Ero sivun ”Varausnäkymä” versioiden välillä

Versio 4. joulukuuta 2017 kello 11.59

Pikavarauksen tekeminen

• Ajas -ohjelma mahdollistaa pikavarausten tekemisen. Tämä on nopein tapa lisätä uusi varaus järjestelmään.
• Klikkaa varausnäkymässä alkamisajan solua. Järjestelmä ehdottaa Asiakkaan ja Palvelun nimeä, kun aloitat kirjoittamaan ensimmäistä kirjainta.
• "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -valinta "Kyllä" varaa kalenterista yhtä pitkän ajan kun palvelun pituus on. Valinta "Ei" valitsee pituudeksi hiirellä maalatun pituuden.

Poissaolon lisääminen

• Työntekijälle voidaan lisätä Varausnäkymästä poissaolo päivälle, jolla hänellä normaalisti olisi työvuoro.

Tauon lisääminen

• Työntekijöille voidaan lisätä taukoja varausnäkymästä
• Taukoja voidaan luoda vaihtamalla "Luo taukoja" -kytkin Kyllä-asentoon ja valitsemalla tauon tyyppi kytkimen vieressä olevasta listasta.
• Tauon tyypin valinnan jälkeen tauko voidaan maalata hiiren painikeella tai sormella ajalle, jolla työntekijällä on työvuoro.
• Tauon ajalle ei voi varata asiakasvuoroja.

• Luotu tauko saadaan kopioitua halutulle aikavälille, mikäli se toistuu säännöllisesti samaan kellonaikaan.
• Tauon voi kopioida toistumaan päivittäin, viikon tai kuukauden välein.

Toistuvan varauksen tekeminen

• Ajas-ohjelmassa on mahdollisuus asettaa säännöllisesti toistuvia varauksia. Varaus voidaan asettaa toistuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain.
• Toistuvia varauksia luotaessa asetetaan päivämäärä mihin asti varaukset luodaan. Tämän jälkeen ohjelma luo seuraavin lisäehdoin kaikki varaukset kyseiseen päivään asti:
  
  • Luo ongelmattomat varaukset - Järjestelmä luo varaukset vain niihin kalenterin kohtiin, jotka ovat vapaana ja jota ei ole vuoroilla tai aukioloilla suljettu.
  • Luo kaikki varaukset - Järjestelmä luo kaikki varaukset. Kahdesta päällekkäisestä varauksesta molemmat näkyvät varausnäkymässä.
• Kun toistuvaa varausta muokataan, muutokset voidaan asettaa koskemaan vain yhtä varausta, kaikkia sarjaan kuuluvia tulevia varauksia tai kaikkia sarjaan kuuluvia varauksia, tulevia ja menneitä.

Työvuorojen käytön aloittaminen

• Ajas -ohjelma tukee työvuorojen asettamista työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä, aikojen varaus ei onnistu työvuorojen määräämän ajan ulkopuolelle.
• Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäisen kerran ja aina, kun lisätään uusi työntekijä, oletusasetuksen mukaisesti työntekijä ei kuulu työvuorojärjestelmään.
• Työntekijä liitetään työvuorojärjestelmään siten, että hänelle tehdään varausnäkymässä ainakin yksi vuoro. Työvuorojen käyttö vahvistetaan "Haluatko jatkaa vuorojen muokkaamista?" -lomakkeella.

Työvuorojen asettaminen

• Kun vuorot on luotu ensimmäisen kerran, työntekijä voidaan poistaa tai liittää työvuorojärjestelmään Työntekijä -lomakkeen "Käytä työvuoroja" -valinnoilla.
• Työvuoroja avataan suunnitelman mukaisesti, ja niitä voi muokata Varausnäkymän muokkaustilassa.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Varausasetukset - Työryhmät ohittavat aukiolot (tulossa)

Varauslomakkeen käyttö

• Varauslomakkeen avulla voidaan tarkastella varausta pikavaraus-ominaisuutta yksityiskohtaisemmin ja hyödyntää joitakin lisäominaisuuksia asiakasvarausta tehdessä.
• Varausnäkymässä varauslomake voidaan avata kahdella eri tavalla:
  • Valitsemalla jokin aika ja klikkaamalla sen päällä. Avautuvassa pikavarauslomakkeessa klikataan Avaa varauslomake -painiketta
  • Valitsemalla jokin aika ja oikea-klikkaamalla sen päällä. Avautuneessa valikossa klikataan: Luo varaus.
• Alta löydät esimerkkikuvan varauslomakkeesta ja selitteet sen eri kentistä ja ominaisuuksista.

1. Aloita säätämällä ajanvarauksen halutut alkamis- ja lopetusajankohdat ja kellonajat oikeiksi. Huomaa mahdollinen vuorokauden vaihtuminen, jos aika varataan myöhäiselle kellonajalle.




2. Tarkista, että toimipiste, asiakas ja asiakaspalvelija ovat asetettu halutuiksi ja että oikea palvelu on valittu. Palvelun alapuolelta löydät myös painikkeen, jolla ajanvarauksen pituus voidaan asettaa vastaamaan valitun palvelun pituutta.




3. Voit halutessasi asettaa varauksen toistuvaksi samaan kellonaikaan päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai tietyin päivä-, viikko- ja kuukausiharppauksin asetettuun päivämäärään asti. Alta löydät esimerkkikuvan kahden viikon välein toistuvan varauksen tekemisestä.

• Varauslomakkeen alareunassa on erilaisia ilmoituksiin ja muistutuksiin liittyviä painikkeita, joiden käyttö voi alussa olla epäselkeää. Ennen näiden painikkeiden käyttöä, tutustu Ajanvarauksen asetuksiin ja Ilmoitukset ja muistutukset -osion asetuksiin.
• Ilmoitukset ja muistutukset voidaan asettaa toimiviksi sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä. Molemmat tavat voivat olla samaan aikaan käytössä. Huomaa, että tekstiviestimuistutukset eivät sisälly normipakettien hintaan niiden monimutkaisemmasta luonteesta riippuen. Tekstiviestimuistutusten hinnoista voit katsoa lisää tästä.

4. Muistutukset-kohdan painikkeet ovat Kyllä-asennossa, mikäli asiakas on rastittanut ne päälle omasta ajanvarausnäkymästään. Tällöin asiakkaalle lähtee automaattinen muistutus. Mikäli painikkeet ovat asetettu Ei-asentoon, asiakas ei ole rastittanut omasta näkymästään automaattisia muistutuksia päälle. Vaikka painikkeeet olisivat asetettu Ei-asentoon, asiakaspalvelija voi silti vaihtaa ne Kyllä-asentoon jolloin muistutukset asiakkaalle lähtevät tämän valinnoista riippumatta. Muistutuspainikkeita kannattaa käyttää myös silloin, kun asiakaspalvelija tekee itse varausta asiakkaalle.




5. Ilmoitukset-kohdan painikkeet toimivat manuaalisesti. Ensimmäinen ilmoitus asiakaspalvelijalle lähtee automaattisesti kun varaus on vahvistettu, mutta tällä painikkeella voi asettaa uuden ilmoitusviestin lähteväksi asiakaspalvelijalle ennen varattua aikaa asettamalla sen takaisin Kyllä-asentoon.




6. Muut asiat -sarakkeesta löydät Ei saapunut -painikkeen, jota asiakaspalvelilat voivat käyttää muistiinpanovälineenä tilanteissa, joissa asiakas ei ole saapunut varattuun aikaan. Automaattisten vahvistusten ollessa pois päältä, varauslomakkeelta löytyy myös "Vahvista varaus" -painike Muut-asiat sarakkeesta, jolla varauksen voi vahvistaa. Tätä painiketta ei ole, jos varaus on vahvistettu.