Varausten maksaminen ennakkoon

Ajas -järjestelmän asiakasnäkymään eli nettivaraukseen on mahdollista lisätä Ennakkomaksu -ominaisuus, jolla varauksen voi maksaa tai se on maksettava ennakkoon. Varauksen maksaminen ennakkoon voi olla siis valinnainen, jolloin asiakkaalle jää myös vaihtoehto "Maksa paikan päällä" tai se voi olla vaadittu, jolloin varausta ei vahvisteta ellei maksua ole suoritettu. Ennakkomaksu -ominaisuus asetetaan palvelukohtaisesti.

• Ennakkomaksu -ominaisuus on maksullinen lisäpalvelu. Lisätietoja osoitteesta: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
• Pankkien maksupainikkeita tarjoavista palveluntarjoajista toistaiseksi vain Checkout on tuettu.
• Checkout maksutapaa voi käyttää sekä Nettivaraus 5- että Nettivaraus 6 -versioissa.
• Ajas lahjakortilla voi maksaa vain Nettivaraus 6 -versiossa.

Ennakkomaksun yhteiset asetukset

Ennakkomaksu -toimintojen käyttö edellyttää, että olet tehnyt sopimuksen Checkout maksutapapalvelun kanssa. Maksutapojen osalta, voit olla yhteydessä Checkoutin myyntiin ja asiakaspalveluun.

Ajas-ohjelmassa palvelun käyttöönottoa varten tarvitaan seuraavat asetukset:

• Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Yhteiset asetukset" -> "Varausten maksaminen ennakkoon".
  
  

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksunvälittäjäksi valitaan Checkout.
3 - 4) Kohtaan Checkout Finland kauppiastunnus ja kaupiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Checkoutilta. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat Checkoutin testitunnukset.
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

Huom: Kun pakolliset kentät on asetettu, ota yhteys asiakaspalveluun: asiakaspalvelu (at) ajas.fi. Aktivoimme toiminnon käyttöönne.

Ennakkomaksun palvelukohtaiset asetukset

• Avaa palvelu, jonka maksamiseen haluat tarjota ennakkomaksua.
• Klikkaa auki Edistynyt käyttö -osio - Ennakkomaksu. Sen alla on seuraavat valinnat:
  • Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen. Asiakas voi halutessaan maksaa varauksen ennakkoon, mutta hänelle näkyy myös "Maksa paikan päällä" -vaihtoehto.
  • Ennakkomaksu vaaditaan. Varaus on maksettava ennakkoon. Muuten varausta ei vahvisteta.
  • Ei voi maksaa ennakkoon. Varaus tehdään ja vahvistetaan normaalisti ja sitä ei voi maksaa ennakkoon.
    

Huom: Jokaisen palvelun kohdalla oletuksena on "Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen". Käyttäjän tulee siis muuttaa jokainen palvelu erikseen niiden kohdalta, joissa haluaa, että ennakkomaksua vaaditaan tai että palvelua ei voi maksaa ennakkoon.
Huom: Palvelukohtaisilla asetuksilla on merkitystä vain silloin, kun ennakkomaksu -ominaisuus on otettu käyttöön edellä kuvatulla tavalla, Ajas Touchin Yhteiset asetukset -kohdassa.

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

Esimerkkejä ennakkomaksamisesta Nettivaraus 6 -versiossa.

• Asiakasnäkymän Nettivaraus 6 -versiossa ennakkomaksun voi suorittaa verkossa tai Ajas lahjakortilla.
  
  

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varaus on onnistunut ja se on vahvistettu toimipisteen ajanvarauksen asetuksien mukaisesti. Asiakkaan ei ole pakko tehdä tämän jälkeen mitään muuta.
• Asiakas voi halutessaan edetä maksamaan joko verkossa (Checkout Finland -painike) tai lahjakortilla (Lahjakortti -painike).

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varauslomake ilmoittaa, että "Varaus odottaa maksua. Sinulla on 30 minuuttia aikaa maksaa varaus tai se peruutetaan".
• Asiakkaan on edettävä maksamaan joko verkossa (Checkout Finland -painike) tai lahjakortilla (Lahjakortti -painike) jotta varaus vahvistetaan.

Esimerkki 3 - Maksutapa Checkout Finland.

• Asiakas on valinnut maksutavaksi Checkout Finland.
• Maksupainikkeet tulevat näkyviin. Asiakas jatkaa maksamista Checkoutin prosessin mukaisesti.

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Asiakas on valinnut maksutavaksi Lahjakortti.
• Syötä lahjakortin koodi -kenttä tulee näkyviin. Asiakas syöttää tähän hallussaan olevan Ajas lahjakortin Lyhyt tunniste -numeron. Katso myös ohje Lahjakortin lisäys.

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkkejä ennakkomaksamisesta Nettivaraus 5 -versiossa.

• Asiakasnäkymän Nettivaraus 5 -versiossa ennakkomaksun voi suorittaa verkossa. Maksu Ajas lahjakortilla ei enää ole tuettu.
  
  

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varaus on onnistunut ja se on tallennettu.
• Asiakkaan on seuraavaksi valittava joko 1) Maksa paikan päällä tai 2) Maksa varaus heti. Tässä maksaminen jatkuu Checkoutin prosessin mukaisesti.

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Asiakas on tehnyt nettivarauksen normaalilla tavalla. Varauslomake ilmoittaa, että "Valitsemanne palvelu on maksettava etukäteen 30 minuutin kuluessa. Mikäli maksua ei suoriteta, aika vapautuu takaisin varattavaksi". Myös maksettava summa näkyy tässä.
• Asiakas valitsee maksupainikkeen ja jatkaa Checkoutin prosessin mukaisesti.

Ennakkomaksettu varaus hallintanäkymän varauslistassa

Kun varaus on maksettu ennakkoon, sen ikoneina varauslistassa on Kirjekuori (Nettivaraus) ja Maksukortin kuva (Ennakkomaksettu varaus).

Onnistunut maksusuoritus asettaa varauksen aina myös vahvistetuksi.

Vahvistettu ja maksettu varaus

Vahvistamaton varaus, jota ei ole maksettu

Jos varauksen maksusuoritus jää kesken, eli asiakas ei viimeistele maksua asiakasnäkymässä, varaus näkyy Ajas Touchissa vahvistamattomana varauksena.

• Oletuksena järjestelmä toimii niin, että vahvistamattomat varaukset jäävät kalenteriin, ja työntekijä itse poistaa tällaisen maksamattoman varauksen.
• Järjestelmään on saatavilla myös automatisoitu ratkaisu, jolloin varaus poistuu automaattisesti noin 30 minuutin kuluttua ellei sitä ole maksettu. Vain sellainen varaus voidaan poistaa automaattisesti, minkä palvelu on määritelty olemaan "Ennakkomaksu vaaditaan". Jos haluat järjestelmän toimivan näin, ota yhteyttä asiakaspalveluun: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Erikoistilanne: Asiakas maksaa varauksen, joka on jo poistettu

Tällainen erikoistilanne voi syntyä, jos asiakas vie varauksen ja maksun tekemisen loppuun selaimessa vasta sen jälkeen, kun varaus on jo poistettu (ylläpitäjän toimesta) tai poistunut automaattisesti (erikoisasetuksella).

Tilanteessa on myös mahdollista, että poistetun varauksen ajankohtaan on ehditty tekemään jo toinen varaus. Tässä tapauksessa järjestelmä antaa luoda päällekkäisen varauksen.

Tällainen tilanne on huomioitu siten, että siitä lähetetään yritykselle ilmoitus, jossa kerrotaan, että poistettuun varaukseen on tullut maksusuoritus. Varauksen ja rahojen käsittely jää yrityksen tehtäväksi manuaalisesti, koska tilannetta ei voi automatiikan avulla ratkaista.

Järjestelmän kautta asiakkaalle ei voi palauttaa hänen Checkout-palvelun kautta tehtyä maksua.

Vahvistettu ja vahvistamaton varaus varausnäkymässä

1) Esimerkkejä varauksista, joita ei ole maksettu. Varausnäkymän ikoni on punainen vahvistamattoman varauksen kuva.
2) Esimerkki varauksesta, joka on maksettu. Varausnäkymän ikoni on vihreä maksukortin kuva.