Versio 1. elokuuta 2024 kello 08.38

Ajanvarausjärjestelmän vuokraamoversio

Vuokraamoversio poikkeaa ajanvarauksen oletustoiminnoista siten, että:

• Asiakkaalle voi tarjota vapaavalintaisia aloitus- ja päättymisaikoja. Palvelun kestoa ja hintaa ei tarvitse määritellä etukäteen.
• Järjestelmä laskee varauksen hinnan sen mukaan:
  • Miten pääkäyttäjä on palvelut konfiguroinut
  • Mitä asiakas valitsee

Näkymän käyttöönotto

Jos olet tilannut Ajas-ohjelman vuokraamoversion tai Ajas-tilisi on jälkeenpäin asetettu olemaan Vuokraamo -toimiala, asiakasnäkymän tyyppi -vaihtoehtona on "Vuokraus".

Vuokraamoversio käyttää hyväksi muita Ajas-järjestelmän lisätoimintoja kuten:

• Palvelun aikataulutus

Pakettiin on lisättävissä myös toimintoja kuten:

• Ajanvarauksen lisäpalvelut
• Varauksen ennakkomaksu
• Vahva tunnistautuminen

Vuokraamoversion päätoiminnot

Ohjeessa on kuvattu vuokraamoversion käyttöön tarvittavat päätoiminnot siten kun ne poikkeavat ajanvarauksen oletustoiminnoista. Jotta varauksia voidaan tehdä, tarvitaan aina:

• Toimipiste
• Varattava resurssi ("Asiakaspalvelija/Työntekijä")
• Palvelu

Termejä on mahdollista muuttaa asiakkaan varausnäkymään.

Aloituspalvelu ja lopetuspalvelu

• Vuokraamoversio laskee varauksen hinnan dynaamisesti keston mukaan.
• Käyttäjä valitsee päivän ja kellonajan vuokrauksen aloitukselle ja lopetukselle.
• Vuokravaraus sisältää aloituspalvelun (esim. “auton vuokraus”) ja lopetuspalvelun (esim. “auton palautus”).
• Yhteen aloituspalveluun voi liittää monta lopetuspalvelua joilla voi olla eri hinta. Esimerkiksi auton vuokrauksessa:
  • Auton palautus liikkeeseen: lopetuspalvelu on ilmainen
  • Auton nouto asiakkaan kotoa: lopetuspalvelu on lisämaksullinen

Aloitus- ja lopetuspalvelu: Esimerkki Mökkivaraus

Esimerkissä varattava resurssi on mökki, jota varataan hotellimaisesti yö kerrallaan. Esimerkissä on oletettu, että:

• Mökin varaus alkaa aina aikaisintaan klo 10.00 aamulla.
• Mökin luovutuksen on tapahduttava 1-3 tuntia ennen klo 10.00 viimeisenä päivänä.
• Mökin luovutukseen liittyvät ehdot ilmoitetaan erikseen. Vaihtoehtoja on useita:
  • Asiakasnäkymään suoraan kirjoitettu info-teksti
  • Varausehdot -sivu, Hyväksyn varausehdot -toiminto
  • Varausvahvistusviestin muokkaus halutulla tavalla

• Varauksen yhteyteen tarjotaan myös vapaaehtoista Loppusiivous -lisäpalvelua, jos asiakas itse ei halua siivousta tehdä.
• Varauksen voi maksaa ennakkoon

1) Aloituspalvelu.
2) Lopetuspalvelu.

• Aseta lopetuspalvelun hinnaksi 0 € jos et halua että sitä lasketaan hintoihin mukaan.
• Lopetuspalvelun kestoa ei oletuksena lasketa mukaan varauksen kestoon.
• Sekä aloitus- että lopetuspalvelussa täytyy olla "Näytä Nettivarauksessa" asetus päällä.
• Mahdollinen loppupalvelun piilotus asiakasnäkymässä toistaiseksi muokkaamalla omaa teemaa CSS:llä.
• Jos esimerkiksi käyttämäsi loppupalvelu on aina 0€, voit piilottaa valinnan näkymästä kokonaan Ajas Touchin kohdassa: Ylläpito - Asetukset - Nettivarauksen käyttäytyminen - Luo oma teema. Teema-editoriin kirjoitetaan CSS-koodi:

.end-service-selector {display: none;}

Aloituspalvelun ja lopetuspalvelun linkitys toisiinsa

Aloitus- ja lopetuspalvelun linkitys: Esimerkki Mökkivaraus

Aloituspalvelu ja lopetuspalvelu on linkitettävä toisiinsa Palvelu-lomakkeen "Lisäpalvelut" -otsikon alla, jotta järjestelmä ottaa huomioon dynaamisen hinnan laskennan toiminnot.

1) Aloituspalvelu asetetaan normaalilla tavalla.
2) Lopetuspalvelu linkitetään kohdassa: "Vuokraamopalvelujen linkitys". Valitse oikea näkymä valitsimesta.
3) Jos haluat näyttää varauslomakkeella vielä lisäpalveluja, joita asiakas voi valita, ne asetetaan kohdassa: Vapaaehtoiset. Ohje: Ajanvarauksen lisäpalvelut

Dynaamisten hintojen asetus

Dynaamiset hinnat: Esimerkki: Mökkivaraus

Ehdot dynaamisten hintojen laskennalle asetetaan Palvelun aikataulutus -lomakkeella. Ohje: Palvelun aikataulutus

1) Valitse tyypiksi Hinta. Jos haluat myös rajoittaa palvelujen saatavuutta hinnan lisäksi, valitse Molemmat.
2) Voit antaa aikataululle ehtoja kuvaavan nimen. Tämä tulee näkymään asiakkaan varauslomakkeella, hinnan info-painikkeen alla.
3) Valitse kestoksi aikaväli jolloin hinta on voimassa.
4) Aseta yksikköhinta.
5) Valitse yksikkö.

• • Kiinteä hinta tarkoittaa kiinteää hintaa jota ei lasketa dynaamisesti keston mukaan.
  • Tunti tarkoittaa tuntikohtaista hintaa.
  • Kalenteripäivä tarkoittaa kuinka monelle kalenteripäivälle varaus sijoittuu. Jos varaus alkaa esim. 14.00 ja päättyy seuraavana päivänä klo 10.00, päiviä on 2 (vaikka varauksen kesto on alle 24h).
  • Vuorokausi (24h) tarkoittaa kokonaisten vuorokausien (24h jaksojen) lukumäärää. Edellisen esimerkin mukaisen varauksen (alkaa klo 14, ja päättyy seuraavana päivänä klo 10) kesto on 1 “Vuorokausi (24h)” -yksikkö, koska sen kesto on alle 24h.
    

6) Aseta ehto jolloin tämä hinta on voimassa.

Esimerkissä on valittu yksiköksi "Vuorokausi (24h)". Asetettu hinta koskee jokaista 24 tunnin mittaista yksikköä, vaikka sen alku ja loppu on eri vuorokausien puolella.

Esimerkissä on valittu ehto: ">=" ja "1". Yksikön mukainen hinta on voimassa, kun yksikköjen lukumääriä on yksi tai useampi.

Dynaamiset hinnat: Esimerkki: Laskeva tuntihinta varauksen keston mukaan

Esimerkkikuvassa on asetettu kaksi dynaamista hintaa:

• • Hinta on 50 € / tunti silloin kun varauksen kesto on alle 10 tuntia.
  • Hinta on 40 € / tunti silloin kun varauksen kesto on 10 tuntia tai yli.
  • Viikonpäiväkohtaisia (Ma, Ti, Ke, …) aikavalitsimia ei käytetä, kun aikataulun tyypiksi on valittu Hinta, joten niitä ei tarvitse asettaa. Jos käytetään tyyppiä Molemmat eli Hinta + Saatavuus, sitten ne on asetettava.
  • Tämän hinnoittelumallin ehdot tarkastelevat siis vain varauksen pituutta. Ehdot ovat samat kaikkina viikonpäivinä. Jos haluat, että palvelusi hinta on erilainen eri viikonpäivinä, katso myös ohje: Varausyksikköpohjainen hinnoittelu
    

Dynaamisten hintojen laskenta on Nettivarauksen ominaisuus. Ne toimii vain nettivarauksen kautta tulleissa varauksissa. Hallinnan kautta itse tehdyissä varauksissa ei ole toistaiseksi tukea.

Dynaamiset hinnat asiakasnäkymässä

• Palvelun aikataulu on tehty Vuorokausi (24h) -hintamallin mukaan. Se on asetettu olemaan ">=" eli suurempi tai yhtä suuri kuin 1.
  

Esimerkki asiakkaan varauslomakkeelta.

• Varaus on tehty 7 päivälle.
• Palvelun hinnaksi on muodostunut 70 € (yksikköhinta) x 7 päivää = 490 €
• Asiakas on lisäksi valinnut vapaaehtoisen lisäpalvelun "Loppusiivous", jonka hinta on 60 €.
  
  

Dynaamisen hinnan laskennan ehdot voi nyt nähdä myös varauslomakkeen info-painikkeen alla.

Varausyksikköpohjainen hinnoittelu

Dynaamisten hintojen asetus ei oletuksena vaikuta eri viikonpäiville / ajankohdille asetettuihin erilaisiin hintoihin. Eli jos olet tehnyt 2 aikataulua, jossa esimerkiksi Ma-Pe ja La-Su hinnat ovat erilaiset, varauksen hinnaksi tulee koko varauksen ajalta se hinta, mikä varauksen alkaessa on voimassa.

Jos haluat, että palvelun hinta on vaikkapa:

• 70 € / tunti, maanantaista perjantaihin
• 95 € / tunti lauantaista sunnuntaihin

tarvitset lisätoiminnon "Varausyksikköpohjainen hinnoittelu".

Hinnoittelumalli: Varausyksikköpohjainen hinnoittelu - Ajas Touch

• Tarkastellaan varattavaa aikaa varausyksikön mukaisina yksikköinä.
• Lasketaan halvin hinta jokaiselle varausyksikön mukaiselle aikavälille ja lopuksi lasketaan ne kaikki yhteen.
• Kun asetus on päällä, palvelun normaali hinta sekä aikataulutettu hinta tarkoittavat varausyksikkökohtaista hintaa.

• Asetus löytyy Palvelu-lomakkeelta, Edistynyt käyttö -linkin alta.
• Valitaan "Varausyksikkökohtainen hinnoittelu" ja tallennetaan lomake.

1) Kun asetus on käytössä, palvelun termi "Hinta" muuttuu olemaan "Varausyksikkökohtainen hinta".
2) Palveluun linkitetään "Loppupalvelu" aikaisemmin kuvatulla tavalla. LINKKI

1) Palvelun aikataulutus -lomakkeelle on lisätty nimi-kenttä. Nämä nimet näkyvät Nettivarauksen puolella kun näytetään erittely hinnoista.
2) A-hinta ja siihen liittyvät asetukset on piilotettu. Käytetään vain normaalia hinta-kenttää.
3) Teksti kertoo, että varausyksikkökohtainen hinnoittelu on käytössä.
4) Kaksi aikataulua Ma-Pe ja La-Su, joissa eri hinta. Kellonajat on asetettu 00:00 - 24:00 viikonpäiville, joita aikataulu koskee, koska esimerkissä käytetään yli vuorokauden meneviä varauksia.

Toimipisteen Ajanvarauksen asetuksissa Varausyksikkö on asetettu olemaan 60 min. Aikatauluun asetettu hinta koskee varausyksikön mukaisia yksikköjä.

Hinnoittelumalli: Varausyksikköpohjainen hinnoittelu - Nettivaraus 6

Esimerkki siitä, kuinka edellä kuvatut asetukset näkyvät asiakkaalle.

• Asiakas valitsee varauksen: Perjantaista klo 12.00 - Sunnuntaihin klo 16.00.

Varauslomake ilmoittaa, että kesto on 2 päivää ja neljä tuntia sekä kokonaishinnan: 4640 €.

1) Info-painikkeen alta löytyy hintaerittely kokonaissummalle.

2) Kokonaishinta on muodostunut laskemalla yhteen varausyksikkökohtaiset hinnat, eli:

• Perjantai: 12 tuntia (12 x 60 min) x 70 € = 840 €
• Lauantai: 24 tuntia (24 x 60 min) x 95 € = 2280 €
• Sunnuntai: 16 tuntia (16 x 60 min) x 95 € = 1520 €

Yhteensä: 4640 €.