Ero sivun ”Työntekijät” versioiden välillä

Versio 16. tammikuuta 2020 kello 13.06

Työntekijän lisääminen

• Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa "Lisää työntekijä" -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
• Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
• Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.
• Huom: Videon käyttöliittymäkuvat ovat vanhemmasta Ajas Touch -versiosta, mutta perustoiminto on edelleen sama.

Lisäresurssien tilaaminen

Kun olet tehnyt Ajas-tilauksen, saat automaattisesti käyttöösi yhtä monta työntekijäresurssia, kuin tilauksessa on ollut. Jos Ajas-tilauksessasi on esimerkiksi 5 käyttäjäresurssia, ja olet jo lisännyt järjestelmään 5 työntekijää, Työntekijät -listaan ilmestyy painike "Tilaa lisää resursseja".
Huom: Lisätilauksen voi tehdä vain järjestelmän pääkäyttäjä.

Tilauslomake avautuu:

1) Valitse tilattavien lisäresurssien määrä.
2) Sähköpostiosoitteen kenttään tulostuu automaattisesti kirjautuneen käyttäjän (pääkäyttäjän) sähköpostiosoite. Sen voi muuttaa myös muuksi.
3) Klikkaa lopulta "Lähetä tilaus".

Järjestelmä lähettää vahvistusviestin tilauksen tekemisestä ja kun tilaus on käsitelty, saatte toisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan että voitte nyt lisätä uudet työntekijät järjestelmään.

Uuden työntekijän lisääminen

Täytä työntekijän perustiedot lomakkeelle:
1) Työntekijän etunimi ja sukunimi.
2) Työntekijän puhelinnumero ja sähköposti. Sähköpostiosoite toimii myös työntekijän kirjautumistunnuksena, joten näin ollen sen on oltava henkilökohtainen/yksilöllinen osoite.

• Jos työntekijällä ei ole henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, hänelle voi Käyttäjäprofiilissa asettaa myös Käyttäjänimen, mikä toimii kirjautumistunnuksena sähköpostin sijaan. Tässä tapauksessa hän ei kuitenkaan voi käyttää "Unohtuiko salasana" -toimintoja. Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle uuden salasanan tarvittaessa.

3) Työntekijän tittelin voi lisätä tähän. Tyyppi on oletuksena "Henkilö". Esimerkkejä tyypeistä alla:

• Henkilö: Suurin osa Ajas-järjestelmän työntekijäresursseita ovat asiakaspalvelijoita eli henkilöitä.
• Aineellinen resurssi: Muu resurssi, jolle tarvitaan oma varauskalenteri. Terveydenhoitoalalla se voi olla jokin mittauslaite, jota on vain yksi, ja järjestelmä huolehtii sen varaamisesta samanaikaisesti, kun työntekijälle varataan palveluaika. Tai se voi olla huone, joka varataan asiakkaan lepotilaksi heti työntekijälle varatun palvelun jälkeen. Esimerkit liittyvät Palvelu-lomakkeen Lisäpalvelu-toimintoon.
• Työvuororesurssi: Tällä hetkellä käytössä huonevarausjärjestelmässä, jota käytetään esimerkiksi terveydenhoitoalan oppilaitoksissa. Työvuororesurssi on silloin hoitohuone, johon työntekijä avaa itselleen vuoron. Vasta sen jälkeen hänen henkilökohtaiset varattavissa olevat ajat näkyvät nettivarauksessa.

4) Työntekijän rooli, mihin on määritelty hänen käyttöoikeudet järjestelmässä. Vain pääkäyttäjä pystyy asettamaan ja muokkaamaan roolia. Katso myös ohje: Roolit
5) Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hän voi käyttää järjestelmää. Liitä toimipisteeseen -ohje löytyy alla kohdassa: Työntekijän liittäminen toimipisteeseen
6) Pääkäyttäjä voi lähettää työntekijälle kutsun sähköpostilla. Kutsun saatuaan työntekijä voi itse asettaa oman kirjautumissalasanan järjestelmään. Esimerkkikutsu löytyy täältä. Toinen vaihtoehto on, että pääkäyttäjä asettaa työntekijän ensimmäisen salasanan ja kommunikoi sen työntekijälle muulla tavalla.
7) Klikkaa lopuksi "Lisää työntekijä", jotta uusi työntekijä tallentuu järjestelmään.

Pääkäyttäjä asettaa työntekijän kirjautumissalasanan

1) Jos et halua lähettää työntekijälle kutsua sähköpostilla, Valitse "Ei".
2) Luo silloin itse työntekijälle ensimmäinen salasana tässä. Lähetä hänelle myös alkuperäinen tilausvahvistuksessa oleva Ajas Touch -kirjautumisosoite: Kirjautumistiedot

Työntekijä asettaa kirjautumissalasanan itse kutsun linkistä

Esimerkki kutsusta:


Kun viestissä olevaa linkkiä painetaan, avautuu lomake, jossa salasana asetetaan.

Työntekijän liittäminen toimipisteeseen

"Liitä toimipisteisiin" -painiketta klikatessa avautuu uusi lomake, jossa on lisävalintoja.

1) Rastita kaikki ne toimipisteet, joihin työntekijä halutaan liittää.
2) "Näytä nettivarauksessa" -liukukytkin pitää olla asennossa "Kyllä", jos tässä toimipisteessä "Turku" työntekijä halutaan näyttää nettivarauksessa. "Ei" -asento ei näytä työntekijää nettivarauksessa.
3) "Piilota hallintanäkymässä" -asetus näyttää tai piilottaa työntekijän Ajas Touchin hallinnasta. Tämä on joskus parempi ratkaisu kuin työntekijän poistaminen kokonaan.
4) "Piilota kaikille yhteiset palvelut" - Jos yrityksessä tai yhdessä toimipisteessä on palveluja, jotka on liitetty kaikille työntekijöille, työntekijä voi tässä piilottaa ne näkymästä itseensä liitettynä nettivarauksessa.
5) Jos työntekijä maksaa työnantajalle tai omistajalle provisiota tai vuokraa, mikä lasketaan prosentteina myydyistä palveluista, %-määrän voi kirjoittaa tähän.
6) Jos työntekijä saa provision tai palkkion myymistään tuotteista, sovitun % määrän voi kirjoittaa tähän.

• • Provisio-raportti löytyy Ajas Touchissa kohdasta "Raportit" -> "Taulukot" -> Valitse raportiksi "Provisio" ja luo raportti muilla valituilla määreillä.
    

7) Tallenna lomake aina muutosten jälkeen.

Työntekijän muokkaaminen

Kun työntekijä on luotu järjestelmään, hänen tietoja, asetuksia ja profiilia voi muokata uudelleen avaamalla työntekijälomakkeen "Työntekijät" -listasta.

1) Pääkäyttäjä voi vaihtaa työntekijän roolin tästä. Työntekijälle painike ei oletuksena näy. Katso myös ohje: Roolit
2) Kaikki toimipisteet, joihin työntekijä on liitetty näkyy tässä.
3) Käytä työvuoroja : "Ei" tarkoittaa sitä, että työntekijän varattavissa olevat ajat määräytyy toimipisteen aukiolojen mukaan. Jos työntekijä halutaan kyseisessä toimipisteessä liittää työvuorojärjestelmään, liukukytkin muutetaan asentoon "Kyllä". Katso myös ohje: Vuorot -näkymä
4) "Muokkaa käyttäjäprofiilia" -painikkeesta avataan työntekijäkohtainen käyttäjäprofiili, jonka esimerkkikuva näkyy alla. Pääkäyttäjä voi myös täällä asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset, jos niitä ei oltu aikaisemmin tehty.
5) "Google-kalenteriin synkronointi" -pikanäppäimellä työntekijä voi asettaa synkronoinnin aktiiviseksi. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.
6) Työntekijän voi poistaa järjestelmästä tästä.
7) Tallenna aina kaikki muutokset tästä.

Käyttäjäprofiilit

• Oletuksena ohjelmaan luoduilla uusilla työntekijöillä ei ole omia kirjautumistunnuksia, vaan järjestelmän hallinta tapahtuu yhden pääkäyttäjäkirjautumisen kautta.
• Vanhat työntekijät, jotka on luotu Ajas Asiakashallinta -ohjelman työpöytäversiossa ja joilla on siihen luodut omat kirjautumistunnukset, voivat käyttää samoja tunnuksia Ajas Touchiin kirjautumisessa.
• Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset joko uutta työntekijää luotaessa tai avaamalla jo tallennetun työntekijän tiedot ja klikkaamalla "Muokkaa profiilia" -painiketta.
• Pääkäyttäjä voi myös luoda järjestelmään eri tasoisia käyttöoikeusia ja liittää ne roolien avulla työntekijöiden profiileihin.

1. Henkilötiedot -kohdassa työntekijälle voi perustietojen lisäksi asettaa Käyttäjänimen, jota hän voi käyttää sähköpostisositteen lisäksi kirjautumistunnuksena. Työntekijä voi muokata muita tietoja paitsi Roolia myös itse.




2. Näillä painikkeilla pääkäyttäjä voi luoda järjestelmään oletusroolit ja muokata rooleja. Katso myös ohjeet: Roolit ja Roolien muokkaus




3. Salasana -kohdassa työntekijälle voi asettaa tai vaihtaa salasanan. Työntekijä voi muokata tätä myös itse.




4. Käyttäytyminen -kohdassa työntekijä voi valita itselleen oletustoimipisteen. Se näyttää varausnäkymän ensisijaisesti ko. toimipisteen tiedoilla, ja voi olla hyödyllinen ominaisuus silloin, jos työntekijä on liitetty useampaan toimipisteeseen. Muut tässä näkyvät asetukset ovat toimialakohtaisia ja niiden käyttö on kuvattu toimialakohtaisissa ohjeissa.




5. Varausnäkymä -kohdassa on useita asetuksia, joilla työntekijä voi muokata omaa varausnäkymäänsä. Tässä valitut asetukset vaikuttavat vain omaan (Ajas Touchiin on kirjauduttu omilla kirjautumistunnuksilla) varausnäkymään. Huomaathan että myös Varausyksikön pituus vaikuttaa vain siihen miltä kalenterisolut näyttävät omassa varausnäkymässä. Se ei vaikuta muiden käyttäjien näkymiin eikä nettivarauksen varausyksikön pituuteen, minkä pääkäyttäjä asettaa Ajanvarauksen asetuksissa.




6. Kalenterin synkronointi -kohdassa voi ottaa käyttöön ja hallinnoida eri kalenterisovelluksia toimimaan yhteen Ajas Touchin kalenterin kanssa. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.. Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme.




7. Lisätietoja käyttäjästä -kohdassa työntekijä voi kirjoittaa itsestään henkilökohtaisen esittelyn. Sen saa näkyviin esimerkiksi nettivarausessa. Jos käytät vanhempaa Nettivaraus 5 -asiakasnäkymää, katso lisäohje alla.




8. Käyttäjän profiilikuva -kohdassa työntekijä voi lisätä järjestelmään oman profiilikuvan, ja sen voi saada näkyviin esimerkiksi nettivarauksessa.




9. Edistyneen käytön asetukset -kohdassa voi valita Vakaan ja ns. Beta -testausvaiheessa olevan järjestelmäversion välillä. Oletuksena versio on Vakaa, jossa vain toimiviksi todetut ominaisuudet ovat käytössä.

Lisätietoja käyttäjästä

Tekstieditorin toiminnot on optimoitu käytettäväksi uuden Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän kanssa. Tekstin muotoilut saattavat aiheuttaa ylimääräisen koodin näkymisen aikaisemman, Nettivaraus 5 -version teemojen kanssa.
Jos huomaat omassa NV5-asiakasnäkymässä muotoilusta johtuvia ongelmia, voit korjata sitä alla olevan ohjeen mukaan.

Käyttäjäprofiilin kohdassa "Lisätietoja käyttäjästä" on kaksi erilaista tekstieditoria:

• 1) Muotoiltu teksti: tässä teksti näkyy tavallisena tekstinä oikein.
• 2) Teksti ilman muotoilua: tässä teksti näkyy oletuksena HTML-koodina.

• Muokkaa Teksti ilman muotoilua -editorissa olevaa tekstiä siten, että siitä tulee normaalia tekstiä ja tallenna.
• Voit myös kokeilla kopioida 1) Muotoiltu teksti -editorin sisällön 2) Teksti ilman muotoilua -editorin sisällön päälle. Muotoilut ei välttämättä tule säilymään, eli lihavoidut otsikot ei enää ole lihavoituja.

Jos tämä ei vielä auta (mitkä saattaa johtua joistakin edistyneistä muotoiluasetuksista), kopioi 1) -editorin sisältö ensin vaikkapa Muistioon, minkä pitäisi löytyä jokaisesta Windows-koneesta. Kopioi sitten teksti Muistiosta tuohon 2) -editoriin.
Nyt teksti viimeistään näkyy NV5 -asiakasnäkymässä oikein.

Roolit

• Oletuksena käyttäjäprofiileihin liitettäviä rooleja on kolme erilaista: ylläpitäjä, normaali käyttäjä ja rajoitettu käyttäjä.

Normaali käyttäjä

• Normaali käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan hyvin tavanomaisille työntekijöille tai asiakaspalvelijoille.
• Normaaleilla käyttäjillä on lähes täydet oikeudet järjestelmän toimintoihin poissuljettuna järjestelmän yleisten asetusten muuttaminen.

Rajoitettu käyttäjä

• Rajoitettu käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan työntekijöille tai asiakaspalvelijoille, joille halutaan antaa vain tilapäinen käyttöoikeus Ajas-asiakashallintajärjestelmään, tai työntekijöille jotka ovat esimerkiksi koeajalla.

Ylläpitäjä

• Ylläpitäjä-tason käyttäjälle on sallittu kaikki Ajas-asiakashallinnan toiminnot.
• Uudet työntekijät ovat oletuksena ylläpitäjä-tason käyttäjiä.

Pääkäyttäjä

• Pääkäyttäjäjällä on samat oikeudet kuin ylläpitäjillä.
• Pääkäyttäjätilejä on vain yksi ja se on merkitty avainsymbolilla.

Roolien muokkaus

• Rooleja voidaan myös muokata paremmin yrityksen tai toimipaikan tarpeita vastaaviksi tai luoda kokonaan uusia rooleja.
• Roolien muokkaukseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet.

• Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet:

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin. Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Synkronointi Microsoft Exchangeen

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Office 365 -kalenteriin.
• Kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty.
• Sekä yksisuuntainen että kaksisuuntainen synkronointi on mahdollista.
• Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme. Jos käytätte muuta kuin Office 365 palvelua, tarvitsemme myös palvelinosoitteen käyttöönottoa varten.

Synkronoinnin aktivoiminen
1. Avaa: Käyttäjäprofiili -> Kalenterin synkronointi -> Hallitse Exchange-synkronointia.
2. "Ota käyttöön Microsoft Exchange" -painike on aktiivinen (vihreä), kun käyttöönotto on mahdollista.
3. Syötä oman Office-tilin käyttäjänimi ja salasana(**) ja paina Ota käyttöön Microsoft Exchange. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen".
4. Odota. Alkusynkronointi voi kestää hyvinkin kauan riippuen siitä kuinka paljon tapahtumia järjestelmä käy läpi. Järjestelmä synkronoi vain tulevia tapahtumia.
5. Käyttöönoton jälkeen synkronointi tapahtuu automaattisesti vain muutaman minuutin viiveellä.
6. Jos synkronointi keskeytyy, järjestelmä lähettää siitä ilmoituksen käyttäjän sähköpostiin. Viesti sisältää linkin salasanan vaihtamiseen. Käyttäjä voi vaihtaa salasanan joko tämän linkin kautta, ilman kirjautumista Ajas-ohjelmaan tai Ajas Touchissa, ylläkuvatulla tavalla. Tunnuksen toimivuus tarkistetaan samalla.

(**) Suositellaan käytettäväksi Sovelluskohtaista salasanaa. Käyttäjä voi luoda itselleen sovelluskohtaisen salasanan Office 365:n hallinnassa, jos yrityksen Office 365 ylläpitäjä on sen sallinut.

Luo työvuoroja
Exchange synkronoinnin on mahdollista asettaa luomaan työvuoroja Ajas-järjestelmään. Se toimii niin, että Exchange-kalenterissa luodaan merkintä jonka tyyppi on "Vapaa". Synkro luo samankokoisen työvuoron työntekijälle Ajas -kalenteriin. Tämä mahdollistaa varattavien aikojen avaamisen Exchangessa ilman, että niitä tarvitsee muokata Ajas Touchissa.
HUOM: Jos käytössä on Office 365, "Töissä muualla" -tyyppinen merkintä avaa toistaiseksi myös työvuoron. Älä käytä Töissä muualla -merkintätyyppiä.

Ongelmia Exchange-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä tai Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia. 
Keskeytyneestä synkronoinnista tulee viesti käyttäjän sähköpostiin, otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi keskeytynyt".

Tarkista aina nämä kohdat ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@eneroc.com.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiininen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 2).
  

2) Ota synkronointi käyttöön uudelleen

• Syötä käyttäjänimi (sähköpostiosoite) ja salasana uudelleen ja paina Ota käyttöön Microsoft Exchange. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen".
• Tämä voi joskus kestää hieman pidempään. Älä poistu sivulta ennen kuin olet nähnyt, että teksti muuttuu vihreäksi, ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen".
• Jos synkronointi ei mene päälle, ja teksti on edelleen punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiininen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 3).
  

3) Tarkista hyväksyykö Exchange käytetyt tunnukset

• Kokeile toimivatko käytetyt tunnukset, käyttäjänimi (sähköpostiosoite) ja salasana, jos yrität kirjautua suoraan Microsot Office365 rajapintaan(*) tästä linkistä. https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
• Jos toimii, ongelman ei pitäisi olla tunnuksissa, ja voit ottaa yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@eneroc.com.
• Jos ei toimi, Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia.
  • Salasana on ehkä vaihdettu. Tarkista oikea salasana.
  • Yrityksellä voi olla käytössä sovelluskohtainen salasana, mitä pitää käyttää. Ota yhteyttä oman yrityksesi Exchange ylläpitäjään.
    

(*) Testin voi tehdä, jos käytössä on Microsoft Office365 -palvelu. Jos yrityksessä on käytössä oma palvelin, tunnusten oikeellisuus on tarkistettava oman yrityksen Exchange ylläpitäjältä.

Kun synkronointi on palautunut, käyttäjän sähköpostiin tulee ilmoitus otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi palautunut".

Poistetun työntekijän palauttaminen

Poistettu työntekijä voidaan palauttaa järjestelmään seuraavasti:



1) Valitse Työntekijät -listassa liukukytkin Näytä poistetut olemaan Kyllä.
2) Sivulle listautuu pelkästään poistettuja työntekijöitä punaisella pohjalla.

1) Avaa halutun poistetun työntekijän kortti.
2) Paina Palauta -nappia.

Massatoiminnot

Työntekijät -listassa on mahdollista tehdä joitakin massatoimintoja.

Lisää poissaolo

1) Valitse vähintäin yksi työntekijä listasta.
2) Kaikki työntekijät voidaan valita tai kaikkien työntekijöiden valinnat voi poistaa näistä painikkeista. Nämä painikkeet toimivat vain sivukohtaisesti.
3) Kun vähintäin yksi valinta on tehty, "Toiminnot valituille työntekijöille" -painike ilmestyy näkyviin.
4) Klikkaa "Lisää poissaolo" -vaihtoehtoa. Uusi ikkuna avautuu, missä valitaan ensin poissaolon päivämäärä kalenterista ja sen jälkeen vahvistetaan poissaolon asettaminen.