Asetukset

Ulkoasun asetukset

• Ulkoasun asetukset -välilehdeltä voi valita asiakasnäkymän teeman. Asiakasnäkymään on lisäksi valittavissa joko päivä- tai viikkonäkymä. Nämä valinnat löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
• Asiakasnäkymän teemaa voi muokata omalla tyylitiedostolla, mikä lähetetään ohjelmaan klikkaamalla "Lähetä tiedostoja" -painiketta. Oma teema lähetetään CSS -tiedostomuodossa.
• Asiakasnäkymän voi liittää omille kotisivuille joko upotettuna Iframe-elementtinä tai suorana linkkinä, joka avautuu erillisellä sivulla. Oman tilin upotuskoodi tai suora linkki löytyvät kohdasta : Liitä asiakasnäkymä kotisivuillesi.
• Ulkoasun asetukset vaikuttavat yleisesti koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.

Asiakasnäkymän teeman valinta

• Nettiajanvarauksen asiakasnäkymään on valittavissa erilaisia valmiita ulkoasuteemoja.
• Asiakasnäkymässä voidaan käyttää viikko- tai päivänäkymää.
• Asiakasnäkymää voidaan muokata käyttämällä omaa CSS-tyylitiedostoa tai tilaamalla räätälöinnin.

Ajanvarauksen asetukset

• Ajanvarauksen asetukset -välilehdellä voi asettaa erilaisia ajanvaraukseen liittyviä sääntöjä toimipaikkakohtaisesti.
• Alla on lista nykyisin käytössä olevista asetuksista.

Varausasetukset
Automaattinen tauko	Asiakkaan tekemän varauksen jälkeen lisätään työntekijälle automaattisesti tauko, jonka pituus on tämän asetuksen mukainen (minuuteissa).
Estä varaukset lähellä nykyhetkeä	Estä varaukset, jotka ovat lähempänä nykyhetkeä, kuin asetuksella säädetty aika. (minuutteina).
Paluuosoite varauksen jälkeen	Osoite, johon asiakas ohjataan onnistuneen varauksen jälkeen. Osoitteen on oltava täydellinen eli sen pitää sisältää osoitteen alkuosa http:// tai https://. Esimerkiksi http://onnistunutvaraus.fi
Työvuorot ohittavat aukiolot	Työvuorot ohittavat toimipisteen aukiolojen määritykset. Vuoroja voidaan avata myös silloin, kun toimipiste on kiinni. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallitanäkymään. (Osittain tuettu)
Asiakasnäkymästä varattavissa (kuukausia)	Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X kuukautta eteenpäin nykyhetkestä. Lukumäärä tarkoittaa kokonaisia kalenterikuukausia. Valitkaa vaihtoehtoisesti 30 vuorokautta, jos varattavissa oleva aika halutaan aina olevan kuukauden verran eteenpäin.
Asiakasnäkymästä varattavissa (vuorokausia)	Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X vuorokautta eteenpäin nykyhetkestä.
Varauksen peruutuksen esto (h)	Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.
Varauksen peruutuksen esto (min)	Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo minuutteina.
Varaukset työvuoroihin kuulumattomille	Salli varaukset asiakaspalvelijoille, jotka eivät käytä työvuoroja, toimipisteen aukiolojen mukaisesti. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallintanäkymään.
Varausyksikkö	Varattavissa olevat ajat asettuvat X minuutin välein alkaen toimipisteen aukiolon alkamishetkestä. Suositus: 10 min tai 15 min. Huomioi lisäksi asiakasnäkymän Optimaalisen täytön asetus kohdassa Käyttäytyminen.

Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot
Pakolliset kentät	Kentät, jotka asiakkaan tulee täyttää tehdessään varauksen.
Asiakkaan kirjautuminen	Vaadi asiakkaan kirjautuminen varausnäkymään.
Tulevat varaukset (kpl)	Asiakkaalla voi olla enintään asetuksen salliman määrän verran tulevia varauksia.

Hyväksynnät
Automaattinen vahvistus (h)	Vahvistamaton varaus hyväksytään automaattisesti, jos siihen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina. Jos Varausten vahvistaminen ei ole käytössä, tätä asetusta ei tarvitse muuttaa.
Varausehtojen hyväksyminen	Vaadi varausehtojen hyväksyminen ennen onnistunutta asiakasvarauksesta.
Varausehtojen osoite	URL-osoite, jossa asiakkaalle näytettävät varausehdot sijaitsevat.
Varausten vahvistaminen	Asiakkaan netissä tekemä varaus on vahvistettu vasta, kun asiakaspalvelija vahvistaa sen erikseen.

Käyttäytyminen
Estä varausten peruutus	Estä kokonaan varausten peruutukset asiakkaan varausnäkymästä.
Asiakaspalvelijoiden nimen muoto	Muoto jossa asiakaspalveljoiden nimet näytetään asiakkaiden varausnäkymässä.
Asiakaspalvelijoiden järjestys	Asiakaspalvelijat järjestetään tämän asetuksen mukaiseen järjestykseen asiakkaiden varausnäkymässä.
Optimaalinen varausnäkymän täyttö	Varausnäkymä pyritään täyttämään siten että tyhjiä välejä ei jäisi varausten väliin.
Pakollinen lisätietokenttä	Lisätietokenttä on pakollinen kenttä asiakkaiden varausnäkymässä.
Estä hallinnasta varattujen aikojen peruutus	Estä hallinnasta luotujen varausten peruutus asiakkaan varausnäkymästä.

Ulkoasu
Oletusnäkymä	Asiakkaan varausnäkymän oletustyyppi.
Viikkonäkymä alkaa maanantaista	Jos tämä asetus on päällä, viikkonäkymä näytetään aina väliltä ma-su. Jos tämä asetus on pois päältä, viikkonäkymä alkaa nykyisestä päivästä.
Ohjeteksti	Asiakkaiden varausnäkymässä näytettävä ohjeteksti.

Ilmoitukset ja muistutukset
Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Muistutusten lähetys	Muistutukset lähetetään kun varaukseen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.
Oletusmuistutus	Oletuksena valittu muistutus asiakkaan varausnäkymässä.
Automaattiset muistutukset	Muistutusviestit lähetetään automaattisesti.
Sähköpostimuistutusten aloitus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lopetus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lähettäjän nimi	Sähköpostilla lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi.
Tekstiviestimuistutusten aloitus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lopetus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän valinta	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän tyyppi.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän nimi	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi.

Laskutusasetukset

• Laskutusasetukset -välilehdeltä voit määrittää laskun yritystiedot toimipistekohtaisesti:
  • Osoitteen
  • Postinumeron
  • Postitoimipaikan
  • Sähköpostiosoitteen
  • Viivästyskoron
  • Y-tunnuksen
  • Yrityksen BIC:n eli pankin tunnisteen
  • Yrityksen laskulla näytettävän nimen
  • Yrityksen tilinumeron (IBAN)

Viestipohjien muokkaaminen

• Asiakkaalle lähteviin vahvistus- ja muistutusviesteihin liittyvät asetukset löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
• Viestipohjia voi itse muokata. Jos muokattu versio halutaan ottaa käyttöön, Käytä viestipohjaa -kytkin on oltava Kyllä -asennossa.
• Viestipohjiin voi kirjoittaa tekstiä tai käyttää järjestelmän tulostamia {koodi} kenttiä. Lisätietoja koodeista saa avaamalla "Lyhennysten selitteet" -listan. Tämä lista pitää sisällään kaikki sähköpostiviesteissä käytössä olevat koodit. Tekstiviesteissä on toistaiseksi käytössä vain esimerkkikoodit.

• Asiakkaalle lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.

• Asiakkaalle lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelija on vahvistasnut varauksen.

• Asiakkaalle lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.

• Asiakkaan sähköpostiosoitteeseen lähtevä muistutusviesti.

• Asiakkaan puhelinnumeroon tekstiviestillä lähtevä muistutusviesti.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun heidän tekemänsä varaus, joka odottaa asiakaspalvelijan vahvistusta, on vahvistettu.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.

Yhteiset asetukset

• Yhteiset asetukset -välilehdellä on asetuksia, jotka vaikuttavat koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.

• Asiakasnäkymän asetukset:
  • Asiakkaan kirjautuminen -kohdasta voidaan asettaa asiakkaan kirjautuminen vaadituksi käyttäjänimen ja salasanan perusteella, henkilötunnuksen ja sukunimen perusteella tai jättää kirjautuminen vaatimatta.

• Ilmoitukset ja muistutukset:
  • iCalendar-tiedoston liittäminen sähköposteihin helpottaa asiakkaita, jotka käyttävät jotain kalenterisovellusta.

• Ajas Touch:
  • "Estä sellaisten varausten poisto, joille on luotu käynti" -asetuksen ollessa päällä, varauksia ei voi poistaa ennen kuin niitä vastaava käynti on poistettu.
  • "Varaukseen on pakko valita asiakas ja palvelu" -kohdasta voidaan valita voiko varauksen tehdä ilman asiakas- ja palvelutietoja.
  • "Aseta aina varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -asetuksen ollessa päällä, varauksien pituutta ei voi muuttaa käsin, vaan varaus on aina palvelulle asetetun pituuden mukainen.