Luonnoksena tallennettujen merkintöjen massavienti Kantaan

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 25 alkaen, 12/2023.

10/2023 Ajas Touchin esijulkaisuversiosta alkaen potilasmerkintöjen massavienti Kantaan sekä pikatoiminnon Vie Kantaan -käyttö on rajoitettu niin, että päätös toimintojen käytöstä organisaatiossa tapahtuu tilinhaltijan/järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Valinta on tilikohtainen ja koskee kaikkia toimipisteitä ja Kanta-käyttäjiä.

Kannan käyttö perusprosessin mukaisesti on suositeltavaa jo siksi, että uudessa Ajas-versiossa, Kannassa avatun potilaan tiedoissa näkyy heti mm. hänelle kirjatut riskitiedot. Katso ohje: Riskitiedot.

• Organisaation yhteyshenkilön/tilinhaltijan kannattaa tarkistaa, että lain mukaan määritellyissä rooleissa, mitkä hän on meille toimittanut, on katseluoikeus näkymään RIS ja Tahdonilmaisut, mikäli riskitietoja on tarpeen nähdä.
• Käyttäjän kannattaa lisäksi tarkistaa potilaan luovutusluvan tila, koska jos luovutuslupaa ei ole annettu tai näihin tietoihin liittyviä luovutuskieltoja on asetettu, muiden organisaatioiden tallentamat tiedot eivät tule näkyviin. Näiltä osin riskitietojen näyttämiseen pätee samat rajoitukset kuin arkiston haussa.

Jos yrityksesi edelleen haluaa käyttää massa- ja pikatoimintoja, Ajas-ohjelman pääkäyttäjä voi ne asettaa päälle:

1) Avaa "Ylläpito" - "Asetukset" - "Kela/Kanta" -sivu.
2) Valitse "Kaikki toimipisteet".
3) Tässä näkyy se organisaatiotunniste, millä Ajas-tili on liitetty Kantaan.
4) "Potilasmerkintöjen Kantaan vienti käytössä" -muutetaan olemaan "Kyllä".
5) "Potilasmerkinnän Kantaan viennin aikaraja (päivää)" valitaan halutulla tavalla. Oletuksena se on 1 vuorokautta. Kelan suosituksen mukaan merkinnät tulisi näkyä potilaalle 5 vuorokauden sisään hoidosta.

Jos tekemäsi muutoksen tallentamisen jälkeen ei vaikutuksia käyttöliittymässä, paina Refresh tai kirjaudu uudelleen (tyhjennetään selaimen välimuistiin mahdollisesti jääneet asetukset)

Pakollisten tietojen esitäyttö Potilaskertomukseen

Jotta massavienti on mahdollinen, potilaskertomusluonnokseen on luonnosvaiheessa esitäytettävä pakolliset tiedot:

• Syy potilaan avaamiseen Kannassa (kaikki potilaat)
• Alaikäisen potilaan tietojen luovuttaminen huoltajalle (alaikäiset potilaat).

Alaikäisen potilaan tietojen luovuttaminen huoltajalle: näkyy vain, jos potilaan henkilötunnus on alaikäisen tunnus.

Puuttuvat tiedot näkyvät punaisella värillä kun Vie Kantaan -on painettu.
Huom: Alaikäisen potilaan tietojen luovuttaminen huoltajalle -kenttä on oletuksena tyhjä. Jos käytät Safaria, punainen virhe-korostus ei tällä hetkellä poistu vaikka kenttään vaihdettaisiin virheen jälkeen jokin 4 valinnasta. Tallennus Kantaan ei siis onnistu. Sama tilanne ilmenee Syy potilaan avaamiseen Kannassa - kentässä, jos syytä ei ole potilaskertomuspohjassa esivalittu ja kenttä on tyhjä.

• Valinta tulisi tehdä ennen Kantaan tallennusta. Tai, jos virhe on ehtinyt jo syntyä, tallenna merkintä ensin luonnoksena, jotta kirjoitettu teksti ei häviä. Avaa luonnos uudelleen, valitse heti oikea vaihtoehto ja vasta sitten paina"Vie Kantaan".
• Muilla selaimilla ongelmaa ei ole.

Syy potilaan avaamiseen Kannassa: voidaan valita jokaisella potilaskertomuslomakkeella erikseen, tai se voidaan esivalita potilaskertomuspohjassa oletuksena olemaan esim. Hoitotilanne, ja tarvittaessa vaihtaa potilaskertomuksessa.

Luonnoksen tallennus Kantaan Potilaskertomus-listasta

Massavienti toimii niin, että kun Kanta-kirjautuminen on aktiivisena, aikasemmin tehdyn luonnoksen voi tallentaa Kantaan ilman, että potilasta tai palvelutapahtumaa on itse avattava. Molemmat toki tarvitaan, mutta uuden toiminnon myötä on mahdollista antaa järjestelmän avata ne taustalla. Esimekki:

• Olet kirjautunut Kantaan, mutta potilasta ei ole avattu Kannassa.
• Aikaisemmin luonnoksena tekemäso merkinnät näkyvät nyt painikkeen "Vie Kantaan" kera.
• Jos luonnoksessa ei ole havaittu mitään puutteita, voit viedä kyseisen merkinnän Kantaan avaamatta asiakskorttia Kannassa.
• Merkinnälle luodaan Palvelutapahtuma automaattisesti, ja se luodaan samalle päivälle kuin merkinnän päivä on.

• Kantaan viennin ajaksi asiakaskorttilomake himmenee taustalla.

• Varoistuskolmio kertoo siitä, että Kantaan vienti tulee antamaan virheilmoituksen, eli kaikki edellytykset eivät täyty:
  • Asiakkaalla ei ole kelvollista henkilötunnusta
  • Syy potilaan avaamiseksi Kannassa ei ole määritelty tai
  • Alaikäisen potilaan tietojen luovuttaminen huoltajalle -valintaa ei ole määritelty.

• Jos painiketta painetaan siitä huolimatta, virheilmoitus tulee näkyviin.

• Oranssi varoituskolmio Näkymän lyhenteen vieressä tarkoittaa sitä, että joko näkymä tai jokin sen otsikoista on vanhentunut tai sen näkyminen vapaa teksti -tyyppisessä kirjauspohja-valikossa on poistettu.
• Näkymiä päivitetään aika ajoin, ja vanhentuneita näkymiä tai otsikoita ei voi tallentaa Kantaan. Näkymän tai sen otsikon voi vaihtaa avaamalla potilaskertomuksen. Vaihto kannataa tehdä myös Potilaskertomuspohjaan.
  
  

Roolin käyttöoikeuksien tarkistus

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 25 alkaen, 2/2024.

Lakisääteinen Kanta-käyttöoikeuksien tarkistus ja muutos (asetus astui voimaan 30.6.2023) vaikuttaa siihen mitä näkymiä Kannassa voi katsella ja muokata. Jos olet/organisaatiosi yhteyshenkilö on valinnut käyttäjärooliisi muokkausoikeudet vain tiettyihin näkymiin, jatkossa ne näkymät, mihin sinulla ei ole muokkausoikeutta on käytettävissä vain luonnoksina. Kantaan tallennus on estetty ja näet siitä virheilmoituksia.

• Merkinnät-listassa oleva "Vie Kantaan" -painike on disabloitu
• Virheilmoitus: Käyttäjällä ei ole muokkausoikeutta Kannassa valittuun näkymään. Merkintää ei voi tallentaa Kantaan.

• Luonnos-merkinnän avatessa, lomakkeen yläosassa on vastaava virheilmoitus.

• Luonnos-lomakkeen alaosan "Vie Kantaan" -painike on myös disabloitu.

Tilanteen voi korjata vaihtamalla potilaskertomukseen sellaisen näkymän, mihin sinulla on muokkausoikeus Kannassa. Korjausohje on sama kuin täällä: Näkymän valinta roolin käyttöoikeuksien mukaan

Massaviennin käyttöönotto

Jos tilin pääkäyttäjä on sallinut massaviennin käytön tilillä, käyttäjäprofiilin alla näkyy kaksi asetusta, jotka vaikuttavat luonnosten massavientiin. Muussa tapauksessa ne eivät näy.

1)"Avaa potilastietoluonnosten vienti Kantaan kirjautuessa". Jos tämä asetetaan olemaan "Kyllä", "Vie potilastietomerkintöjen luonnoksia Kantaan" sivu avautuu aina heti Kanta-kirjautumisen jälkeen (kuva alla).
2)"Jätä potilas ja palvelutapahtuma avoimeksi Kannassa "Vie Kantaan" toiminnon jälkeen". Tämä kanttaa pitää asennossa Kyllä varsinkin, jos potilalle tehdään tämän jälkeen vielä resepti.

• Voit myös avata "Vie potilastietomerkintöjen luonnoksia Kantaan" sivun manuaalisesti Asiakkaat -listasta Toiminnot-panikkeen alta.

• Listassa näkyy kaikki ne luonnokset, jotka:
  • Olet itse luonut luonnoksena järjestelmään
  • Joiden merkintäpäivämäärä osuu määritellyn Potilastietojen massaviennin aikarajan sisään ("Potilastietomerkinnän Kantaan viennin aikaraja (päivää)" -asetus).

1) Voit valita kaikki (vihreä painike) tai poistaa kaikki valinnat (valkoinen painike)
2a-2b) Tai voit valita rivejä yksitellen.
3) Paina lopuksi Vie X (kpl) valittua merkintää.

• Viennin tilaa voi seurata sivun alareunassa olevan edistymislaskurin avulla. Onnistunut vienti ilmoitetaan vihreäpohjaisella ilmoituksella.
  
  

• Esimerkkejä luonnoksista, joiden vienti ei ole mahdollista.

1) "Syy potilaan avaamiseen Kannassa" puuttuu. Kenttä on reunustettu punaisella viivalla.
2) Sama kuin 1) mutta tätä riviä on yritetty valita. Punainen väri korostuu myös itse kentässä.
3) Tämän rivin vienti onnistuu.
4a-4b) Molemmilta asiakkailta puuttuu kelvollinen henkikötunnus. Virheilmoitus näkyy myös info-napin alla.
5) "Syy potilaan avaamiseen Kannassa" ja "Alaikäisen tietojen luovuttaminen huoltajalle" puuttuu.

Roolin käyttöoikeuksien tarkistus massaviennin yhteydessä

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin versiosta 25 alkaen, 2/2024.

Lakisääteinen Kanta-käyttöoikeuksien tarkistus ja muutos (asetus astui voimaan 30.6.2023) vaikuttaa siihen mitä näkymiä Kannassa voi katsella ja muokata. Jos olet/organisaatiosi yhteyshenkilö on valinnut käyttäjärooliisi muokkausoikeudet vain tiettyihin näkymiin, jatkossa ne näkymät, mihin sinulla ei ole muokkausoikeutta on käytettävissä vain luonnoksina. Kantaan tallennus on estetty ja näet siitä virheilmoituksia.

Tilanteen voi korjata siten, että haet kyseisen asiakkaan asiakaskortin ja avaat kyseisen merkinnän luonnoksen. Tämän jälkeen luonnoksessa käytettyyn potilaskertomukseen vaihdetaan sellainen näkymä, mihin sinulla on muokkausoikeus Kannassa. Vastaava ohje luonnoksen muokkaamisesta kuin täällä: Näkymän valinta roolin käyttöoikeuksien mukaan

Virheiden selvittäminen taustatehtävistä

• Jos Vie Kantaan -toiminto päätyy oranssiin virheilmoitukseen, se tarkoittaa sitä että ainakin yhdessä viennissä on tapahtunut virhe. Tyypillisesti tällainen ilmoitus voisi tulla, jos nettiyhteys on katkennut viennin aikana.
  

• Voit tarkastella viennin tilaa "Taustatehtävät" -näkymässä. Avaa päävalikosta "Muut" - "Taustatehtävät".

1) Hae rivi, minkä tehtävä on "Potilastiedon vienti Kantaan". Jos avaat Taustatehtävät heti virheen nähtyäsi, rivi on todennäköisesti ylimpänä. Tehtävien lukumäärä on 2 eli 2 luonnosta on yritetty viedä Kantaan.
2) Tila-sarake kertoo virheestä. 1 tehtävä on onnistunut ja 1 tehtävä epäonnistunut.
3) Voit kokeilla painaa "Yritä uudelleen epäonnistuneita tehtäviä". Jos nettiyhteys on palautunut, viennin pitäisi nyt onnistua.
4) Lisätietoja tilanteesta näkyy tämän painikkeen alla.

Jos vienti päätyy virheeseen, luonnos, jota virhe koskee näkyy asiakkaan Potilaskertomus-listassa edelleen luonnoksena. Ja se tulee uudelleen näkyviin "Vie potilastietomerkintöjen luonnoksia Kantaan" -listassa. Sen Kantaan vientiä voi kokeilla tehdä uudelleen myös normaalilla tavalla.