Fysioterapian toimialaversio

Huom: Fysioterapian Kela-korvaukset poistuivat 1.1.2023 alkaen. Ohje on vanha ohje Kela-korvausten automaattiseen vähennykseen käynnissä.

Tärkeää huomata:

• Kela-lomakkeet ovat muokattavia PDF-lomakkeita. Niiden käyttö edellyttää virallisen Adobe Acrobat Reader DC -ohjelman asennusta tietokoneelle. https://get.adobe.com/fi/reader/
  
• Kanta-merkintöjen tekeminen edellyttää, että käyttäjällä on voimassaoleva Kanta-toimitussopimus kanssamme ja että palvelu on aktivoitu tilillä.
  
• Fysioterapeutin toimialaversiossa on useita toimintoja, jotka vaativat selaimen ponnahdusikkunoiden sallimisen. Tämä asetus on hyvä muuttaa selaimessa heti käytön alussa.
  

Toimenpiteet

Kelan suorakorvausmenettelyssä hyväksyttäviä toimenpidekoodeja ja taksoja käytetään suorakorvauksen automaattisessa vähennyksessä ja SV-lomakkeilla (SV 3 FS, SV 132).

Ajas Touchin Esijulkaisuversiosta 12/2022 alkaen toimenpiteiden hallintaan tulee uudistus, mikä mahdollistaa Kelan sähköisen tilitysmenettelyn. Sähköinen tilitys on asiakas-pilottitestausvaiheessa, ja testauksen jälkeen se on saatavilla lääkärin ja fysioterapian toimialaversioon.

Uudet Ajas-ohjelman käyttäjät, 12/2022 alkaen
Suosittelemme ottamaan käyttöön vain Kelan vakiomuotoisia toimenpiteitä. Katso ohje: Toimenpiteiden tuonti

Vanhat Ajas-ohjelman käyttäjät
Suosittelemme muuttamaan vanhat Mukautetut toimenpiteet hiljalleen olemaan Kelan vakiomuotoisia toimenpiteitä. Helpoimillaan se tapahtuu muutamalla klikkauksella. Katso ohje: Mukautetut ja Kelan vakiomuotoiset toimenpiteet

1) Vanhojen, manuaalisesti lisättävien toimenpiteiden listan nimi oli ennen: "Toimenpiteet"
2) Sama vanhojen toimenpiteiden lista on nyt nimetty olemaan : "Mukautetut toimenpiteet"
3) "Mukautetut toimenpiteet" -listassa olevia toimenpiteitä voi muuttaa "Kelan vakiomuotoisiksi toimenpiteiksi" jos vanha toimenpide oli tehty täsmälleen oikealla koodilla ja muodossa.

Ohje uusille ja vanhoille käyttäjille: Toimenpiteiden hallinnan uudistus

Toimenpiteiden tuonti - Kela toimenpiteet

Toimenpiteitä voi tuoda järjestelmään olemassa olevien listojen mukaan. Olemassa olevalla listalla tarkoitetaan kaikkein tavallisimpia toimepidekoodeja, jotka ovat olleet aikaisemmin jo käytössä Ajas Touchissa. Toimenpiteitä voi itse lisätä tarpeen mukaan.

Katso ohje: Toimenpiteiden tuonti, lisääminen ja päivitys

Kelan vakiomuotoista toimenpidettä ei pysty muokkaamaan, koska sen tiedot tulevat Kelan taksatiedostosta, ja ne tulee olla sen mukaiset sähköisessä tilityksessä. Toimenpide voidaan muuttaa olemaan mukautettu toimenpide, mutta silloin sitä voi käyttää vain manuaaliseen tilitykseen.

Katso ohje: Toimenpiteiden muokkaus

Liitä toimenpide palveluun

Jotta toimenpidettä voi käyttää Palvelujen yhteydessä, toimenpide ja palvelu on liitettävä toisiinsa.

• Avaa Palvelut-sivu kohdasta "Ylläpito" -> "Palvelut".
  
• Lisää palvelut järjestelmään tavalliseen tapaan. Katso lisää ohjeesta: Palvelun lisääminen
  
• Normaalitoimintojen lisäksi palvelu ja toimenpide liitetään toisiinsa. Tässä esimerkissä palvelu: "Fysioterapia 45 min" liitetään toimenpiteeseen "300B: Yksil.terap.harj.siihen liitt.hieronta ja fys.hoito, enint.45 min".
  
  

Asteriski toimenpiteen koodin edessä (*300B: Yksil.terap.harj.siihen liitt.hieronta ja fys.hoito, enint.45 min) kertoo sen, että olet liittämässä Kelan vakiomuotoista toimenpidettä palveluun.

Katso ohje: Toimenpiteiden käyttö

Kun liitos on tehty, aina kun asiakas varaa palvelun "Fysioterapia 45 min" ja varauksesta luodaan käynti, suorakorvaus vähennetään käynnissä automaattisesti.

Lääkärit

Järjestelmään voi lisätä Lääkäreitä, joiden tietoja käytetään lähetteen tekemisessä.

• Lääkäri lisätään kohdassa: "Terveydenhuolto" -> "Lääkärit" -> "Lisää lääkäri" -painike.
  
• Lomakkeelle kirjoitetaan lääkärin: Nimi, SV-numero ja Puhelinnumero.
  
• Liukukytkin "Erikoislääkäri" avulla asetetaan kyseinen lääkäri olemaan erikoislääkäri.

Lähetteet

Asiakkaalla oleva lääkärin lähete lisätään järjestelmässä asiakaskortille.

1) Valitse "Potilaskertomus" -linkin alta välilehti "Lähetteet".
2) Asiakkaan aikaisemmat lähetteet, jos niitä on, näkyvät tässä.
3) Aloita lähetteen tekeminen klikkaamalla "Lisää lähete".

1) Lähetteen päivämäärä.
2) Lähetteen antanut lääkäri. Pudotusvalikossa näkyvät ne lääkärit, jotka on lisätty "Lääkärit" -sivulle.
3) Voit lisätä uuden lääkärin paitsi Lääkärit-sivulla myös painamalla "Lisää lääkäri". Lääkäri voidaan määritellä yleis- tai erikoislääkäriksi. Erikoislääkäri "Kyllä" saatetaan tarvita joidenkin Kela-toimenpiteiden yhteydessä pakollisena tietona, jos käytetään sähköistä suorakorvausmenettelyä (fysioterapiassa harvinainen tilanne)
4) Jos asiakkaalla on vakuutusnumero, voit syöttää sen tähän.
5) Jos asiakkaalla on maksusitoumus, voit syöttää sen tähän.
6) Lähetteelle lisättävä toimenpide. Pudotusvalikossa näkyvät ne toimenpiteet, jotka on lisätty "Toimenpiteet" -sivulle. *: Asteriski toimenpidekoodin edessä tarkoittaa, että kyse on Kelan vakiomuotoisesta toimenpiteestä. Näitä tarvitaan sähköiseen suorakorvausmenettelyyn.
7) Valikossa olevat toimenpiteet on mahdollista järjestää koodin mukaan
8) Toimenpiteiden lukumäärä.
9) Rastita "Salli lyhyemmät", jos lähetettä voi käyttää myös lyhyempään palveluun kuin määrätty.
10) Paina "Lisää toimenpide".
11) Kun "Lisää toimenpide" -painiketta on painettu, lähete tulee näkyviin tässä.
12) Jos lääkäri on merkinnyt lähetteelle diagnoosikoodin, sen voi lisätä lähetteelle avaamalla Koodikirjaston.
13) Lääkärin diagnoosi on nyt lisätty lähetteelle.

Lisää hoitokohde. Olemme valmistautumassa järjestelmävaatimusten osalta suorakorvausten sähköiseen lähettämiseen Kelaan. Kelan FTP siirtodokumentti vaatii fysioterapian hoitokohdekoodin, joka tämän selkokielisen valinnan taustalla luodaan ja tallennetaan. Niitä mahtuu dokumenttiin max 4 kpl.
14) Valitse hoitomuoto.
15) Valitse kohde.
16) Klikkaa "Lisää hoitomuoto" -painiketta.
17) Lisätty hoitomuoto ja kohde näkyvät tässä.
18) Jos toimenpiteeseen on mahdollista saada kotikäyntikorotus, ja hoitoa tullaan antamaan kotikäyntinä, merkitse "Kotikäynti" - "Kyllä".
19) Klikkaa lopuksi "Tallenna".

Käynnit

Kelan suorakorvauksen automaattinen vähennys tapahtuu Käynnissä.

• Käyntipäivien ja suorakorvauksen osuuden tulostuminen SV 3 FS - tai SV 132 lomakkeille edellyttää, että: Asiakkaalla on lähete, jossa käytetty toimenpide on liitetty palveluun, joka on lisätty käyntiin.

Lähete käyntilomakkeella

Kun olet tekemässä asiakkaalle käyntiä:

• Tarkista, että lähete on tunnistettu ennen käynnin tallentamista.
• Jos asiakkaalla on useampi kyseiseen palveluun sopiva lähete, voit nuolen alta valita mitä lähetettä käytetään. Järjestelmä tarjoaa ylimpänä vanhinta ensin.
• Lähetteitä näytetään, jos ne ovat voimassa. Voimassaoloajat ovat: Fysioterapia-versiossa: 1 vuosi, Suuhygienisti-versiossa 2 vuotta.

1) Asiakkaalle tehdään käynti, jossa on palvelu "Fysioterapia 45 min". Tämän palvelun liitimme aikaisemmin toimenpiteeseen 300B "Yksil.terap.harj. siihen liitt. hieronta ja fys.hoito, enint. 45 min". Järjestelmä tunnistaa lähetteen jo ennen, kun palvelua on lisätty käyntiin.
2) Kun palvelu on lisätty käyntiin, "Laske Kela korvaus" -ilmoitus tulee näkyviin palvelun nimen alle.

Tässä kohtaa on mahdollista joko käyttää suorakorvauksen vähennystä tai olla käyttämättä, jos jostain syystä asiakas maksaa itse koko palvelun summan. Jos suorakorvausta ei haluta käyttää, rasti kohdasta "Laske Kela korvaus" otetaan pois ennen käynnin tallentamista.

Tallenna nyt käynti.

Suorakorvaus käyntilomakkeella

1) Kun käyntilomake tallennetaan, toimenpidettä vastaava Kelan suorakorvaus tulee näkyviin käynnissä. Uudistetuissa Kela-toiminnoissa käyntiä voi vielä tallennuksen jälkeen muokata. Tapahtumarivin voi esimerkiksi poistaa "Poista" -napista ja lisätä uudelleen. Joitakin poikkeuksia on, ja ne on kuvattu Lääkäriversion ohjeissa: Käynnit, joissa maksun siirtoon liittyvien rivien muokkaus on estetty ja Käynnit, joissa muokkaus on estetty kokonaan
2) Asiakkaalle jäävä maksettava osuus.

3) Viimeistele Käynti maksamalla se jollakin vaihtoehtoisista tavoista. Maksu kannattaa tehdä vaikka et käyttäisi Ajas-ohjelman laskutus- tai maksutoimintoja, koska SV 132-lomakkeelle tulostuu maksu- tai eräpäivät vasta, kun käynti on maksettu tai laskutettu.

Potilaskertomus

Potilaskertomuksen käyttö yleisesti on opastettu kohdassa Asiakaskortin lisätoiminnot - Potilaskertomus.

• Fysioterapianimikkeistön RF-luokitukset voi lisätä "Potilaskertomus" -lomakkeella, jonka merkinnät voi tallentaa suoraan Kantaan (vaatii Kanta-yhteyden).
  
• Lisätietoja Kanta-kirjausten tekemisestä ohjeessa: Kanta potilastiedon arkisto
  
• RF-koodin voi lisätä mihin tahansa, oman potilaskertomuspohjan kenttään.
  

1) Avaa Koodikirjasto
2) Lisää haluttu koodi potilaskertomukseen.

Yksilöintitunnus

• Kela-lomakkeille voidaan tulostaa Fysioterapeutin rekisteröintinumero.
  
• Tiedot syötetään järjestelmässä omaan Käyttäjäprofiiliin, kohtaan Käyttäytyminen - Yksilöintitunnus.
  
• Lisätietoja käyttäjäprofiilista ohjeessa: Käyttäjäprofiilit

1) "Yksilöintitunnus" eli Fysioterapeutin rekisteröintinumero.
2) "Erikoisala". Jos tähän on kirjoitettu jotain, se tulostuu mm. ns. GDPR-lomakkeella "Tulosta kaikki tiedot", potilaskertomuksen merkintöjen yhteydessä.
3) "Avaa potilaskortti Kannassa automaattisesti" -asetuksella potilaskortti avautuu automaattisesti Kannassa silloin, kun Kanta-kirjautuminen on päällä. Katso myös ohje: Kanta Potilastiedon arkisto.
4) "Avaa potilastietoluonnosten vienti Kantaan kirjautuessa" -asetus on uusi, Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 12/2022 alkaen. Asetus liittyy uuteen toimintoon: luonnoksena tallennettujen merkintöjen massaviennistä Kantaan. Jos et ole tutustunut uusiin toimintoihin, tämän asetuksen arvo kannattaa jättää olemaan "Ei".

Lomakkeiden tulostus

• Fysioterapian Kela-lomakkeita voi järjestelmässä tulostaa Asiakas -lomakkeelta.
  
• SV 3 FS -lomake tulostetaan asiakaskortin Potilaskertomus -linkin alla olevasta "Lähetteet" -listasta, koska sen sisältö liittyy suoraan tiettyyn lähetteeseen.
  

SV 3 FS -lomakkeen tulostus

1) Lähetteeseen kuuluvat toimenpiteet ja niiden kokonaismäärä. Määrä tarkoittaa alkuperäistä kokonaismäärää.
2) Lähetteen voi avata "Näytä" -painikkeesta. Avatussa lähetteessä näkyy myös jäljellä olevat käyttökerrat.
3) Tulosta lomake painamalla tästä napista.

Huom:

• Selaimen ponnahdusikkunat täytyy olla sallittu, jotta lomakkeen voi tulostaa.
  
• Lomake tulostuu PDF:nä ja se on avattava Adoben Acrobat Reader DC -ohjelmalla, jos sitä halutaan muokata.
  
  

SV 3 FS -lomakkeen sivut

Yhdelle SV 3 FS -lomakkeelle mahtuu 15 riviä. Jos lähetteessä on enemmän kuin 15 käyntikertaa, lomakkeen voi tulostaa useamman kerran. Jokaisella sivulla on omat Yhteensä -summat.
1) Ensimmäinen sivu tulostuu aina automaattisesti, kun "Tulosta lomake" -painiketta on painettu.
2) Jos käyntejä on enemmän kuin 15, tulostuskohtaan on ilmestynyt "Valitse tulostettava sivu" -ikkuna. Voit tästä valita seuraavan tulostettavan sivun.

SV 3 FS -lomakkeen yläosan tiedot

1) Potilaan nimi ja Henkilötunnus tulostuvat asiakaskortilta. Katso myös ohje Asiakaskortin lisätoiminnot.
2) Kaikki tämän rivin tiedot tulevat lähetteestä.
3) Käyntirivit tulevat Käynneistä ja siihen tulostuu: Käynnin päivämäärä, Käyntiin liitetyn toimenpiteen koodi, Käynnissä olevan palvelun nimi, Palvelun hinta ja Toimenpiteessä oleva Kela-korvauksen määrä.

SV 3 FS -lomakkeen alaosan tiedot

1) Omavastuuosuus on Kustannukset yhteensä miinus Korvaukset yhteensä.
2) Fysioterapeutin nimi on Ajas Touchiin kirjautuneen työntekijän nimi.
3) Rekisteröintinumero tulostuu, jos työntekijän käyttäjäprofiilissa kohta "Yksilöintitunnus" on täytetty.
4) Palveluntuottajan nimi kohtaan tulostuu yrityksen nimi, joka on kohdassa: Ylläpito -> Asetukset -> Laskutusasetukset -> Kaikki toimipisteet -> Yrityksen nimi laskulla.
5) Puhelinnumeroksi tulostuu kirjautuneen työntekijän työntekijäkortille merkitty puhelinnumero.
6) Paikka tulostuu Ajas-tilauksessa olevan yrityksen paikkakunnasta.
7) Aika on tulostushetken päivämäärä.
8) Nimen selvennys on kirjautuneen työntekijän nimi.

SV 132 -lomakkeen tulostus

Kelan suorakorvaushakemuslomakkeen SV 132 -ohjeet löytyvät täältä. Kela-suorakorvaukset

Muut lomakkeet

• Avaa asiakaskortin alareunassa oleva "Toiminnot" -painike ja klikkaa "Tulosta lomakkeita".
  
• Tällä hetkellä fysioterapian toimialaversiossa on mukana myös lomake: SV 127.
  

Ajas Sync

Ajas Sync on asiakasohjelma, jonka avulla "Tulosta lomakkeita" -sivulla olevia PDF-lomakkeita voi:

• Muokata ilman, että lomake täytyy ensin tallentaa tietoneelle
  
• Tallentaa suoraan asiakaskortille
  

Ajas Syncin käyttö edellyttää, että:

• Ajas Touchin Tiedostopalvelu -ominaisuus on otettu käyttöön. Katso myös ohje Tiedostot
  
• Adobe Acrobat Reader DC -ohjelma on asennettu tietokoneelle. https://get.adobe.com/fi/reader/
  
• Tietokoneen tai tabletin käyttöjärjestelmä on Windows, ja Windows 10 in S Mode -tila ei ole päällä. Lue lisää S Modesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/help/4020089/windows-10-in-s-mode-faq
  

Käytön aloittaminen
1) Lataa Ajas Sync -asiakasohjelma. Voit ladata joko:

• Itsenäisen ohjelman, joka toimii kevyesti Quick support -tyyppisenä ohjelmana.
  
• Asennettavan ohjelman. Tämän asennus vaatii järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.
  
  

2) Portin numeron voi jättää olemaan 8001 eli tälle ei tarvitse tehdä mitään.
3) Klikkaa "Ajas Sync käytössä" liukukytkin olemaan "Kyllä". Samasta painikkeesta sen voi tarvittaessa ottaa pois päältä.

Käyttö

• Tulosta lomake normaalilla tavalla. Lomake avautuu Adobe Acrobat Readerissä.
  
• Jos haluat muokata lomaketta ennen tallentamista, tee se tässä vaiheessa.
  
• Tallenna PDF käyttäen Acrobat Readerin tallennustoimintoja.
  
• PDF tallentuu nyt Ajas Touchin Tiedostopalveluun, ja se löytyy myös asiakkaan asiakaskortilta.
  
• Asiakaskortille liitettyä lomaketta ei toistaiseksi enää pysty muokkaamaan Ajas Syncin avulla.
  
  

Ajas Sync asennettuna Itsenäisen ohjelman avulla.

• Oikea-klikkaamalla ikonia löytyy lisäasetuksia. Jos esimerkiksi "Start with Windows" on rastitettuna, Ajas Sync käynnistyy samalla, kun tietokone avataan.
  
• Huom: Ajas Syncin käyttö muutta Acrobat Readerin käyttäytymistä myös muussa käytössä. Acrobat Readerissä oleva pikatoiminto "Tallenna tiedosto" ei enää kysy mihin kansioon tiedosto halutaan tallentaa vaan toiminto tallentaa muokatun dokumentin automaattisesti entiseen sijaintiin ja edellisen version päälle.
  
• Jos haluat edelleen valita kansion, voit joko käyttää pidempää tallennustapaa: "Tiedosto" -> "Tallenna nimellä" tai palauttaa Acrobat Readerin oletusasetukset kyseisen istunnon ajaksi. Nämä löytyvät Ajas Sync ikonin alta: "Set default settings for Acrobat Reader".