Työntekijät

Työntekijän lisääminen

• Uusi työntekijä luodaan Ajas -ohjelmassa Lisää työntekijä -painikkeen kautta. Työntekijä on liitettävä toimipisteeseen, jotta hänelle voidaan tehdä varauksia.
• Työntekijä voidaan näyttää tai piilottaa nettivarauksesta.
• Aikaisempien nettihallintaversioiden käyttäjät - Jos kaikki työntekijät eivät näy automaattisesti Työntekijät -listassa, klikkaa "Tuo työntekijöitä" ja valitse vanhat työntekijät, jotka haluat tuoda Ajas Touch -ohjelmaan.

Käyttäjäprofiilit

• Oletuksena ohjelmaan luoduilla uusilla työntekijöillä ei ole omia kirjautumistunnuksia, vaan järjestelmän hallinta tapahtuu yhden pääkäyttäjäkirjautumisen kautta.
• Vanhat työntekijät, jotka on luotu Ajas Asiakashallinta -ohjelman työpöytäversiossa ja joilla on siihen luodut omat kirjautumistunnukset, voivat käyttää samoja tunnuksia Ajas Touchiin kirjautumisessa.
• Pääkäyttäjä voi asettaa työntekijälle käyttäjänimen ja salasanan avaamalla työntekijän tiedot Työntekijät -näkymästä ja painamalla "Muokkaa profiilia" painiketta.
• Pääkäyttäjä voi myös luoda järjestelmään eri tasoisia käyttöoikeusia ja liittää ne roolien avulla työntekijöiden profiileihin.

• Käyttäjäprofiilin "Käyttäytyminen"-osiosta voidaan asettaa työntekijälle myös oletustoimipiste sekä järjestelmän kieli suomen ja englannin välillä.
• Varausnäkymä-osiosta voidaan esimerkiksi säätää varausyksikön pituutta, varausnäkymän oletusnäkymää päivittäiseksi, viikottaiseksi tai huoneisiin perustuvaksi, asettaa varausnäkymässä näkyviin tai pois näkyvistä tapahtumiin ja asiakkaisiin liittyviä tietoja, varausnäkymässä tapahtuvien klikkauksien funktioita ja otsikon näkyvyyttä.

Google-kalenteriin synkronointi

• Ajas -ohjelman varaustiedot voidaan synkronoida Google-kalenteriin. Toiminnon suhteen täytyy tietää seuraavat asiat:
  • Kalenterin synkronointien määrää on rajoitettu Googlen päässä tiettyyn määrään vuorokaudessa. Koska palvelu on todella suosittu, olemme joutuneet rajaamaan yhden käyttäjän alkusynkronoinnin 100 varaukseen/päivä. Näin ollen kalenterin käyttöönoton jälkeen yksittäisen työntekijän varaukset synkronoituvat yleensä vasta parin päivän kuluessa täydellisesti.
  • Google kalenteri on työntekijälle henkilökohtainen. Vain sen työntekijän varaukset synkronoituvat kalenteriin, jonka tietoihin kalenteri on liitetty, ei muiden työntekijöiden. Kaikkien yrityksen varausten ei kuulu automaattisesti siirtyä Google kalenteriin, mikäli työntekijöitä on useita.
  • Synkronointi on toistaiseksi vain yksisuuntainen, Ajas-ohjelman varaustiedoista Google-kalenteriin .

Tähän liittyvät käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjäprofiili - Kalenterin synkronointi

Roolit

• Oletuksena käyttäjäprofiileihin liitettäviä rooleja on kolme erilaista: ylläpitäjä, normaali käyttäjä ja rajoitettu käyttäjä.

Normaali käyttäjä

• Normaali käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan hyvin tavanomaisille työntekijöille tai asiakaspalvelijoille.
• Normaali käyttäjä pystyy:
  • Tarkastelemaan kaikkia ajanvarauksia, mutta tekemään vain omiin ajanvarauksiinsa muutoksia
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan omaa profiiliaan
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan omia työvuorojaan
  • Tarkastelemaan koko asiakaskortistoa, mutta muokkaamaan vain omaa asiakaskortistoaan
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan vain omien asiakkaidensa henkilökohtaisia tietoja
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan omia laskutukseen liittyviä asioitaan
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan vain omaa lasku- ja maksulistaansa
  • Tarkastelemaan koko työntekijä-, toimipiste- palvelu- sekä tiedostolistaa
  • Tarkastelemaan omia tilastojaan
  • Muokkaamaan kaikkia tiedostoja

• Normaali käyttäjä EI pysty:
  • Tarkastelemaan tai muokkaamaan Ajas-asiakashallinnan asetuksia
  • Muokkaamaan toimipisteiden tietoja

Rajoitettu käyttäjä

• Rajoitettu käyttäjä -profiili on suunniteltu sopimaan työntekijöille tai asiakaspalvelijoille, joille halutaan antaa vain tilapäinen käyttöoikeus Ajas-asiakashallintajärjestelmään, tai työntekijöille jotka ovat esimerkiksi koeajalla.
• Rajoitettu käyttäjä pystyy:
  • Tarkastelemaan ja tekemään vain omiin ajanvarauksiinsa muutoksia
  • Tarkastelemaan koko asiakaskortistoa, mutta muokkaamaan vain omaa asiakaskortistoaan
  • Tarkastelemaan ja muokkaamaan vain omien asiakkaidensa henkilökohtaisia tietoja
  • Tarkastelemaan koko palvelulistaa, mutta ei tekemään muutoksia
  • Tarkastelamaan vain oman toimipisteensä ja sen työntekijöiden tietoja

Ylläpitäjä

• Ylläpitäjä-tason käyttäjälle on sallittu kaikki Ajas-asiakashallinnan toiminnot.

Roolien muokkaus

• Rooleja voidaan myös muokata paremmin yrityksen tai toimipaikan tarpeita vastaaviksi tai luoda kokonaan uusia rooleja.
• Jotta "roolien muokkaus" -toiminto saataisiin aktivoitua, tulee pääkäyttäjän ottaa profiilinsa alareunasta Edistyneen käytön asetuksista Beta-järjestelmäversio käyttöön.

• Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet:

Ajanvarauksen tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä nähdä kaikki, vain omansa tai ei ollenkaan varauksia tai työvuoroja ja näiden ominaisuuksia varausnäkymässä ja varauslistassa.
Ajanvarauksen muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia varauksia tai työvuoroja ja voiko käyttäjä tehdä muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei mihinkään varauksiin tai työvuoroihin ja näiden ominaisuuksiin varausnäkymässä ja varauslistassa.
Asiakaskortiston tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tarkastella koko asiakaskortistoa, vain omaa asiakaskortistoaan tai ei mitään.
Asiakaskortiston muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tehdä muuoksia koko asiakaskortistoon, vain omaan asiakaskortistoonsa tai ei mitään muutoksia.
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen luku	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tarkastella kaikkien, vain omiensa tai ei yhdenkään asiakkaan henkilökohtaisia tietoja.
Asiakkaan henkilökohtaisten tietojen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä tehdä muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei yhdenkään asiakkaan henkilökohtaisiin tietoihin.
Työvuorot (pikatoiminnot)	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia työvuoroja itselleen tai tehdä muutoksia omiinsa tai kaikkien työvuoroihin pikatoiminnon kautta.
Työvuorot (hallintalomake)	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, voiko käyttäjä luoda uusia työvuoroja itselleen tai tehdä muutoksia omiinsa tai kaikkien työvuoroihin hallintalomakkeen kautta.
Näytä asetukset	Määrittää, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkia, vain omiaan tai ei mitään Ajas-Asiakashallinnan asetuksia.
Asetusten muokkaus	Määrittää, pystyykö käyttäjä tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei mihinkään Ajas-Asiakashallinnan asetuksiin.
Näytä toimipisteet	Määrittää, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen tietoja.
Näytä aukiolot	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen aukiolotietoja.
Toimipisteiden muokkaus	Määrittää, pystyykö käyttäjä luomaan uusia toimipisteitä tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omaansa tai ei minkään toimipisteen aukioloaikoihin tai tietoihin.
Näytä työntekijät	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen työntekijöiden tietoja.
Työntekijöiden muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia työntekijöitä tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omansa tai ei minkään toimipisteen työntekijöiden tietoihin.
Näytä palvelut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain tietyn tai ei minkään toimipisteen palveluita.
Palvelujen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia palveluita tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omiensa tai ei minkään palvelun tietoihin.
Tilastojen tarkastelu	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään ajanvaraukseen liittyviä tilastoja.
Näytä laskut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään laskutietoja.
Laskutuksen muutokset	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia laskuja tai tekemään muutoksia kaikkien, vain omiinsa tai ei kenenkään laskuihin.
Näytä maksut	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään maksutietoja.
Maksujen muokkaus	Määrittää yleisesti tai toimipaikkakohtaisesti, pystyykö käyttäjä luomaan uusia maksuja tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei kenenkään maksuihin.
Näytä tiedostot	Määrittää, pystyykö käyttäjä listaamaan ja tarkastelemaan kaikkien, vain omiaan tai ei kenenkään tiedostoja.
Muokkaa tiedostoja	Määrittää, pystyykö käyttäjä luomaan uusia tiedostoja tai tekemään muutoksia kaikkiin, vain omiinsa tai ei kenenkään tiedostoihin.
Näytä varastot
Varastojen muokkaus