Varausnäkymä

Pikavarauksen tekeminen

• Ajas -ohjelma mahdollistaa pikavarausten tekemisen. Tämä on nopein tapa lisätä uusi varaus järjestelmään.
• Klikkaa varausnäkymässä alkamisajan solua. Järjestelmä ehdottaa Asiakkaan ja Palvelun nimeä, kun aloitat kirjoittamaan ensimmäistä kirjainta.
• "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -valinta "Kyllä" varaa kalenterista yhtä pitkän ajan kun palvelun pituus on. Valinta "Ei" valitsee pituudeksi hiirellä maalatun pituuden.

Toistuvan varauksen tekeminen

• Ajas-ohjelmassa on mahdollisuus asettaa säännöllisesti toistuvia varauksia. Varaus voidaan asettaa toistuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain.
• Toistuvia varauksia luotaessa asetetaan päivämäärä mihin asti varaukset luodaan. Tämän jälkeen ohjelma luo seuraavin lisäehdoin kaikki varaukset kyseiseen päivään asti:
  
  • Luo ongelmattomat varaukset - Järjestelmä luo varaukset vain niihin kalenterin kohtiin, jotka ovat vapaana ja jota ei ole vuoroilla tai aukioloilla suljettu.
  • Luo kaikki varaukset - Järjestelmä luo kaikki varaukset. Kahdesta päällekkäisestä varauksesta molemmat näkyvät varausnäkymässä.
• Kun toistuvaa varausta muokataan, muutokset voidaan asettaa koskemaan vain yhtä varausta, kaikkia sarjaan kuuluvia tulevia varauksia tai kaikkia sarjaan kuuluvia varauksia, tulevia ja menneitä.

Työvuorojen käytön aloittaminen

• Ajas -ohjelma tukee työvuorojen asettamista työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä, aikojen varaus ei onnistu työvuorojen määräämän ajan ulkopuolelle.
• Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäisen kerran ja aina, kun lisätään uusi työntekijä, oletusasetuksen mukaisesti työntekijä ei kuulu työvuorojärjestelmään.
• Työntekijä liitetään työvuorojärjestelmään siten, että hänelle tehdään varausnäkymässä ainakin yksi vuoro. Työvuorojen käyttö vahvistetaan "Haluatko jatkaa vuorojen muokkaamista?" -lomakkeella.

Työvuorojen asettaminen

• Kun vuorot on luotu ensimmäisen kerran, työntekijä voidaan poistaa tai liittää työvuorojärjestelmään Työntekijä -lomakkeen "Käytä työvuoroja" -valinnoilla.
• Työvuoroja avataan suunnitelman mukaisesti, ja niitä voi muokata Varausnäkymän muokkaustilassa.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Varausasetukset - Työryhmät ohittavat aukiolot (tulossa)

Tauon lisääminen

• Työntekijöille voidaan lisätä taukoja varausnäkymästä
• Taukoja voidaan luoda vaihtamalla "Luo taukoja" -kytkin Kyllä-asentoon ja valitsemalla tauon tyyppi kytkimen vieressä olevasta listasta.
• Tauon tyypin valinnan jälkeen tauko voidaan maalata hiiren painikeella tai sormella ajalle, jolla työntekijällä on työvuoro.
• Tauon ajalle ei voi varata asiakasvuoroja.

• Luotu tauko saadaan kopioitua halutulle aikavälille, mikäli se toistuu säännöllisesti samaan kellonaikaan.
• Tauon voi kopioida toistumaan päivittäin, viikon tai kuukauden välein.

Poissaolon lisääminen

• Työntekijälle voidaan lisätä Varausnäkymästä poissaolo päivälle, jolla hänellä normaalisti olisi työvuoro.