Ero sivun ”Asiakkaat” versioiden välillä

Versio 1. marraskuuta 2021 kello 09.31

Asiakkaan lisäys

Uusi asiakas voidaan lisätä valitsemalla Asiakkaat -näkymä päävalikosta ja painamalla oikeasta yläkulmasta keltaista "Lisää asiakas" -painiketta .

• Jos Ajas-tilillä on käytössä nettiajanvaraus, asiakkaan netissä tekemä varaus luo asiakaskortin pohjan niillä perustiedoilla, mitkä asiakas on täyttänyt. Ajanvarauksen asetuksissa voidaan määritellä halutut pakolliset kentät.

Asiakaslistan hakukentässä asiakasta voi hakea perustietojen avulla. Myös henkilötunnuksella haku on mahdollista, jos henkilötunnus on lisätty asiakaskortille.

Asiakaskortti

avainsanat: valittu asiakas, asiakaskortti

• Asiakaskortilla on paljon eri toimintoja. Kaikki toiminnot eivät näy kaikille käyttäjille. Esimerkiksi "Avaa Potilaskortti Kannassa" näkyy vain niille käyttäjille, jotka ovat liittyneet Kanta-arkistoon kauttamme ja jotka ovat kyseisellä hetkellä kirjautuneena Kantaan. Myös toimiala saattaa vaikuttaa siihen, mitä asiakaskortilla näkyy.

1) Ylimmästä osasta löytyy:

• "Aseta valituksi asiakkaaksi" -painike, joka valitsee asiakkaan aktiiviseksi. Kun asiakas on merkitty valituksi asiakkaaksi, hänelle voi tehdä useita tapahtumia peräkkäin, kuten varauksia, käyntejä tai laskuja, ilman, että asiakasta tarvitsee joka kerta valita erikseen.
  
• "Avaa potilaskortti Kannassa" -painikkeella asiakkaan potilaskertomukseen merkittyjä tietoja voidaan viedä Kantaan ja tarkastella Kannassa. Toiminto edellyttää, että käyttäjä on kirjautunut Ajaksen kautta Kantaan ja että asiakaskorttiin on lisätty asiakkaan henkilötunnus.
  
• "Asiakkaalla on maksamattomia tapahtumia" -ilmoitus näkyy asiakaskortilla, jos asiakkaalla on maksamattomia myyntitapahtumia, kuten maksamaton käynti, lasku tai tuotemyynti.
  

2) Tässä osassa valitaan onko kyseessä henkilö- tai yritysasiakas sekä täytetään asiakkaan perustiedot.
Huom: Henkilötunnus tai syntymäaika -tieto on siirtynyt perustietojen yhteyteen. Aikaisemmin se kirjattiin kohtaan Asiakkaan lisätiedot. Jos tieto oli aikaisemmin jo kirjattu lisätieto-otsikolla "Syntymäaika", se on automaattisesti siirtynyt asiakaskortin perustieto-osaan.
3) Tästä osasta löytyy useita asiakaskortin lisätoimintoja, joita käsitellään tarkemmin kohdassa: Asiakaskortin lisätoiminnot.
4) Alimmasta kentästä löytyy perustoimintojen, kuten "Poista", "Tallenna" ja "Sulje" lisäksi:

Asiakaskortin tapahtumaloki

Muokattu viimeksi -painikkeella voidaan tarkastella asiakaskortin koko muokkaushistoriaa ja muokkauksien tekijöitä.

Asiakaskortin toiminnot -painike

Toiminnot -painikkeen alta löytyy seuraavia pikatoimintoja:

1a) Jos järjestelmän yhteisissä asetuksissa on valittu pakollinen kirjautuminen nettivarauksen asiakasnäkymään, ja kirjautumistavaksi on valittu "Käyttäjänimi ja salasana", voit asettaa asiakkaalle käyttäjänimen ja salasanan tästä linkistä avautuvalla lomakkeella. Käyttäjätunnukset voi myös vaihtaa tästä kirjoittamalla uudet halutut tunnukset.
Katso myös ohje: Yhteiset asetukset
1b) Asiakkaalle voi tehdä varauksen.
1c) Asiakkaalle voi lisätä käynnin.
1d) Jos asiakkaalle myydään lahjakortti, tästä linkistä pääset nopeasti luomaan lahjakortin järjestelmään. Asiakkaalle voi siten ilmoittaa kortin lyhyttunnisteen saman tien. Jos myynti halutaan tehdä Ajas-järjestelmän kautta, katso myös seuraava ohje: Lahjakorttituotteen myynti.
1e) Asiakkaalle voi tulostaa lomakkeita, kuten SV-, F- ja KU -lomakkeita. Lomakkeiden näkyminen riippuu Ajas-ohjelman toimialavalinnasta, ja niiden käyttö on opastettu toimialakohtaisissa ohjeissa.
1f) GDPR-linkin alta löytyy kaksi vaadittua toimintoa:

• "Tulosta kaikki tiedot" - tulostaa järjestelmään kirjatut tiedot asiakkaasta PDF-lomakkeelle.
• "Poista asiakkaan tiedot" - poistaa kaikki asiakkaan tiedot järjestelmästä. Napin painalluksen jälkeen tulee vielä poiston vahvistuspyyntö.

"Poista asiakkaan tiedot" -toiminnon jälkeen kaikki häneen liitetyt tapahtumat muuttuvat seuraavasti:
1) Asiakkaan nimi muuttuu olemaan "anonyymi anonyymi"
2) Asiakaskorttia ei enää ole olemassa, joten kansion kuvan painaminen ei tee mitään.

Asiakaskortin lisätoiminnot

Asiakaskortin lisätoiminnoissa on hallintaan ja seurantaan liittyviä osioita. Niihin voidaan tallentaa lisätietoja asiakkaasta ja sieltä voidaan seurata asiakkaan varaus- ja käyntihistoriaa.

Asiakkaan historia

Asiakkaan historia listaa asiakkaaseen liittyviä tapahtumia kuten varauksia, käyntejä tai laskuja. Näkymä voidaan suodattaa tapahtumatyypin avulla, ja sitä voidaan tarkastella joko suljetussa tai laajennetussa näkymässä.

Asiakkaan lisätiedot

Asiakkaan lisätiedot -kohdassa asiakaskorttiin voidaan lisätä tietoja, kuten ammatti, harrastukset, sairaudet / vammat tai lääkitys.

• Joitakin lisätieto-otsikkoja on jo valmiina, ja ne löytyvät kun klikataan painiketta: "Lisää uusi".
  

1) Kanta-asiakkuuden voimassaolo - on kirjoitettava muodossa dd.mm.yyyy. (esimerkiksi 31.08.2021)
Nyt kanta-asiakkuuden tila näkyy keltaisella tähdellä Varausnäkymässä:


ja Asiakkaat-listassa:

2) Jos valmista otsikkoa ei ole, sen voi kirjoittaa pudotusvalikon yläpuolella olevaan kenttään. Huomaathan kuitenkin, että jotkut lisätiedot pitää kertoa järjestelmälle sellaisessa muodossa, että järjestelmä tunnistaa tiedon halutunlaiseksi. Sen vuoksi Lisätietotyyppi on ensin luotava "Asiakkaan lisätietokentät" -sivulla. Katso myös ohje: Lisätietokentät.

Kun olet lisännyt lisätiedon:

• Tallenna lisätieto ja
• Tallenna asiakaskortti
  

Estetyt asiakaspalvelijat

Estetyt asiakaspalvelijat -lisätiedon avulla on mahdollista estää häiritsevästi käyttäytynyttä asiakasta varaamasta aikaa häirinnän kohteena olleelle asiakaspalvelijalle. Lisätietoja ominaisuudesta löydät täältä: Estetyt asiakaspalvelijat.

Asiakkaan verkkolaskutustietojen tuonti

Jos sinulla on asiakkaan verkkolaskutustiedot XML-tiedostossa, pystyt helposti tuomaan ne suoraan järjestelmään. Lisätietoja ominaisuudesta löydät täältä: Asiakkaan verkkolaskutustietojen tuonti.

Asiakkaan lahjakortit

Asiakkaan lahjakortit näyttää kaikki asiakkaalle liitetyt lahjakortit. Lahjakortin luominen järjestelmään tapahtuu alempaa "Toiminnot" -osiosta tai "Lahjakortit" -välilehdeltä. Lisää tietoa lahjakorteista löydät tästä.

Potilaskertomus

Ajas Touchin Kanta-merkinnät tehdään asiakaskortin Potilaskertomus -osiossa. Kanta-merkintöjen tekeminen on mahdollista niille käyttäjille, jotka ovat liittyneet Kantaan kauttamme. Kaikki muut terveydenhoitoalan toimialaversion käyttäjät voivat käyttää ohjelman lomakkeita luonnosten tekemiseen.

• Tämä ohje kattaa potilaskertomusten tekemisen luonnoksena.
• Merkinnän tekeminen Kantaan on kuvattu Kanta-käyttäjien ohjeissa.

1) Luonnokset näkyvät Merkinnät-listassa
2) Luonnoksen tekeminen aloitetaan valitsemalla Potilaskertomuspohja ja klikkaamalla "Lisää merkintä"
Huom: Jotta voit tehdä potilaskertomuksen, järjestelmään on luotava vähintäin yksi potilaskertomuspohja.
Merkinnän kirjauspohjan eli Potilaskertomuspohjan voi tehdä päävalikon sivulla "Terveydenhuolto" -> "Potilaskertomuspohjat". Katso myös ohje: Potilaskertomuspohjan lisäys

Potilaskertomuslomake

1. Potilaskertomuspohjassa valittu näkymä ja sen muokkauspainike.
2. Merkinnän kirjauspäivä. Oletuksena se on tämä päivä, ja sen voi muuttaa avaamalla kalenterin.
3. Potilaskertomuspohjassa valitut otsikot ja niiden muokkauspainike.
4. ICD-10- , RF-, O tai ICF -koodin lisäämispainikkeet.
   
5. Lääkäritoimiala: Kun potilaskertomus liitetään käyntiin, ICD-10 -koodi on käytössä myös käyntiin liittyvien lomakkeiden tulostuksessa. Muista tallentaa lomake. SV 120 -lomakkeen ICD-10 -koodi
   
6. Kun asiakaskortti avataan varauksesta, varauksen tiedot säilyvät taustalla potilaskertomukseen saakka. Se tarkoittaa sitä, että potilaskertomuslomakkeelta pääsee tekemään käynnin varauksessa olleilla tiedoilla. Varauksesta avatun asiakaskortin merkkinä näkyy kalenteri-ikoni.
7. ICD-10-, RF-, O- tai ICF -koodien hakutoiminnot.
8. Näytä teksti / Näytä kentät -toiminnoilla lomakkeen sisällön voi näyttää tekstimuodossa / tekstikenttämuodossa.
9. Potilaskertomuksen sisällön voi tulostaa PDF-muodossa. Selaimen ponnahdusikkunat tulee olla sallittu, jotta PDF tulostuu.
10. Potilaskertomus tallennetaan aina luonnoksena ellei Kanta-yhteys ole käytössä / päällä.

1. Jos käynti on tehty ennen potilaskertomuksen tallentamista, valitse käynti tästä pudostusvalikosta.
2. Jos potilaskertomus tehdään ennen käyntiä, potilaskertomuksesta pääsee nyt siirtymään suoraan käyntiin, joka sisältää varauksessa olleet tiedot. Toiminto edellyttää, että asiakaskortti on avattu varauksesta. Näin tehty käynti linkkautuu automaattisesti potilaskertomukseen ja lukee tarvittavat ICD-10 -tiedot tulostettavaksi SV 120 -lomakkeelle.
3. Luonnoksen voi poistaa tästä painikkeesta.

Tallennetut potilaskertomukset näkyvät tässä listassa.

1. Merkinnän päivämäärä.
2. Merkinnän tekijä = Ajas-ohjelmaan kirjautunut käyttäjä.
3. Merkinnän näkymä.
4. Käynnin syy näkyy ja tulostuu toistaiseksi vain erikoistapauksissa (uuden lääkäriversion SV 120 -ICD-koodista).
5. Merkinnän tila on "Luonnos" aina ilman Kanta-kirjautumista / Kantaan tallentamista.
6. Näytä -painike avaa merkinnän.

Potilaskertomuksen näkymän ja otsikon muokkaus

1) Potilaskertomuksen näkymän ja otiskoiden viereen on lisätty "Muokkaa" -painike. Sekä näkymän että otsikon nimen voi muuttaa vielä tässä vaiheessa.
2a) Varoituskolmio tarkoittaa, että käytetty näkymä on vanhentunut. Kannassa tuettujen näkymien lista muuttuu aika ajoin. Tallennus Kantaan epäonnistuu, jos käytössä on vanhentunut näkymä.
2b) Käytetty otsikko on vanhentunut. Kannassa tuettujen otsikoiden lista muuttuu aika ajoin. Tallennus Kantaan epäonnistuu, jos käytössä on vanhentunut otsikko.
3) Sekä näkymän että otsikon voi muuttaa klikkaamalla muokkaa nappia. Kannassa tuettujen otsikoiden (tai näkymien) lista avautuu. Valitse uusi otsikko (tai näkymä).
4) Klikkaa "Tallenna" -ikonia tai...
5) Klikaa "Peruuta"
6) Jos näkymää tai otsikoita on muokattu, klikkaa lopulta Tallenna luonnos.

Liitä tiedostoja

Liitä tiedostoja - kohdassa asiakkaan tietoihin voidaan liittää liitetiedostoja. Huomaa, että ennen tämän toiminnon käyttämistä, tulee tiedostopalvelu ottaa käyttöön. Vasemmalla puolella olevalla "Lähetä tiedostoja..." -painikkeella järjestelmään voidaan tallentaa uusi liitetiedosto. Oikealla olevalla "Valitse tiedosto..." -painikkeella voidaan etsiä järjestelmään aikaisemmin tallennettu tiedosto ja liittää se kyseisen asiakkaan asiakaskorttiin. Lisää ohjeita tiedostopalveluun ja sen käyttöön ottamiseen liittyen löydät tästä.

Yritysasiakkaan lisäys

Yritysasiakas lisätään samalla tavalla kuin henkilöasiakas. Kun asiakaslomake avautuu, valitaan asiakastyypiksi Yritys. Yritysasiakkaan perustietoihin kuuluu myös Yrityksen nimi ja Y-tunnus. Jos yritysasiakkaan kortilla käytetään Etunimeä ja Sukunimeä, näillä tarkoitetaan yrityksen yhteyshenkilön nimeä.

Asiakaslistan lisätoiminnot

Asiakkaiden yhdistäminen

• Järjestelmään saattaa joskus kertyä useampi asiakaskortti, jotka oikeasti tarkoittavat samaa asiakasta. Tällainen tilanne voi syntyä, jos asiakas luodaan uudelleen vaikka hänellä on jo olemassa asiakaskortti.
• Saman asiakkaan useampi kortti voidaan yhdistää kortiston selkeyttämiseksi.
• Asiakkaaseen liitetyt tapahtumat, kuten Varaukset, Käynnit, Laskut, Lahjakortit, Tiedostot tai luonnoksena tehdyt Potilaskertomukset siirtyvät yhdistämisen jälkeen sille asiakaskortille, joka jää voimaan. Myös itse tehdyt asiakkaan lisätiedot siirtyvät sille asiakaskortille mikä jää voimaan. Itse tehdyillä lisätiedoilla tarkoitetaan Muokkaa liästietokenttiä -toiminnon avulla lisättyjä lisätietokenttiä
• Seuraavista tiedoista jää voimaan vain ne tiedot, jotka on sillä kohde-asiakkaalla johon muut yhdistetään:
  • Asiakkaan perustiedot (Etunimi, Sukunimi, Puhelinnumero, Sähköposti, Osoite, Postinumero, Toimipaikka, Yrityksen nimi, Y-tunnus).
  • Asiakkaan lisätiedot (Ammatti, Harrastukset, Lääkitys, Sairaudet/Vammat, Syntymäaika, Tietoja saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle).
  • Asiakasryhmä
• Asiakkaiden yhdistämisen toiminto löytyy "Asiakkaat"-välilehdeltä. Yhdistäminen aloitetaan klikkaamalla "Toiminnot" ja sen alta "Yhdistä asiakkaita" -painiketta.

1) Voit ensin valita hakuperusteet. Järjestelmä ehdottaa yhdistettäväksi ne asiakkaat, joilla on kuvan mukaisessa tilanteessa täsmälleen sama Etunimi, Sukunimi ja Puhelinnumero.
2) Päivitä lista valintasi jälkeen.

1) Ylimpänä näkyvä asiakas on se, mikä jää yhdistämisen jälkeen voimaan ("Kohdeasiakas"). Muut valitut asiakkaat yhdistetään tähän asiakkaaseen.
2) Jos kohdeasiakasta halutaan muuttaa, sen voi tehdä näillä sinisillä painikkeilla.
3) Samankaltaiset asiakkaat valitaan yhdistettäväksi kohdeasiakkaaseen klikkaamalla jokaisen kohdalla liukukytkin "Kyllä" -asentoon.
4) "Valitse kaikki" -toiminto muuttaa kaikkien sivulla näkyvien asiakkaiden liukukytkimet asentoon "Kyllä". Jos käytät "Valitse kaikki" -toimintoa, tarkista kaikki valinnat huolella ennen seuraavaa vaihetta 5.
5) Klikkaa lopulta "Yhdistä valitut asiakkaat".

Huom: Kun asiakkaiden yhdistäminen on suoritettu, muutos on peruuttamaton. Asiakkaat, jotka yhdistetään kohdeasiakkaaseen poistuu järjestelmästä. Tarkista huolella tekemäsi valinnat ja niiden oikeellisuus.

Asiakkaiden tuonti

"Tuo asiakkaita" -toiminto on ensisijaisesti tarkoitettu uusille Ajas-käyttäjille, jotka tuovat asiakasrekisterin toisesta järjestelmästä.
Huom: Tuontia ei suositella tehtäväksi silloin, jos Ajas-ohjelmassa on jo ennestään paljon asiakkaita.

Vanhan asiakaskortiston tiedostomuoto ja sisältö

• Asiakkaita voi tuoda Ajas-järjestelmään CSV-tiedostomuodossa. Esimerkiksi Excel-tiedoston voi tallentaa CSV-muotoon.
  • CSV tiedostoksi voi tallentaa vain yhden taulukon. Jos Excel-tiedostossa on useampia taulukkosivuja, vaikka vain tyhjiä, poista muut sivut ennen tallennusta.
  • CSV:n Merkistöksi on tallennettava UTF-8. Muuten esimerkiksi ä- ja ö- kirjaimet ei tulostu oikein.
    

• Asiakkaiden tuonnissa on hyvä muistaa, että se mitä tietoja ja missä muodossa tuodaan se näkyy ja on käytössä
  • Jos esimerkiksi puhelinnumerot tai postinumerot on tuotu ilman, että niiden kirjoitusasu on tarkistettu, ne tulevat näkymään väärin. Eri taulukko-ohjelmissa on työkaluja, millä esimerkiksi numerosarjan edestä puuttuva nolla saadaan lisättyä takaisin.
  • Jos tuotavassa aineistossa on saman asiakkaan tiedot useampaan kertaan, jokaisesta näistä syntyy oma asiakaskortti. Ajas Touchissa on Yhdistä asiakkaita -toiminto, mutta kannattaa harkita tuotavien tietojen siivoamista jo ennen tuontia taulukkomuodossa.

• Toinen tuontia valmisteleva asia on miettiä mihin kenttään tietoja voi tuoda. Valmiita kenttiä ovat:
  • Syntymäaika/Henkilötunnus
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Osoite
  • Postinumero
  • Kunta
  • Sähköposti
  • Puh nro
  • Yrityksen nimi
  • Y-tunnus

• Jos asiakaskortilla ei ole valmiiksi sellaista kenttää, mitä tarvitset, voit itse tehdä lisätietokenttiä ennen tuontia. Joillakin tiedoilla on toiminnallisuuksia Ajas-järjestelmässä, eli ne ei ole ainoastaan informaatiota. Hyvä esimerkki on tieto asiakkaan markkinointiluvasta.

Esimerkki taulukosta ja sen tarkistettavista kohdista
Lisätietokenttien käytöstä lisää ohjeita kohdassa Edistyneet toiminnot: Tuo asiakkaan tietoja lisätietokenttiin

• Tiedosto käsitellään Tuo asiakkaita -sivulla ennen tuonnin/toiminnon suorittamista. Vain sellaiset sarakkeet voidaan tuoda, joille löytyy vastaava kenttä Ajas-ohjelman asiakaskortilla. Muut kentät jätetään huomiotta.
  
• Perustietojen tuonti onnistuu helpoiten.
  
• Suosittelemme, että testaat tuonnin muutamalla asiakkaalla ennen kuin tuot koko asiakaskortiston, jossa voi olla jopa tuhansia asiakkaita. Jos jotain näyttää menevän väärin, poista asiakkaat, korjaa ongelmakohdat ja kokeile uudelleen.
  
  

Tuo asiakkaan perustiedot

1) Valitse CSV-tiedosto tietokoneelta.
2) Klikkaa "Käsittele CSV-tiedosto" -painiketta.

1) "Tiedoston sarake" -listassa näkyy valitun CSV-tiedoston otsikot.
2) "Asiakkaan kenttä" -listassa voi pudotusvalikon alta valita sen Ajas-järjestelmän kentän, johon tieto tuodaan.
3) Asiakkaan perustiedoille löytyy heti vastaava kenttä Ajas Touchin asiakaskortilla.
4) Yritystiedoille löytyy myös heti vastaavat kentät Ajas Touchin yritysasiakkaan kortilla. Huom: Jos jompi kumpi näistä tiedoista tuodaan, asiakaskortiksi luodaan Yritysasiakkaan kortti.
5) Näille vanhan järjestelmän tiedoille ei esimerkissä löydy vastaavia kenttiä. Tietoja varten ei myös ole itse tehty lisätietokenttiä, eli jos niitä ei ole tarkoitus tuoda, ne jätetään huomiotta.
6) Valintojen jälkeen klikkaa "Suorita toiminto".

Huom: Jos Tiedoston sarake (kohta 1) -listassa jokin otsikko, kuten "Sähköposti", ei kirjoitu oikein, älä jatka eteenpäin (kohtaan 6 "Suorita toiminto"), koska CSV:n merkistö ei ole oikein, ja kaikki ä ja ö -kirjaimet tulevat olemaan väärin myös asiakkaiden tiedoissa.

Edistyneet toiminnot: Tuo asiakkaan tietoja lisätietokenttiin

Esimerkkejä siitä, millaisia lisätietokenttiä voi tehdä ja hyödyntää asiakkaiden tuonnissa.
Katso myös ohje: Lisätietokentät

• Esimerkit 1-3 ovat toiminnallisia ja hyödynnettävissä järjestelmän muissa toiminnoissa. Siksi niihin tuodut tiedot täytyy olla juuri oikeassa muodossa.
• Esimerkki 4:ää voi käyttää kaikkeen sellaiseen tietoon, minkä haluaa säilyttää vain tekstimuotoisena informaationa.
  

1. Asiakkaan laskutustiedot

Ajas Touchin laskutus -toiminnoissa voi käyttää seuraavia asiakkaan laskutustietoja:

• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuvälittäjä
• BIC
• IBAN
• Laskun lähetystapa
  

1.1. Laskutuspalvelu
Jos aiot lähettää e-laskuja asiakkaillesi Ropo Capital tai Netvisor -laskutuspalvelujen kautta, seuraavat tiedot tarvitaan ja voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana:

Otsikko: E-lasku osoite, Lisätietotyyppi: Verkkolaskuosoite, Arvot: Verkkolaskutusosoite / OVT-tunnus / IBAN
Otsikko: E-lasku välittäjä, Lisätietotyyppi: Verkkolaskun välittäjä, Arvot: Verkkolaskun välittäjä / Operaattoritunnus / BIC

Otsikon nimen saa itse valita.

1.2. Finvoice-tiedostot
Jos haluat lähettää e-laskuja asiakkaillesi oman pankin palvelun kautta Finvoice-tiedostojen avulla, seuraavat tiedot tarvitaan ja voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana:

Otsikko: BIC, Lisätietotyyppi: BIC, Arvot: BIC
Otsikko: IBAN, Lisätietotyyppi: IBAN, Arvot: IBAN

Otsikon nimen saa itse valita.

1.3. Laskun lähetystapa
Asiakaskortille voi lisätä tiedon asiakkaan toivomasta laskun lähetystavasta. Lähetystapa on silloin automaattisesti valittu itse laskua luotaessa. Seuraavat tiedot voidaan tuoda vanhasta järjestelmästä, jos ne on sieltä valmiiksi saatavana. Arvot on muokattava kuitenkin vastaamaan Ajas-järjestelmän käyttämiä arvoja.

Otsikko: Laskun lähetystapa, Lisätietotyyppi: Laskun lähetystapa, Arvot: 0,1,2,3,4,5 tai 6

Otsikon nimen saa itse valita.

0 = Sähköposti
1 = Posti
2 = Laskutuspalvelu (sähköposti)
3 = Laskutuspalvelu (posti)
4 = Laskutuspalvelu (e-lasku)
6 = Finvoice

Laskun lähetystapaa voi käyttää seuraavasti:
Lähetystavan automaattinen täyttö

2. Asiakkaan antamat markkinointiluvat

Järjestelmä tunnistaa markkinointiluvan tilan, jos lisätietokentän otsikointi, tyyppi ja arvot ovat täsmälleen seuraavat. Arvot on melko varmasti muokattava ennen tuontia vastaamaan järjestelmän käyttämiä arvoja.

Otsikko: Sähköpostilla, Lisätietotyyppi: Markkinointiluvan tyyppi, Arvot: Kyllä, Ei tai Ei määritelty (ei määritelty valitaan automaattisesti, jos tuotavassa CSV:ssä kenttä on jätetty tyhjäksi).
Otsikko: Tekstiviestillä, Lisätietotyyppi: Markkinointiluvan tyyppi, Arvot: Kyllä, Ei tai Ei määritelty (ei määritelty valitaan automaattisesti, jos tuotavassa CSV:ssä kenttä on jätetty tyhjäksi).

Otsikon nimeä ei voi itse valita. Myös otsikko kuten tyyppi ja arvot on oltava täsmälleen näin.

Toimintoja käytetään mm. netivarauksen asiakasnäkymässä:
Markkinointiluvan valintaruudut Nettivaraus 6 -asiakasnäkymässä

Voimassa olevien markkinointilupien hakemiseen:
Voimassa olevat markkinointiluvat

3. Asiakkaan kanta-asiakkuus ja sen voimassaoloaika

Jos olet vanhassa järjestelmässä käyttänyt kanta-asiakasohjelmaa, johon kuuluu kanta-asiakkuuden voimassaoloaika, järjestelmä tunnistaa tämän tiedon, jos lisätietokentän tyyppi ja arvot ovat seuraavia:

Otsikko: Kanta-asiakkaat, Lisätietotyyppi: Kanta-asiakkuuden voimassaolo, Arvot: dd.mm.yyyy (esimerkiksi 05.08.2021).

Otsikon nimen saa itse valita.

Toimintoa käytetään mm. näyttämään kanta-asiakkuuden tila helpolla tavalla asiakkaan tiedoissa:
Asiakkaan lisätiedot

4. Asiakkaan kaikki muut yleiset tiedot

Mitä hyvänsä tekstimuotoisia yleisiä tietoja voi tuoda, kunhan kullekin yksilölliselle tiedolle tehdään ensin lisätietokenttä. Samaan kenttään ei voi tuoda useita erilaisia tietoja.

Voit otsikoida lisätietokentän haluamallasi tavalla, Lisätietotyyppi on Yleinen, ja Arvot on tekstiä.

Lopuksi vielä esimerkki edistyneen käytön asiakkaiden tuonnista. Käsittele CSV-tiedosto -näkymä voisi näyttää vaikkapa tältä.

1) "Tiedoston sarake" -listassa näkyy valitun CSV-tiedoston otsikot.
2) "Asiakkaan kenttä" -listassa voi pudotusvalikon alta valita sen Ajas-järjestelmän kentän, johon tieto tuodaan.
3) Asiakkaan perustiedoille löytyy heti vastaava kenttä Ajas Touchin asiakaskortilla.
4) Näille tiedoille löytyy nyt myös vastaava kenttä, koska edellisessä vaiheessa teimme niitä varten lisätietokentät.
5) Tälle vanhan järjestelmän tiedolle ei ole tehty lisätietokenttää, ja se jätetään huomiotta.
6) Valintojen jälkeen klikkaa "Suorita toiminto".

Huom: Jos Tiedoston sarake (kohta 1) -listassa jokin otsikko, kuten "Sähköposti", ei kirjoitu oikein, älä jatka eteenpäin (kohtaan 6 "Suorita toiminto"), koska CSV:n merkistö ei ole oikein, ja kaikki ä ja ö -kirjaimet tulevat olemaan väärin myös asiakkaiden tiedoissa.

Lisätietokentät

Lisätietokenttiä tarvitaan sellaisiin toimintoihin, joissa järjestelmän halutaan käyttävän asiakaskortilla olevia tietoja muihin toimintoihin, kuten verkkolaskun tekemiseen.

• Lisätiedon otsikon voi määrittää haluamallaan tavalla, kaikissa muissa lisätiedoissa paitsi Markkinointiluvan tyypissä. Markkinointiluvissa otsikko on oltava joko Sähköpostilla tai Tekstiviestillä, ja samat termit näkyvät esimerkiksi markkinointiluvan valintaruutuina asiakasnäkymässä.
  

Otsikoita valitaan asiakaskortin kohdassa "Asiakkaan lisätiedot". Katso myös ohje: Asiakkaan lisätiedot.

• Lisätietotyyppi on valittava oikeanlaiseksi käyttämällä listassa olevia valmiita vaihtoehtoja. Jos lisätietoihin halutaan kirjoittaa pelkkää tekstiä, voidaan käyttää lisätietotyyppiä "Yleinen".
  
  

Asiakasryhmät

• Asiakasryhmät on kehittymässä oleva uusi Ajas Touchin ominaisuus. Tällä hetkellä asiakasryhmää käytetään seuraaviin toimintoihin:
  • Asiakasryhmällä voi rajata asiakkaiden hakua. Tämä esitellään kohdassa Edistyneet toiminnot
    
  • Asiakasryhmää voi käyttää maksun jakamiseen kahden maksajan välillä tai koko summan siirtämiseen toiselle maksajalle. Tämä esitellään kohdassa Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle
    
• Asiakasryhmän käyttö kannattaa aloittaa siten, että ryhmän maksajalle luodaan ensin yritysasiakaskortti. Katso myös Yritysasiakkaan lisäys

1) Uuden asiakasryhmän voi luoda klikkaamalla "Lisää ryhmä" -painiketta. Avautuvalle lomakkeelle syötetään vastaavat tiedot:
2) Nimi = Asiakasryhmän nimi.
3) Maksaja = Se yritysasiakas, joka toimii tämän ryhmän maksajana.
4) Maksettava osuus % = Se osuus käynnin kokonaissummasta, minkä tämä maksaja maksaa.

Asiakkaan lisääminen asiakasryhmään

• Asiakas liitetään asiakasryhmään asiakaskortilla, kohdassa "Asiakkaan lisätiedot".
  
• Asiakkaan saaman palvelun hinta voidaan nyt jakaa kadelle maksajalle (asiakas itse ja asiakasryhmän maksaja) Käynti -lomakkeella. Maksu voidaan myös siirtää kokonaan toiselle maksajalle, jos asiakasryhmän maksajan osuudeksi on merkitty 100%.
  
  
  

Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle

1) Asiakas, joka on saanut tällä käyntilomakkeella mainitun palvelun.
2) Maksaja esitäyttyy asiakasryhmän perusteella.
3) Asiakasryhmän maksaja ja hänen maksama osuus.
4) Palvelu, joka liittyy tähän käyntiin.
5) Vahvista hinnat -painike näkyy aina, kun käytetään asiakasryhmän maksajaa. Asiakasryhmällä voi olla asiakasryhmäkohtaiset hinnat, jotka poikkeaa normaalihinnoista. Paina "Vahvista hinnat" ja Tallenna käynti.

Kun käynti on tallennettu, maksunsiirto toiselle maksajalle tapahtuu automaattisesti.

4) Palvelu, joka liittyy tähän käyntiin.
6) Asiakasryhmän maksajalle siirretty osuus.
7) Asiakkaalle jäävä maksettava osuus.

Asiakkaan maksunsuoritusprosessi jatkuu Käynti-lomakkeella normaalilla tavalla. Hän voi maksaa oman osuutensa kaikilla maksutavoilla.
Maksajan maksama osuus siirtyy automaattisesti jälkilaskutukseen. Maksun siirrossa ei käytetä "Lisää jälkilaskutukseen" -painiketta, vaan tämän painikkeen käyttö siirtäisi asiakkaan itse maksaman osuuden (12.00 €) jälkilaskutukseen tulostettavaksi hänen omalle koontilaskulleen. Laskun tekeminen maksajalle tapahtuu siitä huolimatta normaalin jälkilaskutusprosessin mukaisesti.
Huom: Jos käynti on kertaalleen tallennettu, ennen kuin maksunsiirtoa yritettiin tehdä, se ei enää ole mahdollista samassa käynnissä. Maksun siirto tapahtuu silloin, kun käynti tallennetaan ensimmäisen kerran. Se ei tapahdu enää jälkeenpäin. Tilanteen korjaaminen: Poista käynti ja tee käynti uudelleen.

Laskun tekeminen asiakasryhmän maksajalle

Aloita laskun tekeminen "Laskutus" -sivulta klikkaamalla "Lisää lasku".

1) Laskussa lukee "Uusi lasku".
2) Hae asiakkaaksi Maksaja -yritysasiakas.
3) Täytä ja tarkista saajan ja muut laskun tiedot. Laskutustiedot täydentyvät valitun toimipisteen laskutusasetuksista.
4) Klikkaa lomakkeen alareunassa "Laskuta asiakkaan laskuttamattomat tapahtumat" -painiketta. Painike muuttuu ei-aktiiviseksi (kuvassa) kun sitä on jo tällä laskulla painettu.
5) Laskutusta odottamassa ollut käynti näkyy tässä. Käynnin tulostuvissa otsikkotiedoissa näkyy se, mitä toimipisteen laskutusasetuksissa on määritelty, kohdassa: "Tulosta käyntien tiedot laskulle".
6) Maksajalle siirretty tapahtuma ja summa näkyy nyt tällä rivillä.
7) Tämän jälkeen lasku tallennetaan ja lähetetään asiakkaalle halutulla tavalla.

Asiakasryhmän poisto tai vaihto käynti-lomakkeella

Kun asiakas on liitetty asiakasryhmään, Käynti-lomakkeella näkyy aina automaattisesti asiakasryhmän maksajan tiedot asiakkaan oman nimen alla.

• Järjestelmän muut toiminnot, kuten palvelun (asiakasryhmäkohtaisen) hinnan vahvistus ja maksun siirto asiakasryhmän maksajalle noudattavat valittua asiakasryhmää. Katso myös ohjeet: Asiakasryhmäkohtaiset hinnat ja Maksun jakaminen ja siirto toiselle maksajalle.

Joskus asiakas haluaakin maksaa koko summan itse tai on syytä vaihtaa asiakkaan käynnin maksajaa tilapäisesti tähän käyntiin. Sen voi tehdä seuraavasti.
Huom: Kun asiakas poistetaan asiakasryhmästä käyntilomakkeella tai hänen asiakasryhmä vaihdetaan, muutos on aina voimassa vain tässä käynnissä. Pysyvä muutos tehdään asiakaskortilla: Asiakkaan lisääminen asiakasryhmään.

Asiakasryhmä poistetaan tässä käynnistä painamalla rastia x.

Käynti-lomake näyttää nyt normaalilta asiakkaan itse maksamalta käynniltä. Jos käyntiin oli jo liitetty palvelu (kuten varauksesta tehdyissä käynneissä on automaattisesti), myös siitä häviää hinnan vahvistuspyyntö.

1) Jos asiakasryhmä halutaan vaihtaa, järjestelmään luodut vaihtoehdot löytyvät "Asiakasryhmä" -painikkeen alta.
2) Jos maksajaksi halutaan valita mikä hyvänsä asiakas (jolla ei ole asiakasryhmää), asiakaskortteja voi selata "Muu" -painikkeen alla.
3) Klikkaamalla tyhjään kenttään voi hakea sekä asiakasryhmät että muut asiakkaat, valinnasta riippuen.

Maksun siirto toiselle maksajalle ilman asiakasryhmää

Jos toisen maksajan käyttö on tilapäistä, maksun voi siirtää 100% osuudella toiselle maksajalle myös ilman asiakasryhmää suoraan käynnissä. Ja jos samalle maksajalle on siirretty useampi maksu, käyttäen "Muu" -vaihtoehtoa käynnissä, myös näistä voi maksajalle tehdä koontilaskun. Muut kuin 100% maksuosuudet vaatii aina asiakasryhmän käytön.

1) Käyntiä tehdessäsi, valitse "Valitse maksaja" -kohdassa vaihtoehto "Muu". Tällä valinnalla pääset selailemaan kaikkia asiakaskortiston asiakkaita. Maksajalla tulee olla asiakaskortti, joten hae oikea asiakaskortti tai luo se järjestelmään tässä yhteydessä.
2) Valittu maksaja näkyy tässä ja se on aina 100%.
3) Käyntiin liittyvä palvelu.
4) Maksun siirrosta kertova rivi tulee näkyviin sen jälkeen, kun käynti on tallennettu.
5) Asiakkalle itselleen ei jää mitään maksettavaa tästä käynnistä.

Sähköpostiosoitteiden vienti

• Kaikkien järjestelmässä olevien asiakkaiden sähköpostiosoitteet voi viedä CSV-tiedostoon klikkaamalla "Vie sähköpostiosoitteet CSV-tiedostoon". Latautuvassa tiedostossa on kaikki asiakaskorteilta löytyvät osoitteet. Jos sama sähköpostiosoite on useammalla asiakaskortilla, se näkyy CSV-tiedostossa vain kerran.
  
• Sähköpostien vientiä voi rajata asiakasryhmien avulla. Katso myös ohje Asiakasryhmät . Hakutoiminto on esitelty seuraavassa, Edistyneet toiminnot -ohjeessa.
  
• Kun asiakasryhmä on valittu, CSV-tiedostoon tulostu vain tähän asiakasryhmään liitettyjen asiakkaiden sähköpostiosoitteet.
  
• Muiden hakutoimintojen käyttöä rajaukseen kehitetään edelleen.
  

Asiakkaiden vienti

• Kaikkien järjestelmässä olevien asiakkaiden nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron voi viedä CSV-tiedostoon klikkaamalla "Vie asiakkaat CSV-tiedostoon".

Edistyneet toiminnot

• Edistyneet toiminnot -näkymästä löytyy jo muutamia hyödyllisiä rajaustoimintoja.
  

Haku asiakkaan lisätiedoista

1) Lisätiedon otsikko. Haku tapahtuu niiden asiakkaiden joukossa, joilla valittu lisätiedon otsikko on käytössä. Esimerkkinä haku Kanta-asiakkaiden joukosta.
2) Hakukriteeri. Tähän kenttään määritellään rajaus, jota tämän haun sisällä halutaan käyttää. Esimerkiksi Kanta-asiakas -haussa, rajauksena käytetään päivämäärää. Hakutulokseen sisältyy ne asiakkaat, joiden Kanta-asiakkuus on voimassa kyseisenä päivänä ja sen jälkeen.
3) Valittu lisätieto-otsikko näkyy tässä sarakkeessa.
4) Haun tulokset listautuvat tähän.

Haku asiakasryhmän avulla

5) Kun asiakasryhmä on valittu, haku näyttää ne asiakkaat, jotka on liitetty tähän asiakasryhmään.

Asiakkaat, joilla on laskuttamattomia tapahtumia

6) Kun liukukytkin muutetaan asentoon "Kyllä", haku näyttää ne asiakkaat, joilla on laskuttamattomia tapahtumia. Tämä tarkoittaa asiakkaita, joiden käynnin maksettava summa on lisätty jälkilaskutukseen, ja tapahtumat edelleen odottavat laskutusta eli niistä ei ole olemassa laskua.
Katso myös ohje: Laskutus - Asiakkaat joilla on laskuttamattomia tapahtumia

Poistetun asiakkaan palautus

Jos asiakas on poistettu järjestelmästä vahingossa, sen voi palauttaa seuraavasti:
Huom: Poistetun asiakkaan palauttaminen edellyttää, että järjestelmään on kirjauduttu pääkäyttäjätunnuksilla.

Avaa "Asiakkaat" -> "Toiminnot" -> "Edistyneet toiminnot".

1) Aseta "Näytä vain poistetut asiakkaat" -liukukytkin asentoon "Kyllä"
2) Avaa sen asiakkaan asiakaskortti, joka halutaan palauttaa.

Klikkaa "Palauta" -painiketta. Asiakas on nyt palautettu.

Tee massapostitus sähköpostilla

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on sähköpostipalvelu.

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia. Aikaisemmin käyttö oli rajallisesti mahdollista kolmannen osapuolen sähköpostipalvelun avulla. Nyt tuki on ensisijaisesti tulossa Eneroc Supermailer -palvelulle, ja sen käyttöönotto tähän tarkoitukseen on testausvaiheessa.

Toistaiseksi massapostitusta voi tehdä manuaalisesti. Tämä on kuvattu Markkinointiluvan käyttö viestinnässä -ohjeessa.

Massapostituksen edellytyksenä on, että olet etukäteen luonut:

• Käytetyn sähköpostipalvelun asetukset. Katso ohje Sähköpostiasetukset: Eneroc Supermailer
• Massapostituksen viestipohjan. Katso ohje Viestipohjan lisäys.

Tämän jälkeen voit siirtyä tekemään massapostitusta.

Päävalikon kohdassa "Asiakkaat" paina "Toiminnot" -> Edistyneet toiminnot.

Lähetämme nyt viestin kaikille niille asiakkaille, jotka ovat antaneet markkinointiluvan sähköpostilla.

1) Valitse lisätiedon otsikko "Sähköpostilla".
2) Kirjoita "Hae lisätiedoista" kohtaan "Kyllä".
3) Asiakaslistasi lyhenee, ja siihen tulostuu vain ne asiakkaat, joiden asiakaskortin Asiakkaan lisätiedot -kohdassa löytyy lisätiedon otsikko "Sähköpostilla" ja sen sisältö on "Kyllä".
Tämä tarkoittaa sitä, että viimeksi nettivarausta tehdessään, asiakas on rastittanut/valinnut tämän vaihtoehdon eli antanut luvan lähettää markkinointiviestejä sähköpostilla.
4) Klikkaa lopulta "Tee massapostitus sähköpostilla".

Huom:: Voit käyttää myös muita tämän sivun yläreunassa näkyviä suodattimia. Viimeisen sarakkeen Valittu -toimintoja ei voi käyttää postituslistan määrittämiseen.
Jos haluat tarkistaa mihin osoitteisiin ja mille asiakkaille viesti on lähdössä ennen viestin lähettämistä, paina: Toiminnot -> Vie sähköpostiosoitteet CSV-tiedostoon (tai Vie asiakkaat CSV-tiedostoon). Asiakkaiden rajaus toimii molemmissa toiminnoissa samalla tavalla.

Huom: Massapostitus ohjeet koskevat Ajas-järjestelmää. Sähköpostipalveluilla saattaa olla omia asetuksia ja/tai rajoituksia. Esimerkiksi:

• Mailjet -palvelun suurin sallittu vastaanottajamäärä per lähetys on 50 vastaanottajaa. Eneroc Supermailer -palvelun ehdot tai rajoitukset kirjataan tähän myöhemmin.
  
  

1) Kun kohdan 4) mukainen klikkaus on suoritettu, uusi ikkuna "Tee massapostitus sähköpostilla" avautuu.
2) Valitse lähetettävä viestipohja ja klikkaa "Kyllä", jos olet varma että haluat lähettää sen. Viesti lähtee välittömästi.

Asiakkaan haku

Asiakasta voi hakea järjestelmästä useammalla tavalla. Katso kooste ohjeesta: Miten haen asiakasta?.