Ero sivun ”Laskutus” versioiden välillä

Versio 20. kesäkuuta 2019 kello 08.13

Laskun lisäys

• Uuden laskun lisäys tapahtuu Laskutus-näkymästä klikkaamalla "Lisää lasku" -painiketta
• Tavallisesti lasku lisätään suoraan Käynti-lomakkeelta valitsemalla maksutavaksi "Maksa laskulla".

Työpöytäversion ja Selainversion rinnakkaiskäyttö

Jos teette Käyntejä ja Laskuja Ajas -ohjelman työpöytäversiossa, emme toistaiseksi suosittele, että samaa laskua tai käyntiä, josta lasku on muodostettu muokataan Ajas Touch -käyttöliittymässä. Sama ohje pätee myös päinvastoin.

Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot

1) Tarkasteltavan aikavälin alkamis- ja päättymispäivä.
2) Työntekijän valinta.
3) Toimipisteen valinta.
4) Uuden laskun lisäämispainike.
5) Laskun hakeminen laskun numeron tai viitenumeron perusteella.
6) Laskun hakeminen asiakkaan nimen perusteella.
7) Laskun hakeminen maksun tilan perusteella: Kaikki, Maksettu, Maksamattomat.
8) Laskun hakeminen perinnän tilan perusteella: Kaikki, Ei perinnässä, Perinnässä.
9) Laskun hakeminen lähetyksen tilan perusteella: Kaikki, Lähetetyt, Lähettämättömät.
10) Näytettävien laskujen valinta. Toimintoa käyttämällä voi mm. tarkastella myös poistettuja laskuja.
11) Valistee kaikki laskut tällä sivulla tai poistaa kaikki tällä sivulla olevat valinnat.
12) Valitsee kyseisen laskun. Klikkaa liukukytkin asentoon "Kyllä".
13) Esimerkki laskusta, joka on lähetetty sähköpostilla ja merkitty maksetuksi.
14) Esimerkki laskusta, josta on lähetetty maksuhuomautus.
15) Esimerkki lähettämättömästä laskusta.
16) Esimerkki laskusta, joka on merkitty lähetettäväksi perintään.

Toiminnot valituille laskuille

Valittuihin laskuihin (katso yllä kohdat 11 ja 12) voi kohdistaa massatoimintoja. Toiminnot löytyvät myös itse laskulomakkeelta, mutta näin käytettynä saman toiminnon voi kohdistaa useammalle laskulle kerrallaan. Klikkaa ensin Toiminnot valituille laskuille -painiketta sivun alareunassa.

1) Merkitsee kaikki valitut laskut maksetuksi.
2) Merkitsee kaikki valitut laskut lähetetyksi.
3) Merkitsee kaikki valitut laskut lähetettäväksi perintään.
4) Lähettää kaikki valitut laskut sähköpostilla asiakkaalle.
5) Lähettää valitut laskut laskutuspalveluun (esimerkiksi Netvisor, Ropo Capital).
6) Luo Finvoice tiedoston valituista laskuista.
7) Luo CSV tiedoston valituista laskuista.

Laskulomakkeen käyttö

1. Järjestelmä tulostaa Laskun numeron ja Viitenumeron.
   Laskun Päivä on oletuksena laskun luonnin päivä ja Eräpäivä 2 viikon kuluttua. Päiviä voi muokata kalenterista.




2. Asiakas eli laskun saaja on esitäytetty, jos lasku tehdään Käyntilomakkeelta. Asiakaskortilla olevat osoitetiedot tulostuvat laskuun. Jos lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, asiakas haetaan aloittamalla kirjoittamaan asiakkaan nimeä ja valitsemalla asiakas listasta.




3. Laskun Saaja, Saajan tilinumero ja BIC-pankkitunniste tiedot tulostuvat toimipisteen laskutusasetuksista. Katso Laskutusasetukset). Kun lasku tehdään suoraan käynnin tiedoista, nämä kentät ovat valmiiksi täytettyinä. Kun lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, tiedot täyttyvät sen jälkeen, kun laskun toimipiste on valittu.
   
   Toimipiste ja Asiakaspalvelija ovat pakollisia tietoja laskussa, jotta järjestelmä pystyy kohdistamaan laskut oikeiden työntekijöiden ja toimipisteiden raportteihin. Itse laskulle ne eivät tulostu. Kun lasku tehdään suoraan käynnin tiedoista, nämä kentät ovat valmiiksi täytettyinä. Kun lasku tehdään Lisää lasku -toiminnolla, tiedot on haettava pudotusvalikosta.




4. Laskulle voidaan valita Lähetystapa. Valinta tulostuu Laskutus -listaan, mutta se ei vielä lähetä laskua. Oikea lähetystapa on automaattisesti valittu, jos se on määritelty asiakaskortilla, asiakkaan lisätiedoissa. Katso myös kohta: Lähetystavan automaattinen täyttö.
   Laskun lähettäminen sähköpostilla on kuvattu täällä: Laskun lähettäminen sähköpostilla
   Laskun tila muuttuu, kun sen tilaa on muilla toiminnoilla muutettu. Painikkeita voi muuttaa myös manuaalisesti.




5. Käynnistä tehdyssä laskussa laskutettavat rivit tulostuvat valmiiksi. Palveluita tai tuotteita voi lisätä laskulle tästä kentästä ja Lisää lasku -toiminnolla tehdyssä laskussa tapahtumarivi on aina lisättävä manuaalisesti.




6. Tähän kenttään tulostuu kaikki laskurivit eli joko käynnistä tulostuneet tai itse laskulomakkeella lisätyt. Palvelun tai tuotteen tiedot tulostuvat sen mukaan, miten ne on Palvelut- tai Tuotteet -lomakkeilla määritelty. "Muu" -tapahtumaa voi käyttää sellaiseen myyntiin, mihin ei järjestelmässä ole luotu palvelua tai tuotetta. Tapahtuman nimi kirjoitetaan Nimi-kenttään itse.




7. Hallinnoi maksusuorituksia -linkki avaa toiminnot, joissa asiakkaan maksusuoritukset voidaan merkitä järjestelmään silloin, jos laskusta on maksettu vasta osa. Kun lasku on maksettu kokonaan, voidaan käyttää pikapainiketta: Maksusuoritus koko jäljellä olevasta summasta.
   
   Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat -painike lisää laskuun kaikki ne asiakkaan tapahtumat, joita ei ole vielä laskutettu ja jotka on käyntilomakkeella lisätty jälkilaskutukseen.
   
   Maksuhuomautukset -osiossa laskusta voi tehdä maksuhuomautuksen:
   
   • Maksuhuomautus lisätään järjestelmään. Maksuhuomautuksen teksti tulostuu laskulle. Huomautuksen lisääminen ei vielä lähetä huomautusta.
   • Maksuhuomautuksen toiminnot ovat: Muokkaa (muokkaa maksuhuomautuksen laskulle tulostuvaa tekstiä), Tulosta (maksuhuomautus tulostuu PDF-dokumenttina), Lähetä sähköpostilla (maksuhuomautus lähetetään asiakkaan sähköpostiosoitteeseen edellyttäen, että sähköpostiasetukset on käytössä, kuten kuten kohdassa 4. mainitussa ohjeessa on opastettu), Poista (maksuhuomautuksen voi poistaa järjestelmästä.




8. Laskulomakkeen alapalkista löytyy perustoiminnot, kuten Poista, Tallenna ja Sulje. Lähetä sähköpostilla -toiminto löytyy Toiminnot-painikkeen alta.
   
   Laskun tulostus PDF-dokumentiksi tapahtuu klikkaamalla Tulosta-painiketta.
   Huom: PDF-lomakkeen tulostuminen edellyttää, että selaimen ponnahdusikkunat on sallittu.
   Huom: Lasku tuolostetaan paperille PDF-lomakkeen ja/tai selaimen omien tulostustoimintojen avulla.

Lähetystavan automaattinen täyttö

Laskun lähetystapa -tiedon voi lisätä asiakaskortille. Ennen sitä, järjestelmään on luotava tarkoitusta varten uusi lisätieto, jonka lisätietotyyppi on Laskun lähetystapa. Katso ohje: Lisätietokentät.

1) Avaa asiakaskortilla Asiakkaan lisätiedot -linkki. Kohdassa "Lisätietokentät" klikkaa "Lisää uusi".
2) Valitse oikea otsikko.
3) Kun lisätietotyyppi on tehty oikein järjestelmään, sisältökenttään ilmestyy lähetystapojen valikko. Valitse haluttu lähetystapa.
4) Paina lopuksi "Tallenna".

Laskun lähettäminen sähköpostilla

Laskun voi lähettää suoraan asiakkaan sähköpostiin. Jotta tämä onnistuisi:

• Asiakkaan sähköpostiosoite on löydyttävä asiakaskortilta.
  
• Oman sähköpostinpalveluntarjoajan sähköpostiasetukset on lisättävä järjestelmään. Katso myös ohje: Sähköpostiasetukset.

Lähettäminen laskutuslistasta massatoimintona

1) "Lähetyksen tila" -sarakkeessa laskuja voi suodattaa. Valittavana on näyttää: Kaikki laskut, Lähetetyt tai Lähettämättömät laskut.
2) "Lähetystapa" -sarakkeen tieto kertoo millä tavalla asiakas haluaa laskun toimitettavan. Lähetystapa valitaan manuaalisesti laskulomakkeella tai täyttyy asiakkaan lisätiedoista automaattisesti laskulomakkeelle. Katso ohjeet: Laskulomakkeen käyttö , Asiakkaan lisätiedot ja Lisätietokentät.
3) Kirjekuori-ikoni osoittaa sitä, että lasku on lähettämätön.
4) Voit valita kaikki listassa olevat laskut lähetettäviksi kerralla klikkaamalla vihreällä pohjalla olevaa rastia "Valitse kaikki". Toiminnon voi purkaa valkoisella pohjalla olevasta "Poista valinnat" -napista tai yksitellen laskurivien Ei/Kyllä -liukukytkimestä. Kaikki ne laskut lähetetään, joiden liukukytkin on asennossa "Kyllä".
5) Lähetettäviä laskuja voi valita myös yksitellen klikkaamalla rivillä olevan Valinta-liukukytkimen asentoon "Kyllä".
6) Klikkaa tämän jälkeen "Toiminnot valituille laskuille".
7) Ja paina lopuksi "Lähetä sähköpostilla".

• Järjestelmä pyytää seuraavaksi vahvistuksen. Klikkaa "Kyllä", jos haluat jatkaa lähetystä.

• Järjestelmän ilmoitus onnistuneesta lähetyksestä.

Lähettäminen laskulomakkeelta

1) Klikkaa "Toiminnot" -painiketta laskun alareunassa.
2) Klikkaa "Lähetä sähköpostilla".

Järjestelmä pyytää tämän jälkeen vahvistuksen lähettämisestä.

Jälkilaskutus

Kun käynti lisätään jälkilaskutukseen, siinä olevat palvelut ja myynti jää odottamaan laskutusta. Näin ollen asiakkaalle voi tehdä myöhemmin koontilaskun, johon sisältyy useamman käynnin tapahtumat. Odottamassa olevat tapahtumat laskutetaan laskulomakkeella, käyttämällä "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -toimintoa.

1) Palvelun saanut asiakas, jolle käynti tehdään.
2) Koko käynnin summa (30 €) on lisätty jälkilaskutukseen klikkaamalla painikkeesta "Lisää jälkilaskutukseen".
3) Käynnin näkökulmasta maksutapahtumat on käsitelty. Käynnille ei jää enää maksettavaa.
4) Jälkilaskutukseen siirretty maksu odottaa laskutusta.

• Kun odottamaan jätetyt tapahtumat halutaan liittää laskuun, klikaa "Lisää lasku" -painiketta.
  
  

1) Laskun tekeminen aloitetaan valitsemalla palvelun saaneen asiakkaan nimi laskulle.
2) Valitse myös oikea toimipiste ja asiakaspalvelija, koska laskulle tulostuu kyseisen toimipisteen tiedot Laskutusasetuksista. Katso myös ohje Laskutusasetukset
3) Klikkaa "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -painiketta.
4) Laskutusta odottamassa olleet tapahtumat listautuvat tähän.
5) Käynnin tietoja voi tarkastella avaamalla käynnin kansiokuva-painikkeesta.

Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle

Asiakkaan käyntiin liittyvän palvelujen ja myynnin loppusumman voi siirtää kokonaan tai osittain toiselle maksajalle. Esimerkkejä tällaisita tilanteista on:

• Yritys maksaa kokonaan (100%) omien työntekijöiden käyttämät palvelut.
• Kela maksaa kokonaan (100%) tietyn tyyppisen kuntoutuksen.
• Vakuutusyhtiö tai muu vastaava toimija maksaa osan palvelun hinnasta (30%, 50%,70% jne).

Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle on mahdollista käyttämällä Asiakasryhmiä. Prosessi on kuvattu ohjeessa: Asiakasryhmät.

Koontilaskut

Koontilaskulla tarkoitetaan laskua, johon tulostuu useampi kuin yksi myyntitapahtuma.
Koontilasku voi syntyä kahdella tavalla:

1. Jälkilaskutuksen kautta
2. Maksun siirron kautta

Asiakkaan jälkilaskutuksen koontilasku

1) Uusi lasku henkilöasiakkaalle, jonka 3 käyntiä on lisätty jälkilaskutukseen.
2) Uuteen laskuun on tuotu odottavat tapahtumat klikkaamalla "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat".
3a - 3c) Kaikki 3 käyntiä kuuluvat tälle samalle asiakkaalle. Käynnin tietoja voi tarkastella avaamalla käynnin kansionkuva-painikkeesta.
4) Lasku on jo tallennettu, koska se on saanut laskun numeron.

Asiakasryhmän maksajan koontilasku

1) Uusi lasku yritysasiakkaalle, joka toimii asiakasryhmän maksajana.
2) Uuteen laskuun on tuotu odottavat tapahtumat klikkaamalla "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat".
3a) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Tero Asiakas". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.
3b) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Testi Asiakas". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.
3c) Tämä käynti liittyy henkilöasiakkaaseen "Anni Testaaja". Hän kuuluu asiakasryhmään, jossa tämän laskun yritysasiakas on maksajana.
4) Laskua ei vielä ole tallennettu, koska sillä ei ole laskun numeroa.

HUOM: 3a - 3c) Asiakkaan nimen tulostus valitaan asetuksella, kohdassa:

• Ylläpito -> Asetukset -> Laskutusasetukset -> Valitse toimipiste -> "Tulosta käyntien tiedot laskuille".
• Vaihtoehtoja ovat: "Ei mitään", "Asiakkaiden nimet", "Asiakkaiden, asiakaspalvelijoiden ja toimipisteiden nimet".
  
  

Finvoice tiedostot

Jos pankkisi tarjoaa e-laskupalvelua laskujen lähettämistä varten, voit luoda Ajas Touchissa olevista laskuista palvelun edellyttämän Finvoice-muodossa olevan tiedoston.

Muokkaa lisätietokenttiä

Finvoice-tiedostoja varten Ajas Touchiin on luotava kaksi uutta lisätietokenttää. Tämän tarvitsee tehdä vain yhden kerran.

Otsikko: IBAN ja Lisätietotyyppi: IBAN.
Otsikko: BIC ja Lisätietotyyppi: BIC.

Finvoice-laskutuksessa tavallisesti käytetään asiakkaan pankkiverkon IBAN ja BIC -tunnuksia. Joillakin asiakkailla saattaa olla käytössä operaattoriverkon tunnukset, joita Ajaksessa kutsutaan E-laskun välittäjäksi ja E-laskun osoitteeksi. Järjestelmä tukee myös tämän tunnusparin käyttöä, mutta siirto voi myös jäädä onnistumatta pankin päässä olevista syistä. Tärkeintä on huomata, että käytetään vain yhtä tunnusparia (IBAN ja BIC tai E-laskun välittäjä ja E-laskun osoite).

• Katso myös ohje lisätietokenttien muokkaamisesta: Lisätietokentät
  
  

Asiakkaan lisätiedot

Jokaisen asiakkaan, jonka laskut halutaan sisällyttää e-laskupalveluun, asiakaskortille on liitettävä lisätieto-otsikot: IBAN ja BIC sekä niiden oikeat tiedot kohtaan Sisältö.

• Katso myös ohje: Asiakkaan lisätiedot

Laskutusasetukset

Laskutusasetuksiin määritellään Finvoice laskutusaihe. (Kohta 1).

• Katso laskutusasetusten ohje: Laskutusasetukset
  
  

Luo Finvoice tiedosto

Finvoice-tiedosto luodaan Laskutus -listassa olevien Valittujen laskujen toimintojen avulla.

• Katso ohje: Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot
  
  

Vie verkkopankkiin

Ohjeet sopimuksentekoa ja Finvoice-tiedoston vientiä varten löytyvät oman pankkisi verkkosivuilta.

Laskutuspalvelu

Ajas-ohjelma tukee laskutuspalvelun käyttöä myyntilaskujen osalta. Tällä hetkellä ohjelmaan voidaan integroida Ropo Capital ja Netvisor. Laskutuspalvelun käyttö edellyttää, että käyttäjä on tehnyt sopimuksen ja avannut tilin laskutuspalvelun kanssa. Ajas-ohjelman asetuksissa tarvitaan mm. tilien käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Alla olevia ohjeet koskevat Ropo Capitalin laskutuspalveluun tarvittavia Ajas-asetuksia.
Katso Netvisor-ohjeet kohdassa Laskutuspalvelu - Netvisor .

Muokkaa lisätietokenttiä

Ropo Capitalin laskutuspalvelua varten Ajas Touchiin on luotava kaksi uutta lisätietokenttää. Tämän tarvitsee tehdä vain yhden kerran.

Otsikko: E-lasku välittäjä ja Lisätietotyyppi: Verkkolaskun välittäjä.
Otsikko: E-lasku osoite ja Lisätietotyyppi: Verkkolaskutusosoite.

• Katso myös ohje: Lisätietokentät

Asiakkaan lisätiedot

Jokaisen asiakkaan, jonka laskut halutaan lähettää Ropo Capitalin kautta, asiakaskortille on liitettävä lisätieto-otsikot: E-lasku osoite ja E-lasku välittäjä sekä niiden oikeat tiedot kohtaan Sisältö.

• Katso myös ohje: Asiakkaan lisätiedot

Laskutusasetukset

Laskutusasetuksiin määritellään:
Laskutuspalvelu. (Kohta 2).
Laskutuspalvelun käyttäjätunnus. (Kohta 3).
Laskutuspalvelun salasana. (Kohta 4).

• Katso laskutusasetusten ohje: Laskutusasetukset

Lähetä laskutuspalveluun

Laskut lähetetään laskutuspalveluun Laskutus -listassa olevien Valittujen laskujen toimintojen avulla.

• Katso ohje: Laskujen haku, suodatus ja massatoiminnot
  

Laskutuspalvelu - Netvisor

Laskutuspalvelun käyttöönotto - Netvisor

Ajas-ohjelmassa tehtyjä myyntilaskuja voi siirtää Netvisor-laskutuspalveluun. Laskut lähetetään asiakkaille Netvisor-ohjelman hallinnan kautta. Toiminnot ovat pilottivaiheessa ja niitä kehitetään edelleen.
Käyttö edellyttää oman tilin / palvelupaketin avaamista Netvisorin kanssa.

Rajapinnan käyttöönotto Netvisorissa

Kirjaudu Netvisor-ohjelman hallintaan. Kirjautumiseen voidaan tarvita pankkitunnuksia.

Vie hiiri yläpalkissa yrityksen nimen päälle ja valitse valikosta "Rajapintaresurssien käyttöoikeudet".

Valitse "Valmiit integraatiot" ja kirjoita hakukenttään ajas. Valitse Ajas Oy / Ajas Touch.

Tarkista, että vaadittavat osiot ja resurssit on sallittu, eli ainakin Myynti- ja Tuotteet -osiossa kaikki on sallittu.

Valitse samasta yläpalkin päävalikosta kohta "Ulkoisen järjestelmän tunnisteet".

1) Tarkista, että "Ohjelmistorajapintapalvelun veloitus" on päällä.
2) Luo uusi rajapintakäyttäjä painamalla "Luo uusi rajapintatunnus" -painiketta.
3) Ota talteen kentät: "Käyttäjätunniste" ja...
4) ... "Avain".

Tunnusten syöttö Ajas Touchiin

Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Laskutusasetukset". Netvisorin käyttöä varten tarvitaan normaalitietojen lisäksi seuraavaa. Katso myös ohje: Laskutusasetukset.

1) Valitse Toimipiste. Toistaiseksi asetukset on tehtävä toimipistekohtaisesti. Älä käytä valintaa "Kaikki toimipisteet".
2) Laskutuspalvelu: Valitse Netvisor.
3) Laskutuspalvelun käyttäjätunnus: Syötä äsken Netvisorissa luotu "Käyttäjätunniste".
4) Laskutuspalvelun salasana: Syötä äsken Netvisorissa luotu "Avain".
5) Tallenna asetukset ja klikkaa "Kokeile laskutuspalvelun asetuksia". Järjestelmä ilmoittaa asetusten olevan oikein.

Laskujen vienti Netvisoriin

Ajas Touchissa on tällä hetkellä tuki vain myyntilaskujen vientiin. Se voidaan tehdä kahdella tavalla.

• Jos kyse on Henkilöasiakkaan laskusta, tarkista, että asiakaskortilla on asiakkaan Etunimi ja Sukunimi.
  
• Jos kyse on Yritysasiakkaan laskusta, tarkista, että asiakaskortilla on Yrityksen nimi ja Y-tunnus.
  
  

Laskun lähettäminen laskulomakkeen kautta

1) Klikkaa "Toiminnot" -painikkeen alla "Lähetä lasku laskutuspalveluun".
2) Laskun tila muuttuu olemaan Lähetetty -> Kyllä.
3) Voit käyttää Lähetystapa -tietoja sisäiseen raportointiin. Valinta ei vaikuta siihen, miten lasku lähetetään.

Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta lähetyksestä.

Laskun lähettäminen Laskutus-listasta

1) Valitse lasku, joka halutaan lähettää.
2) Voit myös valita kaikki laskut kerralla klikkaamalla tässä vihreästä ruududsta.
3) "Toiminnot valituille laskuille" -painikkeen alla klikkaa "Lähetä laskutuspalveluun".

Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta lähetyksestä.

Laskujen tarkastelu Netvisorissa

• Avaa Myyntilaskuluettelo.
  
  

• Valitse tarkasteltava lasku. Laskun numero on Ajas-ohjelman laskun numero.
  
  

• Avatun laskun tietojen tarkastelu ja mahdollinen muokkaus.
  
• Laskun lähettäminen ja käsittely tästä eteenpäin tapahtuu Netvisorin ohjeiden mukaan: Netvisor Tuki