Versio 2. marraskuuta 2023 kello 17.15

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Sininen ja Punainen Keltainen Vihreä

Uusi ominaisuus tulossa syksyllä 2023. Tämä ei vielä ole virallinen ohje.

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta Beta-profiileille 10/2023.
Ajas Touchin päivitykset - miten saan käyttöön esijulkaisuversion Beta-profiileille?

(Beta-profiileille, alkaen 10/2023)
(Esijulkaisu Beta-profiileille, alkaen 10/2023)

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta Beta-profiileille 10/2023.
Ajas Touchin päivitykset - miten saan käyttöön esijulkaisuversion Beta-profiileille?

Ajoitetut tehtävät on Ajas-järjestelmän uusi toiminto-kokonaisuus, jonka avulla asiakkaille voi lähettää ajastettuja viestejä.

Toiminto korvaa vanhan "Aikataulutetut viestit" -toiminnon ja se koostuu kolmesta toiminnosta:

• Viestipohjat - johon määritellään viestin sisältö.
• Hakupohjat - johon määritellään hakukriteerit asiakkaille, joille viesti lähetetään.
• Ajoitetut tehtävät - joka yhdistää konfiguroitavaksi kaksi edellä mainittua toimintoa, lisää lähetysten aikataulun ja lähetystiheyden sekä suorittaa määritellyt tehtävät.

Viestit lähetetään vastaanottajille sähköpostipalvelun, kuten Eneroc Supermailer, kautta.

Viestipohjia, hakupohjia ja ajoitettuja tehtäviä voi olla useampia.

Viestipohjat

Viestipohja lisätään Ajas Touchin päävalikon kohdassa: Muut - Viestintä - Viestipohjat

Viestipohjan lisäys

Hakupohjat

Hakupohjat löytyvät Ajas Touchin päävalikon kohdasta: Raportit - Listaukset.

1) Valitse ensimmäisestä pudotusvalikosta “Oma hakupohja”.
2) Paina "Luo oletushakupohjat"

Tilillesi on nyt luotu seuraavat hakupohjat.

• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla
• Asiakkaat joilla markkinointilupa tekstiviestillä
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen kk aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja ei käyntiä viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus viimeisen X päivän aikana
• Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja ei varausta viimeisen X päivän aikana

Oletushakupohjat täytyy luoda vain kerran ja ne ovat nyt käytettävissäsi Ajoitetuissa tehtävissä.

Oletushakupohjat ovat tilikohtaisia eli niillä haetaan kohteita kaikista tilillä olevista asiakkaista, varauksista ja käynneistä.

Jos oletushakupohjat eivät ole riittäviä, voimme tehdä asiakkaillemme muutoksia hakupohjaan räätälöidysti tilaustyönä. Voit ottaa yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi, ja kertoa millaisen haun haluaisit tehdä.

1) Jos haluat käyttää Oma hakupohja -toimintoa vain asiakkaiden listaukseen, valitse haluttu hakupohja.
2) “Luo raportti” painike suorittaa haun valittua hakupohjaa käyttäen. "Vie CSV-tiedostoon" painikkeella voit tallentaa näkyvän listan CSV-tiedostoksi.

Hakupohja itse määriteltävillä muuttujilla

Jos käytät hakupohjaa, missä voi itse määritellä kuinka monta päivää oletuspohjan X päivää on, määrittely tapahtuu seuraavasti:

1) Alku (päiviä nykyhetkestä), oletusarvo -30
2) Loppu (päiviä nykyhetkestä), oletusarvo 0

Tässä -30 tarkoittaa 30 päivää taaksepäin nykyhetkestä ja 0 tarkoittaa nykyistä päivää. Negatiivinen siis menneisyydessä ja positiivinen tulevaisuudessa. Arvojen asetuksessa on tärkeää että alku on pienempi tai yhtäsuuri kuin loppu.

Muita esimerkkejä:

• Alku 0, Loppu 0: haetaan vain nykyinen päivä.
• Alku -5, Loppu 10: haetaan 5 päivää nykyhetkestä taaksepäin ja 10 päivää nykyhetkestä eteenpäin.

Ajoitetut tehtävät

Siirry seuraavaksi Ajas Touchin päävalikon kohtaan: Muut - Ajoitetut tehtävät.

Paina "Lisää uusi ajoitettu tehtävä".

1) Anna tehtävälle vapaamuotoinen nimi.
2a) Valitse toiminnoksi: Lähetä sähköposti.
2b) Valitse viestipohja. Tämän olet tehnyt vaiheessa: Viestipohjat.
3a) Valitse tietolähteen tyypiksi Hakupohja.
3b) Valitse hakupohja. Esimerkissä on käytetty: Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja käynti viimeisen X päivän aikana. Oletuspohjat olet luonut vaiheessa: Hakupohjat.
4) Koska hakupohjaksi on valittu itse määriteltävä "viimeisen X päivän aikana" -tyyppinen pohja, määrittele muuttujat kuten kohdassa: Hakupohja itse määriteltävillä muuttujilla.
Esimerkissä on käytetty: Alku -5, Loppu 0. Tämä hakee asiakkaita, joilla on markkinointilupa sähköpostilla ja jonka käynti on ollut viimeisen 5 päivän aikana (menneisyydessä). Käynti lasketaan käyntilomakkeella olevasta käynnin päivämäärästä.
5) Aikataulu: Valitse ajastus milloin tehtäviä (Lähetä sähköposti) suoritetaan.

• Ajastus suoritetaan kun kaikki valinnat (Minuutti, Tunti, Viikonpäivä, Kuukauden päivä, Kuukausi) täsmäävät nykyhetkeen. Jos jostain valitsimesta valitaan “Mikä tahansa”, se täsmää aina eli sitä ei huomioida. Esimerkkejä:
  • Kaikissa valinnoissa on “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan minuutin välein
  • Minuutti 0, Tunti 8, muissa “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan joka päivä klo 8:00
  • Minuutti 0, Tunti 8, Viikonpäivä “maanantaisin”: Tehtävä suoritetaan joka maanantai klo 8:00

Esimerkissä on valittu: Minuutti 30, Tunti 8, muissa “mikä tahansa”: Tehtävä suoritetaan joka päivä klo 8:30.

6) Suoritusten minimiväli: voidaan asettaa minimi aika minkä pitää kulua, että samalle asiakkaalle lähetetään sama viesti uudelleen.
Tätä varten suoritusten “yksilöllisyys” tarkistetaan viestipohjasta ja käyttäjän sähköpostiosoitteesta. Eli jos viestipohja ja käyttäjän sähköpostiosoite ovat samat, niin silloin tulkitaan että viesti on jo lähetetty. Jos jompi kumpi muuttuu, niin tulkitaan että viestiä ei ole vielä lähetetty.

Esimerkissä on valittu minimiväli käyttöön ("Kyllä") ja arvoksi 30 päivää. Se tarkoittaa sitä, että:

• Jos asiakkaalla olisi käynti joka päivä, niin ajastuksen alkaessa hänelle lähetetään yksi viesti (viimeisin käynti menneen 5 päivän sisään), mutta seuraava viesti vasta 30 päivän kuluttua (jos siihen ajankohtaan sopii määritys "menneen 5 päivän sisään").
• Jos viestipohjaan olisi vaikka kirjoitettu pyyntö palautteeseen (ja linkki järjestelmään, jossa palautteen voi antaa), näin ollen sitä ei pyydettäisi jokaisen päivittäisen käynnin jälkeen vaan vasta 30 päivän kuluttua seuraavan kerran.
  

7) Aktiivinen: Kyllä, jos tehtävä on käytössä.
8) Kun tehtävän laatiminen on valmis, paina "Tallenna".
9) Tehtävän voi peruuttaa tästä painikkeesta. Tallentamaton tehtävä häviää.

Lähetä tekstiviesti -vaihtoehto

2a) Valitse toiminnoksi: Lähetä tekstiviesti.

• Ajoitettujen tehtävien toiminto voi olla myös "Lähetä tekstiviesti". Tämä vaihtoehto näkyy ja sitä on mahdollista käyttää, jos Ajas-tilaukseesi kuuluu jokin tekstiviestipaketti.
• Tekstiviestien käytössä kannattaa kiinnittää huomiota viestin pituuteen (samalla tavalla kuin varausvahvistus- ja muistutusviesteissä), jos haluaa välttää sen että viesti jakautuisi useammaksi viestiksi pituutensa vuoksi. Yhteen tekstiviestiin mahtuu 160 merkkiä.
  
  

1) Kun tehtävä on tallennettu, täytyy vielä painaa "Käynnistä tehtävien ajoitus".
2) Jos tehtävää haluaa testata, sen voi suorittaa heti painamalla rivillä näkyvää "Suorita" painiketta. Tämän painaminen ei käynnistä tehtävien ajoituitusta, vaan suorittaa sen kerran. Huom: näin testatessa, viesti lähetetään hakupohjan mukaisesti asiakkaillesi, joten katso myös ohje: Testaaminen
3) Tallennettua tehtävää voi muokata. Jos tehtävän ajoitus on jo käynnistetty, sitä ei tarvitse käynnistää uudelleen. Muutokset päivittyvät automaattisesti.
4) Tehtävän voi poistaa kokonaan.
5) Sivun alareunassa oleva "Suorita ajoitetut tehtävät nyt" -painike vaikuttaa kaikkiin tekemiisi tehtäviin. Kannattaa pitäytyä rivikohtaisissa testeissä, eli käyttää kohdan 2) Suorita -painiketta.

1) Kun tehtävien ajastus on käynnissä, tässä sarakkeessa näkyy ajankohta jolloin tehtävä on viimeksi suoritettu (pvm klo).
2) Tehtävien ajoituksen voi pysäyttää painamalla "Pysäytä tehtävien ajoitus".

Sähköpostipalvelu

Ajoitetut tehtävät, joiden toiminto on "Lähetä sähköposti", käyttää sähköpostiasetuksissa valitsemaasi sähköpostipalvelua.

Sähköpostiasetuksissa on nyt mahdollista valita eri palvelu eri toimintoja varten.

• Tässä esimerkissä oletuspalveluksi on valittu Eneroc Supermailer.
• Mutta aikataulutettujen viestien lähettämistä varten on valittu SMTP. Valinta tässä kentässä riittää, jos olet tehnyt järjestelmään valmiiksi jo SMTP-asetukset.
  

Katso myös ohje: Sähköpostiasetukset

Testaaminen

Oikean hakupohjan ja aikataulun testaaminen voi olla vaikeaa ilman, että asiakkaat eivät saisi lähetettyä sähköpostia, koska Ajoitetut tehtävät suorittaa sille määritellyn tehtävän. Mutta jos mahdollista, kannattaa testata ainakin sitä, että viestit lähtevät ylipäätään. Koska tähän vaikuttaa myös sähköpostipalvelun asetukset.

Esimerkki:

Testataan ensin kohdassa: Raportit - Listaukset kuinka suuren asiakasmäärän jokin tietty hakupohja tänään luo. Tässä on valittu "Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään". Kalenterista tiedän, että tänään kalenterissa on vain yksi varaus, ja se on testiasiakkaan varaus.

Tehdään ja tallennetaan tälle hakupohjalle "Asiakkaat joilla markkinointilupa sähköpostilla ja varaus tänään" tehtävä, jonka nimi on Testi.
Tehtävän tallennuksen jälkeen painetaan "Suorita". Ajoitus ei vielä ole käynnissä.

Järjestelmä pyytää vahvistamaan, että haluat suorittaa manuaalisesti tämän tehtävän. Vastataan Kyllä.

Tehtävä suoritetaan onnistuneesti. "Viimeksi suoritettu" -sarakkeessa näkyy suorituksen ajankohta. Uusi painike "Loki" tulee näkyviin.

"Loki"-painikkeen alta avautuu "Toimintohistoria" -lomake. Sen tila on "Onnistui", ja sen alla olevasta Lisätiedot: "Näytä" -painikkeesta voi nähdä lisätietoja tehtävästä. Tässä näkyy sähköpostit, johon viesti on lähetetty. Jos asiakkaana on ollut oma testiasiakas, itse viesti pitäisi löytyä sen sähköpostilaatikosta.

Rooleista

Nämä täytyy olla väärin: Otin pois ohjeesta vielä:

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Roolit_-_Esimerkkirooli_Ylläpitäjä

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Roolit_-_Esimerkkirooli_Rajoitettu_käyttäjä

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Roolit_-_Esimerkkirooli_Normaalikäyttäjä

• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Rajoitettu käyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Normaalikäyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Ylläpitäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

Kanta-ohjeeseen uutta korvattavaa

Merkinnän sisällön tyypit

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta Beta-profiileille 10/2023.
Ajas Touchin päivitykset - miten saan käyttöön esijulkaisuversion Beta-profiileille?

Perinteisesti Ajas-ohjelman kautta Kantaan on voinut tallentaa merkintöjä, joiden sisällön tyyppi on "Vapaamuotoinen teksti".

10/2023 esijulkaisuversiossa on tuki usealle rakenteiselle sisällön tyypille. Ohjetta täydennetään muilla tyypeillä mahdollisimman pian.

Riskitiedot

• Riskitietojen rakenteinen kirjaaminen - RIS
  

Rokotukset

• Rokotusten rakenteinen kirjaaminen - RKT
  

Lääkitys

Lääkitystietojen rakenteinen kirjaaminen

Fysiologinen mittaus

Fysiologisen mittauksen rakenteinen kirjaaminen

Diagnoosi

Diagnoosin rakenteinen kirjaaminen

XXXXX - laitettu tähän saakka

Toimenpide

Toimenpiteen rakenteinen kirjaaminen

Suun toimenpiteen koodi-tarkistus puuttuu

Diagnooseihin tulee vielä muutosta, voi vaihtaa kuvan jossain vaiheessa:

Episodit: ei näy itse täytettässä pohjassa. Kantaan tallennettaessa ERA luo Episodin SCDiagnosisEpisode -rakenteilla. Esimerkiksi näin: Influenssa (1.2.246.10.15719974.14997.1.0.2023.6086) - Nimi + OID viranomaisohjeistuksen mukaisesti.

Lisäyksiä - Kesken

Potilaskertomuksen keskeiset tietorakenteet

Viestipohjan lisäys

Viestipohjia käytetään massapostituksen, kuten markkinointiviestien lähettämisen yhteydessä. Viestin lähettämistä varten tarvitaan sähköpostipalvelu.

Lisätietoja massapostituksesta:

• Sähköpostiasetukset
• Tee massapostitus sähköpostilla
• Markkinointiluvan käyttö viestinnässä
  

Alla olevassa ohjeessa kuvataan, miten massapostituksessa käytettävä viestipohja luodaan järjestelmään.
Avaa päävalikosta: "Muut" -> "Viestintä".

1) Aloita uuden viestipohjan tekeminen painamalla "Lisää viestipohja".
2) Tehdyt viestipohjat näkyvät tässä listassa. Niitä voi edelleen muokata tai ne voi poistaa.

1) Id - on viestipohjan sisäinen tunnus, vaikkapa numero. Tunnuksen voi itse valita. Ei näy asiakkaalle.
2) Nimi - on viestipohjan sisäinen nimi. Ei näy asiakkaalle.
3) Aihe - on sähköpostiviestissä asiakkaalle näkyvä otsikko.
4) Tämä on viestin sisällön alue. Kuvassa on esimerkkejä viestin tekstin muotoiluvaihtoehdoista.

• Jos käytät Nettivaraus 5 -asiakasnäkymää, annettu markkinointilupa sähköpostilla on "rasti ruudussa". Jos se jätetään seuraavalla varauskerralla rastittamatta, järjestelmä poistaa luvan asiakkaan tiedoista.
• Jos käytät Nettivaraus 6 -asiakasnäkymää, markkinointilupa valitaan "Kyllä" tai "Ei" vaihtoehdoilla.
• Kuvassa näkyvä lopputeksti on malli, mitä voit muokata haluamallasi tavalla.

Koodistot

Varauslomakkeen kentät, jotka tarkistetaan: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, postinumero ja postitoimipaikka. Kirjoitusasussa olevat välilyönnit alussa ja lopussa eivät vaikuta. Keskeltä poistettu välilyönti aiheuttaa ilmoituksen. Isojen ja pienten kirjainten muutokset aiheuttavat myös ilmoituksen.

XXXXXXXXXXXX

XXXXX
Toimenpiteiden hallinnan uudistus

Voisi vaihtaa tähän kohtaan

3 ja 4 , missä viitataan oikean muotoisen viitenumeron vaatimukseen sekä Y-tunnus-asia. Tämä kenttä tulostuu FTP:ssä nyt Y-tunnus-sarakkeeseen.

Valmiina olevat laboratoriotutkimuskoodit
Linkitetty Kanta-sivulle.

Sote-ammattikortin käyttö Ajas-järjestelmään kirjautumisessa
Linkitetty Kanta-sivulle.

Luonnoksena tallennettujen merkintöjen massavienti Kantaan
Linkitetty Kanta-sivulle.

Vanha 3/2022 muutoksen ohje. Poistin Fysiosivulta.
https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Käynnit-lomakkeen_uudistukset_maksun_jakamisessa_ja_siirrossa

Miksi Nettivaraus 6:n ehdottamissa seuraavissa ajoissa ei näy kaikki ajat? Miten se toimii?

Selainkohtaiset asetukset - Acrobat Reader

Tulevia uusia ominaisuuksia

Palveluniput

Työntekijä- ja toimipistekohtaiset palveluiden ALV-prosentit

LAB

Toimenpide

Suun toimenpide

Kuvia asiakaskohtaisesta räätälöinnistä - Kustaa H

Asiakkaan lisätiedot laitettu asiakkaalle vakaaseen. Muut toiminnot ohjeistettava ajas-ohran avulla.

Voi laittaa useamman rivin, mutta ei suunniteltu. Toimii vahingossa.
Vanha pvm ei poistu , mutta ei teekään mitään kun menneessä ajassa.
Päälle voi muokata uuden päivän jos haluaa lähettää uudelleen.

Muut - Toiminnot

Näkee valmiiksi tehdyn aikataulun (me tehdään) ja että se on käynnistetty. Yleensä pyydetään asiakasta itse käynnistämään.
Lokin alta näkyy lähetyksiä. Muuhun ei saa koskea.

Lokitiedot lähetyksistä.

Raportit - Listaukset

Tästä voi nähdä kenelle viestejä lähetetään kuluvana päivänä (joko ennen sovittua kellonaikaa tai sen jälkeen näkee vielä)

Valitse Oma hakupohja
Oma hakupohjan nimi
Luo raportti

Chromen välimuistin tyhjennys

Kaikkien sivustojen välimuistia ei tarvitse tyhjentää, vaan ainostaan hallinta.ajas.fi .

Paina lukon kuvasta hallinta.ajas.fi -osoitteen vasemmalla puolella.
Avaa Evästeet ja sivustotiedot.

Avaa Evästeiden ja sivustodatan hallinta.

Paina roskakorin kuvaa hallinta.ajas.fi kohdalta

RTG-kuvat

TeamViewer Quick Support lataus ja asennus Mac Ventura

1. Klikkaa linkkiä: https://get.teamviewer.com/ajas-tuki
Jos lataaminen jää pyörimään, syy on todennäköisesti Macin asetuksissa. Linkin sivustolta lataamiselle on annettava lupa.

2. Tässä lataamisluvaksi on annettu "Ask" eli lupaa kysytään erikseen.

3. Latauslupaa hallinnoidaan Safarin asetuksissa.

4. Valitse "Open".

5. Rastita TeamViewerin End User Lisence Agreement ja Data Processing Agreement ja jatka.
https://community.teamviewer.com/English/kb/articles/109246-teamviewer-eula-and-dpa

6. Salli hiiren käyttö etäyhteyden aikana.

7. Salli näytön taltiointi etäyhteyden aikana.

8. Paina Quit & Reopen.

9. Asennus on valmis. Lähetä avautuvassa ikkunassa näkyvät ID ja Salasana asiakaspalvelijalle.
Älä sulje TeamVieweriä. Sen on oltava auki koneellasi, jotta etäyhteys voidaan muodostaa.

Kanta-merkinnän poisto Ajas

Vanha ohje, ennen syksyn 2023 päivitystä.

Ajas-järjestelmän oletustoiminto on se, että Kantaan tallennettu potilasmerkintä ei enää näy Ajas-ohjelman asiakaskortilla. Kanta säilyttää sinne viedyt merkinnät ja hallinnoi mm. käyttöoikeuksia.

Joillekin käyttäjille on annettu lupa kirjallisella pyynnöllä säilyttää Kantaan tallennetun merkinnän kopio Ajas-ohjelmassa. Disclaimeristä....

Muutokset ainostaan ERA:n kautta...
Koko palvelutapahtuman mitätöinti vain ERA:n kautta...

Virheellisen merkinnän poistaminen

Merkintä on nyt poistunut Kannasta.
Myös Ajas-ohjelmaan jätetty kopio on poistunut.

ERA:ssa poistetun merkinnän kopion poistaminen Ajas-ohjelmassa

Jos käyttäjä poistaa merkinnän ERA-käyttöliittymässä, yhteys Ajas-ohjelmaan katkeaa kokonaan tämän merkinnän osalta.

Järjestelmään on nyt lisätty mahdollisuus poistaa myös Ajas-ohjelmaan jäänyt irrallinen kopio merkinnästä.

• Potilas on avattu Kannassa
• Nämä 3 merkintää liittyvät voimassa olevaan palvelutapahtumaan, joka on valittu ja avattu Kannassa.

Korjaus: Avaa jokainen merkintä yksitellen, paina "Poista" ja anna syy poistamiselle.

ERA:ssa mitätöidyn palvelutapahtuman merkinnän kopion poistaminen Ajas-ohjelmassa

Jos koko palvelutapahtuma mitätöidään ERA:ssa, se on mahdollista vain, jos kaikki siihen liitetyt merkinnät poistetaan samalla. Mitätöityä palvelutapahtumaa ei enää löydy, eikä siksi voi avata Ajas-ohjelmankaan kautta Kannassa.

Voi poistaa myös minkä hyvänsä merkinnän. Se poistaa sekä Kannasta että kopion.

Tilanteita

• Potilas ei ole avattu Kannassa
• Tämä merkintä liittyy voimassa olevaan palvelutapahtumaan
• Virheilmoitus: Potilaskertomusmerkintää ei voitu poistaa. Potilas ei ole avattu.

Korjaus: Avaa potilas Kannassa ja valitse se palvelutapahtuma, minkä alle tämä merkintä on tallennettu Kantaan.

Asiakkaiden yhdistämiskuvia

NV6 Palvelun värikoodit

Ajas Touchin Palvelu-lomakkeella voi palvelulle asettaa värikoodin. Varaukset, jotka on tehty kyseistä palvelua käyttäen näkyy Ajas Touchin varausnäkymässä valitun värin mukaisella taustavärillä. Katso myös ohje: Palvelulomakkeen edistynyt käyttö

Käytetyille värikoodeille on rajallinen tuki myös asiakasnäkymässä. Toiminnon voi saada päälle ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Värikoodit tulevat näkyviin seuraavissa Nettivaraus 6-näkymissä:

• "Perinteinen"-näkymä tukee värejä täysin. Eli väri näytetään palveluvalitsimessa ja vapaissa ajoissa sekä varauslomakkeella (Kuva yläpuolella). *Lisäksi kaikki näkymät, joissa on sama palveluvalitsin, tukee väriä palveluvalitsimessa. Näitä ovat ainakin "Kompakti 2", "Ruudukko", "Taulukko" ja "Logo".
• Varauslomakkeella värejä tukevat kaikki muut näkymät paitsi "Etenevä", jossa on erilainen varauslomake.

Jos toiminto otetaan käyttöön, kaikkien palveluiden, joihin värikoodi Ajas Touchissa on asetettu, värit näkyvät myös asiakasnäkymässä. Eli niistä ei voi jättää jotain pois.

Pankkitilin tapahtumat

Esimerkkejä pankkitilin tapahtumista.

Esikatselu

Kun olet painanut "Lähetä tiedostoja", pankkitilin tapahtumat näkyvät sivulla. Tässä esimerkissä on kolme tapahtumaa.

Voit joko tallentaa kaikki valitut tai peruuttaa tuonnin. Näin ollen tiliotteita voi turvallisesti tuoda esikatseluun ilman, että mitään tietoja tallentuu järjestelmään automaattisesti.

1a) Tässä sarakkeessa voit tehdä valinnat. Kun liukukytkin on vihreä, rivi on valittu. Valkoisesta ruutu-ikonin painikkeesta voit poistaa kaikki valinnat, ja valita rivejä yksitellen. Valkoisesta v-ikonin painikkeesta voit valita kaikki ne, joiden käsittelyä ei ole suoritettu.
1b) Valinnat tallennetaan tästä painikkeesta. Painamalla "Tallenna valitut", toiminto mikä suoritetaan on se, mikä rivikohtaisissa painikkeissa (Keltaiset painikkeet) on mainittu. Tässä tapauksessa kaikista 3 tapahtumasta luodaan uusi maksu ja lisätään uusi kirjanpitotapahtuma.
2) Jos et halua edetä ollenkaan, paina "Peruuta" ennen kun teet tallennusta (ennen kuin painat "Tallenna valitut") .

Esimerkkejä

Järjestelmään on tuotu tiliote, jossa on 3 tapahtumaa.

1) Valitaan 2 tapahtumaa.
2) Painetaan "Tallenna valitut"

Kuvassa näkyy myös:
3) Nuoli-merkki, jota painamalla saa näkyviin lisää laskuun liittyviä tietoja.
4) Viitenumeron linkki, mistä voi avata ja tarkastella Ajas Touchissa olevaa laskua.

Sivulla voi hakea ja tarkastella aikaisemmin tallennettuja tapahtumia.

1) Valitaan aikaväli, mitä halutaan tarkastella.
2) Painetaan "Hae".

Saman tiliotteen voi tuoda järjestelmään uudelleen, vaikka osa siitä on jo käsitelty.

1) Sininen - Vanha liitos: Nämä laskut on jo merkitty maksetuksi ja vastine tiliotteen kanssa on vahvistettu.
2) Tämä ikoni kertoo, että tapahtuman tiedot ovat jo järjestelmässä.
3) Tilotteen 3. tapahtuma, jota äsken ei vielä käsitelty, on edelleen mahdollista valita ja tallentaa.
4) Paina "Tallenna valitut" tai voit myös painaa "Peruuta", jos et halua sitä tallentaa.

Oma teema Nettivaraus 6

Palvelun keston piilottaminen

Jos haluat, että asiakasnäkymässä ei näy ollenkaan palvelun kestoa, sen voi piilottaa. Voit myös piilottaa varauksen päättymisajankohdan, koska se myös kertoo kestosta.
Seuraavassa on esimerkki- CSS-koodia, mitä voi käyttää "Luo oma teema" -editorissa. Näitä esimerkkejä voi käyttää muissa paitsi Progress-näkymässä.

Palvelun kesto piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

.information-group.duration-information-group {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-duration.booking-information-row {display: none;}

Palvelun päättymisaika piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

.information-group.date-and-time-information-group .time-dash {display: none;}
.information-group.date-and-time-information-group .end-time {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-start-time.booking-information-row .time-dash {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-start-time.booking-information-row .end-time {display: none;}

Infokuplissa oleva palvelun kesto piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

app-service-popper-content .popper-information-container .popper-text-duration {display: none;}

Muista tarkistaa myös kaikki käytössäsi olevan viestipohjat:

Seuraavat lyhennykset vietipohjissa tulostavat varausvahvistukseen tai -muistutukseen varauksen tai palvelun keston ja varauksen päättymisajankohdan.

• Jos et halua viesteihin näitä tietoja, poista ne viestipohjasta ja valitse Käytä viestipohjaa: Kyllä.
• Ohje: Viestipohjien muokkaus

Varauksen tiedot:
{kesto} Kesto minuutteina
{kesto_h} Kesto tunteina
{paattyy} Varauksen päättymisaika

Palvelun tiedot:
{pl_kesto} Palvelun kesto

Testaa asiakasnäkymä ja viestipohjat:

• Testaa kaikki tekemäsi muutokset testivarauksilla itsellesi.
• Oman teeman muokkauksen voi tilata myös räätälöitynä ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi

Vaiheittainen -näkymä

.step .services .service-content .duration {display: none;}

Etenevä -näkymä
Varauslomake:

.progress .booking-information .end-time, .progress .booking-information .service-duration {display: none;}

Onnistunut varaus:

app-successful-booking-information-progress .end-time, app-successful-booking-information-progress .duration {display: none;}

Tekemättä vielä:
-Laaja-näkymän palveluvalitsin
-Suppea-näkymän palveluvalitsin

XXXXXXXXX

NV6 asetusten kuvat

Ennakkomaksun yhteiset asetukset

Ennakkomaksu -toimintojen käyttö edellyttää, että olet tehnyt sopimuksen Paytrailin kanssa. Maksutapojen osalta, voit olla yhteydessä Paytrailin myyntiin ja asiakaspalveluun.

Ajas Touchissa toimintojen käyttöönottoa varten tarvitaan myös seuraavat asetukset:
Huom: Asetukset näkyvät pääkäyttäjälle vasta, kun lisäpalvelun tilaus on tehty ja toiminnot on aktivoitu.

• Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Yhteiset asetukset" -> "Varausten maksaminen ennakkoon".
  
  

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksunvälittäjäksi valitaan Paytrail.
3 - 4) Kohtaan Paytrail kauppiastunnus ja Paytrail kauppiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Paytraililtä. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat vanhat Checkoutin testitunnukset (joiden pitäisi toimia myös Paytrailin kanssa).
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksunvälittäjäksi valitaan Paytrail.
3 - 4) Kohtaan Paytrail kauppiastunnus ja Paytrail kauppiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Paytraililtä. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat vanhat Checkoutin testitunnukset (joiden pitäisi toimia myös Paytrailin kanssa).
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

Maksupalveluista

Netvisor- rajapinta-avaimet luodaan itse Netvisorin hallinnan kautta.
Ropo - kysytään heidän asiakaspalvelusta.
Maventa - näkyy heidän hallinnassa:


Talenom - pyydettävä/toimitetaan heidän toimesta.

Viestiasetusten yhteenveto

Nettivaraus - Asiakkaan saamat viestit

• Kun asiakas tekee varauksen nettivarauksen kautta järjestelmä lähettää automaattisesti:
  • Varauksen vahvistusviestin asiakkaalle
  • Varauksen muistutusviestin asiakkaalle (ajanvarauksen asetukset ja asiakkaan valinta huomioon ottaen)
  • Varauksen peruutusvahvistuksen

xx

Sähköpostiasetukset

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Massaviestien lähettämistä tukee nyt myös uusi Eneroc Supermailer -palvelu.

• Eneroc Supermailer -palvelun käyttö massapostitukseen on luvallista, jos sitoutuu noudattamaan sääntöjä, joiden mukaan massapostitusta saa tehdä vain niille asiakkaille, jotka ovat antaneet siihen markkinointiluvan.
• Suurin sallittu viestikoko on 10 MB, mukaanlukien liitteet.
• Jos viesti lähetetään useammalle kuin yhdelle käyttäjälle, ja yhden vastaanottajan sähköpostiosoite ei ole validissa muodossa, eli: käyttäjänimi@domain. (esimerkiksi example@example.com) koko viesti hylätään vaikka kaikki muut sähköpostiosoitteet olisivat valideja.
• Viestissä voi olla korkeintaan 50 vastaanottajaa, mukaanlukien Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio -rivit. Jos viesti on lähetettävä useammalle kuin 50 vastaanottajalle, vastaanottajat on pilkottava pienempiin ryhmiin, Max 50, ja viesti on lähetettävä erikseen jokaiselle ryhmälle.
• Jos markkinointiviestejä lähetetään ilman asiakkaan lupaa tai muuten sääntöjen vastaisesti, palvelun käyttö voidaan katkaista.

Katso myös ohje: Markkinointiluvan käyttö viestinnässä

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Recall-varaus

• Asiakkaalle voi tehdä varauksen, jolla hänet kutsutaan uusintakäynnille vaikkapa 12 kk kuluttua.
• Varauksen vahvistuviestin lähettäminen tapahtuu joko automatisoidusti, heti varauksen teon jälkeen tai manuaalisesti, tarkastellen vaikkapa viikottain tai kuukausittain seuraavan kuun kalenterissa olevia recall-varauksia.
• Varausmuistutukset lähtevät samalla tavalla kuin normaalivarauksissa, eli varausasetusten määrittelemällä tavalla.
• Recall-varaus poikkeaa normaalivarauksista jonkin verran. Sen käytön päävaiheet ovat:

1. Asiakaspalvelija tekee varauksen Ajas Touchissa ja merkitsee varauksen olevan Vahvistamaton recall-varaus.
2. Varauksesta lähtee asiakkaalle varausvahvistus asiakaspalvelijan valitsemalla tavalla.
3. Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi itse vahvistaa asiakaspalvelijan tekemän recall-varauksen.
4. Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen.

Recall-varauksen tekeminen varausnäkymässä
1) Oikea-klikkaus varauksen päällä avaa toimintoja. Rastita kohta: "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Tähtimerkki ilmestyy varauksen päälle. Tähtimerkkiä käytetään myös näkymän kahdessa muussa lisätoiminnossa. Hiiren vieminen merkin päälle näyttää mitkä vaihtoehdot on rastitettu päälle.

Recall-varauksen tekeminen varauslomakkeella
1) Klikkaa kynän kuvaa varauslomakkeen yläosassa ja rastita kohta "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Kun rasti on asetettu paikalleen, sama teksti näkyy nyt varauslomakkeen yläosassa.
3) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksen tekemisestä/muutoksesta vahvistusviesti asiakkaalle. Huom: Jos haluat, että asiakas vahvistaa varauksen itse asiakasnäkymässä, hän tarvitsee vahvistusviestin ja siinä olevan varausnumeron.
4) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksesta muistutusviesti asiakkaalle toimipisteen ajanvarauksen asetusten mukaisesti.

Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi vahvistaa recall-varauksen asiakasnäkymässä, kohdassa Omat varaukset. Varaus haetaan varauskoodilla, jonka hän on saanut varausvahvistuksessa. Jos kirjautuminen on käytössä, varausta voi hakea myös nimellä.
Huom: NV5 Asiakasnäkymä on päivitettävä uusimpaan versioon. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä asiakaspalveluun.

1) Varaus vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista recall-varaus".
2) Asiakas voi myös peruuttaa varauksen.
3) Varauksen peruutusta varten asiakkaan on syötettävä oma sukunumi tähän kenttään.

Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen ottamalla rastin pois.

Recall-varauksen viestit

1. Vahvistus varauksen teon yhteydessä.
2. Vahvistus myöhemmin valittuna ajankohtana.
3. Muistutusviestit

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ennakkomaksut

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

• Jos asiakas suorittaa maksun onnistuneesti ilman keskeytyksiä, avautuu hänelle seuraava näkymä hänen palatessaan Nettivaraus.-sivulle:

• Jos maksussa on ilmennyt ongelmia tai asiakas on keskeyttänyt maksun näyttää sivu seuraavaa: (vaadittu vai ei?)

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Jos asiakas syöttää väärän lahjakortin koodin, ilmestyy sivulle täyttökohdan viereen teksti "Lahjakorttia ei löytynyt".
• Asiakkaalle näytetään seuraava näkymä, jos maksu lahjakortilla onnistuu:

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• • Huom. Jos asiakas valitsee "Maksa paikan päällä", ei hänen ole enää mahdollista painikkeen painalluksen jälkeen palata suorittamaan ennakkomaksua.

• Jos asiakas painaa Maksa paikan päällä -painiketta, eikä ainoastaa sulje ikkunaa, näkyvät varatun ajan tiedot seuraavan näkymän yläreunassa.
  

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Jos maksu onnistuu, tulee näytölle teksti "Varaus maksettu onnistuneesti, kiitos maksusta. Varauksen tiedot:"
  
  • Asiakkaan on mahdollista nähdä kuitti tapahtumasta painamalla "Avaa tulostettava kuitti". Kuitti avautuu uuteen ikkunaan PDF muodossa.

• Jos maksu epäonnistuu esimerkiksi siksi, että asiakas keskeyttää maksun, tulee näytölle tieto siitä.
  
  • Asiakkaan ei ole mahdollista palata maksamaan varausta vaan varaus tulee suorittaa uudelleen. Varaus poistuu myös Ajas Touchista.
    

Asetukset: Sähköpostiasetukset

Mozilla Thunderbirdin käyttö

Olet tarkistanut että sähköpostiasetukset pitäisi olla oikein ja olet suorittanut muut mahdolliset palvelun vaatimat toimenpiteet sähköpostin käyttämiseen kolmannen osapuolen sovelluksiin, mutta asetusten testaus ei näytä onnistuvan. Testaa seuraavaksi tukeeko oma palvelu ja/tai tunnukset sähköpostin lähettämistä jonkin yleisen kolmannen osapuolen järjestelmästä.

Esimerkiksi Mozillan Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, jonka avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja. Se on sopiva järjestelmä sähköpostin toimivuuden tarkistamiseen.

Ohjelman voi ladata täältä: Lataa Thunderbird.

Sen käyttöönotto on helppoa. Voit tarkistaa ohjeet sähköpostitilin asetusten määrittämiseen täältä: Käyttöönotto.

Kun olet ottanut Mozilla Thunderbirdin käyttöösi, voit testata sen toimivuutta lähettämällä sähköpostin ohjelman kautta (Write-painike yläreunassa). Jos lähetetty viesti saapuu perille, ei ongelman pitäisi olla sähköpostissasi.

Vapaiden aikojen pikahaku

OHJE EI OLE VALMIS

• Pikahaku-toiminnon avulla pystyt hakemaan seuraavia vapaita aikoja.
• Toiminto löytyy kalenteri-ikonin takaa järjestelmän yläpalkista. Yläpalkki näkyy samanlaisena jokaisessa näkymässä, joten toiminto ei ole rajoittunut pelkkään varausnäkymään.

1. Ensin sinun tulee valita toimipiste.
2. Tämän jälkeen voit valita haluamasi työntekijän. Myös kaikkien työntekijöiden vapaiden aikojen tarkastelu on mahdollista.
3. Voit myös valita tarkasteluajankohdan alkupäivän. Järjestelmä asettaa alkupäiväksi sen hetkisen päivämäärän automaattisesti. Järjestelmä näyttää automaattisesti valitusta päivämäärästä viikon eteenpäin.

• Rullaamalla tarjottujen aikojen loppuun voit pidentää aikarajaa viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

• Pikahaku näyttää päivän aukioloajat tai vuoron, jos työntekijällä ovat työvuorot käytössä.

• Jos valitsemallesi työntekijälle ei löydy vapaita aikoja valitulle viikolle, etsii järjestelmä kahden kuukauden ajalta vapaita aikoja.
• Pystyt tämän jälkeen itse etenemään aina viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

Kaikki työntekijät

• Painamalla Näytä kalenterissa -sarakkeen kalenteri-ikonia siirryt Varausnäkymän päivänäkymään tarkastelemaan valitsemasi päivän vapaita aikoja.
• Voit tehdä varauksen samalla tapaa kuin normaalistikin Varausnäkymässä
  • Ohjeet varauksen tekemiseen: Asiakasvaraus -näkymä

Valittu työntekijä

• Jos olet valinnut tietyn työntekijän voit 1. siirtyä suoraan tekemään varausta varauslomakkeella valitulle päivälle painamalla +-painiketta tai 2. siirtyä tarkastelemaan valittua päivää Varausnäkymään.

1. Jos siirryt suoraan varauslomakkeelle, valitse vähintään haluttu palvelu ja asiakas.

• Järjestelmä asettaa palvelun alkamisajankohdaksi valitun päivän ensimmäisen vapaan ajan.
  • Jos siis vapaita aikoja on ollut esimerkiksi aikavälillä 8-16, asettaa järjestelmä valitun palvelun alkamaan klo 8.
  • Jos haluat asettaa varauksen alkamisajankohdaksi jonkun muun kellonajan, valitse se alasvetovalikosta, jonka saat näkyviin painamalla Alkaen -kohdan 8:00 (tässä tapauksessa).
  • Järjestelmä muuttaa varauksen päättymisajan automaattisesti palvelun mukaan.

2. Jos siirryt Varausnäkymään, valitse haluamasi ajankohta klikkaamalla sitä kalenterin päivänäkymässä. Voit suorittaa varauksen loppuun pikatoiminnolla tai varauslomakkeella.