Ero sivun ”Ajoitetut tehtävät” versioiden välillä

Versio 20. lokakuuta 2023 kello 15.26

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta Beta-profiileille 10/2023.
Ajas Touchin päivitykset - miten saan käyttöön esijulkaisuversion Beta-profiileille?

Ajoitetut tehtävät on Ajas-järjestelmän uusi toiminto-kokonaisuus, jonka avulla asiakkaille voi lähettää ajastettuja viestejä.

Toiminto korvaa vanhan "Aikataulutetut viestit" -toiminnon ja se koostuu kolmesta toiminnosta:

• Viestipohjat - johon määritellään viestin sisältö.
• Hakupohjat - johon määritellään hakukriteerit asiakkaille, joille viesti lähetetään.
• Ajoitetut tehtävät - joka yhdistää konfiguroitavaksi kaksi edellä mainittua toimintoa, lisää lähetysten aikataulun ja lähetystiheyden sekä suorittaa määritellyt tehtävät.

Viestit lähetetään vastaanottajille sähköpostipalvelun, kuten Eneroc Supermailer, kautta.

Viestipohjia, hakupohjia ja ajoitettuja tehtäviä voi olla useampia.

Viestipohjat

Viestipohja lisätään Ajas Touchin päävalikon kohdassa: Muut - Viestintä - Viestipohjat

Viestipohjan lisäys

Hakupohjat

Hakupohjat löytyvät Ajas Touchin päävalikon kohdasta: Raportit - Listaukset.

1) Valitse ensimmäisestä pudotusvalikosta “Oma hakupohja”.
2) Paina "Luo oletushakupohjat"

Tilillesi on nyt luotu seuraavat hakupohjat.

• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla
• Asiakkaat joilla markkinointilupa tekstiviestillä
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen kk aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja ei käyntiä viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja ei varausta viimeisen X päivän aikana

Oletushakupohjat täytyy luoda vain kerran ja ne ovat nyt käytettävissäsi Ajoitetuissa tehtävissä.

Oletushakupohjat ovat tilikohtaisia eli niillä haetaan kohteita kaikista tilillä olevista asiakkaista, varauksista ja käynneistä.

Jos oletushakupohjat eivät ole riittäviä, voimme tehdä asiakkaillemme muutoksia hakupohjaan räätälöidysti tilaustyönä. Voit ottaa yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi, ja kertoa millaisen haun haluaisit tehdä.

1) Jos haluat käyttää Oma hakupohja -toimintoa vain asiakkaiden listaukseen, valitse haluttu hakupohja.
2) “Luo raportti” painike suorittaa haun valittua hakupohjaa käyttäen. "Vie CSV-tiedostoon" painikkeella voit tallentaa näkyvän listan CSV-tiedostoksi.

Hakupohja itse määriteltävillä muuttujilla

Jos käytät hakupohjaa, missä voi itse määritellä kuinka monta päivää oletuspohjan X päivää on, määrittely tapahtuu seuraavasti:

1) Alku (päiviä nykyhetkestä), oletusarvo -30
2) Loppu (päiviä nykyhetkestä), oletusarvo 0

Tässä -30 tarkoittaa 30 päivää taaksepäin nykyhetkestä ja 0 tarkoittaa nykyistä päivää. Negatiivinen siis menneisyydessä ja positiivinen tulevaisuudessa. Arvojen asetuksessa on tärkeää että alku on pienempi tai yhtäsuuri kuin loppu.

Muita esimerkkejä:

• Alku 0, Loppu 0: haetaan vain nykyinen päivä.
• Alku -5, Loppu 10: haetaan 5 päivää nykyhetkestä taaksepäin ja 10 päivää nykyhetkestä eteenpäin.

Ajoitetut tehtävät

Siirry seuraavaksi Ajas Touchin päävalikon kohtaan: Muut - Ajoitetut tehtävät.

Paina "Lisää uusi ajoitettu tehtävä".

1) Anna tehtävälle vapaamuotoinen nimi.
2a) Valitse toiminnoksi: Lähetä sähköposti.
2b) Valitse viestipohja. Tämän olet tehnyt vaiheessa: Viestipohjat.
3a) Valitse tietolähteen tyypiksi Hakupohja.
3b) Valitse hakupohja. Esimerkissä on käytetty: Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen X päivän aikana. Oletuspohjat olet luonut vaiheessa: Hakupohjat.
4) Koska hakupohjaksi on valittu itse määriteltävä "viimeisen X päivän aikana" -tyyppinen pohja, määrittele muuttujat kuten kohdassa: Hakupohja itse määriteltävillä muuttujilla.
Esimerkissä on käytetty: Alku -5, Loppu 0. Tämä hakee asiakkaita, joilla on markkinointilupa sähköpostilla ja jonka käynti on ollut viimeisen 5 päivän aikana (menneisyydessä). Käynti lasketaan käyntilomakkeella olevasta käynnin päivämäärästä.
5) Aikataulu: Valitse ajastus milloin tehtäviä (Lähetä sähköposti) suoritetaan.

• Ajastus suoritetaan kun kaikki valinnat (Minuutti, Tunti, Viikonpäivä, Kuukauden päivä, Kuukausi) täsmäävät nykyhetkeen. Jos jostain valitsimesta valitaan “Mikä tahansa”, se täsmää aina eli sitä ei huomioida. Esimerkkejä:
  • Kaikissa valinnoissa on “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan minuutin välein
  • Minuutti 0, Tunti 8, muissa “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan joka päivä klo 8:00
  • Minuutti 0, Tunti 8, Viikonpäivä “maanantaisin”: Tehtävä suoritetaan joka maanantai klo 8:00

Esimerkissä on valittu: Minuutti 30, Tunti 8, muissa “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan joka päivä klo 8:30.

6) Suoritusten minimiväli: voidaan asettaa minimi aika minkä pitää kulua, että samalle asiakkaalle lähetetään sama viesti uudelleen.
Tätä varten suoritusten “yksilöllisyys” tarkistetaan viestipohjasta ja käyttäjän sähköpostiosoitteesta. Eli jos viestipohja ja käyttäjän sähköpostiosoite ovat samat, niin silloin tulkitaan että viesti on jo lähetetty. Jos jompi kumpi muuttuu, niin tulkitaan että viestiä ei ole vielä lähetetty.

Esimerkissä on valittu minimiväli käyttöön ("Kyllä") ja arvoksi 30 päivää. Se tarkoittaa sitä, että:

• Jos asiakkaalla olisi käynti joka päivä, niin ajastuksen alkaessa hänelle lähetetään yksi viesti (viimeisin käynti menneen 5 päivän sisään), mutta seuraava viesti vasta 30 päivän kuluttua (jos siihen ajankohtaan sopii määritys "menneen 5 päivän sisään).
• Jos viestipohjaan olisi vaikka kirjoitettu pyyntö palautteeseen (ja linkki järjestelmään, jossa palautteen voi antaa), näin ollen sitä ei pyydettäisi jokaisen päivittäisen käynnin jälkeen vaan vasta 30 päivän kuluttua seuraavan kerran.
  

7) Aktiivinen: Kyllä, jos tehtävä on käytössä.
8) Kun tehtävän laatiminen on valmis, paina "Tallenna".
9) Tehtävän voi peruuttaa tästä painikkeesta. Tallentamaton tehtävä häviää.

Lähetä tekstiviesti -vaihtoehto

2a) Valitse toiminnoksi: Lähetä tekstiviesti.

• Ajoitettujen tehtävien toiminto voi olla myös "Lähetä tekstiviesti". Tämä vaihtoehto näkyy ja sitä on mahdollista käyttää, jos Ajas-tilaukseesi kuuluu jokin tekstiviestipaketti.
• Tekstiviestien käytössä kannattaa kiinnittää huomiota viestin pituuteen (samalla tavalla kuin varausvahvistus- ja muistutusviesteissä), jos haluaa välttää sen että viesti jakautuisi useammaksi viestiksi pituutensa vuoksi. Yhteen tekstiviestiin mahtuu 160 merkkiä.
  
  

1) Kun tehtävä on tallennettu, täytyy vielä painaa "Käynnistä tehtävien ajoitus".
2) Jos tehtävää haluaa testata, sen voi suorittaa heti painamalla rivillä näkyvää "Suorita" painiketta. Tämän painaminen ei käynnistä tehtävien ajoituitusta, vaan suorittaa sen kerran. Huom: näin testatessa, viesti lähetetään hakupohjan mukaisesti asiakkaillesi, joten katso myös ohje: Testaaminen
3) Tallennettua tehtävää voi muokata. Jos tehtävän ajoitus on jo käynnistetty, sitä ei tarvitse käynnistää uudelleen. Muutokset päivittyvät automaattisesti.
4) Tehtävän voi poistaa kokonaan.
5) Sivun alareunassa oleva "Suorita ajoitetut tehtävät nyt" -painike vaikuttaa kaikkiin tekemiisi tehtäviin. Kannattaa pitäytyä rivikohtaisissa testeissä, eli käyttää kohdan 2) Suorita -painiketta.

1) Kun tehtävien ajastus on käynnissä, tässä sarakkeessa näkyy ajankohta jolloin tehtävä on viimeksi suoritettu (pvm klo).
2) Tehtävien ajoituksen voi pysäyttää painamalla "Pysäytä tehtävien ajoitus".

Sähköpostipalvelu

Ajoitetut tehtävät, joiden toiminto on "Lähetä sähköposti", käyttää sähköpostiasetuksissa valitsemaasi sähköpostipalvelua.

Sähköpostiasetuksissa on nyt mahdollista valita eri palvelu eri toimintoja varten.

• Tässä esimerkissä oletuspalveluksi on valittu Eneroc Supermailer.
• Mutta aikataulutettujen viestien lähettämistä varten on valittu SMTP. Valinta tässä kentässä riittää, jos olet tehnyt järjestelmään valmiiksi jo myös SMTP-asetukset.
  

Katso myös ohje: Sähköpostiasetukset

Testaaminen

Oikean hakupohjan ja aikataulun testaaminen voi olla vaikeaa ilman, että asiakkaat eivät saisi lähetettyä sähköpostia, koska Ajoitetut tehtävät suorittaa sille määritellyn tehtävän. Mutta jos mahdollista, kannattaa testata ainakin sitä, että viestit lähtevät ylipäätään. Koska tähän vaikuttaa myös sähköpostipalvelun asetukset.

Esimerkki:

Testataan ensin kohdassa: Raportit - Listaukset kuinka suuren asiakasmäärän jokin tietty hakupohja tänään luo. Tässä on valittu "Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään". Kalenterista tiedän, että tänään kalenterissa on vain yksi varaus, ja se on testiasiakkaan varaus.

Tehdään ja tallennetaan tälle hakupohjalle "Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään" tehtävä, jonka nimi on Testi.
Tehtävän tallennuksen jälkeen painetaan "Suorita". Ajoitus ei vielä ole käynnissä.

Järjestelmä pyytää vahvistamaan, että haluat suorittaa manuaalisesti tämän tehtävän. Vastataan Kyllä.

Tehtävä suoritetaan onnistuneesti. "Viimeksi suoritettu" -sarakkeessa näkyy suorituksen ajankohta. Uusi painike "Loki" tulee näkyviin.

"Loki"-painikkeen alta avautuu "Toimintohistoria" -lomake. Sen tila on "Onnistui", ja sen alla olevasta Lisätiedot: "Näytä" -painikkeesta voi nähdä lisätietoja tehtävästä. Tässä näkyy sähköpostit, johon viesti on lähetetty. Jos asiakkaana on ollut oma testiasiakas, itse viesti pitäisi löytyä sen sähköpostilaatikosta.

XXXXXX