Ero sivun ”Varausnäkymä” versioiden välillä

Versio 1. joulukuuta 2020 kello 12.17

Varausnäkymässä näkyy ja voi hallinnoida asiakasvarauksia ja vuoroja. Varausnäkymän oletusnäkymä on viikko, ja tarkastelun kohteeksi valitaan sinisestä yläpalkista Toimipiste ja Työntekijä. Jos toimipisteitä ja työntekijöitä on useita, voit kokeilla yläpalkin laajentamista nuolinäppäimestä. Jos varausnäkymäksi valitaan päivänäkymä. saman toimipisteen kaikki työntekijät voidaan nähdä samassa näkymässä rinnakkain.

1) Asiakasvaraus -näkymä sisältää kaikki asiakasvaraukset, jotka on tehty joko nettivarauksen tai varausnäkymän kautta.
2) Vuorot -näkymää käytetään työvuorojen asettamiseen.

Asiakasvaraus -näkymä

Pikavarauksen tekeminen

Avainsanoja: varauksen tekeminen, varauksen lisääminen

• Ajas -ohjelma mahdollistaa pikavarausten tekemisen. Tämä on nopein tapa lisätä uusi varaus järjestelmään.
• Klikkaa varausnäkymässä alkamisajan solua. Järjestelmä ehdottaa Asiakkaan ja Palvelun nimeä, kun aloitat kirjoittamaan ensimmäistä kirjainta.
• "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -valinta "Kyllä" varaa kalenterista yhtä pitkän ajan kun palvelun pituus on. Valinta "Ei" valitsee pituudeksi hiirellä maalatun pituuden.

Kun varausnäkymän solua on klikattu tai soluja on hiirellä maalattu, pikavarauslomake avautuu.

1) Varauksen kellonajat ovat oletuksena joko:

• Klikatun solun, eli varausnäkymässä käytettävän varausyksikön pituuden mukaisia tai
• Hiirellä maalattujen solujen aikavälin mukaisia.
  

Kellonaikoja voi manuaalisesti muokata tästä.
2) Tauko -painikkeella varausnäkymään voi luoda nopeasti taukoja.
3) Valitse asiakas.
4) Valitse palvelu.
5) "Aseta varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi" -liukukytkin

• Vaaleanvihreä "Kyllä": Tila on asetettu pakolliseksi. Asetus löytyy kohdasta: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Yleiset asetukset -laatikko: Aseta aina varauksen pituus valitun palvelun pituuden mukaiseksi - Kyllä.
  
• Vihreä "Kyllä": Tilaa ei ole asetettu pakolliseksi. Kyllä-tila on 12/2020 ohjelmapäivityksen jälkeen oletustila, jos klikataan vain yhtä solua.
  
• Valkoinen "Ei": Tilaa ei ole asetettu pakolliseksi. Ei-tila on oletustila, jos soluja maalataan hiirellä, eli valitaan pidempi kuin yhden solun mittainen ajanjakso.
  

6) "Lähetä muistutukset ja vahvistukset yhteisten asetusten mukaisesti"

• Vihreä "Kyllä": Tila on asetettu oletustilaksi. Asetus löytyy kohdasta: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Vahvistukset ja muistutukset -laatikko: Varauksen oletusmuistutukset ja -vahvistukset. Vaihtoehtoja ovat: Ei mitään, Sähköposti, SMS, Sähköposti ja tekstiviesti.
  

"Kyllä" asettaa varauslomakkeella Muistutukset ja Vahvistukset -liukukytkimet oletuksena Kyllä-asentoon. Nämä manuaaliset viestitoiminnot koskevat itse hallinnasta tehtyjä varauksia. Katso myös ohje: Varauslomakkeen käyttö
Nettivarauksen lähettämiä automaattisia viestejä hallinnoidaan Ajanvarauksen asetuksissa.

• Valkoinen "Ei": Tilaa ei ole asetettu oletustilaksi. Sen voi edelleen asettaa olemaan "Kyllä" varauskohtaisesti.

7) Tee pikavaraus painamalla tästä painikkeesta.
8) Voit avata laajemman varauslomakkeen, jos haluat merkitä varaukseen muitakin tietoja, kuten Varauksen lisätiedot tai tehdä varauksesta toistuvan varauksen.

Varauslomakkeen käyttö

Avainsanoja: luo uusi varaus, varauksen muokkaaminen, muokkaa varausta

• Varauslomakkeen avulla varaus voidaan luoda tai sitä voi muokata Pikavaraus -toimintoa yksityiskohtaisemmin ja hyödyntää joitakin lisäominaisuuksia asiakasvarausta tehdessä.
• Varausnäkymässä varauslomake voidaan avata kahdella tavalla:
  • Valitsemalla jokin aika/solu ja klikkaamalla sen päällä. Avautuvassa pikavarauslomakkeessa klikataan "Avaa varauslomake" -painiketta
  • Valitsemalla jokin aika ja oikea-klikkaamalla sen päällä. Avautuneessa valikossa klikataan: "Luo varaus".
• Varauslistassa uuden varauksen tekeminen aloitetaan painamalla "Lisää varaus" ja olemassa olevaa varausta voi muokata avaamalla varaus kansion kuvasta sarakkeessa "Avaa".
  

1. Aloita valitsemalla ajanvarauksen halutut alkamis- ja lopetusajankohdat ja kellonajat oikeiksi. Huomaa mahdollinen vuorokauden vaihtuminen, jos aika varataan myöhäiselle kellonajalle.




2. Tarkista, että toimipiste, asiakas ja asiakaspalvelija ovat asetettu halutuiksi ja että oikea palvelu on valittu. Palvelun alapuolelta löydät myös painikkeen, jolla ajanvarauksen pituus voidaan asettaa vastaamaan valitun palvelun pituutta.




3. Voit halutessasi asettaa varauksen toistuvaksi samaan kellonaikaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain asetettuun päivämäärään asti. Alta löydät esimerkkikuvan kahden viikon välein toistuvan varauksen tekemisestä.

• Varauslomakkeen alareunassa on erilaisia vahvistuksiin ja muistutuksiin liittyviä tilaa ilmaisevia tai toimintopainikkeita. Tutustu myös Ajanvarauksen asetuksiin.
• Vahvistukset ja muistutukset voidaan asettaa toimiviksi sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä. Molemmat tavat voivat olla samaan aikaan käytössä. Huomaa, että tekstiviestimuistutukset eivät sisälly normipakettien hintaan. Tekstiviestimuistutusten hinnoista voit katsoa lisää tästä.

4. Muistutukset -kohdan painikkeet ovat Kyllä -asennossa, jos asiakas on rastittanut ne päälle oman ajanvarausnäkymän varauslomakkeelta. Asiakkaalle lähtee automaattinen muistutus, jos Automaattiset muistutukset -asetus on kyseisessä toimipisteessä päällä. Jos painikkeet ovat Ei -asennossa, asiakas ei ole rastittanut omasta näkymästään automaattisia muistutuksia päälle. Vaikka painikkeeet olisivat Ei -asennossa, asiakaspalvelija voi silti vaihtaa ne Kyllä -asentoon jolloin muistutukset asiakkaalle lähtevät tämän valinnoista riippumatta. Muistutuspainikkeita kannattaa käyttää myös silloin, kun asiakaspalvelija tekee itse varausta asiakkaalle.
   Huom: Muistutukset on nettivarauksen ominaisuus. Sitä voi käyttää manuaalisesti hallinnan kautta, jos tilaukseen kuuluu Internet-ajanvaraus (muut kuin Ajas Classic -paketit).




5. Vahvistukset -kohdan painikkeet ovat Kyllä -asennossa silloin, kun varaus odottaa vahvistamista. Jos varaus on vahvistettu automaattisesti, tai kun vahvistettava varaus on vahvistettu, ne ovat Ei -asennossa. Painike voidaan manuaalisesti muuttaa Kyllä -asentoon, jos halutaan lähettää vahvistusviesti uudelleen tai, jos kyseessä on asiakaspalvelijan itse varausnäkymästä tekemä varaus. Itse tehdyistä varauksista ei lähde vahvistusviestiä asiakkaalle muuten, kuin valitsemalla sen tästä.




6. Muut asiat -sarakkeesta löydät Ei saapunut -painikkeen, jota asiakaspalvelilat voivat käyttää muistiinpanovälineenä tilanteissa, joissa asiakas ei ole saapunut varattuun aikaan. Jos toimipisteessä on käytössä varausten vahvistamisen asetus, varauslomakkeella näkyy myös "Vahvista varaus" -painike. Vahvistamaton varaus on asennossa Kyllä ja sen voi vahvistaa painamalla "Tallenna". Painiketta "Vahvista varaus" ei ole näkyvissä, jos varaus on vahvistettu.

Toistuvan varauksen tekeminen

Avainsanoja: toistuva varaus, varauksen toistaminen

• Ajas-ohjelmassa on mahdollisuus asettaa säännöllisesti toistuvia varauksia. Varaus voidaan asettaa toistuvaksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain.
• Toistuvia varauksia luotaessa asetetaan päivämäärä mihin asti varaukset luodaan. Tämän jälkeen ohjelma luo seuraavin lisäehdoin kaikki varaukset kyseiseen päivään asti:
  
  • Luo ongelmattomat varaukset - Järjestelmä luo varaukset vain niihin kalenterin kohtiin, jotka ovat vapaana ja jota ei ole vuoroilla tai aukioloilla suljettu.
  • Luo kaikki varaukset - Järjestelmä luo kaikki varaukset. Kahdesta päällekkäisestä varauksesta molemmat näkyvät varausnäkymässä.
• Kun toistuvaa varausta muokataan, muutokset voidaan asettaa koskemaan vain yhtä varausta, kaikkia sarjaan kuuluvia tulevia varauksia tai kaikkia sarjaan kuuluvia varauksia, tulevia ja menneitä.

Asiakasvaraus-näkymän lisätoimintoja

Avainsanoja: pyhäpäivä, varauskalenterin tulostaminen, varausnäkymän tulostaminen

• Varausnäkymän Asiakasvaraus-osiossa on helpottavia toimintonäppäimiä sekä paljon informaatiota asiakkaasta, varauksesta, käynnistä ja maksun tilasta.

1) Kun "Muokkaustila" on asetettu olemaan Kyllä, voit siirtää ja muuttaa varauksen pituutta vetämällä hiirellä (työpöytä) tai sormella (kosketusnäyttö). "Luo taukoja" -painikkeen ollessa Kyllä, hiirellä tai sormella vetämällä varausnäkymään tulee taukoja.

2) Toiminnot -painikkeen alla näkyy Varausnäkymän muita lisätoimintoja:
2a) Lisää poissaoloja pyhäpäiville -toiminto listaa tavallisia kalenterissa olevia pyhäpäiviä haluttuun päivämäärään saakka. Voit valita, mitkä pyhäpäivät merkitset poissaoloiksi kalenteriisi.
2b) Tulosta -painikkeesta voi tulostaa vuoronäkymän tiedostoon tai tulostimelle.
2c) Näytä poistetut -toiminto on päällä silloin, kun neliö-ikonin päällä on rasti. Tämä toiminto tuo kalenteriin näkyviin myös ne varaukset, jotka joko asiakas itse tai työntekijä on poistanut. Toiminnon avulla voi nopeasti tarkistaa oliko jokin asiakasvaraus poistettu. Poistetun varauksen tunnus varausnäkymässä on roskakori-ikoni varauksen oikeassa yläkulmassa. Muista ottaa Näytä poistetut -toiminto pois päältä tarkastelun jälkeen.
2d) Luo aukiolojen mukaiset työvuorot -toiminto luo kyseiselle viikolle työvuorot toimipisteen aukiolojen mukaisesti.
2e) Luo viime viikon mukaiset työvuorot -toiminto kopioi samat vuorot kyseiselle viikolle kuin edellisellä viikolla oli.
2f) Luo viime viikon mukaiset työvuorot määrättyyn päivämäärään saakka -toimto avaa kalenterin, jossa voi valita päivämäärän mihin saakka edellisen viikon kaltaisia vuoroja kopioidaan.
2g) Näytä edistyneet toiminnot -valinta tuo näkyviin lisätoimintoja, kuten esimerkiksi "Luo taukoja".
2h) Päivitä näkymä automaattisesti: kun tämä ruutu on rastitettuna, kalenteri päivittää tietoja automaattisesti 1 minuutin välein, jos varauksia ei juuri olla muokkaamassa. Toinen vaihtoehto on päivittää kalenteria manuaalisesti, käyttämällä varausnäkymän oikeassa reunassa olevaa vihreää "Refresh" -nappia. Päivityksellä on merkitystä erityisesti silloin, jos useampi käyttäjä voi tehdä varauksia samaan kalenterinäkymään. Huomaathan, että asetus on selainkohtainen. Jos ohjelmaa käytetään useammalta koneelta, jokaiseen selaimeen on laitettava sama asetus päälle.

3) Ajankohdat, jolloin työntekijällä ei ole työvuoroa näkyvät harmaalla värillä kalenterissa. Nettivarauksessa tällaiset ajat eivät ole asiakkaan varattavissa, mutta työntekijä voi itse varata ajan varausnäkymästä "suljetun ajan" päälle, jos Ajanvarauksen asetuksista on valittu "Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle" olemaan Kyllä. Tämä on toimipistekohtainen asetus. Punainen viiva kalenterissa osoittaa nykyhetkeä.

4) Varauksessa näkyvät asiakas- ja varaustiedot voi jokainen käyttäjä valita oman käyttäjäprofiilin asetuksista.
Katso myös ohje: Käyttäjäprofiilit

4a) Varauksesta on luotu käynti. Käyntiä ei ole maksettu.
4b) Varauksesta on luotu käynti. Käynti on laskutettu.
4c) Varauksesta ei ole luotu käyntiä. Asiakkaalla on maksamattomia laskuja perinnässä.
4d) Varauksesta on luotu käynti. Käynti on maksettu.
4e) Poistettu tai peruutettu varaus.
4f) Keltainen tähti kertoo, että asiakkaalla on kanta-asiakaskortti. Kun viet hiiren tähti-ikonin päälle, myös kanta-asiakkuuden voimassaolo tulee näkyviin.
4g) Musta tähti kertoo asiakaspalvelijalle varausnäkymän lisätoiminnoista: Asiakas on ilmoittautunut vastaanotossa, Asiakas vastaanottaa palvelua tai että kyse on vahvistamattomasta Recall-varauksesta. Lisätoiminnot asetetaan itse päälle klikkaamalla varauksen päällä hiiren oikealla korvalla, valitsemalla Lisätoiminnot ja rastittamalla halutun kohdan. Jos useampi kuin yksi lisätoiminto on käytössä, käytetyt toiminnot näkyvät infotekstissä, kun hiiri viedään tähtimerkin päälle.

5) Varauksen perään tuleva automaattinen tauko valitaan Ajanvarauksen asetuksista toimipistekohtaisesti.
Katso myös ohje Ajanvarauksen asetukset

Varaukset muissa toimipisteissä

• 5/2020 esijulkaisuversiosta löytyy uudistus Varausnäkymän kalenterinäkymään. Pystyt nyt näkemään valitun työntekijän varaukset myös muissa kuin valitussa toimipisteessä. Muiden kuin valittuna olevan toimipisteen varaukset näkyvät varausnäkymässä harmaalla. Toisen toimipisteen varauksesta selviää missä toimipisteessä varaus on, kellonaika ja asiakkaan nimi.
  
• Ominaisuus helpottaa näkemään kaikki varatut ajat samalla kertaa, jos sinulla on enemmän kuin yksi toimipiste ja/tai työntekijäsi työskentelevät useammassa kuin yhdessä toimipisteessä.
  
  

• Katso myös ohjeet toimipisteiden lisäämiseen: Toimipisteet ja Työntekijän liittäminen toimipisteeseen
  
  

Vuorot -näkymä

Työvuorojen käytön aloittaminen

• Ajas -ohjelma tukee työvuorojen asettamista työntekijöille. Jos työvuorot ovat käytössä, aikojen varaus ei onnistu työvuorojen määräämän ajan ulkopuolelle.
• Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäisen kerran ja aina, kun lisätään uusi työntekijä, oletusasetuksen mukaisesti työntekijä ei kuulu työvuorojärjestelmään.
• Aikaisemmin (ennen 16.11.2018 päivitystä) työntekijä liitettiin työvuorojärjestelmään siten, että hänelle tehtiin varausnäkymässä ensimmäinen vuoro. Tämä on edelleen mahdollista, mutta nyt vuorojärjestelmän voi asettaa päälle myös "Työntekijä" -lomakkeen liukukytkinvalinnasta asettamalla sen asentoon "Kyllä". Huomaathan, että työvuorot ovat toimipistekohtaisia.

Työvuorojen asettaminen

• Vuorojärjestelmä voidaan ottaa käyttöön ja pois käytöstä "Työntekijä" -lomakkeen "Käytä työvuoroja" -valinnoilla.
• Työvuoroja avataan suunnitelman mukaisesti, ja niitä voi muokata Varausnäkymän muokkaustilassa.

Tähän liittyvät ajanvarauksen asetukset

Varausasetukset - Työvuorot ohittavat aukiolot

Vuorot-näkymän lisätoimintoja

• Varausnäkymän Vuorot-osiossa on helpottavia toimintonäppäimiä. Näkymässä hallinnoidaan työvuoroja ja poissaoloja.

1) Kun Muokkaustila on asetettu olemaan Kyllä, voit pidentää vuoron pituutta tai siirtää sen eri paikkaan vetämällä hiirellä (työpöytä) tai sormella (kosketusnäyttö).

2) Toiminnot -painikkeen alla näkyy Varausnäkymän muita lisätoimintoja:
2a) Lisää poissaoloja pyhäpäiville -toiminto listaa tavallisia kalenterissa olevia pyhäpäiviä haluttuun päivämäärään saakka. Voit valita, mitkä pyhäpäivät merkitset poissaoloiksi kalenteriisi.
2b) Tulosta -painikkeesta voi tulostaa vuoronäkymän tiedostoon tai tulostimelle.
2c) Luo aukiolojen mukaiset työvuorot -toiminto luo kyseiselle viikolle työvuorot toimipisteen aukiolojen mukaisesti.
2d) Luo viime viikon mukaiset työvuorot -toiminto kopioi samat vuorot kyseiselle viikolle kuin edellisellä viikolla oli.
2e) Luo viime viikon mukaiset työvuorot määrättyyn päivämäärään saakka -toiminto avaa kalenterin, jossa voi valita päivämäärän mihin saakka edellisen viikon kaltaisia vuoroja kopioidaan.
2f) Luo vuoroja, jotka ei näy nettivarauksessa -toiminto on kuvattu seuraavassa kohdassa: Vuorojen näkyvyys.

3) Pikatoimintoja, joilla voi tehdä nopeasti koko päivää koskevia muutoksia.
3a) Avaa kyseiselle päivälle koko päivän vuoron.
3b) Sulkee kaikki kyseisen päivän vuorot.
3c) Lisää poissaolon kyseiselle päivälle.

4) Valkoinen pohjaväri Vuorot-näkymässä tarkoittaa "Ei vuorossa".

5) Harmaa merkintä Vuorot-näkymässä tarkoittaa asiakasvarausta. Varauksen tiedot näkyvät Asiakasvaraus-näkymässä. Kuvan esimerkissä varaukset on tehty joko kokonaan tai osittain sellaisen ajan päälle, joka ei ole ollut työvuorolla avattu. Nettivarauksessa tällaiset ajat eivät ole asiakkaan varattavissa, mutta työntekijä voi itse varata ajan varausnäkymästä "suljetun ajan" päälle, jos Ajanvarauksen asetuksista on valittu "Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle" olemaan Kyllä. Tämä on toimipistekohtainen asetus.
Katso myös ohje Ajanvarauksen asetukset

6) Violetti väri kuvastaa avattua vuoroa. Sen voi tehdä pikatoiminnoilla (katso kohdat 2c, 2d, 3a) tai hiirellä maalaamalla. Vuoron voi poistaa pikatoiminnolla (katso kohta 3b) tai oikea-klikkaamalla vuoron päällä ja valitsemalla "Poista".

Vuorojen näkyvyys

• Vuorot-osioon on lisätty uusia käyttöä helpottavia toimintoja "Luo vuoro" -lomakkeelle.
• Lomake myös helpottaa vuorojen tekemistä mobiililaitteiden kosketusnäytöllä.

1) Luo vuoro -lomake avautuu, kun klikkaat hiirellä tai painat sormella vuoronäkymän päällä. Tämä on vaihtoehtoinen tapa maalaamiselle, ja se helpottaa erityisesti varausnäkymän mobiilikäyttöä.
Aseta vuoron alkamis- ja päättymisajankohdat pudotusvalikon kellonaikojen avulla.
2) Voit valita, haluatko vuoron näkyvän avoimena sekä työntekijöille Ajas Touchissa että asiakkaille nettivarauksen asiakasnäkymässä (Valitse: Touch ja nettivaraus) vai vain työntekijöille Ajas Touchissa (Valitse: Vain Touch).
3) Klikkaa lopuksi "Luo vuoro".

Vuorot -näkymä

1) "Vain Touch" -tyyppinen vuoro näkyy Vuorot -näkymässä vaaleanpunertavalla pohjalla.
2) "Touch ja nettivaraus" -tyyppinen vuoro näkyy tutulla violetilla pohjalla.

Asiakasvaraus -näkymä

1) "Vain Touch" -tyyppinen vuoro näkyy Asiakasvaraus -näkymässä vaaleanpunertavalla pohjalla.
2) "Touch ja nettivaraus" -tyyppinen vuoro näkyy tutulla valkoisella pohjalla.

1) "Vain Touch" -tyyppisiä vuoroja voi myös tehdä maalaamalla.
Toiminnot -painikkeen alla on valinta "Luo vuoroja, jotka eivät näy nettivarauksessa". Klikkaa tekstin edessä olevaan ruutuun rasti ja voit nyt maalata hiirellä tai sormella vuoroja, jotka eivät näy nettivarauksessa.