Asiakas ei saanut varauksestaan ilmoitusviestiä tai muistutusviestiä, missä vika?

Muistutus- ja ilmoitusviestien seuranta

Asiakkaani ilmoitti, ettei ole saanut tekemästään varauksesta lainkaan ilmoitus- tai muistutusviestiä. Miten selvitän ongelman?

1. Tarkista ensin varauksen tapahtumaloki

Avaa asiakkaan varaus kalenteristasi. Varauslomakkeen alapalkissa:

1) Paina "Muokattu viimeksi"
2) Paina "Näytä kaikki tapahtumat"
Tapahtumaloki avautuu, ja siinä näkyy kaikki varauksesta lähteneet viestit seuraavien kuvien mukaisesti.

Esimerkki: Hallinnan kautta tehty varaus

Lokin yläreunassa voi rajata hakua päivämäärien avulla. Jos valitse lisäksi "Näytä myös katselutapahtumat" - "Kyllä", lokissa näkyy niiden kirjautuneiden käyttäjien nimet, jotka varausta ovat katselleet eli avanneet varauslomakkeen. Jos muutat näitä valintoja, muista painaa "Hae lokimerkinnät".

Kun varaus on tehty, mutta muistutusten lähettämiseen on vielä aikaa, lokissa näkyy vain varauksen tekemiseen liittyviä tietoja.

• Toimipisteelle ja työntekijälle lähteneet ilmoitukset perustuu siihen, että kyseisen toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu:
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde: Asiakaspalvelijan ja toimipisteen yhteystietoihin.
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi: Sähköpostilla.
  • Sekä asiakaspalvelijan että toimipisteen tiedoissa on sähköpostiosoite
• Asiakkaan saama SMS-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on puhelinnumero
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Vahvistukset - SMS - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).
• Asiakkaan saama sähköposti-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Vahvistukset - Sähköposti - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).

Kun varauksen alkuun on Ajanvarauksen asetuksissa määritelty aika, järjestelmä lähettää varausmuistutukset, ja lokiin tulee lisää merkintöjä.

• Asiakkaan saama sähköposti- ja SMS-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on sekä sähköpostiosoite että puhelinnumero
  • Työntekijä on varauslomakkeella valinnut/tallentanut: Muistutukset - Sähköposti - Kyllä ja Muistutukset - SMS - Kyllä (tämä varaus on tehty hallinnan kautta).
• Työntekijän saama sähköposti-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu: Muistutus työntekijöille - Sähköpostilla.
  • Työntekijän tiedoissa on sähköpostiosoite.

Esimerkki: Nettivarauksen kautta tehty varaus

Kun varaus on tehty, mutta muistutusten lähettämiseen on vielä aikaa, lokissa näkyy vain varauksen tekemiseen liittyviä tietoja.

• Toimipisteelle ja työntekijälle lähteneet ilmoitukset perustuu siihen, että kyseisen toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu:
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, kohde: Asiakaspalvelijan ja toimipisteen yhteystietoihin.
  • Ilmoitus asiakasvarauksista, tyyppi: Sähköpostilla.
  • Sekä asiakaspalvelijan että toimipisteen tiedoissa on sähköpostiosoite
• Asiakkaan saama sähköposti-vahvistusviesti perustuu siihen, että:
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite
  • Ajanvarauksen asetuksissa on kyseisen toimipisteen kohdalla valittu: Ilmoitus varauksista asiakkaille - Sähköpostilla.

Kun varauksen alkuun on Ajanvarauksen asetuksissa määritelty aika, järjestelmä lähettää varausmuistutukset, ja lokiin tulee lisää merkintöjä.

• Asiakkaan saama sähköposti- ja SMS-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Ajas-tilillä on käytössä tekstiviestipalvelu
  • Asiakaskortilla on sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Ajanvarauksen asetuksissa on kyseisen toimipisteen kohdalla valittu: Oletusmuistutus, tyyppi - Sähköposti ja Tekstiviesti.

Huom: Kun oletusmuistutustyyppi asetetaan ajanvarauksen asetuksissa, se esitäyttää asiakasnäkymässä valmiiksi rastit: Haluan tekstiviestimuistutuksen tai Haluan sähköpostimuistutuksen. Mutta, asiakas voi itse poistaa tai lisätä nämä rastit, eli jos asiakas vaikka poistaa muistutusrastit kokonaan, hän ei tule saamaan muistutusviestiä.

• Työntekijän saama sähköposti-muistutusviesti perustuu siihen, että:
  • Toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa on valittu: Muistutus työntekijöille - Sähköpostilla.
  • Työntekijän tiedoissa on sähköpostiosoite.

Sähköpostien lähettämisestä kertovat ikonit

Vihreä pallo kertoo, että vastaanottava palvelin @palvelimennimi.fi (esimerkiksi @gmail.com) on kuitannut vastaanottaneensa viestin. Se tarkoittaa sitä, että Ajas on hoitanut oman osuutensa viestin lähettämisestä 100-prosenttisesti. Palvelimen kuittauksen jälkeen kaikki on vastaanottajan sähköpostipalvelun tarjoajasta kiinni. Mahdolliset asiaa koskevat kysymykset ja selvityspyynnöt täytyy kohdistaa sille taholle, joka on kuitannut vastaanottaneensa viestin, mutta ei ole jakanut sitä eteenpäin.

Ikoni tulee näkyviin lokiin pienellä viiveellä.

Jos viestin vieressä ei ole vihreää palloa, vastaanottokuittausta ei ole saatu vaan asiakkaan sähköpostipalvelin ei ole suostunut vastaanottamaan palvelimen lähettämää viestiä.
Syy tähän on useimmiten siinä, että sähköpostitiliä ei ole olemassa tai sähköpostilaatikko on ollut täynnä lähetyshetkellä.
Tekstiviestien vieressä ei ole koskaan vihreää palloa eli sen puute ei kerro siitä, että viestiä ei ole lähetetty tai vastaanotettu.

Jos sähköpostin lähetys epäonnistuu, se näyttää lokissa tältä.

2. Jos lokin mukaan asiakkaalle ei ole lähetetty lainkaan ilmoitus- tai muistutusviestiä, eli koko merkintää ei näy:

• Tarkista asetukset.
  • Ajanvarauksen asetukset: Ilmoitukset ja muistutukset. Asetukset ovat toimipistekohtaiset.
  • Yhteiset asetukset: Vahvistukset ja muistutukset.. Asetukset koskevat kaikkia toimipisteitä.
• Onhan asiakkaan sähköposti tai puhelinnumero oikein?
• Onko varaus tehty nettivarauksen vai hallinnan kautta?
  • Jos varaus on tehty hallinnan kautta eli Varauksen luonti-rivillä lukee Ajas Touch, onko vahvistus- ja/tai muistutusviestien asetukset kytketty varauslomakkeella olemaan Kyllä ennen varauksen tallentamista? Katso ohje: Varauslomakkeen käyttö
  • Jos varaus on tehty nettivarauksen kautta eli Varauksen luonti-rivillä lukee Nettivaraus 6 tai 5 ja asiakkaan nimi, niin jos asiakas ei ole saanut muistutusviestiä, onko hän mahdollisesti ottanut rastin Haluan muitutusviestin pois varausta tehdessä?
• Käytäthän riittävän uutta versiota järjestelmästä?
  • Nettivaraus 6 on riittävän uusi versio järjestelmästä.
  • Nettivaraus 5 -versiossa 8425 tai isompi numero on riittävän uusi versio Nettivaraus 5 -näkymästä. Voit tarkistaa Nettivaraus 5 versiosi asiakasnäkymän osoiteriviltä.

3. Jos ongelma ei selviä näillä ohjeilla

• Kerää mahdollisiman tarkat tiedot tilanteesta ja lähetä ne asiakaspalveluun sähköpostitse. Kerro mitä lokissa näkyy sekä toimita linkki käyttämällesi varaussivulle.
• Lisäksi kerro varauksen ajankohta ja sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero, johon viestin olisi pitänyt lähteä.

Varauslomakkeen Muistutus ja Vahvistus -kytkimet

Jos Muistutukset -liukukytkimet ovat Kyllä asennossa, se tarkoittaa sitä, että varauksesta on lähdössä muistutus Ajanvarauksen asetuksissa olevien määritysten mukaisesti. Viestejä ei vielä ole lähetetty. Kun viestit on lähetetty, kytkimet muuttuu asentoon Ei.

Vahvistukset -liukukytkimet ovat lähes aina asennossa Ei, koska varausvahvistus lähetetään välittömästi varauksen teon jälkeen. Jos haluat lähettää varausvahvistuksen (hallinnasta tehty varaus), aseta ensin kytkimet olemaan Kyllä ja paina sen jälkeen Tallenna.

Voit aina tarkistaa lokin, josta selviää mitkä viestit on lähetetty.