Ero sivun ”Testisivu” versioiden välillä

Versio 18. toukokuuta 2022 kello 15.44

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Sininen ja Punainen Keltainen Vihreä

Työntekijälle on lähetetty kutsu kirjautua Ajas-järjestelmään, mutta hänen kutsussa oleva linkki on vanhentunut. Miten hän voi luoda omat tunnukset?

Muistutus- ja ilmoitusviestien seuranta

Asiakkaani ilmoitti, ettei ole saanut tekemästään varauksesta lainkaan ilmoitus- tai muistutusviestiä. Miten selvitän ongelman?

1. Tarkista ensin varauksen tapahtumaloki

Avaa asiakkaan varaus kalenteristasi. Varauslomakkeen alapalkissa:

1) Paina "Muokattu viimeksi"
2) Paina "Näytä kaikki tapahtumat"
Tapahtumaloki avautuu, ja siinä näkyy kaikki varauksesta lähteneet viestit seuraavien kuvien mukaisesti.

Esimerkki: Hallinnan kautta tehty varaus

Lokin yläreunassa voi rajata hakua päivämäärien avulla. Jos valitse lisäksi "Näytä myös katselutapahtumat" - "Kyllä", lokissa näkyy niiden kirjautuneiden käyttäjien nimet, jotka varausta ovat katselleet eli avanneet varauslomakkeen. Jos muutat näitä valintoja, muista painaa "Hae lokimerkinnät".

Kun varaus on tehty, mutta muistutusten lähettämiseen on vielä aikaa, lokissa näkyy vain varauksen tekemiseen liittyviä tietoja.

• Toimipisteelle ja työntekijälle lähteneet ilmoitukset perustuu siihen, että kyseisen toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu:
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde: Asiakaspalvelijan ja toimipisteen yhteystietoihin.
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi: Sähköpostilla.
  • Sekä asiakaspalvelijan että toimipisteen tiedoissa on sähköpostiosoite
• Asiakkaan saama SMS-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on puhelinnumero
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Vahvistukset - SMS - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).
• Asiakkaan saama sähköposti-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Vahvistukset - Sähköposti - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).

Kun varauksen alkuun on Ajanvarauksen asetuksissa määritelty aika, järjestelmä lähettää varausmuistutukset, ja lokiin tulee lisää merkintöjä.

• Asiakkaan saama sähköposti- ja SMS-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on sekä sähköpostiosoite että puhelinnumero
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Muistutukset - Sähköposti - Kyllä ja Muistutukset - SMS - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).
• Työntekijän saama sähköposti-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu: Muistutus työntekijöille - Sähköpostilla.
  • Työntekijän tiedoissa on sähköpostiosoite.

Esimerkki: Nettivarauksen kautta tehty varaus

Kun varaus on tehty, mutta muistutusten lähettämiseen on vielä aikaa, lokissa näkyy vain varauksen tekemiseen liittyviä tietoja.

• Toimipisteelle ja työntekijälle lähteneet ilmoitukset perustuu siihen, että kyseisen toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu:
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde: Asiakaspalvelijan ja toimipisteen yhteystietoihin.
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi: Sähköpostilla.
  • Sekä asiakaspalvelijan että toimipisteen tiedoissa on sähköpostiosoite
• Asiakkaan saama sähköposti-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite
  • Ajanvarauksen asetuksissa on kyseisen toimipisteen kohdalla valittu: Ilmoitus varauksista asiakkaille - Sähköpostilla.

• Asiakkaan saama sähköposti- ja SMS-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Ajanvarauksen asetuksissa on kyseisen toimipisteen kohdalla valittu: Oletusmuistutus, tyyppi - Sähköposti ja Tekstiviesti.

Huom: Kun oletusmuistutustyyppi asetetaan ajanvarauksen asetuksissa, se esitäyttää asiakasnäkymässä valmiiksi rastit: Haluan tekstiviestimuistutuksen tai Haluan sähköpostimuistutuksen. Mutta, asiakas voi itse poistaa tai lisätä nämä rastit, eli jos asiakas vaikka poistaa muistutusrastit kokonaan, hän ei tule saamaan muistutusviestiä.

• Työntekijän saama sähköposti-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu: Muistutus työntekijöille - Sähköpostilla.
  • Työntekijän tiedoissa on sähköpostiosoite.

Vihreä pallo kertoo, että vastaanottava palvelin @palvelimennimi.fi (esimerkiksi @gmail.com) on kuitannut vastaanottaneensa viestin. Se tarkoittaa sitä, että Ajas on hoitanut oman osuutensa viestin lähettämisestä 100-prosenttisesti. Palvelimen kuittauksen jälkeen kaikki on vastaanottajan sähköpostipalvelun tarjoajasta kiinni. Mahdolliset asiaa koskevat kysymykset ja selvityspyynnöt täytyy kohdistaa sille taholle, joka on kuitannut vastaanottaneensa viestin, mutta ei ole jakanut sitä eteenpäin.

Jos viestin vieressä ei ole vihreää palloa, vastaanottokuittausta ei ole saatu vaan asiakkaan sähköpostipalvelin ei ole suostunut vastaanottamaan palvelimen lähettämää viestiä.
Syy tähän on useimmiten siinä, että sähköpostitiliä ei ole olemassa tai sähköpostilaatikko on ollut täynnä lähetyshetkellä.
Tekstiviestien vieressä ei ole koskaan vihreää palloa eli sen puute ei kerro siitä, että viestiä ei ole vastaanotettu.

Jos sähköpostin lähetys epäonnistuu, se näyttää lokissa tältä.

2. Jos lokin mukaan asiakkaalle ei ole lähetetty lainkaan ilmoitus- tai muistutusviestiä, eli koko merkintää ei näy:

• Tarkista asetukset.
  • Ajanvarauksen asetukset: Ilmoitukset ja muistutukset. Asetukset ovat toimipistekohtaiset.
  • Yhteiset asetukset: Vahvistukset ja muistutukset.. Asetukset koskevat kaikkia toimipisteitä.
• Onhan asiakkaan sähköposti oikein?
• Onko varaus tehty nettivarauksen vai hallinnan kautta?
  • Jos varaus on tehty hallinnan kautta eli Varauksen luonti-rivillä lukee Ajas Touch, onko vahvistus- ja/tai muistutusviestien asetukset kytketty varauslomakkeella olemaan Kyllä ennen varauksen tallentamista? Katso ohje: Varauslomakkeen käyttö
• Käytäthän riittävän uutta versiota järjestelmästä?
  • Nettivaraus 6 on riittävän uusi versio järjestelmästä. Versio 8425 tai isompi numero on riittävän uusi versio Nettivaraus 5 -näkymästä.
  • Voit tarkistaa Nettivaraus 5 versiosi asiakasnäkymän osoiteriviltä.

3. Jos ongelma ei selviä näillä ohjeilla

• Kerää mahdollisiman tarkat tiedot tilanteesta ja lähetä ne asiakaspalveluun sähköpostitse. Kerro mitä lokissa näkyy sekä toimita linkki käyttämällesi varaussivulle.
• Lisäksi kerro varauksen ajankohta ja sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero, johon viestin olisi pitänyt lähteä.

Omistetut asiakkaat

XXXXXX

XXXXXXXXX

Viestiasetusten yhteenveto

Nettivaraus - Asiakkaan saamat viestit

• Kun asiakas tekee varauksen nettivarauksen kautta järjestelmä lähettää automaattisesti:
  • Varauksen vahvistusviestin asiakkaalle
  • Varauksen muistutusviestin asiakkaalle (ajanvarauksen asetukset ja asiakkaan valinta huomioon ottaen)
  • Varauksen peruutusvahvistuksen

xx

Sähköpostiasetukset

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Massaviestien lähettämistä tukee nyt myös uusi Eneroc Supermailer -palvelu.

• Eneroc Supermailer -palvelun käyttö massapostitukseen on luvallista, jos sitoutuu noudattamaan sääntöjä, joiden mukaan massapostitusta saa tehdä vain niille asiakkaille, jotka ovat antaneet siihen markkinointiluvan.
• Suurin sallittu viestikoko on 10 MB, mukaanlukien liitteet.
• Jos viesti lähetetään useammalle kuin yhdelle käyttäjälle, ja yhden vastaanottajan sähköpostiosoite ei ole validissa muodossa, eli: käyttäjänimi@domain. (esimerkiksi example@example.com) koko viesti hylätään vaikka kaikki muut sähköpostiosoitteet olisivat valideja.
• Viestissä voi olla korkeintaan 50 vastaanottajaa, mukaanlukien Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio -rivit. Jos viesti on lähetettävä useammalle kuin 50 vastaanottajalle, vastaanottajat on pilkottava pienempiin ryhmiin, Max 50, ja viesti on lähetettävä erikseen jokaiselle ryhmälle.
• Jos markkinointiviestejä lähetetään ilman asiakkaan lupaa tai muuten sääntöjen vastaisesti, palvelun käyttö voidaan katkaista.

Katso myös ohje: Markkinointiluvan käyttö viestinnässä

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Recall-varaus

• Asiakkaalle voi tehdä varauksen, jolla hänet kutsutaan uusintakäynnille vaikkapa 12 kk kuluttua.
• Varauksen vahvistuviestin lähettäminen tapahtuu joko automatisoidusti, heti varauksen teon jälkeen tai manuaalisesti, tarkastellen vaikkapa viikottain tai kuukausittain seuraavan kuun kalenterissa olevia recall-varauksia.
• Varausmuistutukset lähtevät samalla tavalla kuin normaalivarauksissa, eli varausasetusten määrittelemällä tavalla.
• Recall-varaus poikkeaa normaalivarauksista jonkin verran. Sen käytön päävaiheet ovat:

1. Asiakaspalvelija tekee varauksen Ajas Touchissa ja merkitsee varauksen olevan Vahvistamaton recall-varaus.
2. Varauksesta lähtee asiakkaalle varausvahvistus asiakaspalvelijan valitsemalla tavalla.
3. Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi itse vahvistaa asiakaspalvelijan tekemän recall-varauksen.
4. Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen.

Recall-varauksen tekeminen varausnäkymässä
1) Oikea-klikkaus varauksen päällä avaa toimintoja. Rastita kohta: "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Tähtimerkki ilmestyy varauksen päälle. Tähtimerkkiä käytetään myös näkymän kahdessa muussa lisätoiminnossa. Hiiren vieminen merkin päälle näyttää mitkä vaihtoehdot on rastitettu päälle.

Recall-varauksen tekeminen varauslomakkeella
1) Klikkaa kynän kuvaa varauslomakkeen yläosassa ja rastita kohta "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Kun rasti on asetettu paikalleen, sama teksti näkyy nyt varauslomakkeen yläosassa.
3) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksen tekemisestä/muutoksesta vahvistusviesti asiakkaalle. Huom: Jos haluat, että asiakas vahvistaa varauksen itse asiakasnäkymässä, hän tarvitsee vahvistusviestin ja siinä olevan varausnumeron.
4) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksesta muistutusviesti asiakkaalle toimipisteen ajanvarauksen asetusten mukaisesti.

Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi vahvistaa recall-varauksen asiakasnäkymässä, kohdassa Omat varaukset. Varaus haetaan varauskoodilla, jonka hän on saanut varausvahvistuksessa. Jos kirjautuminen on käytössä, varausta voi hakea myös nimellä.
Huom: NV5 Asiakasnäkymä on päivitettävä uusimpaan versioon. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä asiakaspalveluun.

1) Varaus vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista recall-varaus".
2) Asiakas voi myös peruuttaa varauksen.
3) Varauksen peruutusta varten asiakkaan on syötettävä oma sukunumi tähän kenttään.

Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen ottamalla rastin pois.

Recall-varauksen viestit

1. Vahvistus varauksen teon yhteydessä.
2. Vahvistus myöhemmin valittuna ajankohtana.
3. Muistutusviestit

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ennakkomaksut

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

• Jos asiakas suorittaa maksun onnistuneesti ilman keskeytyksiä, avautuu hänelle seuraava näkymä hänen palatessaan Nettivaraus.-sivulle:

• Jos maksussa on ilmennyt ongelmia tai asiakas on keskeyttänyt maksun näyttää sivu seuraavaa: (vaadittu vai ei?)

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Jos asiakas syöttää väärän lahjakortin koodin, ilmestyy sivulle täyttökohdan viereen teksti "Lahjakorttia ei löytynyt".
• Asiakkaalle näytetään seuraava näkymä, jos maksu lahjakortilla onnistuu:

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• • Huom. Jos asiakas valitsee "Maksa paikan päällä", ei hänen ole enää mahdollista painikkeen painalluksen jälkeen palata suorittamaan ennakkomaksua.

• Jos asiakas painaa Maksa paikan päällä -painiketta, eikä ainoastaa sulje ikkunaa, näkyvät varatun ajan tiedot seuraavan näkymän yläreunassa.
  

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Jos maksu onnistuu, tulee näytölle teksti "Varaus maksettu onnistuneesti, kiitos maksusta. Varauksen tiedot:"
  
  • Asiakkaan on mahdollista nähdä kuitti tapahtumasta painamalla "Avaa tulostettava kuitti". Kuitti avautuu uuteen ikkunaan PDF muodossa.

• Jos maksu epäonnistuu esimerkiksi siksi, että asiakas keskeyttää maksun, tulee näytölle tieto siitä.
  
  • Asiakkaan ei ole mahdollista palata maksamaan varausta vaan varaus tulee suorittaa uudelleen. Varaus poistuu myös Ajas Touchista.
    

Lisäyksiä

XXXXXXXXXX

Esijulkaisun käyttöönotto

• Esijulkaisun saa käyttöönsä tällä hetkellä Beta-versiossa
  
  

1. Saat Beta-version käyttöösi painamalla oikeasta yläkulmasta löytyvää nimeäsi. Valitse ilmestyvästä pudostusvalikosta "Käyttäjäprofiili".
   
   
2. Mene sivun loppuun saakka kohtaan "Edistyneen käytön asetukset" ja paina Muokkaa-painiketta.
   
   
3. Valitse tämän jälkeen järjestelmäversioksi alasvetovalikosta Beta ja paina valinnan jälkeen Tallenna-painiketta. Käyttäjäprofiiliisi tehdyt muutokset tallentuvat.
   
   
4. Tämän jälkeen sivun vasempaan yläreunaan on ilmestynyt linkki "Esijulkaisu saatavilla". Paina "Kokeile tästä".
   
   
5. Paina Kokeile esijulkaisuversiota -painiketta.
   
   
6. Sinulla on nyt käytössäsi esijulkaisuversio. Jotkin toiminnot saattavat olla puutteellisia. Jos haluat antaa palautetta, ota yhteyttä asiakaspalvelu@eneroc.com.
   
   
7. Jos haluat palata takaisin aikaisempaan versioosi, paina yläreunasta kohtaa "Klikkaa tästä palataksesi vakaaseen versioon" ja paina Vaihda takaisin vakaaseen versioon -painiketta.
   
   
8. Esijulkaisuversion käyttämiseen palaaminen on edelleen mahdollista.
   
   

Päällekkäisten varausten salliminen

• Aloittaessasi esijulkaisuversion käytön oletuksena on, että et pysty tekemään Varausnäkymässä päällekkäisiä varauksia samalle työntekijälle. Jos haluat muuttaa tätä valintaa, mene päävalikostaa kohtaan "Asetukset" -> "Ajanvarauksen asetukset".
• Mene kohtaan "Hallintanäkymä".
• Muuta "Salli päällekkäiset varaukset"-liukukytkin asentoon "Kyllä", jos haluat tehdä päällekkäisiä varauksia ja asentoon "Ei", jos et halua, että varausnäkymässä on mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia.
• Tämä valinta vaikuttaa ainoastaan Ajas Touch Varausnäkymään. Asiakkaiden ei ole mahdollista tehdä päällekkäisiä varauksia asiakasnäkymässä.

Asetukset: Sähköpostiasetukset

Mozilla Thunderbirdin käyttö

Olet tarkistanut että sähköpostiasetukset pitäisi olla oikein ja olet suorittanut muut mahdolliset palvelun vaatimat toimenpiteet sähköpostin käyttämiseen kolmannen osapuolen sovelluksiin, mutta asetusten testaus ei näytä onnistuvan. Testaa seuraavaksi tukeeko oma palvelu ja/tai tunnukset sähköpostin lähettämistä jonkin yleisen kolmannen osapuolen järjestelmästä.

Esimerkiksi Mozillan Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, jonka avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja. Se on sopiva järjestelmä sähköpostin toimivuuden tarkistamiseen.

Ohjelman voi ladata täältä: Lataa Thunderbird.

Sen käyttöönotto on helppoa. Voit tarkistaa ohjeet sähköpostitilin asetusten määrittämiseen täältä: Käyttöönotto.

Kun olet ottanut Mozilla Thunderbirdin käyttöösi, voit testata sen toimivuutta lähettämällä sähköpostin ohjelman kautta (Write-painike yläreunassa). Jos lähetetty viesti saapuu perille, ei ongelman pitäisi olla sähköpostissasi.

Vapaiden aikojen pikahaku

OHJE EI OLE VALMIS

• Pikahaku-toiminnon avulla pystyt hakemaan seuraavia vapaita aikoja.
• Toiminto löytyy kalenteri-ikonin takaa järjestelmän yläpalkista. Yläpalkki näkyy samanlaisena jokaisessa näkymässä, joten toiminto ei ole rajoittunut pelkkään varausnäkymään.

1. Ensin sinun tulee valita toimipiste.
2. Tämän jälkeen voit valita haluamasi työntekijän. Myös kaikkien työntekijöiden vapaiden aikojen tarkastelu on mahdollista.
3. Voit myös valita tarkasteluajankohdan alkupäivän. Järjestelmä asettaa alkupäiväksi sen hetkisen päivämäärän automaattisesti. Järjestelmä näyttää automaattisesti valitusta päivämäärästä viikon eteenpäin.

• Rullaamalla tarjottujen aikojen loppuun voit pidentää aikarajaa viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

• Pikahaku näyttää päivän aukioloajat tai vuoron, jos työntekijällä ovat työvuorot käytössä.

• Jos valitsemallesi työntekijälle ei löydy vapaita aikoja valitulle viikolle, etsii järjestelmä kahden kuukauden ajalta vapaita aikoja.
• Pystyt tämän jälkeen itse etenemään aina viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

Kaikki työntekijät

• Painamalla Näytä kalenterissa -sarakkeen kalenteri-ikonia siirryt Varausnäkymän päivänäkymään tarkastelemaan valitsemasi päivän vapaita aikoja.
• Voit tehdä varauksen samalla tapaa kuin normaalistikin Varausnäkymässä
  • Ohjeet varauksen tekemiseen: Asiakasvaraus -näkymä

Valittu työntekijä

• Jos olet valinnut tietyn työntekijän voit 1. siirtyä suoraan tekemään varausta varauslomakkeella valitulle päivälle painamalla +-painiketta tai 2. siirtyä tarkastelemaan valittua päivää Varausnäkymään.

1. Jos siirryt suoraan varauslomakkeelle, valitse vähintään haluttu palvelu ja asiakas.

• Järjestelmä asettaa palvelun alkamisajankohdaksi valitun päivän ensimmäisen vapaan ajan.
  • Jos siis vapaita aikoja on ollut esimerkiksi aikavälillä 8-16, asettaa järjestelmä valitun palvelun alkamaan klo 8.
  • Jos haluat asettaa varauksen alkamisajankohdaksi jonkun muun kellonajan, valitse se alasvetovalikosta, jonka saat näkyviin painamalla Alkaen -kohdan 8:00 (tässä tapauksessa).
  • Järjestelmä muuttaa varauksen päättymisajan automaattisesti palvelun mukaan.

2. Jos siirryt Varausnäkymään, valitse haluamasi ajankohta klikkaamalla sitä kalenterin päivänäkymässä. Voit suorittaa varauksen loppuun pikatoiminnolla tai varauslomakkeella.

Poikkeavat palvelujen pituudet

Yli päivän tai varausyksiköstä poikkeavat varaukset

• Onnistuu NV5 ja NV6.
• Voidaksesi tehdä yli päivän (eli varaus alkaa esimerkiksi perjantaina ja loppuu lauantaina) kestäviä varauksia, tulee toimipisteen aukioloaikojen olla kyseisille päiville 00:00-24:00.
  • Jos kyseisen palvelun kesto on aina esim. perjantai 18:00 - lauantai 12:00, voidaan toimipisteen aukioloaikojen asettaa olevan pe 18:00-24:00 ja to 00:00-12:00.
  • Jos palvelu kestää to 18:00 - su 18:00, pitää toimipisteen aukioloajoiksi asettaa vähintään to 18:00-24:00, pe 00:00-24:00, la 00:00-24:00 ja su 00:00-18:00.
  • Jos toimipisteen aukioloaikojen pituutta ei haluta esittää nettiajanvarauksessa, voi määritellä palvelun aikataulutuksella asiakkaille näkyvät aukioloajat erikseen.

Yli päivän kestävät palvelut ja varaukset