Versio 18. lokakuuta 2023 kello 09.55

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Sininen ja Punainen Keltainen Vihreä

Uusi ominaisuus tulossa syksyllä 2023. Tämä ei vielä ole virallinen ohje.

Kuinka automaattiset tauot toimii?

Moniresurssivaraus hallinnan kautta tehtynä

HUOM: tarkista koko vanha ohje. Ainakin tämä UKK muuttunee:

3) Samaan lisäpalveluun/-resurssiin on tullut päällekkäinen varaus. Kuinka se on mahdollista?

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta Beta-profiileille 10/2023.

Moniresurssivarauksia voi nyt tehdä myös hallinnan kautta. Tämän johdosta itse hallinnan kautta tehdyt varaukset huomioidaan myös nettivarauksessa, joten resurssien kalenterin manuaalinen hallinta Ajas Touchin kautta ei ole enää tarpeen.

Muuten hallinnan kautta tehdyt moniresurssivaraukset noudattavat samoja sääntöjä kuin tässä pääohjeessa on kerrottu: Moniresurssivarauksen tekeminen ja erityisesti Usein kysytyt kysymykset moniresurssivarauksen käytöstä.

Jos vapaita aikoja ei ole

Nettivarauksissa tämä toimii yksinkertaisesti niin, että sellaisia aikoja ei näytetä / ei voi varata missä sekä työntekijän että resurssin kalenterissa ei ole samanaikaisesti vapaata tarvittavaa määrää.

Hallinnan kautta varauksia tehdessä, näistä tilanteista ilmoitetaan virheilmoituksella.

Esimerkkejä virheilmoituksista

• Toimipisteessä Turku on 2 työntekijää: Heli Hoitaja ja Harri Hoitaja.
• Toimipisteessä Turku on 2 aineellista resurssia: Mittalaite 1 ja Mittalaite 2.
• Parhaimmassa tapauksessa molemmille työntekijöille löytyisi aina resurssi.

Kuva 1: Harri Hoitajalle on varattu palvelu Hoito 60 min.

Kuva 2: Moniresurssivaraus-toimintojen avulla tästä on syntynyt varaus Hoitolaite 60 min resurssin Mittalaite 1 kalenteriin.

Kuva 3: Heli Hoitajalla olisi omassa kalenterissaan vapaata tuohon samaan aikaan.

Kuva 4: Mittalaite 2:n kalenteriin on manuaalisesti asetettu tauko. Mittalaite 1 on jo varattu kyseisenä ajankohtana (Kuva 2)
Koska yhtään resurssia ei ole vapaana, varausta ei voi tehdä, ja Ajas Touch näyttää seuraavia virheilmoituksia.

Kuva 5: Varausta koitetaan tehdä pikavarauksena.

Kuva 6: Varausta koitetaan tehdä avaamalla varauslomake.
Varauslomakkeella työntekijä voi halutessaan ohittaa virhetilanteen muuttamalla "Varaa aika tästä huolimatta tekemällä päävaraus" - "Kyllä" ja tallentamalla varaus uudelleen.
Näin hän voi varata omasta kalenteristaan palvelun "Hoito 60 min" ilman, että hänellä on varausta siihen tarvittavaan resurssiin..
.

Ulkoasun asetukset-ohjeeseen uutta korvattavaa

Tästä tulee uusi oma sivu joka korvaa aikaisemman tekstin.

Nettivarauksen käyttäytyminen

Ajanvarauksen lisäpalvelut-ohjeeseen uutta korvattavaa

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Ajanvarauksen_lisäpalvelut

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 10/2023.

Vapaaehtoiset lisäpalvelut

Ajanvarauksen vapaaehtoiset lisäpalvelut on monipuolinen tapa tarjota lisäpalveluja ajanvarauksen yhteydessä. Nettivaraus 6:n kautta asiakkaat ovat jo aikaisemminkin pystyneet varaamaan lisäpalveluja, ja nyt se on mahdollista myös asiakaspalvelijan itse hallinnan kautta tekemissä varauksissa.

• Nettivarauksissa palvelun lisäpalvelun voi valita joko etu- tai jälkikäteen, eli ennen vapaiden aikojen hakua tai vielä varauslomakkeella, kun ensimmäinen palvelu on jo valittu. Tai sen voi varata vielä onnistuneen varauksen jälkeen "Varaus onnistui" sivulla tietyin edellytyksin.
• Ajas Touchissa varauksen kestoa lisäävän lisäpalvelun voi lisätä varaukseen ennen varauksen tallentamista. Informatiiviset tai varauksen hintaa muuttavat lisäpalvelut voi lisätä varaukseen myös jälkikäteen.

• Kaikki asiakkaamme saavat toiminnot käyttöön. Nettivarauksen osalta edellytyksenä on tilaus, johon sisältyy nettivaraus sekä asiakasnäkymän Nettivaraus 6 -version käyttö.
• Toiminto on edistyneen käytön lisäpalvelu. Se on lisämaksuton vain itse asennettuna ja käytettynä, ohjeiden mukaan. Edistyneen käytön toimintojen opastus ja tukipalvelu ei toistaiseksi sisälly kuukausimaksuun muuta kuin Ajas Premium -paketissa.
• Käyttäjän on tutustuttava myös seuraaviin käyttöä rajoittaviin poikkeustilanteisiin: Lisäpalvelun käyttöön liittyviä erikoistilanteita

Muistutusviestit

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Ajanvarauksen_lisäpalvelut#Muistutusviestit
Otetaan pois kommentti: "Muistutusviestien osalta tuki edellyttää toistaiseksi, että otat yhteyttä asiakaspalveluun: asiakaspalvelu (at) ajas.fi. Muussa tapauksessa muistutusviestissä näkyy vain ensimmäisen palvelun tiedot." - yritetään saada sekä NV että Touch niin, että nämä tulostuu oikeasta versiosta.

Lisäpalvelut - Ajas Touch -hallintanäkymä

Nettivarauksen kautta tehty varaus näkyy työntekijän kalenterissa normaalilla tavalla. Sen kokonaiskesto on palvelujen yhteenlaskettu kesto.

Hallinnan kautta tehty varaus samoilla lisäpalveluilla näkyy varausnäkymässä vastaavalla tavalla.

Kaikki varaukseen liittyvät palvelut ja yksityiskohdat näkyvät varauslomakkeella.

1) Palveluun "Leevin peruspalvelu" lisätyt lisäpalvelut näkyvät tässä. Lisäpalveluja voi poistaa varauksesta painamalla punaista x -painiketta.
2) Lisäpalvelut näkyvät myös Palvelun lisätiedot -kentässä.
3) Lisäpalveluja lisätään valitsemalla ne valikosta "Lisää varaukseen lisäpalveluita" ja painamalla keltaista + -painiketta.

Lisäpalvelujen lisääminen - Ajas Touch -hallintanäkymä

Hallinnan kautta käytettynä, lisäpalveluja hallinnoidaan varauslomakkeella. Käytä Avaa varauslomake -toimintoa aina, jos haluat lisätä varauksen kestoa lisääviä lisäpalveluja, koska ne on lisättävä varaukseen ennen varauksen tallennusta. Jos aioit lisätä kestoa lisääviä lisäpalveluja, älä käytä "Tee pikavaraus" -toimintoa.

Jos olet tehnyt / asiakas on tehnyt varauksen jo aikaisemmin, ja siihen halutaan lisätä kestoa lisääviä lisäpalveluja (kalenterissasi on tilaa siihen), alkuperäinen varaus on poistettava ja tehtävä uusi varaus kaikkine palveluineen ja tallennettava vasta sen jälkeen.

Varauksessa olevaan pääpalveluun (tässä Leevin peruspalvelu) liitetyt vapaaehtoiset lisäpalvelut näkyvät valikossa "Lisää varaukseen lisäpalveluita". Katso myös ohje: Luo palvelut ja lisäpalvelut Ajas Touchissa

Valitse lisättävä lisäpalvelu painamalla keltaista + -painiketta.

Esimerkki: Tähän varaukseen on lisätty yksi lisäpalvelu.

1) Pelkkää pääpalvelua käyttämällä tämä varaus olisi päättynyt klo 8:20.
2) Kun siihen on lisätty 10 minuutin mittainen lisäpalvelu, varaus päättyykin 8:30.
3) Lisäpalvelu, mikä tähän varaukseen on lisätty.
4) Lisäpalveluja voi lisätä edelleen tällä painikkeella. kestoa lisäävät on lisättävä ennen varauksen tallennusta.

Edellisessä kuvassa tehty varaus näkyy varausnäkymässä oikein. Sen kokonaispituus on palvelun + lisäpalvelun pituus.

Varauksen tallennuksen jälkeen siihen voi vielä lisätä lisäpalveluja, jotka muuttavat vain hintaa. Kestoa lisäävät lisäpalvelut eivät ole valikossa valittavana.

Tallennettuun varaukseen on lisätty jälkikäteen vielä yksi hintaa muuttava lisäpalvelu.

Kun varauksesta tehdään käynti, kaikki siinä olevat palvelut ovat mukana.

Kanta-ohjeeseen uutta korvattavaa

Potilaskortin toiminnot kun palvelutapahtuma on avattu Kannassa

1a - 1b) "Avaa ERA" -pikalinkit ilmestyvät näkyviin kahdessa eri paikassa. Katso myös eRA pikalinkit.
2) Potilas suljetaan Kannasta tästä painikkeesta.
3) Jos Palvelutapahtumaa halutaan vaihtaa (on painettu "Sulje palvelutapahtuma Kannassa"), tästä voi hakea ja valita halutun palvelutapahtuman ja painaa "Avaa palvelutapahtuma Kannassa".
4) Palvelutapahtuman voi sulkea tästä. Merkintöjä voi tämän jälkeen oletuksena tehdä vain luonnoksena ja Kanta-toiminnot eivät ole käytössä. "Muokkaa palvelutapahtumaa" -painikkeella pystyy muokkaamaan avatun palvelutapahtuman alkamis- ja päättymisajankohtaa.
5) Avatun palvelutapahtuman tiedot näkyy tässä.
6) Tällä rivillä näkyy useita välilehtiä. Jokaisen toiminnot on kuvattu erikseen.

• Kolmion kuva - Potilaalle kirjatut riskitiedot tai hoitotahdot haetaan Kannasta tälle välilehdelle. Katso ohje: Riskitiedot.
• Merkinnät - Listassa näkyy oletuksena sekä luonnoksena tallennetut merkinnät (8) että merkinnät, jotka on tallennettu Kantaan (7).

Jos luonnos tallennetaan Kantaan se tallentuu avatun palvelutapahtuman alle automaattisesti ja sen tila muuttuu olemaan Kanta-merkintä ja sen viereen tulee Kanta-painike. Merkinnän tekemisen ohje löytyy täältä

Kun potilas suljetaan Kannassa, Kanta-merkintä poistuu Ajas Touchin paikallisesta potilaskertomuslistasta.

HUOM: Uuteen oletustoimintoon on olemassa myös tiukempi sekä kevyempi turvallisuustaso yrityksille. Kevyemmässä tasossa on voitu säilyttää kopioita tapahtumista (näkyy painikkeella, missä on punainen teksti "Kopio") ja tiukemmassa ei säilytetä edes merkintöjen päivämääriä.

Jos yrityksesi pääkäyttäjä on valinnut kevyemmän turvallisuustason käytön, potilaskertomuslistasi voi näyttää nyt tältä:
1. Punainen Kopio -painike avaa Kanta-merkinnän kopion, joka on syntynyt tallennushetkellä.
2. Kanta -painikkeella olevan Kanta-merkinnän sisältö haetaan aina Kannasta.

• Arkisto - Kannassa olevia potilasmerkintöjä voi hakea arkiston haulla. Katso ohje: Arkiston haku
• Informointi ja tietojen luovutus - Tältä välilehdeltä avautuu uusi näkymä, jossa voi tarkistaa ja hallinnoida potilaan informointia, luovutuslupaa ja luovutuskieltoja. Katso ohje: Informointi ja tietojen luovustus
• Maksusitoumukset ja Hoitojaksot - Vaikka potiastyöhön liittyvätkin, nämä toiminnot eivät liity Kantaan. Ne on kuvattu ohjeessa: Hoitojaksot, maksusitoumukset ja käyntitodistus
  
  

Riskitiedot

Ajas Touchissa on nyt mahdollista sekä tarkastella potilaasta kirjattuja riskitietoja heti, kun potilas on avattu Kannassa että kirjata rakenteisia riskitietoja RIS-näkymään. Lisätietoja ohjeessa: Riskitiedot.

Massavienti -ohjeeseen

Tämä sivu: https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Luonnoksena_tallennettujen_merkintöjen_massavienti_Kantaan

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 10/2023.

Syksyn 2023 Ajas Touchin versiosta alkaen potilasmerkintöjen massavienti Kantaan sekä pikatoiminnon Vie Kantaan -käyttö on rajoitettu niin, että päätös toimintojen käytöstä organisaatiossa tapahtuu tilinhaltijan/järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Valinta on tilikohtainen ja koskee kaikkia toimipisteitä ja Kanta-käyttäjiä.

Kannan käyttö perusprosessin mukaisesti on suositeltavaa jo siksi, että uudessa Ajas-versiossa, Kannassa avatun potilaan tiedoissa näkyy heti mm. hänelle kirjatut riskitiedot. Katso ohje: Riskitiedot.

• Organisaation yhteyshenkilön/tilinhaltijan kannattaa tarkistaa, että lain mukaan määritellyissä rooleissa, mitkä hän on meille toimittanut, on katseluoikeus näkymään RIS ja Tahdonilmaisut, mikäli riskitietoja on tarpeen nähdä.
• Käyttäjän kannattaa lisäksi tarkistaa potilaan luovutusluvan tila, koska jos luovutuslupaa ei ole annettu tai näihin tietoihin liittyviä luovutuskieltoja on asetettu, muiden organisaatioiden tallentamat tiedot eivät tule näkyviin. Näiltä osin riskitietojen näyttämiseen pätee samat rajoitukset kuin arkiston haussa.

Jos yrityksesi edelleen haluaa käyttää massa- ja pikatoimintoja, Ajas-ohjelman pääkäyttäjä voi ne asettaa päälle:

1) Avaa "Ylläpito" - "Asetukset" - "Kela/Kanta" -sivu.
2) Valitse "Kaikki toimipisteet".
3) Tässä näkyy se organisaatiotunniste, millä Ajas-tili on liitetty Kantaan.
4) "Potilasmerkintöjen Kantaan vienti käytössä" -muutetaan olemaan "Kyllä".
5) "Potilasmerkinnän Kantaan viennin aikaraja (päivää)" valitaan halutulla tavalla. Oletuksena se on 1 vuorokautta. Kelan suosituksen mukaan merkinnät tulisi näkyä potilaalle 5 vuorokauden sisään hoidosta.

Merkinnän poistaminen

Sekä luonnoksia (1) että Kanta-merkintöjä (2) voi poistaa Ajas Touchin kautta. Mutta seuraavat toimenpiteet on tehtävä ERA-käyttöliittymän kautta:

• Merkinnän tai palvelutapahtuman muokkaus
• Palvelutapahtuman mitätöinti

Katso myös ohje: Palvelutapahtuman muokkaus tai mitätöinti

Luonnos-merkinnän poisto
1) Avaa potilaskertomus ja paina "Poista".
2) Kirjoita syy poistolle.
3) Paina "Poista". Luonnos on nyt poistettu Ajas-järjestelmästä.

Kanta-merkinnän poisto
Avaa Kantaan tallennettu merkintä ja paina "Poista".

1) Anna syy potilasmerkinnän poistolle.
2) Huomaa, että Kanta-merkinnän mitätöinti ei mitätöi palvelutapahtumaa. Jos haluat mitätöidä koko palvelutapahtuman, avaa ERA ja mitätöi palvelutapahtuma OHJE
3) Paina "Poista". Merkintä on nyt poistettu Kannasta.

1) Jos "Poista" -painike puuttuu...
2) ...se tarkoittaa sitä, että kyseinen merkintä ei ole tallennettu avoinna olevan palvelutapahtuman alle.
3) Voit vaihtaa Palvelutapahtuman painamalla ensin "Sulje palvelutapahtuma Kannassa".

1) Valitse sen jälkeen oikea palvelutapahtuma. Tässä esimerkissä se on 18.9.2023.
2) Paina "Avaa palvelutapahtuma Kannassa".

Tämän jälkeen avaa Kanta-merkintä uudelleen ja poista se edellä kuvatulla tavalla.

Koska Kanta-merkinnän mitätöinti ei mitätöi palvelutapahtumaa, siirry tämän jälkeen ERA-käyttöliittymään painamalla "Avaa eRA".

Siirry Potilaan Palvelutapahtuma -välilehdelle ja paina "Mitätöi".

Katso myös ohje: Palvelutapahtuman muokkaus tai mitätöinti

Sulje lopuksi potilas Kannassa Ajas-ohjelman asiakaskortilla.

Lisäyksiä - Mitä?

Asiakas on ilmoittanut muutoksia yhteystietoihin, tarkista asiakaskortin lisätiedoista?

https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Nettivaraus_6_-asiakasnäkymän_upottaminen_omille_verkkosivuille

Varauslomakkeen kentät, jotka tarkistetaan: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, postinumero ja postitoimipaikka. Kirjoitusasussa olevat välilyönnit alussa ja lopussa eivät vaikuta. Keskeltä poistettu välilyönti aiheuttaa ilmoituksen. Isojen ja pienten kirjainten muutokset aiheuttavat myös ilmoituksen.

XXXXXXXXXXXX

Toimenpiteiden hallinnan uudistus

Voisi vaihtaa tähän kohtaan

3 ja 4 , missä viitataan oikean muotoisen viitenumeron vaatimukseen sekä Y-tunnus-asia. Tämä kenttä tulostuu FTP:ssä nyt Y-tunnus-sarakkeeseen.

Valmiina olevat laboratoriotutkimuskoodit
Linkitetty Kanta-sivulle.

Sote-ammattikortin käyttö Ajas-järjestelmään kirjautumisessa
Linkitetty Kanta-sivulle.

Luonnoksena tallennettujen merkintöjen massavienti Kantaan
Linkitetty Kanta-sivulle.

Vanha 3/2022 muutoksen ohje. Poistin Fysiosivulta.
https://ohje.ajas.fi/index.php?title=Käynnit-lomakkeen_uudistukset_maksun_jakamisessa_ja_siirrossa

Miksi Nettivaraus 6:n ehdottamissa seuraavissa ajoissa ei näy kaikki ajat? Miten se toimii?

Selainkohtaiset asetukset - Acrobat Reader

Tulevia uusia ominaisuuksia

Kela-kortin tarkistus suorakorvausten yhteydessä

Lisätään sekä Lääkäri/Psykoterapia -versioiden ohjeeseen että Toimenpiteiden hallinnan uudistus-sivulle

HUOM: lisätään vain FTP-ohjeeseen, koska:

• FTP-tulostupainike SV 132:lla + Kela-kortin tarkistus tulee ylipäätään näkyviin vain, jos tili on kytketty päälle taustalla FTP-toiminnoille.
• Mun testitili H1O on kytketty, pilottilaisten pitäisi olla (tarkista)

Huom: Sisältää uusia toimintoja alkaen Ajas Touchin esijulkaisuversiosta 10/2023.

Kelan määräysten mukaisesti asiakkaan Kela-kortti pitää tarkistaa joka käynnin yhteydessä. Asiakkaan suorakorvausoikeudessa saattaa tulla muutoksia.

• Käyntiä, johon on liitetty Kelan suorakorvaus, ei pysty tallentamaan ilman, että "Olen tarkistanut asiakkaan Kela-kortin" on "Kyllä".
  
  

Palveluniput

Työntekijä- ja toimipistekohtaiset palveluiden ALV-prosentit

RKT

Potilaskertomuksen keskeiset tietorakenteet

Rokotusten rakenteinen kirjaaminen Ajas Touch
Tehty

RIS

Riskitiedot
Tehty

LAB

Hoitojaksot, maksusitoumukset ja käyntitodistus

Hoitojaksot, maksusitoumukset ja käyntitodistus
Tehty

Laitetaan nämä Terveydenhuolto -otsikon alle, koska näyttävät olevan kaikissa versioissa mihin kuuluu potilaskertomus.

Toimenpide

Suun toimenpide

Potilaskertomuspohjan tekeminen:
Rakenne: Toimenpide
Toimenpiteen tyyppi: Suun toimenpide
Käytettävä sellaista näkymää, mikä on omassa roolissa sallittu. SUU ja HAM eivät ole Kanta-sopimuksessa.

Potilaskertomuksen kirjaaminen:
Hammasvalitsin löytyy painikkeen "Hammaskartta" alta"

Valitaan hammas ja pinta hammaskartasta. Paina "Vahvista valinta"

Täytä hampaan/pinnan valintaa koskevat tiedot. Jos olet tallentamassa merkintää Kantaan, järjestelmä ilmoittaa jos pakollisien kenttie tietoja puuttuu. Esim. Toimenpiteen ja Komplikaation koodi ovat pakollisia tietoja.

Merkintä näkyy Kanta-arkistossa.

Kuvia asiakaskohtaisesta räätälöinnistä - Kustaa H

Asiakkaan lisätiedot laitettu asiakkaalle vakaaseen. Muut toiminnot ohjeistettava ajas-ohran avulla.

Voi laittaa useamman rivin, mutta ei suunniteltu. Toimii vahingossa.
Vanha pvm ei poistu , mutta ei teekään mitään kun menneessä ajassa.
Päälle voi muokata uuden päivän jos haluaa lähettää uudelleen.

Muut - Toiminnot

Näkee valmiiksi tehdyn aikataulun (me tehdään) ja että se on käynnistetty. Yleensä pyydetään asiakasta itse käynnistämään.
Lokin alta näkyy lähetyksiä. Muuhun ei saa koskea.

Lokitiedot lähetyksistä.

Raportit - Listaukset

Tästä voi nähdä kenelle viestejä lähetetään kuluvana päivänä (joko ennen sovittua kellonaikaa tai sen jälkeen näkee vielä)

Valitse Oma hakupohja
Oma hakupohjan nimi
Luo raportti

Chromen välimuistin tyhjennys

Kaikkien sivustojen välimuistia ei tarvitse tyhjentää, vaan ainostaan hallinta.ajas.fi .

Paina lukon kuvasta hallinta.ajas.fi -osoitteen vasemmalla puolella.
Avaa Evästeet ja sivustotiedot.

Avaa Evästeiden ja sivustodatan hallinta.

Paina roskakorin kuvaa hallinta.ajas.fi kohdalta

RTG-kuvat

TeamViewer Quick Support lataus ja asennus Mac Ventura

1. Klikkaa linkkiä: https://get.teamviewer.com/ajas-tuki
Jos lataaminen jää pyörimään, syy on todennäköisesti Macin asetuksissa. Linkin sivustolta lataamiselle on annettava lupa.

2. Tässä lataamisluvaksi on annettu "Ask" eli lupaa kysytään erikseen.

3. Latauslupaa hallinnoidaan Safarin asetuksissa.

4. Valitse "Open".

5. Rastita TeamViewerin End User Lisence Agreement ja Data Processing Agreement ja jatka.
https://community.teamviewer.com/English/kb/articles/109246-teamviewer-eula-and-dpa

6. Salli hiiren käyttö etäyhteyden aikana.

7. Salli näytön taltiointi etäyhteyden aikana.

8. Paina Quit & Reopen.

9. Asennus on valmis. Lähetä avautuvassa ikkunassa näkyvät ID ja Salasana asiakaspalvelijalle.
Älä sulje TeamVieweriä. Sen on oltava auki koneellasi, jotta etäyhteys voidaan muodostaa.

Kanta-merkinnän poisto Ajas

Vanha ohje, ennen syksyn 2023 päivitystä.

Ajas-järjestelmän oletustoiminto on se, että Kantaan tallennettu potilasmerkintä ei enää näy Ajas-ohjelman asiakaskortilla. Kanta säilyttää sinne viedyt merkinnät ja hallinnoi mm. käyttöoikeuksia.

Joillekin käyttäjille on annettu lupa kirjallisella pyynnöllä säilyttää Kantaan tallennetun merkinnän kopio Ajas-ohjelmassa. Disclaimeristä....

Muutokset ainostaan ERA:n kautta...
Koko palvelutapahtuman mitätöinti vain ERA:n kautta...

Virheellisen merkinnän poistaminen

Merkintä on nyt poistunut Kannasta.
Myös Ajas-ohjelmaan jätetty kopio on poistunut.

ERA:ssa poistetun merkinnän kopion poistaminen Ajas-ohjelmassa

Jos käyttäjä poistaa merkinnän ERA-käyttöliittymässä, yhteys Ajas-ohjelmaan katkeaa kokonaan tämän merkinnän osalta.

Järjestelmään on nyt lisätty mahdollisuus poistaa myös Ajas-ohjelmaan jäänyt irrallinen kopio merkinnästä.

• Potilas on avattu Kannassa
• Nämä 3 merkintää liittyvät voimassa olevaan palvelutapahtumaan, joka on valittu ja avattu Kannassa.

Korjaus: Avaa jokainen merkintä yksitellen, paina "Poista" ja anna syy poistamiselle.

ERA:ssa mitätöidyn palvelutapahtuman merkinnän kopion poistaminen Ajas-ohjelmassa

Jos koko palvelutapahtuma mitätöidään ERA:ssa, se on mahdollista vain, jos kaikki siihen liitetyt merkinnät poistetaan samalla. Mitätöityä palvelutapahtumaa ei enää löydy, eikä siksi voi avata Ajas-ohjelmankaan kautta Kannassa.

Voi poistaa myös minkä hyvänsä merkinnän. Se poistaa sekä Kannasta että kopion.

Tilanteita

• Potilas ei ole avattu Kannassa
• Tämä merkintä liittyy voimassa olevaan palvelutapahtumaan
• Virheilmoitus: Potilaskertomusmerkintää ei voitu poistaa. Potilas ei ole avattu.

Korjaus: Avaa potilas Kannassa ja valitse se palvelutapahtuma, minkä alle tämä merkintä on tallennettu Kantaan.

Asiakkaiden yhdistämiskuvia

NV6 Palvelun värikoodit

Ajas Touchin Palvelu-lomakkeella voi palvelulle asettaa värikoodin. Varaukset, jotka on tehty kyseistä palvelua käyttäen näkyy Ajas Touchin varausnäkymässä valitun värin mukaisella taustavärillä. Katso myös ohje: Palvelulomakkeen edistynyt käyttö

Käytetyille värikoodeille on rajallinen tuki myös asiakasnäkymässä. Toiminnon voi saada päälle ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi.

Värikoodit tulevat näkyviin seuraavissa Nettivaraus 6-näkymissä:

• "Perinteinen"-näkymä tukee värejä täysin. Eli väri näytetään palveluvalitsimessa ja vapaissa ajoissa sekä varauslomakkeella (Kuva yläpuolella). *Lisäksi kaikki näkymät, joissa on sama palveluvalitsin, tukee väriä palveluvalitsimessa. Näitä ovat ainakin "Kompakti 2", "Ruudukko", "Taulukko" ja "Logo".
• Varauslomakkeella värejä tukevat kaikki muut näkymät paitsi "Etenevä", jossa on erilainen varauslomake.

Jos toiminto otetaan käyttöön, kaikkien palveluiden, joihin värikoodi Ajas Touchissa on asetettu, värit näkyvät myös asiakasnäkymässä. Eli niistä ei voi jättää jotain pois.

Pankkitilin tapahtumat

Esimerkkejä pankkitilin tapahtumista.

Esikatselu

Kun olet painanut "Lähetä tiedostoja", pankkitilin tapahtumat näkyvät sivulla. Tässä esimerkissä on kolme tapahtumaa.

Voit joko tallentaa kaikki valitut tai peruuttaa tuonnin. Näin ollen tiliotteita voi turvallisesti tuoda esikatseluun ilman, että mitään tietoja tallentuu järjestelmään automaattisesti.

1a) Tässä sarakkeessa voit tehdä valinnat. Kun liukukytkin on vihreä, rivi on valittu. Valkoisesta ruutu-ikonin painikkeesta voit poistaa kaikki valinnat, ja valita rivejä yksitellen. Valkoisesta v-ikonin painikkeesta voit valita kaikki ne, joiden käsittelyä ei ole suoritettu.
1b) Valinnat tallennetaan tästä painikkeesta. Painamalla "Tallenna valitut", toiminto mikä suoritetaan on se, mikä rivikohtaisissa painikkeissa (Keltaiset painikkeet) on mainittu. Tässä tapauksessa kaikista 3 tapahtumasta luodaan uusi maksu ja lisätään uusi kirjanpitotapahtuma.
2) Jos et halua edetä ollenkaan, paina "Peruuta" ennen kun teet tallennusta (ennen kuin painat "Tallenna valitut") .

Esimerkkejä

Järjestelmään on tuotu tiliote, jossa on 3 tapahtumaa.

1) Valitaan 2 tapahtumaa.
2) Painetaan "Tallenna valitut"

Kuvassa näkyy myös:
3) Nuoli-merkki, jota painamalla saa näkyviin lisää laskuun liittyviä tietoja.
4) Viitenumeron linkki, mistä voi avata ja tarkastella Ajas Touchissa olevaa laskua.

Sivulla voi hakea ja tarkastella aikaisemmin tallennettuja tapahtumia.

1) Valitaan aikaväli, mitä halutaan tarkastella.
2) Painetaan "Hae".

Saman tiliotteen voi tuoda järjestelmään uudelleen, vaikka osa siitä on jo käsitelty.

1) Sininen - Vanha liitos: Nämä laskut on jo merkitty maksetuksi ja vastine tiliotteen kanssa on vahvistettu.
2) Tämä ikoni kertoo, että tapahtuman tiedot ovat jo järjestelmässä.
3) Tilotteen 3. tapahtuma, jota äsken ei vielä käsitelty, on edelleen mahdollista valita ja tallentaa.
4) Paina "Tallenna valitut" tai voit myös painaa "Peruuta", jos et halua sitä tallentaa.

Rooleihin liittyvät säännöt ja selitteet

• Mahdolliset vaihtoehdot eri valinnoissa
  • Salli kaikki = Käyttäjällä on laajimmat mahdolliset oikeudet.
  • Omat sallittu = Käyttäjä pystyy vaikuttamaan ainoastaan omiinsa, esim. pystyy tekemään varauksia vain itselleen.
  • Kaikki estetty = Käyttäjä ei pysty vaikuttamaan kyseiseen kohtaan.
  • Toimipistekohtaisesti = Käyttäjä pystyy tarkastelemaan tai tekemään muutoksia ainoastaan toimipisteeseen, johon hänelle annetaan lupa. Valittuasi kohtaan Toimipistekohtaisesti sinun tulee lisäksi valita mikä toimipiste ja millä valtuuksilla (Salli kaikki, Omat sallittu, Kaikki estetty).
• Vaihtoehdot vaihtelevat kohdittain.

Oma teema Nettivaraus 6

Palvelun keston piilottaminen

Jos haluat, että asiakasnäkymässä ei näy ollenkaan palvelun kestoa, sen voi piilottaa. Voit myös piilottaa varauksen päättymisajankohdan, koska se myös kertoo kestosta.
Seuraavassa on esimerkki- CSS-koodia, mitä voi käyttää "Luo oma teema" -editorissa. Näitä esimerkkejä voi käyttää muissa paitsi Progress-näkymässä.

Palvelun kesto piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

.information-group.duration-information-group {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-duration.booking-information-row {display: none;}

Palvelun päättymisaika piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

.information-group.date-and-time-information-group .time-dash {display: none;}
.information-group.date-and-time-information-group .end-time {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-start-time.booking-information-row .time-dash {display: none;}
app-successful-booking-information .booking-information-start-time.booking-information-row .end-time {display: none;}

Infokuplissa oleva palvelun kesto piilotetaan asiakasnäkymästä CSS-koodilla:

app-service-popper-content .popper-information-container .popper-text-duration {display: none;}

Muista tarkistaa myös kaikki käytössäsi olevan viestipohjat:

Seuraavat lyhennykset vietipohjissa tulostavat varausvahvistukseen tai -muistutukseen varauksen tai palvelun keston ja varauksen päättymisajankohdan.

• Jos et halua viesteihin näitä tietoja, poista ne viestipohjasta ja valitse Käytä viestipohjaa: Kyllä.
• Ohje: Viestipohjien muokkaus

Varauksen tiedot:
{kesto} Kesto minuutteina
{kesto_h} Kesto tunteina
{paattyy} Varauksen päättymisaika

Palvelun tiedot:
{pl_kesto} Palvelun kesto

Testaa asiakasnäkymä ja viestipohjat:

• Testaa kaikki tekemäsi muutokset testivarauksilla itsellesi.
• Oman teeman muokkauksen voi tilata myös räätälöitynä ottamalla yhteyttä: asiakaspalvelu (at) ajas.fi

Vaiheittainen -näkymä

.step .services .service-content .duration {display: none;}

Etenevä -näkymä
Varauslomake:

.progress .booking-information .end-time, .progress .booking-information .service-duration {display: none;}

Onnistunut varaus:

app-successful-booking-information-progress .end-time, app-successful-booking-information-progress .duration {display: none;}

Tekemättä vielä:
-Laaja-näkymän palveluvalitsin
-Suppea-näkymän palveluvalitsin

XXXXXXXXX

NV6 asetusten kuvat

Ennakkomaksun yhteiset asetukset

Ennakkomaksu -toimintojen käyttö edellyttää, että olet tehnyt sopimuksen Paytrailin kanssa. Maksutapojen osalta, voit olla yhteydessä Paytrailin myyntiin ja asiakaspalveluun.

Ajas Touchissa toimintojen käyttöönottoa varten tarvitaan myös seuraavat asetukset:
Huom: Asetukset näkyvät pääkäyttäjälle vasta, kun lisäpalvelun tilaus on tehty ja toiminnot on aktivoitu.

• Avaa "Ylläpito" -> "Asetukset" -> "Yhteiset asetukset" -> "Varausten maksaminen ennakkoon".
  
  

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksunvälittäjäksi valitaan Paytrail.
3 - 4) Kohtaan Paytrail kauppiastunnus ja Paytrail kauppiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Paytraililtä. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat vanhat Checkoutin testitunnukset (joiden pitäisi toimia myös Paytrailin kanssa).
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

1) "Salli varausten maksaminen ennakkoon" asetetaan olemaan "Kyllä".
2) Maksunvälittäjäksi valitaan Paytrail.
3 - 4) Kohtaan Paytrail kauppiastunnus ja Paytrail kauppiasvarmenne lisätään omaa sopimustasi koskevat tunnukset, jotka olet saanut Paytraililtä. Kuvassa näkyvät tunnukset ovat vanhat Checkoutin testitunnukset (joiden pitäisi toimia myös Paytrailin kanssa).
5) Jos haluat sallia ennakkomaksun myös Ajas lahjakortilla, tämä asetetaan olemaan "Kyllä".

Maksupalveluista

Netvisor- rajapinta-avaimet luodaan itse Netvisorin hallinnan kautta.
Ropo - kysytään heidän asiakaspalvelusta.
Maventa - näkyy heidän hallinnassa:


Talenom - pyydettävä/toimitetaan heidän toimesta.

Viestiasetusten yhteenveto

Nettivaraus - Asiakkaan saamat viestit

• Kun asiakas tekee varauksen nettivarauksen kautta järjestelmä lähettää automaattisesti:
  • Varauksen vahvistusviestin asiakkaalle
  • Varauksen muistutusviestin asiakkaalle (ajanvarauksen asetukset ja asiakkaan valinta huomioon ottaen)
  • Varauksen peruutusvahvistuksen

xx

Sähköpostiasetukset

Tämä sivu ei ole virallinen ohjesivu. Sisältää keskeneräisiä ohjeita.

Ajas Touchista voi lähettää massaviestejä kuten markkinointiviestejä sähköpostilla, jos käytössäsi on jokin seuraavista sähköpostipalveluista: Mailjet, Mailgun tai SendGrid.

Massaviestien lähettämistä tukee nyt myös uusi Eneroc Supermailer -palvelu.

• Eneroc Supermailer -palvelun käyttö massapostitukseen on luvallista, jos sitoutuu noudattamaan sääntöjä, joiden mukaan massapostitusta saa tehdä vain niille asiakkaille, jotka ovat antaneet siihen markkinointiluvan.
• Suurin sallittu viestikoko on 10 MB, mukaanlukien liitteet.
• Jos viesti lähetetään useammalle kuin yhdelle käyttäjälle, ja yhden vastaanottajan sähköpostiosoite ei ole validissa muodossa, eli: käyttäjänimi@domain. (esimerkiksi example@example.com) koko viesti hylätään vaikka kaikki muut sähköpostiosoitteet olisivat valideja.
• Viestissä voi olla korkeintaan 50 vastaanottajaa, mukaanlukien Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio -rivit. Jos viesti on lähetettävä useammalle kuin 50 vastaanottajalle, vastaanottajat on pilkottava pienempiin ryhmiin, Max 50, ja viesti on lähetettävä erikseen jokaiselle ryhmälle.
• Jos markkinointiviestejä lähetetään ilman asiakkaan lupaa tai muuten sääntöjen vastaisesti, palvelun käyttö voidaan katkaista.

Katso myös ohje: Markkinointiluvan käyttö viestinnässä

Huom: Toiminnot ovat Beta-asteella ja niihin voi tulla vielä muutoksia ja parannuksia.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Recall-varaus

• Asiakkaalle voi tehdä varauksen, jolla hänet kutsutaan uusintakäynnille vaikkapa 12 kk kuluttua.
• Varauksen vahvistuviestin lähettäminen tapahtuu joko automatisoidusti, heti varauksen teon jälkeen tai manuaalisesti, tarkastellen vaikkapa viikottain tai kuukausittain seuraavan kuun kalenterissa olevia recall-varauksia.
• Varausmuistutukset lähtevät samalla tavalla kuin normaalivarauksissa, eli varausasetusten määrittelemällä tavalla.
• Recall-varaus poikkeaa normaalivarauksista jonkin verran. Sen käytön päävaiheet ovat:

1. Asiakaspalvelija tekee varauksen Ajas Touchissa ja merkitsee varauksen olevan Vahvistamaton recall-varaus.
2. Varauksesta lähtee asiakkaalle varausvahvistus asiakaspalvelijan valitsemalla tavalla.
3. Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi itse vahvistaa asiakaspalvelijan tekemän recall-varauksen.
4. Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen.

Recall-varauksen tekeminen varausnäkymässä
1) Oikea-klikkaus varauksen päällä avaa toimintoja. Rastita kohta: "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Tähtimerkki ilmestyy varauksen päälle. Tähtimerkkiä käytetään myös näkymän kahdessa muussa lisätoiminnossa. Hiiren vieminen merkin päälle näyttää mitkä vaihtoehdot on rastitettu päälle.

Recall-varauksen tekeminen varauslomakkeella
1) Klikkaa kynän kuvaa varauslomakkeen yläosassa ja rastita kohta "Vahvistamaton recall-varaus".
2) Kun rasti on asetettu paikalleen, sama teksti näkyy nyt varauslomakkeen yläosassa.
3) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksen tekemisestä/muutoksesta vahvistusviesti asiakkaalle. Huom: Jos haluat, että asiakas vahvistaa varauksen itse asiakasnäkymässä, hän tarvitsee vahvistusviestin ja siinä olevan varausnumeron.
4) Voit valita ja hallita manuaalisesti lähetetäänkö varauksesta muistutusviesti asiakkaalle toimipisteen ajanvarauksen asetusten mukaisesti.

Jos nettivaraus on käytössä, asiakas voi vahvistaa recall-varauksen asiakasnäkymässä, kohdassa Omat varaukset. Varaus haetaan varauskoodilla, jonka hän on saanut varausvahvistuksessa. Jos kirjautuminen on käytössä, varausta voi hakea myös nimellä.
Huom: NV5 Asiakasnäkymä on päivitettävä uusimpaan versioon. Ottakaa tarvittaessa yhteyttä asiakaspalveluun.

1) Varaus vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista recall-varaus".
2) Asiakas voi myös peruuttaa varauksen.
3) Varauksen peruutusta varten asiakkaan on syötettävä oma sukunumi tähän kenttään.

Jos nettivarausta ei ole käytössä, asiakaspalvelija poistaa Ajas Touchissa varauksen "Vahvistamaton recall-varaus" -statuksen ottamalla rastin pois.

Recall-varauksen viestit

1. Vahvistus varauksen teon yhteydessä.
2. Vahvistus myöhemmin valittuna ajankohtana.
3. Muistutusviestit

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ennakkomaksut

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 6

• Jos asiakas suorittaa maksun onnistuneesti ilman keskeytyksiä, avautuu hänelle seuraava näkymä hänen palatessaan Nettivaraus.-sivulle:

• Jos maksussa on ilmennyt ongelmia tai asiakas on keskeyttänyt maksun näyttää sivu seuraavaa: (vaadittu vai ei?)

Esimerkki 4 - Maksutapa Lahjakortti.

• Jos asiakas syöttää väärän lahjakortin koodin, ilmestyy sivulle täyttökohdan viereen teksti "Lahjakorttia ei löytynyt".
• Asiakkaalle näytetään seuraava näkymä, jos maksu lahjakortilla onnistuu:

Varauksen maksaminen ennakkoon - Nettivaraus 5

Esimerkki 1 - Ennakkomaksu sallittu, mutta ei pakollinen.

• • Huom. Jos asiakas valitsee "Maksa paikan päällä", ei hänen ole enää mahdollista painikkeen painalluksen jälkeen palata suorittamaan ennakkomaksua.

• Jos asiakas painaa Maksa paikan päällä -painiketta, eikä ainoastaa sulje ikkunaa, näkyvät varatun ajan tiedot seuraavan näkymän yläreunassa.
  

Esimerkki 2 - Ennakkomaksu vaaditaan.

• Jos maksu onnistuu, tulee näytölle teksti "Varaus maksettu onnistuneesti, kiitos maksusta. Varauksen tiedot:"
  
  • Asiakkaan on mahdollista nähdä kuitti tapahtumasta painamalla "Avaa tulostettava kuitti". Kuitti avautuu uuteen ikkunaan PDF muodossa.

• Jos maksu epäonnistuu esimerkiksi siksi, että asiakas keskeyttää maksun, tulee näytölle tieto siitä.
  
  • Asiakkaan ei ole mahdollista palata maksamaan varausta vaan varaus tulee suorittaa uudelleen. Varaus poistuu myös Ajas Touchista.
    

Asetukset: Sähköpostiasetukset

Mozilla Thunderbirdin käyttö

Olet tarkistanut että sähköpostiasetukset pitäisi olla oikein ja olet suorittanut muut mahdolliset palvelun vaatimat toimenpiteet sähköpostin käyttämiseen kolmannen osapuolen sovelluksiin, mutta asetusten testaus ei näytä onnistuvan. Testaa seuraavaksi tukeeko oma palvelu ja/tai tunnukset sähköpostin lähettämistä jonkin yleisen kolmannen osapuolen järjestelmästä.

Esimerkiksi Mozillan Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, jonka avulla voit vastaanottaa ja lähettää sähköposteja. Se on sopiva järjestelmä sähköpostin toimivuuden tarkistamiseen.

Ohjelman voi ladata täältä: Lataa Thunderbird.

Sen käyttöönotto on helppoa. Voit tarkistaa ohjeet sähköpostitilin asetusten määrittämiseen täältä: Käyttöönotto.

Kun olet ottanut Mozilla Thunderbirdin käyttöösi, voit testata sen toimivuutta lähettämällä sähköpostin ohjelman kautta (Write-painike yläreunassa). Jos lähetetty viesti saapuu perille, ei ongelman pitäisi olla sähköpostissasi.

Vapaiden aikojen pikahaku

OHJE EI OLE VALMIS

• Pikahaku-toiminnon avulla pystyt hakemaan seuraavia vapaita aikoja.
• Toiminto löytyy kalenteri-ikonin takaa järjestelmän yläpalkista. Yläpalkki näkyy samanlaisena jokaisessa näkymässä, joten toiminto ei ole rajoittunut pelkkään varausnäkymään.

1. Ensin sinun tulee valita toimipiste.
2. Tämän jälkeen voit valita haluamasi työntekijän. Myös kaikkien työntekijöiden vapaiden aikojen tarkastelu on mahdollista.
3. Voit myös valita tarkasteluajankohdan alkupäivän. Järjestelmä asettaa alkupäiväksi sen hetkisen päivämäärän automaattisesti. Järjestelmä näyttää automaattisesti valitusta päivämäärästä viikon eteenpäin.

• Rullaamalla tarjottujen aikojen loppuun voit pidentää aikarajaa viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

• Pikahaku näyttää päivän aukioloajat tai vuoron, jos työntekijällä ovat työvuorot käytössä.

• Jos valitsemallesi työntekijälle ei löydy vapaita aikoja valitulle viikolle, etsii järjestelmä kahden kuukauden ajalta vapaita aikoja.
• Pystyt tämän jälkeen itse etenemään aina viikolla eteenpäin painamalla "Näytä lisää" -painiketta.

Kaikki työntekijät

• Painamalla Näytä kalenterissa -sarakkeen kalenteri-ikonia siirryt Varausnäkymän päivänäkymään tarkastelemaan valitsemasi päivän vapaita aikoja.
• Voit tehdä varauksen samalla tapaa kuin normaalistikin Varausnäkymässä
  • Ohjeet varauksen tekemiseen: Asiakasvaraus -näkymä

Valittu työntekijä

• Jos olet valinnut tietyn työntekijän voit 1. siirtyä suoraan tekemään varausta varauslomakkeella valitulle päivälle painamalla +-painiketta tai 2. siirtyä tarkastelemaan valittua päivää Varausnäkymään.

1. Jos siirryt suoraan varauslomakkeelle, valitse vähintään haluttu palvelu ja asiakas.

• Järjestelmä asettaa palvelun alkamisajankohdaksi valitun päivän ensimmäisen vapaan ajan.
  • Jos siis vapaita aikoja on ollut esimerkiksi aikavälillä 8-16, asettaa järjestelmä valitun palvelun alkamaan klo 8.
  • Jos haluat asettaa varauksen alkamisajankohdaksi jonkun muun kellonajan, valitse se alasvetovalikosta, jonka saat näkyviin painamalla Alkaen -kohdan 8:00 (tässä tapauksessa).
  • Järjestelmä muuttaa varauksen päättymisajan automaattisesti palvelun mukaan.

2. Jos siirryt Varausnäkymään, valitse haluamasi ajankohta klikkaamalla sitä kalenterin päivänäkymässä. Voit suorittaa varauksen loppuun pikatoiminnolla tai varauslomakkeella.