Ero sivun ”Varausten synkronointi ulkoisen kalenterin kanssa” versioiden välillä

Versio 8. syyskuuta 2025 kello 12.12

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 27 alkaen, 9/2025.

Päivitämme uutta ohjetta.

Google Calendar synkronointi

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 27 alkaen, 9/2025.

Päivitämme uutta ohjetta.

Mircrosoft Outlook synkronointi

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 27 alkaen, 9/2025.

Päivitämme uutta ohjetta.

Varausten synkronoinnin versio 2015 -ohjeet

Synkronoinnin vanhemman version, v. 2015 ohjeet löytyvät täältä.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin, jos olet tilannut Ajas Nettivaraus -, Ajas Pro - tai Ajas Premium -paketin.
• Google-synkronointi -toiminnot voidaan lisätä Ajas Asiakashallinta -pakettiin tilaustyönä.
• Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Työntekijä, joka synkronointia haluaa käyttää, on oltava varattavissa myös nettivarauksessa. Ohjeen kohta "Näytä nettivarauksessa: Kyllä" Työntekijän liittäminen toimipisteeseen. Kun työntekijä näkyy nettivarauksessa, synkronointi on käytettävissä ja myös hänen hallinnan kautta tehdyt varaukset synkronoituvat.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .
  • Alkusynkronointi voi kestää jonkin aikaa, jos työntekijällä on paljon varauksia.

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Ongelmia Google-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä.
Tarkista aina ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu(at)ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Aktivoi synkronointi uudelleen.
• Huom: Google-synkronoinnissa on tiedossa oleva ongelma: Jos 6 kuukauteen ei ole ollut mitään synkronoitavaa, autentikointi vanhenee ja synkro katkeaa. Aktivoi synkronointi uudelleen.

Synkronointi Microsoft Exchangeen

Ajas Touchin Exchange-synkronointi mahdollistaa merkintöjen siirtämisen kaksisuuntaisesti Ajas Touchin kalenterista omaan kalenteriin, sekä vuorojen avaamisen oman Outlook-kalenterin kautta.

Exchange-synkronointi uudistui lokakuussa 2020, jonka johdosta myös vanhojen käyttäjien on kirjauduttava ja aktivoitava synkronointi kerran uudelleen. https://blog.ajas.fi/2020/10/exchange-synkronoinnin-kirjautuminen-uusittava/

Exchange synkronoinnista on käytettävissä kaksi eri versiota riippuen tukeeko käytettävä exchange palvelin OAuth 2.0 kirjautumista.

• Microsoftin Office365 palvelu tukee vain OAuth 2.0 kirjautumista.
• Omaa exchange palvelinta käytettäessä kirjautuminen tapahtuu EWS rajapinnan kautta käyttäjän omilla tunnuksilla tai sovellussalasanoilla.
  

Kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty.

Synkronointi tapahtuu yhden Ajas Touch -työntekijän ja yhden Outlook tunnuksen/kirjautumistunnuksen välillä. Synkronointi jaettuun kalenteriin ei toistaiseksi ole tuettu.

Sekä yksisuuntainen että kaksisuuntainen synkronointi on mahdollista.

Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme. Omaa exchange palvelinta käytettäessä tarvitsemme myös palvelinosoitteen käyttöönottoa varten.

Jos käytätte Microsoft Office 365 palvelua, 1-suuntaisen synkronoinnin (Ajas-kalenteri -> Outlook kalenteri) voitte ottaa käyttöön itse ilman lisämaksua. 2-suuntaisen synkronoinnin käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme, ja se on lisämaksullinen palvelu.

Synkronoinnin aktivoiminen

1. Avaa: Käyttäjäprofiili -> Kalenterin synkronointi -> Hallitse Exchange-synkronointia.

2. "Ota käyttöön Microsoft Exchange" -painike on aktiivinen (vihreä), kun käyttöönotto on mahdollista. Paina tästä.

Jos olet samaan aikaan kirjautuneena Microsoft-tilillesi, oma sähköpostiosoitteesi löytyy valmiiksi yllä olevan näkymän yläreunasta.
Jos et ole kirjautuneena Microsoft-tilillesi, sinua pyydetään syöttämään Microsoft-tilin tunnukset ennen tätä vaihetta.

3. Kaikkien käyttäjien on vahvistettava, että sovellukselle annetaan oikeus kalenteriin "Have full access to your calendars". Paina "Yes".

Alkusynkronointi alkaa. Odota. Alkusynkronointi voi kestää hyvinkin kauan riippuen siitä kuinka paljon tapahtumia järjestelmä käy läpi. Järjestelmä synkronoi vain tulevia tapahtumia.

4. Kun synkronointi on otettu käyttöön onnistuneesti, Microsoft Exchangen tila on muuttunut olemaan "Synkronointi on aktiivinen". Käyttöönoton jälkeen synkronointi tapahtuu automaattisesti vain muutaman minuutin viiveellä.

Huom: Jos synkronointi otetaan pois päältä ja aktivoidaan uudelleen, synkro ei välttämättä kysy sähköpostia/salasanaa uudelleen. Kysely tapahtuu Microsoftin päässä, kun sovellukselle annetaan lupa käytttää Office365 -tiliä ensimmäisellä kerralla. Jos käyttäjä on jo kirjautuneena Officeen kun aktivoi synkron uudelleen, samoja lupia ei kysytä enää uudelleen, koska ne on jo myönnetty.

Microsoft-tilin käyttäjäoikeudet

Käyttäjä jolla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia

Jos yrityksen Microsoft-tilillä on erillinen pääkäyttäjä, esimerkiksi IT-osasto, käyttäjällä ei välttämättä ole oikeuksia itse lisätä Ajas Exchange Sync -sovellusta. Käyttäjälle näkyy seuraava "Need admin approval" -ilmoitus. Käyttäjä ei pääse jatkamaan tästä eteenpäin vaan hänen on otettava yhteys yrityksen pääkäyttäjään.

Käyttäjä jolla on pääkäyttäjäoikeudet

Yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä käytön koko organisaatiolle alla olevasta linkistä. Linkki ei käynnistä synkroa, mutta sen avulla voi hyväksyä sovelluksen käyttämisen organisaatiossa. https://exchange-services.ajas.fi/?admingrant=1&lid=admin

Kirjautumisen jälkeen "Permissions requested" -ikkuna avautuu.

Pääkäyttäjä lisää käyttöoikeudet painamalla "Consent on behalf of your organization" - "Accept".
Kun pääkäyttäjä on lisännyt käyttöoikeuden, muut käyttäjät voi nyt ottaa käyttöön synkronoinnin omilla tunnuksilla , kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaan.

Outlook - ja Ajas Touch kalenterin käyttö

Kaksisuuntainen synkronointi

• Kun kaksisuuntainen synkronointi on käytössä, Outlook-kalenterissa tehdyt merkinnät näkyvät Ajas Touchissa taukoina. Niillä voi siis estää varausten tekemisen sellaisiin kohtiin, jossa Outlook-kalenterissa on jo varaus. Merkinnän sisältö ei siirry Ajas Touchiin.
• Jos Outlook-kalenteriin on tehty toistuva merkintä, toistaiseksi vain ensimmäinen merkintä synkronoituu Ajas Touchiin. **)
• Ajas Touchista Outlook-kalenteriin siirtyy varauksen tiedoista: Asiakkaan nimi ja puhelinnumero.
  
  

Huom: **) Pyynnöstä, voimme tehdä tilikohtaisen asetuksen, jossa kaikki toistuvat merkinnät siirtyvät Ajas-ohjelmaan, mutta niiden poistaminen Outlookista ei poista niitä Ajas-ohjelmasta.

Varausten ja merkintöjen poistaminen

• Ajas Touchista synkronoituja varauksia voi poistaa Outlookissa, mutta se poistaa ne vain Outlookissa ja ei poista varausta Ajas Touchissa.
• Outlookista synkronoituja merkintöjä voi poistaa Ajas Touchissa, mutta se poistaa ne vain Ajas Touchissa ja ei poista merkintää Outlookissa (räätälöintimahdollisuus olemassa).
• Ajas-järjestelmässä tehty varaus joka poistetaan joko Ajas Touchissa tai asiakas poistaa sen itse Nettivarauksen kautta: Varaus näkyy edelleen Outlookissa ja sen otsikkoon lisätään merkintä (Poistettu Ajas-järjestelmästä). Jos vanha merkintä-otsikko oli "Nettivaraus" on se poistamisen jälkeen "(Poistettu Ajas-järjestelmästä) Nettivaraus". Poistetun varauksen voi halutessaan poistaa itse myös Outlookista, mutta jos Outlook kalenteria käytetään pääasiallisena välineenä hallinnointiin, se on ehkä parempi jättää näkyviin, koska muuten ei jäisi mitään tietoa siitä, että siinä on varaus joskus ollut.

Luo työvuoroja
Exchange synkronoinnin on mahdollista asettaa luomaan työvuoroja Ajas-järjestelmään.

Se toimii niin, että Outlook-kalenterissa luodaan merkintä jonka tyyppi on "Vapaa". Synkro luo samankokoisen työvuoron työntekijälle Ajas -kalenteriin. Tämä mahdollistaa varattavien aikojen avaamisen Outlookissa ilman, että niitä tarvitsee muokata Ajas Touchissa. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Kytkemme sen päälle. Oletuksena tyyppi "Vapaa" luo Ajas-ohjelmaan taukoja.

Vuorot toimivat vain yksisuuntaisesti Outlookista Ajas Touchiin.
Ajas Touchissa tehdyt tai muokatut työvuorot eivät siirry tai tee mitään merkintöjä Outlookissa.

1. Tyyppi "Vapaa" - luo työvuoron Ajas Touchiin, jos olet pyytänyt ominaisuuden käyttöönottoa. Muussa tapauksessa se luo tauon.
2. Tyypit "Työskentelee muualla", "Alustava", "Varattu" ja "Poissa" - luovat tauon.

Ongelmia Exchange-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä tai Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia. 
Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin keskeytyneestä synkronoinnista käyttäjän sähköpostiin, otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi keskeytynyt".

Tarkista aina nämä kohdat ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 2).
  
  

2) Ota synkronointi käyttöön uudelleen

• Ota synkronointi käyttöön uudelleen, kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaisesti. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen". Tämä voi joskus kestää hieman pidempään. Älä poistu sivulta ennen kuin olet nähnyt, että teksti muuttuu vihreäksi, ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen".
• Jos synkronointi ei mene päälle, ja teksti on edelleen punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.

Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin "Ajas Exchange-synkronointi palautunut". Tämä lähetetään käyttäjän sähköpostiin, kun synkronointi on palautunut.

Otsikko 4