Psykoterapian toimialaversio

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 4/2025.

Kela-lomakkeet ovat muokattavia PDF-lomakkeita. Niiden käyttö edellyttää virallisen Adobe Acrobat Reader DC -ohjelman asennusta tietokoneelle. https://get.adobe.com/fi/reader/
Katso myös ohje: Selainkohtaiset asetukset - Acrobat Reader

Toimenpiteet

Kelan suorakorvausmenettelyssä hyväksyttäviä toimenpidekoodeja voidaan käyttää lomakkeiden tulostuksessa.

Toimenpiteet-sivulla on kahdenlaisia toimenpiteitä. Sivu löytyy päävalikosta Terveydenhuollon otsikon alta.

Kelan vakiomuotoiset toimenpiteet

Kelan vakiomuotoiset toimenpiteet luetaan suoraan Kelan taksaluettelosta ja niitä voi (ja tulee) käyttää Lääkärin, Psykiatrian Erikoislääkärin ja Suuhygienistin toimenpiteisiin. 1.5.2025 alkaen myös Fysioterapian toimenpiteet haetaan Kelan taksaluettelosta.

Mukautetut toimenpiteet

Mukautettuja toimenpiteitä käytetään Kuntoutuspsykoterapian toimenpiteissä.

Lisää toimenpiteitä

Avaa "Toimenpiteet" -sivu päävalikosta kohdasta "Terveydenhuolto" -> "Toimenpiteet".
Psykoterapian toimenpiteet löytyvät otsikon "Mukautetut toimenpiteet" -alta.
1) Valitse toimialaksi "Kuntoutuspsykoterapia" ja paina "Tuo toimenpiteitä".
2) Toimenpiteitä voi lisätä myös manuaalisesti. Aloita lisääminen painamalla "Lisää toimenpide" -painiketta.
3) Korvauksen määrä tulostuu sarakkeeseen "Korvaus".
4) Avaa toimenpiteen muokkausta varten.

1) Toimenpiteen koodi.
2) Toimenpiteen nimi.
3) Korvauksen määrä.
4) Erikoislääkärin korvaus - jätetään tyhjäksi. Koskee vain Lääkäri-toimialaversiota.
5) Kela-lomake, jolla hakemus tehdään. Valitse KU 206 -lomake.
6) "Salli mukautettu korvaus": yleisasetus mille hyvänsä, määrittelemättömälle korvausaiheelle. Korotus % asetetaan itse. Kenttä tulee aktiiviseksi, kun on valittu "Kyllä". Korotus aktivoidaan Käynti-lomakkeella.
7) Tallenna.

Liitä toimenpide palveluun

Jotta toimenpidettä voidaan käyttää Palvelujen yhteydessä, toimenpide ja palvelu on liitettävä toisiinsa.

• Avaa "Palvelut" -sivu kohdasta "Ylläpito" -> "Palvelut".
  
• Lisää palvelut järjestelmään tavalliseen tapaan. Katso lisää ohjeesta: Palvelun lisääminen
  
• Normaalitoimintojen lisäksi:
  

1) Palvelu ja toimenpide liitetään toisiinsa. Tässä esimerkissä palvelu: "Esimerkkipalvelu Psykoterapia" liitetään...
2) ...toimenpiteeseen "Yksilöterapia". Järjestelmässä olevat toimenpiteet löytyvät Toimenpide-otsikon kentässä olevan nuolen alta.

Kun liitos on tehty, aina kun palvelua "Esimerkkipalvelu Psykoterapia" käytetään varauksessa ja/tai käynnissä, myös Kelan toimenpidekoodit korvauksineen voi tulostaa. Lisäedellytyksenä on, että asiakkaalla on voimassaoleva lähete ja kyseiselle toimenpiteelle on vielä käyttökertoja jäljellä.

Lääkärit

Järjestelmään voi lisätä Lääkäreitä, joiden tietoja käytetään lähetteen tekemisessä.

• Lääkäri lisätään kohdassa: "Terveydenhuolto" -> "Lääkärit" -> "Lisää lääkäri" -painike.
  
• Lomakkeelle kirjoitetaan lääkärin: Nimi, SV-numero ja Puhelinnumero.
  
• Liukukytkin "Erikoislääkäri" avulla asetetaan kyseinen lääkäri olemaan erikoislääkäri.

Lähetteet

Asiakkaan lähete lisätään järjestelmässä asiakaskortille "Lähetteet" -välilehdelle.

• Paina "Lisää lähete".

Huom: Kela päätöstunniste lisätään lähetteelle. Ajas Touchin esijulkaisuversio 4/2025.

1) Lähetteen nimi.
2) Kela päätöstunniste. Tunniste tulostuu uusille KU-lomakkeille henkilötunnuksen sijaan.
3) Lähetteen päivämäärä.
4) Lääkärin nimi (jos käytössä). Pudotusvalikossa näkyvät ne lääkärit, jotka on lisätty "Lääkärit" -sivulle. Voit lisätä uuden lääkärin paitsi Lääkärit-sivulla myös painamalla kentän vieressä olevasta + -merkistä.
5) Hae lähetteelle lisättävä toimenpide. Pudotusvalikossa näkyvät ne toimenpiteet, jotka on lisätty "Toimenpiteet" -sivulle.
6) Toimenpiteiden lukumäärä.
7) Paina "Lisää toimenpide".
8) Kun "Lisää toimenpide" -painiketta on painettu, valittu toimenpide ja kappalemäärä tulevat näkyviin tässä.
9) Lähetteelle voi lisätä myös diagnoosikoodin. Sen voi lisätä avaamalla Koodikirjaston.
10) Koodikirjastosta valittu diagnoosi on nyt lisätty lähetteelle.
11) Paina lopuksi "Tallenna".

Käynnit

Kelan suorakorvauksen automaattinen vähennys tapahtuu Käynnissä.

• Käyntipäivien ja suorakorvauksen osuuden tulostuminen KU 205 - tai KU 206 lomakkeille edellyttää, että: Asiakkaalla on lähete, jossa käytetty toimenpide on liitetty palveluun, joka on lisätty käyntiin.

Lähete käyntilomakkeella

Kun olet tekemässä asiakkaalle käyntiä:

• Tarkista, että lähete on tunnistettu ennen käynnin tallentamista.
• Jos asiakkaalla on useampi kyseiseen palveluun sopiva lähete, voit nuolen alta valita mitä lähetettä käytetään. Järjestelmä tarjoaa ylimpänä vanhinta ensin.
• Lähetteitä näytetään, jos ne ovat voimassa. Voimassaoloajat ovat: Psykoterapia-versiossa: 1 vuosi (365 päivää).
• Lähetteen voimassaolo tarkistetaan lähetteeseen merkityn päivämäärän ja nykyisen päivän, eli käynnin luontipäivän mukaan. Se ei toistaiseksi tarkoita käynnin päivämäärää, esim. jos käyntejä tehdään takautuvasti menneisyydessä oleviin päivämääriin.

1) Asiakkaalle tehdään käynti, jossa on palvelu "Esimerkkipalvelu Psykoterapia". Tämän palvelun liitimme aikaisemmin toimenpiteeseen "Yksilöterapia". Järjestelmä tunnistaa lähetteen jo ennen, kun palvelua on lisätty käyntiin.
2) Kun palvelu on lisätty käyntiin, "Laske Kela korvaus" -ilmoitus tulee näkyviin palvelun nimen alle.

Tässä kohtaa on mahdollista joko käyttää suorakorvauksen vähennystä tai olla käyttämättä, jos jostain syystä asiakas maksaa itse koko palvelun summan. Jos suorakorvausta ei haluta käyttää, rasti kohdasta "Laske Kela korvaus" otetaan pois ennen käynnin tallentamista.

Tallenna nyt käynti.

Suorakorvaus käyntilomakkeella

1) Kun käyntilomake tallennetaan, toimenpidettä vastaava Kelan suorakorvaus tulee näkyviin käynnissä. Uudistetuissa Kela-toiminnoissa käyntiä voi vielä tallennuksen jälkeen muokata. Tapahtumarivin voi esimerkiksi poistaa "Poista" -napista ja lisätä uudelleen. Joitakin poikkeuksia on, ja ne on kuvattu Lääkäriversion ohjeissa: Käynnit, joissa maksun siirtoon liittyvien rivien muokkaus on estetty ja Käynnit, joissa muokkaus on estetty kokonaan
2) Asiakkaalle jäävä maksettava osuus.

3) Viimeistele Käynti maksamalla se jollakin vaihtoehtoisista tavoista. Maksu kannattaa tehdä vaikka et käyttäisi Ajas-ohjelman laskutus- tai maksutoimintoja, koska oletuksena tapahtuma ja sen kuntoutusaika tulostuu KU 206-lomakkeelle vasta, kun käynti on maksettu tai laskutettu.

Mukautettu korotus käyntilomakkeella

Jos toimenpiteessä on asetettu "Salli mukautettu korvaus" olemaan "Kyllä" ja määritelty korvaus %, käynnin myyntirivillä ehdotetaan mukautetun korvauksen laskemista.

Oletuksena se ei ole rastitettu, mutta jos rastitat ruudun, korvausta korotetaan määritellyn %-arvon mukaan.

Tallennuksen jälkeen Kela-korvaus on laskettu, ja tässä esimerkissä sen suuruus on: 57.60 € + 28,80 € = 86,40 €.

Käynnin tekeminen varauksesta

Ajas-ohjelmaan on tullut uusia toimintoja, kuten: Hoitojaksot ja Maksusitoumus.

• Jos jompaa kumpaa käytettäisiin, ne voi liittää käyntiin samalla tavalla kuin Lähetteen.
• Sen vuoksi ne sijaitsee samassa valikossa lähetteen kanssa.
  

Jos käynti tehdään varauksesta, toiminnoilla: Avaa varauslomake - paina "Lisää käynti", avautuva Käynti-lomake näyttää tältä:

• Asiakkaalla oleva lähete löytyy palvelun nimen alla olevasta valikosta, missä oletuksena voi lukea ---Ei ryhmittelyä eikä korvauksia---. Valitse lähete ennen käynnin tallennusta.

• Kun lähete on valittu, rastita "Laske Kela korvaus" ja tallenna käynti

• Kuvassa Kela-korvaus on nyt vähennetty.

Jos käynti on kertaalleen jo tallennettu ilman Kela-korvausta, siinä oleva palvelurivi on poistettava ja lisättävä uudelleen.

Erikoisala

Psykoterapeutin erikoisalan tiedot voi syöttää järjestelmässä omaan Käyttäjäprofiiliin, kohtaan Käyttäytyminen - Erikoisala.

• Lisätietoja käyttäjäprofiilista ohjeessa: Käyttäjäprofiilit
  

1) "Yksilöintitunnus" eli Psykoterapeutin rekisteröintinumero. Ei tulostu lomakkeille. Lomakkeissa ei ole tulostettavaa paikkaa rekisteröintinumerolle.
2) "Erikoisala". Jos tähän on kirjoitettu jotain, se tulostuu mm. ns. GDPR-lomakkeella "Tulosta kaikki tiedot", potilaskertomuksen merkintöjen yhteydessä.
3) "Avaa potilaskortti Kannassa automaattisesti" -asetuksella potilaskortti avautuu automaattisesti Kannassa silloin, kun Kanta-kirjautuminen on päällä. Katso myös ohje: Kanta Potilastiedon arkisto.
4) "Avaa potilastietoluonnosten vienti Kantaan kirjautuessa" -asetus on uusi, Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 12/2022 alkaen. Asetus liittyy uuteen toimintoon: luonnoksena tallennettujen merkintöjen massaviennistä Kantaan. Jos et ole tutustunut uusiin toimintoihin, tämän asetuksen arvo kannattaa jättää olemaan "Ei".

Lomakkeiden tulostus

Lomakkeet KU 117, KU 203 ja KU 205

• Psykoterapian Kela-lomakkeita voi järjestelmässä tulostaa Asiakas-lomakkeelta.
  
• Avaa lomakkeen alareunassa oleva "Toiminnot" -painike ja klikkaa "Tulosta lomakkeita".
  
• Asiakaskortilla oleviin tulostuksiin voi valita myös aikavälin, jolta lomakkeita tulostetaan.
  
• Huom: Ajas Touchin esijulkaisuversio 4/2025. Lomakkeet on päivitetty. KU 203 ja KU 205 on nyt myös mahdollista tulostaa "Lähetteet" välilehdeltä.
  

KU205 -lomakkeen yläosan tiedot

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 4/2025.

1) Asiakkaan nimi tulostuu asiakaskortilta.
2) Päätöstunniste tulostuu asiakkaan Lähete-lomakkeelta.
3) Yrityksen nimi tulostuu laskutusasetuksista.

• Jos valitun toimipisteen laskutusasetuksiin ei ole syötetty tietoja, haetaan seuraavaksi laskutusasetusten kohdasta "Kaikki toimipisteet".
• Jos laskutusasetuksista (toimipiste tai kaikki toimipisteet) ei löydy näitä tietoja, alla olevin ehdoin, kenttä jää tyhjäksi.
• Yrityksen nimi, katuosoite, postinumero ja paikkakunta käsitellään yhtenä pakettina ja kaikkien niiden on löydyttävä samasta lähteestä (vaikka KU 205 ei vaadi tarkkoja osoitetietoja, ne tarvitaan kuitenkin KU 206-lomakkeella ja on löydyttävä).
  

Terapeutin Nimi on kirjautuneen käyttäjän nimi ja tulostuu työntekijä-lomakkeelta.

4) Puhelin ja 5) Sähköpostiosoite

• Uusi lisävalinnat -asetus, jolla voi valita puhelinnumeron ja sähköpostin tulostuvan joko toimipisteen tiedoista (Toimipisteen laskutusasetukset) tai työntekijän tiedoista (Työntekijä-lomake).
• Oletuksena valinta on Toimipiste, ja tiedot haetaan samassa järjestyksessä kuin kohdassa 3.

6) Terapeutin Y-tunnus, 7) IBAN-tilinumero ja 8) BIC-pankkitunniste tulostuvat toimipisteen laskutusasetuksista.

• Uusi lisävalinnat -asetus, jolla voi valita minkä toimipisteen laskutusasetuksista tiedot tulostuvat.
• Jos valitun toimipisteen laskutusasetuksiin ei ole syötetty tietoja, haetaan seuraavaksi laskutusasetusten kohdasta "Kaikki toimipisteet".
• IBAN ja BIC käsitellään pakettina. Molempien tietojen on löydyttävä samasta lähteestä kuten kohdassa 3.
  

9) Käynnin päivämäärä ja muut tiedot tulostuvat tähän.

Lisävalinnat Asiakaskortin KU-lomakkeet

1) Jos työntekijä on liitetty useampaan kuin yhteen toimipisteeseen, uudessa Ajas-versiossa on nyt mahdollista valita kummanko toimipisteen tiedot lomakkeelle tulostuu.

• Aikaisemmin tiedot ovat tulostuneet sen toimipisteen laskutusasetuksista, jonka työntekijä on omassa Käyttäjäprofiilissa valinnut Oletustoimipisteeksi. Käyttäjäprofiili -> Käyttäytyminen -laatikko. Nyt oletustoimipiste vaikuttaa vain siihen, kumpi toimipiste on esivalittuna. Toimipisteen voi muuttaa ennen tulostusta.

2) Lisävalinnalla voit valita edelleen, tulostuuko lomakkeelle puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite Toimipisteen laskutusasetuksista vai Työntekijän tiedoista.
3) Aikaväli, jolta tapahtumia tulostetaan.
4) Paina OK. Se tulostaa lomakkeen.

KU-lomakkeiden tulostus lähete-riviltä

KU 205 ja KU 203 -lomakkeita on nyt mahdollista tulostaa myös asiakkaan Lähete-riviltä.

• Lomakkeiden tulostuksessa on samat valinnat kuin jos ne tulostettaisiin Toiminnot -> Tulosta lomakkeita -sivulta.

KU-lomakkeiden muuttumisen johdosta Ajas Touchiin on:

• Lisätty uudet lomakkeet ja toiminnallisuudet Päätöstunnisteen käyttämistä varten.
• Jätetty määräajaksi mahdollisuus tulostaa vielä vanhan lomakeversion lomakkeita. Määräaika päättyy 1.9.2025. Se, että hyväksyykö Kela tilityksiä vanhoilla lomakkeilla ja kuinka pitkään, käyttäjän on hyvä tarkistaa Kelasta.
• Jos asiakkaan lähetteellä on Päätöstunniste, pikapainikkeet tulostavat uuden KU-lomakkeen.
• Jos lähetteen päivämäärä on ennen rajapäivää 1.9.2025 ja lähetteessä ei ole päätöstunnistetta, pikapainikkeista tulostuu vanha KU203 / 205 lomake.
  
  

KU205 -lomakkeen alaosan tiedot

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 4/2025.

1) Kustannukset yhteensä.
2) Paikka tulostuu toimipisteen laskutusasetuksista (postitoimipaikka).
3) Päiväys on lomakkeen tulostamisen päivämäärä.
4) Terapeutin nimi on Ajas Touchiin kirjautuneen työntekijän nimi. Poikkeus: KU205 -lomakkeen tulostus toiselle käyttäjälle

KU203-lomakkeen yläosan tiedot

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 4/2025.

1) Potilaan nimi tulostuu asiakaskortilta.
2) Päätöstunniste tulostuu lähetteeltä.
3) Palvelun tuottajan nimi tulostuu toimipisteen Laskutusasetuksista, kohdasta "Yrityksen nimi laskulla". / Terapeutin nimi on kirjautuneen käyttäjän nimi ja tulostuu Työntekijä -kortilta.
4) Palveluntuottajan Y-tunnus tulostuu toimipisteen laskutusasetuksista.
5) Käyntipäivä ja Terapiakustannukset tulostuvat käynnistä.

KU203-lómakkeen alaosaan tulostuu vastaavat tiedot kuin KU 205 -lomakkeella.

KU205 -lomakkeen tulostus toiselle käyttäjälle

Ajas-järjestelmästä on nyt mahdollista tulostaa KU 205 -lomake toisen käyttäjän puolesta.

• Esimerkiksi vastaanottovirkailija tai sihteeri voi omalla Ajas-kirjautumisellaan tulostaa lomakkeen psykoterapeuttien puolesta siten, että lomakkeen nimitiedoissa näkyy valitun terapeutin nimi.
• Vastaavasti muut asiakaskortilta tulostettavat lomakkeet voi tulostaa toisen puolesta. Tosin sisällön täyttämisen tekee useimmissa tapauksissa psykoterapeutti itse
  
  

Käyttäjälle, joka tulostuksia suorittaa toisen käyttäjän puolesta on annettava Roolissa siihen käyttöoikeudet. Katso myös ohje: Roolien muokkaus

• Kohdassa "Muut käyttöoikeudet" on uusia oikeuksia.
• "PDF-lomakkeiden tulostus" tulee olla "Salli kaikki"
• "Lomakkeiden tulostus toiselle käyttäjälle" tulee olla "Salli kaikki" tai kuten kuvassa "Käytä ylätason käyttöoikeutta".
  
  

Riittävän käyttäjäroolin lisäksi, toisen puolesta tulostuksia tekevällä käyttäjällä on oltava Ajas-ohjelman Psykoterapian toimialaversio käytössä.

• Tässä esimerkissä vastaanottovirkailija Anne Asiakaspalvelija on kirjautunut Ajas Touchiin omilla käyttäjätunnuksillaan.
• Psykoterapeutti on itse lisännyt käynnit järjestelmään.
• Vastaanottovirkailija avaa asiakaskortin "Toiminnot" - "Tulosta lomakkeita" -sivun ja valitsee ajanjakson.

Kohdat 1) ja 2) : Oletuksena hän näkee tässä oman nimen ja oman oletustoimipisteen. Valitaan valikosta ko. psykoterapeutin toimipiste ja nimi.

Kohdat 3) ja 4): Lisävalintoja -linkin alla, voi vielä valita tulostetaanko lomakkeelle psykoterapeutin puhelinnumero ja sähköpostiosoite Toimipisteen vai Työntekijän tiedoista.

1) Terapeutin nimi tulostuu terapeutin mukaan. Samoin häneen liittyvät muut tiedot kuten ohjeessa: KU205 -lomakkeen yläosan tiedot
2) Vastaanottovirkailijan nimi tulostuu lomakkeen allekirjoitus kohtaan. Vastaanottovirkailija toimii näin ollen muuna laskuttajana.

Lomake KU 206

Kelan suorakorvaushakemuslomakkeen KU 206 -ohjeet löytyvät täältä. Kela-suorakorvaukset