kuuluu asiakasryhmään, ja koko maksu tai osa maksusta on siirtynyt asiakasryhmän maksajalle.

Asiakkaan jälkilaskutuksen koontilasku

1) Uusi lasku henkilöasiakkaalle, jonka 2 käyntiä on lisätty jälkilaskutukseen.
2) Uuteen laskuun on tuotu odottavat tapahtumat klikkaamalla "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat".
3a - 3b) Molemmat käynnit kuuluvat kyseiselle henkilöasiakkaalle.

• Tässä esimerkissä käynti 3a. on tapahtunut Helsingin toimisteessä ja käynti 3b. Espoon toimipisteessä.
• Asiakkaan, asiakaspalvelijan ja toimipisteen tiedot tulostuvat laskulle valitun asetuksen mukaan, ja se löytyy kohdassa:
• Ylläpito -> Asetukset -> Laskutusasetukset -> Valitse toimipiste -> "Tulosta käyntien tiedot laskuille".
• Vaihtoehtoja ovat: "Ei mitään", "Asiakkaiden nimet", "Asiakkaiden, asiakaspalvelijoiden ja toimipisteiden nimet".
  
  

4) Käynnin tietoja voi tarkastella avaamalla käynnin kansionkuva-painikkeesta.
5) Käynnin voi vapauttaa tältä laskulta vapautus-painikkeesta. Käynti jää edelleen odottamaan laskutusta, ja se voidaan ottaa mukaan seuraavaan koontilaskuun.
6) Asiakkaan maksettava loppusumma.

• Tässä esimerkissä 3b.-käyntiin on liittynyt Kela-korvattava toimenpide. Suorakorvauksen osuus 10 € on odottamassa tilitystä lääkärin SV 132 -lomakkeelle.
  
  

7) Tallenna lasku. Lasku saa tämän jälkeen laskunumeron.

Asiakasryhmän maksajan koontilasku

1) Uusi lasku yritysasiakkaalle, joka toimii asiakasryhmän maksajana.
2) Uuteen laskuun on tuotu odottavat tapahtumat klikkaamalla "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat".
3a) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Tero Asiakas". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.
3b) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Testi Asiakas". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.
3c) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Anni Testaaja". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.

• Asiakkaan, asiakaspalvelijan ja toimipisteen tiedot tulostuvat laskulle valitun asetuksen mukaan, ja se löytyy kohdassa:
• Ylläpito -> Asetukset -> Laskutusasetukset -> Valitse toimipiste -> "Tulosta käyntien tiedot laskuille".
• Vaihtoehtoja ovat: "Ei mitään", "Asiakkaiden nimet", "Asiakkaiden, asiakaspalvelijoiden ja toimipisteiden nimet".
  

4) Käynnin tietoja voi tarkastella avaamalla käynnin kansionkuva-painikkeesta.
5) Käynnin voi vapauttaa tältä laskulta vapautus-painikkeesta. Käynti jää edelleen odottamaan laskutusta, ja se voidaan ottaa mukaan seuraavaan koontilaskuun.
6) Tallenna lasku. Lasku saa tämän jälkeen laskunumeron.

Hyvityslaskun tekeminen

Ajas-ohjelmassa hyvityslaskun voi tehdä seuraavasti:

Aloita tekemään asiakkaalle uutta laskua, Lisää lasku -toiminnolla.

1) Valitse Tapahtuma-tyypiksi "Muu".
2) Kirjoita selitykseksi Hyvityslasku lasku numerosta XYZ.
3) Valitse tarvittava määrä, koko laskun loppusumman hyvityksessä 1.
4) Kirjoita hyvitettävä summa miinusmerkkisenä.
5) Valitse ALV.
6) Paina plus-merkistä lisätäksesi tapahtumarivin laskulle.

Laskun muokkaaminen tai tapahtumien uudelleenkäyttö

Jos haluat vain luoda uuden laskun uudella summalla tai muuttaa yksittäisen laskun koontilaskuksi:

Käynnistä voi avata laskun ja poistaa sen (vapauttaen laskurivit myöhempää käyttöä varten). Käynnissä kyseinen tapahtuma jää odottamaan laskutusta, eli uusi lasku tehdään jälkilaskutustoimitojen avulla. (laskuta asiakkaan laskuttamattomat)

Avaa käyntilomakkeella lasku "Näytä" -painikkeesta.

1) Paina "Poista". Seuraavaksi valitaan 2 eri vaihtoehdosta:
2) "Poista lasku ja vapauta laskurivit". Hyödyllinen esim. jos haluat käyttää samat tapahtumarivit yksittäisen laskun sijaan koontilaskuun.
3) "Poista lasku ja laskurivit". Hyödyllinen esim. jos haluat muokata laskurivejä (väärä palvelu tai väärä palvelun hinta)

Vaihtoehto: "Poista lasku ja vapauta laskurivit".

1) Laskun tapahtumarivi on vapautettu uudelleenkäyttöä varten. Sen Maksutapa on muuttunut olemaan "Odottaa laskutusta" eli sitä voi käyttää koontilaskussa. Tapahtuman voi myös poistaa kokonaan "Poista" -napista.
2) Jos maksu on poistettu, voit jatkaa käynnin muokkaamista poistamalla palvelun ja lisäämällä uuden palvelun ja/tai hinnan.

Vaihtoehto: "Poista lasku ja laskurivit".

1) Tämä vaihtoehto poistaa valmiiksi jo maksutapahtuman.
2) Pääset suoraan muokkaamaan käyntiä esim. poistamalla palvelun ja lisäämällä sen uudelleen oikeilla tiedoilla.

Finvoice tiedostot

Jos pankkisi tarjoaa e-laskupalvelua laskujen lähettämistä varten, voit luoda Ajas Touchissa olevista laskuista palvelun edellyttämän Finvoice-muodossa olevan tiedoston.

Muokkaa lisätietokenttiä

Finvoice-tiedostoja varten Ajas Touchiin on luotava kaksi uutta lisätietokenttää. Tämän tarvitsee tehdä vain yhden kerran.

Otsikko: Operaattoritunnus / BIC ja Lisätietotyyppi: BIC.
Otsikko: Verkkolaskuosoite / IBAN / OVT-tunnus ja Lisätietotyyppi: IBAN.

Kehotamme käyttämään kyseisiä otsikoita mahdollisten epäselvyyksien välttämiseksi.

• Täältä löydät ohjeet uusien lisätietokenttien lisäämiseen: Lisätietokentät
  
  

Finvoice-laskutuksessa tavallisesti käytetään asiakkaan pankkiverkon IBAN ja BIC -tunnuksia. Yritysasiakkailla saattaa olla käytössä operaattoriverkko. Jotkut pankit eivät lähetä laskuja ollenkaan operaattoriverkkoon. Sinun kannattaa siis tarkistaa pankiltasi lähettävätkö he laskuja operaattoriverkkoon ja jos kyllä, onko olemassa tiettyjä laskun välittäjiä, joiden kautta he eivät lähetä laskuja. Voit tarkistaa yritysasiakkaasi välittäjän verkkolaskuosoitteistosta. Jos pankkisi ei lähetä laskuja asiakkaillesi, on yhtenä ratkaisuna se, että teet sopimuksen esimerkiksi joko Ropo Capitalin tai Netvisorin kanssa kanssa verkkolaskujen välittämisestä. Ajas-ohjelmasta voi lähettää laskuja kumpaankin laskutuspalveluun.

• Jos käytät laskutuspalvelua, käy tarkistamassa laskutuspalvelun asetukset: Laskutuspalvelu. Jos käytät sekä laskutuspalvelua, että Finvoice-laskutusta, tulee sinun asettaa asiakkaalle molempien ohjeiden ohjeistamat lisätietokentät.
  
  

Asiakkaan lisätiedot

Jokaisen asiakkaan, jonka laskut halutaan sisällyttää e-laskupalveluun, asiakaskortille on liitettävä lisätieto-otsikot: IBAN ja BIC sekä niiden oikeat tiedot kohtaan Sisältö.

• Katso myös ohje: Asiakkaan lisätiedot
  
  

Vinkkejä edistyneeseen käyttöön

Voit tarkistaa yritysasiakkaiden kohdalla heidän verkkolaskutuksensa tiedot (ja esimerkiksi välittäjän) verkkolaskuosoitteistosta. Sivustolla verkkolaskuosoite kertoo yrityksen IBAN:in ja operaattoritunnus on yrityksen BIC. Jos operaattoritunnus sisältää kirjaimia, viittaa se siihen, että yritys käyttää pankkiverkkoa. Jos operaattoritunnus sisältää pelkkiä numeroita, viittaa se siihen, että yritys käyttää operaattoriverkkoa. Valitettavasti tämä nyrkkisääntö ei ole kuitenkaan täysin aukoton. Jos operaattoriverkkoon lähettämäsi laskut eivät mene perille, muista tarkistaa ensin pankiltasi, että he lähettävät laskuja kyseiselle välittäjälle.

• 1) Jos yrityksen operaattoritunnus on pelkkiä numeroita, voit 2) tarkistaa, tarjoaako välittäjä myös pankkiverkon operaattoritunnuksen.

• Esimerkiksi Maventa tarjoaa myös pankkiverkon operaattoritunnuksen.

Laskutusasetukset

Laskutusasetuksiin määritellään Finvoice laskutusaihe (Kohta 7 Laskutusasetuksien ohjeissa) ja valitaan pankkisi tukema Finvoice versio (Kohta 8 Laskutusasetuksien ohjeissa). Järjestelmä ei aseta rajoituksia laskutusaiheen määrittämiseen. Pankkisi voi kuitenkin vaatia, että käytät tässä samoja tietoja kuin pankin kanssa luomassasi laskutussopimuksessa. Tämä asia kannattaa tarkistaa pankilta.

• Katso laskutusasetusten ohje: Laskutusasetukset
  
  

Luo Finvoice tiedosto

Finvoice-tiedosto luodaan Laskutus -listassa olevien Valittujen laskujen toimintojen avulla.

• Katso ohje: Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot
  
  

Vie verkkopankkiin

Ohjeet sopimuksentekoa ja Finvoice-tiedoston vientiä varten löytyvät oman pankkisi verkkosivuilta.

Laskutuspalvelu

Ajas-ohjelma tukee laskutuspalvelun käyttöä myyntilaskujen osalta. Tällä hetkellä ohjelmaan voidaan integroida Ropo Capital, Maventa, Talenom ja Netvisor. Laskutuspalvelun käyttö edellyttää, että käyttäjä on tehnyt sopimuksen ja avannut tilin laskutuspalvelun kanssa. Ajas-ohjelman asetuksissa tarvitaan palvelusta riippuvat integraatiotunnukset, jotka käyttäjä voi joko nähdä tai luoda itse palvelun hallinnan kautta tai hänen on ne pyydettävä kyseisen palvelun asiakaspalvelusta.

Huom: Integraatiotunnukset eivät ole samat tunnukset kuin millä kirjaudut palveluntarjoajan käyttöliittymään.

Integraation avulla Ajas-ohjelmassa tehty myyntilasku voidaan siirtää laskutuspalveluun. Laskujen maksun tilaa on seurattava laskutuspalvelun käyttöliittymässä ja/tai laskun voi merkitä itse maksetuksi Ajas-ohjelmassa manuaalisesti.

Seuraavat ohjeet koskevat Ropo Capital, Maventa ja Talenom -laskutuspalveluun tarvittavia Ajas-asetuksia.
Katso Netvisor-ohjeet kohdassa Laskutuspalvelu - Netvisor .

Muokkaa lisätietokenttiä

Ropo Capitalin, Maventan tai Talenomin laskutuspalvelua varten Ajas Touchiin on luotava kaksi uutta lisätietokenttää. Tämän tarvitsee tehdä vain yhden kerran.

Otsikko: E-lasku välittäjä ja Lisätietotyyppi: Verkkolaskun välittäjä.
Otsikko: E-lasku osoite ja Lisätietotyyppi: Verkkolaskutusosoite.

• Katso myös ohje: Lisätietokentät

Asiakkaan lisätiedot

Asiakkaiden, joiden laskut halutaan lähettää verkkolaskuna Ropo Capitalin, Maventan tai talenomin kautta, asiakaskortille on liitettävä lisätieto-otsikot: E-lasku osoite ja E-lasku välittäjä sekä niiden oikeat tiedot kohtaan Sisältö.

E-lasku osoite -kohdan Sisältöön täytetään:  Verkkolaskutusosoite / OVT-tunnus / IBAN.
E-lasku välittäjä -kohdan Sisältöön täytetään: Verkkolaskun välittäjä / Operaattoritunnus / BIC

Vastaanottajasta riippuen asiakkaan tiedoista löytyvät termiparit voi olla jokin näistä ja toimii synonyymeina täytettävien kenttien sisältöön. Verkkolaskutustietoja käytetään ensisijaisesti operaattoriverkon kautta tapahtuviin laskutuspalvelun integraation kautta lähetettäviin verkko/e-laskuihin.

• Katso myös ohje: Asiakkaan lisätiedot

Laskutusasetukset

Laskutusasetuksiin määritellään:
Laskutuspalvelu. (Kohta 9).
Laskutuspalvelun asiakasnumero (Ropo Capital ja Talenom) tai API-avain (Maventa). (Kohta 10).
Laskutuspalvelun salasana (Ropo Capital), UUID (Maventa) tai käyttäjätunnus (Talenom) . (Kohta 11).

• Katso laskutusasetusten ohje: Laskutusasetukset

Lähetä laskutuspalveluun

Laskut lähetetään laskutuspalveluun Laskutus -listassa olevien Valittujen laskujen toimintojen avulla tai laskulomakkeen alapalkista löytyvän Toiminnot -painikkeen alla olevalla "Lähetä lasku laskutuspalveluun" -toiminnolla.

• Katso ohje: Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot
  
• Katso ohje: Laskulomakkeen käyttö
  

Ropo Capital ja Talenom tukevat laskujen lähetystä sähköpostilla, postilla tai verkkolaskuna.
Nämä vaihtoehdot vastaa Lasku-lomakkeella kohtaa "Lähetystapa", jossa on valinnat:

• Laskutuspalvelu (sähköposti)
• Laskutuspalvelu (posti)
• Laskutuspalvelu (e-lasku)

Huom: Jos käytät Maventan laskutuspalvelua, laskujen lähetystapa määritellään Maventan hallintanäkymässä, palveluntarjoajan ohjeiden mukaisesti.

Järjestelmän pitäisi tunnistaa asiakkaan lisätietoihin merkitty Laskun lähetystapa -tieto, mutta saattaa olla että kaikissa tilanteissa se ei toimi näin. Laskua luotaessa "Lähetystapa" on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa.

• Katso ohje: Lähetystavan automaattinen täyttö
  
• Katso ohje: Laskulomakkeen käyttö

Laskutuspalvelu - Netvisor

Laskutuspalvelun käyttöönotto - Netvisor

Ajas-ohjelmassa tehtyjä myyntilaskuja voi siirtää Netvisor-laskutuspalveluun. Laskut lähetetään asiakkaille Netvisor-ohjelman hallinnan kautta. Toiminnot ovat pilottivaiheessa ja niitä kehitetään edelleen.
Käyttö edellyttää oman tilin / palvelupaketin avaamista Netvisorin kanssa.

Rajapinnan käyttöönotto Netvisorissa

Kirjaudu Netvisor-ohjelman hallintaan. Kirjautumiseen voidaan tarvita pankkitunnuksia.

Vie hiiri yläpalkissa yrityksen nimen päälle ja valitse valikosta "Rajapintaresurssien oikeudet".

Valitse "Valmiit integraatiot" ja kirjoita hakukenttään ajas. Valitse Ajas Oy / Ajas Touch.

Tarkista, että vaadittavat osiot ja resurssit on sallittu, eli ainakin Myynti- ja Tuotteet -osiossa kaikki on sallittu.

Valitse samasta yläpalkin päävalikosta kohta "Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet".

1) Tarkista, että "Ohjelmistorajapintapalvelun veloitus" on päällä.
2) Luo uusi rajapintakäyttäjä painamalla "Luo uusi rajapintatunnus" -painiketta.
3) Ota talteen kentät: "Käyttäjätunniste" ja...
4) ... "Avain".

Tunnusten syöttö Ajas Touchiin

Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Laskutusasetukset".

1) Laskutusasetukset voi syöttää toimipisteen tietoihin. Tässä valittuna Espoo.
2) Jos valitset "Kaikki toimipisteet" - vaihtoehdon laskutusasetuksissa, samat yleiset asetukset koskevat kaikkia toimipisteitä.
Asetusten hierarkia on se, että toimipistekohtainen asetus ohittaa "Kaikki toimipisteet" -asetuksen. Uutena toimintona järjestelmä näyttää sinisiä huutomerkkejä, jotka auttavat havaitsemaan, missä näitä ohituksia on ja peruutusnapeilla niitä voi poistaa. Katso myös ohje Toimipistekohtaisten asetusten huomiomerkit
Huom: Ajas tukee toimipistekohtaisten laskutusasetusten käyttämistä. Netvisoriin kuitenkin syötetään vain yhdet yrityskohtaiset asetukset. Jos haluat käyttää eri laskutustietoja eri toimipisteillä Netvisorissa, ota yhteyttä Netvisorin asiakastukeen. Todennäköisesti tehtävissä avaamalla useamman tilin Netvisorissa.
3) Laskutuspalvelu: Valitse Netvisor.
4) Laskutuspalvelun käyttäjätunniste: Syötä äsken Netvisorissa luotu "Käyttäjätunniste".
5) Laskutuspalvelun avain: Syötä äsken Netvisorissa luotu "Avain".
6) Yrityksen Y-tunnus on pakollinen tieto. Sen on oltava sama Y-tunnus kuin mitä Netvisorissa on yrityksen tietoihin asetettu. Muut laskutusasetukset, kuten osoite ja pankkitunnukset asetetaan Netvisorin päässä. Ne eivät siirry Netvisoriin Ajas-ohjelman Laskutusasetukset -sivulta.
7) Tallenna asetukset ja klikkaa "Kokeile laskutuspalvelun asetuksia". Järjestelmä ilmoittaa asetusten olevan oikein.

Katso myös ohje: Laskutusasetukset.

Laskujen vienti Netvisoriin

Ajas Touchissa on tällä hetkellä tuki vain myyntilaskujen vientiin. Se voidaan tehdä kahdella tavalla.

Laskun lähettäminen laskulomakkeen kautta

1) Klikkaa "Toiminnot" -painikkeen alla "Lähetä lasku laskutuspalveluun".
2) Laskun tila muuttuu olemaan Lähetetty -> Kyllä.
3) Voit käyttää Lähetystapa -tietoja sisäiseen raportointiin. Valinta ei vaikuta siihen, miten lasku lähetetään.

Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta lähetyksestä.

Laskun lähettäminen Laskutus-listasta

1) Valitse lasku, joka halutaan lähettää.
2) Voit myös valita kaikki laskut kerralla klikkaamalla tässä vihreästä ruududsta.
3) "Toiminnot valituille laskuille" -painikkeen alla klikkaa "Lähetä laskutuspalveluun".

Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta lähetyksestä.

Netvisoriin siirtyvät tiedot

Seuraavat Ajas-ohjelman asiakaskortin ja laskun kentät siirtyvät Netvisoriin.

Laskulta siirtyvät kentät

• Laskun numero
• Viitenumero
• Eräpäivä
• Laskun päivä
• Laskulla maksettava summa
• Vapaa teksti laskurivien jälkeen -kenttään tietoja muista maksutavoista
  • Esimerkiksi siihen voi tulla tekstit "Aiemmat maksusuoritukset tällä laskulla: X" ja "Käynneistä maksettu muilla maksutavoilla: Y"
• Vapaa teksti laskurivien jälkeen -kenttään laskun lisätiedot
  • Laskurivien ylä- ja alapuolelle tulostuvat tulevat molemmat tähän kenttään. Vaatii, että ne on rastitettu tulostettavaksi laskulomakkeelta.
  • Saattaa tulla tuki myöhemmin sille, että tekstit siirtyy Netvisorin erillisiin ylä- ja alapuolella oleviin teksteihin.
• Käynnin/myynnin rivit
  • Jos laskutusasetuksissa on valittu kohdassa "Tulosta käyntien tiedot laskuille" esim: "Asiakkaiden, asiakaspalvelijoiden ja toimipisteiden nimet", nämä tiedot siirtyvät myös.
• Asiakkaan nimi tai yrityksen nimi riippuen asiakaskortin tyypistä
• Asiakkaan osoite
  • Laskuun yhdistetään joka tapauksessa myös asiakaskortti.
  • Saattaa tulla tuki myöhemmin sille, että asiakkaan laskutusosoite voisi olla eri kuin asiakkaan normaalit yhteystiedot, mutta toistaiseksi vain normaali yhteystiedoissa oleva osoita.
• Valitun asiakaspalvelijan nimi myyjän nimi -kohtaan
  
  

Laskuun yhdistetään asiakaskortti. Asiakaskortilta siirtyy seuraavat kentät

• Id/asiakasnumero
• Osoite (kaikki osoitteeseen liittyvät kentät ovat pakollisia tietoja)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus, jos yritysasiakas (molemmat ovat pakollisia tietoja, jos yritysasiakas)
• Etunimi ja sukunimi, jos yksityinen asiakas (pakollisia tietoja, jos yksityinen asiakas)
• Sähköposti (pakollinen tieto, jos laskun lähetystapa on sähköposti)
• Puhelin (tämä ei ole pakollinen tieto, mutta jos se on asetettu, sen on oltava oikeassa muodossa. +358 tai ilman ovat molemmat hyväksyttäviä. Välilyönnit on sallittu, mutta väliviivat ei ole sallittu.)
  
  

Asiakkaan lisätiedoista siirtyy seuraavat kentät, jos asetettuna

• Verkkolaskutusosoite (pakollinen tieto, jos laskun lähetystapa on verkkolasku)
• Verkkolaskun välittäjä (pakollinen tieto, jos laskun lähetystapa on verkkolasku)
• Laskutussähköpostiosoite, jos asetettu. Muutoin käytetään asiakkaan yhteystietojen sähköpostiosoitetta

Asiakkaan lisätiedot tulee olla oikeilla lisätietotyypeillä asetettu. Lisätietojen otsikoiden on oltava sinisellä. Lisätietojen värikoodit

Lisätietoja:

Erillinen laskutussähköpostiosoite asiakkaan lisätiedoissa ei ole koskaan pakollinen.
Huom: Netvisoriin EI lähetetä valittua laskun lähetystapaa, vaan se valitaan Netvisorin päästä. Mutta kaikki laskutuspalvelut käyttävät tätä samaa validointia. Jos Netvisorin kautta aikoo lähettää verkkolaskuja, niin verkkolaskutiedot asiakkaasta on löydyttävä.

Laskujen tarkastelu Netvisorissa

• Avaa Myyntilaskuluettelo.
  
  

• Valitse tarkasteltava lasku. Laskun numero on Ajas-ohjelman laskun numero.
  
  

• Avatun laskun tietojen tarkastelu ja mahdollinen muokkaus.
  
• Laskun lähettäminen ja käsittely tästä eteenpäin tapahtuu Netvisorin ohjeiden mukaan: Netvisor Tuki