Versio 15. tammikuuta 2021 kello 14.36

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Sininen ja Punainen Keltainen Vihreä

Palvelun aikataulutus

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Recall-varaus

• Asiakkaalle voi tehdä varauksen, jolla hänet kutsutaan uusintakäynnille vaikkapa 12 kk kuluttua.
• Varauksen vahvistuviestin lähettäminen tapahtuu joko automatisoidusti, heti varauksen teon jälkeen tai manuaalisesti, tarkastellen vaikkapa viikottain tai kuukausittain seuraavan kuun kalenterissa olevia recall-varauksia.
• Varausmuistutukset lähtevät samalla tavalla kuin normaalivarauksissa, eli varausasetusten määrittelemällä tavalla.
• Recall-varaus poikkeaa normaalivarauksista jonkin verran. Sen käytön päävaiheet ovat:

1. Asiakaspalvelija tekee varauksen Ajas Touchissa ja merkitsee varauksen olevan Vahvistamaton recall-varaus.
2. Varauksesta lähtee asiakkaalle varausvahvistus asiakaspalvelijan valitsemalla tavalla.
3. Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi itse vahvistaa asiakaspalvelijan tekemän recall-varauksen.
4. Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen.

Recall-varauksen tekeminen varausnäkymässä
1) Oikea-klikkaus varauksen päällä avaa toimintoja. Rastita kohta: "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Tähtimerkki ilmestyy varauksen päälle. Tähtimerkkiä käytetään myös näkymän kahdessa muussa lisätoiminnossa. Hiiren vieminen merkin päälle näyttää mitkä vaihtoehdot on rastitettu päälle.

Recall-varauksen tekeminen varauslomakkeella
1) Klikkaa kynän kuvaa varauslomakkeen yläosassa ja rastita kohta "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Kun rasti on asetettu paikalleen, sama teksti näkyy nyt varauslomakkeen yläosassa.
3) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksen tekemisestä/muutoksesta vahvistusviesti asiakkaalle. Huom: Jos haluat, että asiakas vahvistaa varauksen itse asiakasnäkymässä, hän tarvitsee vahvistusviestin ja siinä olevan varausnumeron.
4) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksesta muistutusviesti asiakkaalle toimipisteen ajanvarauksen asetusten mukaisesti.

Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi vahvistaa recall-varauksen asiakasnäkymässä, kohdassa Omat varaukset. Varaus haetaan varauskoodilla, jonka hän on saanut varausvahvistuksessa. Jos kirjautuminen on käytössä, varausta voi hakea myös nimellä.
Huom: NV5 Asiakasnäkymä on päivitettävä uusimpaan versioon. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä asiakaspalveluun.

1) Varaus vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista recall-varaus".
2) Asiakas voi myös peruuttaa varauksen.
3) Varauksen peruutusta varten asiakkaan on syötettävä oma sukunumi tähän kenttään.

Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen ottamalla rastin pois.

Recall-varauksen viestit

1. Vahvistus varauksen teon yhteydessä.
2. Vahvistus myöhemmin valittuna ajankohtana.
3. Muistutusviestit

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ennakkomaksut

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

• Jos asiakas suorittaa maksun onnistuneesti ilman keskeytyksiä, avautuu hänelle seuraava näkymä hänen palatessaan Nettivaraus.-sivulle:

• Jos maksussa on ilmennyt ongelmia tai asiakas on keskeyttänyt maksun näyttää sivu seuraavaa: (vaadittu vai ei?)

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Jos asiakas syöttää väärän lahjakortin koodin, ilmestyy sivulle täyttökohdan viereen teksti "Lahjakorttia ei löytynyt".
• Asiakkaalle näytetään seuraava näkymä, jos maksu lahjakortilla onnistuu:

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• • Huom. Jos asiakas valitsee "Maksa paikan päällä", ei hänen ole enää mahdollista painikkeen painalluksen jälkeen palata suorittamaan ennakkomaksua.

• Jos asiakas painaa Maksa paikan päällä -painiketta, eikä ainoastaa sulje ikkunaa, näkyvät varatun ajan tiedot seuraavan näkymän yläreunassa.
  

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Jos maksu onnistuu, tulee näytölle teksti "Varaus maksettu onnistuneesti, kiitos maksusta. Varauksen tiedot:"
  
  • Asiakkaan on mahdollista nähdä kuitti tapahtumasta painamalla "Avaa tulostettava kuitti". Kuitti avautuu uuteen ikkunaan PDF muodossa.

• Jos maksu epäonnistuu esimerkiksi siksi, että asiakas keskeyttää maksun, tulee näytölle tieto siitä.
  
  • Asiakkaan ei ole mahdollista palata maksamaan varausta vaan varaus tulee suorittaa uudelleen. Varaus poistuu myös Ajas Touchista.
    

Lisäyksiä

XXXXXXXXXX

Esijulkaisun käyttöönotto

• Esijulkaisun saa käyttöönsä tällä hetkellä Beta-versiossa
  
  

1. Saat Beta-version käyttöösi painamalla oikeasta yläkulmasta löytyvää nimeäsi. Valitse ilmestyvästä pudostusvalikosta "Käyttäjäprofiili".
   
   
2. Mene sivun loppuun saakka kohtaan "Edistyneen käytön asetukset" ja paina Muokkaa-painiketta.
   
   
3. Valitse tämän jälkeen järjestelmäversioksi alasvetovalikosta Beta ja paina valinnan jälkeen Tallenna-painiketta. Käyttäjäprofiiliisi tehdyt muutokset tallentuvat.
   
   
4. Tämän jälkeen sivun vasempaan yläreunaan on ilmestynyt linkki "Esijulkaisu saatavilla". Paina "Kokeile tästä".
   
   
5. Paina Kokeile esijulkaisuversiota -painiketta.
   
   
6. Sinulla on nyt käytössäsi esijulkaisuversio. Jotkin toiminnot saattavat olla puutteellisia. Jos haluat antaa palautetta, ota yhteyttä asiakaspalvelu@eneroc.com.
   
   
7. Jos haluat palata takaisin aikaisempaan versioosi, paina yläreunasta kohtaa "Klikkaa tästä palataksesi vakaaseen versioon" ja paina Vaihda takaisin vakaaseen versioon -painiketta.
   
   
8. Esijulkaisuversion käyttämiseen palaaminen on edelleen mahdollista.
   
   

Päällekkäisten varausten salliminen

• Aloittaessasi esijulkaisuversion käytön oletuksena on, että et pysty tekemään Varausnäkymässä päällekkäisiä varauksia samalle työntekijälle. Jos haluat muuttaa tätä valintaa, mene päävalikostaa kohtaan "Asetukset" -> "Ajanvarauksen asetukset".
• Mene kohtaan "Hallintanäkymä".
• Muuta "Salli päällekkäiset varaukset"-liukukytkin asentoon "Kyllä", jos haluat tehdä päällekkäisiä varauksia ja asentoon "Ei", jos et halua, että varausnäkymässä on mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia.
• Tämä valinta vaikuttaa ainoastaan Ajas Touch Varausnäkymään. Asiakkaiden ei ole mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia asiakasnäkymässä.

Asetukset: Sähköpostiasetukset

Mozilla Thunderbirdin käyttö

Olet tarkistanut että sähköpostiasetukset pitäisi olla oikein ja olet suorittanut muut mahdolliset palvelun vaatimat toimenpiteet sähköpostin käyttämiseen kolmannen osapuolen sovelluksiin, mutta asetusten testaus ei näytä onnistuvan. Testaa seuraavaksi tukeeko oma palvelu ja/tai tunnukset sähköpostin lähettämistä jonkin yleisen kolmannen osapuolen järjestelmästä.

Esimerkiksi Mozillan Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, jonka avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja. Se on sopiva järjestelmä sähköpostin toimivuuden tarkistamiseen.

Ohjelman voi ladata täältä: Lataa Thunderbird.

Sen käyttöönotto on helppoa. Voit tarkistaa ohjeet sähköpostitilin asetusten määrittämiseen täältä: Käyttöönotto.

Kun olet ottanut Mozilla Thunderbirdin käyttöösi, voit testata sen toimivuutta lähettämällä sähköpostin ohjelman kautta (Write-painike yläreunassa). Jos lähetetty viesti saapuu perille, ei ongelman pitäisi olla sähköpostissasi.

Vapaiden aikojen pikahaku

OHJE EI OLE VALMIS

• Pikahaku-toiminnon avulla pystyt hakemaan seuraavia vapaita aikoja.
• Toiminto löytyy kalenteri-ikonin takaa järjestelmän yläpalkista. Yläpalkki näkyy samanlaisena jokaisessa näkymässä, joten toiminto ei ole rajoittunut pelkkään varausnäkymään.

1. Ensin sinun tulee valita toimipiste.
2. Tämän jälkeen voit valita haluamasi työntekijän. Myös kaikkien työntekijöiden vapaiden aikojen tarkastelu on mahdollista.
3. Voit myös valita tarkasteluajankohdan alkupäivän. Järjestelmä asettaa alkupäiväksi sen hetkisen päivämäärän automaattisesti. Järjestelmä näyttää automaattisesti valitusta päivämäärästä viikon eteenpäin.

• Rullaamalla tarjottujen aikojen loppuun voit pidentää aikarajaa viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

• Pikahaku näyttää päivän aukioloajat tai vuoron, jos työntekijällä ovat työvuorot käytössä.

• Jos valitsemallesi työntekijälle ei löydy vapaita aikoja valitulle viikolle, etsii järjestelmä kahden kuukauden ajalta vapaita aikoja.
• Pystyt tämän jälkeen itse etenemään aina viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

Kaikki työntekijät

• Painamalla Näytä kalenterissa -sarakkeen kalenteri-ikonia siirryt Varausnäkymän päivänäkymään tarkastelemaan valitsemasi päivän vapaita aikoja.
• Voit tehdä varauksen samalla tapaa kuin normaalistikin Varausnäkymässä
  • Ohjeet varauksen tekemiseen: Asiakasvaraus -näkymä

Valittu työntekijä

• Jos olet valinnut tietyn työntekijän voit 1. siirtyä suoraan tekemään varausta varauslomakkeella valitulle päivälle painamalla +-painiketta tai 2. siirtyä tarkastelemaan valittua päivää Varausnäkymään.

1. Jos siirryt suoraan varauslomakkeelle, valitse vähintään haluttu palvelu ja asiakas.

• Järjestelmä asettaa palvelun alkamisajankohdaksi valitun päivän ensimmäisen vapaan ajan.
  • Jos siis vapaita aikoja on ollut esimerkiksi aikavälillä 8-16, asettaa järjestelmä valitun palvelun alkamaan klo 8.
  • Jos haluat asettaa varauksen alkamisajankohdaksi jonkun muun kellonajan, valitse se alasvetovalikosta, jonka saat näkyviin painamalla Alkaen -kohdan 8:00 (tässä tapauksessa).
  • Järjestelmä muuttaa varauksen päättymisajan automaattisesti palvelun mukaan.

2. Jos siirryt Varausnäkymään, valitse haluamasi ajankohta klikkaamalla sitä kalenterin päivänäkymässä. Voit suorittaa varauksen loppuun pikatoiminnolla tai varauslomakkeella.

Varauslista

• Varauslista -sivulla näet varaukset listamuodossa.
• Järjestelmä asettaa aikavälin alkamaan tästä päivästä ja päättymään 180 päivän (eli noin 6 kuukauden) päähän.
• Voit muuttaa aikarajaa valintasi mukaan joko valitsemalla aikavälin alasvetovalikosta tai asettamalla päivämäärät itse.
  
  

1) Lisätiedot-sarakkeessa näkyvä talo-ikoni kertoo, että varauksesta on tehty käynti.
2) Kirjekuoren kuva kertoo siitä, että varaus on tehty asiakasnäkymän kautta.
3) Punainen kalenteri -ikoni tarkoittaa, että varausta ei olla vahvistettu. Tämä ikoni näkyy vain silloin, jos käytät manuaalista varauksen vahvistus -toimintoa mikä asetetaan kohdassa: "Ajanvarauksen asetukset: Varausten vahvistaminen: Kyllä". Katso ohje:Varausten vahvistaminen.
4) Jos varauksen lisätietoihin on kirjoitettu jotain, se näkyy myös tässä.

• Avaa -sarakkeen kansion kuvasta voit avata varauksen. .
• Lisää varaus -painikkeeella voit tehdä uuden varauksen Varauslomakkeella.

Haku-toiminto

• Varauksia voi hakea/suodattaa Asiakkaan, Asiakaspalvelijan, Toimipisteen tai Lisätietojen mukaan.
• Lisätietojen mukaan voit hakea
  • Kaikki paitsi poistetut = Järjestelmän oletusvalinta. Näytetään kaikki aikavälin varaukset, joita ei olla poistettu.
  • Kaikki sisältäen poistetut = Näytetään kaikki tehdyt varaukset, mukaanlukien poistetut.
  • Vahvistetut = Jos käytät asetusta "Varausten vahvistaminen: Kyllä", tällä valinnalla näet ainoastaan ne varaukset, jotka on vahvistettu. Jos et käytä varausten (manuaalista) vahvistusta, näkyvät kaikki tehdyt varaukset tässä.
  • Vahvistamattomat = Jos käytät asetusta "Varausten vahvistaminen: Kyllä", tällä valinnalla näet ainoastaan varaukset, joita ei vielä ole vahvistettu. Jos et käytä varausten (manuaalista) vahvistusta, tällä valinnalla ei tule näkyviin yhtään varausta.
  • Vain poistetut = Näytetään ainoastaan poistetut tai perutut varaukset.
  • Ei saapunut = Näytetään ainoastaan varaukset, joihin Varauslomakkeella on merkitty, että asiakas ei ole saapunut paikalle.
    • Lisätietoja Varauslomakkeen valinnoista löydät täältä: Varauslomakkeen käyttö.

Varauslistan toiminnot

1) Vie CSV-tiedostoon
Voit viedä valitsemiesi varausten tiedot CSV-tiedostoon painamalla oikeasta alakulmasta löytyvää painiketta "Vie CSV-tiedostoon".

2) Luo käynnit valituille varauksille
Tällä toiminnolla voi varauksista luoda käyntejä massatoimintona.

• Valitse haluamasi käynnit asettamalla "Valittu" -sarakkeessa liukukytkin "Kyllä" -asentoon eli vihreäksi. Tai paina vihreää "Valitse kaikki" -painiketta, jolloin kaikki listassa, kyseisellä sivulla näkyvät, varaukset tulevat valituiksi.
• Paina Toiminnot - "Luo käynnit valituille varauksille". Järjestelmä pyytää sinua vielä vahvistamaan käyntien luonnin.

Pystyt tässä kohtaa halutessasi myös luomaan kaikille valituille käynneille odottavat laskutapahtumat.
Huomaa kuitenkin, että mahdollista maksun jakamista Kelalle tai asiakasryhmän maksajalle ei suoriteta.

• Odottavat laskutapahtumat kannattaa luoda vain siinä tapauksessa, että asiakas maksaa laskunsa kokonaan itse.

Edistyneet toiminnot

• Kyseinen valinta liittyy Varauksen lisätietopohja -lisäominaisuuteen.
  • Kyseessä lisäominaisuus, jonka saamiseksi käyttöön on otettava yhteys asiakaspalveluun: asiakaspalvelu (at) eneroc.com.
• Sinulla tulee siis olla tämä lisäominaisuus käytössäsi, jotta pystyt käyttämään kyseistä toimintoa.
• Edistyneen toiminnon avulla pystyt viemään CSV-tiedostoon myös asiakasta koskevia lisätietoja.
  • i-ikoni kertoo, että asiakkaalle ollaan syötetty lisätietoja. Katsoo lisää tietoja näistä lisätiedoista (LINKKI TÄMÄN SIVUN EDISTYNEISIIN TOIMINTOIHIN).

1. Valitse haluamasi lisätieto.
2. Vie valittujen varausten tiedot CSV-tiedostoon.

• Pystyt valitsemaan ainoastaan yhden lisätiedon, joka lisätään CSV-tiedostoon.
• Valittu lisätieto tulostuu tiedostoon viimeiselle sarakkeelle.
  • Sarakkeen nimenä on Lisätieto-kentän otsikko.
• Järjestelmän oletuksena on, että CSV-tiedostoon ei vielä lisätietoja.

Taukojen tekeminen

• Taukoja voi luoda hallinnan kautta samalla tavalla kuin varauksia.
• Tauko -tyyppi varaa varauskalenterista valitun ajan, joka ei näy vapaana asiakasnäkymässä.
  

Varausnäkymä

Taukojen tekeminen pikatoimintona

• Jos teet tauon pikatoimintona, valitse Pikatoiminto -lomakkeen oikeasta yläkulmasta "Tauko", jolloin tyypiksi tulee tauko.
• Tauon pituuden voi valita jo varausnäkymässä, maalaamalla hiirellä halutun mittaisen tauon.

Toistuvien taukojen tekeminen varauslomakkeella

Jos avaat varauslomakkeen, pystyt määrittelemään tauon tarkemmin.

1) Valitse lomakkeen oikeasta yläkulmasta "Tauko".
2) Voit myös valita millaisesta tauosta on kysymys. Eri vaihtoehdot ovat informaatiota itselle ja muille järjestelmän käyttäjille, mutta järjestelmässä ne toimivat samalla tavalla eli varaavat tauon.

• Tauko
• Ruokatauko
• Ei vuorossa
• Varalla

3) Voit tehdä tauosta toistuvan tauon päivittäin, viikottain tai kuukausittain.

• Lisätietoja ohjeessa: Toistuvan varauksen tekeminen.
  
  

Luo taukoja -tila

• Pystyt luomaan taukoja helposti hiirtä tai sormea vetämällä Varausnäkymän Asiakasvaraus-näkymässä Luo taukoja -tilassa.

1) Ota esiin edistyneet toiminnot: Toiminnot - Näytä edistyneet toiminnot.
2) Aseta Luo taukoja -liukukytkin Kyllä-asentoon.
3) Alasvetovalikosta pystyt valitsemaan tauon tyypin.
4) Maalaa hiirellä tai sormella haluttu aikaväli (näkyy sinisenä).

• Irrotettuasi hiiren tai sormen näytöltä, järjestelmä lisää haluamasi tauko-tyypin kalenteriin.
  
  

Taukojen luominen asetuksissa

Automaattinen tauko

• Järjestelmä voi myös lisätä tauon varauksen jälkeen automaattisesti.
• Toiminto on toimipistekohtainen.
  • Tauko siis lisätää jokaiseen valittuun toimipisteeseen tehtyyn varaukseen.

• Mene ensin Ylläpito > Asetukset > Ajanvarauksen asetukset: Yhteiset asetukset (sivun loppupäässä).

1) Aseta automaattisen tauon pituus minuutteina.
2) Valitse lisätäänkö tauko pelkästään asiakasnäkymän kautta tehtyihin varauksiin vaiko myös Varausnäkymän (Ajas Touch) kautta tehtyihin.

Muista tallentaa tekemäsi muutokset.

Aikataulutetut viestit

• Aikataulutetut viestit -ominaisuuden avulla pystyt lähettämään asiakkaille viestejä aikataulutetusti.

• Huom. Jotta Aikataulutetut viestit -ominaisuus toimii, tulee sinun ensin ottaa käyttöösi jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.
  • Ohjeet sähköpostipalvelun käyttöön löydät täältä: Massapostituspalvelu sähköpostilla.

• Mene Muut -> Viestintä -> Aikataulutetut viestit -välilehti.
• Sinulla tulee ensin olla luotuna haluttu viestipohja.
  • Ohjeet viestipohjien luomiseen: Viestipohjan lisäys.

• Paina “Lisää aikataulu”.

1) Valitse Viestipohja-sarakkeeseen alasvetovalikosta haluttu viestipohja.
2) Kuinka monta päivää asiakkaan edellisestä käyntikerrasta tulee olla kulunut.
3) Kuinka monen päivän päästä kyseinen viesti lähetetään asiakkaalle uudelleen.

• Huom. Tällä hetkellä asiakkaan edellisestä käynnistä ja seuraavaan viestiin tulee kulua vähintään 7 päivää. Asiaan ollaan tekemässä vielä muutoksia.

1) Viestipohjasta näkee sen nimen ja ID:n.
2) Pystyt tekemään muutoksia aikataulutettuun viestiin.
3) Pystyt tarvittaessa poistamaan aikataulutetun viestin.

Yli päivän kestävien varausten tekeminen

Nettiajanvaraus

• Onnistuu NV5 ja NV6.
• Voidaksesi tehdä yli päivän (eli varaus alkaa esimerkiksi perjantaina ja loppuu lauantaina) kestäviä varauksia, tulee toimipisteen aukioloaikojen olla kyseisille päiville 00:00-24:00.
  • Jos kyseisen palvelun kesto on aina esim. perjantai 18:00 - lauantai 12:00, voidaan toimipisteen aukioloaikojen asettaa olevan pe 18:00-24:00 ja to 00:00-12:00.
  • Jos palvelu kestää to 18:00 - su 18:00, pitää toimipisteen aukioloajoiksi asettaa vähintään to 18:00-24:00, pe 00:00-24:00, la 00:00-24:00 ja su 00:00-18:00.
  • Jos toimipisteen aukioloaikojen pituutta ei haluta esittää nettiajanvarauksessa, voi määritellä palvelun aikataulutuksella asiakkaille näkyvät aukioloajat erikseen.