Palvelut

Palvelun lisääminen

• Ajas-ohjelmassa käytettävät palvelut (eli hinnaston tarjoamat palvelut) on lisättävä ennakkoon, sillä uusia palveluita ei voi tehdä ajanvarauksen luonnin yhteydessä.
• Sama palvelu voidaan asettaa käytettäväksi joko kaikille tai valituille työntekijöille. Palvelun kesto ja hinta on oletuksena kaikille käyttäjille sama.

Alla oleva video näyttää palvelun lisäämisen perustoiminnot. Videon käyttöliittymäkuvat ovat aikaisemmista Ajas Touchin versioista, joten ne eivät ole enää täysin ajantasaisia.

Palvelulomakkeen käyttö

1) Nimi. Kirjoita palvelun nimi.
2) Kesto. Valitse palvelun kesto alasvetovalikosta tai, jos haluttua kestoa ei ole valmiina, voit kirjoittaa keston itse minuutteina ja painaa "enter".
3) Hinta. Syötä palvelun hinta.
4) Alv %. Syötä veroprosentti.
5) Käytä vanhaa palvelua pohjana. Kun valitset palvelun pohjaksi, sen tiedot esitäyttyvät uuteen palveluun. Muokkaa tarvittavat muutokset ja tallenna palvelu.
6) Palvelun liittäminen resursseille. Voit valita työntekijät, jotka tarjoavat kyseistä palvelua. Oletuksena on valittu, että palvelu liitetään kaikille resursseille. Valinta liittää palvelun kaikille työntekijöille kaikissa toimipisteissä. Jos painat "Määritä resurssit", voit heti määritellä kenelle palvelu liitetään. Katso kohta: Liitä palvelu resursseille (LINKKI).
7) Poista, Tallenna ja Sulje. Palvelulomakkeen alapalkista löytyy perustoiminnot, kuten Poista, Tallenna ja Sulje . Poista -painike näkyy palvelulomakkeella sitten, kun palvelu on tallennettu.
8) Edistynyt käyttö. Painamalla Edistynyt käyttö -linkkiä, näkyviin tulee lisää kenttiä, joiden avulla pystyt määrittelemään palvelun käyttöä tarkemmin.

Liitä palvelu resursseille

Kun olet luomassa uutta palvelua, voit jo valmiiksi valita ne toimipisteet ja/tai työntekijät, jotka palvelua tarjoavat.

1) Paina "Määritä resurrssit".
2) Paina "Liitä palvelu resursseille".

Tässä esimerkissä palvelua tarjoaa vain yksi työntekijä yhdessä toimipisteessä.

1) Klikkaa toimipisteen "Espoo" nimen päällä. Linkki avaa listan Espoon toimipisteeseen liitetyistä työntekijöistä.
2) Klikkaa työntekijä "Anette Asiakaspalvelija". Hän on ainut työntekijä koko yrityksessä, joka tarjoaa tätä palvelua. Kun hänen nimi on valittu, se näkyy myös lomakkeen oikeassa lohkossa.
3) Tallenna lomake.

4) Palvelu-lomakkeella näkyy nyt yksi työntekijä, jolle palvelu on liitetty.
5) Tallenna uudelleen koko Palvelu-lomake.

Poista palvelu resurssilta

Yrityksen henkilöstö ja tilanteet saattaa muuttua ajan myötä. Tässä esimerkissä palvelu on aikaisemmin ollut liitettynä kaikille työntekijöille kaikissa toimipisteissä. Haluamme nyt tehdä muutoksen, jossa vähennetään palvelun tarjoajien määrää.

1) Alkutilanteessa "Kaikki toimipisteet" on rastitettuna. Haluamme purkaa tämän liitoksen. Klikkaa nimen vieressä olevaan ruutuun, jotta rasti häviää ja ruutu jää tyhjäksi.

1) Rastitetaan seuraavaksi 3 toimipistettä. Se tarkoittaa, että kaikki työntekijät näissä 3 toimipisteessä tarjoavat palvelua.
Toimipisteissä "Tampere" ja "Tuloskasvu Oy" ei ole yhtään asiakaspalvelijaa, joka tarjoaa tätä palvelua.
2) Klikkaa toimipisteen "Turku" nimen päällä, jotta lista työntekijöistä avautuu. Rastita ne 2 toimipisteen työntekijää, jotka tarjoavat tätä palvelua.
3) Tallenna lomake.

1) Äsken tehdyt valinnat näkyvät nyt Palvelu -lomakkeella. Palvelu on liitetty 3 toimipisteen kaikille työntekijöille ja yhden toimipisteen 2 työntekijälle.
2) Tallenna koko Palvelu -lomake uudelleen.

Palvelun työntekijäkohtaiset asetukset

• Palvelua voidaan muokata työntekijäkohtaisesti. Samalla palvelulla voi olla eri kesto ja hinta riippuen työntekijästä.
• Palvelun voi asettaa näkyviin tai piilottaa näkyvistä nettiajanvarauksessa työntekijäkohtaisesti.

Palvelun piilottaminen nettivarauksesta

1) Palvelut -listasta on avattu palvelu Hieronta 60 min. Palvelu-lomakkeella on määritelty sen kesto ja hinta ja klikattu "Liitä palvelu työntekijöille". Katso myös Palvelun lisääminen.
2) Palvelun kesto ja hinta, kuten ne on Palvelu-lomakkeella määritelty, näkyy tässä.
3) Palvelu on liitetty toimipisteiden Kirkkonummi, Espoo, Turku ja Tampere kaikille työntekijöille.
4) Toimipisteessä Helsinki palvelu on liitetty vain työntekijä Matti Meikäläiselle.
5) Matti Meikäläisen palvelun hinta ja kesto ovat samat kuin perushinta Palvelu-lomakkeella. Hänen kohdalla on tehty työntekijäkohtainen asetus: "Poista nettivarauksesta" -> "Kyllä". Vaikka muilla työntekijöillä palvelu näkyisi netissä varattavana, Matin kohdalla näin ei ole.
Huom: Älä poista liitosta osoittavaa rastia (v) vaan klikkaa työntekijän nimen päällä tarkastellaksesi ja muuttaaksesi työntekijän asetuksia.

Palvelun keston ja hinnan muuttaminen

1) Palvelu on liitetty nyt myös työntekijä Anette Asiakaspalvelijalle. Hänellä palvelu näkyy nettivarauksessa, mutta hänelle on tehty seuraavat työntekijäkohtaisen asetukset:
2) Palvelun hinta on alhaisempi kuin perushinta.
3) Kesto on pidempi kuin palvelulle yleisesti määrätty kesto.

Palvelujen järjestys ja luokitus

• Palveluun voidaan liittää luokitus, mikä selkeyttää nettiajanvarauksen asiakasnäkymää varsinkin silloin, kun tarjolla on hyvin monta erilaista palvelua.
• Sekä palvelut että luokitukset voi asettaa asiakasnäkymässä näkyviin itse valitun järjestyksen mukaisesti.
  • Jos luokituksia on käytetty, palvelut asettuvat järjestykseen oman luokkansa alla.
  • Listan ylimpänä näkyy suurin järjestysnumero ja alimpana pienin numero.

Palvelujen järjestys

• Tässä esimerkissä palvelulle "Hieronta 15 min" on annettu järjestys luokan "Hieronta" sisällä.
  

Luokitusten järjestys

Luokituksia voi järjestää:
1) Klikkaamalla "Muokkaa" missä hyvänsä palvelussa. Luokitus-lomake avautuu.
2) Muokkaamalla luokitusten järjestysnumerot halutunlaisiksi.

Palvelujen ja luokitusten järjestys asiakasnäkymässä

• Esimerkki siitä, miltä järjestetyt palvelut ja luokitukset näyttävät asiakasnäkymässä.
  

Asiakasryhmäkohtaiset hinnat

Palveluille voidaan asettaa asiakasryhmäkohtaiset hinnat. Asiakasryhmän luominen on kuvattu täällä: Asiakasryhmät.

Hinnan määrittäminen Palvelu-lomakkeella

1) Esimerkki palvelusta, jonka perushinta on 60 €.
2) Asetetaan sille asiakasryhmäkohtainen hinta klikkaamalla tätä painiketta.

1) Kaikki asiakasryhmät näkyvät tässä listassa. Valitse liukukytkimellä se/ne asikasryhmät, joille halutaan asettaa oma hinta. Oma hinta asetetaan "Hinta" -kenttään.
2) Kun kaikki hakutut hinnat on asetettu, klikkaa lopuksi OK.

Hinnan vahvistaminen Käynti-lomakkeella

Teemme nyt käynnin asiakkaalle, joka kuuluu sellaiseen asiakasryhmään, jolla on tälle palvelulle oma hinta.
Asiakkaan lisääminen asiakasryhmään on kuvattu täällä: Asiakkaan lisääminen asiakasryhmään

1) Asiakas, jolle käynti tehdään.
2) Asiakasryhmä, johon hänet on liitetty. Jos asiakasryhmää halutaan muuttaa vain tähän käyntiin, se onnistuu niin, että oma asiakasryhmä vapautetaan sen nimen vieressä näkyvästä rastista, ja pudotusvalikosta valitaan uusi asiakasryhmä. Toimenpide ei muuta asiakaskortilla olevaa asiakasryhmää.
3) Käyntiin on lisätty palvelu, jonka normaalihinta on 60 € ja asiakasryhmäkohtainen hinta 50 €. Hintaa pystyy vielä tarvittaessa muokkaamaan tähän käyntiin. Toimenpide ei muuta asiakasryhmälle asetettua hintaa Palvelu-lomakkeella.
4) Ennen vahvistusta käyntilomakkeella näkyy edelleen normaalihinta.
5) Vahvista käynnissä käytettävä hinta tällä painikkeella.
6) Tallenna käynti.

1) Käynnissä näkyy nyt palvelun asiakasryhmäkohtainen, vahvistettu hinta 50 €.
2) Koska kyseisen asiakasryhmän maksaja maksaa 70% hinnasta, 35 € on siirreet toiselle maksajalle. Katso myös ohje: Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle.
3) Asiakkaalle itselleen jää maksettavaa 15 € . Asiakas voi maksaa tämän valitsemallaan maksutavalla.

Ryhmävarauksen tekeminen

Ajas Touchissa on nyt tuki myös ryhmävarauksen tekemiselle. Ryhmävarauksen käyttötapoja voi olla monenlaisia, joten paras ohje ja toteutustapa voi riippua siitä. Tässä ohjeessa on kuvattu kaksi erilaista tilannetta. Ryhmävarauksen käyttö edellyttää Nettivaraus 6-asiakasnäkymän version käyttöä.

1) Ohjattu ryhmä, joka kokoontuu ennalta määrättyyn aikaan: "Liikuntatunti, joka perjantai, klo 10-11. Ryhmään mahtuu 8 asiakasta."

Tässä esimerkissä hyödynnetään Palvelun aikataulutus -toimintoa. Toiminto saattaa muuttua lisämaksulliseksi. Voit saada sen maksutta käyttöön, jos olet ennen sitä yhteydessä asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu (at) eneroc.com.

2) Ohjaamaton ryhmä, joka kokoontuu ensimmäisen varaajan valitsemaan aikaan: "Ulkoliikuntaa tai kimppakyytiä ryhmässä, maanantaisin ja keskiviikkoisin. Aloitusaika voi olla milloin tahansa vaikkapa 8.00 - 18.00 välillä."

Katso myös: Ryhmävaraus ohjaamattomaan ryhmään.

Palvelun ryhmäkoon asettaminen

Tee ensin uusi palvelu normaalisti ja liitä se resursseille. Resurssin ei välttämättä tarvitse olla tyyppiä henkilö.
1) Määritä ryhmän koko olemaan se, kuinka monta paikkaa ryhmään saa varata samanaikaisesti ja oaina "Tallenna".

• Jos ryhmä on ohjattu, aikataulutettu ryhmä, paina nyt 2) "Liitä palvelu resursseille" ja jatka kohtaan: Aikataulutetun palvelun tekeminen.
• Jos ryhmä on ohjaamaton ryhmä, jatka kohtaan: Ryhmävaraus ohjaamattomaan ryhmään.

Aikataulutetun palvelun tekeminen

Huom: Tässä esimerkissä hyödynnetään palvelun aikatauluttamisen toimintoa. Toiminto saattaa muuttua lisämaksulliseksi. Voit saada sen maksutta käyttöön, jos olet ennen sitä yhteydessä asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu (at) eneroc.com.

1) Klikkaa aktiivisen resurssiliitoksen päällä. Muokkaa aikataulua -painike ilmestyy näkyviin. (Toiminto on käytössä toistaiseksi erikseen sovitulla tavalla).

• Huom. Palvelu pitää olla liitettynä joko toimipiste tai työntekijä tasolla. Jos valintana on "Kaikki toimipisteet" ei palvelun aikataulutus ole mahdollista.

2) Klikkaa "Muokkaa aikataulua".

1) Klikkaa "Lisää aikataulu".
2) Valitse tyypiksi "Saatavuus". Huom: Toimintoon on tulossa myöhemmin tuki myös palvelun hinnalle sekä hinnalle ja saatavuudelle yhdessä.
3) Valitse Kesto eli alkamis ja päättymispäivä. Kestolla määritellään kuinka monen viikon ajan nämä asetukset ovat voimassa. Tässä esimerkissä palvelu on saatavana 5 viikon ajan, joka perjantai klo 10.
4) Valitse alkamis- ja päättymisajankohta oikean viikonpäivän kohdalta.

• • Miksi esimerkissä valittiin 10.00 - 10.15 vaikka palvelu on 60 minuutin mittainen?
  • Palvelun aikataulutus ei toimi samalla tavalla kuin esimerkiksi vuorot, jossa 60 minuutin palvelulle on avattava vähintäin 60 minuutin mittainen vuoro.
  • Järjestelmän muut asetukset vaikuttavat tähän. Tässä esimerkissä toimipisteen Turku Ajanvarauksen asetuksissa varausyksikön pituudeksi on merkitty 15 minuuttia.
  • Jos palvelu olisi aikatulutettu välille 10.00 - 11.00, asiakasnäkymässä olisi näkynyt 4 aikaa: 10.00, 10.15, 10.30, 10.45.
    

5) Klikaa "Tallenna".

• Aika on nyt varattavissa perjantaisin, ja viimeinen perjantai, jolloin sen voi varata on 3.4.
• Aikojen näkyvyyteen netissä vaikuttaa myös kaikki muut normaalit nettivarauksen asetukset. Kooste asetuksista löytyy ohjeessa: Varattavien aikojen näkyminen asiakkaalle.
• Ryhmävarauksen käyttö edellyttää Nettivaraus 6 -version käyttöä asiakasnäkymästä. Katso myös ohje: Asiakasnäkymä Nettivaraus 6.
  
  

• Yllä on 2 asiakkaan varauslomakkeen esimerkit. Ensimmäinen varaaja näkee, että paikkoja on jäljellä 8/8. Toisen näkymässä paikkoja on jäljellä 7/8.
• Kun kaikki paikat on varattu, aika ei näy enää varattavana ollenkaan.

• Kun kyse on ryhmävarauksesta, varaukset näkyvät päällekkäin varausnäkymässä.
• Pieni haaste voi tulla kalenterin solunäkymän kanssa, jos ryhmän koko on 20!
• Kaikki varaukset ovat järjestelmässä itsenäisinä varauksina, joten ne on löydettävissä helposti myös Varauslistan kautta suodattamalla. Jokaisesta varauksesta voi tehdä käynnin ja sen voi maksaa/laskuttaa normaalilla tavalla.

Ohjeen alussa mainittiin, että ryhmävarauksella voi olla monia erilaisia käyttötapoja. Ylläolevassa kuvassa näkyy seuraavanlainen tilanne:
1) Työntekijällä on 2 eri palvelua: a) Ryhmävaraus, joka on kuvattu aikaisemmin ja b) Peruspalvelu, joka on aivan tavallinen palvelu, eli vain yksi asiakas per varattava aika. Asiakasnäkymän Palvelu-valikossa on valittuna "Mikä tahansa".
2) Työntekijä on avannut molemmat palvelut varattavaksi samassa toimipisteessä. Asiakas voi siis varata perjantaina klo 10.00 ajan joko Ryhmävaraus-palveluun tai tavalliseen Peruspalveluun.

• Jos Peruspalvelu varataan ensin, Ryhmävaraus ei enää ole saatavana. Vastaavasti, jos Ryhmävaraus -palveluun tulee yksikin varaus, Peruspalvelu ei enää ole saatavana.
• Kyse on dynaamisesta ryhmävarauksen käytöstä. Jos työntekijällä on sekä normaalipalveluita että ryhmäpalveluita, ja kukaan ei ilmoittaudu ryhmäpalveluun, aika on vapaasti käytettävissä myös muihin palveluihin.
• Jos ryhmävaraukset ja tavalliset palvelut halutaan pitää kokonaan toisistaan erillään, selkeimmin sen voi tehdä luomalla ryhmävarauksia varten oman toimipisteen.

Ryhmävarauksen käyttö asiakasnäkymän ja hallinnan kautta

Tavallisesti ryhmävaraustoimintoja halutaan käyttää nettivarauksen kautta, mutta varauksia aikataulutettuun ryhmään voi tehdä myös hallinnan kautta. Silloin on huomioitava seuraavat asetukset ja tilanteet:

• Ryhmävaraus tekee kalenteriin useita päällekkäisiä varauksia. Normaalikäytössä tämä ei ole Ajas Touchissa sallittu. Sen vuoksi asetus: Ylläpito -> Asetukset -> Ajanvarauksen asetukset -> Hallintanäkymä-laatikko -> "Salli päällekkäiset varaukset" tulee olla "Kyllä".

• Ryhmävarauksessa on sellainen toiminta, että jos järjestelmässä on päällekkäisiä varauksia joilla on eri alkamisaika kuin ryhmävarauksella, ryhmävarausta ei anneta enää tehdä. Toisin sanoen asiakasnäkymässä ei näy enää varattavia aikoja ryhmävaraukseen käytettyyn palveluun. Tämän vuoksi on tärkeää, että jos ryhmään tehdään varauksia manuaalisesti hallinnan kautta, varauksen alkamisaika on sama kuin nettivarauksessa on.
  
  

Ryhmävaraus ohjaamattomaan ryhmään

Ryhmävaraustoimintojen esimerkki, jossa ryhmä on tyyppiä: Ohjaamaton ryhmä.

• Ohjaamaton ryhmä kokoontuu ensimmäisen varaajan valitsemaan aikaan, ja muut voivat liittyä samaan ryhmään tai aloittaa uuden ryhmän. Käyttöesimerkkejä voi olla vaikkapa: Ulkoliikuntaryhmä, kuten golf-lähtö, tai kimppakyytiryhmä.
  
  

Järjestelmään luodaan Palvelu, joka muutetaan ryhmäpalveluksi lisäämällä ryhmän koko olemaan muu kuin 0.

Tässä esimerkissä aikoja on varattavissa maanantaisin ja keskiviikkoisin, 8.00 - 18.00 välillä.

Asiakasnäkymä sen jälkeen, kun yksi varaus on tehty maanantaille klo 8.00 - 9.00.
1) Klo 8.00 aika on edelleen vapaana, koska ryhmän koko oli 4 ja ryhmään voi vielä tehdä 3 varausta.
2) Palvelun pituudeksi oli merkitty 60 min. Seuraava varattava aika samalle päivälle on klo 9.00.