Videoneuvottelut

Ajas-järjestelmässä on mahdollisuus luoda ajanvarauksesta MS Teams ja Google Meet videoneuvottelulinkki, jonka voi liittää asiakkaan varausvahvistus -sähköpostiin. Tämä on erikseen tilattava lisätoiminto. Jos haluat toiminnon käyttöön, ota yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Toiminto on edistyneen käytön lisäpalvelu. Se on lisämaksuton Ajas Pro - tai Ajas Premium -pakettien tilaajille vain itse asennettuna, ohjeiden mukaan, mukaanlukien viestipohjien muokkaus. Opastus, konfigurointi ja tukipalvelu ei toistaiseksi sisälly kuukausimaksuun muuta kuin Ajas Premium -paketissa. Kuukausimaksullinen tukipalvelu on tilattavissa erikseen.

Toimintojen käyttöönotto

Jos Ajas-tilaukseesi on lisätty Videoneuvottelut-lisätoiminto, Ajas-tilin pääkäyttäjällä on automaattisesti seuraavat toiminnot käytössä.

Pääkäyttäjän on lisättävä muiden käyttäjien rooliin lisäoikeus, joka löytyy roolien "Yleiset" -otsikon alta:

• Luo varauslomakkeella linkki video- / chat-kokoukseen: Salli kaikki
• Oletuksena se on estetty.

Katso myös ohje: Roolien muokkaus

• Käyttäjäprofiilissa näkyy nyt uusi otsikko "Videoneuvottelut".
• Paina: "Hallitse tilin linkitystä".
  
  

Käyttöönotto tehdään erikseen MS Teams ja Google Meet -videoneuvotteluille. Paina "Ota käyttöön".

• Jos käyttöönotto tehdään molempiin palveluihin, vain yksi linkki tulostuu ja oletuksena se on MS Teams.
• Palvelu (MS Teams tai Google Meet) tulee olla käytössä sen työntekijän Käyttäjäprofiilissa, jolle asiakas tekee varauksen Nettivarauksen kautta.
  • Työntekijä, jolle varaus tehdään on videoneuvottelun järjestäjä, joka hyväksyy palaveriin osallistujan eli varauksen tehneen asiakkaan. Koskee sekä MS Teamsiä että Google Meet -palavereja.

Google Meet käyttöönotto

• Paina Google Meet -valinnan kohdalla "Ota käyttöön".
  
  

• Valitse Google-tili, jota haluat käyttää.
  
  

• Salli ajas.fi -sovelluksen päästä Google-tilillesi.
  
  

• Hyväksynnän jälkeen tulee ilmoitus, että toiminto on nyt aktivoitu.
  
  

• Google Meet on nyt aktiivinen. Sen voi poistaa käytöstä valitsemalla "Poista käytöstä".
  
  

MS Teams käyttöönotto

MS Teams -palvelua voi käyttää vain organisaatiotilillä. Jotta kaikki organisaation käyttäjät voivat sovelluksen aktivoida, MS Teams -palveluun nimetyn admin-käyttäjän on ensin hyväksyttävä sovellus organisaation käyttöön.

1. MS Teams -admin käyttäjä hyväksyy sovelluksen organisaation käyttöön

MS Teams organisaatiotilin admin käyttäjän on hyväksyttävä sovellus ennen kuin kukaan käyttäjistä voi suorittaa käyttöönottoa.

Huom: Jos admin-käyttäjä tulee käyttämään sovellusta myös itse, hänen on tehtävä sekä Vaihe 1 että Vaihe 2. Organisaation puolesta hyväksyntä ei pelkästään anna käyttöoikeuksia videoneuvottelulinkkien käytölle Ajas Touchissa.

Admin-käyttäjän ohje:

• Avaa linkki: https://videoneuvottelu.ajas.fi/admingrant
• Seuraava näkymä avautuu.

• Rastita kohta "Suostumus organisaatiosi puolesta" ja paina "Hyväksy".

• Hyväksynnän jälkeen tulee ilmoitus, että sovelluksen salliminen on suoritettu.
• Kaikki MS Teams -tilisi käyttäjät voivat nyt siirtyä kohtaan 2.
  
  

2. MS Teams -kaikki käyttäjät suorittavat käyttöönoton

• Avaa omassa käyttäjäprofiilissasi kohta "Videoneuvottelut". Paina: "Hallitse tilin linkitystä". Ohje: Toimintojen käyttöönotto
• Paina MS Teams -valinnan kohdalla "Ota käyttöön".

Tämä avaa Microsoftin palvelun.

• Syötä oma sähköpostiosoite ja paina "Seuraava".

• Paina "Hyväksy".

• Hyväksynnän jälkeen tulee ilmoitus, että toiminto on nyt aktivoitu.
  
  

Automaattinen palvelukohtainen videolinkki

Kun asiakas tekee varauksen asiakasnäkymän kautta (Nettivaraus 6), hän saa videolinkin sähköpostiin vahvistus- ja muistutusviestin yhteydessä kun:

• Palveluun, minkä hän varasi, on asetettu "Luo videoneuvottelulinkki" -asetus päälle.
• Viestipohjiin on lisätty jompi kumpi näistä tägeistä:
  • {videoneuvottelu_linkki}
  • {videoneuvottelu_url}

Tägien toiminnaliset erot on kuvattu kohdassa: Miten kaksi eri tägiä toimii

Automaattisesti käytettynä, videolinkki muodostuu aina palvelukohtaisesti.

1) Lisää palvelu, joka tapahtuu videoyhteydellä.
2) Avaa "Edistynyt käyttö" -linkki.
3) Rastita "Luo videoneuvottelulinkki".
4) Tallenna.

Viestipohjan muokkaus

Sähköpostiviestit

Huom: Käytä HTML sähköposti -viestipohjissa tägiä: {videoneuvottelu_linkki}
Lisätietoja tägeistä kohdassa : LINKKI

1) Avaa kohdassa: Ylläpito - Asetukset - Viestipohjat oikea viestipohja. Valitse "Käytä omaa viestipohjaa".
Katso myös ohje: Viestipohjat
2) Lisää tägi {videoneuvottelu_linkki} palvelun nimen alle (tägi {pl_nimi} näkyy oletuspohjissa valmiiksi) .

Vinkki: Viestipohjat ovat toimipistekohtaisia. {videoneuvottelu_linkki} -tägi kannattaa lisätä juuri palvelun nimen alle, koska viestipohjassa on jo valmiina otsikko "Palvelu:".

Videolinkit toimivat niin, että jos palvelusta löytyy asetus "Luo videoneuvottelulinkki", linkki tulostuu. Jos palvelussa ei ole tätä asetusta, ei tulostu mitään. Näin ollen viestipohjan tägi ei haittaa tai vaikuta mitenkään niihin varauksiin, joiden palvelut eivät tapahdu videoneuvotteluna.

• Videolinkki tulostuu asiakkaan saamaan vahvistusviestiin palvelun nimen alle.
• Saman tägin voi lisätä myös muihin viestipohjiin, kuten Muistutus varauksesta, Varausta muokattu, Varaus maksettu, (jos ennakkomaksut ovat käytössä) ja halutessaan myös palveluntarjoajan saamiin viesteihin. Viedolinkit tosin tallentuvat Ajas Touchin varauslomakkeelle, joten ne on sieltä aina löydettävissä.
  
  

Tekstiviestit

Huom: Käytä tekstiviesti -viestipohjissa tägiä: {videoneuvottelu_url}
Lisätietoja tägeistä kohdassa : LINKKI

1) Avaa kohdassa: Ylläpito - Asetukset - Viestipohjat oikea viestipohja. Valitse "Käytä omaa viestipohjaa".
Katso myös ohje: Viestipohjat
2) Lisää tägi {videoneuvottelu_url} sopivaan kohtaan omaa viestipohjaasi.

Vinkki: Viestipohjat ovat toimipistekohtaisia. {videoneuvottelu_url} -tägi toimii niin, että jos palvelusta löytyy asetus "Luo videoneuvottelulinkki", linkki tulostuu. Jos palvelussa ei ole tätä asetusta, ei tulostu mitään. Näin ollen viestipohjan tägi ei haittaa tai vaikuta mitenkään niihin varauksiin, joiden palvelut eivät tapahdu videoneuvotteluna.

Kieliversiot

Jos käytät viestipohjien kieliversioita, näihin pohjiin käytettään samoja tägejä kuin suomenkielisiin pohjiin.

Sähköpostiviesteissä videolinkin kirjoitusasu tulostuu tägillä {videoneuvottelu_linkki} automaattisesti seuraavasti:

• Suomeksi: Videoneuvottelu
• Englanniksi: Video conferencing
• Ruotsiksi: Videokonferenser

Miten kaksi eri tägiä toimii?

Viestipohjissa ohjeistetaan käyttämään tägejä seuraavasti:

• Sähköpostiviesteihin: {videoneuvottelu_linkki}
• Tekstiviesteihin: {videoneuvottelu_url}
  

{videoneuvottelu_linkki}

• Tagi tulostaa HTML-sähköpostiviesteihin oikeana klikattavana linkkinä.
• Sen kirjoitusasu on Videoneuvottelu.

Toisin sanoen, sen sijaan että sähköpostiviestiin tulostuisi pelkkänä tekstinä esimerkiki:

https://meet.google.com/gdg-bdqo-gdz

tai MS Teamsin osalta vielä huomattavasti pidempi linkkiteksti, siihen tulostuu klikattava linkki jonka nimi on Videoneuvottelu.

{videoneuvottelu_linkki} -tägiin sisältyy jo seuraavaa koodi. Se on muotoilematon, ja mahdolliset viesteissä näkyvät tyylit kuten tekstin väri tai alleviivaus ovat selaimen lisäämiä.

 <a href="https://meet.google.com/gdg-bdqo-gdz" target="_blank">Videoneuvottelu</a>

{videoneuvottelu_url}

• Tagi tulostaa videoneuvottelulinkin pelkkänä tekstinä seuraavasti:
  

https://meet.google.com/gdg-bdqo-gdz

Tekstiviestit eivät osaa käsitellä HTML-koodia, ja sen vuoksi jos hlauaa linkin myös tekstiviesteihin, tulisi käyttää tägiä: {videoneuvottelu_url}.

Jos tekstiviestipohjaan valittaisiin tägi {videoneuvottelu_linkki}, se näyttäisi tältä:

Tägiin sisältyvä HTML-koodi tulostuisi viestiin sellaisenaan.

Lisätoiminnot - käyttö Ajas Touchin kautta

Videoneuvottelinkeille on tuki myös Ajas Touchin kautta tehtyihin varauksiin.

• Palvelu (MS Teams tai Google Meet) tulee olla käytössä kirjautuneen käyttäjän Käyttäjäprofiilissa
• Jos varauksessa käytetään sellaista palvelua, joka on asetettu olemaan Videoneuvottelu, linkit muodostuvat automaattisesti.

Ajas Touchissa on nyt tuki myös manuaalisesti lisätyn videolinkin lähettämiselle vahvistus- ja muistutusviestien mukana.

• Videolinkin manuaalinen luominen tarkoittaa sitä, että mihin hyvänsä varaukseen voi lisätä videolinkin vaikka kyseisessä varauksessa oleva palvelu ei olisikaan asetettu olemaan Videoneuvottelu (Luo videoneuvottelu -rasti palvelun edistyneen käytön asetuksissa).
• Palvelu (MS Teams tai Google Meet) tulee olla käytössä kirjautuneen käyttäjän Käyttäjäprofiilissa, jos videolinkkejä luodaan manuaalisesti Touchin kautta.
• Jos käytät manuaalista toimintoa, muista tarkistaa, että olet lisännyt {videoneuvottelu_linkki} -tägin myös : Sähköpostit - Varauksesta asiakkaalle - Varausta muokattu -viestipohjaan.

1) Avataan varauslomakkeella "Toiminnot" - "Videokokouksen hallinta".
2) Painetaan "Luo kokous" - OK - Tallenna.

Mahdolliset asiakkaalle lähtevät viestit noudattavat samoja asetuksia kuin normaalilla tavalla hallinnan kautta tehdyn varauksen viestit. Katso myös ohje: Varauslomakkeen käyttö, kohdat 4. ja5.

Jos varaus oli tehty jo aikaisemmin kalenteriin, Vahvistus -viestinä lähtee Varausta muokattu -viesti.

Videolinkki näkyy Ajas Touchin varauslomakkeella

• Avaa varaus Ajas Touchissa. Valitse "Toiminnot" - "Videokokeuksen hallinta".
  
  

• Google Meet -linkki
  
  

• MS Teams -linkki