Kanta Sosiaalihuollon asiakastietovaranto

Toiminnot julkaistaan Ajas Touchin seuraavassa päivityksessä kesä-heinäkuussa 2026.

Kanta-palveluihin kuuluva Sosiaalihuollon asiakastietovaranto on lakisääteinen, valtakunnallinen, sosiaalihuollon asiakastietojen asiakastietovaranto. Sosiaalihuollossa syntyvät asiakastiedot tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon kansallisesti määritellyllä tavalla. Asiakastiedot säilyvät ja ovat hyödynnettävissä Kannassa sähköisesti ja tietoturvallisesti lainsäädännössä asetettujen velvoitteiden mukaisesti.
"Kanta-verkkokoulut": Sosiaalihuollon asiakastietovarannon toimintatavat.

Ajas-järjestelmä tukee sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöä sekä yksityisenä palveluntarjoajana että rekisterinkäyttöoikeudella. Järjestelmä tukee myös palvelun järjestäjänä toimivia organisaatioita, rekisterinkäyttöoikeuden antamisessa toiselle palveluntuotajalle.

Ajas-järjestelmä tukee sosiaalihuollon asiakastietovarannon ja terveydenhuollon potilastietovarannon käyttöä samalla Ajas-tilillä.

Ohjeessa kuvataan seuraavat prosessit:

Ohjeita täydennetään myöhemmin lisää.

Sisällysluettelo

1 Kirjautuminen
2 Kannan käyttö yksityisenä palveluntarjoajana
3 Kannan käyttö rekisterinkäyttöoikeudella

Kirjautuminen

Ajas Touch käyttää Kelan sertifioimaa Kanta-liityntää ERA -järjestelmän kautta. Käyttäjälle tämä näkyy seuraavasti:

Käyttäjä voi valita tekeekö Kanta-merkinnät suoraan ERA-käyttöliittymän kautta vai Ajas Touchin kautta.

Kahta Kanta-kirjautumista eli Kanta-istuntoa ei kuitenkaan voi samalla käyttäjällä olla päällä samanaikaisesti. Jos kirjautuminen on tehty ERA-käyttöliittymään suoraan, kirjautuminen Ajas Touchin kautta katkaisee aiemman istunnon.

ERA:n käyttöohjeet on ladattavissa PDF-tiedostona kirjautumalla ERA:aan.

Aloita kirjautuminen

Kanta-kirjautumisen voi Ajas Touchista tehdä kahdella tavalla:

Perinteisellä tavalla, käyttäjävalikon alla painamalla Kirjaudu Kantaan
Käyttämällä Sote-ammattikortilla kirjautumista Ajas Touchiin

Asenna tietokoneelle Atostek ID -kortinlukusovellus: https://downloads.ehoito.fi
Liitä ammattikortti ja kortinlukija tietokoneeseen.

Kirjautuminen Sote-ammattikortilla

Sote-ammattikortilla voi kirjautua sekä Ajas Touchiin että Kantaan samanaikaisesti. Ohjeet löytyvät täältä:

Sote-ammattikortin käyttö Ajas-järjestelmään kirjautumisessa

Katso myös lisäedellytykset Sosiaalihuollon Kannan käyttäjille

Kirjautuminen käyttäjävalikon kautta

Klikkaa Ajas Touchin oikeassa yläreunassa olevan nimesi alta käyttäjävalikko auki.

Jos organisaatiosi käytössä on sekä terveydenhuollon että sosiaalihuollon Kanta, molemmat vaihtoehdot näkyvät tässä.

1) Valitse Kirjaudu Kantaan (testi), jos käytössäsi on Kannan testiympäristö.
2) Kirjaudu Kantaan (tuotanto) kirjautumista käytetään oikeaan tuotanto -Kantaan kirjauduttaessa.

PIN-kysely avautuu samassa näkymässä Ajas Touchin kanssa ja fokus säilyy Touchissa. Syötä PIN1.

Valitse organisaatio

Organisaation valinta näkyy vain, jos käytössä on useampi kuin yksi palvelupiste.

Valitse organisaatio ja paina "Jatka".

Onnistuneen kirjautumisen jälkeen Kanta-logo näkyy Ajas Touchin yläpalkissa. Tuotanto-kirjautumisen Kanta-logon päällä ei ole punaista tekstiä.
Logon vasemmalla puolella on tieto, mihin organisaatioon olet kirjautunut

Ongelmia kirjautumisessa

Tavallisimmat ongelmatilanteet, virheilmoitukset ja niiden ratkaisut on kuvattu ohjeessa:

Ongelmia kirjautumisessa

Kannan käyttö yksityisenä palveluntarjoajana

Asiakkaan tietojen avaaminen

Kun Kanta-kirjatuminen on suoritettu, asiakaskortilla näkyy painike: "Avaa sosiaalihuollon asiakkaana".

Avaa asiakas tästä painikkeesta

"Valitse syy asiakkaan avaamiselle Kannassa": Tämä valinta on tehtävä aina.
"Rekisterinkäyttöoikeuteen perustuva käyttö" : Yksityinen palveluntarjoaja jättää sen olemaan "Ei".
"Järjestelmä tekee haun väestötietojärjestelmästä" -ilmoitus tarkoittaa, että kun kyse on yksityisestä palveluntarjoajasta, VTJ-haku tapahtuu automaattisesti taustalla. Hakua varten tarvitset sopimuksen DVV:n kanssa. Vaihtoehtoja tähän olet saanut Kanta-tilauksesi yhteydessä.
Jos sama asiakas avataan samalla selaimella 48 tunnin sisään haun tekemisestä, uutta hakua ei ilmoituksesta huolimatta suoriteta taustalla vaan käytetään edellisen haun tietoja.

Paina "Jatka".

Asiakas avataan aina ensisijaisesti henkilötunnuksella.

Tilapäinen yksilöintitunnus voidaan tarvittaessa luoda tai muualla luotua tunnistetta voidaan käyttää. Mikäli henkilölle on kirjattu tietoja tilapäisellä tunnisteella, ja henkilö saa myöhemmin virallisen henkilötunnuksen, henkilötunnus tulee päivittää. Jos asiakas avataan tilapäisillä tunnuksilla, VTJ-hakua ei tapahdu.

Ohje väliaikaisten tunnusten käytöstä on sama kuin terveydenhuollon Kannassa:
Kanta-merkinnän tekeminen väliaikaisella tunnuksella

Kun asiakas on avattu, näkyviin tulee tarkasteltavaksi ja hallinnoitavaksi asiakkaan Informointia, Asiakastietojen luovutuslupaa ja Asiakastietojen luovutuskieltoja koskevat toiminnot.

Asiakkaan tietoja pääsee tarkastelemaan sen jälkeen, kun Asiakkuus on luotu tai avattu.

Kanta-informointi ja Asiakastietojen luovutuslupa

Asiakastietovarantoon tallennetut asiakastiedot ovat tiedot tallentaneen rekisterinpitäjän käytettävissä ilman luovutuslupaa. Jotta Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettujen asiakastietojen ja -rekisterien käyttö on mahdollista toisissa sosiaalihuollon toimintayksiköissä, tulee asiakkaan antaa luovutuslupa. Kanta-informoinnin tulee olla annettuna ennen luovutusluvan muokkausta. Luovutusluvan voi antaa, perua tai sitä voi myös muokata asiakkaan laillinen edustaja.

"Hallinnoi informointi- ja luovutuslupa-asetuksia"-painike avaa uuden sivun. Tämä asiakas on saanut informoinnin, mutta luovutusluvan tilaa ei vielä pysty näkemään.

"Versio 2.0.0" -painikkeesta voi ladata uusimman Kanta-informaation sisältödokumentin.
Jos informointia ei vielä oltu saatu, anna informointi ja paina "Vahvista informointi"
"Informoinnin vastaanottaja" voi olla Potilas itse, Valtuutettu, Määrätty edunvalvoja, Muu tai Tiedonsaantioikeutettu.
"Asiakkaan luovutusluvan tila" haetaan erikseen painamalla "Lataa asiakkaan luovutusluvan tila". Jos se tehdään edustajan pyynnöstä, lomakkeelle avautuu lisää täytettäviä kohtia edustajan tiedoista.

Asiakkaan luovutuslupa oli annettu. Siihen oli kirjattu myös lisätietoja.
Luovutusluvan voi myös kieltää painamalla "Kiellä tietojen luovuttaminen".
"Luovutuslupa" -painikkeesta voi tulostaa luovutusluvan dokumentaation.
"Poista luovutuslupa" -painiketta voi käyttää vain, jos luovutuslupa on annettu vahingossa väärälle asiakkaalle.

Asiakastietojen luovutuskiellot

Sosiaalihuollon kieltolomakkeella voidaan asettaa uusia tai poistaa vanhoja luovutuskieltoja. Luovutuskielto voi koskea asiakkaan kaikkia asiakastietoja, tietyn rekisterinpitäjän tallentamia tietoja, tietyn palvelutehtävän tietoja tai jonkin tietyn asiakasasiakirjan tietoja. Kiellolla voidaan kieltää tietojen luovuttaminen toisille palveluntarjoajille. Kirjauksen tehneessä organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin, luovutuskiellosta huolimatta.

Asiakastietojen luovutuskieltoja voi tarkastella tai hallinnoida painamalla "Hallinnoi luovutuskieltoja".

Muut Asiakas-sivun yläosan toiminnot:

Asiakas suljetaan Kannassa painamalla sivun yläosan "Sulje sosiaalihuollon asiakas" -painiketta.
Vihreä "Avaa ERA" linkki avaa vastaavan näkymän ERA-käyttöliittymässä.

Jos luovutuskieltoja haetaan ja asetetaan asiakkaan edustajan pyynnöstä, valitsemalla "Kyllä" avautuu uusi sivu, johon edustajan tietoja merkitään.
"Luovutuskiellot PDF" -painikkeesta voi tulostaa olemassa olevat kiellot.
"Muokkaa luovutuskieltoja" -painike avaa sivun, jossa luovutuskieltoja voi asettaa tai muuttaa.

Palveluntarjoajakohtaiset luovutuskiellot

"Hae palveluntuottajaa" aloittamalla kirjoittamaan palveluntuottajan nimeä. Hakuun sopivia organisaatiota alkaa listautua haun alapuolelle.
Paina keltaista + -merkkiä siirtääksesi palveluntarjoajan luovutuskiellon alaiseksi lomakkeen oikeaan sarakkeeseen.
Luovutuskiellon voi poistaa oikean sarakkeen punaisesta poisto-painikkeesta.
Muista tallentaa lomake, jos enempää muokkausta ei tehdä, "Tallenna luovutuskiellot" -painikkeesta sivun yläosassa.

Palvelutehtäväkohtaiset luovutuskiellot

"Lisää palvelutehtäväkohtainen luovutuskielto" valitsemalla palvelutehtävä.
Paina keltaista + -merkkiä siirtääksesi palvelutehtävän luovutuskiellon alaiseksi lomakkeen oikeaan sarakkeeseen.
Luovutuskiellon voi poistaa oikean sarakkeen punaisesta poisto-painikkeesta.
Muista tallentaa lomake, jos enempää muokkausta ei tehdä, "Tallenna luovutuskiellot" -painikkeesta sivun yläosassa.

Asiakirjakohtaiset luovutuskiellot

"Rekisterinpitäjän tunniste" löytyy, kun painat ensin keltaista + -merkkiä. Se avaa organisaation hakukentän, josta voi hakea organisaatiota nimellä kuten Palveluntarjoajakohtaisissa luovutuskielloissa.
Aseta kalenterista haettava aikaväli.
Tarkenna hakua halutessasi Asiakirjojen palvelutehtävien tyypillä.
Paina lopuksi "Hae".

Hakua vastaavat asiakirjat listautuvat hakukriteeriesi alle.
Paina keltaista + -merkkiä siirtääksesi asiakirjan luovutuskiellon alaiseksi lomakkeen oikeaan sarakkeeseen.
Luovutuskiellon voi poistaa oikean sarakkeen punaisesta poisto-painikkeesta.
Muista tallentaa lomake, jos enempää muokkausta ei tehdä, "Tallenna luovutuskiellot" -painikkeesta sivun yläosassa.

Sivun alaosassa on uudelleen "Luovutuskiellot PDF" -painike olemassa olevien kieltojen tulostamiseksi.
"Poista luovutuskiellot" -painiketta käytetään vain, jos luovutuskiellot on asetettu vahingossa vääärin.

Asiakkuuden perustaminen palveluyksikköön

Henkilön tiedot tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, kun häntä koskeva asia tulee vireille. Kun asia tulee vireille, henkilölle perustetaan asiakkuus siihen palvelunjärjestäjän palveluyksikköön, jossa asiaa käsitellään.

Palveluyksikön asiakkuus muodostaa asiayhteyden asiakkaan ja niiden sosiaalihuollon ammattihenkilöiden välille, jotka työskentelevät kyseisessä palveluyksikössä. Palveluyksikön asiakkuuden luominen ei kaikissa tapauksissa tarkoita sosiaalihuollon asiakkuuden syntymistä.

Asiayhteyden todentamisen mahdollistamiseksi sosiaalihuollon organisaatioiden on kuvattava henkilöstönsä työtehtävien sijoittuminen eri palveluyksiköihin yhtenevällä tavalla sen kanssa, miten palveluyksiköt ilmoitetaan valtakunnallisessa SOTE-organisaatiorekisterissä.

Lisää uusi asiakkuus

Uusi asiakkuus lisätään "Asiakkuudet" -välilehdellä.

"Asiakkuudet" -välilehdellä voi tarkistaa onko voimassa olevia asiakkuuksia jo olemassa painamalla "Hae asiakkuuksia".
Olemme lisäämässä uuden asiakkuuden toiminnolla "Uusi asiakkuus".
Ajas-järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden luoda esitäytettyjä merkintäpohjia useaan prosessin toimintoon. Niitä käsitellään ohjeessa: Sosiaalihuollon merkintäpohjat.

Tässä valitsemme "Tyhjä asiakkuus".

Välilehti "Uusi asiakkuus" on avautunut muokattavaksi.
"Asiakkaan riskitiedot" -linkin alta avautuu lomake mihin mahdolliset riksitiedot voi kirjata.
"Asiakkuuden alkamisaika" -valitaan kalenterista. Vastaavasti "Asiakkuuden päättymisaika" sitten kun asiakkuus päättyy.
Asiakkuuden tiedot voidaan määritellä "Sisältää erityissisällöksi luokiteltavaa tietoa". Valitsemalla "Kyllä", voit valita syyn tietojen rajaamiselle.

"Asiakkuuteen liittyvien palvelutehtävien luettelo" -linkin alle valitaan "Palvelutehtävän tyyppi", "Palveluntuottajan palveluyksikkö" ja "Palveluntuottajan tarjoamat palvelut".
Palvelutehtävä ja palvelut on aina lisättävä itse. Jos nämä ovat toistuvasti samoja, kannattaa tehdä valmiiksi oma merkintäpohja.
"Palveluntuottajan palveluyksikkö" -tiedoiksi alustuu oletuksena sen organisaation tiedot, johon käyttäjä on Kannassa kirjautunut.
Lomakkeelle voi vielä tallentaa tietoja kuten: "Toimipisteen yhteystiedot", "Toimipisteen yhteyshenkilöiden tiedot". "Palveluntuottajan käyttämät alihankkijana toimivat palveluntuottajat" (Rekistertioikeudellinen käyttö).
Tallenna lomake.

Kun "Asiakkuus" -sivu on tallennettu, järjestelmä avaa asiakkaan "Hae Asiat" -välilehdellä.

Tässä vaiheessa pääset katsomaan myös "Avoin asiakkuus" -sivun tietoja sekä "Asiakas" -sivun tietoja.
"Asiakas" -sivulle on tulostunut nyt tietoja asiakkaan perustiedoista.

Tiedoissa näkyy mm:

"Tieto asiakkaan turvakiellosta"
"Kunta" ja "Osoitteet" -tiedot.

Jos asiakkaalla on turvakielto, ja käyttäjällä ei ole oikeutta turvakiellon alaisiin tietoihin, näitä ei näytetä. Turvakiellon tila näytetään.

Oikeudet turvakiellon alaisten tietojen katseluun määritellään roolin oikeuksissa, minkä olet täyttänyt ennen Kanta-käytön aloittamista.

Kun välilehti "Avoin asiakkuus" on auki, siinä näkyy aikaisemmin määriteltyjä tietoja.

Painamalla "Muokkaa" sivun alareunassa, asiakkuuteen liittyviä tietoja voi muokata. Samalla esiin tulee lisää tietokenttiä.

"Asiakkaaseen liittyvien henkilöiden tiedot" -linkin alla voi lisätä henkilötietoja. Asiakkaaseen liittyvät henkilöt voivat olla esimerkiksi vanhempia, omaishoitajia, edunvalvojia ym.
"Palveluista vastaavien ammattihenkilöiden tiedot"- linkin alla voi lisätä uusia ammattihenkilöitä. Asiakkuuden avanneen henkilön tiedot alustuvat oletuksena. Uusista työntekijöistä tarvitaan lisättäessä nimitiedot, rekisteröintinumero (Terhikki-tunnus) ja yhteystiedot.
"Palvelunjärjestäjän palveluyksiköt" - Jos palvelunjärjestäjällä on useampia asiakkuuteen liittyviä palveluyksiköitä, ja niitä ei ole ilmoitettu palvelutehtävien tiedoissa, ne voi ilmoittaa tässä. Oletuksena sinne on jo alustunut asiakkuuden avanneen käyttäjän organisaatiotiedot, ja ne näkyvät kun ei olla muokkaustilassa.

Uuden asian käsittelyn aloittaminen

Lisää uusi asia

Kun Asiakkuus on kertaalleen tallennettu, uusi välilehti "Hae asiat" tulee näkyviin.
Voit lisätä uuden asian painamalla "Uusi asia".
Voit hyödyntää aikaisemmin tekemiäsi merkintäpohjia valitsemalla pohjan kohdasta missä lukee "Tyhjä asia".
Jos asiakkaalla on jo asia / asioita, voit hakea ne painikkeella "Hae asiat".

"Asian nimi" on valittava kentän pudotusvalikosta.
"Asian palvelutehtävän tyyppi" on valittava kentän pudotusvalikosta.
Muut lomakkeen osiot täytetään tarvittaessa: "Erityissisältö", "Asiaan liittyvät muut asiat", muiden asiaan liittyvien "Asiakkaiden tiedot" ja "Asiaan liittyvät henkilöt".
Tallenna lomake.

Uuden asiakirjan lisääminen

Hae asiakirjoja

Kun Asia on kertaalleen tallennettu, uusi välilehti "Hae asiakirjoja" tulee näkyviin.
"Hae asiakirjat" -painikkeella voi hakea asiaan liittyviä muita asiakirjoja.
Hakua voi tarkentaa toiminnoilla "Ota mukaan liitteet".
"Asioiden tunnisteet" -kohtaan alustuu automaattisesti kyseisen avoinna olevan asian tunniste. Jos asiakkaalla on avoinna myös muita asioita, haun voi suorittaa myös niin, että muun asian tunniste lisätään manuaalisesti keltaisella + -merkillä tai niin, että oletuksena alustuneen asian tunniste poistetaan punaisesta roskakorin kuvasta. Silloin haetaan asiakirjoja kaikista saman palveluyksikön asioista.
Asiakirjojen hakeminen muiden rekistereistä tapahtuu valitsemalla "Hae vain muiden rekistereistä" olemaan "Kyllä". Asiakastietojen hakeminen toisen rekisterinpitäjän rekisteristä on asiakastietojen luovuttamista. Jotta asiakkaan tietoja voi hakea toisen rekisterinpitäjän rekisteristä, tulee asiakkaan olla antanut luovutuslupa omille tiedoilleen.

Lisää uusi asiakirja

Uuden asiakirjan lisääminen alkaa painamalla "Uusi asiakirja". Voit hyödyntää asiakirjoissa myös aikaisemmin tekemiäsi merkintäpohjia. Katso myös ohje: Sosiaalihuollon merkintäpohjat.

Asiakirjan kontekstin valitsin

"Asiakirjan palvelutehtävän tyyppi" täyttyy valmiiksi aikaisemman vaiheen valinnoista.

Seuraaviin avautuviin kenttiin käyttäjä tekee halutut valinnat:

"Asiakirjan palveluprosessin tyyppi", "Asiakirjan tarkennettu tyyppi", "Asiakirjaan liittyvä palvelu"

Osion yläosassa oleva "Etsi tiettyä asiakirjatyyppiä kaikista konteksteista"

Tätä voi käyttää, jos käyttäjä ei löydä haluamaansa asiakirjan tarkennettua tyyppiä.
Kun ensin valitaan palvelutehtävän tyyppi ja palveluprosessin tyyppi, on mahdollista että tarkennettuja asiakirjatyyppejä suodattuu pois niiden valintojen perusteella.
Toiminto siis vaihtaa tarkennetun tyypin ensimmäiseksi valinnaksi, jolloin siitä löytyy kaikki mahdollisuudet ja voi sen jälkeen valita muut sopivat kontekstivalinnat juuri sille tyypille.

Osion yläosassa oleva "Vain suositellut yhdistelmät"

Antaa valittavaksi vain sellaiset yhdistelmät, jotka on suositeltu kuuluvan yhteen. Tiedot saadaan Ajas-ohjelmaan ERA:n listauksista, jotka taas perustuvat viranomaissuosituksiin.
Poistamalla valinnan "Kyllä" kohdasta "Vain suositellut yhdistelmät", saat valikkoihin kaikki mahdolliset valinnat, jos haluamasi valinnan tekemiselle ei ole ohjattua tukea.
Suositellut -valinnat perustuvat siihen mitä Kela on päivittänyt Sosmetaan. Näitä päivityksiä saattaa tulla käytännössä milloin vain, joten on mahdollista että ERA:sta puuttuu joitakin suositeltuja arvoja, kunnes järjestelmää päivitetään uudelleen. Tässä kuvatulla toiminnolla voi tehdä valintoja, mitkä tietää jo olevan oikein. Ajas-järjestelmään ERA:n päivitykset tulevat automaattisesti.

Esimerkki:

Valinta tehtynä ei-suositelluilla yhdistelmillä.
Suositellut valinnat näkyvät vihreällä korostuksella. Ei-suositeltu valkoisella pohjalla.
Varoitus-teksti tarkoittaa sitä, että on mahdollista, että tehty valinta on mahdoton yhdistelmä. Kantaan tallennuksen yrityksestä tulee virhe ja tallennus ei onnistu. Kuvassa tehty valinta onnistuu.

Asiakirjan sisältö

"Asiakirjan sisällön muoto" - kentässä valitaan yksi seuraavista:
- Sisältö on PDF/A-1b muodossa (lisätään liitetiedosto)
- Sisältö on XHTML-muodossa (vapaamuotoinen teksti)
- Sisältö on json-muodossa (valitaan valmis rakenteellinen skeema, esimerkkejä alla)

"Asiakirjan korjaamisen peruste" - kenttä: Jos asiakirjaa muokataan valitaan onko korjaaminen tapahtunut asiakkaan vai ammattihenkilön aloitteesta.

"Asiakirjan sisällön muoto" - Sisältö on XHTML-muodossa

Esimerkki: Ollaan lisäämässä tekstimuotoista kirjausta.
Tekstieditori muuttuu aktiiviseksi kun klikkaat kenttää / muotoilupainikkeiden päällä.

"Asiakirjan sisällön muoto" - Sisältö on PDF/A-1b muodossa

PDF-tiedoston voi tuoda painamalla "Choose file" ja valitsemalla tiedoston omalta tietokoneeltasi.
Tiedoston on oltava PDF/A-1b -arkistomuodossa.

PDF/A formaattia pystyy tekemään esimerkiksi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) -työkaluilla.

Save As → PDF → Options → check:
ISO 19005-1 compliant (PDF/A)

Vaaditussa arkistomuodossa tuotu liite PDF -muotoiseen asiakirjaan.

"Asiakirjan sisällön muoto" -Sisältö on json-muodossa

Valmiit json-muodossa olevat rakenteelliset skeemat ovat ovat suoraan yhteydessä "Asiakirjan tarkennettuun tyyppiin". Jos asiakirjan tallennettu tyyppi edellyttää rakenteellisen pohjan käyttöä, muut vaihtoehdot ovat estettyjä.

1) Asiakirjan tarkennettu tyyppi on "Merkintä ohjauksesta ja neuvonnasta".
2) Tämän tyyppinen asiakirja on kirjattava rakenteisessa muodossa. Muita vaihtoehtoja ei ole.
3) "Asiakirjan skeeman tunniste" -valikosta löytyy tähän tyyppiin liittyvä rakenteellinen skeema. Valitse skeema.

Rakenteellisen json-muodossa olevan lomakkeen esimerkki:

Suurin osa lomakkeen pakollisista kentistä ovat jo esitäyttyneet.
Tarkista tiedot, lisää puuttuvat tarvittaessa, ja kirjoita Neuvonnan ja ohjauksen kuvaus.
Otsikointi mukautuu skeeman mukaisesti.

Asiakkaan tiedot:

Asiakaskertomusmerkintä:

Organisaatiota ja kirjaajaa koskevat tiedot:

Ohjetta laadittaessa, seuraavat rakenteelliset skeemat löytyvät. Odotettavissa on, että skeemoja tulee enemmän..

1018 Rajoituksen käytön arvio
4001 Ilmoitus aluehallintovirastolle asiakkaan sitomisesta
7009 Sosiaalihuollon lausunto
8004 Sosiaalihuollon lähete
11009 Päätös aineiden tai esineiden haltuunotosta lastensuojelussa
11010 Päätös erityisen huolenpidon jatkamisesta
11012 Päätös erityisestä huolenpidosta
11014 Päätös henkilönkatsastuksen toimittamisesta
11019 Päätös lapsen eristämisen jatkamisesta
11021 Päätös lapsen eristämisestä
11031 Päätös liikkumisvapauden rajoittamisen lopettamisesta
11032 Päätös liikkumisvapauden rajoittamisesta
11033 Päätös lähetyksen luovuttamatta jättämisestä
11036 Päätös omaisuuden tai lähetysten tarkastamisesta
11049 Päätös yhteydenpidon rajoittamisen lopettamisesta
11050 Päätös yhteydenpidon rajoittamisesta
11056 Päätös luvatta laitoksesta poistuneen lapsen palauttamisesta
13007 Sopimus yksityisesti järjestettävästä sosiaalipalvelusta
15002 Hoito- ja kasvatussuunnitelma
15004 Iäkkäiden palvelujen toteuttamissuunnitelma
15008 Lapsiperheiden palvelujen toteuttamissuunnitelma
15014 Perhetyön suunnitelma
15016 Päihde- ja riippuvuustyön erityisten palvelujen toteuttamissuunnitelma
15017 Tehostetun perhetyön suunnitelma
15021 Työikäisten palvelujen toteuttamissuunnitelma
15026 Lastensuojelun toteuttamissuunnitelma
16007 Yhteenveto rajoitustoimenpiteen jälkiselvittelystä
16009 Sosiaalihuollon yhteenveto
19001 Merkintä asian vireilletulosta
19002 Merkintä sosiaalipalvelun alkamisesta
19003 Merkintä ohjauksesta ja neuvonnasta
19004 Merkintä neuvottelusta
19005 Merkintä tapaamisesta tai yhteydenotosta
19006 Merkintä neuvottelun, tapaamisen tai yhteydenoton peruuntumisesta
19007 Merkintä asiakkaan arjesta
19009 Merkintä asiakasta koskevien tietojen pyytämisestä tai saamisesta
19012 Merkintä sosiaalipalvelun päättymisestä
19013 Muu asiakaskertomusmerkintä
19014 Merkintä terapeuttisesta työskentelystä
19015 Merkintä asiakkaalle tehdystä tutkimuksesta

Tietojen näkyvyys asiakkaalle

Asiakkuuden tiedot voidaan määritellä "Asiakirja sisältää erityissisällöksi luokiteltavaa tietoa". Valitsemalla "Kyllä", seuraavaksi valitaan "Päivä, johon saakka asiakirjan tietojen näyttämistä asiakkaalle viivästetään".
Lisäksi määritellään: "Tietojen näyttämisen viivästämisen peruste ilmaistuna", johon valitaan peruste valmiista vaihtoehtovalikosta.

Lisätiedot ja vastuuhenkilöt

Nämä kentät täyttyvät sen jälkeen kun asiakirja tallennetaan. Toistaiseksi myös muokkausmahdollisuus on jätetty voimaan, koska emme vielä tiedä mitä kenttiä käyttäjämme tulevat tarvitsemaan, kuten "Asiakirjan saapumistapa" tai "Asiakirjan tuottamiseen osallistuneet ammattihenkilöt" (jos enemmäin kuin yksi / kirjautunut käyttäjä, jonka tiedot tulostuvat automaattisesti kun asiakirja tallennetaan).

Sosiaalihuollon tietojen luovutusilmoitus

Asiakirja -lomakkeen alareunassa on "Tulosta" -painike.

Painikkeen vieressä olevan nuolen alta voi valita vaihtoehdon "Tulosta omaan käyttöön". Jos tuloste tehdään vain kirjaajalle itselleen avuksi, luovutusilmoitusta ei tarvita.
Jos tulostus tapahtuu tietojen luovuttamista varten, painetaan "Tulosta". Tämä avaa uuden lomakkeen "Sosiaalihuollon tietojen luovutusilmoitus".
Lomakkeella on valinnoista riippuen eri määrä pakollisia kenttiä. Järjestelmä ilmoittaa selvästi punaisella värillä puuttuvan pakollisen tiedon, kun yrität lähettää luovutusilmoitusta.
Jos luovutus tapahtuu asiakkaalle itselleen, voit painaa "Aseta asiakas vastaanottajaksi". Se alustaa jo asiakkaaseen liittyviä tietoja.
Kun olet täyttänyt ilmoituksen, paina "Lähetä tietojen luovutusilmoitus".

Tallenna - Tallenna luonnos

Uusia asiakirjoja laadittaessa, lomakkeen tallennusvaihtoehtoja ovat: "Tallenna" ja "Tallenna luonnos".

"Tallenna" - tallentaa lomakkeen suoraan Kantaan.
"Tallenna luonnos" - tallentaa lomakkeen luonnoksena Ajas-järjestelmään. Luonnosta ei kuitenkaan voi nähdä tai käsitellä ilman, että asiakas avataan Kannassa.
- Ajas-järjestelmässä tallennetut luonnokset eivät näy ERA-käyttöliittymässä.
Tallenna luonnos -vaihtoehto löytyy myös "Uusi asiakkuus" ja "Uusi asia" -sivuilta.

Jos lomake on jo kertaalleen tallennettu Kantaan, ja se avataan uudelleen muokattavaksi, tallennusvaihtoehtoja on vain yksi "Tallenna", joka tallentaa muutoksen Kantaan.

Luonnoksena tallennettujen asiakirjojen uudelleen avaaminen

Luonnoksena tallennetut asiakirjat löytyvät hakutoiminnolla (esim. "Hae asiakirjat") ja tulevat näkyviin lomakkeen yläosaan.
Kantaan tallennetut asiakirjat löytyvät hakutoiminnolla (esim. "Hae asiakirjat") ja tulevat näkyviin lomakkeen alaosaan.

Alaikäinen asiakas

Sosiaalihuollossa alaikäinen voi hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu huomioiden painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen, muulle lailliselle edustajalleen tai muulle tiedonsaantiin oikeutetulle henkilölle, jos se ei ole selvästi hänen oman etunsa vastaista.

Asiakkuus-sivulla:

"Lastensuojelun asiakkuuden tiedot"-osio sisältää tiedot varsinaisen lastensuojelun asiakkuuden alkamisesta ja päättymisestä.

"Alaikäisen asiakkaan huoltajaa koskeva tietojen luovutuskielto".
Alaikäisen asiakkaan Asiakkuus -sivulla on kirjattava yksi seuraavista vaihtoehdoista:

Asiakirja luovutetaan, koska alaikäinen ei kiellä.
Asiakirjaa ei luovuteta, koska alaikäinen kieltää.
Asiakirja luovutetaan, vaikka alaikäinen kieltää.
Asiakirjaa ei luovuteta työntekijän aloitteesta.

Kolme viimeksi mainittua vaihtoehtoa edellyttävät lisäksi perustelujen kirjoittamisen sille avautuviin kenttiin.

Asiakkuus-sivulle tehty kirjaus tulostuu oletuksena myös Asiaan ja Asiakirjoihin.
Asiakirjojen näkyvyyttä voidaan tämän jälkeen rajoittaa myös Asia- ja Asiakirja -sivuilla.
Arvio siitä, näytetäänkö yksittäinen asiakirja huoltajille tehdään erikseen jokaisen asiakirjan kanssa.

Tässä esimerkissä Asiassa ja Asiakirjassa on oletuksena tulostuneena Asiakkuus-sivulle tehty valinta: "Asiakirja luovutetaan, koska alaikäinen ei kiellä".
Arviota ei ole muutettu Asia -sivulla.
Se on kuitenkin tässä yksittäisessä Asiakirjassa vaihdettu ja tallennettu Kantaan arviolla: "Asiakirjaa ei luovuteta työntekijän aloitteesta. " ja siihen on kirjattu perustelu.

Alaikäisen asiakkaan asiakirjan näyttäminen huoltajalle koskee myös asiakirjan liitteitä.
Mikäli Asian näkyvyyttä on rajoitettu, määräytyy asiakirjan näkyvyys automaattisesti.

Asiakirjan muokkaaminen tai mitätöinti

Asiakirjan muokkaaminen

Asiakkuuden, Asian ja Asiakirjan muokkaaminen tapahtuu välilehdillä, missä nämä ovat avoinna:

Avoin asiakkuus
Avoin asia
Avoin asiakirja

Näillä välehdillä, sivun alareunassa paina "Muokkaa".

Korjaa (muokkaa) asiakirjan sisältö.

"Asiakirjan korjaamisen peruste" on valittava. Vaihtoehtoja ovat:

Epätarkan tai virheellisen tiedon korjaaminen asiakkaan aloitteesta.
Epätarkan tai virheellisen tiedon korjaaminen ammattihenkilön aloitteesta.

Paina sivun alareunassa "Tallenna".

Aina kun asiakkaan tietoja tallennetaan Kantaan, järjestelmä täyttää lomakkeen "tyhjiin" kohtiin metatietoja.

"Asiakirjan versionumero" on nyt 2.

Asiakirjan mitätöinti

Asiakirja, joka halutaan mitätöidä, on liityttävä järjestelmässä avoinna olevaan Asiaan.

Asiakirja mitätöidään painamalla "Avoin asiakirja" -sivun alareunassa "Poista Kannasta".

Mitätöinnille on annettava syy.
Valitse syy ja paina "Kyllä":

Asiakkuuden päättäminen

Asia ja Asiakkuus päätetään vastaavilla avoinna olevilla lomakkeilla painamalla "Muokkaa".

Kuvassa asetetaan ensin "Asian päättymisaika".

Tämän jälkeen vaihdetaan "Asian tila" olemaan Suljettu.

Suljetun Asian voi avata uudelleen avoinna olevalla lomakkeella painamalla "Muokkaa"
Poista "Asian päättymisaika" rivin lopussa olevasta roskakorin kuvasta.
Vaihda "Asian tila" olemaan esimerkiksi Avattu uudelleen.

Asiakkuus päätetään avoinna olevalla Asiakkuus sivulla painamalla ensin "Muokkaa".
Aseta "Asiakkuuden päättymisaika".
Kirjoita "Asiakkuuden päättymisen perustelu".

Sosiaalihuollon merkintäpohjat

Sosiaalihuollon merkintäpohjia voi tehdä avaamalla "Ylläpito" -> "Sosiaalihuollon merkintäpohjat".
Seuraavassa muutamia esimerkkejä.

Asiakkuus -merkintäpohja

1) Anna merkintäpohjalle itsellesi tunnistettava nimi.
2) Valitse käyttäjät. Valikossa näkyy Ajas-järjestelmään lisättyjen työntekijöiden nimet. Valitsemme "Kaikki käyttäjät"
3) Valitse valikosta "Palvelutehtävän tyyppi".
4) Valitse "Palveluntuottajan tarjoamat palvelut". Palveluiden luettelo tulee näkyviin, kun painat keltaista + -painiketta. Voit lisätä useamman palvelun painamalla "Lisää palveluntuottajan palvelut".
5) Kopioi tähän oman organisaatiosi palvelupisteen tunniste (OID)
6) Kirjoita organisaatiosi nimi kuten se on rekisteröity.
7) Paina "Tallenna".

"Palveluntuottajan käyttämät alihankkijana toimivat palveluntuottajat" -tiedot tarvitaan vain, jos olet lisäämässä rekisterinkäyttöoikeutta alihankkijana toimivalle toiselle organisaatiolle.

"Palvelunjärjestäjän palveluyksiköt" koskevat oman organisaatiosi palveluyksiköitä.
Kun merkintäpohjaa käytetään, nämä tiedot alustuvat oletuksena olemaan samat kuin mitä on merkitty kohdissa 5) ja 6) jos ne on tässä jätetty tyhjäksi.

Merkintäpohjaa voi käyttää, kun olet lisäämässä uutta asiakkuutta.

Asiakirja -merkintäpohja

1) Anna merkintäpohjalle itsellesi tunnistettava nimi.
2) Valitse käyttäjät. Valikossa näkyy Ajas-järjestelmään lisättyjen työntekijöiden nimet. Valitsemme "Kaikki käyttäjät"
3) Valitse valikosta "Asiakirjan palvelutehtävän tyyppi".
4) Valitse valikosta "Asiakirjan palveluprosessin tyyppi".
5) Valitse valikosta "Asiakirjan tarkennettu tyyppi".
6) Valitse valikosta "Asiakirjaan liittyvä palvelu".
7) Valitse valikosta "Asiakirjan sisällön muoto".
8) Paina "Tallenna".

Merkintäpohjaa voi käyttää, kun olet lisäämässä uutta asiakirjaa.

Kannan käyttö rekisterinkäyttöoikeudella

Rekisterinkäyttöoikeus tarkoittaa järjestelyä, jonka osapuolia ovat:

Palvelunjärjestäjä, jolla tarkoitetaan palvelunantajaa

joka viranomaisena vastaa asiakkaan palvelun järjestämisestä tai
joka yksityisenä palvelunantajana antaa asiakkaalle palvelua vain asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen ja
joka toimii rekisterinpitäjänä palvelussa syntyville asiakirjoille.

Palveluntuottaja, jolla tarkoitetaan palvelunantajaa, joka

palvelunjärjestäjän lukuun tuottaa sosiaalipalvelua asiakkaalle ja
tallentaa palvelussa syntyvät asiakastiedot palvelunjärjestäjän sosiaalihuollon asiakasrekisteriin.

Asiakkaan tietojen avaaminen rekisterinkäyttöoikeudella

Asiakkaan tietojen avaamiseen tulee ensisijaisesti käyttää asiakkaan henkilötunnusta. Paina "Avaa sosiaalihuollon asiakkaana".

Tilapäinen yksilöintitunnus voidaan tarvittaessa luoda, mutta kun asiakkuutta käsitellään rekisterinkäyttöoikeudella, palvelunjärjestäjän tulisi toimittaa muualla luotu tunnus käytettäväksi.

Ohje väliaikaisten tunnusten käytöstä on sama kuin terveydenhuollon Kannassa:
Kanta-merkinnän tekeminen väliaikaisella tunnuksella

Uusi lomake avautuu.

"Valitse syy asiakkaan avaamiselle Kannassa". Valikossa on valittavana eri vaihtoehtoja.
"Rekisterinkäyttöoikeuteen perustuva käyttö": Valitaan olemaan "Kyllä".
"Järjestelmä tekee haun väestötietojärjestelmästä" - VTJ-hakua ei tapahdu silloin, kun "Rekisterinkäyttöoikeuteen perustuva käyttö" on valittu olemaan "Kyllä".

Organisaation haku-lomake avautuu.

Voit hakea kirjoittamalla osan organisaation nimestä, ja valita oikean painamalla keltaista + -merkkiä.
Järjestelmä näyttää myös viimeksi valtsemasi organisaation, ja voit klikata sitä ilman että tarvitsee suorittaa hakua.
Haun voi tehdä myös OID-tunnuksella.

Paina "Jatka".

Asiakas -sivu avautuu.

"Asiakas" -sivulla voi tarkastella ja hallinnoida asiakkaan Informointia, Asiakastietojen luovutuslupaa ja Asiakastietojen luovutuskieltoja.

Asiakkaan tietoja pääsee tarkastelemaan sen jälkeen, kun Asiakkuus on avattu.

Katso myös ohjeet:

Siirrytään seuraavaksi avaamaan Asiakkuus.

Asiakkuuden avaaminen

"Asiakkuudet" -sivulla näkyy asiakkuus, johon sinulla on rekisterinkäyttöoikeus.

Avaa asiakkuus painikkeesta, jossa on kansion kuva.

Kun "Asiakkuus" on avattu, järjestelmä avaa asiakkaan "Hae Asiat" -välilehdellä.

Tässä vaiheessa pääset katsomaan myös "Avoin asiakkuus" -sivun tietoja sekä "Asiakas" -sivun tietoja.
"Asiakas" -sivulle on tulostunut nyt tietoja asiakkaan perustiedoista.

Tiedoissa näkyy mm:

"Tieto asiakkaan turvakiellosta"
"Kunta" ja "Osoitteet" -tiedot.

Jos asiakkaalla on turvakielto, ja käyttäjällä ei ole oikeutta turvakiellon alaisiin tietoihin, näitä ei näytetä. Turvakiellon tila näytetään.

Oikeudet turvakiellon alaisten tietojen katseluun määritellään roolin oikeuksissa, minkä olet täyttänyt ennen Kanta-käytön aloittamista.

"Avoin asiakkuus" -sivulla näkyy asiakkuuteen liittyviä perustietoja.

Siirrymme seuraavaksi hakemaan Asioita.

Asian avaaminen

"Hae asiat" -sivulla paina "Hae asiat".

Asia, johon sinulla on rekisterinkäyttöoikeus näkyy sivulla.

Avaa asia painikkeesta, jossa on kansion kuva.
Kaksi uutta välilehteä avautuu.

"Hae asiakirjoja" -sivulla voi hakea Asiaan liittyviä muita asiakirjoja, ja voi aloittaa käsittelemään uutta, muokkaamaan (korjaamaan) vanhaa tai mitätöimään asiakirjan.

"Avoin asia" - sivulla voi tarkastella Asiaan liittyviä tietoja.

Uuden asiakirjan lisääminen

Hae asiakirjoja

"Hae asiakirjat" -painikkeella voi hakea asiaan liittyviä muita asiakirjoja.
Hakua voi tarkentaa toiminnoilla "Ota mukaan liitteet".
"Asioiden tunnisteet" -kohtaan alustuu automaattisesti kyseisen avoinna olevan asian tunniste. Jos asiakkaalla on avoinna myös muita asioita, joihin sinulla on oikeus, haun voi suorittaa myös niin, että muun asian tunniste lisätään manuaalisesti keltaisella + -merkillä tai niin, että oletuksena alustuneen asian tunniste poistetaan punaisesta roskakorin kuvasta. Silloin haetaan asiakirjoja kaikista saman palveluyksikön asioista.

Lisää uusi asiakirja

Uuden asiakirjan lisääminen alkaa painamalla "Uusi asiakirja". Voit hyödyntää asiakirjoissa myös aikaisemmin tekemiäsi merkintäpohjia. Katso myös ohje: Sosiaalihuollon merkintäpohjat.

Asiakirjan kontekstin valitsin

"Asiakirjan palvelutehtävän tyyppi" täyttyy valmiiksi aikaisemman vaiheen valinnoista.

Seuraaviin avautuviin kenttiin käyttäjä tekee halutut valinnat:

"Asiakirjan palveluprosessin tyyppi", "Asiakirjan tarkennettu tyyppi", "Asiakirjaan liittyvä palvelu"

Osion yläosassa oleva "Etsi tiettyä asiakirjatyyppiä kaikista konteksteista"

Tätä voi käyttää, jos käyttäjä ei löydä haluamaansa asiakirjan tarkennettua tyyppiä.
Kun ensin valitaan palvelutehtävän tyyppi ja palveluprosessin tyyppi, on mahdollista että tarkennettuja asiakirjatyyppejä suodattuu pois niiden valintojen perusteella.
Toiminto siis vaihtaa tarkennetun tyypin ensimmäiseksi valinnaksi, jolloin siitä löytyy kaikki mahdollisuudet ja voi sen jälkeen valita muut sopivat kontekstivalinnat juuri sille tyypille.

Osion yläosassa oleva "Vain suositellut yhdistelmät"

Antaa valittavaksi vain sellaiset yhdistelmät, jotka on suositeltu kuuluvan yhteen. Tiedot saadaan Ajas-ohjelmaan ERA:n listauksista, jotka taas perustuvat viranomaissuosituksiin.
Poistamalla valinnan "Kyllä" kohdasta "Vain suositellut yhdistelmät", saat valikkoihin kaikki mahdolliset valinnat, jos haluamasi valinnan tekemiselle ei ole ohjattua tukea.
Suositellut -valinnat perustuvat siihen mitä Kela on päivittänyt Sosmetaan. Näitä päivityksiä saattaa tulla käytännössä milloin vain, joten on mahdollista että ERA:sta puuttuu joitakin suositeltuja arvoja, kunnes järjestelmää päivitetään uudelleen. Tässä kuvatulla toiminnolla voi tehdä valintoja, mitkä tietää jo olevan oikein. Ajas-järjestelmään ERA:n päivitykset tulevat automaattisesti.

Valinta tehtynä ei-suositelluilla yhdistelmillä.
Suositellut valinnat näkyvät vihreällä korostuksella. Ei-suositeltu valkoisella pohjalla.
Varoitus-teksti tarkoittaa sitä, että on mahdollista, että tehty valinta on mahdoton yhdistelmä. Kantaan tallennuksen yrityksestä tulee virhe ja tallennus ei onnistu. Kuvassa tehty valinta onnistuu.

Asiakirjan sisältö

"Asiakirjan sisällön muoto" - kentässä valitaan yksi seuraavista:
- Sisältö on PDF/A-1b muodossa (lisätään liitetiedosto)
- Sisältö on XHTML-muodossa (vapaamuotoinen teksti)
- Sisältö on json-muodossa (valitaan valmis rakenteellinen skeema, esimerkkejä alla)

"Asiakirjan korjaamisen peruste" - kenttä: Jos asiakirjaa muokataan valitaan onko korjaaminen tapahtunut asiakkaan vai ammattihenkilön aloitteesta.

"Asiakirjan sisällön muoto" - Sisältö on XHTML-muodossa

Esimerkki: Ollaan lisäämässä tekstimuotoista kirjausta.
Tekstieditori muuttuu aktiiviseksi kun klikkaat kenttää / muotoilupainikkeiden päällä.

"Asiakirjan sisällön muoto" - Sisältö on PDF/A-1b muodossa

PDF-tiedoston voi tuoda painamalla "Choose file" ja valitsemalla tiedoston omalta tietokoneeltasi.
Tiedoston on oltava PDF/A-1b -arkistomuodossa.

PDF/A formaattia pystyy tekemään esimerkiksi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) -työkaluilla.

Save As → PDF → Options → check:
ISO 19005-1 compliant (PDF/A)

Vaaditussa arkistomuodossa tuotu liite PDF -muotoiseen asiakirjaan.

"Asiakirjan sisällön muoto" -Sisältö on json-muodossa

Valmiit json-muodossa olevat rakenteelliset skeemat ovat ovat suoraan yhteydessä "Asiakirjan tarkennettuun tyyppiin". Jos asiakirjan tallennettu tyyppi edellyttää rakenteellisen pohjan käyttöä, muut vaihtoehdot ovat estettyjä.

1) Asiakirjan tarkennettu tyyppi on "Merkintä asiakkaan arjesta".
2) Tämän tyyppinen asiakirja on kirjattava rakenteisessa muodossa. Muita vaihtoehtoja ei ole.
3) "Asiakirjan skeeman tunniste" -valikosta löytyy tähän tyyppiin liittyvä rakenteellinen skeema. Valitse skeema.

Rakenteellisen json-muodossa olevan lomakkeen esimerkki:

Suurin osa lomakkeen pakollisista kentistä ovat jo esitäyttyneet.
Tarkista tiedot, lisää puuttuvat tarvittaessa, ja kirjoita Tapahtumakuvaus.
Otsikointi mukautuu skeeman mukaisesti.

Asiakkaan tiedot:

Asiakaskertomusmerkintä:

Organisaatiota ja kirjaajaa koskevat tiedot:

Ohjetta laadittaessa, seuraavat rakenteelliset skeemat löytyvät. Odotettavissa on, että skeemoja tulee enemmän..

1018 Rajoituksen käytön arvio
4001 Ilmoitus aluehallintovirastolle asiakkaan sitomisesta
7009 Sosiaalihuollon lausunto
8004 Sosiaalihuollon lähete
11009 Päätös aineiden tai esineiden haltuunotosta lastensuojelussa
11010 Päätös erityisen huolenpidon jatkamisesta
11012 Päätös erityisestä huolenpidosta
11014 Päätös henkilönkatsastuksen toimittamisesta
11019 Päätös lapsen eristämisen jatkamisesta
11021 Päätös lapsen eristämisestä
11031 Päätös liikkumisvapauden rajoittamisen lopettamisesta
11032 Päätös liikkumisvapauden rajoittamisesta
11033 Päätös lähetyksen luovuttamatta jättämisestä
11036 Päätös omaisuuden tai lähetysten tarkastamisesta
11049 Päätös yhteydenpidon rajoittamisen lopettamisesta
11050 Päätös yhteydenpidon rajoittamisesta
11056 Päätös luvatta laitoksesta poistuneen lapsen palauttamisesta
13007 Sopimus yksityisesti järjestettävästä sosiaalipalvelusta
15002 Hoito- ja kasvatussuunnitelma
15004 Iäkkäiden palvelujen toteuttamissuunnitelma
15008 Lapsiperheiden palvelujen toteuttamissuunnitelma
15014 Perhetyön suunnitelma
15016 Päihde- ja riippuvuustyön erityisten palvelujen toteuttamissuunnitelma
15017 Tehostetun perhetyön suunnitelma
15021 Työikäisten palvelujen toteuttamissuunnitelma
15026 Lastensuojelun toteuttamissuunnitelma
16007 Yhteenveto rajoitustoimenpiteen jälkiselvittelystä
16009 Sosiaalihuollon yhteenveto
19001 Merkintä asian vireilletulosta
19002 Merkintä sosiaalipalvelun alkamisesta
19003 Merkintä ohjauksesta ja neuvonnasta
19004 Merkintä neuvottelusta
19005 Merkintä tapaamisesta tai yhteydenotosta
19006 Merkintä neuvottelun, tapaamisen tai yhteydenoton peruuntumisesta
19007 Merkintä asiakkaan arjesta
19009 Merkintä asiakasta koskevien tietojen pyytämisestä tai saamisesta
19012 Merkintä sosiaalipalvelun päättymisestä
19013 Muu asiakaskertomusmerkintä
19014 Merkintä terapeuttisesta työskentelystä
19015 Merkintä asiakkaalle tehdystä tutkimuksesta

Tietojen näkyvyys asiakkaalle

Asiakkuuden tiedot voidaan määritellä "Asiakirja sisältää erityissisällöksi luokiteltavaa tietoa". Valitsemalla "Kyllä", seuraavaksi valitaan "Päivä, johon saakka asiakirjan tietojen näyttämistä asiakkaalle viivästetään".
Lisäksi määritellään: "Tietojen näyttämisen viivästämisen peruste ilmaistuna", johon valitaan peruste valmiista vaihtoehtovalikosta.

Lisätiedot ja vastuuhenkilöt

Nämä kentät täyttyvät sen jälkeen kun asiakirja tallennetaan. Toistaiseksi myös muokkausmahdollisuus on jätetty voimaan, koska emme tiedä mitä kenttiä käyttäjämme tulevat tarkitsemaan, kuten "Asiakirjan saapumistapa" tai "Asiakirjan tuottamiseen osallistuneet ammattihenkilöt" (jos enemmäin kuin yksi / kirjautunut käyttäjä, jonka tiedot tulostuvat automaattisesti kun asiakirja tallennetaan.

Sosiaalihuollon tietojen luovutusilmoitus

Asiakirja -lomakkeen alareunassa on "Tulosta" -painike.

Painikkeen vieressä olevan nuolen alta voi valita vaihtoehdon "Tulosta omaan käyttöön". Jos tuloste tehdään vain kirjaajalle itselleen avuksi, luovutusilmoitusta ei tarvita.
Jos tulostus tapahtuu tietojen luovuttamista varten, painetaan "Tulosta". Tämä avaa uuden lomakkeen "Sosiaalihuollon tietojen luovutusilmoitus".
Lomakkeella on valinnoista riippuen eri määrä pakollisia kenttiä. Järjestelmä ilmoittaa selvästi punaisella värillä puuttuvan pakollisen tiedon, kun yrität lähettää luovutusilmoitusta.
Jos luovutus tapahtuu asiakkaalle itselleen, voit painaa "Aseta asiakas vastaanottajaksi". Se alustaa jo asiakkaaseen liittyviä tietoja.
Kun olet täyttänyt ilmoituksen, paina "Lähetä tietojen luovutusilmoitus".

Tallenna - Tallenna luonnos

Uusia asiakirjoja laadittaessa, lomakkeen tallennusvaihtoehtoja ovat: "Tallenna" ja "Tallenna luonnos".

"Tallenna" - tallentaa lomakkeen suoraan Kantaan.
"Tallenna luonnos" - tallentaa lomakkeen luonnoksena Ajas-järjestelmään. Luonnosta ei kuitenkaan voi nähdä tai käsitellä ilman, että asiakas avataan Kannassa.
- Ajas-järjestelmässä tallennetut luonnokset eivät näy ERA-käyttöliittymässä.

Jos lomake on jo kertaalleen tallennettu Kantaan, ja se avataan uudelleen muokattavaksi, tallennusvaihtoehtoja on vain yksi "Tallenna", joka tallentaa muutoksen Kantaan.

Luonnoksena tallennettujen asiakirjojen uudelleen avaaminen

Luonnoksena tallennetut asiakirjat löytyvät hakutoiminnolla "Hae asiakirjat" ja tulevat näkyviin lomakkeen yläosaan.
Kantaan tallennetut asiakirjat löytyvät hakutoiminnolla "Hae asiakirjat" ja tulevat näkyviin lomakkeen alaosaan.

Alaikäinen asiakas

Sosiaalihuollossa alaikäinen voi hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu huomioiden painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen, muulle lailliselle edustajalleen tai muulle tiedonsaantiin oikeutetulle henkilölle, jos se ei ole selvästi hänen oman etunsa vastaista.

Palvelunjärjestäjä on määritellyt Asiakkuuteen ja Asiaan "Alaikäisen asiakkaan huoltajaa koskeva tietojen luovutuskiellon" -tilan. Mutta arvio siitä, näytetäänkö yksittäinen asiakirja huoltajille tehdään erikseen vielä jokaisen asiakirjan kanssa.

Katso myös ohje: Alaikäinen asiakas.