Login Logout
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Työntekijät

Työntekijän lisääminen

  • Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa "Lisää työntekijä" -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
  • Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
  • Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.
  • Huom: Videon käyttöliittymäkuvat ovat vanhemmasta Ajas Touch -versiosta, mutta perustoiminto on edelleen sama.




Lisäresurssien tilaaminen

Tilaa-lisaa-resursseja.jpg

Kun olet tehnyt Ajas-tilauksen, saat automaattisesti käyttöösi yhtä monta työntekijäresurssia, kuin tilauksessa on ollut. Jos Ajas-tilauksessasi on esimerkiksi 5 käyttäjäresurssia, ja olet jo lisännyt järjestelmään 5 työntekijää, Työntekijät -listaan ilmestyy painike "Tilaa lisää resursseja".
Huom: Lisätilauksen voi tehdä vain järjestelmän pääkäyttäjä.

Tilauslomake avautuu:

Tilaa-lisaa-resursseja2.jpg

1) Valitse tilattavien lisäresurssien määrä.
2) Sähköpostiosoitteen kenttään tulostuu automaattisesti kirjautuneen käyttäjän (pääkäyttäjän) sähköpostiosoite. Sen voi muuttaa myös muuksi.
3) Klikkaa lopulta "Lähetä tilaus".

Järjestelmä lähettää vahvistusviestin tilauksen tekemisestä ja kun tilaus on käsitelty, saatte toisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan että voitte nyt lisätä uudet työntekijät järjestelmään.


Uuden työntekijän lisääminen

Lisää-tyontekija-uusi2.jpg

Täytä työntekijän perustiedot lomakkeelle:
1) Työntekijän etunimi ja sukunimi.
2) Työntekijän puhelinnumero ja sähköposti. Sähköpostiosoite toimii myös työntekijän kirjautumistunnuksena, joten näin ollen sen on oltava henkilökohtainen/yksilöllinen osoite.

  • Jos työntekijällä ei ole henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, hänelle voi Käyttäjäprofiilissa asettaa myös Käyttäjänimen, mikä toimii kirjautumistunnuksena sähköpostin sijaan. Tässä tapauksessa hän ei kuitenkaan voi käyttää "Unohtuiko salasana" -toimintoja. Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle uuden salasanan tarvittaessa.

3) Työntekijän tittelin voi lisätä tähän. Tyyppi on oletuksena "Henkilö". Esimerkkejä tyypeistä alla:

  • Henkilö: Suurin osa Ajas-järjestelmän työntekijäresursseita ovat asiakaspalvelijoita eli henkilöitä.
  • Aineellinen resurssi: Muu resurssi, jolle tarvitaan oma varauskalenteri. Terveydenhoitoalalla se voi olla jokin mittauslaite, jota on vain yksi, ja järjestelmä huolehtii sen varaamisesta samanaikaisesti, kun työntekijälle varataan palveluaika. Tai se voi olla huone, joka varataan asiakkaan lepotilaksi heti työntekijälle varatun palvelun jälkeen. Esimerkit liittyvät Palvelu-lomakkeen Lisäpalvelu-toimintoon.
  • Työvuororesurssi: Tällä hetkellä käytössä huonevarausjärjestelmässä, jota käytetään esimerkiksi terveydenhoitoalan oppilaitoksissa. Työvuororesurssi on silloin hoitohuone, johon työntekijä avaa itselleen vuoron. Vasta sen jälkeen hänen henkilökohtaiset varattavissa olevat ajat näkyvät nettivarauksessa. Lisää ohjeessa: Työvuororesurssien käyttö

4) Työntekijän rooli, mihin on määritelty hänen käyttöoikeudet järjestelmässä. Vain pääkäyttäjä pystyy asettamaan ja muokkaamaan roolia. Katso myös ohje: Roolit
5) Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hän voi käyttää järjestelmää. Liitä toimipisteeseen -ohje löytyy alla kohdassa: Työntekijän liittäminen toimipisteeseen
6) Pääkäyttäjä voi lähettää työntekijälle kutsun sähköpostilla. Kutsun saatuaan työntekijä voi itse asettaa oman kirjautumissalasanan järjestelmään. Esimerkkikutsu löytyy täältä. Toinen vaihtoehto on, että pääkäyttäjä asettaa työntekijän ensimmäisen salasanan ja kommunikoi sen työntekijälle muulla tavalla.
7) Klikkaa lopuksi "Lisää työntekijä", jotta uusi työntekijä tallentuu järjestelmään.


Pääkäyttäjä asettaa työntekijän kirjautumissalasanan

Lisää-tyontekija-uusi3.jpg

1) Jos et halua lähettää työntekijälle kutsua sähköpostilla, Valitse "Ei".
2) Luo silloin itse työntekijälle ensimmäinen salasana tässä. Lähetä hänelle myös alkuperäinen tilausvahvistuksessa oleva Ajas Touch -kirjautumisosoite: Kirjautumistiedot


Työntekijä asettaa kirjautumissalasanan itse kutsun linkistä

Esimerkki kutsusta:
Kutsu-ajas-jarjestelman-kayttoon-1.jpg

Kun viestissä olevaa linkkiä painetaan, avautuu lomake, jossa salasana asetetaan.
Kutsu-ajas-jarjestelman-kayttoon2.jpg



Työntekijän liittäminen toimipisteeseen

"Liitä toimipisteisiin" -painiketta klikatessa avautuu uusi lomake, jossa on lisävalintoja.

Liita toimipisteeseen.jpg


1) Rastita kaikki ne toimipisteet, joihin työntekijä halutaan liittää.
2) "Näytä nettivarauksessa" -liukukytkin pitää olla asennossa "Kyllä", jos tässä toimipisteessä "Turku" työntekijä halutaan näyttää nettivarauksessa. "Ei" -asento ei näytä työntekijää nettivarauksessa.
3) "Piilota hallintanäkymässä" -asetus näyttää tai piilottaa työntekijän Ajas Touchin hallinnasta. Tämä on joskus parempi ratkaisu kuin työntekijän poistaminen kokonaan.
4) "Piilota kaikille yhteiset palvelut" - Jos yrityksessä tai yhdessä toimipisteessä on palveluja, jotka on liitetty kaikille työntekijöille, työntekijä voi tässä piilottaa ne näkymästä itseensä liitettynä nettivarauksessa.
5) Jos työntekijä maksaa työnantajalle tai omistajalle provisiota tai vuokraa, mikä lasketaan prosentteina myydyistä palveluista, %-määrän voi kirjoittaa tähän.
6) Jos työntekijä saa provision tai palkkion myymistään tuotteista, sovitun % määrän voi kirjoittaa tähän.

  • Provisio-raportti löytyy Ajas Touchissa kohdasta "Raportit" -> "Taulukot" -> Valitse raportiksi "Provisio" ja luo raportti muilla valituilla määreillä.
  • Provisiot näkyvät omassa sarakkeessa myös "Myynti" -raportissa.
  • Vinkki: Tuotteiden ja palveluiden provisioiden laskeminen on automaattista. Jos tarvitset samanaikaisesti sellaisia myyntitapahtumia, joihin provisioita ei haluta käyttää, voit käynnin ja maksun yhteydessä käyttää myynnin tyyppiä Muu. Tyypistä "Muu" ei lasketa provisiota. Esimerkkinä voisi olla vaikkapa laskutuslisä x euroa, joka jää aina kokonaisuudessaan "talolle".

7) Tallenna lomake aina muutosten jälkeen.

Työntekijän muokkaaminen

Kun työntekijä on luotu järjestelmään, hänen tietoja, asetuksia ja profiilia voi muokata uudelleen avaamalla työntekijälomakkeen "Työntekijät" -listasta.

Muokkaa-tyontekijalomake.jpg

1) Pääkäyttäjä voi vaihtaa työntekijän roolin tästä. Työntekijälle painike ei oletuksena näy. Katso myös ohje: Roolit
2) Kaikki toimipisteet, joihin työntekijä on liitetty näkyy tässä.
3) Käytä työvuoroja : "Ei" tarkoittaa sitä, että työntekijän varattavissa olevat ajat määräytyy toimipisteen aukiolojen mukaan. Jos työntekijä halutaan kyseisessä toimipisteessä liittää työvuorojärjestelmään, liukukytkin muutetaan asentoon "Kyllä". Katso myös ohje: Vuorot -näkymä
4) "Muokkaa käyttäjäprofiilia" -painikkeesta avataan työntekijäkohtainen käyttäjäprofiili, jonka esimerkkikuva näkyy alla. Pääkäyttäjä voi myös täällä asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset, jos niitä ei oltu aikaisemmin tehty.
5) "Google-kalenteriin synkronointi" -pikanäppäimellä työntekijä voi asettaa synkronoinnin aktiiviseksi. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.
6) Lähetä kutsu -painikkeella työntekijä saa sähköpostin, joka sisältää Ajas Touchin kirjautumislinkin sekä linkin, minkä avulla hän voi itse asettaa oman kirjautumisen salasanan. Katso ohje: Työntekijä asettaa kirjautumissalasanan itse kutsun linkistä
7) Työntekijän voi poistaa järjestelmästä tästä.
8) Tallenna aina kaikki muutokset tästä.


Työntekijän kaksivaiheinen tunnistautuminen


2-tie autentikaatio on uusi turvallisuutta lisäävä toiminto työntekijän profiilissa. Sekä pääkäyttäjä että työntekijä itse voi ottaa sen käyttöön.

Se tarkoittaa sitä, että aina kun työntekijän tunnuksella kirjaudutaan Ajas Touchiin uudelta laitteelta ja selaimelta, pitää näppäillä sähköpostiin tai tekstiviestillä saapuva varmistuskoodi ennen kirjautumisen hyväksyntää. Koodia ei kysytä samalla laitteella ja selaimella kirjauduttaessa enää uudelleen sen jälkeen, kun se on kerran kysytty.

Jos työntekijä esimerkiksi käyttää Ajas Touchia tietokoneessa (ja sen useammassa selaimessa) ja puhelimessa, autentikaatio on tehtävä jokaisella selaimella ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Tämä lisää tilin tietoturvaa merkittävästi, koska pelkän salasanan tietäminen ei mahdollista pääsyä järjestelmään.

Tyontekijakortti-2-vaiheinen.jpg

Paina: Muokkaa käyttäjäprofiilia.

Profiili-2-vaiheinen-tunnistautuminen.jpg

Käyttäjäprofiili avautuu ja siinä on uusi kohta: Kaksivaiheinen tunnistautuminen.

  • Ota käyttöön tunnistautuminen sähköpostilla näkyy kaikille.
  • Ota käyttöön tunnistautuminen tekstiviestillä näkyy niillä Ajas-tileillä, joilla on käytössä SMS-palvelu.

Paina esimerkiksi "Ota käyttöön tunnistautuminen sähköpostilla". Seuraava ikkuna avautuu.
Hae kenttään syötettävä koodi omasta sähköpostistasi, eli siitä sähköpostista, mikä avautuneessa ikkunassa näkyy (tässä piilotettu alue).

Vahvista-spostiosoite.jpg

Vahvista-spostiosoite2.jpg

Käyttäjäprofiilit

  • Oletuksena ohjelmaan luoduilla uusilla työntekijöillä ei ole omia kirjautumistunnuksia, vaan järjestelmän hallinta tapahtuu yhden pääkäyttäjäkirjautumisen kautta.
  • Vanhat työntekijät, jotka on luotu Ajas Asiakashallinta -ohjelman työpöytäversiossa ja joilla on siihen luodut omat kirjautumistunnukset, voivat käyttää samoja tunnuksia Ajas Touchiin kirjautumisessa.
  • Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset joko uutta työntekijää luotaessa tai avaamalla jo tallennetun työntekijän tiedot ja klikkaamalla "Muokkaa profiilia" -painiketta.
  • Pääkäyttäjä voi myös luoda järjestelmään eri tasoisia käyttöoikeusia ja liittää ne roolien avulla työntekijöiden profiileihin.


Profiili-osa1.jpg
Profiili-osa2.jpg
Profiili-osa3.jpg


  1. Henkilötiedot -kohdassa työntekijälle voi perustietojen lisäksi asettaa Käyttäjänimen, jota hän voi käyttää sähköpostisositteen lisäksi kirjautumistunnuksena. Työntekijä voi muokata muita tietoja paitsi Roolia myös itse.

  2. Näillä painikkeilla pääkäyttäjä voi luoda järjestelmään oletusroolit ja muokata rooleja. Katso myös ohjeet: Roolit ja Roolien muokkaus

  3. Salasana -kohdassa työntekijälle voi asettaa tai vaihtaa salasanan. Työntekijä voi muokata tätä myös itse.

  4. Käyttäytyminen -kohdassa työntekijä voi valita itselleen oletustoimipisteen. Se näyttää varausnäkymän ensisijaisesti ko. toimipisteen tiedoilla, ja voi olla hyödyllinen ominaisuus silloin, jos työntekijä on liitetty useampaan toimipisteeseen. Muut tässä näkyvät asetukset ovat toimialakohtaisia ja niiden käyttö on kuvattu toimialakohtaisissa ohjeissa.

  5. Varausnäkymä -kohdassa on useita asetuksia, joilla työntekijä voi muokata omaa varausnäkymäänsä. Tässä valitut asetukset vaikuttavat vain omaan (Ajas Touchiin on kirjauduttu omilla kirjautumistunnuksilla) varausnäkymään. Huomaathan että myös Varausyksikön pituus vaikuttaa vain siihen miltä kalenterisolut näyttävät omassa varausnäkymässä. Se ei vaikuta muiden käyttäjien näkymiin eikä nettivarauksen varausyksikön pituuteen, minkä pääkäyttäjä asettaa Ajanvarauksen asetuksissa.

  6. Kalenterin synkronointi -kohdassa voi ottaa käyttöön ja hallinnoida eri kalenterisovelluksia toimimaan yhteen Ajas Touchin kalenterin kanssa. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.. Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme.

  7. Lisätietoja käyttäjästä -kohdassa työntekijä voi kirjoittaa itsestään henkilökohtaisen esittelyn. Sen saa näkyviin esimerkiksi nettivarausessa. Jos käytät vanhempaa Nettivaraus 5 -asiakasnäkymää, katso lisäohje alla.

  8. Käyttäjän profiilikuva -kohdassa työntekijä voi lisätä järjestelmään oman profiilikuvan, ja sen voi saada näkyviin esimerkiksi nettivarauksessa. Kuvaksi kannattaa valita vähintäin 200 x 200 px kokoinen kuva. Tätä isommista kuvista järjestelmä skaalaa automaattisesti oikean kokoiset mahdollisimman nopeasti latautuvat kuvat nettivaraukseen.

  9. Edistyneen käytön asetukset -kohdassa voi valita Vakaan ja ns. Beta -testausvaiheessa olevan järjestelmäversion välillä. Oletuksena versio on Vakaa, jossa vain toimiviksi todetut ominaisuudet ovat käytössä.


Lisätietoja käyttäjästä

Tekstieditorin toiminnot on optimoitu käytettäväksi uuden Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän kanssa. Tekstin muotoilut saattavat aiheuttaa ylimääräisen koodin näkymisen aikaisemman, Nettivaraus 5 -version teemojen kanssa.
Jos huomaat omassa NV5-asiakasnäkymässä muotoilusta johtuvia ongelmia, voit korjata sitä alla olevan ohjeen mukaan.


Esittelyteksti1.jpg

Esittelyteksti2.jpg


Käyttäjäprofiilin kohdassa "Lisätietoja käyttäjästä" on kaksi erilaista tekstieditoria:

  • 1) Muotoiltu teksti: tässä teksti näkyy tavallisena tekstinä oikein.
  • 2) Teksti ilman muotoilua: tässä teksti näkyy oletuksena HTML-koodina.
  • Muokkaa Teksti ilman muotoilua -editorissa olevaa tekstiä siten, että siitä tulee normaalia tekstiä ja tallenna.
  • Voit myös kokeilla kopioida 1) Muotoiltu teksti -editorin sisällön 2) Teksti ilman muotoilua -editorin sisällön päälle. Muotoilut ei välttämättä tule säilymään, eli lihavoidut otsikot ei enää ole lihavoituja.


Jos tämä ei vielä auta (mitkä saattaa johtua joistakin edistyneistä muotoiluasetuksista), kopioi 1) -editorin sisältö ensin vaikkapa Muistioon, minkä pitäisi löytyä jokaisesta Windows-koneesta. Kopioi sitten teksti Muistiosta tuohon 2) -editoriin.
Nyt teksti viimeistään näkyy NV5 -asiakasnäkymässä oikein.

Roolit

  • 1.6.2020 päivityksessä rooleja on selkeytetty, on tullut joitakin uusia käyttöoikeuksia ja lisäksi vanhoja oikeuksia on sisällytetty uusiin (poistuneet näkyvät EI TUETTU merkinnällä).
  • Oletuksena käyttäjäprofiileihin liitettäviä rooleja on kolme erilaista: Ylläpitäjä, Normaali käyttäjä ja Rajoitettu käyttäjä.


Tyontekijoiden roolit1.jpg

Rajoitettu käyttäjä

  • Rajoitettu käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan työntekijöille tai asiakaspalvelijoille, joille halutaan antaa vain tilapäinen käyttöoikeus Ajas-asiakashallintajärjestelmään, tai työntekijöille jotka ovat esimerkiksi koeajalla.
  • Täältä Roolit - Esimerkkirooli Rajoitettu käyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.


Normaali käyttäjä

  • Normaali käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan hyvin tavanomaisille työntekijöille tai asiakaspalvelijoille.
  • Normaaleilla käyttäjillä on lähes täydet oikeudet järjestelmän toimintoihin poissuljettuna järjestelmän yleisten asetusten muuttaminen.
  • Täältä Roolit - Esimerkkirooli Normaalikäyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.


Kirjanpitäjä


Ylläpitäjä

  • Ylläpitäjä-tason käyttäjälle on sallittu kaikki Ajas-asiakashallinnan toiminnot.
  • Uudet työntekijät ovat oletuksena ylläpitäjä-tason käyttäjiä.
  • Täältä Roolit - Esimerkkirooli Ylläpitäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.


Pääkäyttäjä

  • Pääkäyttäjäjällä on samat oikeudet kuin ylläpitäjillä.
  • Pääkäyttäjätilejä on vain yksi ja se on merkitty avainsymbolilla.


Roolien muokkaus

  • Rooleja voi myös muokata yrityksen tai toimipaikan tarpeita vastaaviksi tai luoda kokonaan uusia rooleja.
  • Roolien muokkaukseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet.


Esimerkki muokatusta roolista: Kirjanpitäjä

Kirjanpitaja1.jpg

  • Roolin muokkauksen tai lisäyksen edellytyksenä on, että yksi käyttäjäprofiili on auki. Paina "Muokkaa".

Kirjanpitaja2.jpg

  • Pääkäyttäjälle näkyy painike "Muokkaa rooleja".

Kirjanpitaja3.jpg

  • Järjestelmässä olevat valmiit roolivaihtoehdot, Normaali käyttäjä, Rajoitettu käyttäjä ja Ylläpitäjä, tulevat näkyviin, ja tässä kuvassa "Normaali käyttäjä" on valittuna.
  • Emme muokkaa tätä oletusroolia vaan teemme kokonaan uuden "Kirjanpitäjä" -roolin. Paina "Lisää uusi rooli".

Kirjanpitaja4.jpg
1) Kirjoita tähän uuden roolin nimi.
2) Valitse roolin tyyppi pohjaksi. "Custom" tyypissä kaikki käyttöoikeudet ovat oletuksena estetty. Se on Kirjanpitäjän roolille hyvä aloituspohja, koska roolin oikeudet ovat hyvin rajalliset.
3) Paina "Luo rooli".

Alla olevassa kuvassa näkyy, mitkä valinnat teimme tähän rooliin.
Kun kaikki muokkaukset on tehty, paina "Tallenna muutokset" sivun yläreunassa.

Kirjanpitaja5.jpg
Kirjanpitaja6.jpg

  • Uusi rooli on nyt käytettävissä työntekijäprofiilissa ja työntekijän tiedoissa.

Kirjanpitaja7.jpg
1) Pääkäyttäjä voi asettaa roolin työntekijälle joko työntekijän lomakkeella tai käyttäjäprofiilissa.
2) Työntekijälle luodaan kirjautumistunnukset normaaliin tapaan, eli hänelle voi lähettää kutsun, jolloin hän itse asettaa ensimmäisen oman salasanan tai pääkäyttäjä voi tehdä sen käyttäjäprofiilissa, ja ilmoittaa sen työntekijälle muulla tavalla.
Katso myös ohje: Uuden työntekijän lisääminen.

Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet

  • Mahdolliset vaihtoehdot eri valinnoissa
    • Salli kaikki = Käyttäjällä on laajimmat mahdolliset oikeudet.
    • Omat sallittu = Käyttäjä pystyy vaikuttamaan ainoastaan omiinsa, esim. pystyy tekemään varauksia vain itselleen.
    • Kaikki estetty = Käyttäjä ei pysty vaikuttamaan kyseiseen kohtaan.
    • Toimipistekohtaisesti = Käyttäjä pystyy tarkastelemaan tai tekemään muutoksia ainoastaan toimipisteeseen, johon hänelle annetaan lupa. Valittuasi kohtaan Toimipistekohtaisesti sinun tulee lisäksi valita mikä toimipiste ja millä valtuuksilla (Salli kaikki, Omat sallittu, Kaikki estetty).
  • Vaihtoehdot vaihtelevat kohdittain.
Varausnäkymä ja Varauslista
Ajanvarauksen tarkastelu o o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan Varausnäkymää ja Varauslistaa. Käyttäjä ei pysty avaamaan varauksia. Valittava myös Näytä toimipisteet, Näytä työntekijät.
Ajanvarauksen muutokset o o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia varauksiin ja poistamaan niitä. Valittava myös Ajanvarauksen tarkastelu, Näytä palvelut, Näytä toimipisteet, Näytä työntekijät.
Työvuorot (pikatoiminnot) o o o o Käyttäjä pystyy tekemään itselleen työvuoroja. Valittava myös Ajanvarauksen tarkastelu, Näytä toimipisteet ja Näytä työntekijät.
Asiakkaat ja Käynnit
Asiakaskortiston tarkastelu o o Määrittää, voiko käyttäjä nähdä Asiakaslistan ja tarkastella asiakaskortteja. Asiakaskortilta näkyvät asiakkaan lisätiedot. Pystyäkseen tarkastelemaan myös asiakkaan historiaa valitse Asiakkaan käyntien luku.
Asiakaskortiston muutokset o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia asiakaslistaan ja asiakaskorteilla asiakkaan lisätietoihin. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu.
Asiakkaan käyntien luku o o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan asiakaskortilta asiakkaan historiaa. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu.
Asiakkaan käyntien muokkaus o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia asiakkaan käynteihin asiakaskortilta. Myös käyntien poistaminen mahdollista. Valittava myös Asiakkaan käyntien luku, Asiakaskortiston tarkastelu.
Näytä asiakkaan lisätietokenttien muokkain o o o Asiakkaan lisätietokenttien tarkastelu on mahdollista. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu.
Salli muutokset asiakkaiden lisätietokenttämuokkaimessa o o Asiakkaan lisätietokenttien muokkaaminen on mahdollista. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu.
Ylläpito
Näytä asetukset o o Käyttäjä pystyy katsomaan Asetuksista Ulkoasun asetuksia, Yhteisiä asetuksia sekä Sähköpostiasetuksia. Jotta käyttäjä pystyy katsomaan kaikkia asetuksia, valitse Näytä toimipisteet (sekä Näytä työntekijät).
Asetusten muokkaus o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia asetuksiin, jotka eivät ole toimipistesidonnaisia: Ulkoasun asetukset, Yhteiset asetukset ja Sähköpostiasetukset. Valittava myös Näytä asetukset. Jotta käyttäjä pystyy muokkaamaan kaikkia asetuksia, valitse Näytä toimipisteet (sekä Näytä työntekijät).
Näytä toimipisteet o o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan toimipisteitä. (Valittava myös Toimipisteiden muokkaus ja sen vaatimat valinnat.)
Toimipisteiden muokkaus o o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia toimipisteisiin ja poistamaan niitä. Valittava myös Näytä toimipisteet (sekä Näytä työntekijät).
Näytä työntekijät o o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan työntekijöitä ja heidän tietojaan. (Valittava Työntekijöiden muokkaus.)
Työntekijöiden muokkaus o o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia työntekijöiden tietoihin, lisäämään työntekijöitä ja poistamaan heitä. Valittava myös Näytä työntekijät.
Käyttäjäroolien muokkaus o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia rooleihin.
Näytä palvelut o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan palveluita. (Valittava Palvelujen muokkaus.)
Palvelujen muokkaus o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia palveluihin. Valittava myös Näytä palvelut. Jotta pystyy liittämään palvelun resursseille ja hakemaan toimipisteellä ja asiakaspalvelijalla, valittava myös Näytä työntekijät ja Näytä toimipisteet.
Näytä varastot o o Käyttäjä voi tarkistaa tuotteen varastotilanteen. (Valittava myös Työntekijöiden muokkaus.)
Varastojen muokkaus o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia tyypiltään normaalien tuotteiden varastoihin.
Raportit
Tilastojen tarkastelu o o o o Käyttäjä pystyy katsomaan graafeja. Jotta pystyy luomaan Asiakkaat-taulukon > Asiakaskortiston tarkastelu, Varaukset > Ajanvarauksen tarkastelu, Käynnit > Asiakkaan käyntien luku, Tuotto > Näytä maksut, Työtunnit > Ajanvarauksen tarkastelu, Provisio > Näytä maksut ja Näytä työntekijät, Myynti > Näytä myynti (myös Asiakaskortiston tarkastelu jos Asiakkaan nimi tiedettävä), Maksut > Näytä maksut, Lahjakortit > Näytä lahjakortit, Kassa > Näytä maksut (tulostaa Käteiskassan Kassan muutokset), Myyntirivit > Näytä myynti (myös Asiakaskortiston tarkastelu jos Asiakkaan nimi tiedettävä). Käyneet asiakkaat -listaus > Asiakaskortiston tarkastelu.
Tiedostot
Näytä tiedostot o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan tiedostoja.
Muokkaa tiedostoja o o Käyttäjä pystyy muokkaamaan tiedostoja. Valittava myös Näytä tiedostot.
Laskut ja ostot
Näytä laskut o o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan laskuja.
Laskutuksen muutokset o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia laskuihin ja poistamaan laskuja. Valittava myös Näytä laskut.
Kassa ja maksut
Näytä maksut o o o o Käyttäjä pystyy katsomaan rahaliikennettä ja kassaa.
Maksujen muokkaus o o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia rahaliikenteeseen ja kassaan. Valittava myös Näytä maksut.
Terveydenhuolto
Asiakkaan potilastietojen luku o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan asiakkaiden potilaskertomuksia. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu.
Asiakkaan potilastietojen muokkaus o o o Käyttäjä pystyy muokkaamaan, lisäämään ja poistamaan asiakkaan potilaskertomuksen. Valittava myös Asiakkaan potilastietojen luku, Asiakaskortiston tarkastelu.
Terveydenhuollon ylläpitotoimintojen luku o o Valinta vaikuttaa Terveydenhuolto-otsikon alla olevien Potilaskertomuspohjat, Toimenpiteet ja Lääkärit kohtien näkyvyyteen. Jos ei muita kohtia valittuna, käyttäjä pystyy näkemään listan potilaskertomuspohjista (ei sisältöä), toimenpiteistä sekä lääkäreistä. Tämä valinta ei vaikuta Suorakorvaukset kohdan näkyvyyteen tai toimivuuteen.
Terveydenhuollon ylläpitotoimintojen muokkaus o o Valinta vaikuttaa Terveydenhuolto-otsikon alla olevien Potilaskertomuspohjat, Toimenpiteet ja Lääkärit kohtien muokattavuuteen. Valittava Terveydenhuollon ylläpitotoimintojen luku. Tämä valinta ei vaikuta Suorakorvaukset kohdan näkyvyyteen tai toimivuuteen.
Työterveyshuolto o o Käyttäjä pystyy merkitsemään asiakkaita Työterveyshuoltoon ja jos kyseessä on Työterveyshuoltokäynti, käyttäjä pystyy lisäämään käynnin syyn. Valittava myös Asiakaskortiston tarkastelu ja muokkaus, Näytä toimipisteet, Asiakkaan käyntien luku ja muokkaus. Jos valinta ei ole käytössä, käyttäjä ei pysty näkemään asiakkaita, jotka on merkitty työterveyshuollon piiriin.
Muut
Näytä lahjakortit o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan lahjakortteja.
Lahjakorttien muutokset o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia olemassa oleviin lahjakortteihin sekä poistamaan ja lisäämään niitä. Valittava myös Näytä lahjakortit.
Kirjanpito
Näytä kirjanpito o o o Käyttäjä pystyy tarkastelemaan Kirjanpitoa.
Kirjanpidon muutokset o o o Käyttäjä pystyy tekemään muutoksia kirjanpitoon. Valittava myös Näytä kirjanpito.
Ei tuettu Ajas Touchissa
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen luku Valinta ei ole tuettu Ajas Touchissa. Jaettu osiksi uusiin oikeuksiin: Näytä lahjakortit, Asiakkaan potilastietojen luku, Asiakkaan käyntien luku.
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen muokkaus Valinta ei ole tuettu Ajas Touchissa. Jaettu osiksi uusiin oikeuksiin: Lahjakorttien muutokset, Asiakkaan potilastietojen muokkaus, Asiakkaan käyntien muokkaus.
Työvuorot (hallintalomake) Valinta ei ole tuettu Ajas Touchissa.
Muut toiminnot, jotka eivät ole rajattavissa Valinta ei ole tuettu Ajas Touchissa.
Näytä aukiolot Valinta ei ole tuettu Ajas Touchissa.



Google-kalenteriin synkronointi

  • Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin, jos olet tilannut Ajas Nettivaraus -, Ajas Pro - tai Ajas Premium -paketin.
  • Google-synkronointi -toiminnot voidaan lisätä Ajas Asiakashallinta -pakettiin tilaustyönä.
  • Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
    • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
    • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
    • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .



Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset
Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi


Ongelmia Google-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä.
Tarkista aina ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä
Google-sync-tarkistus.jpg

  • Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu(at)ajas.fi.
  • Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Aktivoi synkronointi uudelleen.
  • Huom: Google-synkronoinnissa on tiedossa oleva ongelma: Jos 6 kuukauteen ei ole ollut mitään synkronoitavaa, autentikointi vanhenee ja synkro katkeaa. Aktivoi synkronointi uudelleen.



Synkronointi Microsoft Exchangeen

Ajas Touchin Exchange-synkronointi mahdollistaa merkintöjen siirtämisen kaksisuuntaisesti Ajas Touchin kalenterista omaan kalenteriin, sekä vuorojen avaamisen oman Outlook-kalenterin kautta.

Exchange-synkronointi uudistuu lokakuussa 2020, jonka johdosta myös vanhojen käyttäjien on kirjauduttava ja aktivoitava synkronointi kerran uudelleen. https://blog.ajas.fi/2020/10/exchange-synkronoinnin-kirjautuminen-uusittava/

Exchange synkronoinnista on käytettävissä kaksi eri versiota riippuen tukeeko käytettävä exchange palvelin OAuth 2.0 kirjautumista.

  • Microsoftin Office365 palvelu tukee vain OAuth 2.0 kirjautumista.
  • Omaa exchange palvelinta käytettäessä kirjautuminen tapahtuu EWS rajapinnan kautta käyttäjän omilla tunnuksilla tai sovellussalasanoilla.

Kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty.

Sekä yksisuuntainen että kaksisuuntainen synkronointi on mahdollista.

Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme. Jos käytätte muuta kuin Office365 palvelua, tarvitsemme myös palvelinosoitteen käyttöönottoa varten.


Synkronoinnin aktivoiminen

Exchange1.jpg

1. Avaa: Käyttäjäprofiili -> Kalenterin synkronointi -> Hallitse Exchange-synkronointia.

Exchange2.jpg

2. "Ota käyttöön Microsoft Exchange" -painike on aktiivinen (vihreä), kun käyttöönotto on mahdollista. Paina tästä.

Exchange5.jpg

Jos olet samaan aikaan kirjautuneena Microsoft-tilillesi, oma sähköpostiosoitteesi löytyy valmiiksi yllä olevan näkymän yläreunasta.
Jos et ole kirjautuneena Microsoft-tilillesi, sinua pyydetään syöttämään Microsoft-tilin tunnukset ennen tätä vaihetta.

3. Kaikkien käyttäjien on vahvistettava, että sovellukselle annetaan oikeus kalenteriin "Have full access to your calendars". Paina "Yes".


Alkusynkronointi alkaa. Odota. Alkusynkronointi voi kestää hyvinkin kauan riippuen siitä kuinka paljon tapahtumia järjestelmä käy läpi. Järjestelmä synkronoi vain tulevia tapahtumia.

Exchange6.jpg

4. Kun synkronointi on otettu käyttöön onnistuneesti, Microsoft Exchangen tila on muuttunut olemaan "Synkronointi on aktiivinen". Käyttöönoton jälkeen synkronointi tapahtuu automaattisesti vain muutaman minuutin viiveellä.

Microsoft-tilin käyttäjäoikeudet

Käyttäjä jolla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia

Jos yrityksen Microsoft-tilillä on erillinen pääkäyttäjä, esimerkiksi IT-osasto, käyttäjällä ei välttämättä ole oikeuksia itse lisätä Ajas Exchange Sync -sovellusta. Käyttäjälle näkyy seuraava "Need admin approval" -ilmoitus. Käyttäjä ei pääse jatkamaan tästä eteenpäin vaan hänen on otettava yhteys yrityksen pääkäyttäjään.

Exchange-admin-required.png


Käyttäjä jolla on pääkäyttäjäoikeudet

Yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä käytön koko organisaatiolle alla olevasta linkistä. Linkki ei käynnistä synkroa, mutta sen avulla voi hyväksyä sovelluksen käyttämisen organisaatiossa. https://exchange-services.ajas.fi/?admingrant=1&lid=admin

Kirjautumisen jälkeen "Permissions requested" -ikkuna avautuu.

Pääkäyttäjä lisää käyttöoikeudet painamalla "Consent on behalf of your organization" - "Accept".
Kun pääkäyttäjä on lisännyt käyttöoikeuden, muut käyttäjät voi nyt ottaa käyttöön synkronoinnin omilla tunnuksilla , kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaan.

Exchange-admin-consent.png

Outlook - ja Ajas Touch kalenterin käyttö

Kaksisuuntainen synkronointi

  • Kun kaksisuuntainen synkronointi on käytössä, Outlook-kalenterissa tehdyt merkinnät näkyvät Ajas Touchissa taukoina. Niillä voi siis estää varausten tekemisen sellaisiin kohtiin, jossa Outlook-kalenterissa on jo varaus. Merkinnän sisältö ei siirry Ajas Touchiin.
  • Jos Outlook-kalenteriin on tehty toistuva merkintä, toistaiseksi vain ensimmäinen merkintä synkronoituu Ajas Touchiin. Toistuviin merkintöihin on tulossa uudistus v. 2021 aikana. **)
  • Ajas Touchista Outlook-kalenteriin siirtyy varauksen tiedoista: Asiakkaan nimi ja puhelinnumero.

Huom: **) Pyynnöstä, voimme tehdä tilikohtaisen asetuksen, jossa kaikki toistuvat merkinnät siirtyvät Ajas-ohjelmaan, mutta niiden poistaminen Outlookista ei poista niitä Ajas-ohjelmasta.

Varausten ja merkintöjen poistaminen

  • Ajas Touchista synkronoituja varauksia voi poistaa Outlookissa, mutta se poistaa ne vain Outlookissa ja ei poista varausta Ajas Touchissa.
  • Outlookista synkronoituja merkintöjä voi poistaa Ajas Touchissa, mutta se poistaa ne vain Ajas Touchissa ja ei poista merkintää Outlookissa (räätälöintimahdollisuus olemassa).
  • Ajas-järjestelmässä tehty varaus joka poistetaan joko Ajas Touchissa tai asiakas poistaa sen itse Nettivarauksen kautta: Varaus näkyy edelleen Outlookissa ja sen otsikkoon lisätään merkintä (Poistettu Ajas-järjestelmästä). Jos vanha merkintä-otsikko oli "Nettivaraus" on se poistamisen jälkeen "(Poistettu Ajas-järjestelmästä) Nettivaraus"


Luo työvuoroja
Exchange synkronoinnin on mahdollista asettaa luomaan työvuoroja Ajas-järjestelmään.

Se toimii niin, että Outlook-kalenterissa luodaan merkintä jonka tyyppi on "Vapaa". Synkro luo samankokoisen työvuoron työntekijälle Ajas -kalenteriin. Tämä mahdollistaa varattavien aikojen avaamisen Outlookissa ilman, että niitä tarvitsee muokata Ajas Touchissa. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Kytkemme sen päälle. Oletuksena tyyppi "Vapaa" luo Ajas-ohjelmaan taukoja.

Vuorot toimivat vain yksisuuntaisesti Outlookista Ajas Touchiin.
Ajas Touchissa tehdyt tai muokatut työvuorot eivät siirry tai tee mitään merkintöjä Outlookissa.

Luo-tyovuoroja-outlook.jpg

1. Tyyppi "Vapaa" - luo työvuoron Ajas Touchiin, jos olet pyytänyt ominaisuuden käyttöönottoa. Muussa tapauksessa se luo tauon.
2. Tyypit "Työskentelee muualla", "Alustava", "Varattu" ja "Poissa" - luovat tauon.

Ongelmia Exchange-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä tai Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia. 
Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin keskeytyneestä synkronoinnista käyttäjän sähköpostiin, otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi keskeytynyt".

Tarkista aina nämä kohdat ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

Exchange-ei-aktiivinen.jpg

  • Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.
  • Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 2).

2) Ota synkronointi käyttöön uudelleen

  • Ota synkronointi käyttöön uudelleen, kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaisesti. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen". Tämä voi joskus kestää hieman pidempään. Älä poistu sivulta ennen kuin olet nähnyt, että teksti muuttuu vihreäksi, ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen".
  • Jos synkronointi ei mene päälle, ja teksti on edelleen punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.

Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin "Ajas Exchange-synkronointi palautunut". Tämä lähetetään käyttäjän sähköpostiin, kun synkronointi on palautunut.



Poistetun työntekijän palauttaminen

Poistettu työntekijä voidaan palauttaa järjestelmään seuraavasti:

Poistetun-tyontekijan-palautus1.jpg

1) Valitse Työntekijät -listassa liukukytkin Näytä poistetut olemaan Kyllä.
2) Sivulle listautuu pelkästään poistettuja työntekijöitä punaisella pohjalla.

Poistetun-tyontekijan-palautus2.jpg

1) Avaa halutun poistetun työntekijän kortti.
2) Paina Palauta -nappia.

Massatoiminnot

Työntekijät -listassa on mahdollista tehdä joitakin massatoimintoja.

Lisää poissaolo

Tyontekijat-massatoiminnot.jpg


1) Valitse vähintäin yksi työntekijä listasta.
2) Kaikki työntekijät voidaan valita tai kaikkien työntekijöiden valinnat voi poistaa näistä painikkeista. Nämä painikkeet toimivat vain sivukohtaisesti.
3) Kun vähintäin yksi valinta on tehty, "Toiminnot valituille työntekijöille" -painike ilmestyy näkyviin.
4) Klikkaa "Lisää poissaolo" -vaihtoehtoa. Uusi ikkuna avautuu, missä valitaan ensin poissaolon päivämäärä kalenterista ja sen jälkeen vahvistetaan poissaolon asettaminen.