Loikkaa: valikkoon, hakuun

Ero sivun ”Varausnäkymä” versioiden välillä

(Poissaolon lisääminen)
Rivi 1: Rivi 1:
=== Pikavarauksen tekeminen ===
+
===Varauslomakkeen käyttö===
*Ajas -ohjelma mahdollistaa pikavarausten tekemisen. Tämä on nopein tapa lisätä uusi varaus järjestelmään.
+
*Varauslomakkeella voit säätää tarkemmin varauksen tietoja.
*Klikkaa varausnäkymässä alkamisajan solua. Järjestelmä ehdottaa Asiakkaan ja Palvelun nimeä, kun aloitat kirjoittamaan ensimmäistä kirjainta. 
+
*Aloita säätämällä päivämäärä ja kellonajat oikeiksi, voit myös asettaa varauksen pituuden vastaamaan jonkun olemassa olevan palvelun pituutta.
*"Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -valinta "Kyllä" varaa kalenterista yhtä pitkän ajan kun palvelun pituus on. Valinta  "Ei" valitsee pituudeksi hiirellä maalatun pituuden.
+
*Tarkista, että toimipiste, asiakas ja asiakaspalvelija ovat asetettu halutuiksi ja että oikea palvelu on valittu.
<br>
+
*Voit halutessasi asettaa varauksen toistuvaksi samaan kellonaikaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain asetettuun päivämäärään asti.
{{#ev:youtube|FEXnG6BOxVY|800}}
 
<br>
 
 
 
=== Toistuvan varauksen tekeminen ===
 
*Ajas-ohjelmassa on mahdollisuus asettaa säännöllisesti toistuvia varauksia. Varaus voidaan asettaa toistuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain.
 
*Toistuvia varauksia luotaessa asetetaan päivämäärä mihin asti varaukset luodaan. Tämän jälkeen ohjelma luo seuraavin lisäehdoin kaikki varaukset kyseiseen päivään asti:<br>
 
**Luo ongelmattomat varaukset - Järjestelmä luo varaukset vain niihin kalenterin kohtiin, jotka ovat  vapaana ja jota ei ole vuoroilla tai aukioloilla suljettu.
 
**Luo kaikki varaukset - Järjestelmä luo kaikki  varaukset. Kahdesta päällekkäisestä varauksesta molemmat näkyvät varausnäkymässä.
 
*Kun toistuvaa varausta muokataan, muutokset voidaan asettaa koskemaan vain yhtä varausta, kaikkia sarjaan kuuluvia tulevia varauksia tai kaikkia sarjaan kuuluvia varauksia, tulevia ja menneitä. 
 
<br>
 
{{#ev:youtube|J6kHjmUqpXY|800}}
 
<br>
 
 
 
=== Työvuorojen käytön aloittaminen ===
 
*Ajas -ohjelma tukee työvuorojen asettamista työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä, aikojen varaus ei onnistu työvuorojen määräämän ajan ulkopuolelle.
 
*Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäisen kerran ja aina, kun lisätään uusi työntekijä, oletusasetuksen mukaisesti työntekijä ei kuulu työvuorojärjestelmään.
 
*Työntekijä liitetään työvuorojärjestelmään siten, että hänelle tehdään varausnäkymässä ainakin yksi vuoro. Työvuorojen käyttö vahvistetaan "Haluatko jatkaa vuorojen muokkaamista?" -lomakkeella.
 
 
 
<br>
 
{{#ev:youtube|KPzus1flZwM|800}}
 
<br>
 
 
 
 
 
=== Työvuorojen asettaminen ===
 
*Kun vuorot on luotu ensimmäisen kerran, työntekijä voidaan poistaa tai liittää työvuorojärjestelmään Työntekijä -lomakkeen "Käytä työvuoroja" -valinnoilla.  
 
*Työvuoroja avataan suunnitelman mukaisesti, ja niitä voi muokata Varausnäkymän muokkaustilassa.
 
<br>
 
{{#ev:youtube|XkXGSmo1K_U|800}}
 
<br>
 
; Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset
 
: Varausasetukset - Työryhmät ohittavat aukiolot (tulossa)
 
<br>
 
 
 
=== Tauon lisääminen ===
 
 
 
*Työntekijöille voidaan lisätä taukoja varausnäkymästä
 
*Taukoja voidaan luoda vaihtamalla "Luo taukoja" -kytkin Kyllä-asentoon ja valitsemalla tauon tyyppi kytkimen vieressä olevasta listasta.
 
*Tauon tyypin valinnan jälkeen tauko voidaan maalata hiiren painikeella tai sormella ajalle, jolla työntekijällä on työvuoro.
 
*Tauon ajalle ei voi varata asiakasvuoroja.
 
 
 
 
 
[[Tiedosto:varausnakyma_tauot1.png|1000px|none]]
 
 
 
 
 
 
 
[[Tiedosto:varausnakyma_tauot2.png|1000px|none]]
 
 
 
 
 
 
 
  
*Luotu tauko saadaan kopioitua halutulle aikavälille, mikäli se toistuu säännöllisesti samaan kellonaikaan.
+
*Varauslomakkeella on erilaisia painikkeita, joiden käyttö voi alussa olla epäselkeää. Ennen näiden painikkeiden käyttöä, tutustu [[Asetukset#Ajanvarauksen asetukset|Ajanvarauksen asetuksiin]] ja [[Asetukset#Ilmoitukset ja muistutukset|Ilmoitukset ja muistutukset]] -osion asetuksiin.
*Tauon voi kopioida toistumaan päivittäin, viikon tai kuukauden välein.
+
*Ilmoitukset ja muistutukset voidaan asettaa toimiviksi sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä. Molemmat tavat voivat olla samaan aikaan käytössä. Huomaa, että tekstiviestimuistutukset eivät sisälly normipakettien hintaan niiden monimutkaisemmasta luonteesta riippuen. Tekstiviestimuistutusten hinnoista voit katsoa lisää [https://www.ajas.fi/hinnasto/ tästä.]
 
+
*Muistutukset-kohdan painikkeet toimivat oletuksena asiakkaan toimista riippuen. Mikäli painikkeet ovat asetettu Ei-asentoon, asiakas ei ole rastittanut omasta näkymästään automaattisia muistutuksia päälle. Mikäli painike on Kyllä-asennossa, asiakkaalle lähtee automaattinen muistutus. Vaikka painikkeeet olisivat asetettu Ei-asentoon, asiakaspalvelija voi silti vaihtaa ne Kyllä-asentoon jolloin muistutukset asiakkaalle lähtevät tämän valinnoista riippumatta.
 
+
*Muistutuspainikkeita kannattaa käyttää myös silloin, kun asiakaspalvelija tekee itse varausta asiakkaalle.
[[Tiedosto:varausnakyma_tauot3.png|600px|none]]
+
*Ilmoitukset-kohdan painikkeet toimivat manuaalisesti. Ensimmäinen ilmoitus asiakaspalvelijalle lähtee automaattisesti kun varaus on vahvistettu, mutta tällä painikkeella voi asettaa uuden ilmoitusviestin lähteväksi asiakaspalvelijalle ennen varattua aikaa asettamalla sen takaisin Kyllä-asentoon.
 
<br>
 
<br>
 
+
[[Tiedosto:varaus_vahvistettu.jpg|800px|none]]
=== Poissaolon lisääminen ===
 
*Työntekijälle voidaan lisätä Varausnäkymästä poissaolo päivälle, jolla hänellä normaalisti olisi työvuoro.
 
 
 
 
 
[[Tiedosto:Varausnakyma_poissaolo1.png|1000px|none]]
 
 
<br>
 
<br>
  
===Varauslomakkeen käyttö===
+
*Muut asiat -kohdasta löydät Ei saapunut -painikkeen, jota asiakaspalvelilat voivat käyttää muistiinpanovälineenä tilanteissa, joissa asiakas ei ole saapunut varattuun aikaan.  
 
+
*Automaattisten vahvistusten ollessa pois päältä, varauslomakkeelta löytyy myös "Vahvista varaus" -painike, jolla varauksen voi vahvistaa. Tätä painiketta ei ole, jos varaus on vahvistettu.
===Varausten muokkaaminen===
 
 
 
*Tehtyjä varauksia voidaan jälkeenpäin muokata avaamalla varauksen tiedot ja vaihtamalla päivämäärää tai kellonaikoja.
 
*Varauksia tai taukoja voidaan myös muokata vaivattomasti jälkeenpäin vaihtamalla Muokkaustila-kytkin Kyllä-asentoon.
 
 
 
 
 
[[Tiedosto:varausnakyma_varausten_muokkaus1.png|1000px|none]]
 
 
 
 
 
 
 
*Varauksen tai tauon pituutta saa säädettyä sormella (kosketusnäyttö) tai hiirellä palkin alareunan merkistä kiinni pitäen.
 
 
 
 
 
[[Tiedosto:varausnakyma_varausten_muokkaus2.png|x300px|none]]
 
 
 
 
 
*Varauksen tai tauon voi myös siirtää eri ajalle tai päivälle raahaamalla ja pudottamalla.
 
 
<br>
 
<br>
 +
[[Tiedosto:varaus_vahvistamaton2.jpg|800px|none]]

Versio 2. marraskuuta 2017 kello 12.59

Varauslomakkeen käyttö

  • Varauslomakkeella voit säätää tarkemmin varauksen tietoja.
  • Aloita säätämällä päivämäärä ja kellonajat oikeiksi, voit myös asettaa varauksen pituuden vastaamaan jonkun olemassa olevan palvelun pituutta.
  • Tarkista, että toimipiste, asiakas ja asiakaspalvelija ovat asetettu halutuiksi ja että oikea palvelu on valittu.
  • Voit halutessasi asettaa varauksen toistuvaksi samaan kellonaikaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain asetettuun päivämäärään asti.
  • Varauslomakkeella on erilaisia painikkeita, joiden käyttö voi alussa olla epäselkeää. Ennen näiden painikkeiden käyttöä, tutustu Ajanvarauksen asetuksiin ja Ilmoitukset ja muistutukset -osion asetuksiin.
  • Ilmoitukset ja muistutukset voidaan asettaa toimiviksi sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä. Molemmat tavat voivat olla samaan aikaan käytössä. Huomaa, että tekstiviestimuistutukset eivät sisälly normipakettien hintaan niiden monimutkaisemmasta luonteesta riippuen. Tekstiviestimuistutusten hinnoista voit katsoa lisää tästä.
  • Muistutukset-kohdan painikkeet toimivat oletuksena asiakkaan toimista riippuen. Mikäli painikkeet ovat asetettu Ei-asentoon, asiakas ei ole rastittanut omasta näkymästään automaattisia muistutuksia päälle. Mikäli painike on Kyllä-asennossa, asiakkaalle lähtee automaattinen muistutus. Vaikka painikkeeet olisivat asetettu Ei-asentoon, asiakaspalvelija voi silti vaihtaa ne Kyllä-asentoon jolloin muistutukset asiakkaalle lähtevät tämän valinnoista riippumatta.
  • Muistutuspainikkeita kannattaa käyttää myös silloin, kun asiakaspalvelija tekee itse varausta asiakkaalle.
  • Ilmoitukset-kohdan painikkeet toimivat manuaalisesti. Ensimmäinen ilmoitus asiakaspalvelijalle lähtee automaattisesti kun varaus on vahvistettu, mutta tällä painikkeella voi asettaa uuden ilmoitusviestin lähteväksi asiakaspalvelijalle ennen varattua aikaa asettamalla sen takaisin Kyllä-asentoon.


Varaus vahvistettu.jpg


  • Muut asiat -kohdasta löydät Ei saapunut -painikkeen, jota asiakaspalvelilat voivat käyttää muistiinpanovälineenä tilanteissa, joissa asiakas ei ole saapunut varattuun aikaan.
  • Automaattisten vahvistusten ollessa pois päältä, varauslomakkeelta löytyy myös "Vahvista varaus" -painike, jolla varauksen voi vahvistaa. Tätä painiketta ei ole, jos varaus on vahvistettu.


Varaus vahvistamaton2.jpg