Varausten synkronointi ulkoisen kalenterin kanssa

Google Calendar synkronointi

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 27 alkaen, 9/2025.

Päivitämme uutta ohjetta. Odotathan hetken.

Varauskalenterin synkronoinnista ulkoisten järjestelmien kanssa on julkaistu uusi versio (versio 2025), joka koskee sekä Google Calendar- että Microsoft Outlook -synkronointitoimintoja.

• 1-suuntainen synkronointi (Ajas -> Google Calendar) sisältyy Ajas Nettivaraus-, Ajas Asiakashallinta- ja Ajas Pro -paketteihin.
• 2-suuntainen synkronointi on nyt tuettu sekä Google Calendar- että Microsoft Outlook -synkronoinnissa. Lisäksi 1-suuntainen synkronointi on mahdollista myös suunnalla: Google Calendar -> Ajas. Nämä toiminnot sisältyvät Ajas Premium -pakettiin, ja ovat tilattavissa lisäpalveluina muihin paketteihin.

Synkronoinnin käyttöönottopainikkeet löytyvät työntekijän Käyttäjäprofiilista otsikon "Varauskalenterin synkronointi ulkoisten palveluiden kanssa (versio 2025)" alta.

• Ajas-tileillä näkyy oletuksena vain versio 2025.
  
• Versio 2015 näkyy vain niillä Ajas-käyttäjillä, joilla tällä vanhemmalla versiolla käynnistetty synkronointi on aktiivinen.
  
  

Synkronoinnin käyttöönotto Ajas-tilillä

Yritysasetukset

1. Tilin pääkäyttäjä valitsee synkronoinnin yritysasetukset

Siirry kohtaan: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Kalenterisynkronointi

• Paina : Avaa asetukset
• Huom: Asetusten sivu avautuu uudelle välilehdelle, ja selaimen ponnahdusikkuna on sallittava. Jos sivu ei selaimen asetuksista johtuen avaudu, etsi omasta selaimesta sivu, minkä ponnahdusikkuna esti avautumasta, ja paina se auki. Jatkoa varten, avautuneen sivun URL kannattaa lisätä selaimessa sallittuksi ponnahdusikkunaksi.

Yritysasetusten sivu avautuu.

1) Kieli: Sivu avautuu selaimeen asetetun kieliasetuksen / profiilin mukaan. Kielen voi vaihtaa olemaan suomi, englanti, ruotsi.
2) Liitä asiakas varaukseen: Jos ulkoiseen kalenteriin (Google tai Outlook) tehdyn tapahtuman kuvauksen tunnistetaan sisältävän henkilötietoja, Ajas-järjestelmään siirrettävään varaukseen yritetään yhdistää näitä tietoja vastaava olemassa oleva asiakas. Mikäli olemassa olevaa asiakaskorttia ei löydy, järjestelmään lisätään uusi asiakas. Asetus vaikuttaa vain Ulkoinen => Ajas -suunnassa tehtävään synkronointiin. Oletuksena asetus ei ole sallittu.
3) Siirrä kuvaus: Ulkoiseen kalenteriin tehdyn tapahtuman kuvaus ja otsikko siirretään Ajas-järjestelmän varauksen tai tauon lisätietoihin. Asetus vaikuttaa vain Ulkoinen => Ajas -suunnassa tehtävään synkronointiin. Oletuksena asetus ei ole sallittu.

• Esimerkki: Jos asiakkaan liittäminen on sallittu (kohta 2), mutta kuvauksen siirtäminen on kielletty (kohta 3), niin asiakasliitos voi varaukseen syntyä Ajas-järjestelmässä. Kieltämällä molemmat (kohdat 2 ja 3) ulkoisesta kalenterista (Google/Outlook) Ajas-ohjelmaan ei siirry mitään muuta tietoa kuin tapahtuman päivä ja aika.

4) Vuorojen vienti: Voivatko työntekijät ottaa käyttöön vuorojen synkronoinnin Ajas-palvelusta ulkoisiin palveluihin (Google tai Outlook). Vuoromerkinnät näkyvät ulkoisessa kalenterissa erillisinä tapahtumina. Niiden siirtäminen voi olla joissain käyttötapauksissa toivottavaa, mutta ne saattavat myös tehdä kalenterin seuraamisesta hankalampaa.
5) Yksityisyysasetukset: Yksityisyysasetuksissa oletusasetus on "Siirrä vain tapahtuman aika". Mitään asiakastietoja ei siirretä ulkoiseen kalenteriin ilman pääkäyttäjän tekemiä valintoja.

Mikäli synkronoinnin yhteydessä halutaan siirtää enemmän tietoja varauksesta tai asiakkaasta, yksityisyysasetus tulee vaihtaa tilaan "Siirrä tapahtuman otsikko, kuvaus ja alla määritetyt lisätiedot". Tämän jälkeen pääkäyttäjä voi valita tarkemmin, mitä tietoja synkronoinnissa siirretään. Yksityisasetuksissa olevien siirrettävien tietojen suunta on aina: Ajas => Ulkoinen.

Paina lopuksi "Päivitä asetukset".

Käyttäjäroolien oikeudet

2. Tilin pääkäyttäjä määrittelee synkronointitoimintojen yleiset käyttöoikeudet käyttäjärooleissa

Käyttäjien oikeutta synkronoinnin kytkentään voi hallita roolien käyttöikeudella "Ulkoisten kalenterien synkronoinnin hallinta". Jos käyttäjällä on jo ennestään ollut oikeus "Työntekijöiden muokkaus", on oikeus synkronoinnin kytkentään automaattisesti sallittu.

Pääkäyttäjä tarkistaa ja tarvittaessa lisää nämä oikeudet käyttäjärooliin. Katso myös ohje: Roolien muokkaus

Rooleissa oikeus löytyy "Ylläpito" -otsikon alta: "Ulkoisten kalenterien synkronoinnin hallinta".

• Kaikki estetty - Oletusarvo. Käyttäjä ei voi ottaa synkronointia käyttöön.
• Omat sallittu Käyttäjä voi ottaa synkronoinnin käyttöön omasta käyttäjäprofiilistaan ja muokata asetuksia sen mukaan mitä yritysasetuksissa on määritelty.
• Salli kaikki - Käyttäjä voi ottaa synkronoinnin käyttöön kenen tahansa käyttäjän käyttäjäprofiilista ja muokata asetuksia sen mukaan mitä yritysasetuksissa määritelty.
  

Toinen uusi oikeus, mikä löytyy "Ylläpito" -otsikon alta: “Ylläpitäjän asetusten muokkaus” oikeuden alla oleva “Ulkoisten kalenterien synkronoinnin asetuksien muokkaus“.

Tämä puolestaan vaikuttaa "Yhteiset asetukset" alla olevaan yritystasoiseen asetusten muokkaukseen.

Kuinka voin siirtyä versiosta 2015 versioon 2025 ?

Pääkäyttäjän on ensin asetettava käyttäjille oikeuksia version 2025 synkronoinnin käyttöönottoon.

1. Päätä aktiivisena oleva version 2015 synkronointi käyttäjäprofiilissasi.

• Synkronoinnin käyttöönotto on käyttäjäkohtainen.
• Samalla Ajas-tilillä voi olla käytössä yhdellä käyttäjällä versio 2015 ja toisella käyttäjällä versio 2025.

2. Kun version 2015 synkronointi ei enää ole aktiivisena, version 2025 mukaiset painikkeet tulevat näkyviin ja vanhat poistuvat automaattisesti.

3. Seuraa alla olevia ohjeita version 2025 synkronoinnin käynnistämisessä.

• Tärkeää huomata: Emme suosittele synkronoinnin käynnistämistä samaan Google-kalenteriin, mitä oli käytetty version 2015 synkronoinnin kanssa. Saman kalenterin käyttäminen saattaa aiheuttaa tapahtumien monistumista.
• Google-kalenterin valinta tapahtuu synkronoinnin asetuksissa.
  
  

Synkronoinnin käynnistäminen

• Valitse "Hallinnoi Google Calendar - synkronointia".

• Valitse Ajas-toimipiste, jonka kalenterin synkronointia haluat hallita
• Synkronointi on käyttäjäkohtainen, eli vain kirjautuneen käyttäjän tapahtumat valitussa toimipisteessä synkronoituvat.

• Esimerkissä valitsemme toimipisteen "Espoo"
• Paina "Kirjaudu Google tilille"

Tämän jälkeen Googlen käyttäjätilille kirjautuminen avautuu. Kirjaudu sille Google-tilille, mitä haluat käyttää ja etene Googlen ohjeiden mukaan.

Huom: Selaimen ponnahdusikkunat tulee sallia, jotta "Kirjaudu Google tilille" -painikkeella pääsee eteenpäin kirjautumaan. Kirjautumissivu avautuu kokonaan uudelle välilehdelle.

• Valitse tili

• Tutustu tietosuojakäytäntöön ja käyttöehtoihin, ja paina "Jatka".

• Paina "Salli".

Synkronointi jaettuun kalenteriin

Samaan Google/Outlook -kalenteriin ei voi synkronoida useita eri Ajas Touchin resursseja. Toisin sanoen, jos käytössä on jaettu kalenteri, vain yksi Ajas-tilillä oleva käyttäjä voi valita synkronointiin tällaisen jaetun kalenterin.

Jokaiselle Ajas-käyttäjälle kannattaa luoda oma kalenteri ulkoiseen kalenteriin. Tämä on paras ratkaisu tietosuojan, hallittavuuden sekä toimintavarmuuden kannalta.

Synkronoinnin asetukset

Kun Google-tilille kirjautuminen on suoritettu, synkronoinnin asetussivu avautuu.

• Ohje-kuvassa näkyy kaikki saatavilla olevat toiminnot oletustilassa. Vaihtoehtoja voi näkyä vähemmän, tilatuista ominaisuuksista sekä pääkäyttäjän tekemistä yritysasetuksista johtuen.
• Esimerkiksi, jos käytät Ajas Nettivaraus-, Ajas Asiakashallinta- ja Ajas Pro -paketteihin sisältyvää 1-suuntaista synkronointia, synkronointitilan valintoja on vain kaksi: "Google synkronointi pois päältä" ja "Ajas => Google"

Synkronointitila:

1) Google synkronointi ei ole käytössä.
2) 1-suuntainen synkronointi Ajas-kalenterista Google Kalenteriin.
3) 1-suuntainen synkronointi Google Kalenterista Ajas-kalenteriin.
4) 2-suuntainen synkronointi, molemmista kalentereista toisiinsa.

5) Valitse tai luo uusi Google-kalenteri:
Voit valita listalta kalenterin, joka Google-tililläsi on jo olemassa, tai voit luoda kokonaan uuden kalenterin synkronointia varten. Listalla esitetään vain sellaiset kalenterit, joita Google-tililläsi on oikeus tarkastella ja muokata.

Huom: Jos olet käyttänyt Google-synkronointia jo aikaisemmin versiolla 2015, suosittelemme että kun siirryt version 2025 käyttäjäksi, valitset jonkin muun kalenterin / luot uuden kalenterin mihin Ajas nyt synkronoinnin kohdistaa. Saman kalenterin käyttäminen saattaa aiheuttaa tapahtumien monistumista.

6) Varaukset Ajas => Google: Jos käytössä, varaukset synkronoidaan Ajas järjestelmästä Google Kalenteriin.
7) Tauot Ajas => Google: Jos käytössä, tauot synkronoidaan Ajas järjestelmästä Google Kalenteriin
8) Varaukset Google => Ajas: Ota käyttöön jos haluat sallia Ajas-varauksen luomisen tauon sijaan, kun Google-kalenterin tapahtuman tiedot on annettu oikein. Katso ohjeista miten varauksen tiedot syötetään oikein.
9) Vuorot Google => Ajas: Jos käytössä, vapaaksi merkitty tapahtuma Google Kalenterissa luo vuoron Ajas-järjestelmään.

• Jos asetus on valittu, näytetään myös asetus Salli vuorojen poisto: Jos käytössä, vuoron poistaminen Google Kalenterissa poistaa vuoron myös Ajas-järjestelmästä. Huomaa, että poisto on lopullinen toisin kuin taukojen ja varausten kanssa.
  

10) Sähköposti-ilmoitukset: Ota käyttöön saadaksesi ilmoituksen, jos synkronointi epäonnistuu ja kun asetuksia muutetaan. Voit perua tilauksen tästä tai sähköpostissa olevasta linkistä.

• Jos asetus on valittu, avautuu kenttä, mihin syötetään se sähköpostiosoite, mihin ilmoitukset halutaan tulevan,
  

11) Valitse toimipisteen aikavyöhyke: Valitse aikavyöhyke, jossa valitsemasi toimipiste sijaitsee.
12) Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin: Jotkin muutokset vaikuttavat vain tapahtumiin, jotka on luotu tai joita on muokattu asetusten muuttamisen jälkeen. Ota tämä käyttöön, jos haluat asetuksien vaikuttavan olemassa oleviin tapahtumiin.
14) Tallenna: Tämä käynnistää synkronoinnin.

• Käyttöönotto on suoritettu -sivu avautuu.

• Synkronointi on käytössä toimipisteessä Espoo. Synkronointia ei ole vielä suoritettu.

Synkronointiasetusten muokkaaminen

• Voit tarkastella synkronoinnin tilaa, tehdä muutoksia olemassa olevaan synkronointiin tai lisätä uuden toimipisteen painamalla uudelleen "Hallinnoi Google Calendar synkronointia".

1) Toimipisteen Espoo synkronoinnin viimeisin ajankohta.
2) Valitse toimipiste, jos haluat muokata olemassa olevaa synkronointia tai jos haluat lisätä uuden toimipisteen synkronoitavaksi.
3 Paina "Kirjaudu Google-tilille"

Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin

Jos muutat synkronointiasetuksia sen jälkeen kun synkronointi on ollut jo käynnissä, on hyvä huomioida seuraavaa. Esimerkki:

• "Salli taukojen synkronointi" ei ollut käytössä. Muutat tämän asetuksen nyt sallituksi.
  • Ne tauot, mitä kalenteriin oli lisätty silloin, kun asetus kielsi niiden synkronoinnin, eivät tule asetuksen muutoksen myötä oletuksena synkronoiduiksi.
  • Tauot, mitä lisätään kalenteriin asetusmuutoksen jälkeen tulevat synkronoiduiksi, aikaikkunan puitteissa.

Jos haluat, että tekemäsi asetusmuutos vaikuttaa myös niihin taukoihin, jotka oli lisätty kalenteriin ennen asetuksen muutosta, voit suorittaa alkusynkronoinnin kertaluontoisesti asetuksella: “Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin”. Aseta tämä siis päälle samalla kertaa, kun teet muita muutoksia, ja ennen muutosten tallennusta.

Synkronoinnin aikaikkuna

Kun synkronointi on käynnistetty, synkronointi suoritetaan 10 minuutin välein, hakien niitä tapahtumia joita on edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.

Synkronointia tapahtuu seuraavien määritysten mukaisesti:

• Synkronoinnin aikaikkuna on 28 vuorokautta, eli käyttöönottopäivän alusta 28 päivää eteenpäin (päivän loppuun 23:59 asti).
• Aikaikkunan päivitysväli on tällä hetkellä 7 vuorokautta.

Esimerkki aikaikkunasta:

Synkronointi aloitetaan 1.9.2025

• Järjestelmä suorittaa alkusynkronoinnin aikavälille 1.9. - 28.9.
• Tämän jälkeen synkronointi jatkuu 10 min. välein samassa aikaikkunassa 1.9. - 28.9.
• 10 min. välein tapahtuva synkronointi kohdistuu niihin tapahtumiin, mitä on aina edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.
  
  

Aikaikkuna päivittyy 7 vuorokauden kuluttua. 8.9.2025 alkaa uusi aikaikkuna: 8.9. - 5.10.

• Järjestelmä suorittaa uuden alkusynkronoinnin aikavälillä 8.9. - 5.10.
• Tämän jälkeen synkronointi jatkuu 10 min. välein, samassa aikaikkunassa 8.9. - 5.10.
• 10 min. välein tapahtuva synkronointi kohdistuu niihin tapahtumiin, mitä on aina edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.
  
  

Synkronointiesimerkkejä

Esimerkki 1: Suunta: Ajas -> Google Kalenteri

• Ajas-kalenterista Googleen voi synkronoitua: Vuoroja, Varauksia ja Taukoja
  • Vuorojen synkronointi edellyttää, että se on Yritysasetuksissa sallittu (LINKKI)
  • Varausten ja taukojen synkronointi edellyttää, että ne on käyttäjäkohtaisissa synkronointiasetuksissa valittu (LINKKI)

• Varauksen tiedoissa voi näkyä tietoja asiakkaasta ja varauksesta.
  • Siirtyvät tiedot noudattavat yritysasetuksien määrittelya. Oletusasetuksilla asiakastietoja ei siirry.
• Jos Google Kalenterissa haluaa tehdä tapahtumia "Vuoron" päälle, voi klikata sarakkeessa näkyvään kapeaan valkoiseen kohtaan.
  
  

Esimerkki 2: Suunta: Ajas -> Google Kalenteri

Pääkäyttäjä on muokannut ja määritellyt yritysasetuksia.

1) Asiakastiedoista on valittu siirrettäväksi: Etunimi ja Sukunimi, ulkoisen kalenterin otsikkoon.
2) Asiakas- ja varaustiedoista on valittu siirrettäväksi: Asiakkaan puhelin ja Palvelun nimi, ulkoisen kalenterin kuvaukseen.

Google Kalenteriin vastaavilla asetuksilla siirretty varaus näyttää tältä:

Esimerkki 3: Suunta: Ajas -> Google Kalenteri

• Ajas-kalenterista poistettu varaus näkyy Google Kalenterissa merkinnällä: "Peruutettu Ajas järjestelmästä".
  
  

Esimerkki 4: Suunta: Google Kalenteri -> Ajas

1) Google Kalenterista synkronoituu Tapahtumia.
2) Oletuksena tapahtumista muodostuu Ajas-ohjelmaan Taukoja, eli Tapahtuman otsikkoriville kirjoitettu tieto ei siirry Ajas-ohjelmaan.

Poikkeuksia ovat:

• Tapahtumista asiakasvaruksia -erikoistilanne (LINKKI)
• Jos pääkäyttäjä on sallinut yritysasetuksissa (LINKKI) : Siirrä kuvaus -> Salli kuvauksen tuonti ulkoisista palveluista, tapahtuman otsikko näkyy Ajas-järjestelmässä Tauon lisätiedoissa.

Tapahtumista asiakasvarauksia -erikoistilanne

Google Kalenterin tapahtumista voi luoda Ajas-järjestelmään asiakasvarauksia seuraavin edellytyksin:

• Toiminto on tilattu osoitteessa: asiakaspalvelu (at) ajas.fi, ja se on kytketty tilillä käyttöön
• Synkronoinnin asetuksissa on päällä: "Varaukset Google => Ajas". (LINKKI)
• Jos halutaan, että myös asiakas yhdistyy Ajas-järjestelmässä olevaan asiakaskorttiin ja/tai Ajas-järjestelmään lisätään uusi asiakas, yritys asetuksissa on sallittava: "Liitä asiakas varaukseen". (LINKKI)
  
  

• Google Kalenteriin tehty merkintä noudattaa täsmälleen seuraavaa mallia:

1) Tapahtuman otsikossa lukee Varaus. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä, järjestelmä hakee vain kirjainyhdistelmää “varaus”. Eli se voi myös olla nettivaraus, asiakasvaraus tai ffdljkfgvaraus568.

Palvelu: Jos varaukseen halutaan lisätä palvelu, joka yhdistyy Ajas-ohjelmassa olevaan palveluun, silloin edellytyksenä on, että otsikossa lukee "Varaus: Palvelun nimi". Palvelun nimi tulee olla täsmälleen samassa kirjoitusasussa, kuin se on Ajas-ohjelman Palvelu-lomakkeelle kirjoitettu. Lisäksi kyseinen palvelu tulee Ajas-järjestelmässä olla liitettynä sille työntekijälle, kenen kalenteriin synkronoidaan.

Jos täsmälleen samassa kirjoitusasussa olevaa palvelua ei Ajas-järjestelmästä löydy, synkronointi ei lisää Ajas-ohjelmaan uutta palvelua.

2) Tapahtuman tyyppi on "Varattu". Jos tyyppi on "Vapaa" -> Ajas ohjelmaan luodaan vuoro.

3) Asiakas yritetään löytää tapahtuman kuvauksen perusteella samojen yllä olevien ehtojen täytyttyä.

Jotta asiakas yhdistyisi olemassa olevaan asiakaskorttiin, tietojen on oltava muodossa:

Etunimi
Sukunimi
Puhelin

Tai

Etunimi
Sukunimi
Sähköposti

Tietojen täytyy olla juuri mainitussa muodossa. Eli jokainen omalla rivillään ja mainitussa järjestyksessä.
Tähän voi myös kirjoittaa kaikki neljä tietoa, jolloin järjestys on oltava:

Etunimi
Sukunimi
Sähköposti
Puhelin

Jos asiakkaan tiedot on ilmoitettu yllä olevalla tavalla, mutta Ajas-järjestelmässä ei ole vastaavilla tiedoilla olevaa asiakasta, synkronointi lisää Ajas Touchiin uuden asiakaskortin. .

Esimerkki 1: Asiakasvarauksen syntymisen kaikki ehdot eivät täyty. Ajas-ohjelmaan luodaan tauko.

Esimerkki 2: Asiakasvarauksen syntymisen kaikki ehdot täyttyvät. Ajas-ohjelmaan luodaan asiakasvaraus.

• Tässä esimerkissä annetuilla asiakastiedoilla ei löytynyt asiakaskorttia. Järjestelmään lisättiin uusi asiakas.
• Tapahtuman otsikkoon lisätty "Varaus: Esimerkkipalvelu" -otsikko on löytänyt täsmälleen saman nimisen "Esimerkkipalvelu" -palvelun Ajas-järjestelmästä, ja se on valittuna jo varauslomakkeella.
• Yritysasetuksissa on sallittu: "Liitä asiakas varaukseen"
• Lisätiedot -kentässä näkyy, mitä tietoja Googlesta oli synkronoitu.
• Käyttäjäprofiilissa on valittu: "Varausnäkymä" -> "Näytä lisätiedot" -> "Näytä varauksen lisätiedot".
  
  

Mircrosoft Outlook synkronointi

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 27 alkaen, 9/2025.

Päivitämme uutta ohjetta. Odotathan hetken.

Varauskalenterin synkronoinnista ulkoisten järjestelmien kanssa on julkaistu uusi versio (versio 2025), joka koskee sekä Google Calendar- että Microsoft Outlook -synkronointitoimintoja.

• 1-suuntainen synkronointi (Ajas -> Outlook-kalenteri) sisältyy Ajas Nettivaraus-, Ajas Asiakashallinta- ja Ajas Pro -paketteihin.
• 2-suuntainen synkronointi on nyt tuettu sekä Google Calendar- että Microsoft Outlook -synkronoinnissa. Lisäksi 1-suuntainen synkronointi on mahdollista myös suunnalla: Outlook-kalenteri -> Ajas. Nämä toiminnot sisältyvät Ajas Premium -pakettiin, ja ovat tilattavissa lisäpalveluina muihin paketteihin.

Synkronoinnin käyttöönottopainikkeet löytyvät työntekijän Käyttäjäprofiilista otsikon "Varauskalenterin synkronointi ulkoisten palveluiden kanssa (versio 2025)" alta.

• Ajas-tileillä näkyy oletuksena vain versio 2025.
  
• Versio 2015 näkyy vain niillä Ajas-käyttäjillä, joilla tällä vanhemmalla versiolla käynnistetty synkronointi on aktiivinen.
  
  

Synkronoinnin käyttöönotto Ajas-tilillä

Yritysasetukset

1. Tilin pääkäyttäjä valitsee synkronoinnin yritysasetukset

Siirry kohtaan: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Kalenterisynkronointi

• Paina : Avaa asetukset
• Huom: Asetusten sivu avautuu uudelle välilehdelle, ja selaimen ponnahdusikkuna on sallittava. Jos sivu ei selaimen asetuksista johtuen avaudu, etsi omasta selaimesta sivu, minkä ponnahdusikkuna esti avautumasta, ja paina se auki. Jatkoa varten, avautuneen sivun URL kannattaa lisätä selaimessa sallittuksi ponnahdusikkunaksi.

Yritysasetusten sivu avautuu.

1) Kieli: Sivu avautuu selaimeen asetetun kieliasetuksen / profiilin mukaan. Kielen voi vaihtaa olemaan suomi, englanti, ruotsi.
2) Liitä asiakas varaukseen: Jos ulkoiseen kalenteriin (Google tai Outlook) tehdyn tapahtuman kuvauksen tunnistetaan sisältävän henkilötietoja, Ajas-järjestelmään siirrettävään varaukseen yritetään yhdistää näitä tietoja vastaava olemassa oleva asiakas. Mikäli olemassa olevaa asiakaskorttia ei löydy, järjestelmään lisätään uusi asiakas. Asetus vaikuttaa vain Ulkoinen => Ajas -suunnassa tehtävään synkronointiin. Oletuksena asetus ei ole sallittu.
3) Siirrä kuvaus: Ulkoiseen kalenteriin tehdyn tapahtuman kuvaus ja otsikko siirretään Ajas-järjestelmän varauksen tai tauon lisätietoihin. Asetus vaikuttaa vain Ulkoinen => Ajas -suunnassa tehtävään synkronointiin. Oletuksena asetus ei ole sallittu.

• Esimerkki: Jos asiakkaan liittäminen on sallittu (kohta 2), mutta kuvauksen siirtäminen on kielletty (kohta 3), niin asiakasliitos voi varaukseen syntyä Ajas-järjestelmässä. Kieltämällä molemmat (kohdat 2 ja 3) ulkoisesta kalenterista (Google/Outlook) Ajas-ohjelmaan ei siirry mitään muuta tietoa kuin tapahtuman päivä ja aika.

4) Vuorojen vienti: Voivatko työntekijät ottaa käyttöön vuorojen synkronoinnin Ajas-palvelusta ulkoisiin palveluihin (Google tai Outlook). Vuoromerkinnät näkyvät ulkoisessa kalenterissa erillisinä tapahtumina. Niiden siirtäminen voi olla joissain käyttötapauksissa toivottavaa, mutta ne saattavat myös tehdä kalenterin seuraamisesta hankalampaa.
5) Yksityisyysasetukset: Yksityisyysasetuksissa oletusasetus on "Siirrä vain tapahtuman aika". Mitään asiakastietoja ei siirretä ulkoiseen kalenteriin ilman pääkäyttäjän tekemiä valintoja.

Mikäli synkronoinnin yhteydessä halutaan siirtää enemmän tietoja varauksesta tai asiakkaasta, yksityisyysasetus tulee vaihtaa tilaan "Siirrä tapahtuman otsikko, kuvaus ja alla määritetyt lisätiedot". Tämän jälkeen pääkäyttäjä voi valita tarkemmin, mitä tietoja synkronoinnissa siirretään. Yksityisasetuksissa olevien siirrettävien tietojen suunta on aina: Ajas => Ulkoinen.

Paina lopuksi "Päivitä asetukset".

Käyttäjäroolien oikeudet

2. Tilin pääkäyttäjä määrittelee synkronointitoimintojen yleiset käyttöoikeudet käyttäjärooleissa

Käyttäjien oikeutta synkronoinnin kytkentään voi hallita roolien käyttöikeudella "Ulkoisten kalenterien synkronoinnin hallinta". Jos käyttäjällä on jo ennestään ollut oikeus "Työntekijöiden muokkaus", on oikeus synkronoinnin kytkentään automaattisesti sallittu.

Pääkäyttäjä tarkistaa ja tarvittaessa lisää nämä oikeudet käyttäjärooliin. Katso myös ohje: Roolien muokkaus

Rooleissa oikeus löytyy "Ylläpito" -otsikon alta: "Ulkoisten kalenterien synkronoinnin hallinta".

• Kaikki estetty - Oletusarvo. Käyttäjä ei voi ottaa synkronointia käyttöön.
• Omat sallittu Käyttäjä voi ottaa synkronoinnin käyttöön omasta käyttäjäprofiilistaan ja muokata asetuksia sen mukaan mitä yritysasetuksissa on määritelty.
• Salli kaikki - Käyttäjä voi ottaa synkronoinnin käyttöön kenen tahansa käyttäjän käyttäjäprofiilista ja muokata asetuksia sen mukaan mitä yritysasetuksissa määritelty.
  

Toinen uusi oikeus, mikä löytyy "Ylläpito" -otsikon alta: “Ylläpitäjän asetusten muokkaus” oikeuden alla oleva “Ulkoisten kalenterien synkronoinnin asetuksien muokkaus“.

Tämä puolestaan vaikuttaa "Yhteiset asetukset" alla olevaan yritystasoiseen asetusten muokkaukseen.

Kuinka voin siirtyä versiosta 2015 versioon 2025 ?

Pääkäyttäjän on ensin asetettava käyttäjille oikeuksia version 2025 synkronoinnin käyttöönottoon.

1. Päätä aktiivisena oleva version 2015 synkronointi käyttäjäprofiilissasi.

• Synkronoinnin käyttöönotto on käyttäjäkohtainen.
• Samalla Ajas-tilillä voi olla käytössä yhdellä käyttäjällä versio 2015 ja toisella käyttäjällä versio 2025.

2. Kun version 2015 synkronointi ei enää ole aktiivisena, version 2025 mukaiset painikkeet tulevat näkyviin ja vanhat poistuvat automaattisesti.

3. Seuraa alla olevia ohjeita version 2025 synkronoinnin käynnistämisessä.

• Tärkeää huomata: Emme suosittele synkronoinnin käynnistämistä samaan Outlook-kalenteriin, mitä oli käytetty version 2015 synkronoinnin kanssa. Saman kalenterin käyttäminen saattaa aiheuttaa tapahtumien monistumista.
• Outlook-kalenterin valinta tapahtuu asetuksissa (LINKKI)
  
  

Synkronoinnin käynnistäminen

• Valitse "Hallinnoi Microsoft Outlook - synkronointia".

• Valitse Ajas-toimipiste, jonka kalenterin synkronointia haluat hallita
• Synkronointi on käyttäjäkohtainen, eli vain kirjautuneen käyttäjän tapahtumat valitussa toimipisteessä synkronoituvat.

• Esimerkissä valitsemme toimipisteen "Espoo"
• Paina "Kirjaudu Microsoft -tilille"

Tämän jälkeen Microsoft käyttäjätilille kirjautuminen avautuu. Kirjaudu sille Microsoft-tilille, mitä haluat käyttää ja etene Microsoftin ohjeiden mukaan.

Huom: Selaimen ponnahdusikkunat tulee sallia, jotta "Kirjaudu Microsoft-tilille" -painikkeella pääsee eteenpäin kirjautumaan. Kirjautumissivu avautuu kokonaan uudelle välilehdelle.

• Ajas synkronoinnille on annettava lupa. Paina "Accept".
  
  

Synkronointi jaettuun kalenteriin

Samaan Google/Outlook -kalenteriin ei voi synkronoida useita eri Ajas Touchin resursseja. Toisin sanoen, jos käytössä on jaettu kalenteri, vain yksi Ajas-tilillä oleva käyttäjä voi valita synkronointiin tällaisen jaetun kalenterin.

Jokaiselle Ajas-käyttäjälle kannattaa luoda oma kalenteri ulkoiseen kalenteriin. Tämä on paras ratkaisu tietosuojan, hallittavuuden sekä toimintavarmuuden kannalta.

Microsoft -tilin käyttöoikeudet

Käyttäjä jolla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia

Jos yrityksen Microsoft-tilillä on erillinen pääkäyttäjä, esimerkiksi IT-osasto, käyttäjällä ei välttämättä ole oikeuksia itse lisätä Ajas Exchange Sync -sovellusta. Käyttäjälle näkyy seuraava "Need admin approval" -ilmoitus. Käyttäjä ei pääse jatkamaan tästä eteenpäin vaan hänen on otettava yhteys yrityksen pääkäyttäjään.

Käyttäjä jolla on pääkäyttäjäoikeudet

Yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä käytön koko organisaatiolle alla olevasta linkistä. Linkki ei käynnistä synkroa, mutta sen avulla voi hyväksyä sovelluksen käyttämisen organisaatiossa. https://exchange-services.ajas.fi/?admingrant=1&lid=admin

Kirjautumisen jälkeen "Permissions requested" -ikkuna avautuu.

Pääkäyttäjä lisää käyttöoikeudet painamalla "Consent on behalf of your organization" - "Accept".
Kun pääkäyttäjä on lisännyt käyttöoikeuden, muut käyttäjät voi nyt ottaa käyttöön synkronoinnin omilla tunnuksilla , kohdan Synkronoinnin käynnistäminen mukaan. LINKKI

Synkronoinnin asetukset

Kun Microsoft -tilille kirjautuminen on suoritettu, synkronoinnin asetussivu avautuu.

• Ohje-kuvassa näkyy kaikki saatavilla olevat toiminnot oletustilassa. Vaihtoehtoja voi näkyä vähemmän, tilatuista ominaisuuksista sekä pääkäyttäjän tekemistä yritysasetuksista johtuen.
• Esimerkiksi, jos käytät Ajas Nettivaraus-, Ajas Asiakashallinta- ja Ajas Pro -paketteihin sisältyvää 1-suuntaista synkronointia, synkronointitilan valintoja on vain kaksi: "Exchange synkronointi pois päältä" ja "Ajas => Exchange"

Synkronointitila:

1) Exchange synkronointi ei ole käytössä.
2) 1-suuntainen synkronointi Ajas-kalenterista Exchange Kalenteriin.
3) 1-suuntainen synkronointi Exchange Kalenterista Ajas-kalenteriin.
4) 2-suuntainen synkronointi, molemmista kalentereista toisiinsa.

5) Valitse tai luo uusi Exchange Kalenteri:
Voit valita listalta kalenterin, joka Outlook-tililläsi on jo olemassa, tai voit luoda kokonaan uuden kalenterin synkronointia varten. Listalla esitetään vain sellaiset kalenterit, joita Outlook-tililläsi on oikeus tarkastella ja muokata.

Huom: Jos olet käyttänyt Outlook-synkronointia jo aikaisemmin versiolla 2015, suosittelemme että kun siirryt version 2025 käyttäjäksi, valitset jonkin muun kalenterin / luot uuden kalenterin mihin Ajas nyt synkronoinnin kohdistaa. Saman kalenterin käyttäminen saattaa aiheuttaa tapahtumien monistumista.

6) Varaukset Ajas => Exchange: Jos käytössä, varaukset synkronoidaan Ajas järjestelmästä Outlook-kalenteriin.
7) Tauot Ajas => Exchange: Jos käytössä, tauot synkronoidaan Ajas järjestelmästä Outlook-kalenteriin
8) Varaukset Exchange => Ajas: Ota käyttöön jos haluat sallia Ajas-varauksen luomisen tauon sijaan, kun Outlook-kalenterin tapahtuman tiedot on annettu oikein. Katso ohjeista miten varauksen tiedot syötetään oikein. LINKKI
9) Vuorot Exchange => Ajas: Jos käytössä, vapaaksi merkitty tapahtuma Outlook-kalenterissa luo vuoron Ajas-järjestelmään.

• Jos asetus on valittu, näytetään myös asetus Salli vuorojen poisto: Jos käytössä, vuoron poistaminen Outlook-kalenterissa poistaa vuoron myös Ajas-järjestelmästä. Huomaa, että poisto on lopullinen toisin kuin taukojen ja varausten kanssa.
  

10) Sähköposti-ilmoitukset: Ota käyttöön saadaksesi ilmoituksen, jos synkronointi epäonnistuu ja kun asetuksia muutetaan. Voit perua tilauksen tästä tai sähköpostissa olevasta linkistä.

• Jos asetus on valittu, avautuu kenttä, mihin syötetään se sähköpostiosoite, mihin ilmoitukset halutaan tulevan,
  

11) Valitse toimipisteen aikavyöhyke: Valitse aikavyöhyke, jossa valitsemasi toimipiste sijaitsee.
12) Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin: Jotkin muutokset vaikuttavat vain tapahtumiin, jotka on luotu tai joita on muokattu asetusten muuttamisen jälkeen. Ota tämä käyttöön, jos haluat asetuksien vaikuttavan olemassa oleviin tapahtumiin.
14) Tallenna: Tämä käynnistää synkronoinnin.

• Käyttöönotto on suoritettu -sivu avautuu.

• Synkronointi on käytössä toimipisteessä Espoo.
  
  

Synkronointiasetusten muokkaaminen

• Voit tarkastella synkronoinnin tilaa, tehdä muutoksia olemassa olevaan synkronointiin tai lisätä uuden toimipisteen painamalla uudelleen "Hallinnoi Microsoft Outlook -synkronointia".

1) Toimipisteen Espoo synkronoinnin viimeisin ajankohta.
2) Valitse toimipiste, jos haluat muokata olemassa olevaa synkronointia tai jos haluat lisätä uuden toimipisteen synkronoitavaksi.
3) Paina "Kirjaudu Microsoft-tille"

Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin

Jos muutat synkronointiasetuksia sen jälkeen kun synkronointi on ollut jo käynnissä, on hyvä huomioida seuraavaa. Esimerkki:

• "Salli taukojen synkronointi" ei ollut käytössä. Muutat tämän asetuksen nyt sallituksi.
  • Ne tauot, mitä kalenteriin oli lisätty silloin, kun asetus kielsi niiden synkronoinnin, eivät tule asetuksen muutoksen myötä oletuksena synkronoiduiksi.
  • Tauot, mitä lisätään kalenteriin asetusmuutoksen jälkeen tulevat synkronoiduiksi, aikaikkunan (LINKKI) puitteissa.

Jos haluat, että tekemäsi asetusmuutos vaikuttaa myös niihin taukoihin, jotka oli lisätty kalenteriin ennen asetuksen muutosta, voit suorittaa alkusynkronoinnin kertaluontoisesti asetuksella: “Käytä asetuksia olemassa oleviin tapahtumiin”. Aseta tämä siis päälle samalla kertaa, kun teet muita muutoksia, ja ennen muutosten tallennusta.

Synkronoinnin aikaikkuna

Kun synkronointi on käynnistetty, synkronointi suoritetaan 10 minuutin välein, hakien niitä tapahtumia joita on edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.

Synkronointia tapahtuu seuraavien määritysten mukaisesti:

• Synkronoinnin aikaikkuna on 28 vuorokautta, eli käyttöönottopäivän alusta 28 päivää eteenpäin (päivän loppuun 23:59 asti).
• Aikaikkunan päivitysväli on tällä hetkellä 7 vuorokautta.

Esimerkki aikaikkunasta:

Synkronointi aloitetaan 1.9.2025

• Järjestelmä suorittaa alkusynkronoinnin aikavälille 1.9. - 28.9.
• Tämän jälkeen synkronointi jatkuu 10 min. välein samassa aikaikkunassa 1.9. - 28.9.
• 10 min. välein tapahtuva synkronointi kohdistuu niihin tapahtumiin, mitä on aina edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.
  
  

Aikaikkuna päivittyy 7 vuorokauden kuluttua. 8.9.2025 alkaa uusi aikaikkuna: 8.9. - 5.10.

• Järjestelmä suorittaa uuden alkusynkronoinnin aikavälillä 8.9. - 5.10.
• Tämän jälkeen synkronointi jatkuu 10 min. välein, samassa aikaikkunassa 8.9. - 5.10.
• 10 min. välein tapahtuva synkronointi kohdistuu niihin tapahtumiin, mitä on aina edellisen synkronoinnin jälkeen muokattu.
  
  

Synkronointiesimerkkejä

Esimerkki 1: Suunta: Ajas -> Outlook Kalenteri

• Ajas-kalenterista Outlook-kalenteriin voi synkronoitua: Vuoroja, Varauksia ja Taukoja
  • Vuorojen synkronointi edellyttää, että se on Yritysasetuksissa sallittu (LINKKI)
  • Varausten ja taukojen synkronointi edellyttää, että ne on käyttäjäkohtaisissa synkronointiasetuksissa valittu (LINKKI)

• Varauksen tiedoissa voi näkyä tietoja asiakkaasta ja varauksesta.
  • Siirtyvät tiedot noudattavat yritysasetuksien määrittelya. Oletusasetuksilla asiakastietoja ei siirry.
• Jos Outlook-kalenterissa haluaa tehdä tapahtumia "Vuoron" päälle, voi klikata sarakkeessa näkyvään kapeaan valkoiseen kohtaan.
  
  

Esimerkki 2: Suunta: Ajas -> Outlook Kalenteri

Pääkäyttäjä on muokannut ja määritellyt yritysasetuksia.

1) Asiakastiedoista on valittu siirrettäväksi: Etunimi ja Sukunimi, ulkoisen kalenterin otsikkoon.
2) Asiakas- ja varaustiedoista on valittu siirrettäväksi: Asiakkaan puhelin ja Palvelun nimi, ulkoisen kalenterin kuvaukseen.

Outlook-kalenteriin vastaavilla asetuksilla siirretty varaus näyttää tältä:

Esimerkki 3: Suunta: Ajas -> Outlook Kalenteri

• Ajas-kalenterista poistettu varaus näkyy Outlook Kalenterissa merkinnällä: "Peruutettu Ajas järjestelmästä".
  
  

Esimerkki 4: Suunta: Outlook-kalenteri -> Ajas

1) Google Kalenterista synkronoituu Tapahtumia.
2) Oletuksena tapahtumista muodostuu Ajas-ohjelmaan Taukoja, eli Tapahtuman otsikkoriville kirjoitettu tieto ei siirry Ajas-ohjelmaan.

Poikkeuksia ovat:

• Tapahtumista asiakasvaruksia -erikoistilanne (LINKKI)
• Jos pääkäyttäjä on sallinut yritysasetuksissa (LINKKI) : Siirrä kuvaus -> Salli kuvauksen tuonti ulkoisista palveluista, tapahtuman otsikko näkyy Ajas-järjestelmässä Tauon lisätiedoissa.

Tapahtumista asiakasvarauksia -erikoistilanne

Outlook-kalenterin tapahtumista voi luoda Ajas-järjestelmään asiakasvarauksia seuraavin edellytyksin:

• Toiminto on tilattu osoitteessa: asiakaspalvelu (at) ajas.fi, ja se on kytketty tilillä käyttöön
• Synkronoinnin asetuksissa on päällä: "Varaukset Google => Exchange". (LINKKI)
• Jos halutaan, että myös asiakas yhdistyy Ajas-järjestelmässä olevaan asiakaskorttiin ja/tai Ajas-järjestelmään lisätään uusi asiakas, yritys asetuksissa on sallittava: "Liitä asiakas varaukseen". (LINKKI)
  
  
• Outlook-kalenteriin tehty merkintä noudattaa täsmälleen seuraavaa mallia:
  

1) Tapahtuman otsikossa lukee Varaus. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä, järjestelmä hakee vain kirjainyhdistelmää “varaus”. Eli se voi myös olla nettivaraus, asiakasvaraus tai ffdljkfgvaraus568.

Palvelu: Jos varaukseen halutaan lisätä palvelu, joka yhdistyy Ajas-ohjelmassa olevaan palveluun, silloin edellytyksenä on, että otsikossa lukee "Varaus: Palvelun nimi". Palvelun nimi tulee olla täsmälleen samassa kirjoitusasussa, kuin se on Ajas-ohjelman Palvelu-lomakkeelle kirjoitettu. Lisäksi kyseinen palvelu, tulee Ajas-järjestelmässä olla liitettynä sille työntekijälle, kenen kalenteriin synkronoidaan.

Jos täsmälleen samassa kirjoitusasussa olevaa palvelua ei Ajas-järjestelmästä löydy, synkronointi ei lisää Ajas-ohjelmaan uutta palvelua.

2) Tapahtuman tyyppi on "Varattu". Jos tyyppi on "Vapaa" -> Ajas ohjelmaan luodaan vuoro.

3) Asiakas yritetään löytää tapahtuman kuvauksen perusteella samojen yllä olevien ehtojen täytyttyä.

Jotta asiakas yhdistyisi olemassa olevaan asiakaskorttiin, tietojen on oltava muodossa:

Etunimi
Sukunimi
Puhelin

Tai

Etunimi
Sukunimi
Sähköposti

Tietojen täytyy olla juuri mainitussa muodossa. Eli jokainen omalla rivillään ja mainitussa järjestyksessä.
Tähän voi myös kirjoittaa kaikki neljä tietoa, jolloin järjestys on oltava:

Etunimi
Sukunimi
Sähköposti
Puhelin

Jos asiakkaan tiedot on ilmoitettu yllä olevalla tavalla, mutta Ajas-järjestelmässä ei ole vastaavilla tiedoilla olevaa asiakasta, synkronointi lisää Ajas Touchiin uuden asiakaskortin. .

Esimerkki 1: Asiakasvarauksen syntymisen kaikki ehdot eivät täyty. Ajas-ohjelmaan luodaan tauko.

Esimerkki 2: Asiakasvarauksen syntymisen kaikki ehdot täyttyvät. Ajas-ohjelmaan luodaan asiakasvaraus.

• Tässä esimerkissä annetuilla asiakastiedoilla ei löytynyt asiakaskorttia. Järjestelmään lisättiin uusi asiakas.
• Tapahtuman otsikkoon lisätty "Varaus: Vastaanottokäynti 30 min" -otsikko on löytänyt täsmälleen saman nimisen "Vastaanottokäynti 30 min" -palvelun Ajas-järjestelmästä, ja se on valittuna jo varauslomakkeella.
• Yritysasetuksissa on sallittu: "Liitä asiakas varaukseen"
• Lisätiedot -kentässä näkyy, mitä tietoja Outlookista oli synkronoitu.
  
  

Ajas Touchin ajanvarauksen asetukset

• Jos Ajas Touchin Ajanvarauksen asetuksissa on valittuna "Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle", Outlook-kalenterista voi synkronoida myös sellaisiin kohtiin, missä vuoro tai toimipiste on kiinni, kuten ylläolevissa esimerkeissä on tapahtunut.
• Jos Ajas Touchin Ajanvarauksen asetuksissa ei ole asetettu "Salli varausten ja vuorojen luonti avoimien aikojen ulkopuolelle", Outlook-kalenterista ei synkronoidu mitään sellaiseen kohtaan, missä vuoro tai toimipiste on kiinni.
  

Esimerkki 3: Outlook-kalenterista synkronoitu tapahtuma luo aina päällekkäisen varauksen Ajas Touchissa olevan varauksen kanssa.

• Tämä on oletustoiminto, ja Ajas Touchin Ajanvarauksen asetuksella "Salli päällekkäiset varaukset" ei ole siihen vaikutusta.
  
  

Toistuvat varaukset

Ajas-järjestelmään luotuja toistuvia varauksia voi synkronoida ulkoiseen kalenteriin. Suunta on Ajas -> Exchange.

Jos toistuvia varauksia on tehty synkronoinnin aikaikkunaa (LINKKI) pidemmälle aikavälille, aikaikkunan ulkopuolella olevat myöhemmät varaukset tulevat näkyviin Outlook -kalenterissa aikaikkunan siirryttyä uuteen, viikko kerrallaan.

Toistuviin varauksiin liittyy joitakin huomioitavia rajoitteita:

• Varaus voi toistua vain yhtenä viikonpäivänä.
• Toistuvuus määritellään maksimissaan 2 vuotta eteenpäin tulevaisuuteen.
• Vuosittaiselle toistuvuudelle ei ole tukea.
• Tapahtumia ei voi muuttaa toistuvaksi synkronoinnin jälkeen.
  
• Toistuvuutta ei voi muuttaa jälkikäteen.
  
  

Varausten synkronoinnin versio 2015 -ohjeet

Synkronoinnin vanhemman version, v. 2015 ohjeet löytyvät täältä.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin, jos olet tilannut Ajas Nettivaraus -, Ajas Pro - tai Ajas Premium -paketin.
• Google-synkronointi -toiminnot voidaan lisätä Ajas Asiakashallinta -pakettiin tilaustyönä.
• Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Työntekijä, joka synkronointia haluaa käyttää, on oltava varattavissa myös nettivarauksessa. Ohjeen kohta "Näytä nettivarauksessa: Kyllä" Työntekijän liittäminen toimipisteeseen. Kun työntekijä näkyy nettivarauksessa, synkronointi on käytettävissä ja myös hänen hallinnan kautta tehdyt varaukset synkronoituvat.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .
  • Alkusynkronointi voi kestää jonkin aikaa, jos työntekijällä on paljon varauksia.

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Ongelmia Google-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä.
Tarkista aina ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu(at)ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Aktivoi synkronointi uudelleen.
• Huom: Google-synkronoinnissa on tiedossa oleva ongelma: Jos 6 kuukauteen ei ole ollut mitään synkronoitavaa, autentikointi vanhenee ja synkro katkeaa. Aktivoi synkronointi uudelleen.

Synkronointi Microsoft Exchangeen

Ajas Touchin Exchange-synkronointi mahdollistaa merkintöjen siirtämisen kaksisuuntaisesti Ajas Touchin kalenterista omaan kalenteriin, sekä vuorojen avaamisen oman Outlook-kalenterin kautta.

Exchange-synkronointi uudistui lokakuussa 2020, jonka johdosta myös vanhojen käyttäjien on kirjauduttava ja aktivoitava synkronointi kerran uudelleen. https://blog.ajas.fi/2020/10/exchange-synkronoinnin-kirjautuminen-uusittava/

Exchange synkronoinnista on käytettävissä kaksi eri versiota riippuen tukeeko käytettävä exchange palvelin OAuth 2.0 kirjautumista.

• Microsoftin Office365 palvelu tukee vain OAuth 2.0 kirjautumista.
• Omaa exchange palvelinta käytettäessä kirjautuminen tapahtuu EWS rajapinnan kautta käyttäjän omilla tunnuksilla tai sovellussalasanoilla.
  

Kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty.

Synkronointi tapahtuu yhden Ajas Touch -työntekijän ja yhden Outlook tunnuksen/kirjautumistunnuksen välillä. Synkronointi jaettuun kalenteriin ei toistaiseksi ole tuettu.

Sekä yksisuuntainen että kaksisuuntainen synkronointi on mahdollista.

Exchange -synkronointi on maksullinen lisäpalvelu, ja sen käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme. Omaa exchange palvelinta käytettäessä tarvitsemme myös palvelinosoitteen käyttöönottoa varten.

Jos käytätte Microsoft Office 365 palvelua, 1-suuntaisen synkronoinnin (Ajas-kalenteri -> Outlook kalenteri) voitte ottaa käyttöön itse ilman lisämaksua. 2-suuntaisen synkronoinnin käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakaspalveluumme, ja se on lisämaksullinen palvelu.

Synkronoinnin aktivoiminen

1. Avaa: Käyttäjäprofiili -> Kalenterin synkronointi -> Hallitse Exchange-synkronointia.

2. "Ota käyttöön Microsoft Exchange" -painike on aktiivinen (vihreä), kun käyttöönotto on mahdollista. Paina tästä.

Jos olet samaan aikaan kirjautuneena Microsoft-tilillesi, oma sähköpostiosoitteesi löytyy valmiiksi yllä olevan näkymän yläreunasta.
Jos et ole kirjautuneena Microsoft-tilillesi, sinua pyydetään syöttämään Microsoft-tilin tunnukset ennen tätä vaihetta.

3. Kaikkien käyttäjien on vahvistettava, että sovellukselle annetaan oikeus kalenteriin "Have full access to your calendars". Paina "Yes".

Alkusynkronointi alkaa. Odota. Alkusynkronointi voi kestää hyvinkin kauan riippuen siitä kuinka paljon tapahtumia järjestelmä käy läpi. Järjestelmä synkronoi vain tulevia tapahtumia.

4. Kun synkronointi on otettu käyttöön onnistuneesti, Microsoft Exchangen tila on muuttunut olemaan "Synkronointi on aktiivinen". Käyttöönoton jälkeen synkronointi tapahtuu automaattisesti vain muutaman minuutin viiveellä.

Huom: Jos synkronointi otetaan pois päältä ja aktivoidaan uudelleen, synkro ei välttämättä kysy sähköpostia/salasanaa uudelleen. Kysely tapahtuu Microsoftin päässä, kun sovellukselle annetaan lupa käytttää Office365 -tiliä ensimmäisellä kerralla. Jos käyttäjä on jo kirjautuneena Officeen kun aktivoi synkron uudelleen, samoja lupia ei kysytä enää uudelleen, koska ne on jo myönnetty.

Microsoft-tilin käyttäjäoikeudet

Käyttäjä jolla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia

Jos yrityksen Microsoft-tilillä on erillinen pääkäyttäjä, esimerkiksi IT-osasto, käyttäjällä ei välttämättä ole oikeuksia itse lisätä Ajas Exchange Sync -sovellusta. Käyttäjälle näkyy seuraava "Need admin approval" -ilmoitus. Käyttäjä ei pääse jatkamaan tästä eteenpäin vaan hänen on otettava yhteys yrityksen pääkäyttäjään.

Käyttäjä jolla on pääkäyttäjäoikeudet

Yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä käytön koko organisaatiolle alla olevasta linkistä. Linkki ei käynnistä synkroa, mutta sen avulla voi hyväksyä sovelluksen käyttämisen organisaatiossa. https://exchange-services.ajas.fi/?admingrant=1&lid=admin

Kirjautumisen jälkeen "Permissions requested" -ikkuna avautuu.

Pääkäyttäjä lisää käyttöoikeudet painamalla "Consent on behalf of your organization" - "Accept".
Kun pääkäyttäjä on lisännyt käyttöoikeuden, muut käyttäjät voi nyt ottaa käyttöön synkronoinnin omilla tunnuksilla , kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaan.

Outlook - ja Ajas Touch kalenterin käyttö

Kaksisuuntainen synkronointi

• Kun kaksisuuntainen synkronointi on käytössä, Outlook-kalenterissa tehdyt merkinnät näkyvät Ajas Touchissa taukoina. Niillä voi siis estää varausten tekemisen sellaisiin kohtiin, jossa Outlook-kalenterissa on jo varaus. Merkinnän sisältö ei siirry Ajas Touchiin.
• Jos Outlook-kalenteriin on tehty toistuva merkintä, toistaiseksi vain ensimmäinen merkintä synkronoituu Ajas Touchiin. **)
• Ajas Touchista Outlook-kalenteriin siirtyy varauksen tiedoista: Asiakkaan nimi ja puhelinnumero.
  
  

Huom: **) Pyynnöstä, voimme tehdä tilikohtaisen asetuksen, jossa kaikki toistuvat merkinnät siirtyvät Ajas-ohjelmaan, mutta niiden poistaminen Outlookista ei poista niitä Ajas-ohjelmasta.

Varausten ja merkintöjen poistaminen

• Ajas Touchista synkronoituja varauksia voi poistaa Outlookissa, mutta se poistaa ne vain Outlookissa ja ei poista varausta Ajas Touchissa.
• Outlookista synkronoituja merkintöjä voi poistaa Ajas Touchissa, mutta se poistaa ne vain Ajas Touchissa ja ei poista merkintää Outlookissa (räätälöintimahdollisuus olemassa).
• Ajas-järjestelmässä tehty varaus joka poistetaan joko Ajas Touchissa tai asiakas poistaa sen itse Nettivarauksen kautta: Varaus näkyy edelleen Outlookissa ja sen otsikkoon lisätään merkintä (Poistettu Ajas-järjestelmästä). Jos vanha merkintä-otsikko oli "Nettivaraus" on se poistamisen jälkeen "(Poistettu Ajas-järjestelmästä) Nettivaraus". Poistetun varauksen voi halutessaan poistaa itse myös Outlookista, mutta jos Outlook kalenteria käytetään pääasiallisena välineenä hallinnointiin, se on ehkä parempi jättää näkyviin, koska muuten ei jäisi mitään tietoa siitä, että siinä on varaus joskus ollut.

Luo työvuoroja
Exchange synkronoinnin on mahdollista asettaa luomaan työvuoroja Ajas-järjestelmään.

Se toimii niin, että Outlook-kalenterissa luodaan merkintä jonka tyyppi on "Vapaa". Synkro luo samankokoisen työvuoron työntekijälle Ajas -kalenteriin. Tämä mahdollistaa varattavien aikojen avaamisen Outlookissa ilman, että niitä tarvitsee muokata Ajas Touchissa. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Kytkemme sen päälle. Oletuksena tyyppi "Vapaa" luo Ajas-ohjelmaan taukoja.

Vuorot toimivat vain yksisuuntaisesti Outlookista Ajas Touchiin.
Ajas Touchissa tehdyt tai muokatut työvuorot eivät siirry tai tee mitään merkintöjä Outlookissa.

1. Tyyppi "Vapaa" - luo työvuoron Ajas Touchiin, jos olet pyytänyt ominaisuuden käyttöönottoa. Muussa tapauksessa se luo tauon.
2. Tyypit "Työskentelee muualla", "Alustava", "Varattu" ja "Poissa" - luovat tauon.

Ongelmia Exchange-synkronoinnissa

Jos synkronointia ei tapahdu, yleisin syy siihen on se, että synkronointi ei ole päällä tai Exchange ei tunnista käytettyjä tunnuksia. 
Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin keskeytyneestä synkronoinnista käyttäjän sähköpostiin, otsikolla: "Ajas Exchange-synkronointi keskeytynyt".

Tarkista aina nämä kohdat ensin:

1) Tarkista onko synkronointi päällä

• Jos teksti on vihreä. ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen", yhtyden pitäisi toimia. Jos se siitä huolimatta ei toimi, ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.
• Jos teksti on punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Jatka kohtaan 2).
  
  

2) Ota synkronointi käyttöön uudelleen

• Ota synkronointi käyttöön uudelleen, kohdan Synkronoinnin aktivoiminen mukaisesti. Kun yhteys on saatu, näet vihreän tekstin "Synkronointi on aktiivinen". Tämä voi joskus kestää hieman pidempään. Älä poistu sivulta ennen kuin olet nähnyt, että teksti muuttuu vihreäksi, ja siinä lukee "Synkronointi on aktiivinen".
• Jos synkronointi ei mene päälle, ja teksti on edelleen punainen, ja siinä lukee "Synkronointi ei ole aktiivinen", synkronointi ei ole päällä. Ota yhteyttä asiakspalveluun: asiakaspalvelu@ajas.fi.

Tulossa pian: Lisäämme myös Exchange synkronoinnin uuteen versioon lähiaikoina viestin "Ajas Exchange-synkronointi palautunut". Tämä lähetetään käyttäjän sähköpostiin, kun synkronointi on palautunut.