Asetukset

Ulkoasun asetukset

• Ulkoasun asetukset -välilehdeltä voi valita asiakasnäkymän teeman. Asiakasnäkymään on lisäksi valittavissa joko päivä- tai viikkonäkymä. Nämä valinnat löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
• Asiakasnäkymän teemaa voi muokata omalla tyylitiedostolla, mikä lähetetään ohjelmaan klikkaamalla "Lähetä tiedostoja" -painiketta. Oma teema lähetetään CSS -tiedostomuodossa.
• Asiakasnäkymän voi liittää omille kotisivuille joko upotettuna Iframe-elementtinä tai suorana linkkinä, joka avautuu erillisellä sivulla. Oman tilin upotuskoodi tai suora linkki löytyvät kohdasta : Liitä asiakasnäkymä kotisivuillesi.
• Ulkoasun asetukset vaikuttavat yleisesti koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.

Asiakasnäkymän teeman valinta

• Nettiajanvarauksen asiakasnäkymään on valittavissa erilaisia valmiita ulkoasuteemoja.
• Asiakasnäkymässä voidaan käyttää viikko- tai päivänäkymää.
• Asiakasnäkymää voidaan muokata käyttämällä omaa CSS-tyylitiedostoa tai tilaamalla räätälöinnin.

Ajanvarauksen asetukset

• Ajanvarauksen asetukset -välilehdellä voi asettaa erilaisia ajanvaraukseen liittyviä sääntöjä toimipistekohtaisesti.
• Valittu toimipiste erottuu punaisella värillä.

• Alla on lista nykyisin käytössä olevista asetuksista.

Varausasetukset
Asiakasnäkymästä varattavissa (kuukausia)	Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X kuukautta eteenpäin nykyhetkestä. Lukumäärä tarkoittaa kokonaisia kalenterikuukausia. Valitkaa vaihtoehtoisesti 30 vuorokautta, jos varattavissa oleva aika halutaan aina olevan kuukauden verran eteenpäin.
Asiakasnäkymästä varattavissa (vuorokausia)	Asiakasnäkymässä varaukset on sallittu X vuorokautta eteenpäin nykyhetkestä.
Estä varaukset lähellä nykyhetkeä	Estä varaukset, jotka ovat lähempänä nykyhetkeä, kuin asetuksella säädetty aika. (minuutteina).
Paluuosoite varauksen jälkeen	Osoite, johon asiakas ohjataan onnistuneen varauksen jälkeen. Osoitteen on oltava täydellinen eli sen pitää sisältää osoitteen alkuosa http:// tai https://. Esimerkiksi http://onnistunutvaraus.fi
Työvuorot ohittavat aukiolot	Työvuorot ohittavat toimipisteen aukiolojen määritykset. Vuoroja voidaan avata myös silloin, kun toimipiste on kiinni. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallitanäkymään. (Osittain tuettu)
Varauksen peruutuksen esto (h)	Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.
Varauksen peruutuksen esto (min)	Estä varauksen peruutus asiakasnäkymästä, jos aikaa varaukseen on vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo minuutteina.
Varaukset työvuoroihin kuulumattomille	Salli varaukset asiakaspalvelijoille, jotka eivät käytä työvuoroja, toimipisteen aukiolojen mukaisesti. Vaikuttaa sekä asiakas- että hallintanäkymään.
Varausyksikkö	Varattavissa olevat ajat asettuvat X minuutin välein alkaen toimipisteen aukiolon alkamishetkestä. Suositus: 10 min tai 15 min. Huomioi lisäksi asiakasnäkymän Optimaalisen täytön asetus kohdassa Käyttäytyminen.

Asiakkaan kirjautuminen ja tiedot
Pakolliset kentät	Kentät, jotka asiakkaan tulee täyttää tehdessään varauksen.
Tulevat varaukset (kpl)	Asiakkaalla voi olla enintään asetuksen salliman määrän verran tulevia varauksia.

Hyväksynnät
Automaattinen vahvistus (h)	Vahvistamaton varaus hyväksytään automaattisesti, jos siihen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina. Jos Varausten vahvistaminen ei ole käytössä, tätä asetusta ei tarvitse muuttaa.
Varausehtojen hyväksyminen	Vaadi varausehtojen hyväksyminen ennen onnistunutta asiakasvarauksesta.
Varausehtojen osoite	URL-osoite, jossa asiakkaalle näytettävät varausehdot sijaitsevat.
Varausten vahvistaminen	Asiakkaan netissä tekemä varaus on vahvistettu vasta, kun asiakaspalvelija vahvistaa sen erikseen.

Käyttäytyminen
Asiakaspalvelijoiden järjestys	Asiakaspalvelijat järjestetään tämän asetuksen mukaiseen järjestykseen asiakkaiden varausnäkymässä.
Asiakaspalvelijoiden nimen muoto	Muoto jossa asiakaspalveljoiden nimet näytetään asiakkaiden varausnäkymässä.
Estä hallinnasta varattujen aikojen peruutus	Estä hallinnasta luotujen varausten peruutus asiakkaan varausnäkymästä.
Estä varausten peruutus	Estä kokonaan varausten peruutukset asiakkaan varausnäkymästä.
Optimaalinen varausnäkymän täyttö	Varausnäkymä pyritään täyttämään siten että tyhjiä välejä ei jäisi varausten väliin.
Pakollinen lisätietokenttä	Lisätietokenttä on pakollinen kenttä asiakkaiden varausnäkymässä.

Ulkoasu
Ohjeteksti asiakkaille	Asiakkaiden varausnäkymän yläosassa näytettävä ohjeteksti.
Oletusnäkymä	Asiakkaan varausnäkymän oletustyyppi.
Viikkonäkymä alkaa maanantaista	Jos tämä asetus on päällä, viikkonäkymä näytetään aina väliltä ma-su. Jos tämä asetus on pois päältä, viikkonäkymä alkaa nykyisestä päivästä.

Hallintanäkymä
Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle	Vuoroja on mahdollista avata aukioloaikojen ulkopuolelle. Varauksia on mahdollista tehdä vuorojen ja aukioloaikojen ulkopuolelle.

Ilmoitukset ja muistutukset
Automaattiset muistutukset	Muistutusviestit lähetetään automaattisesti.
Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi	Ilmoitukset yritykselle asiakkaan tekemästä varauksesta.
Muistutusten lähetys	Muistutukset lähetetään kun varaukseen on aikaa vähemmän kuin asetuksen määrittämä arvo tunteina.
Oletusmuistutus, tyyppi	Asiakasnäkymän varauslomakkeella tämä muistutustapa on valmiiksi valittu. Asiakas voi muuttaa valinnan. (Osittain tuettu)
Sähköpostimuistutusten aloitus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lopetus (klo)	Sähköpostitse lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Sähköpostimuistutusten lähettäjän nimi	Sähköpostilla lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi.
Tekstiviestimuistutusten aloitus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys aloitetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lopetus (klo)	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähetys lopetetaan asetuksen määrittämänä ajankohtana.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän nimi	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa.
Tekstiviestimuistutusten lähettäjän valinta	Tekstiviestillä lähetettävien muistutusviestien lähettäjän nimen tyyppi. Käytössä vain Premium-tekstiviestit tilauksissa.

Yhteiset asetukset
Automaattinen tauko	Asiakkaan tekemän varauksen jälkeen lisätään työntekijälle automaattisesti tauko, jonka pituus on tämän asetuksen mukainen (minuuteissa).
Järjestelmät, joissa automaattinen tauko varauksen jälkeen	Järjestelmät, joissa lisätään automaattinen tauko varauksen jälkeen. Lisättävän tauon pituus on määritelty asetuksessa 'Automaattinen tauko'.

Varausehtojen hyväksyminen

• Varausehtojen hyväksyminen voidaan asettaa pakolliseksi nettivarauksen yhteydessä.
  
• Varausehdot lisätään tavallisesti omille verkkosivuille, ja uuden tietosuoja-asetuksen johdosta varausehdoissa kannattaa näyttää myös omaa yritystä koskeva rekisteriseloste.
  
  

Varausehtojen hyväksyminen - Ajas Touchin ajanvarauksen asetukset

• Avaa Ajanvarauksen asetukset -välilehti ja hae Hyväksynnät-laatikko
  

1) "Varausehtojen hyväksyminen" asetetaan olemaan "Kyllä"
2) "Varausehtojen osoite" -kenttään kirjoitetaan se URL-osoite, missä varausehdot sijaitsevat omilla verkkosivuilla


Varausehtojen hyväksyminen - Asiakasnäkymä

1) Asiakasnäkymässä varausehtojen hyväksyminen tulee pakolliseksi kentäksi. Asiakkaan on rastitettava Hyväksyn varausehdot -ruutu ennen kuin varausta voi tehdä.
2) Varausehdot-linkki avaa edellisessä kohdassa määrittämäsi "Varausehtojen osoite" -sivun

Laskutusasetukset

• Laskutusasetukset -välilehdeltä voit määrittää laskutuksessa käytettävät yritystiedot.
• Jokaiselle toimipisteelle voi tehdä eri laskutusasetukset.

1) Valitse toimipiste, jonka asetuksia haluat muokata. Tässä valittuna: Espoo.
2) Perusasetukset voi asettaa myös "Kaikki toimipisteet" näkymään, jos asetukset ovat kaikille toimipisteille täsmälleen samat. Poikkeuksena ovat toistaiseksi: Laskutuspalvelun asetukset, jotka tehdään toimipistekohtaisesti.
3) Finvoice -laskutusaihe, esim. "Hierontapalvelut".
4) Tähän on tulossa useampia vaihtoehtoisia laskupohjia, joista voi valita itselleen parhaiten sopivan. Toistaiseksi pohjia on vain yksi.
5) Käytössä oleva laskutuspalvelu. Tällä hetkellä tuettuna on ja pudotusvalikosta löytyy Netvisor ja Ropo Capital.
6) Käytössä olevan laskutuspalvelun käyttäjätunnus.
7) Käytössä olevan laskutuspalvelun salasana.
8) Laskulla näytettävä yrityksen osoite.
9) Laskulla näytettävä yrityksen postinumero.
10) Laskulla näytettävä yrityksen postitoimipaikka.
11) Laskulla näytettävä yrityksen puhelinnumero.
12) Laskulla näytettävä sähköpostiosoite.
13) Valitse käynnin tiedot, jotka haluat tulostuvan laskulle palvelun lisäksi: Ei mitään, Asiakkaiden nimet tai Asiakkaiden, Asiakaspalvelijoiden ja Toimipisteiden nimet. Oletusasetus on Asiakkaiden nimet.
14) Laskulle tuleva viivästyskorko (%).
15) Laskulla näytettävä yrityksen Y-tunnus.
16) Pankin tunniste eli BIC/SWIFT.
17) Yrityksen laskulla näytettävä nimi.
18) Yrityksen tilinumero IBAN-muodossa.

Viestipohjien muokkaus

• Asiakkaalle lähteviin vahvistus- ja muistutusviesteihin liittyvät asetukset löytyvät Ajanvarauksen asetukset -välilehdeltä.
• Viestipohjia voi itse muokata. Jos muokattu versio halutaan ottaa käyttöön, Käytä viestipohjaa -kytkin on oltava Kyllä -asennossa.
• Viestipohjiin voi kirjoittaa tekstiä tai käyttää järjestelmästä tulostuvia {} -koodikenttiä. Lisätietoja koodeista saa avaamalla "Lyhennysten selitteet" -listan. Tämä lista pitää sisällään kaikki sähköpostiviesteissä käytössä olevat koodit. Tekstiviesteissä on toistaiseksi käytössä vain esimerkkikoodit.

• Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.

• Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelija on vahvistanut varauksen.

• Asiakkaan sähköpostiin lähtevä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.

• Asiakkaan sähköpostiosoitteeseen lähtevä muistutusviesti.

• Asiakkaan puhelinnumeroon tekstiviestillä lähtevä muistutusviesti.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelijan on vahvistettava varaus, jotta se tulee voimaan.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä tekstiviesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja asiakaspalvelija on vahvistanut varauksen.

• Asiakkaan puhelinnumeroon lähetettävä viesti silloin, kun he ovat tehneet varauksen ja se on vahvistettu automaattisesti.

Yhteiset asetukset

• Yhteiset asetukset -välilehdellä on asetuksia, jotka vaikuttavat koko järjestelmään toimipisteestä riippumatta.

• Asiakasnäkymän asetukset:
  • Asiakkaan kirjautuminen -kohdasta voidaan asettaa asiakkaan kirjautuminen vaadituksi käyttäjänimen ja salasanan perusteella, henkilötunnuksen ja sukunimen perusteella tai jättää kirjautuminen vaatimatta.
  • Yrityksen nimi -kenttään voi kirjoittaa sen nimen, mikä halutaan näkyvän nettivarauksen asiakasnäkymän yrityksen nimenä. (Osittain tuettu, tulossa)

• Vahvistukset ja muistutukset:
  • iCalendar-tiedoston liittäminen sähköposteihin helpottaa asiakkaita, jotka käyttävät jotain kalenterisovellusta.
  • Varauksen oletusmuistutukset ja -ilmoitukset -asetus viittaa varausnäkymässä varauslomakkeella tehtävään uuteen varaukseen. Kun työntekijä tekee itse varauksen käyttäen varauslomaketta, varauslomakkeella olevat painikkeet kohdassa "Muistutukset" ja "Vahvistukset" on automaattisesti asennossa "Kyllä" eli asiakas saa työntekijän itse tekemästä varauksesta myös vahvistus- ja muistutusviestin.
    • Valitsemalla tähän asetukseen muun kuin Ei mitään, myös pikavarauslomakkeelle ilmestyy mahdollisuus asettaa ilmoitukset ja muistutukset lähtemään oletusten mukaan.

• Ajas Touch:
  • "Estä sellaisten varausten poisto, joille on luotu käynti" -asetuksen ollessa päällä, varauksia ei voi poistaa ennen kuin niitä vastaava käynti on poistettu.
  • "Varaukseen on pakko valita asiakas ja palvelu" -kohdasta voidaan valita voiko varauksen tehdä ilman asiakas- ja palvelutietoja.
  • "Aseta aina varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -asetuksen ollessa päällä, varauksien pituutta ei voi muuttaa käsin, vaan varaus on aina palvelulle asetetun pituuden mukainen.

Sähköpostiasetukset

Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä asiakkaalle suoraan Ajas Touchista, tulee tähän kohtaan täyttää sähköpostipalvelimen asetukset. Sähköpostiasetukset saat sahköpostipalveluntarjoajaltasi pyytämällä SMTP-tunnuksia. Tunnukset löytyvät yleensä kirjoittamalla esim. googlen hakukoneeseen sähköpostipalveluntarjoajan nimen ja SMTP. Palvelimen tulee tukea salattua yhteyttä (TLS/SSL).

Tarkista myös onko palveluntarjoajallasi sähköpostitiliin liitettyjen sovellutusten sisäänkirjautumiseen liittyviä rajoituksia.

Esimerkkiasetukset Google

Google on tiukentanut tietoturvaa sisäänkirjautumisen osalta. Jos käytät gmail-sähköpostia, tee myös seuraavat asetukset omassa gmail-tilissäsi:

• Avaa "Oma tili".
  
• "Kirjautuminen ja tietosuoja" -otsikon alta löytyy kohta "Sovellukset, joilla on tilin käyttöoikeus".
  
• Aseta "Salli vähemmän turvalliset sovellukset" -> KÄYTÖSSÄ.
  

1) Sähköpostipalvelimen osoite. Esimerkiksi gmailin sähköpostipalvelin on smtp.gmail.com.
2) Palvelimen portin numero. Esimerkiksi gmailissa se on 587. (Jos portti 587 ei toimi, kokeile porttia 465).
3) Salaustapa. Esimerkiksi gmailissa: TLS ja portti 587 tai SSL ja portti 465. https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=fi
4) Tunnistautumistapa.
5) Sähköpostiosoitteesi.
6) Sähköpostitilisi käyttäjätunnus.
7) Sähköpostitilisi salasana.
8) Sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi.
9) Punainen huutomerkki tarkoittaa puuttuvaa tietoa.
10) Kun olet täyttänyt kaikki kentät, voit kokeilla toimiiko asetukset oikein ja onko sähköpostien lähettäminen mahdollista.

• Klikkaa "Kokeile asetuksia" -painiketta. Alla oleva lomake avautuu.
  
  

11) Toiminto ei ole vielä käytössä. Tulee olemaan vaihtoehtoinen, automaattinnen tunnistutuminen Gmail-tileillä.

• Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää testiviestin.
  
• Klikkaa "Testaa sähköpostin lähetystä".
  
• Jos kaikki asetukset ovat oikein, testiviesti lähetetään onnistuneesti ja näet ilmoituksen: "Testiviesti lähetetty osoitteeseen ".....". Tarkista myös kyseisestä sähköpostilaatikosta, että olet saanut testiviestin. Jos asetukset ovat väärin, näet virheilmoituksia. Tarkista käytetyt asetukset.
  
  

Esimerkkiasetukset iCloud

iCloud sähköpostiohjelma edellyttää, että Ajas-ohjelmaa varten on tehtävä appikohtainen salasana. Viestien lähetys onnistuu, jos seuraavia ohjeita noudatetaan tarkasti:

• iCloud-sähköpostiohjelmissa käytettävät sähköpostipalvelinasetukset: https://support.apple.com/fi-fi/HT202304

• Huomaa, että appikohtaisen salasanan luonti edellyttää, että Apple ID on suojattu kaksiosaisella todennuksella.

1) Sähköpostipalvelimen osoite. Esimerkiksi iCloudin sähköpostipalvelin on smtp.mail.me.com.
2) Palvelimen portin numero. Esimerkiksi iCloudissa se on 587.
3) Salaustapa: SSL. Jos saat virheilmoituksen käyttäessäsi SSL:ää, kokeile sen sijaan TLS:ää. https://support.apple.com/fi-fi/HT202304
4) Tunnistautumistapa.
5) Sähköpostiosoitteesi.
6) Sähköpostitilisi käyttäjätunnus.
7) Sähköpostitilisi appikohtainen salasana.
8) Sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi.
9) Kun olet täyttänyt kaikki kentät, voit kokeilla toimiiko asetukset oikein ja onko sähköpostien lähettäminen mahdollista.

Esimerkkiasetukset Office 365

1) Sähköpostipalvelin SMTP: smtp.office365.com
2) Portti: 587
3) Salaustapa: TLS
4)Tunnistautumistapa: Käyttäjänimi ja salasana
Loput 4 kohtaa oman sähköpostitilin tietojen perusteella.

• Jos tilillä käytetään suojauksen lisätodennusta (2FA), omalla sähköpostitilillä on luotava sovellussalasana. Sen voi tehdä kohdassa: Oma tili -> Suojaus ja tietosuoja -> Suojauksen lisätodennus -> Sovellusten salasanojen luonti ja hallinta.
• Luotu sovellussalasana asetetaan salasanaksi "Sähköpostin salasana" -kohdassa. Toisin sanoen, oman sähköpostitilin salasanan sijaan käytetään luotua sovellussalasanaa.
  
  

Massapostituspalvelu sähköpostilla

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Viestipohjien tekeminen on kuvattu ohjeessa: Viestipohjan lisäys.
Viestin lähettäminen on kuvattu ohjeessa: Tee massapostitus sähköpostilla

Alla on ohje järjestelmän tarvitsemista sähköpostiasetuksista.
Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Sähköpostiasetukset".

1) Valitse käytössäsi oleva palvelu.
2) Syötä oma käyttäjänimi / julkinen avain valittuun palveluun.
3) Syötä oma salasana / yksityinen avain valittuun palveluun.
4) Syötä haluamasi lähettäjän nimi, joka näkyy sähköpostin lähettäjäkentässä.
5) Syötä sähköpostiosoite, joka on liitetty valittuun palveluun.