Ajanvarauksen lisäpalvelut

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 10/2023.

Vapaaehtoiset lisäpalvelut

Ajanvarauksen vapaaehtoiset lisäpalvelut on monipuolinen tapa tarjota lisäpalveluja ajanvarauksen yhteydessä. Nettivaraus 6:n kautta asiakkaat ovat jo aikaisemminkin pystyneet varaamaan lisäpalveluja, ja nyt se on mahdollista myös asiakaspalvelijan itse hallinnan kautta tekemissä varauksissa. (Esijulkaisu alkaen 10/2023)

• Nettivarauksissa palvelun lisäpalvelun voi valita joko etu- tai jälkikäteen, eli ennen vapaiden aikojen hakua tai vielä varauslomakkeella, kun ensimmäinen palvelu on jo valittu. Tai sen voi varata vielä onnistuneen varauksen jälkeen "Varaus onnistui" sivulla tietyin edellytyksin.
• Ajas Touchissa varauksen kestoa lisäävän lisäpalvelun voi lisätä varaukseen ennen varauksen tallentamista. Informatiiviset tai varauksen hintaa muuttavat lisäpalvelut voi lisätä varaukseen myös jälkikäteen. (Esijulkaisu alkaen 10/2023)

• Kaikki asiakkaamme saavat toiminnot käyttöön. Nettivarauksen osalta edellytyksenä on tilaus, johon sisältyy nettivaraus sekä asiakasnäkymän Nettivaraus 6 -version käyttö.
• Toiminto on edistyneen käytön lisäpalvelu. Se on lisämaksuton vain itse asennettuna ja käytettynä, ohjeiden mukaan. Edistyneen käytön toimintojen opastus ja tukipalvelu ei toistaiseksi sisälly kuukausimaksuun muuta kuin Ajas Premium -paketissa.
• Käyttäjän on tutustuttava myös seuraaviin käyttöä rajoittaviin poikkeustilanteisiin: Lisäpalvelun käyttöön liittyviä erikoistilanteita

Luo palvelut ja lisäpalvelut Ajas Touchissa

Tässä esimerkissä käytämme 4 eri palvelua. Kaikki palvelut luodaan Ajas-järjestelmään normaalilla tavalla, mutta niiden käyttäytyminen lisäpalvelu-toiminnoilla on erilainen. Lisäksi niiden näkyvyys nettivarauksessa on erilainen. Nämä voidaan määritellä asetuksissa.

0 "Leevin peruspalvelu". Tämä on esimerkki palvelusta, jonka varaamisen yhteydessä tarjotaan myös lisäpalveluja.
1 "Leevin lisäpalvelu 1". Tämä palvelu voidaan varata lisäpalveluna "Leevin peruspalvelun" kanssa. Se muuttaa varauksen kestoa ja hintaa. Tämä palvelu voidaan varata myös itsenäisesti omana palveluna suoraan asiakasnäkymän palveluvalikosta.
2 "Leevin lisäpalvelu 2". Tämä palvelu voidaan varata lisäpalveluna "Leevin peruspalvelun" kanssa. Se muuttaa vain varauksen hintaa. Tämä palvelu voidaan varata myös itsenäisesti omana palveluna suoraan asiakasnäkymän palveluvalikosta. Silloin sillä on myös kesto, kuten palvelussa asetettu.
3 "Leevin lisäpalvelu 3". Tämä palvelu voidaan varata lisäpalveluna "Leevin peruspalvelun" kanssa. Se on informatiivinen ja ei muuta varauksen kestoa tai hintaa. Tätä palvelua ei voi varata itsenäisesti omana palveluna asiakasnäkymästä.

Huom: Oli lisäpalvelun tyyppi mikä hyvänsä (Muuttaa kestoa ja hintaa, Muttaa vain hintaa, Informatiivinen), sen näkyvyys itsenäisesti varattavana palveluna nettivarauksessa voidaan asettaa olemaan joko "Aina näkyvissä", jolloin sen voi varata itsenäisesti tai "Näkyy lisäpalveluna", jolloin sitä ei voi varata itsenäisesti. Katso kohta: Asetukset lisäpalvelun näkyvyyttä varten

Asetukset lisäpalvelun tyyppiä varten

Lisäpalvelun käyttäytymisen eli tyypin asetusten tekemistä varten, avaa palvelu "Leevin peruspalvelu".
Avaa auki Lisäpalvelut -linkki.

0 "Leevin peruspalvelu". Liitämme halutut lisäpalvelut tähän palveluun.
1 "Leevin lisäpalvelu 1". Liitetty palvelu. Muutos: Muuttaa hintaa ja kestoa.
2 "Leevin lisäpalvelu 2". Liitetty palvelu. Muutos: Vain hintamuutos.
3 "Leevin lisäpalvelu 3". Liitetty palvelu. Muutos: Vain lisätieto.
4 Palvelun ja muutos-tyypin valitsin. Valitse ja lisää keltaisesta plus-painikkeesta.

Asetukset lisäpalvelun näkyvyyttä varten

Kaikki esimerkissä olevat palvelut liitetään työntekijälle normaalilla tavalla. Katso myös ohje: Liitä palvelu resursseille

1 "Leevin lisäpalvelu 1". Tämä palvelu voidaan varata lisäpalveluna "Leevin peruspalvelun" kanssa. Se muuttaa varauksen kestoa ja hintaa. Tämä palvelu voidaan varata myös itsenäisesti omana palveluna suoraan asiakasnäkymän palveluvalikosta.
Valitse asetus: "Näytä nettivarauksessa" - "Aina näkyvissä".

"Leevin peruspalvelu" ja "Leevin lisäpalvelu 2" - näkyvyys asetetaan samalla tavalla.

3 "Leevin lisäpalvelu 3". Tämä palvelu voidaan varata lisäpalveluna "Leevin peruspalvelun" kanssa. Se on informatiivinen ja ei muuta varauksen kestoa tai hintaa. Tätä palvelua ei voi varata itsenäisesti omana palveluna asiakasnäkymästä.
Valitse asetus: "Näytä nettivarauksessa" - "Näkyy lisäpalveluna".

Huom:"Näkyy lisäpalveluna" -valintaa voi käyttää kaikissa lisäpalvelutyypeissä (myös Muuttaa kestoa ja hintaa ja Vain hintamuutos -tyyppisissä lisäpalveluissa).

Lisäpalvelut - Nettivaraus 6 -asiakasnäkymä

Lisäpalvelun voi valita etukäteen

Aikaisemmin määrittelimme kohdassa Asetukset lisäpalvelun näkyvyyttä varten , että palvelut: "Leevin peruspalvelu", "Leevin lisäpalvelu 1" ja "Leevin lisäpalvelu 2" voidaan kaikki valita myös täysin itsenäisesti, omana palvelunaan. Tässä kuvassa palvelut näkyy normaalisti valittavina Palvelu-valikosta. "Leevin lisäpalvelu 3" ei näy tässä valikossa.

Jos asiakas on valinnut palvelun "Leevin peruspalvelu", hänelle näkyy nyt valittavana myös kaikki 3 siihen liitettyä lisäpalvelua. Hän voi etukäteen valita yhden tai useamman lisäpalvelun, riippuen asetuksistasi. Silloin järjestelmä hakee niitä vapaita aikoja, jossa molempien/kaikkien kestot yhteensä (jos määritelty, että lisäpalvelu muuttaa kestoa) voidaan varata peräkkäin.

Vinkki: Jos toimintasi ja palvelusi ovat sellaisia, että usein asiakkaat haluaisivat varata useamman kuin yhden lisäpalvelun samaan varaukseen ja tarjoamasi lisäpalvelut muuttavat myös varauksen kestoa ja tavallisesti kalenterisi on hyvin täynnä:

• Kannattaa laittaa päälle asetus: Ylläpito - Asetukset - Ulkoasun asetukset - Nettivaraus 6 - Asetukset - Anna valita monta palvelua: Kyllä.
  

Näin ollen, kun asiakas valitsee kaikki lisäpalvelut etukäteen, hän näkee suoraan mitkä ajat on mahdollisia koko varauksen tekemiselle.

• Kannattaa myös ohjeistaa asiakasta toimimaan näin. Asiakasnäkymässä tällaisen info-tekstin voi laittaa toimipistekohtaisesti kohtaan: Ylläpito - Asetukset - Ajanvarauksen asetukset - valitse toimipiste - Ulkoasu: Ohjeteksti asiakkaille.
  
  

Jos asiakas on Palvelu-valikosta valinnut palvelun "Leevin lisäpalvelu 1", yhtään lisäpalvelua ei ole tarjolla, koska emme ole liittäneet palveluun "Leevin lisäpalvelu 1" yhtään lisäpalvelua.

Lisäpalvelun voi valita jälkikäteen

Asiakas on tekemässä varausta vain palveluun "Leevin peruspalvelu". Mutta koska tähän palveluun on liitetty lisäpalveluja, nyt varauslomake ehdottaa, millaisia palveluja asiakas voi lisätä tähän varaukseen. Varauslomakkeella näkyvät vain ne palvelut, mihin työntekijän varauskalenterissa on vapaata aikaa heti ensimmäisen varauksen perään (jos lisäpalvelu on määritelty niin, että se lisää kestoa).

1) Valittu palvelu "Leevin peruspalvelu".
2) Järjestelmä näyttää, että asiakkaalla on vielä 100 min saatavilla lisäpalveluihin. Koska työntekijän kalenteri ei rajoita tässä esimerkissä sitä, kuinka paljon lisäpalveluja vielä mahtuu, 100 min on yhteenlaskettu summa palveluista 3a ja 3b.
3a) Lisäpalvelu, joka lisää kestoa 10 min.
3b) Lisäpalvelu, joka lisää kestoa 90 min.

Asiakas on valinnut lisäpalvelun, joka lisää kestoa 90 min. Etenemispalkki näyttää että 90 min / 100 minuutista on valittu. Valittavana on vielä 10 min.

Jos toimintasi ja palvelusi ovat sellaisia, että usein asiakkaat haluaisivat varata useamman kuin yhden lisäpalvelun samaan varaukseen ja tarjoamasi lisäpalvelut muuttavat myös varauksen kestoa ja tavallisesti kalenterisi on hyvin täynnä, katso myös Vinkki kohdassa Lisäpalvelun voi valita etukäteen.

Huom: Toistaiseksi automaattisia taukoja ei oteta huomioon kaikissa tilanteissa ja erityisesti tässä näkymässä varauslomakkeella. Toimintoa kehitetään edelleen ja korjausta tehdään lähiaikoina. Se tulee toimimaan niin, että Ajas Touchin Ajanvarauksen asetuksissa asetettu automaattinen tauko huomioidaan vain koko varauksessa - ei palvelukohtaisesti. Eli yksi automaattinen tauko on mahduttava koko varauksen perään.

Tässä esimerkissä työntekijän kalenteriin ei ole enää mahtunut 90 min. mittainen lisäpalvelu. Ainoastaan 10 min. kestoa lisäävä lisäpalvelu on mahdollinen. Asiakas valitsee nyt kaikki 3 tarjottua lisäpalvelua, joista yksi lisää kestoa.
Varauksen tiedot - kohdassa "Palvelu" näkyy kaikki varatut palvelut.
Varauksen "Kesto" - kohdassa näytetään yhteenlaskettu kesto niistä palveluista, jotka lisäävät kestoa (mukaan lukien "Leevin peruspalvelu").
Varauksen "Hinta" -kohdassa näytetään eritellysti ja yhteensä hinnat kaikista niistä palveluista, jotka on määritelty lisäävän hintaa (mukaan lukien "Leevin peruspalvelu").

Lisäpalvelut vahvistusviesteissä

Varauksen vahvistusviestissä näkyy kaikki varatut palvelut.

Lisäpalvelun voi valita Varaus onnistui -sivulla

Lisäpalveluja tarjotaan vielä myös "Varaus onnistui" -sivulla, eli sen jälkeen kun asiakas on tehnyt jo varauksen siihen palveluun, mihin lisäpalveluja on liitetty.

Muutamia erikoistilanteita, jolloin näin ei tapahdu:

• Lisäpalveluja ei tarjota Varaus onnistui -sivulla, jos käytät Ajanvarauksen asetuksissa automaattista taukoa varauksen perässä. Tarkalleen ottaen tämä koskee kestoa lisääviä lisäpalveluja. Hintaa lisäävät ja informatiiviset lisäpalvelut ovat valittavana.
• Lisäpalveluja ei tarjota Varaus onnistui -sivulla, jos käytät varauksen ennakkomaksuominaisuutta.

Kun lisäpalvelut lisätään Varaus onnistui -sivulla, ne päivittyvät myös varauksen tietoihin tässä näkymässä.

Lisäpalvelut varausvahvistusten muutosviesteissä

Asiakas saa varauksen muutosilmoituksen jokaisen lisäpalvelun lisäyksen jälkeen silloin, kun lisäpalvelut on lisätty Varaus onnistui-sivulla eli varauksen teon jälkeen. Tässä asiakkaan saama viesti ensimmäisen lisäpalvelun lisäyksen jälkeen.

Lisäpalvelun käyttöön liittyviä erikoistilanteita

Automaattinen tauko

Huom: Jos käytät automaattisen tauon asetusta toimipisteessä, huomaathan seuraavat rajoitteet.

• Lisäpalvelut ei toistaiseksi huomio automaattista taukoa kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi varauslomakkeella asiakas pystyy varaamaan lisäpalveluja niin, että taukoon tarvittavaa aikaa ei huomioida. Tähän ominaisuuteen tullaan tekemään parannuksia jatkossa. Katso myös vaihtoehto piilottaa varauslomakkeella tapahtuva lisäpalvelun valinta kokonaan..
• Automaattinen tauko huomioidaan vapaiden aikojen haussa. Eli jos asiakas valitsee lisäpalvelut ennen varattavissa olevan ajan valintaa, vain sellaisia aikoja näytetään johon mahtuu sekä lisäpalvelu että tauko.
• Automaattinen tauko luodaan aina kokonaisuuden perään. Ei jokaisen palvelun perään.
• Lisäpalveluja ei tarjota ollenkaan Varaus onnistui -sivulla, jos automaattinen tauko on käytössä. Tarkalleen ottaen tämä koskee kestoa lisääviä lisäpalveluja. Hintaa lisäävät ja informatiiviset lisäpalvelut näytetään.
  
  

• Lisäpalveluiden valinnan piilottaminen varauslomakkeelta ja onnistuneen varauksen sivulta
  

Voit lisätä seuraavan CSS-koodin kohtaan: Ylläpito - Asetukset - Ulkoasun asetukset - Nettivaraus 6 - Luo oma teema
Katso myös ohje: Oma teema Nettivaraus 6

Jos olet jo aikaisemmin tehnyt oman teeman, eli oman teeman editorissa on valmiina jo jotain koodia, sitä ei saa poistaa. Uudet 2 riviä lisätään olemassa olevan koodin perään.

.additional-services {display: none;}
.additional-services-container {display: none;}

Nettivaraus 6 asiakasnäkymän tyypit

Kaikki 3 lisäpalvelun käyttötapaa näkyvät useimmissa Nettivaraus 6:n näkymissä. Seuraavissa on poikkeuksia:

• Tyyppi: Vaiheittainen: Lisäpalveluja ei voi valita etukäteen, mutta niitä pystyy valitsemaan jälkikäteen varauslomakkeella ennen varauksen tekoa.
• Tyyppi: Progress (erikoisversio): Lisäpalveluja ei voi valita etukäteen eikä jälkikäteen varauslomakkeella. Niitä pystyy valitsemaan ainoastaan Varaus onnistui -sivulla, varauksen teon jälkeen.
  
  

Palvelun aikataulutus

Jos käytät palvelun aikataulusta, lisäpalvelut on tuettu, mutta huomaathan että palvelun aikataulu koskee lisäpalvelua vain silloin, jos lisäpalvelu on varattavissa / varataan yksinään. Esimerkki:

• Palvelu 1 on aikataulutettu niin, että sen hinta Ma klo 9-11 on erilainen kuin normaalihinta.
• Palvelu 1:n voi varata joko yksinään tai sen voi varata lisäpalveluna palveluun Peruspalvelu.
• Jos asiakas varaa Peruspalvelun + Palvelu 1:n maanantaina, klo 9.00, palvelun aikataulu ei vaikuta Palvelu 1:n hintaan vaan siihen tulee se hinta mikä on normaaliasetuksilla palveluun asetettu. Tässä varauksessa Palvelu 1 on lisäpalvelu.
• Jos asiakas varaa Palvelu 1:n yksinään maanantaina klo 9.00, palvelun aikataulu vaikuttaa siihen ja palvelun hinta on aikataulussa määritelty hinta.
  
  

Ryhmävaraus

Jos käytät palvelua ryhmävarauksen tekemiseen, suosittelemme että testaat ennen käyttöönottoa palveluun mahdollisesti liitettyjen lisäpalvelujen toiminnan, jotta ne toimii odotetulla tavalla.

Erityisesti kestoa lisäävät lisäpalvelut toimivat niin, että kun ne on liitetty samaan varaukseen, missä on käytetty ryhmävaraus-palvelua, koko varaus muuttuu ryhmävaraukseksi. Ryhmävaraus on ainut ominaisuus, jolloin järjestelmä sallii tehdä netin kautta päällekkäisiä varauksia.

Varauksen ennakkomaksuominaisuus

Jos käytät varauksen ennakkomaksuominaisuutta, lisäpalveluja ei tarjota Varaus onnistui -sivulla. Niitä voi varata kuitenkin normaalisti ennen varauksen tekoa.

Lisäpalvelut - Ajas Touch -hallintanäkymä

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 10/2023.

Nettivarauksen kautta tehty varaus näkyy työntekijän kalenterissa normaalilla tavalla. Sen kokonaiskesto on palvelujen yhteenlaskettu kesto.

HUOM: tähän on tulossa muutos, minkä johdosta lisäpalveluja ei toisteta enää varauksen lisätietokentässä vaan järjestelmään lisätään oma asetus sille, halutaanko lisäpalvelut näyttää varausnäkymässä.

Kaikki varaukseen liittyvät palvelut ja yksityiskohdat näkyvät varauslomakkeella.

1) Palveluun "Leevin peruspalvelu" lisätyt lisäpalvelut näkyvät tässä. Lisäpalveluja voi poistaa varauksesta painamalla punaista x -painiketta.
2) Lisäpalvelut näkyvät toistaiseksi vielä myös Palvelun lisätiedot -kentässä. Tämä tulee muuttumaan eli niitä ei toisteta jatkossa tässä.
3) Lisäpalveluja lisätään valitsemalla ne valikosta "Lisää varaukseen lisäpalveluita" ja painamalla keltaista + -painiketta.

Lisäpalvelujen lisääminen - Ajas Touch -hallintanäkymä

Hallinnan kautta käytettynä, lisäpalveluja hallinnoidaan varauslomakkeella. Käytä Avaa varauslomake -toimintoa aina, jos haluat lisätä varauksen kestoa lisääviä lisäpalveluja, koska ne on lisättävä varaukseen ennen varauksen tallennusta. Jos aioit lisätä kestoa lisääviä lisäpalveluja, älä käytä "Tee pikavaraus" -toimintoa.

Jos olet tehnyt / asiakas on tehnyt varauksen jo aikaisemmin, ja siihen halutaan lisätä kestoa lisääviä lisäpalveluja (kalenterissasi on tilaa siihen), alkuperäinen varaus on poistettava ja tehtävä uusi varaus kaikkine palveluineen ja tallennettava vasta sen jälkeen.

Varauksessa olevaan pääpalveluun (tässä Leevin peruspalvelu) liitetyt vapaaehtoiset lisäpalvelut näkyvät valikossa "Lisää varaukseen lisäpalveluita". Katso myös ohje: Luo palvelut ja lisäpalvelut Ajas Touchissa

Valitse lisättävä lisäpalvelu painamalla keltaista + -painiketta.

Esimerkki: Tähän varaukseen on lisätty yksi lisäpalvelu.

1) Pelkkää pääpalvelua käyttämällä tämä varaus olisi päättynyt klo 8:20.
2) Kun siihen on lisätty 10 minuutin mittainen lisäpalvelu, varaus päättyykin 8:30.
3) Lisäpalvelu, mikä tähän varaukseen on lisätty.
4) Lisäpalveluja voi lisätä edelleen tällä painikkeella. kestoa lisäävät on lisättävä ennen varauksen tallennusta.

Edellisessä kuvassa tehty varaus näkyy varausnäkymässä oikein. Sen kokonaispituus on palvelun (20 min) + lisäpalvelun (10 min) pituus.
Jos lisäpalvelujen nimet halutaan näyttää varausnäkymässä, tähän on tulossa uusi oma asetus myöhemmin.
Lisäpalvelut voi nähdä avaamalla varauslomakkeen.

Varauksen tallennuksen jälkeen siihen voi vielä lisätä lisäpalveluja, jotka muuttavat vain hintaa. Kestoa lisäävät lisäpalvelut eivät ole valikossa valittavana.

Tallennettuun varaukseen on lisätty jälkikäteen vielä yksi hintaa muuttava lisäpalvelu.

Kun varauksesta tehdään käynti, kaikki siinä olevat palvelut ovat mukana.