Ero sivun ”Työntekijät” versioiden välillä

Versio 21. lokakuuta 2022 kello 13.17

Työntekijän lisääminen

• Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa "Lisää työntekijä" -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
• Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
• Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.
• Huom: Videon käyttöliittymäkuvat ovat vanhemmasta Ajas Touch -versiosta, mutta perustoiminto on edelleen sama.

Lisäresurssien tilaaminen

Mitä eroa on resurssilla ja työntekijällä?

• Resurssi on Ajas-järjestelmässä käytettävissä oleva käyttäjäresurssi. Ajas-järjestelmän hinnoittelu perustuu käyttäjäresurssien määrään. Resurssien muutokset tavallisesti vaikuttavat tilauksesi hintaan. Resurssien lukumäärän eli tilauksen koon muutoksia pääkäyttäjä voi nyt tehdä itse hallinnan kautta. Jos syystä tai toisesta se ei onnistu seuraavien ohjeiden mukaisesti, ota yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
• Työntekijä on tavallisesti henkilö mutta voi myös olla tila, laite, ajoneuvo jne. Voit lisätä järjestelmään niin monta työntekijää kuin tililläsi on käytössä käyttäjäresursseja. Työntekijöiden hallinnasta vastaa Ajas-tilin pääkäyttäjä / tilaaja.
  

Miksi lisäresurssien tilaamisessa on kaksi eri ohjetta?

• Ajas - järjestelmän tilaukset siirrettiin uudistettuun tilausjärjestelmään helmikuussa 2021. Tämä mahdollistaa uusia toimintoja, jossa pääkäyttäjä voi itse suorittaa ja nähdä enemmän toimintoja, jotka aikaisemmin oli mahdollista tehdä vain asiakaspalvelun kautta.
• Uusi tilausjärjestelmä on käytössä 2/2021 jälkeen tulleissa tilauksissa automaattisesti. Sitä vanhemmissa tilauksissa sen saa käyttöön toistaiseksi pyynnöstä.
  

Vanhan tilausjärjestelmän tilaukset

Kun olet tehnyt Ajas-tilauksen, saat automaattisesti käyttöösi yhtä monta työntekijäresurssia, kuin tilauksessa on ollut. Jos Ajas-tilauksessasi on esimerkiksi 5 käyttäjäresurssia, ja olet jo lisännyt järjestelmään 5 työntekijää, Työntekijät -listaan ilmestyy painike "Tilaa lisää resursseja".
Huom: Lisätilauksen voi tehdä vain järjestelmän pääkäyttäjä.

Tilauslomake avautuu:

1) Valitse tilattavien lisäresurssien määrä.
2) Sähköpostiosoitteen kenttään tulostuu automaattisesti kirjautuneen käyttäjän (pääkäyttäjän) sähköpostiosoite. Sen voi muuttaa myös muuksi.
3) Klikkaa lopulta "Lähetä tilaus".

Järjestelmä lähettää vahvistusviestin tilauksen tekemisestä ja kun tilaus on käsitelty, saatte toisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan että voitte nyt lisätä uudet työntekijät järjestelmään.

Uuden tilausjärjestelmän tilaukset

Uuden käyttäjäresurssin tilaaminen

1) Kun järjestelmässä on jo yhtä monta työntekijää, kuin tilauksessa olevat käyttäjäresurssit (tässä 4/4), "Lisää työntekijä" -painikkeen nimi muuttuu olemaan "Tilaa ja lisää työntekijä"
2) Käyttäjäresursseja voi myös poistaa eli tilausta voi pienentää Ajas Touchin kautta.

Kun olet painanut "Tilaa ja lisää työntekijä", työntekijä-lomake avautuu normaalilla tavalla. Täytä työntekijän tiedot normaalilla tavalla ja paina "Tilaa ja lisää työntekijä".

Käyttäjäresurssien vähentäminen

Paina kohdassa 2) olevaa kynä-ikonia. Seuraava näkymä avautuu:

Jos haluat pienentää tilaustasi eli vähentää käytettävien resurssien määrää, sen voi tehdä tällä lomakkeella.

• Jotta vähennyksen voi tehdä: Poista ensin työntekijä järjestelmästä. Se vapauttaa käyttöön resurssin, jonka voi joko käyttää toiseen uuteen työntekijään tai vähentää tilauksesta kokonaan.

1) Ajas peruspakettiin sisältyvien käyttäjäresurssien määrä. Tavallisin tilanne on se, että tämä on 1. Peruspakettiin kuuluvien resurssien määrää ei pysty itse vähentämään, koska useimmissa tapauksissa se tarkoittaa tilauksen päättämistä kokonaan. Tilauksen irtisanominen tapahtuu kirjallisesti sähköpostilla: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.
2) Tilattujen resurssien määrä tarkoittaa peruspaketin päällä olevien lisäresurssien määrää. Näitä resursseja pystyt itse vähentämään.
3) Järjestelmä ilmoittaa, että voit vähentää tilauksestasi 1 resurssin itse Ajas Touchin kautta.
4) Paina ja siirrä liukukytkintä vasemmalle niin, että arvo 1 muuttuu olemaan arvo 0. Tai, jos tililläsi on 15 lisäresurssia ja haluat vähentää yhden, arvo 15 muuttuu olemaan 14.

1) Liukukytkin on hiirellä siirretty vasemmalle.
2) Arvo 1 on muuttunut olemaan 0.
3) Paina lähetä.

Uuden työntekijän lisääminen

Täytä työntekijän perustiedot lomakkeelle:
1) Työntekijän etunimi ja sukunimi.
2) Työntekijän puhelinnumero ja sähköposti. Sähköpostiosoite toimii myös työntekijän kirjautumistunnuksena, joten näin ollen sen on oltava henkilökohtainen/yksilöllinen osoite.

• Jos työntekijällä ei ole henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, hänelle voi Käyttäjäprofiilissa asettaa myös Käyttäjänimen, mikä toimii kirjautumistunnuksena sähköpostin sijaan. Tässä tapauksessa hän ei kuitenkaan voi käyttää "Unohtuiko salasana" -toimintoja. Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle uuden salasanan tarvittaessa.

3) Työntekijän tittelin voi lisätä tähän. Tyyppi on oletuksena "Henkilö". Esimerkkejä tyypeistä alla:

• Henkilö: Suurin osa Ajas-järjestelmän työntekijäresursseita ovat asiakaspalvelijoita eli henkilöitä.
• Aineellinen resurssi: Muu resurssi, jolle tarvitaan oma varauskalenteri. Terveydenhoitoalalla se voi olla jokin mittauslaite, jota on vain yksi, ja järjestelmä huolehtii sen varaamisesta samanaikaisesti, kun työntekijälle varataan palveluaika. Tai se voi olla huone, joka varataan asiakkaan lepotilaksi heti työntekijälle varatun palvelun jälkeen. Esimerkit liittyvät Palvelu-lomakkeen Lisäpalvelu-toimintoon.
• Työvuororesurssi: Tällä hetkellä käytössä huonevarausjärjestelmässä, jota käytetään esimerkiksi terveydenhoitoalan oppilaitoksissa. Työvuororesurssi on silloin hoitohuone, johon työntekijä avaa itselleen vuoron. Vasta sen jälkeen hänen henkilökohtaiset varattavissa olevat ajat näkyvät nettivarauksessa. Lisää ohjeessa: Työvuororesurssien käyttö

4) Työntekijän rooli, mihin on määritelty hänen käyttöoikeudet järjestelmässä. Vain pääkäyttäjä pystyy asettamaan ja muokkaamaan roolia. Katso myös ohje: Roolit
5) Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hän voi käyttää järjestelmää. Liitä toimipisteeseen -ohje löytyy alla kohdassa: Työntekijän liittäminen toimipisteeseen
6) Pääkäyttäjä voi lähettää työntekijälle kutsun sähköpostilla. Kutsun saatuaan työntekijä voi itse asettaa oman kirjautumissalasanan järjestelmään. Esimerkkikutsu löytyy täältä. Toinen vaihtoehto on, että pääkäyttäjä asettaa työntekijän ensimmäisen salasanan ja kommunikoi sen työntekijälle muulla tavalla.
7) Klikkaa lopuksi "Lisää työntekijä", jotta uusi työntekijä tallentuu järjestelmään.

Pääkäyttäjä asettaa työntekijän kirjautumissalasanan

1) Jos et halua lähettää työntekijälle kutsua sähköpostilla, Valitse "Ei".
2) Luo silloin itse työntekijälle ensimmäinen salasana tässä. Lähetä hänelle myös alkuperäinen tilausvahvistuksessa oleva Ajas Touch -kirjautumisosoite: Kirjautumistiedot

Työntekijä asettaa kirjautumissalasanan itse kutsun linkistä

Esimerkki kutsusta:


Kun viestissä olevaa linkkiä painetaan, avautuu lomake, jossa salasana asetetaan.

Työntekijän liittäminen toimipisteeseen

"Liitä toimipisteisiin" -painiketta klikatessa avautuu uusi lomake, jossa on lisävalintoja.

1) Rastita kaikki ne toimipisteet, joihin työntekijä halutaan liittää.
2) "Näytä nettivarauksessa" -liukukytkin pitää olla asennossa "Kyllä", jos tässä toimipisteessä "Turku" työntekijä halutaan näyttää nettivarauksessa. "Ei" -asento ei näytä työntekijää nettivarauksessa.
3) "Piilota hallintanäkymässä" -asetus näyttää tai piilottaa työntekijän Ajas Touchin hallinnasta. Tämä on joskus parempi ratkaisu kuin työntekijän poistaminen kokonaan.
4) "Piilota kaikille yhteiset palvelut" - Jos yrityksessä tai yhdessä toimipisteessä on palveluja, jotka on liitetty kaikille työntekijöille, työntekijä voi tässä piilottaa ne näkymästä itseensä liitettynä nettivarauksessa.
5) Jos työntekijä maksaa työnantajalle tai omistajalle provisiota tai vuokraa, mikä lasketaan prosentteina myydyistä palveluista, %-määrän voi kirjoittaa tähän.
6) Jos työntekijä saa provision tai palkkion myymistään tuotteista, sovitun % määrän voi kirjoittaa tähän.

• Provisio-raportti löytyy Ajas Touchissa kohdasta "Raportit" -> "Taulukot" -> Valitse raportiksi "Provisio" ja luo raportti muilla valituilla määreillä.
  
• Provisiot näkyvät omassa sarakkeessa myös "Myynti" -raportissa.
  
• Vinkki: Tuotteiden ja palveluiden provisioiden laskeminen on automaattista. Jos tarvitset samanaikaisesti sellaisia myyntitapahtumia, joihin provisioita ei haluta käyttää, voit käynnin ja maksun yhteydessä käyttää myynnin tyyppiä Muu. Tyypistä "Muu" ei lasketa provisiota. Esimerkkinä voisi olla vaikkapa laskutuslisä x euroa, joka jää aina kokonaisuudessaan "talolle".
  

7) Tallenna lomake aina muutosten jälkeen.

Työntekijän muokkaaminen

Kun työntekijä on luotu järjestelmään, hänen tietoja, asetuksia ja profiilia voi muokata uudelleen avaamalla työntekijälomakkeen "Työntekijät" -listasta.

1) Pääkäyttäjä voi vaihtaa työntekijän roolin tästä. Työntekijälle painike ei oletuksena näy. Katso myös ohje: Roolit
2) Kaikki toimipisteet, joihin työntekijä on liitetty näkyy tässä.
3) Käytä työvuoroja : "Ei" tarkoittaa sitä, että työntekijän varattavissa olevat ajat määräytyy toimipisteen aukiolojen mukaan. Jos työntekijä halutaan kyseisessä toimipisteessä liittää työvuorojärjestelmään, liukukytkin muutetaan asentoon "Kyllä". Katso myös ohje: Vuorot -näkymä
4) "Muokkaa käyttäjäprofiilia" -painikkeesta avataan työntekijäkohtainen käyttäjäprofiili, jonka esimerkkikuva näkyy alla. Pääkäyttäjä voi myös täällä asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset, jos niitä ei oltu aikaisemmin tehty.
5) "Google-kalenteriin synkronointi" -pikanäppäimellä työntekijä voi asettaa synkronoinnin aktiiviseksi. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.
6) Lähetä kutsu -painikkeella työntekijä saa sähköpostin, joka sisältää Ajas Touchin kirjautumislinkin sekä linkin, minkä avulla hän voi itse asettaa oman kirjautumisen salasanan. Katso ohje: Työntekijä asettaa kirjautumissalasanan itse kutsun linkistä
7) Työntekijän voi poistaa järjestelmästä tästä.
8) Tallenna aina kaikki muutokset tästä.

Työntekijän sähköpostiosoitteen vahvistaminen

Kun pääkäyttäjä tai muu käyttäjä, jolla on riittävät oikeudet järjestelmässä lisää uusia työntekijöitä, heidän on hyvä syöttää työntekijälle valmiiksi sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on työntekijän kirjautumistunnus.

Työntekijä voi itse myöhemmin vaihtaa sähköpostiosoitetta, jos se on tarpeellista. Tähän on tullut kuitenkin uusi tarkistuskohta eli sähköpostiosoitteen vahvistaminen.

Milloin sähköpostiosoite on vahvistettava?

• Aina, jos käyttäjä itse muuttaa oman sähköpostiosoitteen
• Vahvistus tapahtuu koodilla, joka lähetetään uuteen sähköpostiosoitteeseen "Ajas Touch sähköpostin vahvistus" -viestissä.
• Vahvistusta ei tarvita, jos pääkäyttäjä tai muu riittävin oikeuksin varustettu työntekijä vaihtaa sähköpostin.

Toiminto on lisätty järjestelmään siksi, että sillä voi estää käyttäjiä (erityisesti pääkäyttäjää) lukitsemasta itseään ulos järjestelmästä. Esimerkiksi jos käyttäjä on syöttänyt väärän sähköpostiosoitteen ja unohtaa lisäksi salasanan, niin salasanan palauttamistoimintoa ei ole mahdollista käyttää.

Työntekijän kaksivaiheinen tunnistautuminen

2-tie autentikaatio on uusi turvallisuutta lisäävä toiminto työntekijän profiilissa. Se lisää tilin tietoturvaa merkittävästi, koska pelkän salasanan tietäminen ei mahdollista pääsyä järjestelmään. Sekä pääkäyttäjä että työntekijä itse voi ottaa sen käyttöön.

Pääkäyttäjä määrittelee tilin Yhteisissä asetuksissa milloin kaksivaiheinen tunnistautuminen vaaditaan. Vaihtoehtoja ovat:

• Kirjautuessa uudella selaimella: Aina kun työntekijän tunnuksella kirjaudutaan Ajas Touchiin uudelta laitteelta ja selaimelta, pitää näppäillä sähköpostiin tai tekstiviestillä saapuva varmistuskoodi ennen kirjautumisen hyväksyntää. Koodia ei kysytä samalla laitteella ja selaimella kirjauduttaessa enää uudelleen sen jälkeen, kun se on kerran kysytty. Laite on esimerkiksi tietokone tai puhelin. Laitteilla voi käyttää useampia selaimia, kuten Chrome, Safari, Firefox, Edge...

• IP-osoitteen vaihtuessa tai kirjautuessa uudella selaimella: Sama kuin edellinen vaihtoehto ja lisäksi, varmistuskoodia kysytään uudelleen aina, kun laitteen käyttämä IP-osoite vaihtuu.

• Jokaisella kirjautumiskerralla: Varmistuskoodia kysytään joka kerta, kun työntekijä kirjautuu Ajas Touchiin.
  
  

Pääkäyttäjä valitsee asetuksen kohdassa: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Tietoturva-laatikko

Valitusta asetuksesta, laitteesta ja selaimesta huolimatta, kaksivaiheinen tunnistautuminen on tehtävä uudelleen vuoden välein.

Toiminnon käyttöönotto omassa profiilissa:

Paina: Muokkaa käyttäjäprofiilia.

Käyttäjäprofiili avautuu ja siinä on uusi kohta: Kaksivaiheinen tunnistautuminen.

• Ota käyttöön tunnistautuminen sähköpostilla näkyy kaikille.
• Ota käyttöön tunnistautuminen tekstiviestillä näkyy niillä Ajas-tileillä, joilla on käytössä SMS-palvelu.
  

Paina esimerkiksi "Ota käyttöön tunnistautuminen sähköpostilla". Seuraava ikkuna avautuu.
Hae kenttään syötettävä koodi omasta sähköpostistasi, eli siitä sähköpostista, mikä avautuneessa ikkunassa näkyy (tässä piilotettu alue).

Jos sähköposti on jo aikaisemmin vahvistettu, tätä ei kysytä / tarvitse tehdä enää uudelleen: Sähköpostiosoitteen vahvistaminen

Käyttäjäprofiilit

• Oletuksena ohjelmaan luoduilla uusilla työntekijöillä ei ole omia kirjautumistunnuksia, vaan järjestelmän hallinta tapahtuu yhden pääkäyttäjäkirjautumisen kautta.
• Vanhat työntekijät, jotka on luotu Ajas Asiakashallinta -ohjelman työpöytäversiossa ja joilla on siihen luodut omat kirjautumistunnukset, voivat käyttää samoja tunnuksia Ajas Touchiin kirjautumisessa.
• Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle ensimmäiset kirjautumistunnukset joko uutta työntekijää luotaessa tai avaamalla jo tallennetun työntekijän tiedot ja klikkaamalla "Muokkaa profiilia" -painiketta.
• Pääkäyttäjä voi myös luoda järjestelmään eri tasoisia käyttöoikeusia ja liittää ne roolien avulla työntekijöiden profiileihin.

1. Henkilötiedot -kohdassa työntekijälle voi perustietojen lisäksi asettaa Käyttäjänimen, jota hän voi käyttää sähköpostisositteen lisäksi kirjautumistunnuksena. Työntekijä voi muokata muita tietoja paitsi Roolia myös itse.




2. Näillä painikkeilla pääkäyttäjä voi luoda järjestelmään oletusroolit ja muokata rooleja. Katso myös ohjeet: Roolit ja Roolien muokkaus




3. Salasana -kohdassa työntekijälle voi asettaa tai vaihtaa salasanan. Työntekijä voi muokata tätä myös itse.




4. Pin-koodi on edistyneen käytön asetus. Jos haluat käyttää sitä tililläsi, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Pin-koodia voi käyttää salasanan sijaan ja siitä on hyötyä erityisesti silloin, jos monta työntekijää käyttää samaa tietokonetta, ja käyttäjää vaihdetaan usein päivän aikaan. Pin-koodin maksimipituus on 32 merkkiä, mutta muita rajoituksia tai vaatimuksia ei ole. Pin-koodi suositellaan kuitenkin asetettavaksi tarpeeksi vahvaksi. Useampi työntekijä voi käyttää samaa Pin-koodia.
   
   Pin-koodia voi käyttää vain sellaisessa selaimessa, johon käyttäjä on vähintään kerran kirjautunut normaalilla tavalla ja missä tämä normaalisti avattu istunto on lukittu painamalla "Vaihda käyttäjää". Pin-koodia ei voi uudistaa "Unohtuiko salasana -toiminnoilla".




5. Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää tilin tietoturvaa merkittävästi, koska pelkän salasanan tietäminen ei mahdollista pääsyä järjestelmään. Sekä pääkäyttäjä että työntekijä itse voi ottaa sen käyttöön. Käyttöönoton ohje löytyy täältä: Työntekijän kaksivaiheinen tunnistautuminen




6. Käyttäytyminen -kohdassa työntekijä voi valita itselleen oletustoimipisteen. Se näyttää varausnäkymän ensisijaisesti ko. toimipisteen tiedoilla, ja voi olla hyödyllinen ominaisuus silloin, jos työntekijä on liitetty useampaan toimipisteeseen. Lisäksi voi valita oletusnäkymän, missä ohjelma avautuu. Muut tässä näkyvät asetukset ovat toimialakohtaisia ja niiden käyttö on kuvattu toimialakohtaisissa ohjeissa.




7. Varausnäkymä -kohdassa on useita asetuksia, joilla työntekijä voi muokata omaa varausnäkymäänsä. Tässä valitut asetukset vaikuttavat vain omaan (Ajas Touchiin on kirjauduttu omilla kirjautumistunnuksilla) varausnäkymään. Huomaathan että myös Varausyksikön pituus vaikuttaa vain siihen miltä kalenterisolut näyttävät omassa varausnäkymässä. Se ei vaikuta muiden käyttäjien näkymiin eikä nettivarauksen varausyksikön pituuteen, minkä pääkäyttäjä asettaa Ajanvarauksen asetuksissa. Piilota asiakkaiden nimet -toiminnolla varausnäkymässä voi piilottaa asiakkaan nimen näkymisen varauksessa. Saman voi tehdä myös varausnäkymässä, Toiminnot-painikkeen alla.




8. Kalenterin synkronointi -kohdassa voi ottaa käyttöön ja hallinnoida eri kalenterisovelluksia toimimaan yhteen Ajas Touchin kalenterin kanssa. Katso myös ohje: Google-kalenteriin synkronointi.. Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme.




9. Lisätietoja käyttäjästä -kohdassa työntekijä voi kirjoittaa itsestään henkilökohtaisen esittelyn. Sen saa näkyviin esimerkiksi nettivarausessa. Jos käytät vanhempaa Nettivaraus 5 -asiakasnäkymää, katso lisäohje alla.




10. Käyttäjän profiilikuva -kohdassa työntekijä voi lisätä järjestelmään oman profiilikuvan, ja sen voi saada näkyviin esimerkiksi nettivarauksessa. Kuvaksi kannattaa valita vähintäin 200 x 200 px kokoinen kuva. Tätä isommista kuvista järjestelmä skaalaa automaattisesti oikean kokoiset mahdollisimman nopeasti latautuvat kuvat nettivaraukseen.




11. Edistyneen käytön asetukset -kohdassa voi valita Vakaan ja ns. Beta -testausvaiheessa olevan järjestelmäversion välillä. Oletuksena versio on Vakaa, jossa vain toimiviksi todetut ominaisuudet ovat käytössä.

Lisätietoja käyttäjästä

Tekstieditorin toiminnot on optimoitu käytettäväksi uuden Nettivaraus 6 -asiakasnäkymän kanssa. Tekstin muotoilut saattavat aiheuttaa ylimääräisen koodin näkymisen aikaisemman, Nettivaraus 5 -version teemojen kanssa.
Jos huomaat omassa NV5-asiakasnäkymässä muotoilusta johtuvia ongelmia, voit korjata sitä alla olevan ohjeen mukaan.

Käyttäjäprofiilin kohdassa "Lisätietoja käyttäjästä" on kaksi erilaista tekstieditoria:

• 1) Muotoiltu teksti: tässä teksti näkyy tavallisena tekstinä oikein.
• 2) Teksti ilman muotoilua: tässä teksti näkyy oletuksena HTML-koodina.

• Muokkaa Teksti ilman muotoilua -editorissa olevaa tekstiä siten, että siitä tulee normaalia tekstiä ja tallenna.
• Voit myös kokeilla kopioida 1) Muotoiltu teksti -editorin sisällön 2) Teksti ilman muotoilua -editorin sisällön päälle. Muotoilut ei välttämättä tule säilymään, eli lihavoidut otsikot ei enää ole lihavoituja.

Jos tämä ei vielä auta (mitkä saattaa johtua joistakin edistyneistä muotoiluasetuksista), kopioi 1) -editorin sisältö ensin vaikkapa Muistioon, minkä pitäisi löytyä jokaisesta Windows-koneesta. Kopioi sitten teksti Muistiosta tuohon 2) -editoriin.
Nyt teksti viimeistään näkyy NV5 -asiakasnäkymässä oikein.

Työntekijät -lista

Työntekijät -listassa näet kaikki omalle Ajas-tilille lisäämäsi työntekijät. Työntekijöitä voi hallinnoida avaamalla työntekijä kansion kuvasta. Listassa näkyviä ikoneita ja muuta hyödyllistä tietoa on koosteena alla.

1) Järjestelmän pääkäyttäjän nimen vieressä on avaimen kuva. Nimi ja muut tiedot ovat lihavoidulla fontilla.
2) Puhelinnumeron vieressä oleva vihreä väkänen tarkoittaa "Puhelinnumero vahvistettu". Tämä vaaditaan, jos henkilö käyttää 2-tie autentikaatiota tekstiviestillä lähetettävän koodin kanssa. Katso myös ohje: Työntekijän kaksivaiheinen tunnistautuminen
3) Sähköpostiosoitteen vieressä oleva vihreä väkänen tarkoittaa "Sähköpostiosoite vahvistettu".

• Tämä tarvitaan 2-tie autentikaatiossa kuten edellä.
• Vahvistus-merkintä syntyy myös silloin, kun työntekijä vastaa saamaansa kutsuun kirjautua järjestelmään.
• Tai hän tekee salasanan palautuksen ja käyttää Unohtuiko salasana -toimintoa.
• Tai hän vahvistaa sähköpostin, kun on itse vaihtamassa omaa sähköpostiosoitettaan.
  

4) Rooli-sarake: tyhjä. Pääkäyttäjälle ei tarvitse asettaa roolia. Pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet järjestelmässä.
5) Kalenteri-ikoni: Tarkoittaa sitä, että kyseinen työntekijä näkyy Nettivarauksessa.
6) Toimipisteet, joihin työntekijä on liitetty, näkyvät tässä.
7) Rooli-sarake: tyhjä. Kaikilla muilla paitsi pääkäyttäjällä pitää olla jokin rooli järjestelmässä. Jos sarake on tyhjä, työntekijä ei pysty käyttämään järjestelmää ollenkaan.
8) Lukon kuva työntekijän nimen vieressä kertoo siitä, että hän on ottanut 2-tie autentikaation käyttöön.
9) Ei kalenteri-ikonia. Tämä työntekijä ei näy nettivarauksessa.

Roolit

• 1.6.2020 päivityksessä rooleja on selkeytetty, on tullut joitakin uusia käyttöoikeuksia ja lisäksi vanhoja oikeuksia on sisällytetty uusiin (poistuneet näkyvät EI TUETTU merkinnällä).
• Oletuksena käyttäjäprofiileihin liitettäviä rooleja on kolme erilaista: Ylläpitäjä, Normaali käyttäjä ja Rajoitettu käyttäjä.

Rajoitettu käyttäjä

• Rajoitettu käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan työntekijöille tai asiakaspalvelijoille, joille halutaan antaa vain tilapäinen käyttöoikeus Ajas-asiakashallintajärjestelmään, tai työntekijöille jotka ovat esimerkiksi koeajalla.
• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Rajoitettu käyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

Normaali käyttäjä

• Normaali käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan hyvin tavanomaisille työntekijöille tai asiakaspalvelijoille.
• Normaaleilla käyttäjillä on lähes täydet oikeudet järjestelmän toimintoihin poissuljettuna järjestelmän yleisten asetusten muuttaminen.
• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Normaalikäyttäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

Kirjanpitäjä

• Ohjeet roolin tekemiseen löydät täältä: Roolien muokkaus.

Ylläpitäjä

• Ylläpitäjä-tason käyttäjälle on sallittu kaikki Ajas-asiakashallinnan toiminnot.
• Uudet työntekijät ovat oletuksena ylläpitäjä-tason käyttäjiä.
• Täältä Roolit - Esimerkkirooli Ylläpitäjä voit nähdä järjestelmän asettamat oletusvalinnat. Voit muokata niitä tarpeesi mukaan.

Pääkäyttäjä

• Pääkäyttäjäjällä on samat oikeudet kuin ylläpitäjillä.
• Pääkäyttäjätilejä on vain yksi ja se on merkitty avainsymbolilla.

Roolien muokkaus

• Rooleja voi myös muokata yrityksen tai toimipaikan tarpeita vastaaviksi tai luoda kokonaan uusia rooleja.
• Roolien muokkaukseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet.

Esimerkki muokatusta roolista: Kirjanpitäjä

• Roolin muokkauksen tai lisäyksen edellytyksenä on, että yksi käyttäjäprofiili on auki. Paina "Muokkaa".
  
  

• Pääkäyttäjälle näkyy painike "Muokkaa rooleja".
  
  

• Järjestelmässä olevat valmiit roolivaihtoehdot, Normaali käyttäjä, Rajoitettu käyttäjä ja Ylläpitäjä, tulevat näkyviin, ja tässä kuvassa "Normaali käyttäjä" on valittuna.
• Emme muokkaa tätä oletusroolia vaan teemme kokonaan uuden "Kirjanpitäjä" -roolin. Paina "Lisää uusi rooli".
  

1) Kirjoita tähän uuden roolin nimi.
2) Valitse roolin tyyppi pohjaksi. "Custom" tyypissä kaikki käyttöoikeudet ovat oletuksena estetty. Se on Kirjanpitäjän roolille hyvä aloituspohja, koska roolin oikeudet ovat hyvin rajalliset.
3) Paina "Luo rooli".

Alla olevassa kuvassa näkyy, mitkä valinnat teimme tähän rooliin.
Kun kaikki muokkaukset on tehty, paina "Tallenna muutokset" sivun yläreunassa.

• Uusi rooli on nyt käytettävissä työntekijäprofiilissa ja työntekijän tiedoissa.
  

1) Pääkäyttäjä voi asettaa roolin työntekijälle joko työntekijän lomakkeella tai käyttäjäprofiilissa.
2) Työntekijälle luodaan kirjautumistunnukset normaaliin tapaan, eli hänelle voi lähettää kutsun, jolloin hän itse asettaa ensimmäisen oman salasanan tai pääkäyttäjä voi tehdä sen käyttäjäprofiilissa, ja ilmoittaa sen työntekijälle muulla tavalla.
Katso myös ohje: Uuden työntekijän lisääminen.

Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet

• Mahdolliset vaihtoehdot eri valinnoissa
  • Salli kaikki = Käyttäjällä on laajimmat mahdolliset oikeudet.
  • Omat sallittu = Käyttäjä pystyy vaikuttamaan ainoastaan omiinsa, esim. pystyy tekemään varauksia vain itselleen.
  • Kaikki estetty = Käyttäjä ei pysty vaikuttamaan kyseiseen kohtaan.
  • Toimipistekohtaisesti = Käyttäjä pystyy tarkastelemaan tai tekemään muutoksia ainoastaan toimipisteeseen, johon hänelle annetaan lupa. Valittuasi kohtaan Toimipistekohtaisesti sinun tulee lisäksi valita mikä toimipiste ja millä valtuuksilla (Salli kaikki, Omat sallittu, Kaikki estetty).
• Vaihtoehdot vaihtelevat kohdittain.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin, jos olet tilannut Ajas Nettivaraus -, Ajas Pro - tai Ajas Premium -paketin.
• Google-synkronointi -toiminnot voidaan lisätä Ajas Asiakashallinta -pakettiin tilaustyönä.
• Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Ongelmia Google-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä.
Tarkista aina ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu(at)ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Aktivoi synkronointi uudelleen.
• Huom: Google-synkronoinnissa on tiedossa oleva ongelma: Jos 6 kuukauteen ei ole ollut mitään synkronoitavaa, autentikointi vanhenee ja synkro katkeaa. Aktivoi synkronointi uudelleen.

Synkronointi Microsoft Exchangeen

Ajas Touchin Exchange-synkronointi mahdollistaa merkintöjen siirtämisen kaksisuuntaisesti Ajas Touchin kalenterista omaan kalenteriin, sekä vuorojen avaamisen oman Outlook-kalenterin kautta.

Exchange-synkronointi uudistuu lokakuussa 2020, jonka johdosta myös vanhojen käyttäjien on kirjauduttava ja aktivoitava synkronointi kerran uudelleen. https://blog.ajas.fi/2020/10/exchange-synkronoinnin-kirjautuminen-uusittava/

Exchange synkronoinnista on käytettävissä kaksi eri versiota riippuen tukeeko käytettävä exchange palvelin OAuth 2.0 kirjautumista.

• Microsoftin Office365 palvelu tukee vain OAuth 2.0 kirjautumista.
• Omaa exchange palvelinta käytettäessä kirjautuminen tapahtuu EWS rajapinnan kautta käyttäjän omilla tunnuksilla tai sovellussalasanoilla.
  

Kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty.

Synkronointi tapahtuu yhden Ajas Touch -työntekijän ja yhden Outlook tunnuksen/kirjautumistunnuksen välillä. Synkronointi jaettuun kalenteriin ei toistaiseksi ole tuettu.

Sekä yksisuuntainen että kaksisuuntainen synkronointi on mahdollista.

Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme. Jos käytätte muuta kuin Office365 palvelua, tarvitsemme myös palvelinosoitteen käyttöönottoa varten.

Synkronoinnin aktivoiminen

1. Avaa: Käyttäjäprofiili -> Kalenterin synkronointi -> Hallitse Exchange-synkronointia.

2. "Ota käyttöön Microsoft Exchange" -painike on aktiivinen (vihreä), kun käyttöönotto on mahdollista. Paina tästä.

Jos olet samaan aikaan kirjautuneena Microsoft-tilillesi, oma sähköpostiosoitteesi löytyy valmiiksi yllä olevan näkymän yläreunasta.
Jos et ole kirjautuneena Microsoft-tilillesi, sinua pyydetään syöttämään Microsoft-tilin tunnukset ennen tätä vaihetta.

3. Kaikkien käyttäjien on vahvistettava, että sovellukselle annetaan oikeus kalenteriin "Have full access to your calendars". Paina "Yes".

Alkusynkronointi alkaa. Odota. Alkusynkronointi voi kestää hyvinkin kauan riippuen siitä kuinka paljon tapahtumia järjestelmä käy läpi. Järjestelmä synkronoi vain tulevia tapahtumia.

4. Kun synkronointi on otettu käyttöön onnistuneesti, Microsoft Exchangen tila on muuttunut olemaan "Synkronointi on aktiivinen". Käyttöönoton jälkeen synkronointi tapahtuu automaattisesti vain muutaman minuutin viiveellä.

Microsoft-tilin käyttäjäoikeudet

Käyttäjä jolla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia

Jos yrityksen Microsoft-tilillä on erillinen pääkäyttäjä, esimerkiksi IT-osasto, käyttäjällä ei välttämättä ole oikeuksia itse lisätä Ajas Exchange Sync -sovellusta. Käyttäjälle näkyy seuraava "Need admin approval" -ilmoitus. Käyttäjä ei pääse jatkamaan tästä eteenpäin vaan hänen on otettava yhteys yrityksen pääkäyttäjään.

Käyttäjä jolla on pääkäyttäjäoikeudet

Yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä käytön koko organisaatiolle alla olevasta linkistä. Linkki ei käynnistä synkroa, mutta sen avulla voi hyväksyä sovelluksen käyttämisen organisaatiossa. https://exchange-services.ajas.fi/?admingrant=1&lid=admin

Kirjautumisen jälkeen "Permissions requested" -ikkuna avautuu.

Pääkäyttäjä lisää käyttöoikeudet painamalla "Consent on behalf of your organization" - "Accept".
Kun pääkäyttäjä on lisännyt käyttöoikeuden, muut käyttäjät voi nyt ottaa käyttöön synkronoinnin omilla tunnuksilla , kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaan.

Outlook - ja Ajas Touch kalenterin käyttö

Kaksisuuntainen synkronointi

• Kun kaksisuuntainen synkronointi on käytössä, Outlook-kalenterissa tehdyt merkinnät näkyvät Ajas Touchissa taukoina. Niillä voi siis estää varausten tekemisen sellaisiin kohtiin, jossa Outlook-kalenterissa on jo varaus. Merkinnän sisältö ei siirry Ajas Touchiin.
• Jos Outlook-kalenteriin on tehty toistuva merkintä, toistaiseksi vain ensimmäinen merkintä synkronoituu Ajas Touchiin. **)
• Ajas Touchista Outlook-kalenteriin siirtyy varauksen tiedoista: Asiakkaan nimi ja puhelinnumero.
  
  

Huom: **) Pyynnöstä, voimme tehdä tilikohtaisen asetuksen, jossa kaikki toistuvat merkinnät siirtyvät Ajas-ohjelmaan, mutta niiden poistaminen Outlookista ei poista niitä Ajas-ohjelmasta.

Varausten ja merkintöjen poistaminen

• Ajas Touchista synkronoituja varauksia voi poistaa Outlookissa, mutta se poistaa ne vain Outlookissa ja ei poista varausta Ajas Touchissa.
• Outlookista synkronoituja merkintöjä voi poistaa Ajas Touchissa, mutta se poistaa ne vain Ajas Touchissa ja ei poista merkintää Outlookissa (räätälöintimahdollisuus olemassa).
• Ajas-järjestelmässä tehty varaus joka poistetaan joko Ajas Touchissa tai asiakas poistaa sen itse Nettivarauksen kautta: Varaus näkyy edelleen Outlookissa ja sen otsikkoon lisätään merkintä (Poistettu Ajas-järjestelmästä). Jos vanha merkintä-otsikko oli "Nettivaraus" on se poistamisen jälkeen "(Poistettu Ajas-järjestelmästä) Nettivaraus". Poistetun varauksen voi halutessaan poistaa itse myös Outlookista, mutta jos Outlook kalenteria käytetään pääasiallisena välineenä hallinnointiin, se on ehkä parempi jättää näkyviin, koska muuten ei jäisi mitään tietoa siitä, että siinä on varaus joskus ollut.

Luo työvuoroja
Exchange synkronoinnin on mahdollista asettaa luomaan työvuoroja Ajas-järjestelmään.

Se toimii niin, että Outlook-kalenterissa luodaan merkintä jonka tyyppi on "Vapaa". Synkro luo samankokoisen työvuoron työntekijälle Ajas -kalenteriin. Tämä mahdollistaa varattavien aikojen avaamisen Outlookissa ilman, että niitä tarvitsee muokata Ajas Touchissa. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Kytkemme sen päälle. Oletuksena tyyppi "Vapaa" luo Ajas-ohjelmaan taukoja.

Vuorot toimivat vain yksisuuntaisesti Outlookista Ajas Touchiin.
Ajas Touchissa tehdyt tai muokatut työvuorot eivät siirry tai tee mitään merkintöjä Outlookissa.

1. Tyyppi "Vapaa" - luo työvuoron Ajas Touchiin, jos olet pyytänyt ominaisuuden käyttöönottoa. Muussa tapauksessa se luo tauon.
2. Tyypit "Työskentelee muualla", "Alustava", "Varattu" ja "Poissa" - luovat tauon.

Ongelmia Exchange-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä tai Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia. 
Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin keskeytyneestä synkronoinnista käyttäjän sähköpostiin, otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi keskeytynyt".

Tarkista aina nämä kohdat ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 2).
  
  

2) Ota synkronointi käyttöön uudelleen

• Ota synkronointi käyttöön uudelleen, kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaisesti. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen". Tämä voi joskus kestää hieman pidempään. Älä poistu sivulta ennen kuin olet nähnyt, että teksti muuttuu vihreäksi, ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen".
• Jos synkronointi ei mene päälle, ja teksti on edelleen punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.

Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin "Ajas Exchange-synkronointi palautunut". Tämä lähetetään käyttäjän sähköpostiin, kun synkronointi on palautunut.

Poistetun työntekijän palauttaminen

Poistettu työntekijä voidaan palauttaa järjestelmään seuraavasti:



1) Valitse Työntekijät -listassa liukukytkin Näytä poistetut olemaan Kyllä.
2) Sivulle listautuu pelkästään poistettuja työntekijöitä punaisella pohjalla.

1) Avaa halutun poistetun työntekijän kortti.
2) Paina Palauta -nappia.

Massatoiminnot

Työntekijät -listassa on mahdollista tehdä joitakin massatoimintoja.

Lisää poissaolo

1) Valitse vähintäin yksi työntekijä listasta.
2) Kaikki työntekijät voidaan valita tai kaikkien työntekijöiden valinnat voi poistaa näistä painikkeista. Nämä painikkeet toimivat vain sivukohtaisesti.
3) Kun vähintäin yksi valinta on tehty, "Toiminnot valituille työntekijöille" -painike ilmestyy näkyviin.
4) Klikkaa "Lisää poissaolo" -vaihtoehtoa. Uusi ikkuna avautuu, missä valitaan ensin poissaolon päivämäärä kalenterista ja sen jälkeen vahvistetaan poissaolon asettaminen.