Ero sivun ”Käynnit” versioiden välillä

Nykyinen versio 5. heinäkuuta 2024 kello 08.41

Käynnin lisäys

Käyntejä voidaan lisätä kahdella eri tavalla:

1. Varauksesta tehdään käynti, jolloin käynnin tiedot tulevat suoraan varauksen tiedoista.
2. Itsenäisesti, varauksista riippumattoman käynnin.

Käyntien luominen kannattaa, vaikka et käyttäisikään järjestelmän laskutus- tai kassatoimintoja, koska monet raportit perustuvat käynteihin.

Esimerkkejä:

1.1. Käynnin lisäys varauslomakkeelta

1.2. Käynnin lisäys varausnäkymässä ilman varauslomakkeen avaamista

1) Klikkaa varauksen päällä hiiren oikealla korvalla.
2) Paina "Luo käynti"

1.3. Käyntien lisäys varauslistassa massatoimintona

Katso ohje: Varauslistan edistyneet toiminnot

2.1. Käynnin lisäys Käynnit-sivulta ilman varausta

2.2. Käynnin lisäys asiakaskortilta ilman varausta

Lisäksi terveydenhuollon toimialaversioissa käynnin voi luoda myös Potilaskertomuslomakkeelta.

Itsenäisesti tehdyn käynnin liittäminen varaukseen

Käyntilomakkeella on nyt mahdollista tehdä liitos varaukseen myös jälkikäteen. Esimerkki:

• Kalenterissasi on varaus asiakkaalle pvm 6.6.2023
• Syystä tai toisesta käynti on tehty myöhemmin 8.6.2023 ja se on tehty itsenäisesti niin että se ei perustu varaukseen

Avaa käynti ja valitse Liitä varaukseen -kohdasta varaus pvm 6.6.2023 ja tallenna.

Näin ollen esimerkiksi varausnäkymässä varaukseen tulee näkyviin "Varauksesta on luotu käynti" -ikoni sekä käynnin maksun tilat.

Käyntilomakkeen käyttö

Käyntilomakkeilla hallinnoidaan käyntejä ja niihin liittyviä maksuja.

1. Valitse käynnille Päivä, Asiakas, Toimipiste ja Asiakaspalvelija. Jos käynti on luotu varauksen pohjalta, nämä tiedot ovat täytettyinä automaattisesti.
   Valitse maksaja -kenttään voi määritellä käynnin maksajan, jos halutaan suorittaa maksun siirto toiselle maksajalle. Katso ohje: Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle.
   Liittyy varaukseen ilmoittaa mistä varauksesta (ID numero) käynti on tehty. Jos käynti on tehty ilman varausta, tässä näkyy valitsin millä sen voi liittää haluttuun varaukseen. Oletuksena toimipiste- ja työntekijätiedot lukkiutuvat olemaan samat kuin varauksessa. Katso myös ohje: Kuinka voin vaihtaa varauksesta tehtyyn käyntiin eri toimipisteen tai asiakaspalvelijan
   
   




2. Suoritetut toimenpiteet ja Havainnot eivät ole pakollisia täytettäviä kenttiä, mutta niitä voi käyttää asiakastietojen paikalliseen kirjaamiseen tai esimerkiksi muistiinpanovälineinä tulevia käyntejä varten . Käynnin potilaskirjaukset (terveydenhoitoalan toimialaversiot) suositellaan tehtäväksi Asiakaskortin Potilaskertomus -osioon. Katso ohje Potilaskertomus




3. Palvelut ja myynti -osioon listataan käyntiin liittyvät tapahtumat kuten annettu palvelu tai tuotemyynti. Lisätäksesi palvelun valitse ensin "Palvelu" vasemmasta alasvetovalikosta ja sen jälkeen haluttu palvelu toisesta valikosta. Varauksen pohjalta luodussa käynnissä palvelut on automaattisesti lisätty käyntilomakkeelle.
   
   Käynnin yhteydessä voidaan myös myydä tuote. Valitse vasemmanpuoleisimmasta alasvetovalikosta ensin "Tuote" ja sen jälkeen haluttu tuote toisesta valikosta. Valinta "Muu" mahdollistaa sellaisen tuotteen tai palvelun myymisen, jota ei ole ennalta määritelty järjestelmään.
   
   Palveluiden tai tuotteiden hintaa ja arvonlisäveron osuutta voidaan muokata järjestelmään tallennetuista oletuksista. Kirjattu rivi voidaan lisätä käynnille klikkaamalla keltaista + -painiketta. Vastaavasti rivejä voidaan poistaa punaisella "Poista"-napilla.
   
   Kun palvelu tai tuote on jo lisätty käyntiin, sen hintaa voi edelleen muokata painamalla "Muokkaa hintoja riveittäin". Jos käynnissä on tehty maksunsiirtoja toiselle maksajalle, siirretyn osuuden muutos tulee näkyviin vasta käynnin tallennuksen jälkeen.
   
   Huom: Vain ne palvelut on valittavana, jotka on liitetty kyseiselle työntekijälle.
   Huom: Vain ne tuotteet on valittavana, joissa on varastosaldoa kyseisessä toimipisteessä (Normaali tuote) tai jotka ovat tyyppiä Aineeton tuote tai Normaali tuote (salli negatiivinen varasto).




4. Maksut -osiossa hallinnoidaan käynnin maksamista. Maksun suuruus voi olla pienempi tai yhtä suuri kuin maksettavaksi määritetty kokonaishinta. Maksu voi koostua useista pienistä, eri maksutavoilla tehdyistä maksuista. Huomaa, että käynti on tallennettava järjestelmään ennen maksusuoritusten lisäystä. Maksuvaihtoehtoja ovat:
   
   • Laskuta: Toiminto avaa laskulomakkeen. Katso myös: Laskulomakkeen käyttö
     
   • Maksa lahjakortilla: Toiminto avaa uuden lomakkeen, jossa käyntiin sopivia lahjakortteja voi hakea ja valita järjestelmästä. Katso myös: Maksu lahjakortilla
     
   • Kassa: Toiminto avaa Kassa-lomakkeen, jossa valitaan maksutavaksi Käteinen, Kortti tai Oma maksutapa.
     
   • Pikamaksu Käteismaksu: Toiminnolla voi suorittaa pikamaksun käteisellä, ilman että Kassa-lomaketta täytyy avata.
     
   • Pikamaksu Korttimaksu: Toiminnolla voi suorittaa pikamaksun kortilla.
     
   • Oma maksutapa: Toiminnolla voi valita omassa käytössä olevia muita maksutapoja. Maksutapojen lisäys tapahtuu Maksutavat-näkymässä. Jos omia maksutapoja on useita, valitse oikea Käynti-lomakkeella olevan painikkeen pudotusvalikosta. Katso myös: Maksutavat
     
   • Lisää jälkilaskutukseen Kun käynti lisätään jälkilaskutukseen, siinä olevat palvelut ja myynti jää odottamaan laskutusta. Näin ollen asiakkaalle voi tehdä myöhemmin koontilaskun, johon sisältyy useamman käynnin tapahtumat. Odottamassa olevat tapahtumat laskutetaan laskulomakkeella, käyttämällä "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -toimintoa. Laskulomakkeen käyttö
     
   Toinen Ajas-ohjelman prosessi, joka mahdollistaa koontilaskutuksen, on Asiakasryhmät. Asiakasryhmän maksaja on tavallisesti yritys, ja koontilasku muodostuu palvelun saaneiden asiakkaiden maksujen siirroista: Maksun jakaminen ja siirto toiselle asiakkaalle.
   Asetetun asiakasryhmän voi myös poistaa tai vaihtaa tilapäisesti käyntilomakkeella, jos asiakas haluaakin maksaa tämän käynnin itse. Asiakasryhmän poisto tai vaihto käyntilomakkeella.
   
   Lisää ohjeita eri maksutavoista kohdassa Maksut.




5. Kun käynti on maksettu, tässä osiossa näkyy siihen liittyvät maksutapahtumat.
   
   • Näytä -painikkeesta voi avata maksutapahtumaan liittyvän lomakkeen, kuten Laskun tai maksun kassassa. "Odottaa laskutusta" -tyyppisessä tapahtumassa ei ole Näytä-toimintoa, koska tapahtumaa ei vielä ole tulostettu laskulle.
   • Poista -painikkeen avulla voit poistaa käynnistä maksutapahtuman. Järjestelmä luo tapahtumasta hyvityksen Maksut -näkymään. Jos maksutapa on "Lasku", sitä ei voi poistaa maksutapahtumana käyntilomakkeelta. Sen voi poistaa siten, että poistaa koko Käynnin tai avaa laskulomakkeen.
   • Kassalla maksetun maksutapahtuman ja maksun päivämäärän muuttaminen. Katso ohje: Maksun päivämäärän muuttaminen




6. Käyntilomakkeen alapalkista löytyy perustoiminnot, kuten Tallenna ja Sulje.
   
   • Käynti poistetaan järjestelmästä painamalla Poista -painiketta. Jos käyntiin liittyy jo maksutapahtuma, järjestelmä pyytää vahvistamaan, että haluat poistaa sekä käynnin että maksut.
     
   • Muokattu viimeksi -painikkeen alta näkyy käyntiin tehdyt muutokset ja muutoksen tekijä. Myös katselutiedot on haettavissa valitsemalla tapahtumalokissa "Näytä myös katselutapahtumat" ja painamalla "Hae lokimerkinnät".
     
   • Tulosta kuitti -osiossa on nuolen alla eri vaihtoehdot kuitin tulostamiselle:
     • Tulosta A4 kuitti selaimessa
     • Tulosta A4 kuitti PDF-tiedostoon
     • Tulosta 80 mm kuitti selaimessa. Katso myös ohje: Kuittitulostus 80 mm
     • Tulosta 80 mm kuitti PDF-tiedostoon
     • Lähetä kuitti sähköpostilla. Edellyttää, että sähköpostiasetuksien asettamista.
   • Tulosta lomakkeita -painike avaa näkymän, josta voi toimialoittain tulostaa käyntikohtaisia lomakkeita kuten Kela-lomakkeet.
     
   
   
   

Käynnin muokkaaminen maksun jälkeen

Yleisohje tilanteisiin, joissa käyntiä ja siinä olevia maksuja on muokattava jälkikäteen:

- 1) Poista ensin maksu(t) käynnistä
- 2) Tee tarvittavat muokkaukset
- 3) Tee tämän jälkeen uusi maksu.

Katso myös ohje: Miksi Maksusuoritus tällä laskulla on eri kuin laskun loppusumma?

Käynnit lista

Järjestelmässä olevat käynnit näkyvät Käynnit-sivun listassa. Käyntejä voi suodattaa useammalla eri tavalla.
1) Valitse tarkasteltava aikaväli.
2) Jos käytät asiakasryhmiä, voit suodattaa käyntejä asiakasryhmittäin. Katso myös ohje: Asiakasryhmät
3) Toiminnot-painikkeen alta löytyy rastitettava kohta "Edistyneet toiminnot". Jos tämä on valittu, listaan tulee näkyviin joitakin lisätoimintoja, kuten Valinta-painikkeet (kohta 8), Tulosta valitut -painike (kohta 11) ja Kalenteri-ikonit (kohta 9e).
4) Käynnin voi tehdä ns. irtokäyntinä painamalla "Lisää käynti". Käynti tehdään silloin ilman varausta. Usein käytetty tapa on tehdä käynti varauslomakkeelta painamalla Lisää käynti. Silloin varauksen tiedot siirtyvät suoraan käyntiin.
5) Voit suodattaa listaa asiakkaan nimellä.
6) Voit suodattaa listaa työntekijän ja toimipisteen valinnalla.
7) "Lisätiedot" -valinnalla voit hakea poistettuja käyntejä tai käyntejä maksun tilan mukaan. Jos Lisätiedot-hakua käytetään eli valitaan muu vaihtoehto kun Kaikki, haun aikaväli rajoitetaan 31 päivään. Pidemmän aikavälin tarkastelu on tehtävä esim. kuukausi kerrallaan.
8) Valinta-painikkeet tulevat näkyviin, jos kohdan 3) Toiminnot-painikkeen alla on valittu Edistyneet toiminnot. Vihreä - Valitsee kaikki, Valkoinen - Poistaa kaikki valinnat. Rivikohtaisen valinnan voi tehdä siirtämällä liukukytkin asentoon Kyllä.

Käynnit -listassa olevat ikonit kertovat käynnin maksun tilasta. Lisätiedot -sarakkeen Euro-merkit kertovat seuraavaa:
9a) Oranssi - Käynti on osittain maksettu.
9b) Pinkki - Käynti odottaa laskutusta.
9c) Keltainen - Käynti on laskutettu.
9d) Punainen - Käyntiä ei ole maksettu.
9e) Vihreä - Käynti on maksettu kokonaan.
Kalenteri-ikoni: Käynti-rivillä oleva kalenteri-ikoni tarkoittaa sitä, että käynti on tehty varauksesta. Varauksen päivämäärä tulee näkyviin viemällä hiiri ikonin päälle. Ikonit tulevat näkyviin vain, jos kohdan 3) Toiminnot-painikkeen alla on valittu Edistyneet toiminnot.
10) Vie CSV-tiedostoon - painike tulostaa kaikki käynnit CSV-tiedoston. Tulostus noudattaa näkymän normaalisuodatuksia, mutta "Valittu" -painikkeet ei toistaiseksi vaikuta tulosteeseen.
11) Tulosta valitut -painike: Toiminnolla voi tulostaa valituista käynneistä PDF-tiedoston, joka sisältää seuraavat Käynnin tiedot: Päivä, Toimipiste, Asiakaspalvelija, Palvelu, Toimenpiteet ja Havainnot.
Tiedoston voi tehdä asiakaskohtaisesti. Jos asiakas on valittu, voi joko tulostaa asiakkaan kaikki käynnit tai valita ne käynnit, jotka halutaan sisältyvän. Asiakaskohtaiseen tiedostoon tulostuu lisäksi asiakkaan perustietoja.

Usean välilehden käyttö

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 7/2024.

Ajas Touchiin on lisätty joidenkin toimintojen yhteyteen mahdollisuus tarkastella lomaketta uudella välilehdellä. Käynti-lomake on yksi niistä.

Katso ohje: Usean välilehden käyttö

Alennusprosentin käyttö Käynti -lomakkeella

Jos normaalihintaisesta palvelusta halutaan antaa alennus Käynti-lomakkeella, sen voi tehdä muokkaamalla hintoja käyntiriveittäin. Alennusprosentin voi muokata käyntiin myös sen jälkeen, kun käynti on jo tallennettu.

Alennusprosentin (Ale %) muokkaus edellyttää, että se on sallittu tilin yhteisissä asetuksissa.

• Avaa: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Yleiset asetukset -laatikko.
• Valitse: Salli alennus käyntiriveillä: Kyllä.
  
  

• Aloita tekemään käyntiä normaalilla tavalla ja paina "Muokkaa hintoja riveittäin".
  
  

• Lisää alennusprosentti ja paina "Vahvista hinnat".
  
  

• Alennettu hinta näkyy nyt tässä käynnissä.