Ero sivun ”Asiakkaat” versioiden välillä

Versio 2. elokuuta 2024 kello 11.32

Asiakkaan lisäys

Uusi asiakas voidaan lisätä valitsemalla Asiakkaat -näkymä päävalikosta ja painamalla oikeasta yläkulmasta keltaista "Lisää asiakas" -painiketta .

• Jos Ajas-tilillä on käytössä nettiajanvaraus, asiakkaan netissä tekemä varaus luo asiakaskortin pohjan niillä perustiedoilla, mitkä asiakas on täyttänyt. Ajanvarauksen asetuksissa voidaan määritellä halutut pakolliset kentät.

Asiakaslistan hakukentässä asiakasta voi hakea perustietojen avulla. Myös henkilötunnuksella haku on mahdollista, jos henkilötunnus on lisätty asiakaskortille.

Asiakaskortti

avainsanat: valittu asiakas, asiakaskortti

• Asiakaskortilla on paljon eri toimintoja. Kaikki toiminnot eivät näy kaikille käyttäjille. Esimerkiksi "Avaa Potilaskortti Kannassa" näkyy vain niille käyttäjille, jotka ovat liittyneet Kanta-arkistoon kauttamme ja jotka ovat kyseisellä hetkellä kirjautuneena Kantaan. Myös toimiala saattaa vaikuttaa siihen, mitä asiakaskortilla näkyy.

1) Ylimmästä osasta löytyy:

• "Aseta valituksi asiakkaaksi" -painike, joka valitsee asiakkaan aktiiviseksi. Kun asiakas on merkitty valituksi asiakkaaksi, hänelle voi tehdä useita tapahtumia peräkkäin, kuten varauksia, käyntejä tai laskuja, ilman, että asiakasta tarvitsee joka kerta valita erikseen.
  
• "Avaa potilaskortti Kannassa" -painikkeella asiakkaan potilaskertomukseen merkittyjä tietoja voidaan viedä Kantaan ja tarkastella Kannassa. Toiminto edellyttää, että käyttäjä on kirjautunut Ajaksen kautta Kantaan ja että asiakaskorttiin on lisätty asiakkaan henkilötunnus.
  
• "Asiakkaalla on maksamattomia tapahtumia" -ilmoitus näkyy asiakaskortilla, jos asiakkaalla on maksamattomia myyntitapahtumia, kuten maksamaton käynti, lasku tai tuotemyynti.
  

2) Tässä osassa valitaan onko kyseessä henkilö- tai yritysasiakas sekä täytetään asiakkaan perustiedot.
Huom: Henkilötunnus tai syntymäaika -tieto on siirtynyt perustietojen yhteyteen. Aikaisemmin se kirjattiin kohtaan Asiakkaan lisätiedot. Jos tieto oli aikaisemmin jo kirjattu lisätieto-otsikolla "Syntymäaika", se on automaattisesti siirtynyt asiakaskortin perustieto-osaan.
3) Tästä osasta löytyy useita asiakaskortin lisätoimintoja, joita käsitellään tarkemmin kohdassa: Asiakaskortin lisätoiminnot.
4) Alimmasta kentästä löytyy perustoimintojen, kuten "Poista", "Tallenna" ja "Sulje" lisäksi:

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 7/2024.

Kohdan 1) "Asiakkaalla on maksamattomia tapahtumia" -ilmoitus on nyt painike, ja siitä pääsee näkemään mitä maksamattomia tapahtumia järjestelmästä löytyy.

• Avautuvalla lomakkeella näytetään tapahtumat listana.
• Tapahtumia voi tarkastella ja selvittää joko listan tiedoilla tai avaamalla tapahtuman kansion kuvasta.
  

Asiakaslomakkeen lisätietopohja

Asiakaskorttiin on lisätty mahdollisuus näyttää ja käyttää joitakin asiakkaan lisätietoja suoraan lomakkeella. Kaikki nämä toiminnot ovat aikaisemmin jo olleet käytettävissä , mutta "Asiakkaan lisätiedot" -linkin alla. Katso myös: Asiakkaan lisätiedot

Ajas-tilauksissa (5.12.2023 alkaen) pohja on jo oletuksena asetettu olemaan tilatun toimialaversion mukaisesti. Näin tapahtuu toimialoilla, jotka ovat suoraan valittavana Ajas-tilaus-lomakkeella.

Tätä vanhemmilla Ajas-käyttäjillä pohja on oletuksena edelleen samanlainen kuin ennen. Vanhojen käyttäjien tileillä pääkäyttäjä voi muuttaa asiakaslomakkeen pohjaa kohdassa:

• Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Yleiset asetukset -laatikko : "Asiakaslomakkeen lisätietopohja". Oletuksena siinä on valinta: "Ei mitään"
  

Esimerkki: Lisätietopohjan valinta "Yleismalli"

• Toimialoille: Yleismalli, Kampaaja, Vuokraus, Eläinlääkäri
  

1) Vapaamuotoisesti täytettäviä tietoja.

• Aikaisemmista oletus -lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Ammatti" , "Harrastukset".
  

2) Asiakkaan laskutustiedot.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Laskun lähetystapa", "Verkkolaskun välittäjä tai BIC", "Verkkolaskutusosoite tai IBAN".
  

3) Asiakkaan markkinointiluvan tila.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Sähköpostilla", "Tekstiviestillä" eli Markkinointiluvan tyypin mukainen tila.
  
  

Esimerkki: Lisätietopohjan valinta "Hoitoala"

• Toimialoille: Hieroja, Osteopaatti, Fysioterapia, Hoitoala
  

1) Vapaamuotoisesti täytettäviä tietoja.

• Aikaisemmista oletus -lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Ammatti" , "Harrastukset", "Lääkitys", "Sairaudet ja vammat".
  

2) Asiakkaan laskutustiedot.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Laskun lähetystapa", "Verkkolaskun välittäjä tai BIC", "Verkkolaskutusosoite tai IBAN".
  

3) Asiakkaan markkinointiluvan tila.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Sähköpostilla", "Tekstiviestillä" eli Markkinointiluvan tyypin mukainen tila.
  
  

Esimerkki: Lisätietopohjan valinta "Lääkäri"

• Toimialoille: Lääkäri, Psykoterapia, Hammaslääkäri
  

1) Vapaamuotoisesti täytettäviä tietoja.

• Aikaisemmista oletus -lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Ammatti" , "Harrastukset", "Lääkitys", "Sairaudet ja vammat".
  

2) Asiakkaan laskutustiedot.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Laskun lähetystapa", "Verkkolaskun välittäjä tai BIC", "Verkkolaskutusosoite tai IBAN".
  

3) Asiakkaan markkinointiluvan tila.

• Aikaisemmin lisätyistä lisätietokentistä siirtyviä tietoja ovat: "Sähköpostilla", "Tekstiviestillä" eli Markkinointiluvan tyypin mukainen tila.
  
  

Uusien pohjien arkaluonteisten tietojen näkyvyyden hallinta käyttäjäroolilla

• Pohjan valinta on tilikohtainen ominaisuus
• Jos tarve vaatii, sen arkaluonteisten tietojen näkyvyyttä kaikille käyttäjille voi hallinnoida käyttäjäroolilla
• Pääkäyttäjä voi hallinnoida rooleja: Ohje Roolien muokkaus
• Muokattava oikeus on Asiakaskortiston tarkastelu -oikeuden alioikeus: Näytä arkaluonteiseksi luokiteltavissa oleva tieto

• Arkaluonteiset kentät ovat tällä asetuksella nyt estetty:
  

Asiakaskortin tapahtumaloki

Muokattu viimeksi -painikkeella voidaan tarkastella asiakaskortin koko muokkaushistoriaa ja muokkauksien tekijöitä.

Tapahtumalokista voi hakea myös asiakaskortin katselutiedot.

1) Paina "Muokattu viimeksi".
2) Paina "Näytä kaikki tapahtumat". Muutosloki avautuu.

1) Lokissa näytetään oletuksena asiakkaan tietojen muokkaukset viimeisen kuukauden ajalta. Voit muuttaa haettavaa aikaväliä kalenterista tai painikkeista.
2) Voit hakea lokiin myös asiakaskortin katselutapahtumat muuttamalla liukukytkimen olemaan "Kyllä".
3) Jos teet muutoksia kohdissa 1) tai 2), paina myös "Hae lokimerkinnät".

Esimerkki-lokissamme asiakkaan Anne Asiakas tietoja on kalenterin mukaisena ajankohtana muokannut, tulostanut tai katsellut 3 työntekijää / kirjautunutta käyttäjää: Leevi Lääkäri, Emmi Terapeutti ja Anette Asiakaspalvelija. Esimerkkejä tehdyistä toiminnoista:

1) Katseltu asiakaskorttia.
2) Muokattu asiakaskorttia.
3) Tulostettu asiakkaan kaikki tiedot, GDPR-tulostuksella.
4) Katseltu asiakkaan potilaskertomusmerkintää.
5) Katseltu asiakaskorttia.
6) Lisätty asiakkaalle potilaskertomusmerkintä.

Asiakaskortin toiminnot -painike

Toiminnot -painikkeen alta löytyy seuraavia pikatoimintoja:

1a) Jos järjestelmän yhteisissä asetuksissa on valittu pakollinen kirjautuminen nettivarauksen asiakasnäkymään, ja kirjautumistavaksi on valittu "Käyttäjänimi ja salasana", voit asettaa asiakkaalle käyttäjänimen ja salasanan tästä linkistä avautuvalla lomakkeella. Käyttäjätunnukset voi myös vaihtaa tästä kirjoittamalla uudet halutut tunnukset.
Katso myös ohje: Yhteiset asetukset
1b) Asiakkaalle voi tehdä varauksen.
1c) Asiakkaalle voi lisätä käynnin.
1d) Jos asiakkaalle myydään lahjakortti, tästä linkistä pääset nopeasti luomaan lahjakortin järjestelmään. Asiakkaalle voi siten ilmoittaa kortin lyhyttunnisteen saman tien. Jos myynti halutaan tehdä Ajas-järjestelmän kautta, katso myös seuraava ohje: Lahjakorttituotteen myynti.
1e) Asiakkaalle voi tulostaa lomakkeita, kuten SV-, F- ja KU -lomakkeita. Lomakkeiden näkyminen riippuu Ajas-ohjelman toimialavalinnasta, ja niiden käyttö on opastettu toimialakohtaisissa ohjeissa.
1f) GDPR-linkin alta löytyy kaksi vaadittua toimintoa:

• "Tulosta kaikki tiedot" - tulostaa järjestelmään kirjatut tiedot asiakkaasta PDF-lomakkeelle.
• "Poista asiakkaan tiedot" - poistaa kaikki asiakkaan tiedot järjestelmästä. Napin painalluksen jälkeen tulee vielä poiston vahvistuspyyntö.
• "Lisää tulostukseen lokimerkinnät" -liukukytkin. Jos liukukytkin on asennossa "Kyllä", PDF-lomakkeelle tulostuu myös varausten, käyntien asiakaskortin ja potilaskertomuksen katselutiedot.

"Poista asiakkaan tiedot" -toiminnon jälkeen kaikki häneen liitetyt tapahtumat muuttuvat seuraavasti:
1) Asiakkaan nimi muuttuu olemaan "anonyymi anonyymi"
2) Asiakaskorttia ei enää ole olemassa, joten kansion kuvan painaminen ei tee mitään.

Asiakaskortin lisätoiminnot

Asiakaskortin lisätoiminnoissa on hallintaan ja seurantaan liittyviä osioita. Niihin voidaan tallentaa lisätietoja asiakkaasta ja sieltä voidaan seurata asiakkaan varaus- ja käyntihistoriaa.

Asiakkaan historia

Asiakkaan historia listaa asiakkaaseen liittyviä tapahtumia kuten varauksia, käyntejä tai laskuja. Näkymä voidaan suodattaa tapahtumatyypin avulla, ja sitä voidaan tarkastella joko suljetussa tai laajennetussa näkymässä.

Asiakkaan lisätiedot

Asiakkaan lisätiedot -kohdassa asiakaskorttiin voidaan lisätä tietoja, kuten ammatti, harrastukset, sairaudet / vammat tai lääkitys.

• Joitakin lisätieto-otsikkoja on jo valmiina, ja ne löytyvät kun klikataan painiketta: "Lisää uusi".
  

1) Kanta-asiakkuuden voimassaolo - on kirjoitettava muodossa dd.mm.yyyy. (esimerkiksi 31.08.2021)
Nyt kanta-asiakkuuden tila näkyy keltaisella tähdellä Varausnäkymässä:


ja Asiakkaat-listassa:

2) Jos valmista otsikkoa ei ole, sen voi kirjoittaa pudotusvalikon yläpuolella olevaan kenttään. Huomaathan kuitenkin, että jotkut lisätiedot pitää kertoa järjestelmälle sellaisessa muodossa, että järjestelmä tunnistaa tiedon halutunlaiseksi. Sen vuoksi Lisätietotyyppi on ensin luotava "Asiakkaan lisätietokentät" -sivulla. Katso myös ohje: Lisätietokentät.

Kun olet lisännyt lisätiedon:

• Tallenna lisätieto ja
• Tallenna asiakaskortti
  

Lisätietojen värikoodit

Kuten yllä mainittiin, jotkut lisätiedot pitää kertoa järjestelmälle sellaisessa muodossa, että järjestelmä tunnistaa tiedon halutunlaiseksi. Sen vuoksi pelkkä oikean näköinen kirjoitusasu ei riitä siihen, että järjestelmä pystyy käsittelemään lisätiedon halutulla tavalla vaan lisätiedon otsikko on valittava pudostuvalikosta. Lisätietoihin on nyt lisätty värikoodit mahdollisen ongelmatilanteen selvittämisen helpottamiseksi.

Sininen teksti = Lisätietokentälle on valittu otsikko pudotusvalikosta.
Musta teksti = Lisätietokentälle ei ole valittu otsikkoa pudotusvalikosta, vaan se on kirjoitettu käsin.
Punainen teksti ! = Lisätietokentälle ei ole valittu otsikkoa pudotusvalikosta ja sille on kirjoitettu sama nimi kuin mikä jollakin pudotusvalikon otsikolla on. Punainen väri ilmaisee sen, että otsikkoa ei ole valittu valmiista vaihtoehdoista, vaikka nimestä voisi niin päätellä.

Estetyt asiakaspalvelijat

Estetyt asiakaspalvelijat -lisätiedon avulla on mahdollista estää häiritsevästi käyttäytynyttä asiakasta varaamasta aikaa häirinnän kohteena olleelle asiakaspalvelijalle. Lisätietoja ominaisuudesta löydät täältä: Estetyt asiakaspalvelijat.

Asiakkaan verkkolaskutustietojen tuonti

Jos sinulla on asiakkaan verkkolaskutustiedot XML-tiedostossa, pystyt helposti tuomaan ne suoraan järjestelmään. Lisätietoja ominaisuudesta löydät täältä: Asiakkaan verkkolaskutustietojen tuonti.

Asiakkaan lahjakortit

Asiakkaan lahjakortit näyttää kaikki asiakkaalle liitetyt lahjakortit. Lahjakortin luominen järjestelmään tapahtuu alempaa "Toiminnot" -osiosta tai "Lahjakortit" -välilehdeltä. Lisää tietoa lahjakorteista löydät tästä.

Potilaskertomus

Ajas Touchin Kanta-merkinnät tehdään asiakaskortin Potilaskertomus -osiossa. Kanta-merkintöjen tekeminen on mahdollista niille käyttäjille, jotka ovat liittyneet Kantaan kauttamme. Jos liittymisesi Kantaan on kesken, voit tilapäisesti käyttää ohjelman lomakkeita luonnoksina. Huomaathan, että lain mukaan potilastietomerkinnät tulisi viedä Kantaan lainsäädännössä määrättyjen aikojen sisällä.

• Tämä ohje kattaa potilaskertomusten tekemisen luonnoksena.
• Merkinnän tekeminen Kantaan on kuvattu Kanta-käyttäjien ohjeissa.
• Potilaskertomuksessa käytettävät koodistot voivat olla toimialakohtaisesti erilaisia.

1) Luonnokset näkyvät Merkinnät-listassa.
Jos pitkäaikaiselle asiakkaallesi on kertynyt jo paljon merkintöjä ajalta ennen kuin Kanta-velvoite kohdallasi koski sinua, huomaathan että vanhimmat saattavat olla oletuksena piilossa ja voidaan tuoda näkyviin Merkinnät-listan alaosassa olevilla valinnoilla.


2) Luonnoksen tekeminen aloitetaan valitsemalla Potilaskertomuspohja ja klikkaamalla "Lisää merkintä"

Huom: Jotta voit tehdä potilaskertomuksen, järjestelmään on luotava vähintäin yksi potilaskertomuspohja.
Merkinnän kirjauspohjan eli Potilaskertomuspohjan voi tehdä päävalikon sivulla "Terveydenhuolto" -> "Potilaskertomuspohjat". Katso myös ohje: Potilaskertomuspohjan lisäys

Onko yritykselläsi jo Kanta-liityntä?

• Jos yritykselläsi ei vielä ole Kanta-liityntää, kaikki järjestelmään tehdyt potilaskertomuspohjat ovat käytössä luonnosten tekemiseen.
• Jos yritykselläsi on jo Kanta-liityntä ja Ajas-tili on liitetty Kantaan, tutustu myös seuraaviin ohjeisiin vaikka itse et vielä käyttäisi Kantaa. Roolin oikeuksien tunnistus-toiminnot koskee kaikkia Ajas-tilillä olevia käyttäjiä:

Näkymän valinta roolin käyttöoikeksien mukaan

Potilaskertomuslomake

1. Potilaskertomuspohjassa valittu näkymä ja sen muokkauspainike.
2. Merkinnän havaintopäivä. Oletuksena se on tämä päivä, ja sen voi muuttaa avaamalla kalenterin. Kenttään on tulossa lisäksi kellonaikavalitsin.
3. Potilaskertomuspohjassa valitut otsikot ja niiden muokkauspainikkeet.
4. Potilaskertomukseen lisätyn tekstin voi tallentaa fraasikirjastoon tästä. Katso myös: Fraasit.
5. Tallennettuja fraaseja voi hakea fraasikirjastosta.
6. Koodikirjasto sisältää seuraavat koodistot. Ne näkyvät toimialoittain. Katso myös: Koodistot
   
   • THL - Tautiluokitus ICD-10
   • THL - ICF Toimintakykykäsitteiden luokitus
   • Kuntaliitto - Fysioterapianimikkeistö
   • THL - Osteopatianimikkeistö
7. Potilaskertomuksen voi liittää asiakkaan varaukseen valitsemalla sen tästä. Jos asiakaskortti on avattu varauslomakkeelta, kyseisen varauksen ID-numero näkyy tässä valmiina.
   
8. Potilaskertomuksen voi liittää asiakkaan käyntiin, jos käynti on tehty ennen potilaskertomusta, valitsemalla sen tästä. Jos asiakaskortti on avattu käyntilomakkeelta, kyseisen käynnin ID-numero näkyy tässä valmiina.
   
9. Jos potilaskertomus on kirjoitettu ennen käynnin tallentamista, painikkeella "Luo käynti/maksu" pääset tekemään käynnin ja maksun. Potilaskertomus linkittyy kyseiseen käyntiin automaattisesti. Painike tulee aktiiviseksi vasta, kun potilaskertomus on tallennettu.
   
10. Lääkäritoimiala: Potilaskertomuksen tekstiin lisätty ICD 10-koodi näkyy tässä. Kun potilaskertomus liitetään käyntiin, ICD-10 -koodi on käytössä myös käyntiin liittyvien lomakkeiden tulostuksessa. Katso myös ohje: SV 120 -lomakkeen ICD-10 -koodi
    
11. Kanta-linkki näkyy niille käyttäjille, jotka ovat tilanneet Kanta-liitynnän ja Kanta-käyttöönotto on suoritettu tai meneillään. Toimintojen käyttö on kuvattu Kanta-käyttäjien ohjeissa.
    
12. Näytä teksti / Näytä kentät -toiminnoilla lomakkeen sisällön voi näyttää tekstimuodossa / tekstikenttämuodossa.
13. Potilaskertomuksen sisällön voi tulostaa PDF-muodossa. Selaimen ponnahdusikkunat tulee olla sallittu, jotta PDF tulostuu.
14. Potilaskertomuksen voi tallentaa luonnoksena ellei Kanta-yhteys ole käytössä / päällä. Huomaathan, että lain mukaan potilastietomerkinnät tulisi viedä Kantaan lainsäädännössä määrättyjen aikojen sisällä.
15. Potilaskertomuslomake suljetaan tästä.

Fraasit

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 25 alkaen, 2/2024.

Potilaskertomukseen Fraasit -toiminnolla voit:

• Lisätä fraaseja fraasikirjastoon suoraan kirjoittamastasi tekstistä.
• Lisätä fraaseja avaamalla fraasikirjaston.
• Muokata ja poistaa fraaseja fraasikirjastossa.
• Valita 1 tai useamman fraasin kerralla uuteen merkintääsi.
• Valita lisätäänkö fraasi : Omaan käyttöön, Kaikkien samaa roolia käyttävien käyttöön vai Koko yrityksen käyttöön.(Uusi toiminto)
  • Huom: Fraasien käyttöoikeudet perustuvat työntekijän roolissa määriteltyihin oikeuksiin.

• Fraasit on luokiteltu potilaskertomuksen otsikoiden perusteella. Fraaseja voi hakea kuitenkin myös muiden luokkien alta.
  
  

Tallenna fraasiksi -pikatoiminto

1) Otsikon Esitiedot alle kirjoitettu teksti.
2) "Tallenna fraasiksi" tallentaa kirjastoon kaiken kentässä olevan tekstin omaan käyttöön.

1) Otsikon Hoidon tavoitteet alle kirjoitettu teksti, josta osa on maalattu hiirellä.
2) "Tallenna fraasiksi" tallentaa kirjastoon maalatun tekstin omaan käyttöön. Huom: Kaikki selaimet eivät tue toimintoa. Edge ja Chrome -selaimilla mahdollinen.

Fraasit -painike - Avaa fraasikirjasto

Kun haluat käyttää aikaisemmin tehtyä fraasia tai lisätä uuden fraasin, paina "Fraasit".

Lisää uusia fraaseja fraasikirjastoon

Kun haluat lisätä fraaseja fraasikirjastoon:

1) Tyyppi: Valitse tallennatko fraasin:

• Omaan käyttöön. Valitse "Oma"
• Kaikille samaa roolia käyttävien käyttöön. Valitse "Rooli"
• Yrityksen kaikkien työntekijöiden käyttöön. Valitse "Yritys".

2) Valitse minkä otsikon alla fraasia käytetään.
3) Kirjoita fraasi tähän kenttään.
4) Paina "Tallenna"

Huom: Fraasien käyttöoikeudet perustuvat työntekijän roolissa määriteltyihin oikeuksiin.

Valitse fraaseja kirjastosta

Kun haluat käyttää tehtyjä fraaseja potilaskertomuksessa:

1) Voit hakea fraaseja kaikista kirjastoista mihin sinulla on oikeus tai valita: Oma, Rooli, Yritys.
2) Voit hakea tietyn otsikon alle tallennettuja fraaseja tai valita "Kaikki otsikot".
3) Voit hakea fraaseja tekstin perusteella.
4) Kun haluttu fraasi on löytynyt, valitse se. Voit myös valita samalla kertaa useamman fraasin.
5) Paina "Lisää valittu fraasi" tai "Lisää X valittua fraasia"

Valittu fraasi näkyy nyt potilaskertomuksessa.

Järjestelmän pääkäyttäjän toiminnot

Pääkäyttäjä voi muokata työntekijöille asetettuja rooleja. Fraaseihin liittyvät oikeudet löytyvät kohdasta:
Muut käyttöoikeudet - Fraasikirjaston toiminnot. Ohje: Roolien muokkaus

1) Roolin oikeuden "Fraasikirjaston toiminnot" ylätason oikeus. Avaamalla "Näytä tarkennetut käyttöoikeudet", oikeuksia voi edelleen kohdistaa.
2) Alioikeuksissa:

• "Käyttäminen" tarkoittaa sitä, että voiko kirjastossa olevia fraaseja käyttää potilaskertomuksessa.
• "Muokkaaminen" tarkoittaa sitä, että voiko fraaseja lisätä fraasikirjastoon / muokata fraasikirjastossa olevia fraaseja.
• "Käytä ylätason oikeutta" käyttää sitä valintaa, mikä on tehty kohdassa 1.
• "Salli kaikki" tai "Kaikki estetty" -valinnoilla voi ohittaa ylätason valinnan.

1) Pääkäyttäjälle näkyy fraasikirjastossa myös valinta: "Ylläpitäjän fraasien hallinta". Kun se on kytketty päälle:
2) Pääkäyttäjä voi lisätä uusia fraaseja kaikilla valinnoilla. Hän voi lisätä esim. yritys- tai roolikohtaisia fraaseja tai lisätä työntekijälle Anette Asiakaspalvelija oman henkilökohtaisen fraasin käyttöön.
3) Pääkäyttäjä voi muokata kaikkia fraasikirjastossa olevia fraaseja.
4) Hän voi muokata esimerkiksi Anette Asiakaspalvelijan itselleen tekemää fraasia. Näin ollen pääkäyttäjä voi tarkistaa ja varmistaa Kanta-merkinnöissä olevien fraasien yhdenmukaisuutta ja laatua.

Jos fraasia on muokattu, sen uusi sisältö on voimassa fraasin käyttäjälle.

Koodistot

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 25 alkaen, 2/2024.

Potilaskertomuksen tekstiin voi hakea ja lisätä koodeja koodikirjastosta. Se sisältää seuraavat koodistot, jotka näkyvät toimialoittain.

• THL - Tautiluokitus ICD-10
  • Näkyy kaikissa terveydenhuollon toimialaversioissa.
• THL - ICF Toimintakykykäsitteiden luokitus
  • Näkyy Fysioterapian ja Psykoterapian toimialaversioissa.
• Kuntaliitto - Fysioterapianimikkeistö
  • Näkyy Fysioterapian toimialaveriossa.
• THL - Osteopatianimikkeistö
  • Näkyy Osteopatian toimialaversiossa.

1) Kun koodikirjastosta haetaan koodi, se tulostuu tekstinä potilaskertomuksen merkinnän laatikossa.
2) Koodeja pääsee hakemaan tästä.

1) Haun kohteena olevat koodistot on listattu ylävasemmalla. "Selaa" -painikkeesta voi avata kyseisen koodiston kokonaan uudessa puumaisessa näkymässä. Esimerkkikuva alla. (Uusi toiminto)
2) Kaikki koodistot: Tämän valitsemalla voit hakea useammasta koodistosta kuin mitä käyttämäsi Ajas-toimialaversio näyttää oletuksena.
3) Latina: Näytää koodien latinankieliset nimet (jos saatavilla).
4) Kaikki sisältävä haku: Näyttää vain tulokset joista löytyy jokainen hakusana.
5) Hakukenttä, mihin voi alkaa kirjoittamaan koodin nimeä.

Esimerkkikuva siitä, kun on painettu "Selaa" ja avattu puuta muutaman tason alemmaksi.

1) Esimerkissä on ensin painettu "Selaa" ja sen jälkeen aloitettu hakemaan koodin nimellä.
2) Oikea koodi on löytynyt ja se on valittu.
3) Painetaan "Lisää valittu koodi".
4) Valitun koodin voi poistaa tästä.

Potilaskertomuksen näkymän ja otsikon muokkaus

Jos olet jo kauan sitten luonut potilaskertomuspohjan, joka sisältää vähintään yhden vanhentuneen näkymän tai otsikon, näet kyseisen pohjan kohdalla varoituskolmion.

Pohjaa, joka sisältää vanhentuneita elementtejä ei voi tallentaa Kantaan. Voit korjata sen seuraavasti:

• Korjaa tai poista vanhentunut potilaskertomuspohja, jotta sitä ei voi enää käyttää vahingossa uudelleen.
• Jos potilaskertomus on tehty aikaisemmin, jolloin vanhentuneen näkymän tai otsikon on pystynyt valitsemaan, voit korjata vanhentuneet tiedot suoraan potilaskertomuslomakkeella.

1) Potilaskertomuksen näkymän ja otsikoiden vieressä on "Muokkaa" -painike. Sekä näkymän että otsikon nimen voi muuttaa suoraan potilaskertomuksessa.
2a) Varoituskolmio tarkoittaa, että käytetty näkymä on vanhentunut. Tuettujen näkymien lista muuttuu aika ajoin. Tallennus Kantaan epäonnistuu, jos käytössä on vanhentunut näkymä.
2b) Käytetty otsikko on vanhentunut. Kannassa tuettujen otsikoiden lista muuttuu aika ajoin. Tallennus Kantaan epäonnistuu, jos käytössä on vanhentunut otsikko.

1) Kun "Muokkaa" -painiketta on painettu, tähän avautuu lista niistä otsikoista (tai näkymän kohdalla näkymistä) joita voi käyttää. Valitse uusi otsikko (tai näkymä).
2) Tallenna tehty valinta tästä.
5) Voit myös peruuttaa valinnan tästä.

Jos näkymää tai otsikoita on muokattu, klikkaa lopulta Tallenna luonnos (tai Vie kantaan, kun Kanta-yhteys on päällä).

Liitä tiedostoja

Liitä tiedostoja - kohdassa asiakkaan tietoihin voidaan liittää liitetiedostoja. Huomaa, että ennen tämän toiminnon käyttämistä, tulee tiedostopalvelu ottaa käyttöön. Katso myös ohje: Tiedostot.

1) Järjestelmään voi tallentaa uuden liitetiedoston tästä
2) Järjestelmän tiedostopalveluun aikaisemmin tallennettu tiedosto voidaan liittää asiakkaan asiakaskorttiin tästä
3) Tiedoston voi avata tarkasteltavaksi ja ladata omalle koneelle tästä.
4) Liitoksen asiakaskortille voi poistaa tästä.
5) Tiedoston voi poistaa kokonaan järjestelmästä tästä.

Yritysasiakkaan lisäys

Yritysasiakas lisätään samalla tavalla kuin henkilöasiakas. Kun asiakaslomake avautuu, valitaan asiakastyypiksi Yritys. Yritysasiakkaan perustietoihin kuuluu myös Yrityksen nimi ja Y-tunnus. Jos yritysasiakkaan kortilla käytetään Etunimeä ja Sukunimeä, näillä tarkoitetaan yrityksen yhteyshenkilön nimeä.

Asiakaslistan lisätoiminnot

Asiakkaiden yhdistäminen

• Järjestelmään saattaa joskus kertyä useampi asiakaskortti, jotka oikeasti tarkoittavat samaa asiakasta. Tällainen tilanne voi syntyä, jos asiakas luodaan uudelleen vaikka hänellä on jo olemassa asiakaskortti.
• Saman asiakkaan useampi kortti voidaan yhdistää kortiston selkeyttämiseksi.
• Asiakkaiden yhdistämisen toiminto löytyy "Asiakkaat"-välilehdeltä. Yhdistäminen aloitetaan klikkaamalla "Toiminnot" ja sen alta "Yhdistä asiakkaita" -painiketta.
  

Yhdistämisen yhteydessä siirtyvät tapahtumat

• Yhdistämisen yhteydessä siirtyvät tapahtumat. Asiakkaaseen liitetyt tapahtumat, kuten:
  • Varaukset
  • Käynnit
  • Laskut
  • Lahjakortit
  • Tiedostot
  • Luonnoksena tehdyt Potilaskertomukset siirtyvät yhdistämisen jälkeen sille asiakaskortille, joka jää voimaan.
  • Myös itse tehdyt asiakkaan lisätiedot siirtyvät sille asiakaskortille mikä jää voimaan. Itse tehdyillä lisätiedoilla tarkoitetaan Muokkaa liästietokenttiä -toiminnon avulla lisättyjä lisätietokenttiä
    
    

Yhdistämisen yhteydessä seuraavat tiedot eivät siirry

• Seuraavista tiedoista jää voimaan vain ne tiedot, jotka on sillä kohdeasiakkaalla johon muut yhdistetään:
  • Asiakkaan perustiedot (Etunimi, Sukunimi, Henkilötunnus tai Syntymäaika, Puhelinnumero, Sähköposti, Osoite, Postinumero, Toimipaikka, Yrityksen nimi, Y-tunnus).
  • Asiakkaan lisätiedot (Ammatti, Harrastukset, Lääkitys, Sairaudet/Vammat, Syntymäaika, Tietoja saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle).
  • Asiakasryhmä

Esimerkki: Jos kohdeasiakkaaksi on valittu asiakas, jonka perustiedoissa on vain etunimi ja sukunimi, nämä tiedot jää voimaan. Tyhjäksi jätetyt muut perustietokentät ovat yhdistämisen jälkeenkin tyhjiä, vaikka yhdistettävissä asiakaskorteissa olisi ollut enemmän tietoja.

Yhdistettävien asiakkaiden haku

Yhdistettävien asiakkaiden hakua voi tehdä erilaisilla hakukriteereillä. Järjestelmä etsii ja ehdottaa yhdistettäväksi sellaisia asiakaskortteja, joissa hakukriteerit täyttyvät.

1) Yhdistettävien asiakkaiden haku hakusanoilla ja/tai perustietojen mukaan.
2) Oletuksena hakukriteejä ovat: Etunimi, Sukunimi ja Puhelinnumero.

• Tällä haulla järjestelmä ehdottaa yhdistettäväksi ne asiakaskortit, joissa etunimi, sukunimi ja puhelinnumero -kentät ovat täsmälleen samansisältöiset.
• Hakukriteerien vähentäminen, esim. rastin poistaminen kohdasta puhelinnumero, näyttäisi kaikki ne asiakaskortit joissa etunimi ja sukunimi ovat täsmälleen samat.
• Mitä vähemmän hakukriteerejä käytät, sitä tarkemmin asiakaskortteja tulee tarkastella ennen yhdistämistä, jotta varmasti ollaan yhdistämässä samaa asiakasta tarkoittavat kortit. Saman nimisiä asiakkaita voi olla useita.
• Asiakaskorttien tarkastelu ennen yhdistämistä on muutenkin tarpeen, jotta voit valita oikean kohdeasiakkaan, joka jää voimaan. Katso ohje: Yhdistäminen
  

3) Jos etsit tietyn asiakkaan tietoja, voit rajata etunimihakua lisää joko alkukirjaimella tai tekstillä.
4) Jos etsit tietyn asiakkaan tietoja, voit rajata sukunimihakua lisää joko alkukirjaimella tai tekstillä
5) Paina "Päivitä lista", jotta järjestelmä näyttää hakusi tulokset.

1) Yhdistettävien asiakkaiden haku valitun asiakkaan mukaan.
2) Jos 2 tai useammalla asiakaskortilla seuraavat kentät ovat täsmälleen samat, haun voi suorittaa valitsemalla asiakas valikosta. Kenttien tulee olla täytettyjä eli kenttä ei voi olla tyhjä.

• • Etunimi
  • Sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

3) Paina "Päivitä lista", jotta järjestelmä näyttää hakusi tulokset.

Yhdistäminen

Kun haun jälkeen olet painanut "Päivitä lista" seuraavan esimerkin mukainen näkymä avautuu, jos yhdistettäviä asiakkaita löytyy.

1) Ylimpänä näkyvä asiakas on se, mikä jää yhdistämisen jälkeen voimaan (Kohdeasiakas). Muut valitut asiakkaat yhdistetään tähän asiakkaaseen.
2) Jos järjestelmän ehdottamaa kohdeasiakasta halutaan muuttaa, sen voi tehdä näillä sinisillä painikkeilla.
3) Samankaltaiset asiakkaat valitaan yhdistettäväksi kohdeasiakkaaseen klikkaamalla jokaisen kohdalla liukukytkin "Kyllä" -asentoon.
4) Asiakaskortin voi avata tästä tarkastelua ja varmistusta varten.
5) "Valitse kaikki" -toiminto muuttaa kaikkien sivulla näkyvien asiakkaiden liukukytkimet asentoon "Kyllä". Jos käytät "Valitse kaikki" -toimintoa, tarkista kaikki valinnat huolella ennen seuraavaa vaihetta 6.
6) Klikkaa lopulta "Yhdistä valitut asiakkaat".

Huom: Kun asiakkaiden yhdistäminen on suoritettu, muutos on peruuttamaton. Asiakkaat, jotka yhdistetään kohdeasiakkaaseen poistuu järjestelmästä. Tarkista huolella tekemäsi valinnat ja niiden oikeellisuus.

Asiakkaiden tuonti

"Tuo asiakkaita" -toiminto on ensisijaisesti tarkoitettu uusille Ajas-käyttäjille, jotka tuovat asiakasrekisterin toisesta järjestelmästä.
Huom: Tuontia ei suositella tehtäväksi silloin, jos Ajas-ohjelmassa on jo ennestään paljon asiakkaita.

Jos olet aloittanut Ajas Touchin käytön hieman ennen asiakkaiden tuontia ja ehtinyt jo muutaman asiakaskortin itse lisätä ja samat asiakkaat löytyvät myös tuotavasta aineistosta, tuplakorttien syntyminen on mahdollista, jos tietyt asiakastiedot ovat erilaisia.

Järjestelmä tarkistaa seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, Yrityksen nimi, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero ja Asiakasryhmä. Jos nämä tiedot ovat täsmälleen samat, asiakas tulkitaan samaksi kuin jo olemassa oleva asiakas on. Se ei haittaa vaikka jokin tieto puuttuu, kunhan se tieto puuttuu molemmista. Erilaiset kirjoitusasut tai tiedon puuttuminen vain toisesta (Ajas asiakaskortti ja tuotava aineisto) tulkitaan eri asiakkaiksi.

Tuplakortteihin auttaa Asiakkaiden yhdistämis -toiminto
Asiakkaiden yhdistäminen on oletuksena mahdollista vain tilin pääkäyttäjälle ja se on peruuttamaton toiminto.

Vanhan asiakaskortiston tiedostomuoto ja sisältö

• Asiakkaita voi tuoda Ajas-järjestelmään CSV-tiedostomuodossa. Esimerkiksi Excel-tiedoston voi tallentaa CSV-muotoon.
  • CSV tiedostoksi voi tallentaa vain yhden taulukon. Jos Excel-tiedostossa on useampia taulukkosivuja, vaikka vain tyhjiä, poista muut sivut ennen tallennusta.
  • CSV:n Merkistöksi on tallennettava UTF-8. Muuten esimerkiksi ä- ja ö- kirjaimet ei tulostu oikein.
    

• Asiakkaiden tuonnissa on hyvä muistaa, että se mitä tietoja ja missä muodossa tuodaan se näkyy ja on käytössä
  • Jos esimerkiksi puhelinnumerot tai postinumerot on tuotu ilman, että niiden kirjoitusasu on tarkistettu, ne tulevat näkymään väärin. Eri taulukko-ohjelmissa on työkaluja, millä esimerkiksi numerosarjan edestä puuttuva nolla saadaan lisättyä takaisin.
  • Jos tuotavassa aineistossa on saman asiakkaan tiedot useampaan kertaan, jokaisesta näistä syntyy oma asiakaskortti. Ajas Touchissa on Yhdistä asiakkaita -toiminto, mutta kannattaa harkita tuotavien tietojen siivoamista jo ennen tuontia taulukkomuodossa.

• Toinen tuontia valmisteleva asia on miettiä mihin kenttään tietoja voi tuoda. Valmiita kenttiä ovat:
  • Syntymäaika/Henkilötunnus
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Osoite
  • Postinumero
  • Kunta
  • Sähköposti
  • Puh nro
  • Yrityksen nimi
  • Y-tunnus

• Jos asiakaskortilla ei ole valmiiksi sellaista kenttää, mitä tarvitset, voit itse tehdä lisätietokenttiä ennen tuontia. Joillakin tiedoilla on toiminnallisuuksia Ajas-järjestelmässä, eli ne ei ole ainoastaan informaatiota. Hyvä esimerkki on tieto asiakkaan markkinointiluvasta.

Esimerkki taulukosta ja sen tarkistettavista kohdista
Lisätietokenttien käytöstä lisää ohjeita kohdassa Edistyneet toiminnot: Tuo asiakkaan tietoja lisätietokenttiin

• Tiedosto käsitellään Tuo asiakkaita -sivulla ennen tuonnin/toiminnon suorittamista. Vain sellaiset sarakkeet voidaan tuoda, joille löytyy vastaava kenttä Ajas-ohjelman asiakaskortilla. Muut kentät jätetään huomiotta.
  
• Perustietojen tuonti onnistuu helpoiten.
  
• Suosittelemme, että testaat tuonnin muutamalla asiakkaalla ennen kuin tuot koko asiakaskortiston, jossa voi olla jopa tuhansia asiakkaita. Jos jotain näyttää menevän väärin, poista asiakkaat, korjaa ongelmakohdat ja kokeile uudelleen.
  
  

Tuo asiakkaan perustiedot

1) Valitse CSV-tiedosto tietokoneelta.
2) Klikkaa "Käsittele CSV-tiedosto" -painiketta.

1) "Tiedoston sarake" -listassa näkyy valitun CSV-tiedoston otsikot.
2) "Asiakkaan kenttä" -listassa voi pudotusvalikon alta valita sen Ajas-järjestelmän kentän, johon tieto tuodaan.
3) Asiakkaan perustiedoille löytyy heti vastaava kenttä Ajas Touchin asiakaskortilla.
4) Yritystiedoille löytyy myös heti vastaavat kentät Ajas Touchin yritysasiakkaan kortilla. Huom: Jos jompi kumpi näistä tiedoista tuodaan, asiakaskortiksi luodaan Yritysasiakkaan kortti.
5) Näille vanhan järjestelmän tiedoille ei esimerkissä löydy vastaavia kenttiä. Tietoja varten ei myös ole itse tehty lisätietokenttiä, eli jos niitä ei ole tarkoitus tuoda, ne jätetään huomiotta.
6) Valintojen jälkeen klikkaa "Suorita toiminto".

Huom: Jos Tiedoston sarake (kohta 1) -listassa jokin otsikko, kuten "Sähköposti", ei kirjoitu oikein, älä jatka eteenpäin (kohtaan 6 "Suorita toiminto"), koska CSV:n merkistö ei ole oikein, ja kaikki ä ja ö -kirjaimet tulevat olemaan väärin myös asiakkaiden tiedoissa.

Edistyneet toiminnot: Tuo asiakkaan tietoja lisätietokenttiin

Esimerkkejä siitä, millaisia lisätietokenttiä voi tehdä ja hyödyntää asiakkaiden tuonnissa.
Katso myös ohje: Lisätietokentät

• Esimerkit 1-3 ovat toiminnallisia ja hyödynnettävissä järjestelmän muissa toiminnoissa. Siksi niihin tuodut tiedot täytyy olla juuri oikeassa muodossa.
• Esimerkki 4:ää voi käyttää kaikkeen sellaiseen tietoon, minkä haluaa säilyttää vain tekstimuotoisena informaationa.
  

1. Asiakkaan laskutustiedot

Ajas Touchin laskutus -toiminnoissa voi käyttää seuraavia asiakkaan laskutustietoja:

• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuvälittäjä
• BIC
• IBAN
• Laskun lähetystapa
  

1.1. Laskutuspalvelu
Jos aiot lähettää e-laskuja asiakkaillesi Ropo Capital tai Netvisor -laskutuspalvelujen kautta, seuraavat tiedot tarvitaan ja voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana:

Otsikko: E-lasku osoite, Lisätietotyyppi: Verkkolaskuosoite, Arvot: Verkkolaskutusosoite / OVT-tunnus / IBAN
Otsikko: E-lasku välittäjä, Lisätietotyyppi: Verkkolaskun välittäjä, Arvot: Verkkolaskun välittäjä / Operaattoritunnus / BIC

Otsikon nimen saa itse valita.

1.2. Finvoice-tiedostot
Jos haluat lähettää e-laskuja asiakkaillesi oman pankin palvelun kautta Finvoice-tiedostojen avulla, seuraavat tiedot tarvitaan ja voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana:

Otsikko: BIC, Lisätietotyyppi: BIC, Arvot: BIC
Otsikko: IBAN, Lisätietotyyppi: IBAN, Arvot: IBAN

Otsikon nimen saa itse valita.

1.3. Laskun lähetystapa
Asiakaskortille voi lisätä tiedon asiakkaan toivomasta laskun lähetystavasta. Lähetystapa on silloin automaattisesti valittu itse laskua luotaessa. Seuraavat tiedot voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana. Arvot on muokattava kuitenkin vastaamaan Ajas-järjestelmän käyttämiä arvoja.

Otsikko: Laskun lähetystapa, Lisätietotyyppi: Laskun lähetystapa, Arvot: 0,1,2,3,4,5 tai 6

Otsikon nimen saa itse valita.

0 = Sähköposti
1 = Posti
2 = Laskutuspalvelu (sähköposti)
3 = Laskutuspalvelu (posti)
4 = Laskutuspalvelu (e-lasku)
6 = Finvoice