Kanta Potilastiedon arkisto

Potilastiedon arkiston käyttöönotto Ajas Asiakashallinta Touch - selainsovelluksen käyttöliittymästä. Tämä ohje koskee organisaatioita ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, joilla on jo suunniteltu käyttöönottopäivä sovittuna Kanta-palvelujen käsikirjan mukaisesti.

Kirjautuminen

Ajas Touch käyttää Kelan sertifioimaa Kanta-liityntää ERA -järjestelmän kautta. Käyttäjälle tämä näkyy seuraavasti:

Käyttäjä voi valita tekeekö Kanta-kirjauksen suoraan ERA-käyttöliittymän kautta vai Ajas Touchin kautta.

Kahta Kanta-kirjautumista eli Kanta-istuntoa ei kuitenkaan voi samalla käyttäjällä olla päällä samanaikaisesti. Jos kirjautuminen on tehty ERA-käyttöliittymään suoraan, istunto on lopetettava kirjautumalla ulos Kannasta ennen kuin uusi kirjautuminen Ajas Touchin kautta voidaan suorittaa

Aloita kirjautuminen

Liitä toimikortti ja kortinlukija tietokoneeseen. Klikkaa tämän jälkeen sivun oikeassa yläreunassa olevan nimesi alta käyttäjävalikko auki.

1) Valitse Kirjaudu Kantaan (testi), jos haluat harjoitella käyttöä testiympäristössä.
2) Kirjaudu Kantaan (tuotanto) kirjautumista käytetään oikeaan Kanta-arkistoon kirjauduttaessa, oikeilla asiakastiedoilla.
3) Kirjaudu ulos Kannasta -toiminto lopettaa Kanta-kirjautumisen. Muista tehdä tämä aina.
4) Pakota Kanta-istunnon lopetus -toimintoa voi käyttää erityistilanteissa, jos istunto näyttää jääneen päälle, eikä uutta kirjautumista siksi voi suorittaa.

Pin-kysely avautuu samassa näkymässä Ajas Touchin kanssa ja fokus säilyy Touchissa. Syötä Pin.
Huom: Jos käytät Firefox -selainta, uusi tapa kirjautua ilman selaimeen avautuvaa uutta välilehteä saattaa vaatia uuden varmenteen. Katso ohje: Muokkaa Firefox-selaimen asetukset eRA SmartCardia varten.

Jos näet virheilmoituksen, jossa kerrotaan että on yritetty kirjautua väärään ERA SmartCard porttiin ja ohjelma kehoittaa kirjautumaan ERA järjestelmällä, tarkista ensin, että käytät uusinta ERA SmartCard -sovellusta. Lisäohjeet löytyvät täältä: Yritettiin ottaa yhteyttä väärään eRA SmartCard porttiin

Valitse organisaatio

Valitse organisaatio -ikkuna avautuu PIN-koodin syöttämisen jälkeen. Suurimmalla osalla käyttäjistä tässä on vain yksi vaihtoehto. Paina "Jatka".

• Jos olet liittynyt Kantaan organisaationa, tässä näkyy se toimipiste (OID-tunnus) mikä Kantaan on liitetty.
• Jos olet liittynyt Kantaan itsenäisenä ammatinharjoittajana, tässä lukee IAH-käyttäjä.
  
  

Katso myös ohje: Usean toimipisteen käyttö

Onnistuneen kirjautumisen jälkeen Kanta-logo näkyy Ajas Touch -sivun oikeassa yläreunassa.

Potilaskortin avaaminen Kannassa

Asiakkaan potilaskortti avataan Kannassa Asiakas -lomakkeelta.

1) Asiakkaan henkilötunnus pitää löytyä asiakaskortilta, jotta asiakas voidaan avata Kannassa.
2) Asiakas avataan Kannassa klikkaamalla "Avaa potilaskortti Kannassa" -painiketta.

Seuraavassa näymässä valitaan avaamisen syy ja painetaan "Kyllä".

1) "Potilaskortti avattu Kannassa" -ilmoitus vilahtaa näkyvissä onnistuneen avaamisen merkiksi.

Potilaskortin automaattinen avaaminen Kannassa

Potilaskortti voidaan myös avata Kannassa automaattisesti seuraavalla asetuksella:

• Avaa oman kirjautuneen käyttäjän nimen alta Käyttäjäprofiili.
• Aseta "Avaa potilaskortti Kannassa automaattisesti" olemaan "kyllä".
  

Asetus näkyy Ajas Touchin esijulkaisuversiossa ja pian myös ohjelman vakaassa versiossa.

Potilaskortti avautuu Kannassa aina, jos Kanta-kirjautuminen on päällä ja asiakkaan asiakaskortilla on henkilötunnus.

Palvelutapahtuman avaaminen Kannassa

Kun potilas on avattu Kannassa ja kun avaamisen syy on annettu, "Valitse palvelutapahtuma" -ikkuna avautuu.

1) Listassa näkyvät kaikki kirjautuneen käyttäjän omat palvelutapahtumat tälle asiakkaalle. Voit valita olemassa olevan palvelutapahtuman klikkaamalla sen nimen päällä
2) Klikkaa tämän jälkeen "Avaa palvelutapahtuma" -painiketta.
3) Voit myös aloittaa uuden palvelutapahtuman. Valitse kalenterista ensin aloituspäivä ja klikkaa "Lisää palvelutapahtuma" -painiketta. Uusi palvelutapahtuma näkyy nyt valittuna listassa. Klikkaa tämä vielä auki kuten kohdassa 2).
4) Jos painat "Peruuta", seuraava varoitusteksti tulee näkyviin. Se tarkoittaa sitä, että kaikki Kanta-toiminnot eivät ole käytössä vaikka Kanta-kirjautuminen on suoritettu ja potilas on avattu Kannassa. Potilaskertomuksen voi tallentaa vain luonnoksena.

Alaikäisen puolesta asiointi

Kaikkien SOTE-organisaatioiden oli viranomaisvaatimusten mukaan otettava 31.12.2020 mennessä käyttöön alaikäisten puolesta asiointi.

Alaikäisellä on mahdollisuus vaikuttaa tietojensa näkymiseen huoltajalle Omakannassa. Mikäli terveydenhuollon ammattilainen arvioi alaikäisen kyvykkääksi päättämään hoidostaan, alaikäisellä on oikeus kieltää käyntiin liittyvien tietojensa näkyminen huoltajalle.

Lisätietoja:
https://www.kanta.fi/fi/alaikaisen-puolesta-asiointi

https://www.kanta.fi/web/guest/ammattilaiset/blogi/-/asset_publisher/E0GUmalM4d8l/content/vanhemmat-voivat-n%C3%A4hd%C3%A4-omakannassa-lapsensa-tiedot-mutta-alaik%C3%A4isen-oikeus-yksityisyyteen-turvataan

Potilasjärjestelmään muutos lisäsi toiminnon, jolla merkinnän tekijä valitsee tekemänsä arvion sekä alaikäisen tahdonilmaisun perusteella näkyvätkö merkinnät potilaan huoltajille.

eRA:ssa toiminnot otettiin käyttöön lokakuun alussa 2020. Ajas Touchissa loppuvuoteen 2020 mennessä.

Katso myös ohje: Kanta - Alaikäisen puolesta asiointi

Potilaskortin toiminnot kun palvelutapahtuma on avattu Kannassa

1a - 1b) "Avaa eRA" -pikalinkit ilmestyvät näkyviin kahdessa eri paikassa. Katso myös eRA pikalinkit.
2) Avatun palvelutapahtuman tiedot näkyy tässä.
3) Palvelutapahtuma voidaan sulkea tästä. Merkintöjä voi tämän jälkeen tehdä vain luonnoksena ja Kanta-toiminnot eivät ole käytössä.
4) Palvelutapahtumalle voidaan antaa päättymispäivä tästä. Palvelutapahtuman voi tallentaa Kantaan, vaikka päättymispäivää ei ole asetettukaan. Valitse kalenterista päättymispäivä ja klikkaa "Päätä".
5) Tässä näkyy kaikki merkinnät, jotka on aikaisemmin tehty luonnoksena. Luonnos, joka nyt tallennetaan Kantaan tallentuu avatun palvelutapahtuman alle automaattisesti ja poistuu Ajas Touchin paikallisesta potilaskertomuslistasta.

Merkinnän lisääminen

6) Aloita merkinnän tekeminen valitsemalla Potilaskertomuspohja. Katso myös Potilaskertomuspohjan lisääminen.
7) Klikkaa "Lisää merkintä" -painiketta.

1) Kirjoita merkinnän sisältö potilaskertomuspohjan kenttiin. Katso myös ohje Lääkärin toimialaversio ICD-10 koodien käytöstä ja Fysioterapian toimialaversio RF-luokitusten käytöstä.
2) "Tallenna kantaan" -painike tallentaa merkinnän suoraan Kantaan, valitun palvelutapahtuman alle .
3) "Tallenna luonnos" -painike tallentaa merkinnän luonnoksena asiakaskortille.

Lisää ohjeita potilaskertomuksen toiminnoista kohdassa: Potilaskertomus.

Arkiston haku

1) Valitse haettava aikaväli.
2) Valitse "Vain omasta organisaatiosta" - "Kyllä" - tai jos valitset "Ei" haku suoritetaan kaikista rekistereistä.
3) Klikaa "Hae palvelutapahtumia" -painiketta.
4) Palvelutapahtumat listautuvat pudotusvalikkoon. Valitse tarkasteltava palvelutapahtuma.
5) Valittuun palvelutapahtumaan liittyvät merkinnät listautuvat tässä.

Informoinnit ja Suostumukset

1) "Potilaan suostumukset" -välilehdeltä avautuu uusi näkymä, jossa voi tarkistaa ja hallinnoida potilaan informointia ja suostumusta.
1a) "Vahvista informointi" -painike tarkoittaa, että potilasta ei ole informoitu Potilastiedon arkistosta. Informointi suoritetaan, ja ennen vahvistamista valitaan myös miten informointi on annettu: suullisesti vai kirjallisesti, potilaalle vai alaikäisen potilaan huoltajalle. Klikkaa "Vahvista informointi" -painiketta, jotta tieto informoinnista tallentuu potilastietojärjestelmään. Ei tulostettavia dokumentteja.
1b) "Vahvista suostumus" -painike tarkoittaa, että potilas ei ole antanut Potilastiedon arkistoa koskevaa suostumusta. Suostumus tarkoittaa, että Potilastiedon arkistoon tallennetut tiedot potilaasta ovat käytettävissä hoitoa varten terveydenhuollon eri palvelunantajien välillä. Suostumus vahvistetaan, ja tieto suostumuksesta tallennetaan potilastietojärjestelmään klikkaamalla "Vahvista suostumus" -painiketta. Lisäksi järjestelmä avaa suostumusta koskevan "Luovutuslupa" -PDF-lomakkeen selaimessa. Lomakkeen voi tulostaa tarvittaessa, mutta siihen ei enää vaadita allekirjoitusta.
Huom: Tulostettava lomake avautuu vain, jos selaimen asetuksissa ponnahdusikkunat ovat sallittuja.

• Esimerkki Luovutuslupa -lomakkeesta.

1c) "Peruuta informointi" -painike tarkoittaa, että potilasta on informoitu Potilastiedon järjestelmästä. Jos tarve vaatii, esimerkiksi painiketta on painettu vahingossa, informoinnin voi peruuttaa tästä.
1d) "Peruuta suostumus" -painike tarkoittaa, että potilas on antanut Potilastiedon arkistoa koskevan suostumuksen. Potilas voi halutessaan perua suostumuksen, ja peruutuksen voi tehdä klikkaamalla "Peruuta suostumus" -painiketta. Lisäksi järjestelmä avaa suostumuksen peruutusta koskevan "Luovutusluvan peruutus" -PDF-lomakkeen selaimessa. Lomakkeen voi tulostaa tarvittaessa, mutta siihen ei enää vaadita allekirjoitusta.

Potilaskortin sulkeminen ja Kirjautuminen ulos

Kantaa käytettäessä kannattaa kiinnittää huomiota hallittuun lopetukseen.
Potilaskortti suljetaan Kannassa klikkaamalla Sulje potilaskortti Kannassa -painiketta.

Samalla käyttäjällä ei voi olla enemmän kuin yksi Kanta-istunto päällä samanaikaisesti.
Kannasta kirjaudutaan ulos klikkaamalla Kirjaudu ulos Kannasta.

Usean toimipisteen käyttö

Ajas Touch tukee nyt myös useamman toimipisteen käyttöä. Jos yritykselläsi on THL -SOTE -rekisterissä monta toimipistettä (tunnuksen loppuosat esim. 10.1, 10.2, 10.3 jne), nämä voi kaikki liittää Kantaan, ja näin ollen nyt myös Ajas-ohjelman kautta kirjuduttaessa voit valita minkä toimipisteen alle kirjaus tehdään.

THL - SOTE -rekisterissä olevat toimipisteet voi liittää Ajas-järjestelmän toimipisteisiin asetuksilla, jotka löytyvät kohdasta: Ylläpito - Asetukset - Yhteiset asetukset - Kanta.

1) Yrityksen oletusasetus täyttyy automaattisesti, ja perustuu siihen minkä toimipisteen olet liityntävaiheessa ilmoittanut meille oletus-toimipisteeksi. Jos olet samalla ilmoittanut haluavasi käyttää myös muita toimipisteitä, niiden OID-tunnuksen voi itse syöttää järjestelmään valitsemalla nuolen alta ensin Ajas-toimipisteen ja kirjoittamalla toimipitseen OID-tunnuksen kenttään 2) Kanta-tunniste (OID / IAH).

Huom: Voit käyttää näitä asetuksia vain, jos olet ilmoittanut sen meille etukäteen, koska meidän tulee avata käyttöoikeudet yrityksellesi kaikissa niissä toimipisteissä, mitä aiot käyttää. Pelkkä tunnuksen syöttäminen ei siis riitä.

IAH ja OID -liityntöjen rinnakkaiskäyttö ei ole mahdollista yhdellä ja samalla Ajas-tilillä. eRA-käyttöliittymässä se on mahdollista, ja ne ovat molemmat erikseen tilattava ja laskutetaan erikseen.

Ongelmia kirjautumisessa

Jos Kanta-kirjautumisen kanssa on ongelmia, tarkista ensin nämä tavalliset tilanteet.

1. Onko ERA SmartCard asennettu tietokoneelle?

• ERA-kortinlukuohjelma tulee olla asennettu kaikille niille koneille, joilla Kantaan kirjaudutaan.
• ERA -sovelluksen asennuslinkki löytyy täältä. Lataa ja asenna ajuri sivun ylälaatikosta. Valitse ajuri, esim OS X tai Windows ja klikkaa Lataa. Asenna latautunut tiedosto.

https://www.ehoito.fi/Driver

2. Onko ERA SmartCard -sovellus auki?

• Jos ERA-sovellus on syystä tai toisesta suljettu edellisen käyttökerran jälkeen, se on avattava uudelleen. Tarkista onko ERA-sovellus auki.

Windows-koneessa ERA-sovellus näkyy näytön oikeassa alakulmassa, pienen nuolen alla.

Mac-koneessa ERA-sovellus näkyy näytön yläpalkissa.

Jos ERA-ikonia ei näy, joko sovellusta ei ole asennettu tai sovellus ei ole auki. Jos sovellusta ei ole asennettu, asenna se, Jos sovellus on asennettu, avaa sovellus uudelleen.

• Windows-koneessa sovellus on oletuksena tallennettu ProgramFiles(x86) -kansioon, mutta käyttäjä on voinut sen myös tallentaa asennusvaiheessa muuhun kansioon. Tarvittaessa tee haku Windowsin toiminnoilla. Paina Avaa.

• Mac-koneella sovellus on tallennettu Applications-kansioon. Sovelluksen voi avata tuplaklikkaamalla.
  
  

3. Kirjaudutko suoraan ERA-käyttöliittymän kautta?

Kantaan voi kirjautua joko suoraan ERA-käyttöliittymästä (https://era.ehoito.fi) tai Ajas Touchin kautta. Jos kirjaudut suoraan ERA-käyttöliittymän kautta:

3.1. Avautuuko PIN-koodin syöttöikkuna? Jos ei, minkä virheviestin saat?

Esimerkki tyypillisestä virheviestistä. Jos näet tämän viestin, kokeile liikutella kortinlukijan USB-päätä ja/tai korttia kortinlukijassa.

3.2. Avautuuko PIN-koodin syöttöikkuna? Jos kyllä, minkä virheviestin saat?

Esimerkki korttiin ja käyttöoikeuksiin liittyvästä (virhe)ilmoituksista.

• Jos kortti on jo vanhentunut, kirjautuminen ei enää onnistu. Sinun on hankittava uusi voimassa oleva kortti.
• Jos sinulla ei ole käyttöoikeuksia Kannassa, näkisit ilmoituksen siitä tässä. Yrityksesi Kanta-sopimuksesta vastaavan henkilön on tilattava meiltä uusi Kanta-käyttäjä.
  

4. Kirjaudutko Ajas Touchin kautta?

Kantaan voi kirjautua joko suoraan ERA-käyttöliittymästä (https://era.ehoito.fi) tai Ajas Touchin kautta. Jos kirjaudut Ajas Touchin kautta ja siinä on jokin ongelma, kokeile ensin pääsetkö kirjautumaan ERA-käyttöliittymän kautta. Se on nopein tapa todeta, että käyttöoikeudet ovat kuitenkin kunnossa.

4.1. Avautuuko PIN-koodin syöttöikkuna? Jos ei, minkä virheviestin saat?

Esimerkki tyypillisestä virheviestistä. Jos näet tämän, se tarkoittaa että aikaisempi Kanta-kirjautuminen on tavalla tai toisella keskeytynyt. Paina oman nimen alta oikeasta yläkulmasta: "Kirjaudu ulos Kannasta" ja kokeile uudelleen.

4.2. Avautuuko PIN-koodin syöttöikkuna? Jos kyllä, minkä virheviestin saat?

Esimerkkejä voivat olla samat ilmoitukset kuin kohdassa 3.2.

4.3. Pin-koodin syöttö onnistuu, mutta en silti pääse kirjautumaan?

Onko yrityksessäsi käytössä useita toimipisteitä Kannassa ja oletko kirjautumassa oikeaan toimipisteeseen?

• Tilaaja ilmoittaa meille aina mihin toimipisteeseen kukin käyttäjä liitetään Kannassa. Kirjautuminen Kantaan onnistuu vain sen/niiden toimipisteiden alla, joihin on lisätty käyttöoikeudet. Toimipisteet on lisättävä sekä ERA:aan (Eneroc tekee) että Ajas-ohjelmaan (pääkäyttäjä/tilaaja tekee). Ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään.
  
  

4.4. Virheilmoitus: Yritettiin ottaa yhteyttä väärään ERA SmartCard porttiin

Jos Ajas Touch antaa virheilmoituksen "Yritettiin ottaa yhteyttä väärään ERA SmartCard porttiin", katso toimintaohje täältä.

• Jos olet jo päivittänyt uusimman ERA Smart Card -sovelluksen (9/2022 versio alkaa numeroilla 2.5.X.X) ja ongelma jatkuu, ota yhteyttä : asiakaspalvelu (at) ajas.fi
  

eRA käyttöliittymä

Kun Kantaan kirjaudutaan Ajas -ohjelman kautta, toimikortin PIN-tunnus syötetään eRA-käyttöliittymän kirjautumisikunaan. Useita eRA -käyttöliittymän toimintoja voi käyttää "Avaa eRA" -pikalinkin kautta. Katso ohje: Potilaskortin toiminnot kun palvelutapahtuma on avattu Kannassa

Jos potilas halutaan avata Kannassa suoraan eRA-käyttöliittymän kautta, käytetään suoraa eRA-kirjautumista https://era.ehoito.fi/. Sama käyttäjä ei voi olla kirjautuneena Kantaan useammasta kuin yhdestä käyttöliittymästä kerrallaan.

eRA pikalinkit

"Avaa eRA" pikalinkkiä käyttämällä voidaan siirtyä Ajas-ohjelmasta eRA:an helposti samassa istunnossa.

• Lääkäri voi käydä kirjoittamassa E-reseptin potilaalle eRA:ssa poistumatta Ajas-ohjelman Kanta-istunnosta.
• Hoitaja voi käydä tekemässä rokotusmerkinnän (tulevaan) sähköiseen rokotustodistukseen rakenteisella kirjaamisella ja vaaditulla 2016 tietosisällöillä. Katso ohje: Rokotusten rakenteinen kirjaaminen

Aloita avaamalla potilas Kannassa Ajas Touchin kautta normaalilla tavalla. Klikkaa tämän jälkeen "Avaa eRA"

1) eRA avautuu Käyttäjä -välilehdellä, jossa näkyy omat tietosi.
2) Klikkaa eRA:n Potilas -välilehteä jatkaaksesi potilasmerkintöjen tai reseptien kirjoittamista eRA-käyttöliittymässä.

Saman Kanta-istunnon aikana, ylläoleva välilehtinäkymä tulee näkyviin vain ensimmäisen kerran, kun "Avaa eRA" -pikalinkkiä käytetään. Tämän jälkeen eRA:sta voi valita suoraan sivun, mihin ollaan siirtymässä.

Esimerkkejä toiminnoista, joita voi tehdä "Avaa eRA" -pikalinkin kautta:
Hae arkistosta: Erityissuojattujen näkymien tai rakenteellisen sisältötyypin merkintöjen katselu, hätähaku.
Palvelutapahtuman lisätoiminnot: Arkiston kiellot, rakenteellisen sisältötyypin merkintöjen lisääminen kuten Rokotukset, Kanta-merkintöjen muokkaaminen tai mitätöinti.
Kirjoita resepti: eRA:n reseptitoiminnot.

Tärkeää huomata: Kun pikalinkkiä käytetään ja tehdään muutoksia, poistoja tai lisäyksiä, tehdyt muutokset on myös tallennettava Kantaan eRA-käyttöliittymässä. Luotua eReseptiä ei saa jättää kesken eRA:an vaan se on joko allekirjoitettava ja lähetettävä repeseptikeskukseen tai poistettava järjestelmästä ennen kuin poistut eRA:sta tai potilas suljetaan Kannassa.

Rokotusten rakenteinen kirjaaminen

Valitse näkymä olemaan RKT.

Sisältövalinnoissa voit käyttää suositeltuja vaiheita. Rokotuksen tyypin on oltava "Rokotus".

Täytä lomakkeen pakolliset ja vapaaehtoiset tiedot ja paina "Tallenna".

Paina lopuksi "Tallenna valmis". Tiedot siirtyvät nyt Kantaan.

Rokotteen lisätieto -kenttä

Rokotteen lisätietokenttään voi tallentaa tarvittavia lisätietoja rokotteesta. Seuraava esimerkki on tehty asiakkaamme saaman (THL:n) suosituksen perusteella rokotteesta, johon kuuluu tehoste-annos. Suositus oli seuraavanlainen: "Mikäli kyseessä on tehosteannos, voidaan järjestysnumeroksi kirjata 0 (nolla) ja lisätietokenttään kirjata muu huomio, esim. ”tehoste”."

Toisen puolesta kirjaaminen

Jos Kantaan kirjaudutaan suoraan eRA-käyttöliittymän kautta (https://era.ehoito.fi/) merkintöjä on mahdollista tehdä toisen henkilön puolesta. Tämän edellytyksenä on että:

• Molemmat henkilöt eli se, joka kirjauksen tekee ja se, jonka puolesta kirjataan, ovat saman rekisterin alla eRA-järjestelmässä ja molemmilla on käyttöoikeudet eArkistoon.
• Kantaan liittyminen on tapahtunut organisaationa. Itsenäiset ammatinharjoittajat eivät voi tehdä merkintöjä toisen puolesta ollessaan itse kirjautuneena järjestelmään.
  
  

Kun potilas avataan eRA:ssa, valitaan kirjaamistavaksi "Kirjataan toisen puolesta".
Henkilöä, jonka puolesta kirjataan haetaan sukunimen perusteella.

Kirjauksen voi tehdä myös sanelun perusteella. Sanelun nauhoitusaika on ilmoitettava sekunnin tarkkuudella, esim. 12.4.2021 12:30:00

Toisen puolesta tai sanelun perusteella voi tehdä vain arkiston merkintöjä. Uuden lääkemääräyksen tekeminen toisen puolesta ei ole mahdollista.

Toisen puolesta tai sanelun perusteella tehdyn merkinnän voi tallentaa vain luonnoksena. Henkilön, jonka puolesta merkintä on tehty, on kirjauduttava itse järjestelmään tarkistamaan merkintä ja tallentamaan se Kantaan.

Merkinnän tarkistaminen ja hyväksyminen

Kun käyttäjä, jonka puolesta merkintä on tehty kirjautuu Kantaan, hän näkee odottamassa olevat Luonnos-tilassa olevat merkinnät "Keskeneräiset merkinnät" -välilehdellä.

Käyttäjä valitsee ja avaa merkinnän. Se avaa potilaan ja palvelutapahtuman samalla.

Kun palvelutapahtuma on auki, käyttäjä valitsee ja avaa merkinnän uudelleen ja painaa Muokkaa.
Merkinnän tekijän kohdalla on kirjautuneen käyttäjän oma nimi.

Kun merkintä on auki, sen yläosassa näkyy käsittelyn vaiheet. Tässä esimerkissä merkintä oli tehty toisen puolesta sanelusta.

Kun merkinnän sisältö on tarkistettu, paina Tallenna valmis.

Tämän jälkeen käyttäjä voi sulkea potilaan ja avata uuden merkinnän tarkasteltavaksi "Keskeneräiset merkinnät" -välilehdellä

Potilaan avaaminen väliaikaisella tunnuksella

Potilaan tietojen avaamiseen tulee ensisijaisesti käyttää potilaan henkilötunnusta. Potilaan tietojen avaamista syntymäajan perusteella tulee käyttää vain, jos potilaalla ei ole henkilötunnusta tai se ei ole tiedossa. Tällöin järjestelmä luo väliaikaisen henkilötunnuksen, joka on otettava talteen tallennettujen tietojen tarkastelemiseksi.

On syytä huomioida, että väliaikaisten tunnisteiden kanssa ei voi tehdä luovutushakua. Jos potilaalla on merkintöjä Terveysyritys X:n rekisterissä, tietoja ei saada yhdistettyä toiseen rekisteriin, vaikka väliaikainen tunniste olisi tiedossa. Muulla järjestelmällä luodun väliaikaisen tunnisteen käytöstä on hyötyä vain, kun haetaan ja kirjataan tietoja kahdella eri järjestelmällä samassa rekisterissä.

Esimerkkejä rajoitteista:

• Potilaan informoinneista tai suostumuksista ei ole tietoa.
• Arkiston hakua ei voi tehdä.
• Omakannan käyttö vaatii suomalaisen henkilötunnuksen ja tunnistautumisvälineet. Väliaikaisella tunnuksella tehdyt merkinnät eivät näy.
• Resepti on hyvä tulostaa potilaalle mukaan, koska reseptikeskus ei välttämättä löydä sitä syntymäajan perusteella vaan vaatii lääkemääräyksen tunnisteen. Samasta syystä potilaan tiedoissa eRA:ssa Vanhat lääkemääräykset -kohdassa ei näy aikaisemmin tehtyä reseptiä uudessa istunnossa.
  

Potilaan avaamisessa on 4 vaihtoehtoa:

Pysyvä henkilötunnus

Tämän kautta löytyvät kaikki ne henkilöt, joilla on suomalainen henkilötunnus.
Jos henkilö on ulkomaalainen, ja on saanut suomalaisen henkilötunnuksen, joka on rekisteröity Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmään, myös nämä henkilöt voidaan avata käyttäen valintaa Pysyvä henkilötunnus.

Ulkomaalaisen rekisteröinti: https://dvv.fi/ulkomaalaisen-rekisterointi.

Väliaikainen henkilötunnus (eRA-järjestelmällä luotu)

Jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta, tai hän ei tiedä sitä, ja/tai henkilötunnusta ei ole rekisteröity Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmään, henkilölle voidaan eRA-järjestelmässä luoda väliaikainen henkilötunnus.

Henkilötunnuksen käytössä on rajoituksia, kuten aikaisemmin mainittiin.
Asiakkaan tai järjestelmän käyttäjän on tiedettävä mikä väliaikainen henkilötunnus hänelle on luotu ja milloin.
Potilasta avattaessa täytetään:

• Väliaikainen tunniste - se luodaan/on luotu aikaisemmin eRA:ssa kohdassa Syntymäaika (järjestelmä luo väliaikaisen henkilötunnuksen).
• Tunnisteen antamisvuosi - esim. 2021.

Väliaikainen henkilötunnus (muulla järjestelmällä luotu)

Jos asiakkaalle on luotu väliaikainen tunnus, näitä on voitu tehdä monessa eri järjestelmässä ja rekisterissä. Muun järjestelmän luoman tunnuksen käyttö edellyttää, että käyttäjä tietää myöntäjän tunnisteen. Toiminnon hyöty on lähinnä siinä, että potilaasta voisi käyttää samaa tunnistetta eri toimijoiden välillä ja/tai jos yksi toimija yhdessä ja samassa rekisterissä käyttää useampaa erilaista potilastietojärjestelmää.

Samat rajoitteet koskevat myös tätä tapaa, eli vaikka potilas avattaisiin samalla tunnuksella, kuin mitä jokin muu toimija on käyttänyt, hänestä tehdyt merkinnät ei näy arkiston haulla.

Esimerkki potilaan avaamisesta eRA-järjestelmän myöntämällä tunnisteella. Tilanne voisi olla se, että asiakkaamme käyttää kahta eri potilastietojärjestelmää samassa rekisterissä.

• Väliaikainen tunniste -kenttään kirjoitetaan potilaalle luotu väliaikainen tunniste.
• Väliaikaisen tunnisteen myöntäjän tunniste -kenttään kirjoitetaan tunnisteen myöntäjän OID-tunniste, joka sisältää määrittelyn mukaisesti myös tunnisteen myöntämisvuoden.
• Muoto on mallia: 1.2.246.10.[y-tunnus ilman viivaa ja mahdollista etunolla].22.[myöntämisvuosi].
• Esimerkiksi eRAn/Atostekin vuonna 2021 myöntämissä tunnisteissa: 1.2.246.10.15719974.22.2021.
• Omaan rekisteriin tehtävät arkistohaut palauttavat merkinnät, jotka on tehty toisella järjestelmällä.

Syntymäaika (järjestelmä luo väliaikaisen henkilötunnuksen)

Jos henkilöllä ei ole rekisteröityä henkilötunnusta tai hän ei tiedä sitä, potilas voidaan avata eRA:ssa syntymäajan mukaan.
Potilasta avattaessa täytetään:

• Syntymäaika, muodossa: p.k.vvvv
• Sukupuoli, valitaan: mies, nainen tai tuntematon

Väliaikainen tunniste tulee näkyviin automaattisesti, kun painetaan "Avaa".
Tunniste on otettava talteen myöhempää käyttöä varten.

Potilaasta on vielä täytettävä Etunimi ja Sukunimi, ja sen jälkeen painetaan "Avaa".